Tema 5 - Fatores Essenciais para a Elaboração do Projeto de Avaliação de Desempenho

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Avaliação de Pessoal
Tema 5 - Fatores Essenciais para a Elaboração do Projeto de Avaliação de Desempenho
Nesta unidade temática, você vai aprender
· A ponderar sobre os fatores essenciais para a elaboração do projeto de avaliação de desempenho respectivas aos componentes do processo de avaliação de desempenho;
· A compreender as ferramentas utilizadas pelas empresas para alcançar suas metas e implantar melhorias em seus processos produtivos;
· A elucidar sobre os elementos que estruturam um projeto, tais como o delineamento, a justificativa do mesmo, os objetivos a serem atendidos, a definição de metas, a metodologia que será utilizada, o cronograma, os recursos que serão usados, o orçamento do projeto, e por fim, o monitoramento e a avaliação final para que realmente se consiga um projeto de avaliação de desempenho objetivo, eficaz.
Introdução
Este Capítulo apresenta os fatores essenciais para a elaboração do projeto de avaliação de desempenho. Nesse sentido, são abordados assuntos relativos às ferramentas utilizadas pelas empresas para alcançar suas metas e implantar melhorias em seus processos produtivos.
Dessa forma, são apresentados assuntos que dizem respeito à elaboração de projeto de avaliação de desempenho eficazes e que oferecem resultados positivos, organizados, efetivos e atualizados e, em conformidade com a realidade da empresa e seus objetivos junto ao mercado.
Neste capítulo, também é salientado que a elaboração do projeto de avaliação de desempenho é um processo complexo, que exige amadurecimento de ideias, pois é alicerçado em observações, análises, diagnósticos e reflexões.
Assim, são destacados os elementos que estruturam um projeto, tais como o delineamento que deverá ser realizado, a justificativa do mesmo, os objetivos a serem atendidos, a definição de metas, a metodologia que será utilizada, o cronograma, os recursos que serão usados, o orçamento do projeto e, por fim, o monitoramento e a avaliação final para que realmente se consiga um projeto de avaliação de desempenho objetivo, eficaz e, principalmente, em conformidade com as limitações da organização.
A seguir, o Capítulo 5 que aborda o tema acima citado:
A ferramenta que as organizações demandam para equilibrar os seus meios e fins com os recursos previstos e disponíveis para alcançar seus objetivos e implantar melhorias aponta para o processo de planejamento.
A elaboração de Projeto possibilita ao gestor, na organização, dar consistência ao seu trabalho, possibilitando resultados efetivos, através de ações organizadas, concentradas e sistematizadas, possibilitando a utilização e coordenação dos recursos disponíveis:
A elaboração do projeto de avaliação de desempenho é um processo complexo no amadurecimento de ideias e fundamentado em observações, análises, diagnósticos e reflexões.
Portanto, a elaboração do projeto demanda tempo e reflexão, exige estudos teóricos, análise da realidade externa e interna da organização, de informações, de dados. A análise vem seguida da interpretação, para que se possa contextualizar a avaliação de desempenho na organização.
Todos os projetos (acadêmicos e organizacionais e outros) ancoram-se no método científico e, portanto, em qualquer projeto, a estrutura tem elementos comuns.
Elementos que estruturam um projeto de avaliação de desempenho:
1. Identificação do projeto;
 2. Justificativa;
 3. Objetivos gerais e específicos;
 4. Definição de metas;
 5. Descrição da metodologia;
 6. Especificação do cronograma;
 7. Identificação de recursos;
 8. Orçamento;
Monitoramento e avaliação.
Sobre o delineamento de cada elemento do projeto de avaliação de desempenho, seguem as seguintes orientações:
Identificação do projeto
Este elemento objetiva expressar a abrangência do projeto e os aspectos gerenciais que o envolvem, através de informações básicas que o caracterizam. Essas informações dependem de cada organização. A empresa deve vir identificada no cabeçalho, se possível, em folha timbrada.
Ítens de identificação do projeto:
· Título do Projeto: identifica a natureza do Projeto e como tal deve expressar claramente o foco proposto. Exemplos de títulos de Projeto: “Projeto de Avaliação de Desempenho na Organização” ou “Avaliando o nosso Desempenho”, dentre outros;
· Empresa e Setor: a unidade responsável pela sua realização. Exemplo: Responsabilidade pela Execução: Unidade de Gestão de Pessoas. Caso o projeto faça parte de um programa, identificá-lo: Exemplo: “Programa Gestão de Pessoas para a agenda 21”;
· Responsabilidade: informa os profissionais responsáveis pela execução. Muitas vezes, as responsabilidades são distribuídas por mais de um profissional, dependendo do âmbito de atuação. Também pode ser mais de um em cada âmbito. Exemplo: Coordenação Gerencial: Fulano de tal Coordenação Administrativa: Sicrano de tal Coordenação Técnica: Fulano de tal e Sicrano de tal;
· Período: delimita o tempo de execução. Exemplo: Período de Realização: março a outubro de 2010;
· Abrangência: caso a empresa tenha a matriz e filiais, informar a abrangência do projeto. Exemplo: Abrangência: Matriz e todas as filiais; Matriz e as filiais de São Paulo e Ceará;
· Clientela: informar todos os envolvidos no processo de avaliação de desempenho. Exemplo: Clientela: Diretores, Gerentes, Colaboradores Administrativos, Vendedores, Técnicos, Colaboradores da produção, dentre outros.
Justificativa 
Outro elemento indispensável no projeto de avaliação de desempenho é a Justificativa.
Esse elemento do projeto é designado por diferentes formas: situação- problema, contextualização do problema, dentre outros.
A Justificativa configura a descrição de uma realidade específica que gesta a elaboração do projeto a partir da análise de todos os seus aspectos relevantes caracterizando, segundo Vergara (2016), com clareza e objetividade.
Assim, a compreensão adequada da justificativa requer análise de dados, a serem organizados, descritos e interpretados para se compreender os fatos vigentes, as tendências que geram e identificar o envolvimento desses fatos na construção da mudança desejada.
A justificativa de um projeto de avaliação de desempenho deve apontar diretamente ao foco proposto, descrevendo e mostrando a configuração da empresa, os desafios que precisará enfrentar no futuro estabelecendo parâmetros com elementos de outras situações similares.
Acrescentam-se, ainda, dados quantitativos e qualitativos sobre o desempenho atual da organização. A fundamentação teórica permeia toda a justificativa, visando a superação de eventual senso comum na análise do projeto.
Reflita
Os objetivos respondem à pergunta: Para que implantar um processo de avaliação de desempenho?
Objetivos Gerais e Objetivos Específicos
No que diz respeito aos itens “objetivos gerais e objetivos específicos” que fazem parte integrante dos elementos obrigatórios do projeto de avaliação de desempenho, verifica-se que os objetivos expressam o produto final que o projeto pretende alcançar com a avaliação de desempenho e constituem-se em dois níveis de abrangência: gerais e específicos. Os objetivos devem ser expressos de forma clara e precisa de preferência iniciando com um verbo no infinitivo.
Para Borges e Andrade (2006), há verbos que expressam ações observáveis e mensuráveis e há outros que ele considera que expressam eventos encobertos, sem condições de observação direta.
Os objetivos gerais são definidos à luz da dimensão mais ampla do projeto, em uma perspectiva do todo e configuram-se como a diretriz principal para a ação.
Os objetivos específicos definem cada uma das etapas que norteiam os resultados desejados em consonância com os objetivos gerais e com o que se pretende com o projeto de avaliação de desempenho.
Alguns verbos sugeridos para a elaboração dos objetivos gerais e/ou específicos: ajustar; alargar; analisar; assegurar; compor; construir; contratar; descrever; dotar; envolver; estabelecer; garantir; indicar; integrar; modificar;organizar; partilhar; promover; praticar; produzir; propor; selecionar; solucionar.
Reflita
Os objetivos respondem à pergunta: Para que implantar um processo de avaliação de desempenho?
Definição de Metas
Quanto à Definição de Metas, pode-se afirmar que esta consiste na especificação quantitativa dos objetivos do projeto de avaliação de desempenho.
E consiste também em uma maneira de descrever os resultados esperados a partir das ações executadas. A especificação quantitativa pode ser expressa em números absolutos ou em porcentagem e acrescida dos prazos de realização.
Exemplo: “as competências dos 1.000 colaboradores da empresa serão avaliadas durante o ano 2014. As competências de 80% dos trabalhadores da produção serão avaliadas durante dois meses. A totalidade dos gerentes e supervisores será capacitada para a execução do processo de avaliação de desempenho, após participar de um curso de 40 horas”.
Reflita
As metas respondem à pergunta: Quanto e em que tempo?
Descrição da Metodologia
A metodologia especifica o delineamento das ações que constituirão a efetivação do projeto de avaliação de desempenho.
Segundo Marconi e Lakatos (2007), o método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permitem atingir o objetivo".
A metodologia pode ser desdobrada em estratégias e procedimentos, dependendo da decisão de quem o elabora.
A metodologia pode abarcar todo o processo, sem a necessidade de desmembrá-lo.
Em um projeto de avaliação de desempenho, a metodologia pode vir expressa por fases ou etapas de execução, detalhando claramente a ação a ser realizada e de como será realizada.
Exemplo: “Metodologia do Projeto de Avaliação de Desempenho. O projeto de avaliação de desempenho será efetivado no decorrer do ano de 2010, e seu desenvolvimento dar-se-á através de cinco etapas, simultâneas e três etapas em sequência, conforme detalhamento a seguir: Primeira Etapa: detalhar todas as ações que serão realizadas para a implantação do Projeto de Avaliação de Desempenho. E assim determinar todas as demais etapas”.
Reflita
A metodologia responde à pergunta: Como alcançar os objetivos e as metas propostas do Projeto de Avaliação de Desempenho?
Especificação do Cronograma
A especificação do cronograma estabelece a previsão do tempo necessário ou disponibilizado para a concretização do Projeto.
Reflita
O cronograma responde à pergunta: Quando serão concretizadas as ações para efetivação do Projeto de Avaliação de Desempenho.
Recursos
Este elemento especifica todos os recursos físicos, equipamentos e materiais necessários à efetivação do projeto, tais como recursos físicos (espaços, salas, outros), equipamentos (computadores, impressoras, equipamento multimídia, outros), materiais (livros, folhas, pastas, DVDs, outros).
A indicação dos recursos depende da metodologia que será utilizada.
Os profissionais envolvidos não são considerados recursos, caso haja necessidade de especificá-los, abrir outro elemento no Projeto: Profissionais envolvidos, pessoal disponível e a contratar. Essa definição depende da realidade da organização.
Reflita
Os recursos respondem à pergunta: Com quais recursos o Projeto de Avaliação de desempenho será efetivado?
Orçamento
Muitas vezes, o recurso e o orçamento compõem o elemento Recursos. É identificado como custos ou recursos financeiros.
A sugestão é identificar o orçamento como um elemento separado de recursos.
Desde que os objetivos e as metas sejam claras em relação aos resultados para a organização, pode-se identificar a questão financeira como investimento.
Reflita
O orçamento responde à pergunta: Quanto é necessário estimar de valores para a execução do Projeto de Avaliação de Desempenho?
Monitoramento e Avaliação
O monitoramento e a avaliação especificam quais formas serão utilizadas para assegurar a execução conforme a proposta do projeto (objetivos, metodologia, recursos, orçamento, tempo, espaço) como também identificam problemas que demandam medidas corretivas, evitando-se a reincidência.
O Monitoramento e avaliação são atividades contínuas, sistemáticas e regulares que objetivam determinar se a implantação e implementação do projeto são realizadas de acordo com o planejado. Portanto, constitui-se fundamental no gerenciamento do projeto.
Sem monitoramento, as ações deixam de ser acompanhadas e controladas, perdendo-se, dessa forma, a garantia de maximização da relação custo-benefício.
A avaliação, embora associada ao monitoramento, responde ao processo de medida e de julgamento dos resultados parciais e finais obtidos pelo projeto e seu impacto sobre a realidade.
O monitoramento e a avaliação respondem às perguntas do Projeto de Avaliação de Desempenho:
· Os resultados parciais ou finais estão próximos dos resultados esperados e dos objetivos propostos?
· A metodologia proposta vem alcançando os resultados previstos?
· Os recursos estão sendo utilizados adequadamente?
· As informações sobre o andamento do projeto são rápidas, suficientes e corretas?
· Os profissionais envolvidos são capacitados para o desenvolvimento do projeto?
· Quais as falhas que precisam ser corrigidas para assegurar a eficácia do Projeto de Avaliação de Desempenho?
Conclui-se, neste capítulo, que todos os elementos citados são fundamentais para uma ótima elaboração do projeto de avaliação de desempenho. Assim, o detalhamento de cada elemento dependerá de cada empresa e do modelo de avaliação de desempenho escolhido para implantar a avaliação.
Independentemente da empresa ou do modelo escolhido para a elaboração do projeto de avaliação de desempenho, nenhum desses fatores citados neste capítulo podem faltar, podem ser adaptados à realidade empresarial, mas nunca suprimidos ou ficar de fora do Projeto.
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