AULA 7 COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS

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COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS
ESTRUTURA E ESTÉTICA DA REDAÇÃO 
ADMINISTRATIVA
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Olá!
Ao final da aula, você será capaz de:
1) Definir normas estéticas para os diversos tipos de texto administrativo;
2) Exemplificar a linguagem adequada à redação administrativa.
1 INTRODUÇÃO
Nesta aula, estudaremos os formatos ideais de correspondência empresarial.
Analisaremos o modelo de carta, ofício, e-mail, memorando (ou comunicação interna), que são tipos de
comunicação que você frequentemente utilizará em seu trabalho.
Vamos focar principalmente na estrutura estética destes textos, isto é, tanto no tratamento da linguagem como
em sua apresentação física. Para esse fim, serão utilizados textos de natureza empresarial.
- Precisamos uniformizar a forma de comunicação entre nós, nossos fornecedores e clientes.
- Concordo. Inclusive, podemos padronizar toda nossa comunicação de acordo com a linguagem usada em nosso
novo site, que, aliás, entrará no ar hoje.
- Que maravilha! Isso merece uma comemoração.
- Exatamente. Mas, antes de organizarmos essa comemoração, enviarei a todos os funcionários os padrões de
redação empresarial que adotaremos.
Toda corporação deve ter uma linguagem própria, adequada ao que ela representa no mercado. Porém, isso não
significa criar regras novas.
Como colaborador ou empresário, você deverá manter um padrão que atenda ao que os outros conhecem sobre
comunicação empresarial (seja através de correspondências, comunicados, e-mails), sem deixar de colocar
alguma particularidade que marque a identidade da empresa.
2 Você sabe redigir bem?
Basicamente redigir bem é colocar-se no lugar do destinatário e ser objetivo.
Mas será que isso continua valendo quando tratamos de uma linguagem tão formal quanto a Correspondência
Comercial? Correspondência Comercial é o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas entre
pessoas ou entidades; orientam a feitura e a tramitação dos documentos.
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Será que temos que esquecer as regras que regem esse tipo de discurso há tanto tempo?
O importante é saber que, independente das discursões sobre este assunto, redigir bem em um organização
significa contribuir para uma comunicação eficiente e transparente.
Por isso, agora que já conhecemos os tipos de texto, vamos nos dedicar às características e técnicas utilizadas na
correspondência empresarial.
3 O que é uma Carta Comercial?
Carta comercial é um documento de correspondência externa usado como meio de comunicação formal entre
duas empresas ou uma empresa e uma pessoa (ou vice-versa), cujo conteúdo se relaciona a assuntos comerciais e
/ou financeiros de interesse de uma ou ambas as partes envolvidas.
A redação de uma carta comercial de boa qualidade leva em consideração dois aspectos essenciais: o que dizer e
como dizer.
“ ” é o conteúdo, que evidentemente é determinado por um fato concreto que gera a necessidade deO que dizer
se redigir a carta.
Ex.: cobrança, reclamação a respeito de um produto recebido etc.
Já o " " exige do redator, além de um bom domínio sobre a língua escrita, certo cuidado pessoal e umacomo dizer
dose de sensibilidade, porque é indispensável adequar o "tom" da linguagem à finalidade da carta.
Não se usa, por exemplo, o mesmo "tom" quando se cobra um "bom cliente" (que ocasionalmente atrasou um
pagamento) e quando se cobra um "mau cliente" (que, depois de várias cobranças, continua simplesmente
ignorando o fato).
A Carta comercial, ou empresarial, há séculos impulsiona negócios e direciona riquezas incalculáveis, além de
permitir a comunicação diária entre empresários.
É a mais importante das modalidades de correspondências empresariais, devendo acompanhar a constante
modernização das empresas.
Uma carta comercial bem-feita pode ser o ponto de partida para a concretização de bons negócios; da mesma
forma, uma carta mal redigida e “desastrada” pode levar a empresa a perder um bom cliente ou um parceiro
comercial significativo.
Por isso, a tarefa de preparar esse tipo de correspondência exige habilidade, conhecimento das técnicas de
redação e profissionalismo.
Vamos analisar alguns exemplos de textos de cartas relativas aos assuntos mais comuns nas redações comerciais.
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Lembrando que estes exemplos são apenas sugestões para ilustramos o assunto, servindo de ponto de partida
para a redação dos diferentes textos e não de modelos a serem mecanicamente copiados.
É importante lembrar também que somente a prática constante e consciente leva ao aperfeiçoamento da
capacidade de elaboração de tal tipo de texto.
Passo a passo
1 Data
Pode parecer um detalhe sem importância, mas é uma regra e devemos prestar atenção.
Quando vamos datar uma comunicação deste tipo, devemos começar pela localidade, informar o dia, o mês e o
ano.
Veja a forma correta:
• Rio de Janeiro, 5 de dezembro de 2012.
Quando se trata de um do mês de 1 a 9, não devemos usar o zero antes do número. Essa regra vale também para
páginas e horas no decorrer de qualquer comunicação.
O mês deverá ser gravado com letra minúscula.
2 Encaminhamento
No encaminhamento devemos usar a forma A/C, que significa “aos cuidados de”.
3 Assunto
Lembra como tínhamos dificuldade de dar títulos às nossas redações na escola? Parece que isso nos persegue na
vida adulta quando temos que escolher o assunto de nossas correspondências, não é mesmo?
Pois, então, como fazer isso com tranquilidade? Será que existe uma regra?
Primeiramente, podemos nos lembrar do veículo que mais destaca assuntos: o jornal. Nele, cada matéria recebe
um título, certo?
E, seguindo essa lógica, o assunto de nossa correspondência equivale àquilo que no jornal seria o título, a
primeira chamada. O que vai tentar resumir o assunto do texto ou apenas estimular o interesse do leitor.
Para isso, devemos esclarecer com precisão o assunto que será tratado. Isto já é meio caminho andado para
despertar o interesse de nosso leitor.
4 Destinatário
Recomenda-se aqui o uso de Senhor ou Senhora (por extenso), acompanhado do cargo ou função do destinatário,
seguido de vírgula.
Lembrando que “Doutor” não é forma de tratamento, é título acadêmico. Por isso, empregue-o apenas em
comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.
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Infelizmente é costume designar por “doutor” os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em
Medicina, mas isso é um erro. Só é doutor quem fez doutorado.
Então, prefira a forma de tratamento Senhor/Senhora que confere a desejada formalidade às comunicações.
Como começar
Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e
comandar as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
• “Venho por meio desta...”
• “Servimo-nos da presente para...”
• “Esta tem a finalidade de...”
É simples: se tiver que comunicar, comunique. Se tiver que avisar, avise. Sem embromação.
O importante é que sejam objetivas (sem palavras inúteis), educadas e adequadas ao destinatário. Veja:
Aberturas mais comuns
Dependendo do conteúdo da carta, são usuais, entre tantas outras, as seguintes aberturas:
• Em resposta à sua solicitação (ou pedido, carta etc.), temos a informar que...
• Comunicamos a V. Sa. que...
• Atendendo ao seu pedido nº...
• Lamentamos informar aos senhores que...
• Recebemos sua carta, na qual V. Sa. ...
• Represento, nesta região, a empresa...
• Solicitamos de V. Sas. providências no sentido de...
• Cumpre-nos comunicar que...
• Relativamente à sua solicitação, informamos que...
• É do conhecimento de V. Sa. que...
Como encerrar
Ao encerrar uma carta comercial, também é importante ser eficiente na comunicação, evitando, por exemplo:
• “Sem mais para o momento...”
• “Subscrevo-me...”
• “Aproveitamos para renovar nosso sentimento de...”
• “Fico no aguardo”
Lembre-se sempre: os fechos devem ser simples (sem palavras inúteis), educada e apropriada ao destinatário.
Atenciosamente
Utilize o “atenciosamente” para as cartas dodia a dia, em que não exista a necessidade de caracterizar relações
hierárquicas.
Lembre-se de sempre colocar vírgula após o “atenciosamente”, já que ele acompanha a assinatura, não
representando, portanto, uma frase isolada.
Você sabe abreviar o atenciosamente?
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Você já deve ter visto por aí a forma “Att.”, não é mesmo? Será que esta é a forma correta de abreviar o
atenciosamente?
Não, não é.
Att. é uma sigla do inglês (“At this time or All the time”). Ou seja, significa “neste momento” ou “a todo momento”,
que pode até ser interpretado como “à disposição”.
A abreviatura correta para atenciosamente é at.te.
Alguns estudiosos também defendem o uso de atte. Porém, a Academia Brasileira de Letras (ABL) aceita apenas
at.te.
Por isso, na dúvida, utilize “atenciosamente”, por extenso. Melhor do que abreviá-lo de forma errada, concorda?
Cordialmente
Use o “cordialmente” para as situações em que você ou a empresa em que trabalha se veja em situações
desvantajosas, ou seja, quando for destinada a autoridades de hierarquia superior.
Lembre-se de colocar sempre a vírgula após o “cordialmente”.
Respeitosamente
Já o “respeitosamente” é usado em cartas formais dirigidas a pessoas que recebam o tratamento “Vossa
Excelência”, como Presidente da República, Senadores, Deputados, Embaixadores etc.
Não esqueça da vírgula após o “respeitosamente”.
Forma e conteúdo
A preparação de uma carta comercial deve levar em consideração os seguintes aspectos:
• A linguagem deve ser simples, clara, educada e formal;
• Deve-se empregar papel de formato A4 (21cm x 29,7cm), de preferência contendo o timbre da empresa;
• Sempre que possível, deve ser digitada. Quando manuscrita, deve ser redigida a tinta (preta ou azul), 
com letra legível, sem rasuras e sem borrões;
• Como nas demais correspondências, deve ser feita com cópia para arquivamento.
Etapas de preparação do texto
O texto de uma carta comercial compõe-se de três partes: abertura, desenvolvimento e fecho.
Vimos pela análise dos exemplos que a abertura e o fecho não oferecem maiores dificuldades, não é mesmo?
Porém, como o desenvolvimento é mais complexo, é mais fácil adotar um procedimento que permita atingir com
eficiência o objetivo.
Vamos ver algumas etapas e respectivos exemplos.
• 1ª etapa: Definição clara do tema (assunto)
É conveniente que cada carta trate de um único assunto.
Exemplo: Fornecer informações comerciais sobre a firma Tecidos e Confecções Ltda. (Tex)
• 2ª etapa: Levantamento do histórico do assunto
Se for o caso, deve-se buscar nos arquivos o histórico do assunto:
• Correspondências já enviadas ou recebidas;
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• Correspondências já enviadas ou recebidas;
• Numeração de notas fiscais, de pedidos, de contratos;
• atas de ocorrências anteriores relativas ao caso etc.
Exemplo:
É nosso cliente há 8 anos.
Faz pedidos regularmente (mensais).
Pagamentos: em dia (um atraso de 20 dias em um pagamento em junho/2011. Motivo: incêndio destruiu
estoque).
• 3º etapa: Redação da(s) frase(s)-núcleo
A frase-núcleo (ou as frases-núcleo), como vimos na aula 5, é a que conterá a principal comunicação a ser feita ao
destinatário.
Em etapa posterior a essa, a frase-núcleo poderá ter sua forma parcialmente modificada para se adaptar a outras
frases secundárias, mas é importante definir claramente o seu conteúdo e redigi-la antes de passar à 4ª etapa.
Exemplo:
A Tex é um de nossos melhores clientes. Não há, em nossas relações comerciais, fato relevante que possa
desaboná-la quanto à pontualidade com que cumpre seus compromissos financeiros conosco.
• 4ª etapa: Redação de ideias secundárias
Escrever, antes ou depois da frase-núcleo, conforme o caso, eventuais frases com informações secundárias.
Exemplo:
A empresa atrasou em 20 dias a quitação de um débito quando um incêndio destruiu seus estoques e paralisou
temporariamente suas vendas no varejo.
• 5ª etapa: Montagem do rascunho
Esta etapa consiste em articular as várias partes que já rascunhamos:
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Exemplo:
Atendendo à solicitação de V. Sa. (Abertura) relativamente à firma Tex - Tecidos e Confecções Ltda.,
informamos que, durante os 8 anos em que com ela mantemos relações comerciais, uma única vez
ocorreu um pequeno atraso em um pagamento (Informações secundárias).
Segundo nossos arquivos, tal fato deveu-se a uma temporária interrupção de suas vendas gerada por
um incêndio que destruiu parcialmente seus estoques. Não há, portanto, em nossas relações
comerciais fato relevante que possa desaboná-la quanto à pontualidade com que cumpre seus
compromissos financeiros (Informação principal).
Atenciosamente (Fecho),
• 6ª etapa: Análise crítica do rascunho
Depois de pronto, é conveniente avaliar o rascunho.
Para isso, devemos levar em conta os seguintes aspectos:
• As referências estão corretas?
• A mensagem (frase-núcleo) está bem clara?
• A linguagem está adequada (vocabulário compreensível, frases não muito longas etc.)?
• O texto está gramaticalmente correto (sem erros de ortografia, acentuação, pontuação, concordância 
etc.)?
Se a resposta a algum desses itens for “não”, ele, evidentemente, deverá ser revisado.
Há três tipos de comunicação que se diferenciam mais pela finalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso
e o memorando.
Para uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que segue o que chamamos de padrão ofício.
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Quais são as principais semelhanças entre ofício, aviso e memorando?
A base que constitui os três documentos é a mesma, ou seja, independente de se tratar de um ofício, aviso ou
memorando, a estrutura não mudará. 
Por isso, pegamos como modelo um ofício redigido pelo Ministério da Educação para ilustrar as partes que
compõem esses documentos.
Observe o documento abaixo e depois dique nas abas para entender melhor as suas partes:
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Tipo e número do expediente
Os três documentos devem conter o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Veja
os exemplos:
Memorando:
Mem. 123/2002-MF
Aviso:
Aviso 123/2002-SG
Ofício
Of. 123/2002-MME
Local e data
É preciso colocar o local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita, veja:
• Brasília, 7 de maio de 2008
Assunto
•
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Coloca-se também um resumo correspondente ao teor do documento:
Destinatário
No campo “destinatário” é colocado o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do
ofício deve ser incluído também o endereço.
Texto
Nos casos em que não se estiver apenas encaminhando documentos, o expediente deve conter a seguinte
estrutura:
• Introdução
Na introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, é apresentado o assunto que motiva a
comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”.
Empregue a forma direta.
• Desenvolvimento
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• Desenvolvimento
No desenvolvimento o assunto é detalhado. Se o texto tiver mais de uma ideia sobre o mesmo assunto, elas
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição.
• Conclusão
Na conclusão é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Antes de tudo, vale ressaltar que os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
• Introdução
Deve ser iniciada com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento.
Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve ser iniciada com a informação do motivo da
comunicação, que, no caso, é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado
(tipo, data, origem ou signatário – aquele que assina o documento -, e assunto de que trata), e a razão pela qual
está sendo encaminhado, de acordo com a seguinte fórmula:
"Em resposta ao Aviso n°12, de 1° de fevereiro de 2013, encaminho, anexa, cópia do Ofício n° 34, de
3 de abril de 2012, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor
Fulano de Tal."
Ou
"Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama n° 12, de 10 de fevereiro de
2013, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização
de técnicas agrícolas na região Nordeste."
• Desenvolvimento
Se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá
acrescentar parágrafos de desenvolvimento.
Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
4 Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
FONTE
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•
•
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Devemos utilizar fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas
de rodapé.
SÍMBOLOS
Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman podemos utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
NUMERAÇÃO DE PÁGINA
É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.
IMPRESSÃO
Os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens
esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho"). A impressão dos textos
deve ser feita na cor preta em papel branco (a impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e
ilustrações). Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou
seja, 29,7 x 21,0 cm.
PARÁGRAFO
O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.
MARGEM DIREITA
O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
ESPAÇAMENTO
Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo. Se o editor de texto
utilizado não comportar tal recurso, deve-se usar o espaço de uma linha em branco.
MARGEM ESQUERDA
O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura.
ARQUIVO DE TEXTO
Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta
posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes. Para facilitar a localização, os nomes dos
arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-
chaves do conteúdo. Exemplo: "Of. 123 - relatório produtividade ano 2002".
DESTAQUES
Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.
5 Você sabe qual é a diferença entre Aviso e Ofício?
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas.
A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades
de mesma hierarquia e o ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
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Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e,
no caso do ofício, também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo. Vocativo é a
aquela palavra ou expressão que chama, invoca o destinatário, lembra? Como não faz parte da estrutura
principal da frase, é marcado pela vírgula. Por isso, as formas abaixo devem ser sempre seguidas de vírgula.
Exemplos:
• Excelentíssimo Senhor Presidente da República
• Senhora Ministra
• Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar no cabeçalho ou no rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
• Nome do órgão ou setor;
• Endereço postal;
• Telefone e endereço de correio eletrônico.
Os ofícios, por serem endereçados a órgãos públicos, não devem ser modificados em sua estrutura. São mais
rígidos, por assim dizer.
6 E quanto ao Memorando?
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem
estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente
administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados por
determinado setor do serviços público.
Sua característica principal é a agilidade e simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados
no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à
tomada de decisões. Permitindo também que se faça um histórico do andamento do assunto tratado nele.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário
deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
• Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração,
• Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos,
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Agora vamos tratar de uma das mais usadas formas de comunicação administrativa: o correio eletrônico (e-mail).
Por ser o mais utilizado hoje para resolver a maioria das situações corporativas, o e-mail é o que mais aceita
variações. A flexibilidade é a principal característica do e-mail. Por isso mesmo, não interessa definir forma
rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação
oficial.
Nesta disciplina já demos várias “dicas” para escrever bem esse tipo de comunicação, lembra? Porém, aqui é
válido reforçar que o mais importante em um e-mail é a capacidade de concisão, desde a digitação do campo
“assunto” até seu fechamento.
Assunto
O campo assunto deve ser preenchido de modo a facilitar a organização, tanto do destinatário quanto do
remetente.
As palavras-chave usadas devem facilitar a busca posterior, por exemplo.
Anexar arquivo
A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. Se não for possível, deve constar na
mensagem um pedido de confirmação de recebimento.
E quanto ao valor do e-mail, perante a legislação?
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é,
para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a
identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você estudará sobre os seguintes assuntos:
• Principais conceitos de Comunicação Social e de Comunicação Empresarial;
• Fluxos de informação no ambiente organizacional.
Saiba mais
Clique no link abaixo e acesse o Blog do Mesquita para saber mais sobre redação para e-maill:
Dicas da rede – Como redigir e-mails: http://mesquita.blog.br/dicas-da-rede-como-redigir-
e-mails
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http://mesquita.blog.br/dicas-da-rede-como-redigir-e-mails
http://mesquita.blog.br/dicas-da-rede-como-redigir-e-mails
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CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Estudamos a redação de cartas comerciais, memorandos, ofícios e e-mails.•
	Olá!
	1 INTRODUÇÃO
	2 Você sabe redigir bem?
	3 O que é uma Carta Comercial?
	4 Forma de diagramação
	5 Você sabe qual é a diferença entre Aviso e Ofício?
	6 E quanto ao Memorando?
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO