TEMA 6 - Gerenciamento da Avaliação de Desempenho

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Avaliação de Pessoal
TEMA 6 - Gerenciamento da Avaliação de Desempenho
Nesta unidade temática, você vai aprender
· A ponderar sobre o gerenciamento da avaliação de desempenho;
· A compreender a entrevista e suas etapas, onde deve haver assertividade do avaliador e do avaliado, ou seja, uma atitude de autorrespeito oriunda de autoconhecimento;
· A elucidar a importância de um acompanhamento contínuo junto ao avaliado e a relevância de uma boa comunicação entre avaliadores e avaliados em todo o processo avaliativo, ressaltando a necessidade de um feedback (retorno) positivo agregando melhorias à empresa.
Introdução
Este Capítulo aborda assuntos respectivos ao gerenciamento da avaliação de desempenho. Nesse sentido, são abordados assuntos como a importância de avaliadores e avaliados estarem realmente preparados e aptos para o ato avaliativo.
Também neste Capítulo, disserta-se sobre assuntos relativos à entrevista e suas etapas, onde deve haver assertividade do avaliador e do avaliado, ou seja, uma atitude de autorrespeito oriunda de autoconhecimento.
São abordados também neste Capítulo assuntos referentes à observação do comportamento humano, que envolve o comportamento passivo, o comportamento agressivo, o comportamento assertivo e o comportamento manipulativo.
É apresentado neste Capítulo um modelo de roteiro de entrevista, uma vez que é explicado que existem diferentes modelos de roteiro de entrevista de desempenho, no qual devem ser registrados os principais tópicos a serem discutidos, onde o roteiro pode ser adaptado segundo a natureza do cargo, das características da empresa e da percepção do avaliador.
São descritos neste Capítulo a importância de um acompanhamento contínuo junto ao avaliado e a relevância de uma boa comunicação entre avaliadores e avaliados em todo o processo avaliativo para, assim, obter-se um ótimo gerenciamento da avaliação de desempenho.
Este Capítulo ainda ressalta a necessidade de haver um feedback (retorno) positivo e que agregue melhorias na empresa para que, assim, realmente a avaliação de desempenho seja eficaz.
Dessa forma, segue o Capítulo 6:
No que diz respeito à preparação dos sujeitos envolvidos, deve-se observar que, assim como houve um preparo de avaliados e avaliadores para a realização da avaliação de desempenho, é preciso que o mesmo cuidado seja observado para dar ao avaliado o feedback da avaliação realizada. Recomenda-se que esse retorno seja realizado por meio da entrevista de avaliação.
O fato de estar sendo avaliado desperta uma curiosidade natural nas pessoas. Por outro lado, é preciso que os avaliados saibam com clareza em quais aspectos estão atendendo às expectativas organizacionais, bem como o que estão deixando a desejar. Daí a importância da entrevista, de forma que avaliador e avaliado possam discutir suas percepções acerca do desempenho verificado, bem como as ações mais indicadas para otimizar sua performance e resolver os problemas detectados.
Fique de olho!
É necessário observar certos requisitos para a realização da entrevista de avaliação. É importante que avaliador e avaliado tenham alguns dias para preparar-se. Durante esse período, irão organizar suas ideias, formular estratégias e refletir sobre o desempenho observado no período.
O avaliado deve ser estimulado a registrar os pontos fortes e fracos do seu desempenho, como acredita que pode melhorar sua performance, bem como os cursos ou treinamentos que julga necessários para desempenhar melhor sua função.
Já o avaliador deve verificar detalhadamente o manual de cargos e funções, a fim de inteirar-se do que diz respeito ao trabalho do avaliado. Deve cientificar-se do que foi levantado sobre o avaliado durante todo o período de avaliação de desempenho, bem como verificar os resultados de avaliações anteriores. Além disso, precisa certificar-se de ter o tempo necessário para conduzir a entrevista sem pressa ou interrupções. É desejável que não faça mais de duas entrevistas diárias, a fim de assegurar a qualidade das interações.
Sobre a entrevista de retorno, salienta-se que é necessário ela obedecer uma sequência bem planejada. Nessa sequência, são apresentadas quatro fases, onde a primeira delas é composta pelo aquecimento inicial, onde o objetivo é deixar o entrevistado à vontade, preparando-o para a entrevista e dentre os procedimentos para que isso ocorra se destacam: certificar-se de que há tempo suficiente, se o entrevistado está física e psicologicamente em condições de participar da entrevista e motivar o entrevistado com relação aos objetivos da entrevista, propiciando o máximo de colaboração de sua parte.
A segunda fase da entrevista de retorno é composta pelo fornecimento de informações, na qual o objetivo é colocar o entrevistado a par de suas qualidades e deficiências, cuidando para que não se sinta injustiçado. Os procedimentos para atingir os objetivos são: apresentar as boas qualidades do entrevistado, ressaltando sua influência no bom desempenho; cumprimentar o entrevistado pelo bom desempenho; apresentar os pontos negativos, esclarecendo, por meio de exemplos concretos, de que forma prejudicam o desempenho; receber e fornecer os esclarecimentos necessários; sintetizar os pontos importantes discutidos, com objetividade e imparcialidade.
A terceira fase da entrevista de retorno é composta pelo encerramento da entrevista, onde o objetivo é extrair as soluções para solucionar os pontos fracos existentes. Os procedimentos para atender o objetivo são: suscitar soluções para os problemas encontrados; traçar novas normas de conduta; assegurar o apoio necessário, sem ser superprotetor; marcar nova entrevista; enfatizar a responsabilidade do avaliado pela sua própria carreira; encorajar novamente o avaliado quanto a suas qualidades.
A quarta e última fase da entrevista de retorno é composta pelo acompanhamento. O objetivo dessa última fase é verificar a execução das ações corretivas acordadas na primeira entrevista. Os procedimentos devem ser realizados de forma mais objetiva, ou seja, devem ser avaliados os objetivos propostos e o seu alcance, fazendo-se os ajustes necessários.
É preciso que alguns aspectos sejam observados no tocante à realização da entrevista e a todo o processo de avaliação. Dentre estes, destacam-se: assertividade, ética e disposição. Esses itens englobam uma série de cuidados, os quais serão tratados a seguir.
Primeiro, é preciso que haja assertividade de ambas as partes. A assertividade é uma característica muito importante em relações humanas. Antes de qualquer coisa, a assertividade é uma atitude de autorrespeito, resultante do autoconhecimento e da autoestima, de forma a defender pontos de vista próprios sem, no entanto, esquecer-se dos direitos e sentimentos das outras pessoas que nos cercam.
O comportamento assertivo não deve ser confundido com o comportamento agressivo, onde a pessoa agride o interlocutor para fazer valer seus direitos e opiniões. Não é com certeza manipulativa, que faz uso das pessoas de forma desrespeitosa. Também não se pode cair no oposto, que seria o comportamento passivo, no qual o indivíduo se sujeita a tudo, sem defender seu ponto de vista e sem exigir o que lhe é devido.
Quando se observa as pessoas no dia a dia, percebe-se a manifestação dos diferentes tipos de comportamento, os quais são explicados a seguir para um melhor entendimento:
· Comportamento passivo – caracteriza-se pela relutância na defesa de pontos de vista e de direitos próprios ou de outrem. A pessoa sente-se intimidada pelas circunstâncias ou pelos interlocutores. A tendência predominante é evitar o confronto, o que acaba ocasionando frustração, sensação de impotência e de derrota. Exemplos: calar-se ao ser criticado; aceitar ofensas sem defender-se; dizer ‘sim’ quando se quer dizer ‘não’.
· Comportamento agressivo – a expressão dos direitos vem acompanhada de emoções fortes, despertadas por sentimentos negativos, como resposta a comportamentos e circunstâncias conflituosas. A tendência predominante é o enfrentamento direto, o confronto, e o resultadoacaba gerando desentendimentos desnecessários, rupturas e desgaste emocional. Exemplos: usar palavras ofensivas; julgar antes de esclarecer os fatos; adotar posturas egoístas.
· Comportamento manipulativo – é uma forma de expressão que utiliza o confronto indireto, de forma desrespeitosa, normalmente caracterizada por ironia e sarcasmo, buscando demonstrar insatisfação, desacordo ou inconformidade. Também pode ser chamado de comportamento passivo/agressivo. Exemplos: bajular para obter favores, culpar os outros por erros próprios; utilizar ironia.
· Comportamento assertivo – neste tipo de comportamento, o enfrentamento é feito com autocontrole. A pessoa defende seus direitos ou seu ponto de vista, sem, no entanto, agredir o outro. Sua postura é segura. A tendência predominante é o diálogo, a negociação e o consenso. O resultado tende a ser satisfatório, racional e efetivo. Exemplos: respeitar os sentimentos dos outros; expressar sinceramente sentimentos e opiniões; basear-se em fatos ao esclarecer situações. O comportamento assertivo pode e deve ser estimulado nas relações, tendo sempre o cuidado de não cair nos extremos da passividade ou da agressividade. Ser assertivo no processo de avaliação de desempenho significa que: Deve haver respeito mútuo, pois avaliação não é um acerto de contas; É preciso que haja disposição para o diálogo e, principalmente, é vital saber escutar o que o outro tem a dizer; O feedback deve levar em conta os comportamentos e falhas na realização do processo, e não julgar o caráter da pessoa; A conversa deve ocorrer em tom cordial, com atenção especial à linguagem utilizada; Deve-se estabelecer contato visual construtivo, de forma a não inibir a outra parte.
Deve-se entretanto ter cuidado com a questão ética. Quando se fala em ética, logo nos lembramos das questões morais, do que é certo e do que é errado, e nos direcionamos imediatamente para o juízo de valor. O juízo de valor expressa um julgamento de ações com base na concepção do bem e do mal. Representa uma visão carregada de pressupostos morais, que representam as regras da convivência em sociedade. Nesse sentido, quando se falar em ética sempre se falará em um contexto social, de coletividade, pois é no coletivo que ela se expressa e ganha seu significado.
Assim, para um indivíduo ser ético no processo de avaliação de desempenho, é preciso observar:
· Os resultados da avaliação de desempenho dizem respeito somente ao avaliado, ao avaliador e ao órgão de gestão de pessoas da organização;
· Não se deve comparar o desempenho de colaboradores na presença deles;
· Deve-se lembrar de que, por detrás dos colaboradores avaliados, existem seres humanos com sentimentos, desejos, sonhos e projetos;
· É preciso manter a discrição quanto ao que é dito nas entrevistas;
· Recomenda-se ainda que a atitude do entrevistador seja de disposição para ajudar o avaliado, de forma a:
· Demonstrar preocupação com o seu desenvolvimento pessoal;
· Ser um entusiasta da melhoria contínua, aplicando a si mesmo esses conceitos;
· Abrir espaços para a participação do avaliado, dando-lhe a preferência na proposição de soluções e encaminhamentos;
· Deixar claro que os assuntos concernentes à sua avaliação poderão ser retomados a qualquer momento em que as partes julgarem necessário.
Não existe um modelo de roteiro específico, uma vez que existem diferentes modelos de roteiro de entrevista de desempenho, no qual devem ser registrados os principais tópicos a serem discutidos, bem como as proposições para a melhoria dos pontos deficientes. O roteiro pode ser adequado segundo a natureza do cargo, das características da organização e da percepção do avaliador.
Entretanto, existem características básicas que compõem o roteiro para a entrevista de avaliação. Dentre os principais elementos inseridos no roteiro, destacam-se o nome do entrevistado; o cargo; o nome do entrevistador; o cargo; o período da entrevista (data/hora/ano); bem como os aspectos mais importantes a serem levantados pelo avaliador; as opiniões do avaliado; o planejamento para melhor aproveitar os pontos positivos, o planejamento para melhorar as deficiências; o estabelecimento do objetivo para o próximo ano; a data da nova entrevista de acompanhamento e, por fim, a assinatura de ambas as partes.
Sobre a importância do acompanhamento contínuo no gerenciamento da avaliação de desempenho é fundamental saber que não basta dar retorno para o funcionário através da entrevista de avaliação e arquivar os instrumentos. A avaliação deve ser contínua e sistemática, a fim de que haja uma memória de longo prazo a ser analisada, para que a avaliação não fique limitada a episódios restritos, pouco representativos do real desempenho do funcionário.
Portanto, as gerências, os colaboradores e demais envolvidos devem ter uma atitude permanente de observação de comportamentos e episódios que venham a ocorrer no decorrer da vida funcional. Isso significa estar atento e registrar os fatos mais importantes e significativos, de forma a evitar uma avaliação restrita aos períodos que antecedem as avaliações de desempenho formais da organização.
Dentre os registros, é preciso também que fiquem apontados os treinamentos e cursos realizados pelos colaboradores ao longo do período. Essa informação também poderá subsidiar a avaliação dos colaboradores.
No gerenciamento da avaliação de desempenho a comunicação entre avaliador e avaliado é importante, pois oferta o feedback necessário para o processo se tornar bem-sucedido.
Segundo Pontes (2005), para estabilizar e estabelecer um modelo cooperativo entre organizações e colaboradores, é essencial a construção de uma via de mão dupla na qual todos saiam ganhando. Essa via de mão dupla é composta nesse processo pela comunicação, pois ela é a essência da avaliação de desempenho, uma vez que o feedback é o principal instrumento para construir esse elo entre a organização e seus colaboradores. O retorno aos colaboradores é uma excelente ferramenta para estimular um modelo de interação que ofereça uma clara negociação de objetivos mútuos.
Todo colaborador deve ter pleno conhecimento de sua avaliação para conseguir manter, desenvolver e aprimorar seus pontos fortes e principalmente corrigir seus pontos fracos, que são muitas vezes involuntários. Esses pontos fortes e pontos fracos são identificados na avaliação de desempenho. Com essa definição, podem-se estabelecer metas para consolidar essas melhorias, e abrem-se possibilidades para o colaborador corresponder à expectativa ligada ao seu desempenho e também de sua equipe, alinhando, assim, perspectivas de salário e planos de carreira com os objetivos e metas da empresa.
De acordo com Pontes (2005), quando o feedback é efetivo na empresa, ele consegue identificar dados importantes e transmitir informações claras e objetivas a respeito do desempenho dos colaboradores nos seus respectivos cargos. O feedback é muito eficaz quando realizado de modo permanente na organização, uma vez que ele é isento de opiniões e impressões pessoais, ou seja, ele expressa a pura verdade sobre as atitudes ou ações dos indivíduos colaboradores. Entretanto, o feedback para ofertar resultado positivo necessita ser muito bem coordenado e ser administrado por pessoas que possuam habilidade e maturidade para participar dele, caso contrário, um simples depoimento sincero pode ser percebido como uma crítica ofensiva e aí os efeitos podem ser negativos.
Pontes (2005) destaca que as informações obtidas através do feedback não devem ser utilizadas somente ao final de seu período, pois geralmente as organizações fazem um fechamento anual desse processo, mas também no cotidiano da empresa, ou seja, sempre quando surgir uma oportunidade de expor uma atitude correta ou um ato de indisciplina e não deixar que o mesmo não se passe despercebido na empresa. A utilização do feedback aprimora o relacionamento interpessoal, em especial no ambiente de trabalho, onde as equipes ou grupos de trabalho começam a se conhecer e a se interessar pelo desempenho uns dos outros,assim, se observa que o desempenho da equipe influencia diretamente a avaliação individual.
De forma errada o feedback recebe uma significação ou um sentido extremamente crítico. Deve-se salientar que uma crítica possui a intenção de acusar, de julgar e até mesmo condenar um indivíduo, onde o interlocutor utiliza uma forte carga emocional, o que é exatamente o contrário ao objetivo do feedback, que visa um retorno de informações neutras e isento de qualquer acusação, pois o feedback, foca em questões específicas e o mais próximo possível do fato e da realidade do indivíduo.
Fique de olho!
Por isso o feedback deve ser transmitido sempre de maneira cuidadosa, clara e direta, pois se for realizado por meio de outras pessoas pode ser interpretado pelo indivíduo como uma fofoca, quebrando a relação de confiança que deve haver entre os agentes no processo avaliativo.
A Avaliação de Desempenho obrigatoriamente deve ser realizada de maneira que o entrevistado se sinta seguro, confiante e preparado tanto para receber elogios quanto críticas pelo seu desempenho na empresa, pois caso oposto, ou seja, se não for bem conduzida a avaliação, pode ocasionar transtornos para a organização e danos muitas vezes irreparáveis. Por isso, a importância de uma retroinformação efetiva e segura, uma vez que a mesma diminui todo esse conflito, gerando interesses mútuos entre os objetivos e expectativas, tanto dos colaboradores quanto da organização.
As mudanças ocasionadas pela avaliação de desempenho ocorrem a partir de avaliações aparentemente caracterizadas como negativas, no entanto, são críticas construtivas que auxiliam o indivíduo a desenvolver e aprimorar suas habilidades. É necessário estimular o desejo do colaborador de mudar, fazendo-o compreender que mudanças são necessárias para o bem da empresa e para o seu próprio bem, afinal esse é o objetivo da avaliação de desempenho.
Fique de olho!
Ofertar e receber feedback exige treinamento qualificado seguido de prática continuada, pois essa ação é uma ótima chance de autoconhecimento e aperfeiçoamento mútuo que pode ocasionar conflitos se não bem trabalhada.
O ideal é iniciar a avaliação com os aspectos positivos do colaborador para prepará-lo para aceitar seus aspectos negativos de atitudes e comportamentos de forma consciente, pois um bom feedback possui o poder de mudar a situação atual e fazer o colaborador evoluir, tendo em vista sempre como meta o autoconhecimento e o conhecimento do outro.
Um Feedback positivo expressa uma atitude gerencial eficaz e produtiva para a empresa. O Feedback não é simplesmente uma ação para aumentar a produtividade e ajustar o comportamento do colaborador em conformidade com as necessidades da empresa, ou seja, o Feedback é uma atitude gerencial positiva que valoriza o uso do elogio, mesmo encontrando falhas que devem ser corrigidas no desempenho do funcionário.
É uma questão de prática a empresa desenvolver essa atitude, iniciando por meio da identificação do aspecto a ser elogiado e depois pela comunicação da positividade constatada e após isso, corrigir os defeitos no desempenho de forma motivadora e inspiradora ao colaborador.
Dinsmore e Neto (2005) destacam que existem diversas maneiras de comunicar o feedback de forma positiva, tais como de forma subliminar na qual existe uma atitude positiva em relação à outra pessoa, ou seja, onde a energia boa flui naturalmente sendo absorvida pelo colaborador avaliado. Uma simples mentalização positiva de coisas boas faz com que os indivíduos recebam subliminarmente mensagens positivas, seja através de gestos, da linguagem corporal; essas ações podem expressar apoio ao entrevistado. Atitudes como um tapinha nas costas, um sinal de ok ou um mero sorriso são exemplos típicos de mensagens subliminares positivas.
Fique de olho!
Dentre as diversas maneiras existentes de comunicar o feedback de forma positiva, destaca-se a fala, uma vez que a aprovação também é canalizada via verbalização. A fala oferece a vantagem de tornar explícito o feedback, deixando bem clara a atitude de um esforço positivo. Também nesse sentido salienta-se a escrita em qualquer uma de suas modalidades.
Segundo Dinsmore e Neto (2005) devem existir precauções para assegurar a funcionalidade do feedback e potencializar sua utilização para evitar mudanças bruscas no comportamento do colaborador, ou seja, se o chefe nunca elogiou um funcionário e de repente começar a elogiá-lo repentinamente, esbanjando positividades em sua direção, haverá desconfiança, onde o colaborador sentirá desconforto e insegurança e desconfiar que esteja sendo manipulado. Por isso, a relevância nesse processo de elogiar o colaborador de modo equilibrado e diretamente em suas características ou atos realmente passíveis de feedback positivo.
Em razão a tudo isso, Dinsmore e Neto (2005) observam que é necessário muito cuidado com o elogio em público, uma vez que essa ação pode acarretar em ciúmes ou inveja nos outros colaboradores que presenciam a ação. Nesse sentido, recomenda-se que na presença do grupo ou equipe se elogie o todo e não somente o colaborador ou colaboradores merecedores de elogios, mas sim todos os integrantes de uma determinada tarefa, assim, deve-se elogiar um colaborador específico somente quando estiver sozinho com o indivíduo.