Slides de Aula - Unidade III

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Profa. MSc. Tatiana Luchezi
UNIDADE III
Organização de Eventos
 Evento é uma ferramenta de comunicação aproximativa entre o emissor e o receptor.
Temos no evento:
 Empresa e público;
 Noivos e convidados;
 Palestrante e profissionais.
Evento como veículo de comunicação
Fonte: www.oobservador.com.br
Escolha das ferramentas de comunicação:
Evento como ferramenta
TV
REDES 
SOCIAIS
EVENTOS
RÁDIO
PAINEL 
DE RUA
FOLHETERIA
LANÇAMENTO
DE PRODUTO
DIVULGAÇÃO
 Identificar o público.
 Identificar a tipologia do evento.
 Escolher os veículos adequados.
 Plano de divulgação ininterrupto.
 Colocar o público dentro da situação.
 5º Seminário de Tecnologia – porque só os melhores sobrevivem.
 Feira da Construção Civil – os seus concorrentes já estão lá.
Seleção de veículos de comunicação
 Elemento imaterial, mas presente em todos os eventos.
 Faz parte da ambientação.
 Uso de cenário.
Clima do evento
Fonte: 
https://festas.
site/
 Elementos de vínculo com o participante do evento.
 Interação e pontos emocionais para a aproximação.
 Mistério e charada.
 Exemplo: no festival de rock, lançar uma pergunta: “Quem foi a maior lenda do rock nos anos 
1980?”. Depois de alguns dias, dá-se a resposta.
Gancho do evento
Fonte: www.gazetaonline.com.br
 São os itens que compõem um evento (material gráfico, alimentação, recepcionista).
 Evento com pouca verba necessita captar mais recursos.
 O cliente investe o valor total.
 O cliente investe, apenas, uma parte.
 O cliente não tem verba para o evento.
Captação de recursos
Fonte: rimviver.org.br
 Selecionar algumas empresas potenciais para a parceria.
 Apresentar o projeto à empresa.
 Captar os recursos financeiros.
Patrocínio
Fonte: www.techsoupbrasil.org.br
 Parceria com as empresas que arcam com o gasto de um item do projeto (alimentação, 
decoração, iluminação, material de escritório).
Apoio
Fonte: https://casamento.culturamix.com
Qual é o elemento utilizado pelo organizador para aguçar a curiosidade do participante 
no pré-evento, deixando-o sempre ligado no dia da realização?
a) Clima.
b) Tema.
c) Televisão.
d) Gancho.
e) Cenário.
Interatividade
Qual é o elemento utilizado pelo organizador para aguçar a curiosidade do participante 
no pré-evento, deixando-o sempre ligado no dia da realização?
a) Clima.
b) Tema.
c) Televisão.
d) Gancho.
e) Cenário.
Resposta
 Estabelece a ordem das ações da equipe, nos devidos prazos.
 Pré-evento.
Instrumentos de controle – Cronograma
Fonte: autoria própria.
Atividade
Out. 
2021
Nov. 
2021
Dez.
2021
Jan. 
2022
Atualização de mailing **** ****
Locação de espaço físico ****
Licitação para os
fornecedores
****
Elaboração do programa ****
 Lista diária de todas as pendências.
 Vai se reformulando.
 Todas as etapas do evento.
Instrumentos de controle – Checklist
Fonte: autoria própria.
CHECKLIST DO DIA 10/JANEIRO (PRÉ-EVENTO)
Confirmar a decoração das mesas
Checar o horário do voo do palestrante
Verificar a reserva do hotel
CHECKLIST DO DIA 11/JANEIRO (PRÉ-EVENTO)
Mapear os convidados das mesas do jantar
Conferir a seleção de músicas com a banda contratada
Separar o material para a palestra
 Atuação das equipes, nomeando os líderes por área e os seus substitutos.
Instrumentos de controle – Ficha de responsabilidade
Fonte: autoria própria.
MODELO DE FICHA DE RESPONSABILIDADE
DEPARTAMENTO: Secretaria do evento
AÇÃO LÍDER AUXILIAR
Posicionar os guichês Mônica Tainá
Separar o kit do(a) 
palestrante
Pedro Lúcia
Fixar a placa de 
sinalização por letras
Vitor Mateus
Demarcar a fila única Jéssica Orlando
 Mapa de palco com a distribuição de equipamentos e de pessoas.
Instrumentos de controle – Rider técnico
Fonte: Adaptado de: xsoaudiovisual.com
Guitar Amp 1
SM57 or 58 or equiv.
Power
Drums
1-2 monitors
Standard Drum Mics
Guitar Amp 2
SM57 or 58 or equiv.
Power
Bass Amp
DI is on the amp head
Power
Guitar 1
Monitor. Power for FX
Guitar 2/Lead Vox.
SM57 Beta or equivalent.
Monitor. Power for FX
Bass/BG Vox
SM58 or equivalent. Monitor.
 Planilha de movimentação financeira, principalmente, quando se tem bilheteria.
Instrumentos de controle – Borderô
Fonte: autoria própria.
MODELO DE BORDERÔ
EVENTO: show de dupla sertaneja
LOCAL: Casa de shows de Belo Horizonte – MG
PÚBLICO ESTIMADO: 10.000
DESCRIÇÃO
TIPO DE
INGRESSO
LOTE DISPONÍVEL VENDIDO SALDO
VALOR EM 
R$
Venda
on-line
Pista 1º 700 300 400 150,00
Camarote 2º 300 250 50 400,00
Mesa 1º 800 600 200 250,00
Venda no
shopping
Pista 3º
Camarote 2º
Mesa 2º
Venda
no local
Pista 1º
Camarote 3º
Mesa 1º
 Contato com os fornecedores de cada item necessário ao evento (filmagem, recepção).
Cotação de serviços
Fonte: autoria própria.
Item: decoração
Empresa X Empresa Y Empresa Z
10 arranjos de mesa
1 arco na entrada
1 painel para as fotos
10 arranjos de mesa
1 arco na entrada 
(cortesia)
1 painel para as fotos
10 arranjos de mesa
1 arco na entrada
1 painel para as fotos
Total R$ 6.500,00 Total R$ 7.000,00 Total R$ 4.000,00
 Planilha simplificada sobre as receitas e as despesas do evento.
Orçamento
Fonte: autoria própria.
MODELO DE CONTROLE DE ORÇAMENTO
NÚMERO DA PROPOSTA: ________
Nome do cliente: ________________
Telefone de contato: _____________
Data: ___/___/___
Horário: __h__ às __h__
DESPESAS VALOR R$ 1,00 RECEITA VALOR R$ 1,00
Passagem aérea 
de palestrantes
10.000
500 ingressos 
para a pista
75.000
Decoração
Reserva
5.000
5.000
TOTAL 100.000 50.000
Qual é o instrumento de controle, utilizado para identificar o líder de cada equipe, responsável 
por determinada área do evento? 
a) Cronograma.
b) Ficha de responsabilidade.
c) Checklist.
d) Fluxograma.
e) Lista de pendências.
Interatividade
Qual é o instrumento de controle, utilizado para identificar o líder de cada equipe, responsável 
por determinada área do evento? 
a) Cronograma.
b) Ficha de responsabilidade.
c) Checklist.
d) Fluxograma.
e) Lista de pendências.
Resposta
 É o documento que deixa clara a parceria entre as duas partes, válida por um 
período determinado.
Contrato com o fornecedor
Fonte: Adaptado de: MATIAS, M. 
Organização de eventos: 
procedimentos e técnicas. 6. ed. 
Barueri, SP: Manole, 2013. p. 146.
ITENS PARA O CONTRATO
Dados gerais do contratado e do contratante
Objeto do contrato
Identificação dos objetivos do evento
Direitos e deveres das partes
Valor da prestação e da forma de pagamento
Prazo para a execução do trabalho
Multa para a parte que deixar de cumprir alguma cláusula contratual
Considerações gerais para os casos não previstos no contrato
Local, data, assinatura e testemunhas
 A tipologia e o porte do evento definirão a quantidade e a variedade de suprimentos. 
 Com base no projeto, é solicitada a relação de insumos para o fornecedor.
 Verificar as sobras de insumos de materiais anteriores (uniforme e material de escritório).
Logística
Fonte: 
http://www.interfa
ceseventos.com.
br/
 Elementos perecíveis mais próximos da data do evento.
 Quantidade de suprimentos diários para a reposição.
 Definir os horários de carga e descarga.
Reposição
Fonte: 
http://g1.globo.com/
 Uso de tecnologias cada vez mais presentes nos eventos.
Crescimento dos eventos de games:
 1995 – Electronic Entertainment Expo E3 (Los Angeles);
 1996 – Tokyo Game Show (Japão);
 2004 – PAX (Washington);
 2009 – Gamescom (Alemanha);
 2009 – Brasil Game Show (Brasil).
Tecnologia em eventos
Fonte: www.http://central42.com.br/
 Plataformas especiais para o acesso a conteúdos.
 Interação entre os palestrantes e os participantes.
 Acesso por link.
 Conteúdo ao vivo.
 Conteúdo gravado.
 Feira e negociações.
Eventos on-line
Fonte: https://t3n.de
 Utilizada para a transmissão a um público que não está presente, fisicamente, 
no mesmo local. 
 Cobertura do evento via redes sociais.
Casamentos.
 Shows.
 Congressos.
Transmissão ao vivo
Fonte: https://netshow.me
 Elaborada em plataformas digitais.
 Dados pessoais, dados empresariais e como ficou sabendo do evento.
 Cruzamento e análise de dados.
Inscrição eletrônica
Fonte: www.tecnologia-facil.com
 Final do evento, avaliação disponível para o preenchimento.
 Link ou QR Code.
 Opinião sobre os palestrantes, os estandes e os novos temas.
Avaliação eletrônica
Fonte: www.swone.com.br
Complete a frase: 
A logística de um evento é importante para ____________________ a chegada dos 
fornecedores e a descarga de seus insumos.
a) Orientar.
b) Dispersar.
c) Terceirizar.
d) Deixar livre.
e) Responsabilizar.
Interatividade
Complete a frase: 
A logística de um evento é importante para ____________________ a chegada dos 
fornecedores e a descarga de seus insumos.
a) Orientar.
b) Dispersar.
c) Terceirizar.
d) Deixar livre.
e) Responsabilizar.
Resposta
 Mantêm a bilheteria no dia do evento.
 Vendas on-line.
 Mapa com os preços e o local dos assentos.
 Entrega em casa ou retirada no local.
 Coleta de dados do perfil do comprador.
Ingressos
Fonte: 
https://midiapro
ativa.com.br
 Monitor que reproduz um trabalho científico durante o evento.
Banner eletrônico
Fonte: www.cosmetologiabrasil.com
 Site do próprio evento.
 Edições anteriores e próxima edição.
 Galeria de fotos e as informações ao participante.
 App próprio do evento.
 Planejamento da visita.
Site e aplicativos do evento
Fonte: www.celuloseonline.com.br
 Tecnologia em 3D que transporta o usuário para um outro ambiente, como se ele estivesse 
em um novo cenário em tempo real.
Realidade virtual
Fonte: www.eventmanagerblog.com
 Coletor de dados da credencial do participante.
 Uso e cruzamento de dados.
Leitor de credencial
Fonte: www.solostocks.com.br
 Reproduzir as imagens em superfícies, como: fachadas de prédio, muros e paredes, fazendo 
dela o próprio cenário.
Projeção mapeada
Fonte: www.http://allespacos.com.br/
 O equipamento registra uma imagem tridimensional, a partir da projeção de luz.
 Projeta as pessoas em um palco.
 História passada e futura.
Holograma
Fonte: www.holoboxexperience.com
 Equipamento com um controle remoto que auxilia na cinegrafia e nas fotos de eventos, 
pois capta as tomadas aéreas, em meio ao cenário urbano ou de natureza, valorizando 
os registros do evento.
Drone
Fonte: www.organizandoeventos.com.br
Qual é a ferramenta tecnológica que pode proporcionar a “presença” do palestrante em dois 
países ao mesmo tempo?
a) Projeção mapeada.
b) Drone.
c) Holograma.
d) Coletor de dados.
e) Wi-Fi.
Interatividade
Qual é a ferramenta tecnológica que pode proporcionar a “presença” do palestrante em dois 
países ao mesmo tempo?
a) Projeção mapeada.
b) Drone.
c) Holograma.
d) Coletor de dados.
e) Wi-Fi.
Resposta
 MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 4. ed. Revisada e 
atualizada. Barueri-SP: Manole, 2013.
Referências
ATÉ A PRÓXIMA!