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W BA 11 76 _V 1. 0 DOMÍNIO DE DESEMPENHO ABORDAGEM DE DESENVOLVIMENTO E CICLO DE VIDA & PLANEJAMENTO 2 Renato Cividini Matthiesen São Paulo Platos Soluções Educacionais S.A 2022 DOMÍNIO DE DESEMPENHO ABORDAGEM DE DESENVOLVIMENTO E CICLO DE VIDA & PLANEJAMENTO 1ª edição 3 2022 Platos Soluções Educacionais S.A Alameda Santos, n° 960 – Cerqueira César CEP: 01418-002— São Paulo — SP Homepage: https://www.platosedu.com.br/ Head de Platos Soluções Educacionais S.A Silvia Rodrigues Cima Bizatto Conselho Acadêmico Alessandra Cristina Fahl Ana Carolina Gulelmo Staut Camila Braga de Oliveira Higa Camila Turchetti Bacan Gabiatti Giani Vendramel de Oliveira Gislaine Denisale Ferreira Henrique Salustiano Silva Mariana Gerardi Mello Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Coordenador Camila Turchetti Bacan Gabiatti Revisor Patrícia Santos Prudêncio Editorial Beatriz Meloni Montefusco Carolina Yaly Márcia Regina Silva Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)_____________________________________________________________________________ Matthiesen, Renato Cividini Domínio de desempenho abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida & planejamento / Renato Cividini Matthiesen. – São Paulo: Platos Soluções Educacionais S.A., 2022. 32 p. ISBN 978-65-5356-385-8 1. Gestão de projetos. 2. Ciclo de vida. 3. Planejamento. I. Título. 3. Técnicas de speaking, listening e wrg. I. Título. CDD 658.404 _____________________________________________________________________________ Evelyn Moraes – CRB: 010289/O M443d © 2022 por Platos Soluções Educacionais S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Platos Soluções Educacionais S.A. https://www.platosedu.com.br/ 4 SUMÁRIO Apresentação da disciplina __________________________________ 05 Fundamentos da abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida __________________________________________________ 07 Modelos, métodos e artefatos sobre abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida ______________________________ 23 Fundamentos do planejamento ______________________________ 38 Modelos, métodos e artefatos para planejamento ___________ 56 DOMÍNIO DE DESEMPENHO ABORDAGEM DE DESENVOLVIMENTO E CICLO DE VIDA & PLANEJAMENTO 5 Apresentação da disciplina Para nós, será um enorme prazer poder contribuir com o seu aprendizado, trazendo um pouco de conhecimento e práticas relacionadas à gestão de projetos no contexto do domínio de desempenho de abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida & planejamento de projetos. Iniciaremos nossa primeira aula conhecendo e revisitando alguns preceitos do gerenciamento de projetos e seus princípios. Lembremo- nos de que um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. No domínio de performance de desenvolvimento e ciclo de vida de um projeto, analisaremos as cadências de entregas e o conceito de MVP, e transitaremos através de diferentes abordagens de ciclo de vida. Seguiremos identificando as fases de um ciclo de vida de projeto, observando questões sobre a gerência e governança contemporânea de projetos. Veremos quais são os impulsionadores do gerenciamento de projetos, além de modelos, métodos e artefatos na abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida. Estudaremos com alguns detalhes o domínio de performance de planejamento de projeto, observando suas principais definições, uma visão geral do processo e variáveis que impactam o planejamento dos projetos da atualidade. De forma complementar, revisitaremos os grupos de processos de planejamento do PMBOK 6 e uma análise perante a versão mais recente do guia, ou seja, o PMBOK versão 7, recentemente publicada. 6 Em nossa última aula, conheceremos a composição da equipe e da estrutura de projeto no contexto do domínio de desempenho de planejamento de projetos, observando questões relevantes sobre a comunicação, sobre os recursos físicos, sobre as aquisições e sobre as mudanças, estas muito importantes nos dias e projetos da atualidade. Finalizaremos nossos estudos conhecendo modelos, métodos e artefatos que são úteis para o desenvolvimento de atividades no contexto da abordagem de performance de planejamento de projetos. Importa observar que o gerenciamento moderno de projetos precisa estar atento a tendências dos negócios, à dinamicidade dos mercados e a questões relacionadas a tecnologias e inovação. O conhecimento e uso de diferentes abordagens, modelos, métodos e artefatos é importante para o sucesso de um projeto na atualidade. Seja muito bem-vindo aos estudos! 7 Fundamentos da abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Autoria: Renato Cividini Matthiesen Leitura crítica: Jefferson Willian Bucci Objetivos • Conhecer a evolução do gerenciamento de projetos com o conceito de domínios de performance. • Compreender os aspectos relacionados ao domínio de performance de desenvolvimento de projetos e ciclo de vida. • Identificar a relação entre desenvolvimento, cadência e ciclo de vida de um projeto. 8 1. Gerenciamento de projetos O gerenciamento de projetos está presente em todas as atividades e abarca todas as áreas do conhecimento, e, refletindo de forma mais abrangente, pode até ser considerado atemporal. Vivenciamos um mundo de descobertas, seja através da ciência e tecnologia, seja através de empreendimentos que são desenvolvidos mais com a experimentação prática. De qualquer forma, projetos permeiam e dirigem todas as ações que executamos em nosso cotidiano. Considere que, ao despertar pela manhã, temos em mente um volume de atividades a serem realizadas, as quais seguem determinado propósito e são executadas de forma planejada. Podemos seguir uma intuição simples, uma agenda de tarefas, um roteiro doméstico e, naturalmente, um plano de desenvolvimento de atividades profissionais sendo definidas em um escopo e organizadas através de alguma metodologia de gestão. Pois bem, projetos nos circundam, nos guiam e são responsáveis pela própria evolução da humanidade. Em tempos modernos, os projetos são mais amplos, abarcam soluções que podem ser distribuídas em níveis globais, fazem uso de tecnologias e sistemas de informação para serem desenvolvidos de forma colaborativa e automatizada, e promovem soluções mais complexas para problemas de mesma complexidade. O PMI (2021) nos ensina que projetos existem e operam em ambientes internos e externos, que possuem uma variedade de graus de influência e entrega de valor. Veja a reflexão de Vasconcelos (2017): O século XX apresentou uma importante transformação entre capital e trabalho, e, a partir dos anos 1980, o desenvolvimento científico e tecnológico, sobretudo a utilização da informática nos processos de produção, as mudanças conjunturais na economia mundial e a crescente 9 interdependência dos mercados, levou ao processo de globalização. (VASCONCELOS, 2017, p. 214) Da mesma forma que houve uma natural evolução de ciência e tecnologia, a gestão de projetos também precisou ser revisitada. Mesmo com importantes guias e orientações já maturadas e consolidadas no mundo todo, o gerenciamento de projetos precisou visualizar que novos modelos de negócio, novos comportamentos e habilidades de profissionais, e novas tecnologias levaram nosso mundo a uma dinamicidade em que não se faz mais suficiente apenas planejar e em seguida executar projetos. É necessário desenvolver uma nova abordagem evolutiva que conduza os projetos a realmente solucionarem os problemas propostos de forma contemporânea. Convidamos você, caro leitor, a conhecer mais sobre o gerenciamento de projetosem uma nova abordagem, baseada em domínios de desempenho e sustentada pelo Project Management Institute – PMI (2021), na concepção da nova versão do PMBOK (Project Management Body of Knowledge). 1.1 Princípios do gerenciamento de projetos Para dar sequência a nossos estudos sobre domínio de desempenho, abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida de produto & planejamento, revisitemos uma nobre e importante definição do conceito de projetos. De acordo com o PMI (2017, p. 4), “projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Corroborando essa definição, Larson (2016, p. 4) descreve projeto como “um empreendimento temporário que visa criar um produto, serviço ou resultado único”. O autor ainda reforça que o objetivo de um projeto é satisfazer uma necessidade do cliente, tendo como características: 10 1. Possuir um objetivo estabelecido. 2. Ter um ciclo de vida definido, com início e fim. 3. Envolver departamentos e profissionais. 4. Fazer algo que não tenha sido realizado anteriormente. 5. Possuir requisitos específicos de tempo, custo e desempenho. Figura 1 – Características de um projeto Fonte: elaborada pelo autor. O PMI (2021) apresenta quatro princípios de gerenciamento de projetos que implementam um guia para estratégia, tomada de decisões e resolução de problemas. O guia nos ensina que os padrões profissionais e as metodologias são baseados em princípios, os quais não podem ser vistos como prescritivos por natureza, pois buscam guiar o comportamento dos envolvidos em determinado projeto e podem ser diversificados conforme a natureza de cada projeto desenvolvido. Então, há 12 princípios para o gerenciamento de projetos, segundo o PMI (2021). São eles: 1. Servidão (Stewardship): responsabilidade externa da organização via integridade, cuidado, confiabilidade e compliance. 2. Equipe (Team): criação de um ambiente colaborativo com o time. 3. Partes interessadas (Stakeholders): engajamento efetivo com partes interessadas. 11 4. Valor (Value): entregar benefícios, além de respeitar prazo, escopo o orçamento. 5. Pensamento sistêmico (System thinking): pensamento sistêmico, observando ambientes interno e externo. 6. Liderança (Leadership): liderança para motivar, influenciar, treinar e aprender. 7. Tailoring: abordagem de entrega e adaptação às necessidades do cliente. 8. Qualidade (Quality): integrar a qualidade aos processos e resultados. 9. Complexidade (Complexity): abordagem a ambientes complexos, como parte inerente do projeto. 10. Risco (Risk): gestão proativa de riscos e resposta a oportunidades e ameaças. 11. Adaptação e resiliência (Adaptability and Resiliency): flexibilidade, adaptação e resiliência para gestão dos projetos. 12. Mudança (Change): disponibilidade para mudanças e adaptação. Também se faz importante lembrar que esses 12 domínios de gerenciamento de projetos são baseados em quatro valores importantes para a comunidade de gerenciamento de projetos: responsabilidade, respeito, justiça e honestidade. 1.2 Domínios do gerenciamento de projetos Um domínio de performance de projetos relaciona-se a um grupo de atividades que são críticas para a realização de entregas em projetos. Eles devem ser interativos, inter-relacionados e interdependentes. Essa abordagem foca a integração para alcance e entrega de resultados esperados. Na visão de PMI (2021, p. 64), “um projeto é um sistema independente e interativo de domínios de atividade”. Veja, caro leitor, que há uma 12 evolução em relação aos preceitos desenvolvidos no guia do PMBOK versão 6, defendido por PMI (2017), e uma nova abordagem definida como padrão de gerenciamento de projetos na sétima edição do guia, defendida por PMI (2021). De forma resumida, enquanto a versão 6 do PMBOK utiliza-se do conceito de áreas do conhecimento para estruturar os processos de gerenciamento de projetos, a versão 7 do PMBOK, mais recente, é dividida em duas grandes seções, sendo a primeira suportada por 12 princípios do gerenciamento de projetos e a segunda focada em apresentar oito domínios de desempenho de projetos. Perceba que a expressão domínios de desempenho do projeto acabou por substituir as dez áreas do conhecimento e os grupos de processos definidos na versão 6 do PMBOK. Para nos aprofundarmos então nessa nova estrutura, vejamos os oito domínios de performance de projetos do PMBOK 7, em linha com o PMI (2021): 1. Partes interessadas (Stakeholders): relaciona-se a gestão de todos os envolvidos em um projeto, relacionamento com a produtividade, alinhamento com objetivos e entregas. 2. Equipe (Team): relaciona-se à responsabilidade compartilhada, alta performance da equipe e liderança nas atividades associadas para produção do projeto e realização dos resultados esperados. 3. Abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida (Development Approach and Life Cycle): abordagem do ciclo de vida utilizado na gestão do projeto. Visa à consistência das entregas no projeto, às fases do projeto e a sua cadência com as fases do projeto. 4. Planejamento (Planning): refere-se a alinhamento a resultados esperados no progresso e na organização do projeto, abordagem holística, envolvimento e informações disponibilizadas, gerenciamento de expectativas e adaptação. 13 5. Projeto de trabalho (Project Work): busca direcionar as atividades e funções associadas para o progresso, o gerenciamento, os recursos e o aprendizado no projeto. 6. Entregas (Delivery): direciona-se a atividades e funções associadas às entregas perante o escopo do projeto e a qualidade prevista. 7. Desempenho (Measurement): atividades de associação e acesso à performance prevista do projeto e ações para manter os índices de performance aceitáveis. 8. Incerteza e ambiguidade (Uncertainty): direciona-se a atividades e funções associadas com o risco e a incerteza no mundo mais complexo da atualidade. Esses domínios são divididos em três partes, sendo que a primeira se baseia na expectativa do resultado final, a segunda, nos aspectos da área, e a terceira, na análise e verificação dos resultados do projeto. A Figura 2 expõe a versão rascunho (draft) com as abordagens do PMBOK, em suas versões 6 e 7, comparadas e apresentadas pelo PMI (2021, p. xiii). Figura 2 – Domínios de performance de projeto do PMBOK 7 Fonte: PMI (2021, p. xiii). 14 Nesses princípios, podemos observar um importante alinhamento com os preceitos da Lean Startup de Ries (2019), que remete à gestão moderna e empreendedora em inovação dos princípios fundamentais do Lean Manufactoring. 2. Domínio de performance de desenvolvimento e ciclo de vida de um projeto O domínio de performance de desenvolvimento e ciclo de vida de um projeto relaciona-se ao desenvolvimento de abordagens, à cadência de entregas e ao modelo de ciclo de vida necessário para otimização de entregas em um projeto, conforme relata o PMI (2021). Ao se abordar desenvolvimento, cadência e ciclo de vida de um projeto, é necessário observar o tipo de projeto e os chamados entregáveis, como partes ou versões do projeto que são entregues ao cliente. Veja, caro leitor, que projetos que possuem seu escopo e requisitos muito bem definidos podem seguir um modelo de gestão de projetos preditivo, com entregas sequenciais, enquanto projetos que não possuem escopo e requisitos bem definidos (veja o mundo do desenvolvimento de sistemas de tecnologia, software e inovação, por exemplo), muitas vezes, precisam de constantes adaptações e utilizam-se de modelos mais modernos de gestão de projetos, com metodologias ágeis e abordagem adaptativa. 2.1 Cadência de entregas A cadência em entregas refere-se ao tempo e à frequência de entregas em projetos (project deliverables), e pode ser caracterizada como entregas simples, entregas múltiplas e entregas periódicas. Vejamos um pouco mais de cada um desses tipos de entregas. 15 1. Entregas simples (single delivery): relacionam-se a projetos que possuemuma entrega única em seu final. Por exemplo, um projeto de reengenharia de processos pode não ter entregas até que sua finalização apresente um novo processo integralmente reestruturado e pronto para ser implementado. Outro exemplo: um edifício residencial necessitará ter toda sua infraestrutura e seus complementos realizados antes da entrega ao cliente. 2. Entregas múltiplas (multiple deliveries): um projeto pode ter entregas diversas, em formato de produtos acabados por componentes, que são entregues em diferentes momentos ao longo do ciclo de vida do projeto. Exemplo: um projeto para desenvolver um novo medicamento pode ter entregas múltiplas, como submissões de fases de teste, resultado de testes anteriores, registro e lançamento do produto. As entregas podem ser sequenciais ou separadas. 3. Entregas periódicas (periodic deliveries): relacionam-se a projetos que possuem várias entregas, mas em um cronograma fixo de entregas, como mensal, bimestral ou anual, por exemplo. Um aplicativo de software pode ter entregas internas a cada duas semanas, por exemplo, e, em seguida, novas versões atualizadas em períodos mais distantes. Partes das funcionalidades do software podem ser apresentadas em uma versão inicial, que será desenvolvida de forma mais completa em uma segunda versão e, depois, incrementada com novas funcionalidades em uma terceira versão; por fim, atualizações poderão ser disponibilizadas como melhorias em versões futuras. Esse tipo de desenvolvimento de produtos remete ao contexto do chamado MVP (Minimum Viable Product). 2.2 Produto Mínimo Viável O termo MVP (Minimum Viable Product) se refere a um método de desenvolvimento incremental de produtos que busca a construção 16 utilizando-se de versões evolutivas, que desde o início (primeira versão) já podem ser úteis ao cliente até que se tenha a versão final – ou versão avançada, conforme os requisitos desejados. O MVP é originário de 2001 e evoluiu com o termo de Lean startup, que define que as empresas necessitam de processos e ferramentas adaptados às suas necessidades, desenvolvidos com alta velocidade e sem desperdícios. Busca-se a construção de produtos de forma iterativa e evolutiva, sendo que a primeira versão já pode ser utilizada pelo cliente, que interage rapidamente para sua atualização. O cliente acaba por participar ativamente do desenvolvimento das novas versões do produto com seus feedbacks constantes, mantendo-se no centro do desenvolvimento. A Figura 3 apresenta uma diagramação sobre o pensamento desenvolvido no termo MVP. Figura 3 – MVP (Minimum Viable Product), Produto Mínimo Viável Fonte: Shutterstock.com. 3. Abordagens de desenvolvimento de projetos O desenvolvimento e a gestão de projetos podem fazer uso de abordagens diferentes em seu ciclo de vida. Cada abordagem é 17 importante e precisa ser avaliada e estudada para quotização em conformidade com a natureza do projeto e algumas variáveis que impactam o seu desenvolvimento. 3.1 Tipos de abordagens de ciclo de vida de projeto O gerenciamento de projetos é uma área presente em praticamente todas as organizações, sejam corporativas ou sociais. Um projeto pode ser destinado ao desenvolvimento de um produto ou uma estrutura física, considerando que projetos remetem à construção de prédios, automóveis, estradas, cidades inteiras, máquinas e equipamentos, ou ainda, a um sistema de software, por exemplo, que é um produto digital (virtual). Podemos verificar que o ciclo de vida de um projeto é composto por uma série de fases pelas quais um projeto é trabalhado com uma estrutura de gerenciamento bem definida. Esses ciclos de vida podem ser de duas naturezas: preditiva ou adaptativa. No desenvolvimento de um produto ou serviço, as fases do projeto são chamadas de ciclos de vida de desenvolvimento, os quais podem ser: preditivos, iterativos, incrementais, adaptativos ou híbridos, mesclando as características. De acordo com PMI (2021), esses ciclos de vida possuem as seguintes características: 1. Ciclo de vida preditivo (predictive approach): conforme as características descritas no PMI (2021), os ciclos de vida de projetos preditivos (predeterminados) são caracterizados por dar ênfase à especificação do escopo e dos requisitos, com planejamento detalhado nas fases iniciais de um projeto. Em uma visão mais atualizada, Pressman e Maxim (2021) consideram o termo prescritivo para abordagens que definem um conjunto prescrito de elementos de processo e um fluxo de trabalho de processo previsível. 18 2. Ciclo de vida iterativo e incremental: consiste em modelos de desenvolvimento e gestão de projetos em que o ciclo de vida possui fases, chamadas de iterações, que se repetem em uma ou mais atividades, à medida que a compreensão do projeto pelos projetistas aumenta. Essas iterações desenvolvem o produto através de ciclos repetitivos, e os incrementos acrescentam funcionalidades no produto. A prototipação é utilizada quando o cliente define uma série de objetivos gerais para o sistema de software, mas ainda não possui definidos os requisitos para as suas funções e recursos, e há insegurança quanto à eficiência do algoritmo ou sua adaptação em diferentes plataformas. 3. Ciclo de vida adaptativo (adaptative approach): diz respeito a ciclos ágeis, iterativos ou incrementais, em que o escopo detalhado é definido e aprovado antes do início de uma iteração. Ciclos desse tipo são chamados de orientados à mudança ou ciclos ágeis. 4. Ciclo de vida híbrido (hybrid approach): há uma combinação das características dos ciclos anteriores, utilizando parte das definições dos ciclos preditivos e parte dos ciclos adaptativos. PMI (2021) nos lembra que, nesse modelo, existe a combinação das boas práticas de modelos preditivos e modelos adaptativos para a gestão do projeto. Caro estudante, veja que o ciclo de vida de um projeto envolve o gerente de projetos desde a preconcepção até o momento de finalização do projeto. Em todo o ciclo de vida, uma importante função desse profissional é a realização da integração, que se desdobra em uma função dupla, em que o gerente necessita compreender os objetivos estratégicos do projeto e assegurar o alinhamento desses objetivos com os resultados do projeto, sendo também responsável por orientar a equipe no trabalho conjunto em cumprimento de todas as fases do ciclo de vida. 19 3.2 Seleção da abordagem de vida de projeto Diversos são os fatores que influenciam a seleção da abordagem de desenvolvimento de um projeto. Esses fatores são classificados por PMI (2021) em três categorias: 1. Produto, serviço ou resultado; 2. Projeto; 3. Organização. Vejamos um pouco mais sobre essas categorias. 1. Produto, serviço ou resultado: composta por variáveis associadas à natureza do produto, serviço ou resultado que podem influenciar o desenvolvimento. Essas variáveis são: a. Grau de inovação: modelos adaptativos são mais prudentes para inovação, e deve-se considerar a experiência da equipe e seu aprendizado. b. Requisitos de certeza: requisitos são bem conhecidos e fáceis de definir. Considera-se a abordagem preditiva para requisitos bem definidos e a abordagem adaptativa para requisitos parcialmente desconhecidos. c. Estabilidade do escopo: se o escopo é estável, sem perspectiva de grandes mudanças, a abordagem preditiva é adequada, enquanto a abordagem adaptativa é melhor para projetos instáveis. d. Facilidade de mudança: novamente, a abordagem preditiva é interessante para requisitos de certeza e estabilidade do escopo, e a adaptativa é conveniente quando se espera maior facilidade de ajustes em escopo e entregáveis. e. Opções de entrega: variável também chamada de cadência de entrega. Faz uso de abordagens preditivas, incrementais e adaptativas. f. Risco: é necessário avaliar a natureza e o risco envolvido no projeto, e optar pela abordagem preditiva, quando é possível definir os riscos na fase inicial do projeto, ou adaptativa,quando se pode pivotar, conforme reza Ries (2019), para adaptar o projeto e mitigar os riscos durante seu desenvolvimento. 20 g. Segurança: normalmente, fazem uso de abordagem preditiva os projetos com requisitos rigorosos de segurança. h. Regulamentos: abordagens preditivas são mais adequadas a projetos com alto grau de regulamentação e supervisão. 2. Projeto: as variáveis de projeto que influenciam a abordagem do ciclo de vida são centradas em partes interessadas, restrições de horário e disponibilidade de recursos financeiros. Veja as variáveis que impactam: a. Partes interessadas: modelos adaptativos requerem que os stakeholders tenham maior envolvimento quanto a estabelecimento de prioridades e identificação de escopo e requisitos. b. Restrições de horário: abordagens iterativas e adaptativas são interessantes quando se deseja entregas rápidas do projeto. c. Disponibilidade de recursos financeiros: ambientes de incerteza de suficiência e recursos financeiros requerem uma abordagem adaptativa ou iterativa. 3. Organização: variáveis de organização, como estrutura, cultura, capacidade e equipe, influenciam também a escolha pela abordagem do ciclo de vida do projeto. Vejamos: a. Estrutura organizacional: estruturas muito hierarquizadas e burocráticas normalmente estão mais alinhadas a abordagens preditivas, enquanto projetos com estruturas matriciais e mais flexíveis estão geralmente alinhados a abordagens adaptativas. b. Cultura: a abordagem preditiva se adapta melhor a organizações com cultura de gestão e direcionamento, que tenham processos mensurados conforme um planejamento inicial. Já abordagens adaptativas são mais aceitas em organizações que enfatizam a autogestão de equipes. 21 c. Capacidade organizacional: modelos adaptativos necessitam de uma forte atenção dedicada ao envolvimento e conhecimento dos modelos ágeis e de sua aplicação em projetos pela alta gestão, assim como por todos os envolvidos no projeto. d. Equipe e localização: abordagens adaptativas, especialmente quando envolvem métodos ágeis de desenvolvimento e gestão de projetos, favorecem equipes localizadas no mesmo espaço físico. As equipes distribuídas geograficamente normalmente são mais bem suportadas por projetos com estruturas bem definidas e organizados através de modelos preditivos de gestão. Mais recentemente, com o aumento de home working e equipes distribuídas em trabalhos colaborativos, há também defesas para uso de modelos ágeis que acomodem projetos e façam uma melhor gestão de equipes maiores e distribuídas no contexto de modelos adaptativos. Projetos podem ser gerenciados por diferentes metodologias, sejam elas tradicionais, como o modelo em cascata, modernas, baseadas em desenvolvimento incremental, ou adaptativas, incrementadas com as metodologias ágeis de gestão. Importa observar que tais metodologias de desenvolvimento e gestão de projetos não se excluem; aliás, elas podem ser utilizadas de forma conjunta, conforme sua adequação ao tamanho do projeto, aos objetivos e aos modelos de gestão. No caso de projetos na área de tecnologia e inovação, os modelos de gestão ágil (Agile) vêm se destacando nos últimos 10 anos e expandindo- se para outros contextos de projetos além da área de software. Saber fazer uso adequado de cada abordagem e das boas práticas de todas elas, conforme a necessidade e a natureza do projeto, é uma habilidade importante para o gestor de projetos da atualidade. Sousa Jr., Bergamo Filho e Oliveira (2021) defendem intensamente o uso de diversas metodologias associadas, para que um projeto possa alcançar o que se chama de modelo híbrido de metodologias e performar de maneira adequada no mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo atual. 22 Referências LARSON, E. W. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. 6. ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK. 6. ed. Newtown Square, Pensilvânia: Project Management Institute, 2017. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7. ed. Pennsylvania: PMI, 2021. PRESSMAN, R. S.; MAXIM, B. R. Engenharia de Software: uma abordagem profissional. 9. ed. Porto Alegre: AMGH, 2021. RIES, E. A startup enxuta: como usar a inovação contínua para criar negócios radicalmente bem-sucedidos. Rio de Janeiro: Sextante, 2019. SOUZA JR, A. P.; BERGAMO FILHO, C.; OLIVEIRA, L. C. A. Modelo Híbrido: Evolução na Gestão Empresarial Para Eficiência e Inovação ágil. Rio de Janeiro: Brasport, 2021. VASCONCELOS, M. A. S. de. Manual de comércio exterior e negócios internacionais. São Paulo: Saraiva, 2017. 23 Modelos, métodos e artefatos sobre abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Autoria: Renato Cividini Matthiesen Leitura crítica: Jefferson Willian Bucci Objetivos • Conhecer os principais tipos de abordagens de desenvolvimento de projetos. • Identificar as fases de ciclo de vida de projetos. • Analisar modelos, métodos e artefatos sobre abordagem de desenvolvimento de ciclo de vida de projetos. 24 1. Fases de um ciclo de vida de projeto Os tipos e a quantidade de fases de um ciclo de vida de um projeto dependem de algumas variáveis e, naturalmente, da abordagem do ciclo de vida escolhido para o desenvolvimento do projeto. Em uma breve reflexão, Larson (2016) sustenta que projetos são empreendimentos temporários e que têm uma natureza exclusiva realizada por meio de seu ciclo de vida, sendo este ciclo ferramenta fundamental para o gerenciamento do projeto. Através dele, é possível reconhecer que os projetos possuem um período de vida limitado e que também possuem mudanças previsíveis e imprevisíveis no nível de empenho e foco ao longo de sua execução. Como pudemos conhecer, há diversas abordagens de ciclo de vida de projetos, mas vamos relembrá-las: ciclos de vida preditivos (predeterminados), ciclos de vida iterativos/incrementais, ciclos de vida adaptativos (com modelos ágeis de gestão) e ciclos de vida híbridos, que fazem uso das melhores práticas de diferentes ciclos de vida de projetos, visando à entrega de valor na concepção moderna de gerenciamento de projetos. Lembremo-nos da reflexão de Souza Jr., Bergamo Filho e Oliveira (2021), que sustentam que um modelo híbrido é considerado como uma caixa de ferramentas usada para atender à tríade de equilíbrio em negócios, composta por menor tempo, alta qualidade e baixo custo. Os autores ainda defendem que modelos híbridos não são uma metodologia, mas uma forma de utilizar-se de benchmarking para aplicação de melhores práticas em gestão de projetos, por exemplo, e melhoria contínua integrando antigas e novas metodologias. De uma forma conservadora, Larson (2016) nos apresenta um modelo genérico de ciclo de vida de projetos, baseado em quatro fases bem estabelecidas: definição, planejamento, execução e entrega. No ponto inicial, há atividades relacionadas ao momento em que o projeto recebe a aprovação. Em seguida, o projeto tem início de forma lenta, cresce 25 até um pico e depois tem atividades menos acentuadas até a entrega para o cliente. Vejamos então essa definição exemplificada na Figura 1, apresentada a seguir. Figura 1 – Ciclo de vida genérico de um projeto Fonte: adaptada de Larson (2016, p. 6). Explicando: 1. Estágio de definição: são definidas as especificações do projeto, os objetivos do projeto, a formação de equipes e a atribuição de responsabilidades. Temos então o estabelecimento de metas, especificações, tarefas e responsabilidades. 2. Estágio de planejamento: há aumento do nível de esforço e os planos são feitos para determinar o que o projeto abordará, quando ele será desenvolvido, quem se beneficiará com ele, o nível de qualidade esperado e uma previsão orçamentária. Temos então o estabelecimento de cronogramas, orçamentos, recursos, riscos e estafe. 3. Estágio de execução: quando é feito o maioresforço do trabalho no projeto, fisicamente e mentalmente referido. O produto é realizado (pode ser uma ponte, um edifício, um novo curso universitário, um software, um dispositivo eletrônico, entre outros) 26 e são usadas medidas para mensuração da condução do projeto, observando prazo, custo e qualidade. O projeto é mensurado também observando revisões necessárias e replanejamento de etapas. Temos então o estabelecimento de relatórios e status, mudanças, qualidade e previsões. 4. Estágio de fechamento: momento em que há três atividades previstas: entregar o produto do projeto para o cliente, realocar os recursos envolvidos no projeto e revisar o projeto em fase de pós-entrega. Há necessidade de planejamento de treinamentos para o cliente e gestão de informação e conhecimento; realocação de equipamentos, materiais e recursos humanos envolvidos no projeto; e revisões de pós-projeto para captar lições aprendidas. Temos então o estabelecimento de treinamento de clientes, transferência de documentos, liberação de recursos, avaliação e lições aprendidas. De forma complementar, PMI (2021) nos ensina que as fases de um ciclo de vida de projetos incluem: 1. Viabilidade (Feasibility): determina se o negócio é interessante e válido e se a organização tem capacidade de entregar o resultado esperado. 2. Projeto (Design): análise e planejamento do projeto que será desenvolvido. 3. Desenvolvimento (Build): construção dos entregáveis integrada à garantia de qualidade e alinhamento com o escopo e os requisitos. 4. Teste (Test): inspeção de produtos e revisão de qualidade dos entregáveis em padrões aceitáveis pelo cliente. 5. Implantação (Deploy): relaciona-se a colocar os entregáveis em uso junto com atividades transacionais e verificação de necessidades de ajustes. 6. Fechamento (Close): encerramento do projeto com a entrega, verificação de funcionalidades e gestão do conhecimento através das lições aprendidas. 27 Um ciclo de vida preditivo (predeterminado) possui fases sequenciais, em que uma fase precisa ser finalizada para a subsequente ser iniciada. A seguir, a Figura 2 demonstra um ciclo de vida de projeto em abordagem simples preditiva. Figura 2 – Ciclo de vida preditivo para projeto Fonte: adaptada de PMI (2021). Outra abordagem dá suporte aos ciclos de vida de projetos incrementais, em que há um ciclo de repetição de atividades durante a execução do projeto. Nesse ciclo, temos três iterações de conceito: planejamento, projeto e construção. A Figura 3 apresenta um exemplo de ciclo de vida incremental para projetos. Figura 3 – Ciclo de vida incremental Figura: adaptada de PMI (2021). 28 Por fim, há também o ciclo de vida com abordagem adaptativa para ciclo de vida de projeto, em que, no final de cada iteração (comumente chamada de sprint, por força da expressiva utilização da metodologia Scrum e seus ciclos de desenvolvimento de produtos), há uma revisão do projeto pelo cliente, com uma entrega funcional. As partes interessadas promovem um feedback e a equipe de desenvolvimento atualiza o backlog (requisitos do sistema e recursos), para priorizar a nova fase de desenvolvimento até a próxima entrega e iteração. A Figura 4 apresenta um esboço simples das fases do projeto em uma abordagem adaptativa de ciclo de vida. Figura 4 – Ciclo de vida adaptativo Fonte: adaptada de PMI (2021). Saiba, caro leitor, que o domínio de desempenho de abordagem de desenvolvimento e o ciclo de vida de projetos têm sobreposição significativa com o domínio de entrega, ao considerar a cadência de entregas e a abordagem de desenvolvimento e gestão do projeto. Segundo PMI (2021), a cadência de entregas é um dos principais impulsionadores da entrega de valor de um projeto, conforme o business case e os planos de benefícios idealizados durante a fase inicial de análise de viabilidade de um projeto. Há uma importante interação do domínio de desempenho da equipe com o domínio de desempenho da abordagem de desenvolvimento e o ciclo de vida, quando se trata 29 de verificar as capacidades e as habilidades de liderança da equipe de projetos. Uma abordagem preditiva de ciclo de vida normalmente implica dar maior ênfase ao planejamento, à medição e ao controle, enquanto uma abordagem adaptativa de ciclo de vida, especialmente quando são utilizadas metodologias ágeis de gestão de projetos, requer o uso de mais um estilo de liderança do gerente ou responsável pelo projeto, considerando os preceitos das metodologias ágeis de trabalharem com equipes autogerenciáveis de desenvolvimento. Diversas metodologias adaptativas, principalmente as metodologias ágeis, fazem uso de agendamento baseado em fluxo que não usa ciclos de vida convencionais ou fases de projeto. Elas têm como objetivo otimizar o fluxo do processo de desenvolvimento do produto para minimizar o desperdício de tempo e recursos e otimizar a eficiência do projeto. O Kanban é uma ferramenta de gestão de atividades e fluxo de entregáveis que pode ser utilizada para a gestão de projetos em modelos de ciclo de vida adaptativos. 2. Gerência e governança contemporânea de projetos O mundo contemporâneo, resultado de uma intensa revolução tecnológica ocorrida na segunda metade do século XX e de uma nova evolução nas duas primeiras décadas do século atual, transformou- se em um ambiente híbrido no contexto de plataformas e sistemas acadêmicos, corporativos e sociais que formataram novos comportamentos do ser humano. A globalização impulsionada pelo desenvolvimento tecnológico e por novas estruturas de logística encurtou as relações e ampliou as possibilidades de se desenvolver projetos de novos negócios operacionalizados via tecnologias e sistemas de informação de forma multicultural e colaborativa. Essa evolução intensificou ainda mais um mundo já rotulado como VUCA (Volatility, 30 Uncertainty, Complexity and Ambiguity), ou seja, volátil, incerto, complexo e ambíguo, como nos lembram Souza Jr., Bergamo Filho e Oliveira (2021). Os autores ainda refletem sobre a volatilidade desse nosso novo mundo, em que até mesmo os preceitos rotulados como VUCA foram atualizados. Surge então uma nova sigla: BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible), a qual está entre outras ainda, e que mais uma vez explica, ou tenta explicar, um mundo em constante mutação. No caso de BANI, a preocupação atual é voltada a um mundo que mantém mudanças mais amplas, intensas, frequentes, disruptivas e desorientadoras, o que explica os termos frágil, ansioso, não linear e incompreensível, já defendidos por Bauman (2001) no contexto da modernidade líquida, em um mundo globalizado com sua volatilidade representada pela chamada liquidez. A gestão de projetos necessitou então ser adequada a esse novo mundo globalizado e em constante transformação. Projetos antes idealizados e executados precisaram ser revisitados para que fosse mantido um contexto de interação com o usuário e iteração com as equipes de desenvolvimento, a fim de se tornarem atuais e receptivos à clientela após seu desenvolvimento. 2.1 Impulsionadores do gerenciamento de projetos Diversas são as variáveis que contribuem para que a área de projetos seja cada vez mais presente nas organizações. Perceba que, em uma era na qual a informação é amplamente disseminada, as inovações tomam força e a reformatação de processos, produtos e serviços se mantém mais acelerada. Projetos abarcam o desenvolvimento e sustentam essas transformações, dentro e fora dos ambientes corporativos. Larson (2016) nos ensina uma importante lição a respeito dos chamados impulsionadores atuais do gerenciamento de projetos. São eles: 31 1. Compreensão do ciclo de vida dos produtos: atentar à diminuição do ciclo de vida dos produtos, que, por exemplo, em empresas de alta tecnologia possuem um tempo médio de seis meses a três anos, reforça Larson (2016), em contrapartida com uma média de 10 a 15 anos de ciclo se observarmos o final dos anos1990. Neste contexto, a velocidade se configura como uma vantagem competitiva no desenvolvimento de projetos na atualidade. 2. Explosão do conhecimento: aumento de novos conhecimentos e complexidade de projetos, como nas áreas de materiais, especificações, códigos, estética, equipamentos e especializações (eletrônica, robótica e inteligência artificial). 3. Resultado triplo (planeta, pessoas, lucro): práticas comerciais sustentáveis mediante apenas a maximização de lucro, com esforços para enfrentar problemas socioambientais e uso de recursos renováveis. 4. Enxugamento corporativo: evidente diminuição da necessidade de mão de obra nas indústrias como resultado, e uma nova onda de evoluções e revolução industrial com o uso de máquinas automatizadas, processos informatizados e sistemas de software que ampliam a autonomia de sistemas e diminuem a necessidade de trabalho operacional – e até mesmo de algum tipo de gestão de profissionais. 5. Maior foco no cliente: a concorrência acirrada valorizou a exigência e a satisfação dos clientes, que buscam cada vez mais produtos e serviços customizados e personalizados, elevando a importância do modelo do Lean Manufactoring de Taiichi Ohno, ainda nos anos 1940. Veja que o então diretor de uma das mais importantes montadoras de automóveis da história já relatava, no final da primeira década do século passado, a importância de servir os clientes em sua individualidade. 6. Projetos pequenos representam grandes problemas e de forma complementar: se a velocidade de adaptação de projetos é intensa na atualidade, a concepção de projetos reduzidos ganha 32 importância, mesmo quando é necessário dividir grandes projetos em outros menores para que estes últimos possam ser mais bem geridos. Se cabe mais uma citação, Sun Tzu já apresentava essa estratégia em sua obra A Arte da Guerra há mais de 2.500 anos. 7. Uso de tecnologias de informação: as tecnologias e os sistemas de informação impactam sobremaneira a forma como os projetos são concebidos, com o apoio da gestão do conhecimento e o uso de dispositivos e softwares de gestão de trabalho colaborativo e automatizado. A intensidade dessas tecnologias deverá ser ainda maior nos próximos anos. 2.2 Governança de projetos A competição em um mundo marcado pela globalização e por disrupturas tecnológicas faz com que novos produtos e serviços sejam projetados e desenvolvidos com rapidez e constância. Meios para coordenar e gerenciar projetos em ambientes de mudanças se tornam necessários e fazem uso da governança para aperfeiçoar o gerenciamento de projetos em toda a empresa no longo prazo, conforme relata Larson (2016). O autor ainda nos mostra alguns fundamentos da integração do gerenciamento de projetos com a gerência sênior das empresas (LARSON, 2016, p. 12): 1. Visão geral de todas as atividades de gerenciamento de projetos. 2. Panorama de como os recursos organizacionais estão sendo empregados. 3. Avaliação do risco que o portfólio de projetos da empresa apresenta. 4. Métrica aproximada para medir a melhoria do gerenciamento de projetos. 33 5. Ligações entre a gerência sênior e o gerenciamento em execução de projetos. Projetos precisam ser impreterivelmente alinhados com a estratégia organizacional. Garantir o alinhamento entre a forma como se desenvolve projetos (modus operandi) e a estratégia corporativa deverá conservar a eficiência de uso de recursos da empresa. Considere que todos os projetos escolhidos acabam por se tornar parte de um portfólio de projetos que equilibra a sustentabilidade da empresa e diminui os riscos quanto a sua permanência no mercado. 3. Modelos, métodos e artefatos na abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida No contexto de gerenciamento de projetos, modelos, métodos e artefatos são ferramentas tecnológicas que buscam facilitar o desenvolvimento e a gestão de projetos. Esses termos foram incorporados ao novo PMBOK 7 de PMI (2021) e apresentam um cabedal de ferramentas que podem auxiliar o gestor de projetos em busca de incremento de valor ao negócio. 3.1 Modelos na abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Segundo PMI (2021, p. 153), um modelo é “uma estratégia de pensamento para explicar um processo, estrutura ou um fenômeno”. Os modelos refletem uma visão simplificada da realidade e o cenário, as estratégias ou as abordagens para otimizar os processos de trabalho e esforços em um projeto. 34 Há modelos apresentados em PMI (2021) que podem ser utilizados na abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida de projetos. Vejamos alguns deles: 1. Modelo de conflito: pode ser útil e produtivo para resultar em maior confiança entre os envolvidos no projeto. PMI (2021) cita o modelo de Ken Thomas e Ralph Kilmann, que relatam seis maneiras de lidar com o conflito, focando o poder relativo entre indivíduos e o desejo de manter um bom relacionamento: 1. Confrontando e resolvendo problemas; 2. Colaborando; 3. Comprometendo; 4. Suavizando; 5. Forçando; 6. Evitando problemas. 2. Grupos de processos: processos podem ser organizados em grupos lógicos de gerenciamento de projetos, ferramentas e técnicas, de forma a interagirem em cada fase do ciclo de vida de um projeto. Revisitando a abordagem geral de grupos de processo em projetos, PMI (2021) defende a classificação em: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. 3.2 Métodos na abordagem de desenvolvimento de ciclo de vida Segundo PMI (2021, p. 153), um método é “um meio para alcançar um resultado, saída, ou entrega como resultado de um projeto”. Muitos são os métodos na abordagem de desenvolvimento de ciclo de vida de projetos, sendo que metodologias ágeis estão em evidência, principalmente a metodologia Scrum. Veja duas metodologias ágeis para projetos: 1. Metodologia Scrum: metodologia ágil mais utilizada na atualidade, com origem no ano de 1993. O Scrum foi desenvolvido por Jeff Sutherland e tem como foco o andamento do projeto de 35 software através de controles realizados por um subconjunto de atividades desempenhadas em formato de rituais, chamados de sprints. A metodologia Scrum faz uso de backlogs para manter o controle do escopo e objetivo do projeto (nos preceitos da engenharia de requisitos), com as características e os requisitos do produto de software, assim como o objetivo de cada sprint (subconjunto do projeto de desenvolvimento do software). Essa metodologia, originada para desenvolvimento de sistemas de software, acabou por ser revisitada para gestão de projetos e processos em diversas áreas do conhecimento. 2. Metodologia eXtreme Programming: metodologia de desenvolvimento ágil específica para projetos de sistemas de software, desenvolvida em 1997 para oferecer excelência no desenvolvimento de softwares, baseada em agilidade, economia e qualidade. A eXtreme Programming tem como foco entregas parciais, com qualidade e eficiência através de estórias, que representam os requisitos funcionais do projeto, estabelecidos pelo cliente. 3.3 Artefatos na abordagem de desenvolvimento de ciclo de vida Segundo PMI (2021, p. 153), um artefato “pode ser um modelo, documento, saída ou projeto entregue”. Há uma diversidade considerável de artefatos que representam instrumentos para gerenciamento de projetos no contexto de abordagem e desenvolvimento de ciclo de vida. Recomenda-se uma análise mais aprofundada no próprio PMOBOK 7 em PMI (2021). Segue uma breve apresentação de alguns artefatos úteis: 1. Artefatos de estratégia: são documentos, criados antes ou no início do projeto, que abordam negócios estratégicos, empresariais 36 ou informações relevantes de alto nível organizacional. Exemplos: Business Case, Business Model Canvas, Project Brief, declaração da visão do projeto e Roadmap. 2. Gráficos de hierarquia: trazem informações de alto nível que são progressivamente decompostas em níveis mais detalhados. Exemplos: Organizational Breakdown Structure, ProductBreakdown Structure e Risk Breakdown Structure. 3. Linhas e base: são versões aprovadas do plano de trabalho do produto. Exemplos: budget (orçamento) e milestone schedule (estrutura de decomposição do produto). 4. Dados visuais e informações: diagramas que exibem informações visuais. Exemplos: Kanban, diagrama de afinidade, gráfico de burndown, diagrama de causa e efeito, casos de uso, dashboards, histograma, gráfico de Gantt e flowchart. 5. Contratos: são acordos formalizados que especificam detalhes sobre o projeto. Exemplos: contrato de preço fixo, contratos reembolsáveis e Tempo de Materiais (T&M). Como vivemos em uma nova era repleta de inovações baseadas em tecnologias, há um esforço e uso de recursos consideráveis nas organizações para a gestão de projetos. Lembremos também da definição de Dornelas (2020), que nos diz que a inovação pode estar relacionada à criação de um novo produto, a um serviço diferente que passa a ser oferecido a determinado mercado ou ainda à modificação de processos internos em uma organização, e todas essas tarefas estão inseridas no escopo de projetos. Por fim, que possamos também refletir sobre o uso de tecnologias para suporte e criação de novos projetos. Conforme nos lembra Galloway (2017, p. 6): “Tecnologia deixou de ser uma vertical. Deixou de ser uma indústria, um segmento. Como sabemos hoje, a tecnologia está impactando todas as indústrias e todos os segmentos, direta e indiretamente”. 37 Referências BAUMAN, Z. Modernidade líquida. Rio de Janeiro: Zahar, 2001. DORNELAS, J. Empreendedorismo corporativo: como ser um empreendedor, inovar e se diferenciar na sua empresa. 4. ed. São Paulo: Empreende, 2020. GALLOWAY, S. Os quatro: Apple, Amazon, Facebook e Google. São Paulo: HSM, 2017. LARSON, E. W. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. 6. ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7. ed. Pennsylvania: PMI, 2021. SOUZA JR, A. P.; BERGAMO FILHO, C.; OLIVEIRA, L. C. A. Modelo Híbrido: Evolução na Gestão Empresarial Para Eficiência e Inovação ágil. Rio de Janeiro: Brasport, 2021. 38 Fundamentos do planejamento Autoria: Renato Cividini Matthiesen Leitura crítica: Jefferson Willian Bucci Objetivos • Compreender os fundamentos do domínio de performance de planejamento de projetos. • Identificar as variáveis de um projeto no contexto de domínio de planejamento. • Revisitar diferentes abordagens sobre planejamento de projetos. 39 1. Domínio de performance de planejamento de projeto O momento de realizar o planejamento de um projeto é extremamente importante, pois terá impacto em todas as outras fases do projeto, principalmente em sua execução. Esse é um domínio de performance que necessita ser exaustivamente estudado e bem gerenciado, com atenção, considerando as variáveis dos ambientes interno e externo do projeto. O PMI (2021) nos ensina que o domínio de performance de planejamento de um projeto direciona atividades e funções associadas com o seu início, de forma envolvente e evolutiva na organização e coordenação de atividades necessárias para entregar um projeto conforme os resultados esperados. Figura 1 – Planejamento de um projeto Fonte: Shutterstock.com. A execução efetiva e adequada desse domínio de desempenho deverá obter alguns resultados: 40 1. O projeto progride de uma maneira organizada, coordenada e deliberada. 2. Há uma abordagem holística para entregar os resultados do projeto. 3. Informações são elaboradas para produzir as entregas e os resultados que idealizaram o projeto. 4. O tempo gasto no planejamento do projeto é apropriado para a situação e sua solução. 5. As informações de planejamento são suficientes para gerenciar as expectativas das partes interessadas. 6. Existe um processo para ajustamento de planos ao longo do projeto, com base em necessidades emergentes e com adaptação a mudanças necessárias. Larson (2016) estrutura o planejamento do projeto no chamado desenvolvimento do plano do projeto. O autor sustenta que essa tarefa é realizada através do desenvolvimento de uma rede de atividades do projeto. Nesse cenário, o domínio de performance de planejamento traz ainda definições importantes no contexto de planejamento de projetos. O PMI (2021) disponibiliza algumas definições. São elas: 1. Estimar (Estimate): avaliação da quantidade provável ou do resultado esperado de determinada variável. Exemplos: custos do projeto, recursos, esforço ou duração de atividades. 2. Exatidão (Accuracy): relaciona-se a uma avaliação da correção no contexto de um sistema de gestão da qualidade. 3. Precisão (Precision): relaciona-se a uma avaliação da exatidão no contexto de um sistema de gestão da qualidade. 4. Bater (Crashing): método usado para encurtar a duração do cronograma pelo menor custo incremental de recursos. 5. Rastreamento rápido (Fast tracking): um método de compressão de tempo em que as atividades ou fases são realizadas em sequência parcialmente paralela. 41 6. Orçamento (Budget): estimativa aprovada do projeto ou de uma estrutura analítica do projeto com atividades planejadas. 2. Planejamento da visão geral e variáveis do projeto No contexto do domínio de performance de planejamento de um projeto, é importante que se desenvolva uma visão geral do projeto, assim como uma análise das variáveis que possam impactá-lo, afetando o seu sucesso. Essas variáveis precisam ser consideradas quanto à execução das atividades do projeto. Considere a visão de Larson (2017, p. 134), que define uma atividade como “um elemento do projeto que consome tempo, por exemplo, trabalho ou espera”. Vejamos a seguir uma explicação geral sobre o planejamento de um projeto, assim como uma análise das principais variáveis que impactam o desenvolvimento das atividades de planejamento. 2.1 Visão geral do planejamento de um projeto O objetivo do planejamento de um projeto é criar, de forma proativa, uma abordagem que o desenvolva. As entregas do projeto impulsionam os resultados propostos, e o planejamento de algum nível precisa ser iniciado antes mesmo da autorização do projeto. A equipe do projeto elabora documentos iniciais, como a declaração da visão do projeto, o business case, e outros documentos capazes de identificar o caminho coordenado para o gerenciamento do projeto e a entrega de resultados. O PMI (2021) nos ensina que a quantidade de tempo gasto no planejamento de um projeto deve ser determinada pelas circunstâncias do escopo do projeto. O Project Management Institute ainda sustenta que é ineficiente gastar mais tempo planejando do que o necessário, 42 pois esse fator impacta diretamente o orçamento do projeto e a satisfação de seus clientes. Assim, as informações obtidas com o planejamento do projeto devem ser suficientes para poder ter avanços nas atividades de forma apropriada. Para isso, são disponibilizados artefatos de planejamento, a fim de confirmar as expectativas das partes interessadas (stakeholders) e alimentá-las com informações. O planejamento do projeto deve então levar em conta uma diversidade de variáveis que o impactarão durante seu desenvolvimento. Considere, caro leitor, que na definição de Larson (2016) os projetos são únicos. Assim, a quantidade, o tempo e a frequência do planejamento variam em cada projeto. As variáveis que influenciam a forma como o planejamento de projetos é conduzido podem ser explicadas, mas não limitadas a: 1. Abordagem de desenvolvimento: lembremo-nos de que alguns projetos possuem características que levam à utilização de uma abordagem preditiva, com fases bem definidas e escopo e requisitos já esclarecidos no início do projeto, enquanto outros não possuem esse esclarecimento inicial, e precisam então fazer uso de abordagens incrementais ou adaptativas. Assim, se faz necessário considerar: uma fase específica para planejar ou organizar o ciclo de vida deum projeto; uma abordagem com planejamento de alto nível, seguida de uma fase de design e prototipagem; e abordagens adaptativas, em que a equipe do projeto conduz iterações para desenvolvê-lo. 2. Entregas do projeto: os projetos, em sua maioria, exigem planejamento específico, considerando projetos de construção, mecânica ou de produtos de tecnologia, que podem usar um planejamento contínuo e adaptável para permitir evolução e mudanças, com feedbacks frequentes. Entregas constantes e incrementais são uma estratégia desenvolvida e suportada por 43 metodologias ágeis, conforme descrevem Sutherland e Sutherland (2019) e apoiam Souza Jr., Bergamo Filho e Oliveira (2021). 3. Requisitos organizacionais: considerar modelos de governança estratégica, políticas, procedimentos, processos e cultura local, que podem exigir o uso de artefatos específicos para que o gerente conduza e influencie sua equipe. 4. Condições de mercado: cada vez mais percebemos que o ambiente corporativo está imerso em um cenário globalizado e competitivo, sujeito a uma grande diversidade de condições e impactos interdependentes de instabilidades macropolíticas e sociais. Neste contexto, Camargo e Ribas (2017) nos chamam a atenção para a adoção de modelos ágeis de projetos para sustentar maior flexibilidade e adaptação a mudanças durante o planejamento do projeto. 5. Restrições legais ou regulatórias: considere que agências reguladoras ou estatutos podem exigir informações e comportamentos específicos no planejamento de um projeto. 2.2 Variáveis do domínio de performance de planejamento de um projeto As variáveis que podem impactar o sucesso (ou o fracasso) de um projeto no domínio do planejamento são: entrega, estimativa, planejamento de tempo e recursos, e orçamento. Vejamos essas variáveis a seguir. Entrega (Delivery) O processo de entrega em um projeto inicia-se com a compreensão do business case, dos requisitos e do escopo do projeto e produto. Nesse contexto, vale considerar as definições de PMI (2021) sobre os tipos de escopo. Vejamos que escopo do produto são funções que dão características a um produto, serviço ou resultado, e escopo do 44 projeto é o trabalho realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos especificados. Em uma abordagem de planejamento de projeto preditiva (tradicional em cascata, por exemplo), as atividades se iniciam com as entregas de temas de alto nível e a decomposição do projeto com maiores detalhes. Essa abordagem faz uso da chamada EAP (Estrutura Analítica de Projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure) para decompor o escopo em níveis detalhados. Projetos que fazem uso de abordagens iterativas ou incrementais possuem temas de alto nível que são decompostos em características, chamadas de histórias de usuários, como em abordagens de metodologias ágeis – por exemplo, a Scrum, defendida por Sutherland e Sutherland (2019). As equipes de projeto trabalham em ciclos curtos para produção de entregáveis, com o objetivo de diminuir a incerteza e os riscos do projeto. Estimativa (Estimating) O PMI (2021) reza que o planejamento implica o desenvolvimento de estimativas para o esforço do trabalho, sua duração e recursos humanos e físicos. As estimativas são então uma forma de realizar uma avaliação da quantidade ou do resultado provável de um projeto mediante uma variável específica. Assim, à medida que um projeto evolui, as estimativas podem se alterar com base nas mudanças realizadas e circunstâncias atuais. Veja que existem quatro aspectos associados à estimativa e presentes no ciclo de vida de um projeto. São eles: 1. Gama (Range): estimativas se direcionam a ter uma ampla gama de possibilidades no início do projeto, quando não há escopo e requisitos bem definidos. 2. Exatidão (Accuracy): precisão referente à correção de determinada estimativa. 45 3. Precisão (Precision): diferentemente da exatidão, refere-se ao grau de alinhamento à estimativa, sendo que as precisões das estimativas devem ser comparadas a uma precisão desejada. 4. Confiança (Confidence): aspecto que aumenta com a experiência e utilização de melhores práticas (benchmarking). As estimativas podem ser apresentadas ou ajustadas utilizando-se de diferentes técnicas. São elas, conforme PMI (2021): 1. Estimativa determinística e probabilística: estimativa de pontos que apresentam um único número ou quantidade (como número de meses para o projeto). Faz uso de estudos de possibilidades associadas, média ponderada com base em resultados prováveis ou simulações. 2. Estimativa absoluta e relativa: absoluta quando se trata de informações específicas e uso de números reais (como número de horas de trabalho, por exemplo), e relativa quando tem significado apenas em determinado contexto. 3. Estimativas baseadas em fluxo: desenvolvidas determinando o ciclo de tempo e rendimento. 4. Ajuste de estimativas para incerteza: análise de estimativas mediante ambientes complexos e incertos, nos quais há maior risco associado. Planejamento de tempo e recursos (Schedules) Nessa variável, se faz uso de um cronograma como modelo para execução e controle de atividades de um projeto, incluindo durações e dependências, entre outras informações de planejamento. Cronogramas serão úteis independentemente das abordagens preditivas ou adaptativas utilizadas. De acordo com PMI (2017, p. 174), “o cronograma do projeto detalhado deve permanecer flexível ao longo do projeto para poder ser ajustado de acordo com o conhecimento adquirido, aumentando a compreensão dos riscos e atividades”. Essa 46 flexibilidade é importante, mas não deve impactar de forma profunda o planejamento de entrega final do projeto, levando o gerente de projetos ou líder do time de desenvolvimento no contexto de gestão ágil (adaptativas) a ter conhecimentos e habilidades de gestão importantes quanto à redistribuição de tempo e recursos no ciclo de vida do projeto. Larson (2017) nos ensina que o cronograma de um projeto é também uma ferramenta fundamental para desenvolver a chamada linha de base de custo do projeto. Veja a Figura 2, com um exemplo de cronograma de projeto. Figura 2 – Exemplo de cronograma de projeto Fonte: adaptada de PMI (2017, p. 219). 47 Considerando tendências de abordagens adaptativas para gerenciamento de projetos, há a elaboração iterativa de cronograma com lista de pendências, chamada em metodologias ágeis de backlog, sendo a construção e o desenvolvimento do cronograma feitos sob demanda. Observando considerações sobre adaptação (tailoring), há a necessidade de levar em conta: abordar o ciclo de vida de maneira adequada a cada tipo de projeto, disponibilizar recursos, avaliar as dimensões do projeto e buscar suporte com tecnologia (softwares de estruturação, colaboração e gestão de projetos). Com gestão ágil de projetos, se faz relevante entender que são utilizados ciclos curtos de trabalho, com análise constante dos resultados alcançados e adaptações (quando necessárias) com feedbacks rápidos. O PMI (2021) nos lembra que é importante observar que em cronogramas adaptativos é usado o planejamento incremental. Outra observação interessante é que abordagens adaptativas se utilizam do modelo de time boxed, entendido como “caixas de tempo” ou definição de tempo para desenvolvimento de atividades (histórias), com prioridades relacionadas a atividades a serem realizadas em períodos de tempos definidos para entregas. A metodologia Scrum, por exemplo, busca gerenciar projetos adaptáveis com resultados rápidos, eficientes e flexíveis e com processos iterativos. A estrutura da metodologia Scrum utilizada para essa iteração é o sprint. Esta estrutura de gestão é um elemento time boxed, pois possui restrição de tempo para garantir que os membros da Scrum realizem as atividades de desenvolvimento respeitando períodos planejados. Cada sprint pode ser considerado um subprojeto com período de duração limitado a um mês. Deacordo com Sutherland e Sutherland (2019, p. 79), “o tempo é o maior limitador dos projetos humanos. Ele afeta tudo”. Veja na Figura 3 a representação do sprint em Scrum. Nesta metodologia, faz-se uso do chamado burndown chart, um mapa ou painel utilizado para o 48 acompanhamento do esforço do sprint. O modelo Kanban é uma técnica adaptada para a metodologia Scrum com o nome de Scrum board, para identificação e gestão de atividades e planejamento de projetos com os seguintes status: a fazer, em execução e finalizado, por exemplo. Figura 3 – Modelo de gestão de atividades em Scrum com o sprint Fonte: Shutterstock.com. Orçamento (Budget) “O orçamento de um projeto evolui a partir das estimativas acordadas para o projeto”, nos ensina PMI (2021, p. 62). A estimativa orçamentária de um projeto é aplicada aos custos do projeto para desenvolver estimativas de custo. Conforme defende Larson (2016, p. 107), “a estimativa do projeto é de fato uma medida de referência para o controle de custo do projeto. E se a medida de referência for defeituosa, você começa com o pé trocado... nós o incitamos a não subestimar a estimativa”. Enquanto o cronograma estruturará a gestão do tempo e duração de cada atividade, o gerenciamento de custos norteará a alocação de investimentos para que o projeto se concretize. A tríade qualidade, tempo e custo estará presente em todo projeto, pois a qualidade leva à satisfação dos envolvidos no projeto, o tempo é sempre limitado, 49 considerando a natureza do projeto, e o custo é, da mesma forma, limitado a recursos econômicos destinados ao projeto. 3. Revisitando o grupo de processos de planejamento do PMBOK 6 As abordagens descritas no PMBOK 7 levam a um contexto de domínios de performance de gestão de projetos, sistemática esta que estamos visitando como uma estratégia presente e futura para gerenciamento de projetos. Nesta seção, revisitaremos outra abordagem de gerenciamento de projetos, conforme defendida em PMI (2017) quando no contexto do PMBOK 6 ou versões anteriores, que visualizam o gerenciamento de projetos através de processos alocados em grupos de processo. Assim, nossa missão será rever o grupo de processos de gerenciamento de planejamento do projeto e deixar uma breve reflexão sobre essas abordagens divergentes e complementares definidas pelo Project Management Institute em momentos diferentes. Considere, caro leitor, que planejamento sempre foi e será importante em ambientes empresariais. De acordo com PMI (2017, p. 566), o grupo de processos de planejamento “consiste dos processos que definem o escopo total do esforço, estabelecem e refinam os objetivos e desenvolvem o curso de ação necessária para alcançar esses objetivos”. Esse grupo de processos tem como responsabilidades o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto e os documentos do projeto, utilizados na execução dele. É através desses documentos que a equipe de gerenciamento de projetos busca informações e se direciona para desenvolver o projeto com as partes interessadas. Seu benefício principal é definir o curso de ação para a conclusão de um projeto ou de uma fase de projeto de forma adequada. 50 Importante se faz notar que o grupo de processos de planejamento inclui um grupo de processos de gerenciamento de projetos, conforme podem ser identificados na Figura 4. Figura 4 – Grupo de processos de planejamento do PMBOK 6 Fonte: adaptada de PMI (2017). Vejamos então os subgrupos e seus processos que pertencem ao grupo de processos de planejamento de um projeto, conforme identificado por PMI (2017). 1. Gerenciamento da integração do projeto, com um processo: Desenvolver o plano do gerenciamento do projeto como um processo central, alinhado com praticamente todas as áreas do conhecimento em 51 gerenciamento de processos. Esse processo é de definição, preparação e coordenação de todos os componentes do planejamento de um projeto e consolida a integração do gerenciamento de projetos. A saída desse processo é o importante plano de gerenciamento do projeto. 2. Gerenciamento do escopo do projeto, com quatro processos: Planejar o gerenciamento do escopo que documenta como o escopo será definido, validado e controlado. Exemplos de documentos desse processo: plano de gerenciamento da qualidade e descrição do ciclo de vida do projeto. Coletar os requisitos representa a documentação e o gerenciamento de necessidades e requisitos das partes interessadas para cumprir os objetivos do projeto. Definir o escopo contém o desenvolvimento de visão detalhada do projeto e do produto, com o benefício de descrever os limites do projeto, serviços ou resultados e os critérios de aceitação. Exemplos de documento de projeto desse processo são o registro de premissas e a documentação dos requisitos. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou Work Breakdown Structure (WBS), que é uma ferramenta que descreve detalhadamente as entregas a serem realizadas durante a execução do projeto, de forma subdividida em componentes menores e gerenciáveis. Exemplo de documento: documentação de requisitos. 3. Gerenciamento do cronograma do projeto, com cinco processos: Planejar o gerenciamento do cronograma define as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, o desenvolvimento, o gerenciamento, a execução e o controle do cronograma do projeto. 52 Definir as atividades identifica e documenta as ações a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Exemplo de documento: linha de base do escopo. Sequenciar as atividades com uma identificação documentada dos relacionamentos entre as atividades do projeto. Estimar as durações das atividades com uma previsão do número de períodos de trabalho para finalizar atividades com recursos estimados. Desenvolver o cronograma com uma análise de sequências das atividades, durações, necessidades de recursos e restrições relativas ao cronograma do projeto. 4. Gerenciamento dos custos do projeto, com três processos: Planejar o gerenciamento dos custos do projeto define como eles serão estimados, orçados, gerenciados, monitorados e controlados. Estimar os custos realiza uma previsão dos recursos monetários necessários para executar o projeto. Determinar o orçamento agrega custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma base de custos. Exemplos de documentos: estimativa de custos e cronograma do projeto. 5. Gerenciamento da qualidade do projeto, com um processo: Planejar o gerenciamento da qualidade identifica os requisitos de qualidade para entregas e a documentação de padronização de gestão da qualidade. 6. Gerenciamento dos recursos do projeto, com dois processos: 53 Planejar o gerenciamento dos recursos que define como estimar, adquirir, gerenciar e utilizar recursos físicos e de equipe. Estimar os recursos das atividades, o que prevê recurso de equipe, quantidade de materiais, equipamentos e suprimentos para execução do projeto. 7. Gerenciamento das comunicações do projeto, com um processo: Planejar o gerenciamento das comunicações realiza uma abordagem com um plano de trabalho para atividades de comunicação do projeto. 8. Gerenciamento dos riscos do projeto, com cinco processos: Planejar o gerenciamento dos riscos representa o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. Identificar os riscos detecta os riscos individuais do projeto, a origem de riscos gerais e a documentação de suas características. Realizar a análise qualificativa dos riscos prioriza os riscos individuais para análise ou ação através de probabilidade de ocorrência e respectivo impacto. Realizar a análise quantitativa dos riscos analisa numericamente o efeito dos riscos individuais identificados no projeto com fontes de incerteza. Planejar as respostas dos riscos representa o desenvolvimento de alternativas para selecionar estratégias e lidar com a exposição dosriscos e seus devidos tratamentos. 9. Gerenciamento das aquisições do projeto, com um processo: 54 Planejar o gerenciamento das aquisições relaciona-se à documentação das decisões de compras do projeto, identificando potenciais fornecedores. 10. Gerenciamento das partes interessadas no projeto, com um processo: Planejar o engajamento das partes interessadas refere-se ao desenvolvimento das abordagens de envolvimento das partes interessadas com base em necessidades, expectativas, interesses e impactos com o projeto. Fizemos uma breve descrição de cada subgrupo do processo de planejamento e seus processos, com o objetivo de identificar as atividades estruturadas para gerenciamento do planejamento, o que será origem para que a execução do projeto possa ser realizada com sucesso. Camargo e Ribas (2019) afirmam que: [...] com a enxurrada de métodos e ferramentas de gestão criados nas últimas décadas, corremos o risco de ir pelo caminho errado em nossos projetos, caso não paremos para compreender o nível de complexidade do ambiente que estamos inseridos. (CAMARGO; RIBAS, 2019, p. 81) Perceba, caro leitor, que vivenciamos um momento em que uma única abordagem ou metodologia não é adequada à gestão de projetos. O modelo híbrido defendido por Souza Jr., Bergamo Filho e Oliveira (2021) nos mostra que fazer uso das melhores ferramentas e técnicas das diferentes abordagens, de forma conjunta, sustenta uma maneira contemporânea e inteligente de gestão de projetos. Referências CAMARGO, R.; RIBAS, T. Gestão ágil de projetos: as melhores soluções para suas necessidades. São Paulo: Saraiva Educação, 2019. 55 LARSON, E. W. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. 6. ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK. 6. ed. Newtown Square, Pensilvânia: Project Management Institute, 2017. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7. ed. Pennsylvania: PMI, 2021. SOUZA JR, A. P.; BERGAMO FILHO, C.; OLIVEIRA, L. C. A. Modelo Híbrido: Evolução na Gestão Empresarial Para Eficiência e Inovação ágil. Rio de Janeiro: Brasport, 2021. SUTHERLAND, J.; SUTHERLAND, J. J. Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2019. 56 Modelos, métodos e artefatos para planejamento Autoria: Renato Cividini Matthiesen Leitura crítica: Jefferson Willian Bucci Objetivos • Conhecer a composição da equipe e estrutura de um projeto. • Identificar modelos, métodos e artefatos para planejamento de um projeto. • Analisar comunicação, recursos físicos e métricas de um projeto no domínio de performance de planejamento. 57 1. Estratégias de gestão, composição e estrutura da equipe do projeto 1.1 Estratégia para planejamento e gestão de projetos Os cenários globalizados das empresas da atualidade levaram seus negócios a uma maior complexidade se comparados a épocas remotas. Grande parte dos projetos desenvolvidos pelas empresas atuais é mais complexa e exige uma gestão estratégica mais abrangente para conseguir entregar resultados esperados, ainda que não haja clareza de escopo e requisitos. É interessante lembrar que Larson (2016) considera o planejamento de um projeto como a elaboração do plano do projeto com o desenvolvimento da rede de atividades do projeto. Considere, caro leitor, que a nossa época evoluiu sob o impacto da ciência, da tecnologia e do pensamento racionalista. Nosso momento histórico modernizou-se com as disrupções tecnológicas e pensamentos de gestão suportados pelas abordagens administrativas criadas e complementadas nos últimos 60 anos. A revolução tecnológica do século XX levou à globalização, e a globalização levou ao desenvolvimento tecnológico. Essa é uma clássica reflexão sobre o desenvolvimento concomitante de tecnologias e sociedade complementares. Por fim, vale a pena refletir sobre o pensamento de Ismail, Malone e Van Geest (2019, p. 31): “estamos mudando rapidamente o filtro por meio do qual lidamos com o mundo a partir de uma perspectiva física com base material para uma perspectiva baseada na informação e no conhecimento”. Coutinho (2021, p. 6) nos lembra que “estratégia agora é mais do que analisar e antecipar movimentos predefinidos e pensar em avanços”. As estratégias para o gerenciamento de projetos da atualidade precisam buscar o uso de tecnologias e metodologias que envolvam as partes interessadas, de forma a oportunizar uma construção coletiva, 58 colaborativa, interativa e com adaptações, para que os resultados sejam adequados às premissas e aos requisitos que atualmente são construídos com o desenvolvimento do projeto. As atividades de concepção e planejamento precisam ser revisitadas constantemente, assim como o ambiente externo do projeto e da empresa, pois se modificam em uma velocidade nunca vista no passado. Respostas aos desafios dessa complexidade e incerteza crescente precisam ser pensadas através de um mindset ágil, com uma reflexão aberta e flexível para lidar com uma nova realidade em negócios. Coutinho (2021) nos ensina que há cinco princípios que sustentam esse pensamento ágil. São eles: 1. Adaptabilidade: o mercado atual está sujeito a flutuações frequentes e exige adaptações à medida que uma estratégia é executada. 2. Orientação positiva: essência do pensamento estratégico que busca oportunidades, e não reação a ameaças externas ou apenas melhoria em fraquezas internas. 3. Colaboração: ambientes de incerteza reagem melhor através de redes estruturadas e organizações que compartilham valor e se complementam. 4. Iteração: processos sequenciais são menos efetivos quando a imaginação precisa ser estimulada e quando não se possui definição plena do escopo e dos requisitos de um projeto. 5. Abertura: estratégias abertas equilibram a captura e a criação de valor em negócios e incrementam a consistência e qualidade através de novos insights para as organizações. 1.2 O futuro do gerenciamento de projetos A gestão de projetos vem passando por uma revisão de conceitos nos últimos 20 anos. Novos modelos de gerenciamento baseado em ciclos 59 de vida adaptativos foram criados por necessidade de levar os projetos a adaptações através de iterações, interações e incrementos, que objetivam sustentar projetos em modelos de negócios que se modificam evolutivamente em uma velocidade rápida. Algumas recomendações para manter adequados o planejamento e a gestão em projetos consideram: utilizar métodos para incorporar os clientes nas equipes de projetos, manter abertas as discussões dos papéis e das práticas do escritório de projetos em relação às mudanças, aprimorar as práticas para descrição da visão, integrar gerenciamento de configuração e documentos finais com controles em gerenciamento de projetos, desenvolver controles visuais e compartilhados com as equipes de projetos, fazer uso de ferramentas e artefatos de gestão e simplificar a gestão de riscos. Uma reflexão importante no contexto de planejamento e gestão de projetos na atualidade relaciona-se a fazer uso de metodologias tradicionais e metodologias de vanguarda em conjunto, em uma visão híbrida de gestão. O design thinking de Brown (2020), por exemplo, relaciona-se a uma forma criativa e ordenada de estudar bem determinado problema e suas causas, descobrir todas as possibilidades de soluções, testar essas possibilidades e depois definir a melhor solução, conforme relatam Camargo e Ribas (2019). Essa abordagem de inovação pode ser utilizada com estruturas e guias de gestão de projetos, principalmente no cenário de produtos e serviços voláteis e que exigem soluções inovadoras. Ao se pensar um futuro para o gerenciamento de projetos, torna-se mais clara a percepção da necessidade de manter equipes colaborativas unidas, suportadas por sistemas de tecnologia da informação e abertas a mudanças. 60 1.3 Estruturae equipe de projeto O planejamento para a composição da equipe de projetos tem início na identificação dos conjuntos de habilidades necessárias para a realização do trabalho de planejamento e gestão de projetos. É preciso estabelecer métodos para avaliar as habilidades, o nível de proficiência e a experiência de gestores em projetos. A constituição de uma equipe de projetos considera o envolvimento de profissionais que atuam internamente e profissionais com atuação externa nas empresas. Conforme nos ensina PMI (2021), há diferentes estruturas associadas ao uso de membros internos e externos para projetos. O benefício das habilidades de profissionais especializados em consultorias externas para projetos impacta diretamente os custos, provocando sua elevação. Perceba, caro leitor, que ao planejar uma equipe de projeto, um líder deve considerar a capacidade e a necessidade dessa equipe de trabalhar em um mesmo local físico ou, caso seus integrantes estejam remotos, em um ambiente que receba bom suporte de tecnologias da informação e comunicação. Em modelos ágeis de gestão, há limites para a composição de equipes, que exigem a formação de times menores com tarefas bem direcionadas, para entregas incrementais. Pequenas equipes de projetos podem trabalhar em uma mesma sala e, assim, ser capazes de tirar proveito da comunicação e do conhecimento de colegas para a resolução de problemas. Porém, não podemos ignorar que novos modelos de trabalho foram necessários no biênio de 2020 e 2021 e intensificaram o trabalho remoto via homeworking, o que não deixou de ser realidade após um período de isolamento social. Formatos de trabalho híbrido, constituído por roteiros e ambientes de trabalho ora presencial, ora remoto, acabaram por se tornar frequentes nas organizações e nos projetos. Mais uma vez, a adaptação enaltecida pelo termo tailoring em PMI (2021) e já presente também de forma mais 61 simples em PMI (2017) acabou por ser intensificada com a estrutura e as equipes de projeto. Perceba, caro leitor, que a globalização não é recente, e a forma de desenvolvimento de projetos das grandes corporações mundiais vem se convertendo em novos modelos, considerando que parte de sua mão de obra ativa está espalhada até em diferentes continentes. Além disso, o ritmo de crescimento e alcance global de negócios em alguns casos é rápido. As empresas se tornaram globais por consequência da melhoria dos meios de transporte e do uso intenso de tecnologias e sistemas de informação, através de sistemas computacionais e da internet. O encurtamento do tempo de deslocamento entre diferentes países oportunizou que empresas pudessem migrar de seus países-sede e levar operações para múltiplos locais do mundo. Assim, parte das grandes empresas se tornou global, não apenas abastecendo diversos países com seus produtos e serviços, mas também levando suas organizações, ou parte delas, a diferentes locais geográficos do planeta. De forma complementar, os projetos dessas grandes empresas se tornaram igualmente globais. Nesse cenário, o próprio PMI (2021) relata que os membros da equipe de um projeto podem estar em diferentes cidades, fusos horários ou países. O guia ainda considera que em projetos nos quais os membros da equipe trabalham virtualmente, há disposição maior de tempo para o processo de conexão de pessoas através de tecnologias. Camargo e Ribas (2019) complementam a reflexão sustentando que a empresa necessita ter seus objetivos estratégicos muito claros e bem definidos, e o profissional que lidera os projetos precisa possuir algumas características específicas, alinhadas com o PMI (2017) e o PMI (2021), como as habilidades técnicas de gestão, habilidades de liderança comportamental, habilidades em gestão estratégica de negócios e, sobretudo, uma forte visão dos objetivos estratégicos da empresa. 62 Veja a Figura 1, que ilustra as habilidades desejáveis de um gerente de projetos. Figura 1 – Triângulo de habilidades de um gerente de projetos Fonte: adaptada de PMI (2017). 2. Comunicação, recursos físicos, aquisições e mudanças 2.1 Comunicação O planejamento da comunicação em projetos se sobrepõe à identificação, análise e priorização das partes interessadas, como é descrito em PMI (2021) no domínio de desempenho das partes interessadas. A comunicação é um fator importante para que haja um adequado engajamento dos envolvidos no projeto. O planejamento da comunicação em PMI (2017) considerava processos necessários para garantir que as necessidades de informações de um projeto e de suas partes interessadas fossem satisfeitas, com o desenvolvimento de artefatos e a implementação de atividades para troca eficaz de informações. Na versão PMBOK 6, os processos de gerenciamento de comunicação em um projeto abarcavam: planejar o gerenciamento das comunicações, gerenciar as comunicações e monitorar as 63 comunicações. Lembremo-nos de que a comunicação se refere à troca de informações, realizada de modo intencional ou involuntário, e pode ocorrer utilizando-se a forma escrita, em meios físicos ou eletrônicos, e a fala, em meios presenciais ou eletrônicos. Além disso, podem ser usados para a comunicação modelos formais ou informais, por meio de gestos e através de mídias, e deve ser considerada a escolha adequada de palavras e gestos. No contexto de PMI (2021), o planejamento da comunicação em um projeto considera: quem precisa da informação, de que informação cada parte interessada necessita, a razão pela qual as informações devem ser compartilhadas com as partes interessadas, qual a melhor maneira de fornecer informações, quando e com que frequência as informações são necessárias e quem tem a informação necessária. Veja, caro leitor, que pode haver diferentes categorias de informações, como internas e externas, privadas e púbicas, gerais e detalhadas. Por fim, o PMI (2021, p. 64) relata que “as necessidades de informações e categorias de informações fornecem a base para estabelecer os processos e planos de comunicação para o projeto”. 2.2 Recursos físicos “Os recursos físicos de um projeto se relacionam a qualquer recurso que não seja uma pessoa”, identifica PMI (2021, p. 65). Essa categoria do domínio de desempenho de planejamento de projetos inclui materiais, equipamentos, softwares, ambientes de teste e licenças de softwares, entre outros recursos. Em PMI (2017), o gerenciamento dos recursos de um projeto se dava pelos processos de: planejar o gerenciamento de recursos, estimar os recursos das atividades, adquirir recursos e controlar recursos. 64 Ele também abarcava pessoas, com os processos de desenvolver e gerenciar a equipe. Projetos com recursos físicos significativos precisam de bom planejamento de atividades de aquisição, para garantir os suprimentos necessários à execução do trabalho. O planejamento de recursos físicos considera tempo de entrega, movimento e transporte, armazenamento e disposição de materiais e rastreamento de inventário. As equipes de projetos precisam planejar de forma estratégica o tempo de logística de recursos, incluindo avaliação de pedidos em massa e custo de armazenamento. 2.3 Aquisições No PMI (2017), os processos de gerenciamento de aquisições para um projeto eram: planejar o gerenciamento das aquisições, conduzir aquisições e controlar aquisições. De forma evolutiva, PMI (2021) nos ensina que, uma vez que o escopo de alto nível é conhecido, as equipes do projeto realizam uma análise das necessidades de aquisição, que inclui identificar as entregas e os serviços que serão necessários. Aquisições podem ocorrer em qualquer momento de um projeto. Porém, o domínio de desempenho de planejamento ajuda a definir de forma mais bem estruturada as expectativas que garantam que os processos ou processos de aquisição sejam executados com menores riscos envolvidos. 2.4 Mudanças O PMI (2021) considera que mudanças ao longo do projeto são comuns, e algumas delas são resultadode um evento de risco ou uma alteração no ambiente do projeto. Seja pelo resultado de uma interação em um momento de revisão do projeto, seja pelo feedback de um stakeholder ou por outros motivos, a mudança, em conformidade com os preceitos 65 da gestão moderna de projetos defendida por Camargo e Ribas (2019) e Coutinho (2021), entre outros, é considerada bem-vinda. As equipes de projeto devem preparar o processo de adaptação de planos ao longo do projeto, definir o que redirecionar em algumas das atividades e levar novas prioridades ao chamado backlog (no contexto de gestão ágil) ou aos requisitos e escopo (no contexto de gestão preditiva de projetos). Considere que, desde o PMI (2017), as atualizações são previstas durante todo o ciclo de vida do projeto. Mudanças são vistas como constantes e necessitam de gerenciamento. Larson (2017) já considera o gerenciamento ágil em projetos, relacionado com a metodologia de planejamento e programação de projetos em sucessivas ondas, em que o desenho final do projeto não é conhecido em detalhes. Perceba, caro leitor, que as metodologias ágeis têm como ponto de partida o chamado Manifesto Ágil, datado de 2001 (SUTHERLAND et al., 2011) e originário da área de desenvolvimento de sistemas de softwares. Seus preceitos são: 1. Indivíduos e iterações são mais importantes que processos e ferramentas. 2. Software funcionando é mais importante que documentação completa. 3. Colaboração com o cliente é mais importante que negociação de contratos. 4. Adaptação a mudanças é mais importante que seguir o plano inicial. No contexto de gestão de projetos além da área de software, esses preceitos foram adaptados ao projeto ou produto/serviço em funcionamento e mantêm as interações, a colaboração e a adaptação às mudanças como princípios de uma nova gestão. 66 3. Modelos, métodos e artefatos na abordagem de performance de planejamento de projetos Revisitando alguns conceitos importantes no contexto de gerenciamento de projetos, modelos, métodos e artefatos são ferramentas tecnológicas que buscam auxiliar o desenvolvimento e a gestão de projetos. Esses termos foram incorporados ao novo PMBOK 7 de PMI (2021) e apresentam um cabedal de ferramentas que podem ajudar o gestor de projetos em busca de incremento de valor ao negócio. 3.1 Modelos na abordagem de performance de planejamento Segundo PMI (2021, p. 153), um modelo é “uma estratégia de pensamento para explicar um processo, estrutura ou um fenômeno”. Os modelos refletem uma visão simplificada da realidade, assim como o cenário, as estratégias ou as abordagens para otimizar os processos de trabalho e esforços em um projeto. A seguir, conheceremos alguns modelos definidos em PMI (2021) para dar suporte ao gerenciamento de projetos no contexto do domínio de desempenho de planejamento, lembrando que o guia PMBOK 7 oferece uma visão mais ampla e completa desse contexto. Os modelos de comunicação demonstram conceitos associados à forma de enviar e receber informações e seu impacto na eficácia dessa transmissão, relata PMI (2017). Alguns modelos são: 1. Comunicação cross cultural ou transcultural: incorpora a ideia de que a mensagem em si e o modo como ela é transmitida são influenciados por conhecimento atual, experiência e estilo de linguagem, entre outros fatores. 67 2. Efetividade nos canais: baseia-se na riqueza de mídia focada em manuseio de informações simultâneas, facilidade de feedback, foco e uso de linguagem natural. 3. Execução da avaliação (gulf of execution and evaluation): grau de suporte à interpretação e interação na comunicação. Os modelos de mudança são baseados em comportamento, sistemas de mudança, atividades e culturas. Alguns modelos são: 1. Gerenciamento de mudança nas organizações: baseado em atividades de formular a mudança, implementar a mudança, gerenciar a transição e sustentar a mudança. 2. Modelo ADKAR: modelo com cinco passos para dar suporte à mudança. São eles: conscientização, desejo, conhecimento, habilidade e reforço. 3. Oito passos para mudança: mudança top down baseada em criar urgência, formar coalizão, criar uma visão de mudança, ter comunicação e visão, remover obstáculos, criar entregáveis no curto prazo, construir a mudança e ancorar a mudança na cultura corporativa. 4. Modelo de transição: mudança situacional em três estágios. São eles: terminando, perdendo e soltando; zona neutra e novo início. 3.2 Métodos na abordagem de desempenho de planejamento Relembrando, segundo PMI (2021, p. 153), um método é “um meio para alcançar um resultado, saída, ou entrega como resultado de um projeto”. A seguir, conheceremos alguns métodos definidos em PMI (2021) para dar suporte ao gerenciamento de projetos no contexto do domínio de desempenho de planejamento, lembrando que o guia PMBOK 7 oferece uma visão mais ampla e completa desse contexto. 68 Os métodos de coleta e análise de dados são utilizados para reunir e avaliar dados e informações, a fim de se obter uma compreensão mais profunda de determinada situação, relata PMI (2021). Alguns métodos são: análise de alternativas, análise de suposição e restrição, e análise comparativa. Importa observar que, nesse contexto, são utilizadas ferramentas de planejamento estratégico para avaliação do projeto em ambiente interno e externo. Outros métodos incluem: 1. Benchmarking: comparação de produtos, processos ou projetos e ações para identificação de melhores práticas. 2. Business intelligence ou inteligência em negócios: conceito que amplia a área de análise de dados para provimento de informações em formato de insights, a fim de oferecer apoio à tomada de decisões. É considerado por Sharda, Delen e Turban (2019, p. 15) como “um termo guarda-chuva que combina arquiteturas, ferramentas, bases de dados, ferramentas analíticas, aplicativos e metodologias”. 3. Análise de negócio: autorização e justificativa do projeto com base em análises de payback, Taxa Interna de Retorno (TIR), Retorno Sobre o Investimento (ROI), Valor Líquido Presente (VPL) e custo-benefício. 4. Custo da qualidade: focado em analisar custos incorridos ao longo da vida útil do produto. 5. Árvore de decisão (decision tree): método baseado em diagrama e cálculo para avaliação de implicações com variáveis e múltiplas opções de solução. 6. Forecast: é uma previsão de condições e eventos no projeto com base em informações descritivas. 7. Avaliação do ciclo de vida: avaliação do ambiente e o impacto do produto, serviço ou projeto. 8. SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats): ferramenta de análise de forças e fraquezas em ambiente interno e oportunidades e ameaças do ambiente externo, mediante um projeto ou negócio. 69 Métodos de estimativa são usados para desenvolver aproximações do projeto, tempo ou custo. Alguns deles são: 1. Agrupamento de afinidade: classifica itens em categorias com base em sua semelhança. 2. Estimativa multiponto: estimativa de custo ou duração em média ponderada, considerando estimativas otimista, pessimista e provável. 3. Delphi (Wideband Delphi): composto por rodadas de análise de especialistas, com estimativas individuais e discussão em equipe após as rodadas. Métodos de reuniões e eventos representam um meio para engajar a equipe do projeto e as partes interessadas. Há um volume grande de métodos desse tipo, e alguns se destacam. São eles: 1. Backlog refinement: um backlog é progressivamente elaborado e priorizado para identificar o trabalho a ser realizado em iterações. 2. Daily standup: reunião breve, de 15 minutos, conforme Sutherland e Sutherland (2019), para colaboração. Nessa reunião, a equipe avalia o que foi realizado e questões relacionadas às próximas entregas do projeto. 3. Kickoff: reunião famosa de pontapé inicial, realizada no início de um projeto para efetivamente formalizá-lo. 4. Reunião de status: evento regularmente agendado para troca e análise do andamento do projeto. 3.3 Artefatosna abordagem de performance de planejamento Relembrando, segundo PMI (2021, p. 153), um artefato “pode ser um modelo, documento, saída ou projeto entregue”. A seguir, conheceremos alguns dos principais artefatos definidos em PMI (2021), relacionados 70 ao domínio de desempenho de planejamento, lembrando que o guia PMBOK 7 oferece uma visão mais ampla e completa desse contexto. Os artefatos de estratégia são criados antes ou no início do projeto, quando há questões estratégicas envolvidas. Alguns exemplos são: 1. Business case: proposta de valor para o projeto, com os benefícios esperados. 2. Canvas ou Business Model Canvas: é um mapa de ideação de projetos composto por nove campos, construídos de forma visual, com proposta de valor, infraestrutura, clientes e finanças. 3. Design thinking: forma criativa e ordenada de estudar bem determinado problema e suas causas, descobrir todas as possibilidades de soluções, testar essas possibilidades e depois definir a melhor solução, conforme defende seu criador Brown (2020). 4. Project charter: documento emitido pelo patrocinador do projeto, que autoriza formalmente o seu desenvolvimento. 5. Roadmap ou roteiro: fornece uma linha de tempo de alto nível, com marcos, eventos, revisões e pontos de decisão do projeto. Os artefatos de registros são utilizados para registrar aspectos da evolução do projeto, relata PMI (2021). Alguns dos mais relevantes artefatos são: 1. Backlog: trata-se de uma lista ordenada de trabalho a ser realizado. Conceito muito utilizado em projetos, principalmente no contexto de projetos adaptativos via metodologias ágeis. 2. Lições aprendidas: registro de lições aprendidas no projeto, para serem utilizadas em outros projetos. 3. Registro de riscos: registro em formato de repositório, no qual constam as saídas dos processos de gerenciamento de riscos do projeto. 71 Os artefatos de planejamento (ou planos) buscam organizar um meio para realizar algo em aspectos individuais ou combinados com outros planos. Há um volume grande de artefatos para planos, e alguns deles são: 1. Change control plan: plano de controle de mudanças do projeto. 2. Gerenciamento da qualidade: descreve como as políticas, os procedimentos e as diretrizes de qualidade serão implementados para alcançar seus objetivos. 3. Gerenciamento de escopo: componente do projeto ou programa que descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e validado. 4. Gerenciamento de risco: documento e diagramas que apresentam a metodologia da gestão de riscos e suas medidas preventivas e corretivas. 5. Plano de teste: documento que descreve entregas que serão testadas, os testes que serão realizados e sua metodologia. Os artefatos de visualização de informações organizam e apresentam dados e informações em formato visual, utilizando-se de tabelas, gráficos, matrizes, diagramas, infográficos e mapas, entre outros. Alguns deles são: 1. Diagrama de afinidade: demonstra as ideias classificadas em grupo para análise e revisão no processo de planejamento de um projeto. 2. Burndown chart: traz uma representação visual do trabalho a ser realizado no formato de time boxing, muito comum em metodologias ágeis de gestão. 3. Histograma: gráfico que demonstra a representação dos dados numéricos e sua distribuição. De acordo com Sharda, Delen e Turban (2019), o histograma é similar a um gráfico de barras e usado para mostrar a distribuição da frequência de uma ou várias variáveis. 72 4. Diagrama de causa e efeito: considerado um dos principais diagramas para estudo e desenvolvimento dos requisitos de um projeto. 5. Dashboard: trata-se de painéis informativos, definidos por Sharda, Delen e Turban (2019) como componentes que oferecem exibições visuais de importantes informações consolidadas e organizadas em uma única tela. A lista de artefatos não se esgota com os exemplos apresentados, pois são considerados ainda gráficos de hierarquia, linhas de base, relatórios e contratos como categorias, as quais podem ser mais detalhadamente estudadas no PMBOK 7 (PMI, 2021). O mundo dos negócios contemporâneo vem sendo desafiador para todos os profissionais que operam em um ambiente competitivo e marcado por incertezas. Coutinho (2021) nos lembra que a volatilidade de produtos e serviços vem impactando diversos setores, principalmente aqueles que têm forte dependência de tecnologia, como o setor financeiro, de comunicação e mídia, de tecnologia da comunicação e da informação. Novas formas de planejamento e gestão de projetos são necessárias. Brown (2020) nos ensina que a inovação e o pensamento voltado ao cliente são muito importantes na atualidade, a fim de potencializar o sucesso em projetos nesta nova era moderna. Projetos precisam ser constantemente desenvolvidos em prol de levar novas ideias à materialização de produtos e serviços, fazendo uso das ferramentas de gestão representados pelos modelos, métodos e artefatos de gerenciamento de projetos. Referências BROWN, T. Design Thinking: uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias. Rio de Janeiro: Alta Books, 2020. 73 CAMARGO, R.; RIBAS, T. Gestão ágil de projetos: as melhores soluções para suas necessidades. São Paulo: Saraiva Educação, 2019. COUTINHO, H. Estratégia ágil além da prática. São Paulo: Expressa, 2021. ISMAIL, S.; MALONE, M. S.; VAN GEEST, Y. Organizações exponenciais: por que elas são 10 vezes melhores, mais rápidas e mais baratas que a sua (e o que fazer a respeito). Rio de Janeiro: Alta Books, 2019. LARSON, E. W. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. 6. ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK. 6. ed. Newtown Square, Pensilvânia: PMI, 2017. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7. ed. Pennsylvania: PMI, 2021. SHARDA, R.; DELEN, D.; TURBAN, E. Business Intelligence e análise de dados para gestão do negócio. 4. ed. Rio de Janeiro: Bookman, 2019. SUTHERLAND, Jeff et al. Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software. Agile Manifesto, [s.l.], 2001. Disponível em: https://agilemanifesto.org/iso/ptbr/ manifesto.html. Acesso em: 1 nov. 2022. 74 BONS ESTUDOS! Sumário Apresentação da disciplina Fundamentos da abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Objetivos 1. Gerenciamento de projetos 2. Domínio de performance de desenvolvimento e ciclo de vida de um projeto 3. Abordagens de desenvolvimento de projetos Referências Modelos, métodos e artefatos sobre abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Objetivos 1. Fases de um ciclo de vida de projeto 2. Gerência e governança contemporânea de projetos 3. Modelos, métodos e artefatos na abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida Referências Fundamentos do planejamento Objetivos 1. Domínio de performance de planejamento de projeto 2. Planejamento da visão geral e variáveis do projeto 3. Revisitando o grupo de processos de planejamento do PMBOK 6 Referências Modelos, métodos e artefatos para planejamento Objetivos 1. Estratégias de gestão, composição e estrutura da equipe do projeto 2. Comunicação, recursos físicos, aquisições e mudanças 3. Modelos, métodos e artefatos na abordagem de performance de planejamento de projetos Referências