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Autora: Profa. Celia Braga Dalla Colaboradoras: Profa. Angela Maria Pizzo Profa. Christiane Mazur Doi Assessoria e Consultoria em Qualidade: Ferramentas e Certifi cação Professora conteudista: Celia Braga Dalla Graduada em Administração pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul, em 1994, fez MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), em 2008, mestrado em Administração em Gestão da Inovação, pelo Centro Universitário da FEI em 2011. Cursa pós-graduação em Coaching Educacional e em Logística na Faculeste EaD. Tem experiência como docente e coordenadora, desde 2012, elaborando planos de ensino em consonância com o projeto pedagógico, atuando na orientação, direção e desenvolvimento do ensino das disciplinas que ministra. Atua como professora em graduação e pós-graduação nas cadeiras de Comércio Exterior, Marketing, Administração, Tecnologia em Negócios Imobiliários, Recursos Humanos, Logística e Secretariado, em aulas presenciais e EaD. © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) D144a Dalla, Celia Braga. Assessoria e Consultoria em Qualidade: Ferramentas e Certificação / Celia Braga Dalla. – São Paulo: Editora Sol, 2022. 148 p., il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ISSN 1517-9230. 1. Assessoria. 2. Consultoria. 3. Certificações. I. Título. CDU 658.56 U515.94 – 22 Prof. Dr. João Carlos Di Genio Reitor Profa. Sandra Miessa Reitora em Exercício Profa. Dra. Marilia Ancona Lopez Vice-Reitora de Graduação Profa. Dra. Marina Ancona Lopez Soligo Vice-Reitora de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Claudia Meucci Andreatini Vice-Reitora de Administração Prof. Dr. Paschoal Laercio Armonia Vice-Reitor de Extensão Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento e Finanças Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora de Unidades do Interior Unip Interativa Profa. Elisabete Brihy Prof. Marcelo Vannini Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Prof. Ivan Daliberto Frugoli Material Didático Comissão editorial: Profa. Dra. Christiane Mazur Doi Profa. Dra. Angélica L. Carlini Profa. Dra. Ronilda Ribeiro Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista Profa. Deise Alcantara Carreiro Projeto gráfico: Prof. Alexandre Ponzetto Revisão: Louise de Lemos Vera Saad Sumário Assessoria e Consultoria em Qualidade: Ferramentas e Certificação APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................8 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................8 Unidade I 1 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE ................................................................................... 11 1.1 Conceitos gerais .................................................................................................................................... 12 1.2 Disfunções organizacionais .............................................................................................................. 13 1.3 Estudo de caso ....................................................................................................................................... 14 1.4 Etapas das disfunções organizacionais ....................................................................................... 16 2 COMPETÊNCIAS DO CONSULTOR ORGANIZACIONAL ....................................................................... 17 2.1 Desenvolvimento organizacional: responsabilidade da consultoria? ............................. 20 2.2 O consultor como um agente de mudanças ............................................................................. 21 Unidade II 3 DIAGNÓSTICO DE CONSULTORIA .............................................................................................................. 29 3.1 Aplicabilidade da consultoria .......................................................................................................... 29 3.2 Diagnóstico ............................................................................................................................................. 30 3.2.1 Apresentação do consultor ................................................................................................................. 30 3.2.2 Mudança na cultura organizacional ............................................................................................... 31 3.2.3 Motivos para contratar uma consultoria ...................................................................................... 32 3.2.4 Coleta de dados ....................................................................................................................................... 33 3.2.5 Elaborando o diagnóstico .................................................................................................................... 35 3.3 Análise dos fatos................................................................................................................................... 36 3.4 Mapeamento dos processos ............................................................................................................. 37 3.4.1 Análise do gráfico de Pareto .............................................................................................................. 37 3.4.2 Histograma ................................................................................................................................................ 40 3.4.3 Diagrama de causa e efeito ................................................................................................................ 43 3.4.4 Ferramenta 5W2H .................................................................................................................................. 45 3.5 Fase de implementação ..................................................................................................................... 48 3.6 Controle .................................................................................................................................................... 49 4 COMO ENTREGAR UM RELATÓRIO EMPRESARIAL ............................................................................ 51 4.1 Estrutura .................................................................................................................................................. 51 4.2 Sumário executivo ............................................................................................................................... 53 4.2.1 Benefícios do sumário executivo ..................................................................................................... 54 4.3 Como redigir um excelente sumário executivo ....................................................................... 54 4.3.1 Introdução ................................................................................................................................................. 56 4.3.2 Descobertas ............................................................................................................................................... 56 4.3.3 Recomendações ....................................................................................................................................... 57 4.4 Plano de negócios ................................................................................................................................ 59 4.4.1 Estruturação ..............................................................................................................................................59 4.4.2 Encadeamento lógico............................................................................................................................ 62 4.4.3 Público-alvo .............................................................................................................................................. 64 4.4.4 Apresentação do escopo do projeto ............................................................................................... 64 Unidade III 5 APLICABILIDADE .............................................................................................................................................. 71 5.1 Pesquisa das informações na organização ................................................................................ 76 5.2 A decisão de contratar uma empresa de consultoria ............................................................ 77 5.2.1 Vantagens na contratação .................................................................................................................. 78 5.2.2 Visão imparcial................................................................................................................................................ 78 5.2.3 Foco nos resultados ...................................................................................................................................... 79 5.2.4 Soluções inovadoras .............................................................................................................................. 79 5.2.5 Relação entre custo e benefício ....................................................................................................... 79 5.2.6 Tomada de decisões assertiva ............................................................................................................ 80 5.2.7 Execução de serviços mais ágeis ...................................................................................................... 80 5.3 Etapas de uma consultoria organizacional ................................................................................ 80 5.3.1 Contato e contratação do consultor .............................................................................................. 81 5.3.2 Diagnóstico empresarial ...................................................................................................................... 81 5.3.3 Apresentação da proposta .................................................................................................................. 81 5.3.4 Implementação das medidas ............................................................................................................. 82 5.3.5 Apresentação dos resultados ............................................................................................................. 82 6 CONJUNTO DE COMPETÊNCIAS DO CONSULTOR ............................................................................... 82 6.1 O problema .............................................................................................................................................. 84 6.2 Interação da consultoria com a empresa-cliente ................................................................... 84 6.3 Dilema da consultoria em áreas já estruturadas ..................................................................... 84 6.4 Código de Ética do consultor .......................................................................................................... 85 Unidade IV 7 A BUSCA E O USO DA INFORMAÇÃO ...................................................................................................... 95 7.1 O uso da informação para tomada de decisão ........................................................................ 96 7.2 O impacto da sociedade do conhecimento nas organizações ........................................... 97 7.3 Evolução do conceito de informação e de conhecimento .................................................. 99 7.4 Evolução do conceito da informação ........................................................................................101 7.5 O modelo ISP (information search process) na busca de informação ..........................103 7.5.1 Fases do ISP .............................................................................................................................................103 7.6 Metodologia, resultados e perspectivas ....................................................................................104 7.7 Abordagem Sense-Making Approach ........................................................................................107 7.8 Modelo de uso da informação Choo ..........................................................................................112 8 CERTIFICAÇÕES ..............................................................................................................................................114 8.1 Certificação e entidades certificadoras .....................................................................................115 8.2 Processos e estágios de certificação ...........................................................................................117 8.3 Gerenciamento Lean: modelo de gestão para excelência .................................................117 8.3.1 Como funciona ......................................................................................................................................118 8.3.2 Os cinco princípios ...............................................................................................................................119 8.3.3 Oito desperdícios da manufatura enxuta .................................................................................. 120 8.4 Seis Sigma .............................................................................................................................................122 8.5 Níveis de certificação ........................................................................................................................125 8.5.1 As principais certificações de qualidade .................................................................................... 126 9 APRESENTAÇÃO A consultoria, ou assessoria em qualidade, refere-se a uma estratégia direcionada às empresas que buscam adquirir diferenciação frente à concorrência, mediante diagnóstico, análise, implantação de ações e acompanhamento dos resultados, com o intuito de ampliar mercados e de obter vantagens competitivas por intermédio do aumento do nível da organização interna e controle da administração, o que incorre no aumento da produtividade. Pode-se afirmar que, com essas melhorias, ocorre paralelamente a redução de custos, minimizando também os erros e, consequentemente, melhorando a credibilidade junto aos clientes. Um fato curioso paira sobre a consultoria: ela ainda carrega o estereótipo de autocrata ou ineficaz, principalmente quando os colaboradores que trabalham na empresa que está passando por uma consultoria tiverem tido alguma experiência não produtiva no passado. O maior problema é que alguns consultores, por inúmeros motivos, não demonstram que os colaboradores precisam trabalhar em parceria com seus gestores para que a empresa alcance seus objetivos, desestimulando-os completamente. Dessa forma, é comum tais colaboradores afirmarem: “não falei? Não adiantou nada contratar essa consultoria”. Mas, convenhamos, há consultorias e consultorias. Assim, não basta pessoa estar consultora, ele tem que ser consultora. A consultoria é de suma importância para criar parâmetros e diretrizes para que as empresas se revitalizem e se reergam após momentos de crise. Sendo assim, as oportunidades para certificações ou padrões de gestão fazem total diferença. Empresas que, antes da consultoria, afirmavam categoricamente que “conseguem fazer tudo sozinhas” quebram paradigmas ao perceber que estavam apenas paradas no tempo, e agora podem mudar seu patamar de atuação, com o apoio deum bom consultor. As certificações ou padrões da qualidade diferenciam as organizações e seus produtos ou serviços. Por exemplo, a ISO 9001 classifica a empresa como “empresa classe mundial”, atendendo a normas internacionais. Nesse sentido, uma empresa tornar-se certificada, mesmo que sua concorrência já seja, significa se igualar com ela entre as melhores do país. Entretanto, se nenhuma das duas obtém a certificação, certamente não terão destaque no mercado consumidor nem como prestadoras de serviços. INTRODUÇÃO Este livro-texto aborda o desenvolvimento de consultorias/assessorias em qualidade, apresentando as ferramentas básicas para os processos de organização da gestão, com foco na qualidade e no desenvolvimento de equipes para quebra de velhos paradigmas e estereótipos. Dessa forma, veremos que os consultores podem proporcionar muito mais e que o mercado está apto a atender as necessidades empresariais de forma única. Assim, serão disponibilizadas ferramentas para o desempenho do profissional, seja ele empreendedor ou colaborador da empresa onde já atua ou onde pretende atuar. Traremos cases reais, com soluções cotidianas para que você se habitue às realidades do mercado, seja nas políticas da qualidade ou nas certificações. Dessa forma, a abordagem se tornará mais realista, propondo o desenvolvimento de um raciocínio focado nas soluções empresariais. 10 Veremos, no decorrer deste livro, a fundamentação básica da consultoria e da assessoria, demonstrando quais são os tipos de consultoria e o perfil dos consultores, buscando identificar e, posteriormente, tratar as resistências comportamentais à consultoria. Abordaremos também as características comportamentais do consultor empresarial, assim como os protocolos de análise organizacional, na busca pela identificação do problema, no levantamento de dados, em sua análise, e, consequentemente, na pesquisa de soluções, para elaborar e implementar uma proposta. Daremos a você a oportunidade de conhecer as ferramentas e as certificações na consolidação dos projetos de consultoria, tornando-o apto a compreender e a identificar os diversos aspectos e visões da consultoria e as negociações mais utilizadas nas práticas de suporte empresarial, ofertando inúmeras oportunidades de trabalho, desde situações corriqueiras até situações mais complexas de suporte nas empresas. Desejamos a você um bom estudo! 11 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Unidade I De acordo com Crocco e Gutmann (2005), a consultoria é uma das atividades mais complexas a serem desenvolvidas e uma das menos valorizadas por vários empresários que não identificam a necessidade, muito menos a justificativa, de se contratar um consultor, já que na sua organização, em teoria, eles sempre sabem tudo que está acontecendo. O fato é que, muitas vezes, esse empresário está com miopia organizacional e, por isso, não tem visão para o futuro. Pelo contrário, está vivendo apenas no presente, buscando remediar o passado, sem tempo para planejar o futuro. Ou, sob outro prisma, esse executivo fica vinculado a uma série de vícios do passado que atualmente geram grandes problemas empresariais, trabalhistas e até mesmo para a imagem da sua organização. As organizações menos conservadoras e com gestões mais participativas são mais propícias a contratar uma consultoria organizacional, tanto para que suas estratégias minimizem impactos futuros, como para que possam conter crises que estejam passando no momento no ambiente corporativo (CROCCO; GUTTMANN, 2005). Observação A consultoria facilita a resolução de problemas e diminui os problemas organizacionais. Além disso, pode ampliar as capacidades de gestões estratégicas, posicionando a organização em patamares antes nunca alcançados, apenas pela falta de planejamento e de uma gestão voltada para a qualidade dos seus produtos/serviços. 1 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE Um modo simples de visualizarmos a importância da assessoria e a consultoria em qualidade é pelo seguinte exemplo. Em uma grande empresa uma máquina parou e o pessoal da manutenção tentou resolver o problema com sua equipe interna, mas não conseguiu porque a equipe de manutenção não tinha os procedimentos para tal correção. Com isso, a máquina ficou parada 48 horas, gerando um prejuízo enorme para a produção. No terceiro dia resolveram contratar uma consultoria para sanar o problema. Dessa forma, o consultor identificou o problema na máquina ao chegar e, após consultar seus procedimentos, entendeu as principais causas de sua parada. Em apenas 40 minutos, a máquina estava operando e sem nenhum sinal aparente de que pararia novamente. 12 Unidade I O diretor da empresa, muito satisfeito, solicitou o custo da consultoria prestada e o consultor prontamente respondeu. O diretor retrucou, boquiaberto: “Como é que por 45 minutos tenho que lhe pagar tudo isso?” O consultor calmamente respondeu: “Não foram os 45 minutos. Na verdade, a solução se deu em apenas 5 minutos de serviço, o restante foi focado na análise de riscos assim como no entendimento de que, por falta de um procedimento interno, a máquina ficou parada por 48 horas. Se tivessem tal procedimento, o senhor não teria o gasto com a consultaria e nem teria tido o grande prejuízo que teve na produção”. O diretor, mais que satisfeito com a explicação, contratou o consultor para análise de diagnóstico e implementação de trabalho preventivo em toda a empresa. Saiba mais Você sabe a diferença entre produto e serviço? Tal dúvida pode até parecer simples, mas há diversos motivos para se confundir. Para compreender o significado de produto e de serviço, leia o artigo a seguir: PRADO, D. Drucker’s Daily – 0038 – Diferença entre produto e serviço. Academia Brasileira de Marketing – Abramac, 22 jul. 2021. Disponível em: https://bit.ly/3Qwvw6r. Acesso em: 3 jun. 2021. 1.1 Conceitos gerais Para Corrêa (2006), no mundo atual, a diferenciação entre produto e serviço é muito mais assertiva. Cabe, no entanto, a ressalva de que que vários produtos têm serviços agregados, o que valoriza ainda mais o produto entregue, e esse fato ocorre em todos os setores econômicos. Para entender melhor, podemos mencionar o agronegócio. Vamos pensar que o produto seja uma máquina agrícola. Nessa aquisição, além do produto, a concessionária pode ofertar diversos serviços agregados, como, por exemplo: • revisão periódica; • contrato de troca das peças que não estão na garantia de fábrica; • substituição da máquina caso ocorra alguma pane. A repartição do produto interno bruto (PIB) em nosso país identifica os seguintes cenários: serviços, agronegócios e indústria. O maior indicador centra-se no agro e nos serviços, pois são eles que compõem os demais setores em aplicações específicas, tornando-se, assim, os maiores fomentadores de capital financeiro dentro dessas divisões. Ambos terminaram o ano de 2019 com 1,3% cada. A figura 1 representa o gráfico do PIB brasileiro atualizado em março do ano de 2020. 13 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Figura 1 – PIB Brasileiro Adaptada de: Tooge (2020). Observação No Brasil, há a evolução do mercado de serviços, e a consultoria é um dos grandes precursores deste cenário de faturamento e empreendimento para os profissionais que buscam ter seu próprio negócio. 1.2 Disfunções organizacionais Disfunção organizacional refere-se a uma função que se realiza na empresa apenas de forma anormal. Assim, podemos afirmar que as funções organizacionais sempre são afetadas por anomalias que podem vir a comprometer o desempenho no todo. De acordo com Oliveira (2002), as disfunções são tipos de anomalias ou de irregularidades que se concretizam nos processos administrativos dentro das organizações, assim, é correto afirmar que elas têm enorme influência na qualidade administrativa dentro das organizações. As disfunções organizacionais podem ser de origem: • comportamental;• gerencial; • econômico-financeiras. 14 Unidade I 1.3 Estudo de caso Para melhor entendimento, foi trazido um estudo de caso sobre disfunções organizacionais na íntegra. Uma empresa do terceiro setor passou por uma reestruturação organizacional e o departamento denominado Alfa deixou de ter um encarregado e passou a ter uma equipe de trabalho autogerenciável, com sistema de rodízio de trabalho. Durante um ano, os três funcionários conseguiram manter o serviço e a harmonia no trabalho, do ponto de vista gerencial, sem qualquer problema aparente. Quando acontecia algum aumento no trabalho, resolvia-se facilmente com algumas horas extras. Eles tinham cerca de seis anos de empresa e estavam acostumados a serem gerenciados. No entanto, no mês de maio de 2006, um dos funcionários apresentou uma lesão causada por esforço repetitivo e precisou se afastar por trinta dias de licença médica, acarretando um transtorno no departamento, visto que a supervisão não tinha observado que este funcionário fazia duas vezes mais lançamentos que os outros dois funcionários, fato esse observado após solicitação da gerência por um levantamento de dados referente a uma determinada atividade executada por cada indivíduo no período de um ano. Isso levou o departamento a uma crise, com reclamações dos associados pelo atraso na execução dos serviços, o que poderia causar sérios problemas à entidade e aos associados. Durante esse período de afastamento, outro funcionário mudou seu padrão de comportamento, passando a agredir colegas e a maltratar os associados e pessoas que vinham em busca de informações. Apesar da contratação temporária de mais dois funcionários, o mesmo não melhorou seu comportamento e o fato final foi o desrespeito que teve com a sua supervisão quando esta solicitou que fizesse um determinado serviço e, na presença dos demais funcionários, disse que não o faria. Apesar da crise no departamento, a gerente determinou a sua demissão. Remanejou-se uma funcionária que conhecia o serviço do departamento e em três dias o trabalho foi regularizado. Por fim, tornou-se procedimento da supervisão acompanhar o desempenho individual de cada um dos membros das equipes de trabalho, administrando possíveis conflitos internos e garantindo os resultados pela organização. Entretanto, não se pode deixar de elaborar uma análise do caso do ponto de vista do comportamento e estrutura organizacional: 15 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO • Houve falha na alteração da estrutura organizacional para o autogerenciamento, com ausência de observação da cultura organizacional antes de implementar a mudança. • Foram relatadas ausência e omissão da supervisão, que não observou o que ocorria no departamento e o desempenho de cada funcionário. • Faltou integração dessa supervisão ao grupo, pois deveria estar preparada para contornar situações de conflito previsíveis como esta. • Houve falha na observação do profissional que não trabalha bem sob pressão ou com conflitos, característica do trabalho que exige agilidade. • O funcionário que estava sobrecarregado deveria ter avisado a supervisão do ocorrido. • Percebeu-se dificuldade na relação entre líder e subordinado, que, talvez em função da autogestão, pode ter dado impressão de poder a todos e assim houve desrespeito à supervisão. • O remanejamento de funcionário de outro departamento que já conhecia o serviço deveria ter sido o primeiro recurso, antes da contratação de funcionários temporários, pois este tipo de contratação envolve treinamento, o que não aliviou a tensão do departamento, pois o funcionário em questão precisou ensinar o temporário e consequentemente as outras pessoas que se dirigiam ao mesmo. • O fato de ser contratado um funcionário de fora da empresa e que não conhecia a rotina, pode ter permitido que aumentasse ainda mais a necessidade de poder do funcionário e suas atitudes agressivas. • O processo de demissão do mesmo deveria ter sido o último recurso, pois pelo tempo de casa, talvez pudesse desempenhar melhor em outro departamento. Deveria observar seu histórico, mas como houve desmoralização da supervisão frente a todos os outros funcionários, foi o recurso necessário para que a situação fosse normalizada. • O desenrolar da situação de crise demonstra com clareza que mudanças intempestivas e sem acompanhamento eficiente é uma via fácil para a ocorrência de disfunções organizacionais. Fonte: Valera (2018). É nítido que a empresa teve falhas na comunicação, além de omissão dos dirigentes e da ausência da supervisão no que tange aos inúmeros problemas desse departamento em questão. Outro problema grave foi a inobservância da cultura da empresa ao fazer mudanças drásticas na estrutura organizacional. A meu ver, essa empresa precisa, não apenas observar a comunicação interna, mas melhorar a relação entre o líder e os seus subordinados e aprender a fazer diagnósticos dos problemas, visando fortalecer suas relações. 16 Unidade I 1.4 Etapas das disfunções organizacionais Podemos dizer que nas organizações há serviços em diversas etapas. Dessa forma, fica mais fácil entendermos como podemos identificar operações, fluxos e procedimentos em cada modelo organizacional, não importando se voltado a produtos ou a serviços, ou se há a intersecção de ambos (produto mais serviço agregado). Se toda essa estrutura funcionasse perfeitamente, não haveria necessidade de a empresa contratar nenhuma consultoria de qualquer gênero, pois a organização estaria rodando de forma síncrona, não existindo nenhuma disfunção organizacional. Lembrete Vários produtos têm serviços agregados, o que valoriza ainda mais o produto entregue, e esse fato ocorre em todos os setores econômicos. O papel da consultoria é procurar identificar as disfunções nas organizações, para que se possa implementar ações de prováveis melhorias para se minimizar, ou até mesmo eliminar, tais disfunções, que podem ser identificadas com os seguintes serviços: • diagnóstico para avaliação da organização; • orientações sobre as disfunções para a organização decidir se vai ou não atuar nos aspectos sugeridos; • apoio de especialistas em gaps encontrados em atividades; • desenvolvimento de políticas organizacionais e estratégicas; • implantação de novas metodologias; • certificações gerais ou específicas para a organização. Segundo Foguel e Souza (1995), nas consultorias, elaboram-se os aspectos mais relevantes para as organizações e, com isso, há uma relação direta com os colaboradores, que precisam estar engajados para que tudo possa ocorrer a contento para obter êxito no serviço prestado. A consultoria tem um rol de atividades essenciais que são: • diagnosticar; • auxiliar; • organizar; • aconselhar; • solucionar; • inovar. 17 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO 2 COMPETÊNCIAS DO CONSULTOR ORGANIZACIONAL De acordo com Nunes (2008), o conceito de competência começou a ser utilizado na Idade Média para definir, nos tribunais, as pessoas que tinham conhecimento para julgar ou apreciar uma ação e, no decorrer do tempo, passou a ser utilizado para qualificar as pessoas que tivessem condições de realizar determinados trabalhos. Passando para o mundo corporativo, o termo foi associado às habilidades técnicas, como, por exemplo, saber fazer algo bem. O fato é que a competência passou a ser não apenas saber fazer, mas saber por que fazer. Em outras palavras, “ter vontade de fazer e, principalmente, fazer” (NUNES, 2008). Ainda segundo Nunes (2008), a competência é separada em três dimensões: conhecimento; habilidade e atitude (CHA). Ela ainda se divide entre organizacional e pessoal. • Organizacional: refere-se ao que a organização possui, de fato. • Pessoal: relaciona-se à habilidade do profissional agregada ao nível de atitude e prontidão. O profissional de consultoria competente deve estar atualizado no mercado e nas atividades que irá exercer, bemcomo ter conhecimento das normas com as quais irá atuar. Por exemplo, ao atuar em um processo de consultoria para uma empresa que gostaria de se certificar na ISO 9001, o consultor deveria ter o curso mínimo da atualização ISO 9001: 2015. As metodologias modernas utilizadas pelos especialistas de recursos humanos, desde a tradicional CHA – conhecimento, habilidades e atitudes –, que gera os perfis profissionais necessários para cada uma das atividades cotidianas nas organizações, também se aplicam às competências de um consultor profissional, que irá atuar diretamente no processo e na condução dos colaboradores da organização. As competências mais comuns de um consultor são: • comunicação; • resiliência; • organização; • análise; • ética; • integração; • empatia. Segundo Chiavenato (1991), o capital humano é a peça fundamental para o sucesso de qualquer organização, ainda mais no papel de consultor. As atribuições e as expectativas geradas em torno desse profissional são enormes, com isso, sua dedicação para as atividades que lhe foram demandadas é 18 Unidade I de extrema importância. Assim sendo, seu resultado deve ser único tanto no processo desenvolvido quanto na formação dos seus sucessores que, ao término da consultoria, darão continuidade ao processo, melhorando todas as etapas para as quais foram destinados, alterando-as, implantando-as ou ajustando-as para impulsionar o desempenho organizacional. Segundo Crocco e Guttmann (2005), na consultoria empresarial, o consultor deve ter como competência o foco na relação consultor-cliente, mantendo sempre a ética como carro-chefe de suas ações na organização, com isso, o relacionamento profissional se sobressai e a consultoria terá maior chance de ser eficaz, e não apenas eficiente. Em um passado não muito remoto, tínhamos consultores com perfis autocratas, ásperos, intransigentes e muitas vezes até arrogantes, já que se colocavam em um patamar de superioridade perante a todos os colaboradores da organização, e muitas vezes até a alguns gestores, que deveriam ser aliados dessa consultoria. Desse modo, no decorrer das atividades, consultor e gestor se tornavam adversários profissionais, e muitas vezes o consultor era diretamente boicotado devido a sua forma de agir, o que atravancava o alcance dos resultados. Um case que demonstra um cenário próximo é o da Polaroid. A empresa de máquinas fotográficas de revelação instantânea, detentora da patente, internamente não aceitava nenhuma relação de consultoria, pois entendia que tinha pessoas competentes e não precisava olhar para o futuro, uma vez que “eles eram o futuro”. Vimos que não eram, pois as máquinas digitais chegaram e a Polaroid até tentou sobreviver, mas já era tarde, pois havia se chocado com a famosa miopia de mercado. Lembrete A miopia organizacional ocorre quando se acredita que existe domínio sobre tudo que acontece na organização, descartando, dessa forma, a necessidade de se contratar um consultor. Case Polaroid Não faltavam à Polaroid ideias, recursos ou oportunidades para emplacar no ramo de fotografia digital. Sendo por décadas a líder mundial em fotografia instantânea, a empresa tinha uma grande marca, engenheiros e cientistas brilhantes, além de uma vasta rede global de marketing e distribuição. A ascensão da fotografia digital não pegou de surpresa a Polaroid, que foi uma das primeiras empresas a investir na área, no início dos anos 1980. Tampouco perdeu para novatas mais ágeis. Quem bateu a Polaroid foram rivais antigas e estabelecidas, como Kodak e Sony. Qual foi o erro? Embora praticamente monopolizasse a fotografia instantânea, a Polaroid percebeu logo de cara que o mercado de fotografia digital seria diferente. Haveria intensa competição, por parte não só de empresas tradicionais do setor fotográfico, como também de grandes fabricantes de aparelhos eletrônicos e de computadores. Contudo, ela não percebeu até que ponto seus engenheiros estavam acostumados a um longo ciclo de desenvolvimento 19 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO de produtos e a períodos de 20 anos de proteção para patentes. Além disso, os processos de produção na Polaroid eram verticalmente integrados; a empresa fazia quase tudo sozinha. Só que sua capacidade de produção não seria de grande serventia ao mercado digital, no qual a Lei de Moore regia os custos e a capacidade de um novo componente vital: o microprocessador. Além disso, o forte da Polaroid era a ótica, a captação de imagens e a tecnologia do negativo – não o processamento de sinais eletrônicos digitais, o software e o armazenamento de imagens. Diante disso, a empresa teve de investir pesado para se estabelecer no mercado da imagem digital. Ainda assim, a Polaroid decidiu entrar no espaço digital como integradora. Usou os frutos da pesquisa realizada internamente para fabricar produtos inéditos, de alta qualidade, como sempre fizera. Só que os primeiros itens digitais da Polaroid eram caros e não pegaram. O sistema de geração de imagens digitais a laser Hélios, por exemplo, visava substituir a impressão convencional por raio X. Consumiu milhões de dólares em investimento, mas nunca emplacou. Lançado em 1993, o negócio foi vendido em 1996, ano em que a Polaroid lançou sua primeira câmera digital, a PDC-2000. Tecnicamente sofisticada e voltada, sobretudo, para fotógrafos profissionais, a PDC-2000 fora projetada ainda como uma plataforma para entrada no mercado de consumo. Contudo, custava no varejo entre US$ 2.995 e US$ 4.995, enquanto o preço de outras câmeras digitais à venda era inferior a US$ 1 mil. A Polaroid só entrou de fato no mercado de consumo em fins de 1997, cinco anos após o lançamento dos produtos das adversárias. A Polaroid poderia ter utilizado suas vantagens de outra forma. Poderia ter concentrado a pesquisa e as verbas em tecnologias digitais cruciais, terceirizado a produção das câmeras digitais e licenciado a terceiros seus softwares de processamento de imagens. Com isso, teria sido possível lançar câmeras digitais de alta qualidade a preços baixos. Como a marca ainda era forte e a empresa tinha boas relações com varejistas, clientes comerciais e consumidores, a Polaroid poderia ter ganhado uma forte posição no mercado, e sem investir tanto. Mas não. A abordagem escolhida retardou a chegada de suas câmeras digitais ao mercado e tornou seu preço proibitivo. Quando finalmente percebeu o erro, era tarde demais. Em 1998, a Polaroid descontinuava o PDC-2000 e virara uma orquestradora. Pela primeira vez em sua história, terceirizava a produção: mandou fabricar as câmeras digitais em Taiwan, adicionou um punhado de recursos e vendeu o resultado com sua marca. A Polaroid foi a primeira a vender câmeras digitais na Wal-Mart e sua fatia de mercado nos EUA saltou de 0,1% em 1999 para 10,4% em 2000. Contudo, era incapaz de cobrar caro por uma marca então ultrapassada por várias outras. Acuada pela queda na venda de filmes instantâneos, pela incapacidade de gerar lucros satisfatórios na divisão digital e pela demanda crescente de investimentos em tecnologia, a empresa viu seu tempo se esgotar. A opção pela abordagem errada em relação à inovação foi um erro fatal para a Polaroid, que, em outubro de 2001, entrou com pedido de concordata. Adaptado de: Ragazi (2021). 20 Unidade I Exemplo de aplicação A partir do caso apresentado, deixaremos aqui, caro discente, algumas questões para sua reflexão: 1) Você consegue identificar os gaps dos profissionais da Polaroid? 2) Você consegue identificar as competências dos profissionais que estão destacadas? 3) Em quais momentos um consultor ou uma consultoria poderia ter ajudado a evitar a concordata? 4) Você, como consultor, teria agido em que momento para não perder a liderança? 2.1 Desenvolvimento organizacional: responsabilidade da consultoria? A escola de administração científica levantou uma preocupação com relação aos elementos estruturais e estáticosde uma organização. Foi a partir daí que surgiram os primeiros estudos organizacionais e algumas dúvidas: • O que seria uma correta divisão de trabalho? • As responsabilidades deveriam ser impostas a quem? • O departamento de produção deveria se reportar diretamente ao presidente ou a uma estrutura organizacional relacionada ao produto, que envolva outras funções? • Qual seria a maneira correta de se estruturar esse controle? • Quantas pessoas devem existir nessa estrutura? • Quem deveria ser responsabilizado por essa estrutura? Qual a hierarquia a ser seguida? As organizações enquadram-se em sistemas abertos, existentes em ambientes instáveis, mas que, para sobreviver como uma organização, precisam conservar estabilidade, devido às pressões desintegradoras geradas em tal ambiente. Dessa forma, as sociedades desenvolveram uma estrutura social, com leis, tradições e cultura, como uma forma de se estabilizar. Nesse sentido, é correto afirmar que as organizações desenvolvem e necessitam conservar sua estrutura e cultura (SCHEIN, 1969 apud OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). A partir dessa teoria comportamental, cientistas sociais e consultores de empresas produziram uma abordagem mais dinâmica, democrática e participativa do desenvolvimento planejado dessas organizações, que recebeu o nome de desenvolvimento organizacional (DO). O desenvolvimento organizacional surge, então, como pensamento administrativo em um momento de grandes mudanças no ambiente organizacional. Tais mudanças não seriam explicadas pelos pensamentos administrativos 21 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO existentes até aquele momento. Exigia-se um novo modelo de gestão para explicar e para auxiliar o desenvolvimento das organizações, assim, a partir daí, o desenvolvimento organizacional surgiu como um tipo de programa planejado, envolvendo a organização de forma global (SCHEIN, 1969 apud OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). Esse modelo de desenvolvimento organizacional baseia-se em quatro variáveis básicas (ambiente, organização, grupo e indivíduo), que funcionam de forma interdependente. 2.2 O consultor como um agente de mudanças Quando usamos a palavra mudança, nos referimos à transição de uma situação para outra diferente ou, ainda, a uma passagem de um estado para outro. Dessa forma, podemos compreender mudança como ruptura, perturbação, interrupção ou transformação (CHIAVENATTO, 2014). Esse modelo de mudança organizacional envolve algumas etapas distintas e surge de forças de diferentes partes da organização, que podem ser: • Forças exógenas: forças externas que surgem do ambiente, como mudanças de valores na sociedade, novas tecnologias, outras oportunidades ou mesmo limitações do ambiente. • Forças endógenas: forças internas que surgem das necessidades de mudança estrutural e comportamental, devido à tensão organizacional nas atividades e nas interações. Forças ambientais Competição, clientes, fornecedores, governo, concorrentes Missão, objetivos, planos, projetos, disfunções Necessidades de mudanças Diagnóstico de mudanças Implementação de mudança Forças internas Figura 2 – Atuação das forças ambientais e das forças internas Fonte: Chiavenato (2004, p. 377). Quando há uma forte influência dos valores e das crenças no comportamento, ocorre, em contrapartida, um reforço e uma confirmação desses mesmos valores. Dessa forma, a melhor maneira de se promover a mudança cultural é atuando sobre o comportamento organizacional, pois a motivação deve ser baseada em causas intrínsecas (FREITAS, 1991). 22 Unidade I Observação Para que ocorram mudanças comportamentais, é preciso que haja uma mudança nas justificativas do comportamento dos indivíduos. Se apenas os motivos externos forem trabalhados, como, por exemplo, o sistema formal e os incentivos, os indivíduos não conseguirão se desapegar dos padrões de crenças e de seus valores anteriores, dessa forma, faz-se necessário trabalhar os motivadores externos. De acordo com Sathe (1985 apud FREITAS, 1991), os indivíduos que resistem aos processos de mudança precisam ser removidos mediante demissão ou transferência para uma filial. Isso é necessário porque a saída consiste em um grande instrumento na mudança cultural, já que as demissões ou transferências limpam a companhia, fazendo com que as pessoas que ficarem tenham menos racionalizações, que podem atrapalhar e dificultar as mudanças. Deal (1982 apud FREITAS, 1991) afirma, ainda, que algumas normas podem prejudicar esse processo de mudança, funcionando como barreiras. Assim, elas podem ser identificadas e modificadas. Geralmente, normas prejudiciais são: • achar um culpado para os problemas; • soluções simplistas como forma de resolver mais rápido os problemas; • promessas que não podem ser cumpridas; • soluções baseadas em relacionamentos de perde-ganha. Saiba mais Em meio à globalização e à competitividade, empresas precisam inovar e implementar mudanças organizacionais bem-sucedidas. Para tal, é importante se atualizarem sobre o que acontece no ambiente organizacional e entender o porquê da resistência às mudanças, assim como quais ferramentas os gestores deverão utilizar para administrá-las. Quer saber mais? Leia o artigo na íntegra: SOUZA, P. T. S.; TEIXEIRA, M. C. Resistência à mudança como fator restritivo ao desenvolvimento organizacional – Estudo de caso em um laboratório de análises clínicas. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento, ano 1, v. 8, p. 107-143, set. 2016. Disponível em: https://bit.ly/3zKcmTS. Acesso em: 6 jun. 2022. 23 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Observação As mudanças, principalmente no que tange aos aspectos culturais, podem provocar sensações ou até mesmo sentimentos de perda e de dor, o que poderá gerar um certo desconforto psicológico, fazendo com que as pessoas reajam negativamente, agarrando-se ao passado ou ao presente para negar a perda. Algumas empresas organizam rituais com o intuito de ajudar as pessoas a se acostumarem com as perdas ocasionadas pelas mudanças, modificando seus significados ao transformar antigos em novos, visando estimular o comprometimento dos indivíduos com a organização, dentro do ambiente organizacional de mudanças. Nesse sentido, um líder deve: • ser criativo; • inovar as funções; • desenvolver novas e diversas maneiras de executar as tarefas; • distribuir funções para tornar a organização mais eficiente, para que assim se consiga adaptação com maior facilidade. Comprometer-se com a mudança cultural significa aceitar a nova forma de se ter controle sobre sua conduta (DEAL, 1982 apud FREITAS, 1991). Leia a seguir as observações de uma executiva de recursos humanos, após passar por um projeto de change management em uma multinacional líder de seu segmento, que contava com uma equipe formada por profissionais de diferentes países. As três etapas da mudança O fator humano, no contexto das mudanças e transformações, envolve três agentes principais. Em primeiro lugar, os clientes, que mudam seus hábitos e preferências e se sentem atraídos por atributos e benefícios ofertados pelas marcas e seus produtos – consumidores já existem, demonstram expectativas e estão ávidos por novas experiências. Na sequência vem o empreendedor, conectado não apenas ao seu segmento e mercado, mas às mudanças de hábito e de consumo, local, regional e global. Buscar mudanças focando a eficiência parece não ser mais suficiente para o change management contemporâneo. Decisões de empreendedores, neste tema, estão voltadas para a revisão do modelo de negócio, do core business, do portfólio e da marca. 24 Unidade I Já os colaboradores, que são funcionários e/ou parceiros do negócio, são consumidores e facilitadores deste processo. Parecem já saber, de antemão, o que está por vir. Estão dentro e ao lado da empresa. Podem ser também os maiores opositores do movimento de change management, quando não ocompreendem ou quando há a percepção de não serem considerados no processo. Para integrar os interesses e as necessidades desses públicos, em prol da mudança, destaco três etapas principais: 1ª etapa: construção de uma visão de mudança que possa ser alinhada entre as lideranças e compartilhada com todos os envolvidos (inclusive clientes). 2ª etapa: mobilização dos agentes de transformação, com iniciativas que envolvam a equipe interna, os parceiros e também os clientes, que precisarão movimentar suas expectativas e esforços na direção da mudança. 3ª etapa: reconhecimento dos resultados. Mensurar os resultados de cada conquista na direção da mudança e comunicar de maneira transparente aos envolvidos, para que recebam orientação e reconhecimento por seus esforços, tendo compreendido e se engajado nas etapas anteriores. Quais são os aspectos humanos Esse ciclo precisa ser constantemente revisitado pela liderança. As três etapas podem girar na velocidade necessária à mudança de cada organização, de maneira mais acelerada e até lenta, desde que se levem em consideração os seus aspectos humanos. Mas, quais são eles? Referem-se ao quanto as pessoas compreenderam e criaram vínculo racional e emocional com a mudança (engajamento, afetividade), ao quanto o conhecimento e as habilidades das pessoas estão sendo utilizadas para produzir mudanças (esforço, capacidade) e o quanto as pessoas são reconhecidas por seus esforços (reconhecimento, resultado). O projeto de change management citado no início levou em consideração: o perfil conservador do segmento, a diversidade cultural dos envolvidos e a necessidade de comunicar e mobilizar a comunidade altamente vinculada ao negócio e a sua economia. E o mais importante: a coragem para compartilhar seus dilemas e envolver pessoas na construção e na execução das mudanças. Poderíamos adicionar aos métodos utilizados nos cases a palavra comportamento, que melhor representaria o fator humano das transformações. Fonte: Wessling (2019). 25 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Resumo Por meio dos conteúdos estudados na unidade I, pudemos observar que consultoria é considerada uma atividade complexa e pouco valorizada por diversos executivos. No entanto, isso se configura no que chamamos de miopia organizacional. Vimos, também, a diferenciação entre produto e serviço. Adentramos na temática das organizações e da sua prestação de serviços, assim como nos diversos aspectos relativos à venda de seus produtos. Vimos como podemos identificar as operações, os fluxos e os procedimentos em cada modelo organizacional, não importando se for produzido um produto, se for prestado um serviço ou se tivermos a intersecção de ambos (produto mais serviço agregado). Checamos a origem da palavra competência e suas modificações ao longo do tempo. Vimos que, no meio corporativo, o termo foi associado às habilidades técnicas, como, por exemplo, “saber fazer algo bem” e que passou a ser compreendida como “saber por que fazer”. Em outras palavras, “ter vontade de fazer, e, principalmente, fazer”. Avaliamos, também, outros itens muito importantes para o desenvolvimento da disciplina, como o capital humano, que é considerado peça fundamental para o sucesso de qualquer organização, principalmente se o aliarmos ao papel do consultor. As expectativas geradas em torno desse profissional são enormes, já que sua dedicação às atividades que lhe foram atribuídas são de grande valia, pois, ao buscar resultados, o consultor é o único indicado para a atividade desenvolvida no processo e, além disso, fica envolvido com a formação dos seus sucessores, que darão continuidade às atividades ao término da consultoria. Dessa forma, é correto afirmar que, na consultoria empresarial, o consultor deve ter como competência o foco na relação consultor-cliente, agindo sempre com ética. Com isso, o relacionamento profissional sobressai e a consultoria terá maior chance de ser eficaz, e não apenas eficiente. Fizemos uma análise do consultor como um agente de mudanças e discutimos a respeito do desenvolvimento organizacional. Por fim, estudamos como algumas empresas organizam rituais, com o intuito de ajudar as pessoas a se acostumarem com perdas, procedendo a ressignificação do antigo para o novo. Com isso, visa-se estimular o comprometimento dos indivíduos com a organização dentro do ambiente organizacional de mudanças. Nesse contexto, vimos que um líder deve ser criativo, inovar as funções, desenvolver novas e diversas maneiras de executar as tarefas e distribuir funções para tornar a organização mais eficiente e facilmente adaptável às mudanças. 26 Unidade I Exercícios Questão 1. Leia o texto a seguir. Diferença entre produto e serviço Você sabe a diferença entre produto e serviço? Para muitas empresas, essa dúvida pode parecer trivial, mas há motivos para se confundir. Entre clientes, essa distinção pode nem parecer tão importante, mas para uma empresa, existe uma grande diferença. No livro Práticas da administração de empresas, Peter Drucker desenvolve aquele que deveria ser o comportamento de todas as empresas. Por exemplo, muitas empresas fazem a seguinte pergunta para definir o modelo de negócio: “qual é o nosso produto?”. Contudo, essa pergunta está errada. A maneira correta de questionar é: “o que as pessoas estão comprando da nossa empresa?”. O que é produto Produto é tudo aquilo capaz de satisfazer a um desejo ou a uma necessidade. O mais importante de um produto é o serviço que ele presta. Isso significa que não é somente o que o negócio diz dele, mas, também, o que está implicado por sua concepção, sua embalagem, sua distribuição, seu preço, sua qualidade e sua garantia. Um produto é a síntese do que o vendedor pretende e do que o consumidor percebe, como roupas, carros, alimentos etc. O que é serviço Pode-se dizer que um serviço é tudo aquilo que vai além de um bem material. Por esse motivo, os serviços são, na maioria das vezes, subjetivos. O serviço é realizado quando uma ou mais atividades atendem a demandas sem envolver mercadorias, como transporte, educação, refeições, serviços de telefonia etc. Fonte: PRADO, D. Drucker’s Daily – 0038 – Diferença entre produto e serviço. Academia Brasileira de Marketing – Abramac, 22 jul. 2021. Disponível em: https://bit.ly/3Ak7V3O. Acesso em: 3 jun. 2021. Com base na leitura e nos seus conhecimentos, avalie as asserções e a relação proposta entre elas. I – O produto é uma mercadoria colocada em determinado mercado com o objetivo de satisfazer a um desejo ou a uma necessidade do consumidor, que se limita à sua própria condição física e exclui a percepção experimentada por quem o adquire. porque II – O serviço não decorre da posse de uma mercadoria comprada pelo consumidor, ele envolve atividades que são produzidas ao mesmo tempo em que são consumidas. 27 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Assinale a alternativa correta. A) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II justifica a asserção I. B) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II não justifica a asserção I. C) A asserção I é verdadeira, e a asserção II é falsa. D) A asserção I é falsa, e a asserção II é verdadeira. E) As asserções I e II são falsas. Resposta correta: alternativa D. Análise das asserções I – Asserção falsa. Justificativa: segundo o texto, “produto é tudo aquilo capaz de satisfazer a um desejo ou a uma necessidade”. No entanto, o produto não se limita à sua própria condição física, nem exclui a percepção experimentada por quem o adquire: “o mais importante de um produto é o serviço que ele presta” e “um produto é a síntese do que o vendedor pretende e do que o consumidor percebe”. II – Asserção verdadeira. Justificativa: segundo o texto, “um serviço é tudo aquilo que vai além de um bem material”. Além disso, “o serviço é realizado quando uma ou mais atividades atendem a demandas sem envolvermercadorias”. Questão 2. No livro-texto, vimos que o processo de mudança organizacional começa com o surgimento das forças exógenas e/ou endógenas. Em relação a esse tema, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas. I – As forças exógenas correspondem às forças externas, que provêm do ambiente, como, por exemplo, o uso de novas tecnologias e as mudanças nos valores da sociedade. porque II – As forças endógenas dizem respeito às forças internas e que geram necessidades de mudanças em termos comportamentais e estruturais, oriundas da tensão organizacional nas atividades e nas interações. 28 Unidade I Assinale a alternativa correta. A) As asserções I e II são falsas. B) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II justifica a asserção I. C) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II não justifica a asserção I. D) A asserção I é verdadeira, e a asserção II é falsa. E) A asserção I é falsa, e a asserção II é verdadeira. Resposta correta: alternativa C. Análise da questão A asserção I refere-se corretamente ao conceito de forças externas ou exógenas. A asserção II refere-se corretamente ao conceito de forças internas ou endógenas. No entanto, não observamos qualquer relação de causa e efeito entre as asserções. Logo, embora as asserções I e II sejam proposições verdadeiras, a asserção II não é uma justificativa da asserção I.
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