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71 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Unidade III 5 APLICABILIDADE Utilizar os serviços de um consultor, ou empresa de consultoria, nas organizações é de extrema importância justamente pelo fato de ele não ter ainda todo o conhecimento necessário para solucionar os problemas no momento que é contratado. Quando o consultor dá início ao diagnóstico, a empresa acredita que, por ele ser neutro, já que ainda não tem acesso a todas as informações, poderá implementar novos métodos e novas ideias para solucionar tais problemas. Os consultores e empresas de consultoria têm, como protocolo, seis deveres universais, conforme discriminado na sequência (SCHEIN, 1969 apud OLIVEIRA; THIELMANN, 2005): • Solucionar: buscar alternativas para as disfunções organizacionais encontradas na empresa usando, para isso, o processo de tomada de decisões. • Organizar: proporcionar todas as possibilidades para que se chegue a um bom funcionamento da empresa. • Inovar: prover as melhores soluções com os menores custos. • Aconselhar: apoiar o empresário na realização do diagnóstico organizacional, por meio de ferramentas, modelos e indicadores de gestão, a fim de orientá‑lo sobre, por exemplo, as atuais tendências de negócios. • Auxiliar: contribuir para o processo de desenvolvimento organizacional. • Diagnosticar: identificar prováveis disfunções organizacionais com o emprego de um instrumento de levantamento de dados. Vários autores destacam o conhecimento como um bem intangível, visto que ocupa um posicionamento de enorme preocupação nas organizações. Nonaka (2000) destaca essa preocupação ao demonstrar a importância da participação das pessoas na definição dos conhecimentos e ao afirmar que os seres humanos são imprescindíveis para a criação do conhecimento, já que novos conhecimentos se originam nas pessoas. 72 Unidade III Segundo Davenport e Prusak (1998), o conhecimento é uma mistura fluida de: • valores; • informação contextual; • experiência condensada; • insight experimentado. Esses itens proporcionam uma estrutura para a avaliação e a incorporação de possíveis novas experiências e informações. O conhecimento tem origem e é utilizado na mente dos conhecedores. Nas organizações, ele costuma estar inserido nos processos, rotinas, normas organizacionais e nas práticas, também nas atividades desenvolvedoras de conhecimento, apresentando‑se internamente a cada indivíduo, mas também em suas interações. A informação torna‑se conhecimento através de: • Comparação: como as informações relativas a uma situação se comparam a outras situações já conhecidas? • Consequências: quais implicações as informações podem trazer para as tomadas de ações e de decisões? • Conexões: quais são as relações entre o conhecimento adquirido e o conhecimento acumulado? • Conversação: quais os pensamentos de outras pessoas em relação a essa informação? Para que o conhecimento seja reconhecido como tal, isto é, para que seja socialmente aceito, ele deve ter aprovação dentro de termos criteriosamente verdadeiros, em que os fatos serão avaliados formalmente e a partir da apresentação de dados. O conhecimento é decorrente da interpretação da informação e será utilizado para a geração de novas ideias, para resolver os problemas ou para a tomada de decisões, existindo quando uma informação é bem explicada e compreendida por alguém, sendo também o resultado do que foi aprendido e do que já fora experimentado e que ainda poderá ser utilizado novamente em várias situações. Existem vários fatores que levam ao sucesso dos projetos do conhecimento, como: • orientação de uma cultura para o conhecimento; • uma infraestrutura técnica e organizacional; • apoio à alta gerência; • vinculação do valor econômico ou setorial; 73 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO • orientação para processos feita com a clareza de visão e linguagem; • estímulo a elementos motivadores não triviais; • níveis da estrutura do conhecimento, assim como múltiplos canais para a transferência do conhecimento. Davenport e Prusak (1998) apontam que o conhecimento existe dentro dos seres humanos, fazendo parte de sua complexidade e da imprevisibilidade. A esse conhecimento, dá‑se o nome de ativos de conhecimento, mas é importante lembrar que eles são intrínsecos de cada ser humano, logo, diverge de pessoa para pessoa, e, portanto, são difíceis de serem identificados. Dessa forma, os autores afirmam que os ativos do conhecimento ainda são vistos como um processo ou ainda como um ativo intangível. Segundo Nonaka e Takeuchi (1997), conhecimento e informação são bem diferentes. O conhecimento diz respeito a crenças e compromissos. Sendo a função de uma atitude, uma intenção específica ou ainda uma perspectiva, ele está relacionado à ação, sempre com um objetivo, ao contrário da informação. Para que uma informação se torne conhecimento, os seres humanos terão que realizar virtualmente um trabalho. Ainda numa visão mais ampla desse conceito, pode‑se destacá‑lo como explícito ou tácito. O explícito é caracterizado por transferência e codificação, estando, assim, nos documentos, na base de dados, de processos e de produtos. Já o conhecimento tácito é difícil de ser codificado pois é subjetivo. Se baseia na interpretação do indivíduo, fazendo parte das ações, dos contextos e das experiências pessoais. É o que se sabe, porém, nem sempre se consegue explicar. Nonaka e Takeuchi (1997) diferenciam o conhecimento explícito e o tácito, apontando que este é altamente pessoal e muito difícil de ser formalizado, dificultando a transmissão e o compartilhamento, encontrando‑se, por isso, profundamente enraizado nas ações e nas experiências de cada indivíduo, como em seus valores, suas emoções, seus desejos ou ainda suas ideais. Já o explícito é expresso em palavras e em números, ficando bem mais fácil de ser comunicado e de ser compartilhado sob a forma de fórmulas científicas, dados brutos, procedimentos codificados ou ainda por princípios universais. Desse modo, é facilmente processado por um computador, podendo ser transmitido eletronicamente ou ainda ser armazenado em um banco de dados. A teoria do processo de criação de conhecimento, desenvolvida por Nonaka e Takeuchi (1997), coloca essa distinção entre o conhecimento tácito e o explícito como pedra epistemológica fundamental, e aponta que o segredo para a criação do conhecimento está na mobilização e na conversão do conhecimento tácito. Sabe‑se que o conhecimento tácito e o conhecimento explícito se complementam mutuamente, interagem um com o outro, por meio de trocas nas atividades criativas dos seres humanos. Para Nonaka e Takeuchi (1997), o conhecimento é criado justamente pela interação entre os conhecimentos tácito e explícito, e postula quatro modos diferentes de conversão desses conhecimentos: 74 Unidade III • do conhecimento tácito para o conhecimento tácito: socialização; • do conhecimento tácito para o conhecimento explícito: externalização; • do conhecimento explícito para o conhecimento explícito: combinação; • do conhecimento explícito para o conhecimento tácito: internalização. O compartilhamento do conhecimento tácito é o objetivo da socialização, que, separadamente, se constitui uma forma limitada de criação do conhecimento. Já a facilidade com que uma organização possa alavancar o conhecimento está relacionada diretamente com a eficiência da conversão do conhecimento tácito em conhecimento explícito. A criação do conhecimento organizacional nada mais é que a interação contínua e dinâmica entre os conhecimentos tácito e explícito. Diante do exposto, sabe‑se que a socialização é capaz de gerar conhecimento compartilhado e, sob esse prisma, podemos afirmar que a externalização gera o conhecimento conceitual. Essa combinação dá origem ao conhecimento sistêmico operacional Dentro da organização, o conhecimento não se cria e nem se desenvolve sozinho. Para se criar conhecimentoem uma organização é preciso que haja envolvimento da criação do conhecimento individual, se ampliando em comunidades de interação que transpassem seções, divisões, organizações e departamentos. O conhecimento tácito criado e acumulado em um nível individual deve ser mobilizado e se tornar amplo dentro da organização, através dos quatro modos de conversão, constituindo‑se, assim, a chamada espiral do conhecimento. Nonaka e Takeuchi (1997) evidenciam que a função da organização dentro do processo de criação do conhecimento organizacional nada mais é do que fornecer um contexto apropriado para que as atividades em grupos se tornem mais propícias para a criação e o acúmulo desse conhecimento em nível individual. Eles pontuam cinco condições em nível organizacional para que se promova a espiral do conhecimento, conforme veremos na sequência. Intenção Visa desenvolver a capacidade organizacional de adquirir, acumular, criar, e ainda explorar o conhecimento. Aqui se encontra a essência da criação do conhecimento organizacional: a estratégia. Conceituar uma visão e estabelecer relação com o tipo de conhecimento que deverá ser desenvolvido para efetivar a implementação será o ponto crítico da estratégia da empresa, para que se consiga associar as tecnologias essenciais à atividade de negócios. 75 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Autonomia Ocorre individualmente, entre todos os membros da organização, que deverão agir de forma autônoma conforme forem surgindo as circunstâncias. Essa postura empresarial irá assegurar que a autonomia seja mais propensa a manter uma maior flexibilidade ao adquirir, determinar o significado e relacionar as informações. Flutuação e caos Essas condições instaladas estimulam a interação entre a organização e o ambiente externo. Quando a flutuação surge numa empresa, ela aparece por meio de colapsos das rotinas, das estruturas cognitivas ou mesmo dos hábitos. Acaba se tornando um processo contínuo de questionamentos e reconsiderações de premissas já existentes, estimulando, assim, a criação do conhecimento. Redundância A redundância no mundo dos negócios se refere à superposição intencional das informações sobre as atividades da empresa e as responsabilidades da gerência, e também sobre a empresa como um todo. Nonaka e Takeuchi (1997) deixam claro que, para criar conhecimento dentro do contexto organizacional, é preciso que um conceito criado por algum indivíduo, ou mesmo por um grupo, seja mostrado para outros indivíduos, mesmo que ainda não precisem do conceito de imediato. Esse compartilhamento de informações redundantes irá promover o compartilhamento de conhecimento tácito, sendo assim, os indivíduos envolvidos conseguirão sentir o que os outros estão tentando expressar. Variedades e requisitos Enfrentar desafios de extrema complexidade impostos pelo ambiente fica mais fácil com a diversidade interna de uma organização. Nesse ambiente de negócios, é necessário que o desenvolvimento de uma estrutura seja mais horizontal e flexível, e que as diferentes unidades sejam interligadas por uma rede complexa de informações. A informação e o conhecimento são fatores essenciais no ambiente competitivo das organizações. Conhecimento não apenas no sentido abstrato, ou mesmo no teórico, mas sim aplicado no dia a dia da empresa: o conhecimento sobre o mercado, os clientes, os processos, a tecnologia utilizada, seus concorrentes etc. Sabe‑se que há a percepção comum de que as informações e o conhecimento são recursos necessários para as organizações, portanto, eles precisam ser administrados em todos seus setores. Porém, é necessário que a empresa utilize inteligência para usar de forma eficiente todas as informações e o conhecimento no processo de tomada de uma decisão. 76 Unidade III 5.1 Pesquisa das informações na organização A palavra informação é derivada do latim informare, que significa dar forma ou aparência, criar uma ideia ou ainda representar algo que foi posto em ordem. De acordo com Drucker (2000, p. 13), a informação é um “dado investido de relevância e propósito”. É um dado isolado, ou mesmo um agrupamento organizado de dados, que é processado por um tipo de tratamento correto e perfeito. Para os autores McGee e Prusak (1994), informações referem‑se a dados coletados, ordenados, organizados, aos quais se atribuem contexto e significados. Seguindo o mesmo padrão de pesquisa, os autores sugerem ainda que a informação é o conjunto de dados úteis utilizados pelas organizações e mesmo pelos indivíduos, que dão subsídios para se tomar uma decisão eficaz. Já para Davenport e Prusak (1998), a informação é uma mensagem, na forma de uma comunicação audível ou visível, assim como um documento, e os dados se transformam em informações pelos seguintes processos: • Contextualização: para que finalidade os dados deverão ser coletados. • Categorização: determinação dos componentes fundamentais dos dados ou ainda as unidades de análise. • Cálculo: os dados deverão ser analisados estatisticamente ou pela matemática. • Correção: quando ocorrerem os erros, eles deverão ser excluídos dos dados. • Condensação: esses mesmos dados poderão ainda ser resumidos de uma forma mais precisa. Barreto (1994) considera a informação um conjunto de estruturas significantes, que tem a competência de poder gerar conhecimento para o indivíduo, a sociedade ou seu grupo. Ela pode ser considerada um dado processado de maneira significativa para o usuário, tendo um valor real ou aferido para a tomada de decisões correntes ou posteriores. O processo de transformação dos dados em informação, na visão de Stair (1998, p. 5 ), ocorre através de “uma série de tarefas logicamente relacionadas, executadas para atingir um resultado definido”. Como já vimos, para McGee e Prusak (1994), a informação abrange os dados coletados, ordenados e organizados, aos quais são atribuídos contexto e significados. Sua função é informar, enquanto os dados não têm essa mesma missão. A informação tem limites, e os dados poderão ser ilimitados. Para os dados tornarem‑se úteis como a informação para uma pessoa com a incumbência do processo de decisão, será preciso apresentá‑los de tal forma que a pessoa consiga os relacionar e possa atuar sobre eles. A informação, no âmbito empresarial, tem o objetivo de habilitar a empresa para que ela alcance seus objetivos pelo uso eficaz dos recursos disponíveis, os quais são representados por tecnologia, pessoas, capital e a informação propriamente dita. 77 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Nem mesmo a tecnologia consegue transformar dados em informação. É necessário que o indivíduo atribua um significado. Se não houver interferência humana, esses experimentos são apenas dados. Nesse sentido, o que chamamos de tecnologia da informação é apenas tecnologia de dados, pois não se trata da compreensão, da comunicação da informação ou mesmo de sua construção. Assim sendo, Spender (2001) destaca que a relação de dependência da informação junto ao ambiente é um sinal, significando que o ambiente está ligado ao sistema em que foi incorporado. A informação é o único recurso que nunca é perdido com o uso ou mesmo com a disseminação. Ela só é perdida quando se torna obsoleta, não se tornando mais necessária. Bartolomé (1999) ressalta que o excesso de dados e uma enorme quantidade de informações adquiridas diariamente geram capacidade de valorizar a tomada de decisões quando se sabe o que é útil e relevante. Já Wurman (1997) acredita que o excesso de informação pode ser um problema em sistemas informatizados, pois as pessoas são limitadas e, em virtude da quantidade excessiva de informação gerada, toda essa exigência pode transformá‑las em pessoas extremamente ansiosas. Por conta dessa ansiedade por informação, o autor acredita que a distância entre compreensão e o que se acha que deva ser compreendido crie uma lacuna entre os dados e o conhecimento.Isso acontece quando a informação não diz o que realmente se precisa saber. O excesso de informação pode causar angústia, dispersando o foco na tomada de decisões. Vários empresários sofrem do que se chama de síndrome de informação, ou seja, eles acreditam que não estão lendo tudo o que julgam ser necessário diante do que é publicado, mesmo que seja impossível abranger essa totalidade (WURMAN, 1997). 5.2 A decisão de contratar uma empresa de consultoria Como mencionado anteriormente, a consultoria nada mais é do que um serviço ofertado por um profissional autônomo ou uma empresa de uma determinada área, tanto para administração profissional quanto para a pública, e tem a finalidade de fazer um levantamento das necessidades das organizações, visando identificar prováveis soluções com recomendações de ações de melhoria. Isso é possível graças ao olhar crítico do consultor externo. Para isso, é de suma importância que ocorra a transparência do cliente, para que ele junte as informações e saiba como proceder em relação às disfunções e o que fazer para promover o crescimento empresarial. Há alguns motivos que impelem uma organização a contratar os préstimos de um consultor, por exemplo, quando necessita de ajuda e os gestores não fazem ideia de como solucionar o problema, ou quando a organização tem dúvidas se contrata funcionários novos ou se investe em processos para melhorar a produtividade. Outro problema que faz com que a organização busque ajuda de uma consultoria é a desmotivação da equipe, que faz com que ela não produza a quantidade necessária para o alcance das metas e da qualidade desejada. Além disso, também há o problema de os administradores não terem sucesso no quesito incentivo do engajamento. Nesse caso, o ideal seria contratar uma consultoria de gestão de pessoas ou de recursos humanos. 78 Unidade III Segundo o Instituto de Defesa da Cidadania e da Transparência – IDCT (POR QUE...,2020), a contínua falta de padronização nas atividades acarreta falhas na organização. Assim, se faz necessário corrigir os processos internos com mapeamento e, consequentemente, proposição de melhorias. Portanto, pode‑se dizer que as funções de uma consultoria organizacional são: • mudança de gestão; • expansão de mercado; • crises financeiras; • revisão de processos; • implementação de projetos; • reestruturação interna. 5.2.1 Vantagens na contratação Já vimos o que é uma consultoria e por que a contratar. Agora veremos quais são os benefícios proporcionados pela contratação de uma empresa de consultoria especialista, ou de um consultor. Certamente não existe uma lista taxativa, e sim uma lista exemplificativa das vantagens em se contratar uma consultoria, conforme veremos na sequência. Saiba mais O IDCT desenvolveu um interessante artigo em que auxilia na compreensão de por que contratar um consultor: POR QUE contratar uma consultoria. IDCT, 22 jan. 2020. Disponível em: https://bit.ly/3B1a1X5. Acesso em: 1º jul. 2022. 5.2.2 Visão imparcial Uma grande dificuldade dos administradores é conseguir um tempo para se afastar um pouco de suas inúmeras rotinas e atividades para poder avaliar o cenário por outra perspectiva. Sob esse prisma, um profissional experiente tem mais condições de ver o todo de forma mais ampla, para poder discutir detalhes que se relacionam às várias partes do problema. Além do mais, por não ter uma relação direta com a empresa e nem com os gestores e colaboradores envolvidos, o consultor, quando chega à empresa, não tem vínculos firmados, assim, ele preserva sua capacidade de isenção em suas colocações. 79 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Lembrete A posição de quem está chegando para dar consultoria é, de certa forma, privilegiada, uma vez que a pessoa tem possibilidade de avaliar a situação de uma forma fria. Isso ajuda muito na hora de elaborar um diagnóstico isento, assim como também ajuda nos momentos em que é preciso dar os feedbacks necessários. 5.2.3 Foco nos resultados É muito importante que uma empresa de consultoria esteja 100% comprometida com os resultados que oferece para seus clientes. O consultor, por viver basicamente da conquista de metas e de um bom nome no mercado, seja dele ou da empresa em que atua, não pode se dar ao luxo de adotar uma postura morosa e cômoda. Se a consultoria não conseguir proporcionar uma melhora significativa na situação de seus clientes, o consultor ou a consultoria não se sustentará no mercado, uma vez que se trata de uma área totalmente interconectada e competitiva. 5.2.4 Soluções inovadoras As consultorias acumulam muita experiência rapidamente, tendo, assim, a oportunidade de trabalhar em casos dos mais diversos tipos, podendo conhecer novos mercados e novos modelos de negócio. Por ter uma vivência muito ampla em casos diversos, os profissionais de consultoria conseguem colher impressões das ferramentas organizacionais que realmente funcionam e as que não funcionam no corporativismo. Assim, há muito mais conceitos e ideias circulando dentro das empresas de consultoria do que uma empresa jamais teria acesso normalmente. Por isso, novas maneiras de se tratar problemas comuns e soluções inovadoras são bem mais fáceis de serem acessadas pela consultoria. 5.2.5 Relação entre custo e benefício Muitos gestores comumente acham uma consultoria cara, entretanto é muito mais dispendioso manter um negócio com baixa lucratividade e níveis de eficiência também baixos. Quando a empresa enfrenta alguma crise e não contrata especialistas de uma consultoria, ela tem duas alternativas: efetivar mão de obra própria, mas o gestor precisa saber que o barato sai caro, porque essa efetivação inchará a folha de pagamento; ou tomar a decisão de contratar uma consultoria quando for muito tarde. 80 Unidade III 5.2.6 Tomada de decisões assertiva Uma consultoria ajuda as empresas a desenvolver projetos, assim como a tratar de situações pontuais, mas há um outro fator preponderante: uma consultoria tem a responsabilidade de ajudar seus clientes a tomarem decisões muito relevantes, que, quando apoiadas por uma consultoria que considera os recursos disponíveis e analisa o contexto das decisões, visam a sustentabilidade do negócio, buscado gerar diversas possibilidades de melhoria dos resultados em todos os níveis, ou seja, no curto, no médio e no longo prazo. Resumindo, sem a contratação de uma consultoria, tais decisões seriam deliberadas de um modo independente pela empresa, o que poderia vir a ser prejudicial quando consideramos a falta de um referencial externo. 5.2.7 Execução de serviços mais ágeis Pelo fato de uma consultoria acumular experiências que aumentam de acordo com seu tempo de atuação, as soluções para problemas situacionais que necessitam de análise geralmente são bem mais direcionadas, fazendo com que o tempo dispendido seja mais curto, seja na melhoria do processo, seja na resolução do problema. Dúvidas e retrabalhos são minimizados, fazendo com que os serviços não tenham riscos ou atrasos durante as inúmeras etapas do projeto de consultoria. Assim, quando as empresas passam a conhecer melhor as vantagens em se contratar uma consultoria, fica evidenciado que elas podem obter soluções profissionais e definitivas, além de ter resultados geralmente favoráveis para lidarem com diversos problemas, de diversas dimensões (SAKUMA, 2018). 5.3 Etapas de uma consultoria organizacional Qualquer projeto conta com inúmeras etapas para serem implementadas. Como a consultoria também trabalha com projetos, não pode ser tratada de outra forma. Por ser um projeto, há inúmeras etapas que também irão direcionar os gestores das empresas a considerarem conveniente a contratação de um consultor ou uma empresa de consultoria. Podemos afirmar que as empresas que buscam crescimento sustentável e rentabilidade podem pleitear contratar os serviços de um consultor, pois é mediante essa prestação de serviços, tanto na administraçãode recursos como na tomada de decisões, que os negócios podem contratar mais, vender mais e se tornar referência para um mercado extremamente competitivo. É muito importante lembrar que o consultor, ou a empresa de consultoria contratada, não assumirá a gestão da organização, mas auxiliará os gestores a tomarem decisões assertivas, além de implementar procedimentos eficazes. Assim, todos os passos da consultoria sempre são dados em parceria entre os gestores e os consultores. Ou seja, nada é imposto, nada acontece sem a permissão dos responsáveis pela empresa. Logo, é preciso que os gestores conheçam os passos de uma consultoria, até para que eles possam conversar com seus colaboradores, e, dessa forma, auxiliar o consultor nas diversas etapas que veremos na sequência. 81 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO 5.3.1 Contato e contratação do consultor Tudo acontece quando o cliente procura a empresa de consultoria ou o consultor, ou seja, essa é a primeira etapa. O contato pode ser por telefone, por correio eletrônico, ou mediante visita à empresa. Lembrete Após acertarem todos os detalhes acerca das condições da prestação dos serviços, assim como os valores, um contrato bilateral e consensual deverá ser assinado entre as partes para dar início à consultoria. 5.3.2 Diagnóstico empresarial Com a consultoria contratada, o consultor precisa adentrar nas reais condições do negócio, fazendo levantamento de: • dados; • estatísticas; • características; • forças, • fraquezas, • oportunidades, • ameaças. Para tal, realiza‑se uma análise e, consequentemente, traça‑se um diagnóstico. Ou seja, a consultoria examina a empresa para que possa realizar um diagnóstico ou um laudo. 5.3.3 Apresentação da proposta Após a análise e, posteriormente, o diagnóstico, provavelmente a consultoria encontrou diversas lacunas e processos que precisam ser otimizados para que a empresa seja mais: econômica, lucrativa e produtiva. A consultoria apresenta os relatórios aos gestores, para que ambos discutam quais passos serão dados na sequência, após a aprovação do diagnóstico. Deve‑se checar a aprovação dos gestores de cada área, sobre cada tópico. Muitas vezes, os gestores discordam do consultor sobre alguns aspectos, mas, pelo fato de os consultores serem experientes e especializados, devem estar sempre prontos para enfrentar todas as crises que surgirem. 82 Unidade III 5.3.4 Implementação das medidas Após discussão e aprovação dos pontos deficientes que sofrerão intervenção e a discussão das ações que serão implementadas com os gestores e a chefia, é chegada a hora de iniciar a implementação. Nesse estágio, além da definir as diretrizes, o consultor atuará diretamente com os colaboradores para implementar as mudanças para melhoria o negócio. No prazo estipulado, deve ser possível que os colaboradores comecem a sentir as modificações nos diversos setores. 5.3.5 Apresentação dos resultados A administração e a gestão não são, decididamente, ciências exatas, portanto, diversas variações podem acontecer nos resultados. É nessa etapa que os consultores se debruçam sobre tais resultados para apontarem os acertos e corrigirem os erros. Também é nessa etapa que o consultor pode modificar as estratégias erradas para ter mais assertividade. Se for necessário, pode‑se recomeçar, afinal, o mercado é cíclico, ou seja, está sempre em movimento. Portanto, a consultoria precisa se adequar à gestão. Logo, recomeçar os processos de consultoria em caso de erros é extremamente indicado (GUIA…, 2018). 6 CONJUNTO DE COMPETÊNCIAS DO CONSULTOR Um consultor organizacional é responsável pela implementação das mudanças necessárias nos inúmeros departamentos da empresa, assim como também pela análise de seus impactos. Entretanto, há uma ressalva: para poder desempenhar tais atividades, o consultor precisa ter muitas competências relacionadas a: • seus conhecimentos; • suas habilidades; • suas atitudes. Tais competências, conhecidas como CHA, são exteriorizadas pelas características do consultor, que são direcionadas a aspectos administrativos, interpessoais e comportamentais e são necessárias para que ele desempenhe a enorme gama de atividades intrínsecas ao serviço de consultoria. Dessa forma, gerir competências é fundamental. Quadro 6 – Competências do consultor Conhecimento Saber Habilidades Saber fazer Atitude Querer fazer Competência técnica Competência comportamental Fonte: Dutra (2001, p. 63). Os consultores atuarão em diferentes organizações, sabendo que lidarão com adversidades, pois terão que lidar com diferentes culturas organizacionais, que podem ser definidas como o modo de vida 83 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO das organizações e que se referem ao próprio estilo de cada uma, desenvolvido com seus participantes. Assim, a cultura organizacional repousa em um sistema de crenças, valores, tradições e hábitos dentro de um formato aceito e estável de interações com relacionamentos sociais típicos de cada organização. Observação A cultura da organização não é permanente e nem estática, uma vez que sofre alterações com o tempo, de acordo com as condições internas ou externas. Dessa forma, algumas organizações conseguem renovar sua cultura continuamente, mantendo a sua personalidade e integridade, enquanto outras permanecem com sua cultura amarrada a padrões ultrapassados. É preciso mudar a cultura para que ocorra uma mudança organizacional, logo, as organizações precisam se renovar para que possam sobreviver e se desenvolver em um mundo extremamente mutável e isso exige que ocorram mudanças na cultura organizacional. A tarefa básica do desenvolvimento organizacional é criar condições para que a cultura mude e melhore o clima da organização, transformando, assim, o trabalho em uma atividade motivadora e satisfatória. Existe uma enorme influência da liderança nos processos de mudança organizacional, já que o líder busca harmonizar as suas características pessoais, as características pessoais dos subordinados, a natureza da tarefa e, por fim, a situação que envolve a tarefa. Para Schein (1969 apud OLIVEIRA; THIELMAN, 2005), quanto mais o dirigente conseguir adaptar o seu estilo de comportamento de líder com o intuito de atender as situações particulares e as necessidades dos liderados de forma mais eficiente, mais ele conseguirá atingir seus objetivos pessoais e organizacionais. Dessa forma, ele terá que se atentar para todos os fatores citados, para que possa ter êxito na pesquisa das informações na organização. A figura 11 demonstra as etapas do desenvolvimento organizacional. Encerramento Controle e avaliação Implementação das ações Diagnóstico organizacional Elaboração do plano de açãoModelo de DO Figura 11 – Modelo de desenvolvimento organizacional utilizado em consultorias Fonte: Schein (1969) apud Oliveira e Thielmann (2005, p. 113). 84 Unidade III 6.1 O problema O termo problema, nessa situação, tem um sentido muito mais amplo, pois é considerado, para todos os efeitos, a problemática da pesquisa, uma vez que todas as atividades do consultor abrangem inúmeras variáveis organizacionais, exceto o problema em si. Assim, cabe ao consultor dar a devida atenção ao problema. Entretanto, é bom lembrar que ainda não é a hora de ele se aprofundar e tirar conclusões precipitadas para tentar solucioná‑lo, seja para inovação, seja para qualquer outro foco da consultoria. Observação O problema de pesquisa não se relaciona a coisas negativas, pelo contrário, problema denota dúvidas, que levam à necessidade de elaborar uma pesquisa. Dessa forma, o problema de pesquisa é a pergunta que todo pesquisador busca responder enquanto executa o estudo, e no que diz respeito à consultoria organizacional, podemos afirmar que a pesquisa pode ser uma disfunção, uma melhoria ou mesmo a elaboração de um determinado projeto para o cliente. 6.2 Interação da consultoria com a empresa‑clienteQuando um cliente contrata uma empresa de consultoria, cria uma grande expectativa sobre os serviços e, nesse cenário, cabe ao consultor atender a elas durante o planejamento e a execução das ações. 6.3 Dilema da consultoria em áreas já estruturadas Quando uma empresa contrata os serviços de um consultor, é preciso ter em mente que todas as áreas devem estar estruturadas, dessa forma, demonstraremos o que deve ser feito, a priori, em cada área. Nessa fase, vamos entender uma série de processos internos e as vantagens competitivas que dependem de cada processo. Os elementos centrais de uma cadeia de valor são apresentados no quadro 7. Quadro 7 – Componentes da cadeia de valor Elementos da cadeia de valor Descrição Infraestrutura da empresa Inclui a gerência geral e a rede de relacionamentos da empresa, até mesmo com o governo, além de abranger a qualidade do produto Gerência de RH Afeta a vantagem competitiva em qualquer empresa, devido a seu papel na determinação das qualificações e da motivação dos empregados e do custo de contratação e de treinamento Desenvolvimento de tecnologia Todo o investimento realizado em tecnologia, que estará diretamente associado à otimização do processo de produção e, ao final da cadeia de valores, ao próprio bem ou serviço Aquisição Diz respeito a toda compra de matéria‑prima ou insumos para a produção do bem que será vendido 85 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Elementos da cadeia de valor Descrição Logística interna As atividades relacionadas com o recebimento dos insumos, armazenagem, estocagem e transporte Operações Manipulação da matéria‑prima para transformá‑la em produtos e serviços por meio dos processos internos da organização Logística externa Canal de distribuição do produto Marketing e vendas Oferecimento do produto aos compradores Serviços Agregações de valor ao produto oferecido. Todo o tipo de serviço pós‑vendas (assistência técnica, garantia ou manutenção, por exemplo) Fonte: Bateman e Snell (1998, p. 121). 6.4 Código de Ética do consultor Quando as pessoas se formam, há um juramento solene pelo qual os formandos juram seguir os padrões de condutas e práticas profissionais. Tais padrões visam garantir determinados princípios, atitudes e valores por parte dos profissionais, assim como proporcionar um relacionamento transparente e satisfatório com seus clientes. Figura 12 – Termos associados à conduta ética Disponível em: https://bit.ly/3b4Mslr. Acesso em: 25 jul. 2022. Os quadros a seguir apresentam os principais pontos estabelecidos pelo Código de Ética do consultor. 86 Unidade III Quadro 8 – Sustentabilidade e responsabilidade social Responsabilidade Ação Preservar o desenvolvimento sustentado da sociedade, da qualidade de vida e dignidade do ser humano Cooperar com seu discurso e ações exemplares Contribuir para o aperfeiçoamento da consultoria organizacional Colaborar para a difusão de conhecimentos, habilidades e atitudes que otimizem custos e recursos, melhorem a produtividade e a qualidade, busquem a inovação e a melhoria contínua da qualidade de vida e trabalho e contribuam para o desenvolvimento econômico e social do país Combater atitudes de assédio, preconceito, discriminação e exploração Abster‑se de perpetuar e impedir que sejam adotadas atitudes discriminatórias e ilegais, oriundas de diferenças de etnia, cor, gênero, crença religiosa, necessidades especiais, orientação política, condição financeira, social, intelectual, orientação sexual, idade, condição marital, entre outras formas de discriminação, assim como repudiar e denunciar atividades que envolvam trabalho forçado e trabalho infantil, de acordo com as leis vigentes Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Quadro 9 – Responsabilidade profissional Responsabilidade Ação Desenvolver serviços de consultoria de maneira íntegra Planejar e executar os serviços de modo cooperativo, transparente, objetivo, preciso e fidedigno, considerando todas as partes interessadas Manter uma boa conduta pessoal Reforçar a idoneidade e a boa imagem do profissional de consultoria perante todos os atos, fatos e notícias de caráter negativo para a atividade profissional, colaborando para respaldar a imagem e a reputação do consultor Manter‑se atualizado e capacitado nas boas práticas de consultoria organizacional Participar sempre de divulgações em diversas mídias, dirimindo dúvidas, opinando e recomendando iniciativas e procedimentos mais adequados em sua área de atuação Garantir o sigilo de informações e a propriedade intelectual Solicitar prévia e expressa autorização para tornar público os assuntos em que se utilizem métodos, técnicas, sistemas ou modelos de exclusiva propriedade e uso de organizações contratantes ou de outros profissionais, conferindo o devido crédito a seus autores e proprietários Manter uma boa conduta profissional Escusar‑se de críticas e comentários desabonadores que envolvam consultores associados e demais colegas de profissão, ou empresas de consultoria, assim como organizações para as quais já tenha prestado serviços Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). 87 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Quadro 10 – Integridade Responsabilidade Ação Oferecer transparência na entrega do trabalho Assegurar, antes do início dos trabalhos, que os escopos, as entregas, os prazos e os custos de serviços de consultoria estejam claros e devidamente acordados com o cliente Não aceitar serviços que não sejam alinhados aos melhores interesses do cliente Ser sempre claro e honesto a respeito de suas qualificações, habilidades e experiência, bem ajustar claramente a compreensão e as expectativas do cliente sobre os resultados esperados Realizar os serviços contratados de forma eficaz e com o devido cuidado e profissionalismo Manter uma comunicação constante com o cliente, fornecendo aconselhamento e orientações que gerem valor e garantindo que os clientes sejam adequadamente informados sobre o andamento dos serviços Garantir a manutenção de condutas alinhadas ao cumprimento das funções Abdicar, recusar e denunciar qualquer desvio de conduta, independentemente da finalidade declarada pelo agente do ato, incluindo, entre outras, o favorecimento desleal Ser justo em relação aos acordos financeiros Recusar qualquer gratificação monetária, comissão ou recompensa material, independentemente da situação, que não seja decorrente da justa e legal remuneração de seu trabalho, conforme acordado em contrato de prestação de serviços Assegurar que os responsáveis por seleções atuem com isenção, competência e sem preconceitos, garantindo igualdade de condições de acesso a qualquer candidato Aplicar, quando participar da contratação de consultores e profissionais, critérios transparentes e adequados à função Manter confidencialidade quanto às informações e atividades referentes ao trabalho nas organizações Impedir a utilização e apropriação indébita dessas informações em benefício de seus interesses particulares ou de terceiros, mesmo após o término dos contratos de consultoria, ressalvada a obrigação de divulgar informações exigidas nos termos da lei Ser transparente na construção de contatos profissionais Abster‑se de convidar funcionários de organizações contratantes, independentemente se forem ativas ou inativas, para considerar proposta de emprego alternativo sem prévia discussão e anuência do cliente Respeitar o Código de Ética do consultor Denunciar sempre qualquer situação que configure infração a este Código de Ética do consultor Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Quadro 11 – Conflitos de Interesse Responsabilidade Ação Comunicar às partes interessadas, de forma imediata e clara, ocorrências de circunstâncias ou interesses que possam influenciar o julgamento ou os resultados dos serviços de consultoria Declarar todos e quaisquer eventuais interesses envolvidos direta ou indiretamente com osserviços contratados Identificar e divulgar ao cliente quaisquer conflitos de interesse Resolver qualquer conflito junto ao contratante, visando garantir a continuidade da prestação dos serviços Especificar e acordar com o cliente quaisquer trabalhos a serem subcontratados Garantir que consultores subcontratados cumpram este Código de Ética Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). 88 Unidade III Quadro 12 – Ética digital Responsabilidade Ação Garantir a proteção de dados Cumprir toda a legislação nacional e internacional aplicável referente à privacidade e proteção de dados Guiar‑se por princípios éticos em questões não regulamentadas Buscar princípios baseados em confiança, justiça, respeito, responsabilidade, integridade, qualidade, confiabilidade e transparência, denunciando a apropriação indébita de dados aos órgãos competentes Seguir os princípios da ética digital em todos os processos que tomem decisões informatizadas Garantir que toda a cadeia produtiva envolvida em sua prestação de serviços cumpra as determinações relativas ao tratamento de dados de clientes e parceiros Primar pela clareza na comunicação com as partes interessadas Assegurar o entendimento e a validação de decisões digitais, certificando‑se do envolvimento do cliente e da compreensão das ações tomadas e possíveis consequências Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Saiba mais Leia o Código de Ética do consultor na íntegra: ROMANO, L. A.; JACOBSEN, P. Código de ética do consultor. São Paulo: ABCO, 2014. Disponível em: https://bit.ly/3Pjr5vL. Acesso em: 12 jul.2022. Observação Uma empresa de consultoria que assume um trabalho sem o devido conhecimento e/ou experiência está assumindo um risco, uma vez que o consultor estaria prestando um serviço cuja qualidade pode vir a afetar, além da sua imagem no mercado, o surgimento de futuros contratos. 89 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Resumo Na unidade III, vimos que a relação entre a consultoria e o cliente acontece desde a negociação e a contratação da empresa que presta a consultoria, o que passa pelo processo de consultoria em si, até chegar à avaliação final dos serviços prestados. Assim, o consultor deve estar pronto para estabelecer uma interação eficaz e contínua com todos os envolvidos. Nesse sentido, o processo de interação exige que o consultor esteja muito bem informado do negócio do cliente e que saiba entender qual é o processo desenvolvido. Enfim, esse profissional precisa avaliar a forma como atuam os executivos do cliente em seu processo decisório. Na negociação da prestação dos serviços de consultoria, o profissional tem que se preocupar com a sua apresentação e com a escolha de um porta‑voz no decorrer do fornecimento das informações, na proposta de soluções e nos procedimentos da fase de implementação. Chamamos a atenção para a responsabilidade do consultor organizacional incumbido da implementação das mudanças necessárias nas inúmeras áreas do cliente. Dissemos que, independentemente da área na qual o consultor está atuando, é de grande valia que ele apresente um conjunto de competências, vindas do acrônimo CHA (conhecimentos, habilidades e atitudes). Após essa discussão, fizemos aprofundamentos em temas relativos ao levantamento de dados, como as fontes de informação, que são divididas em fontes internas e externas. Realizamos uma análise do período em que uma empresa contrata os serviços de um consultor, sendo preciso ter em mente que todas as áreas devem estar estruturadas. Dessa forma, mostramos o que deve ser feito, a priori, em cada área, o que compreende uma série de processos internos. Logo, concluímos que as vantagens competitivas dependem de cada processo. Assim, apresentamos os elementos centrais de uma cadeia de valor. Quando se contrata uma empresa de consultoria, há uma grande expectativa por parte do cliente acerca dos serviços, e, nesse cenário, cabe ao consultor atender às expectativas do cliente com planejamento adequado e execução de ações apropriadas. Estudamos a interação entre o consultor e o cliente, que só é possível por meio do suporte dado aos consultores que estão desenvolvendo os 90 Unidade III processos dentro da organização. Dessa maneira, cabe ao consultor criar um relacionamento sólido com o cliente e com a sua equipe e, para que isso ocorra, ele deve dar atenção às considerações mencionadas anteriormente. Levantamos a questão da ética, segundo a qual os profissionais devem seguir com os padrões de condutas e práticas profissionais. Tais padrões visam garantir determinados princípios, atitudes e valores por parte dos profissionais, como proporcionar um relacionamento transparente e satisfatório com seus clientes. O consultor, em especial, tem uma grande influência sobre o cliente devido, ao impacto de suas ações, além disso tem acesso a uma enorme quantidade de informações do cliente, tendo, também, a possibilidade de promover profundas mudanças na organização em termos de processos, relacionamento com a sociedade e cultura organizacional. 91 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Exercícios Questão 1. Leia o texto a seguir: O que é CHA? Esse conceito é muito falado nos dias atuais e vem ganhando espaço nas organizações. O CHA é um acrônimo formado a partir de três critérios: conhecimento, habilidade e atitude. O conceito é utilizado pela gestão de pessoas quando se fala em gestão por competência. Antigamente, um profissional era classificado como competente por ter vasto conhecimento teórico sobre a área em que estava inserido, mas isso não funciona mais assim. Ter apenas o conhecimento (o saber), que é adquirido nos treinamentos, nos livros, nas universidades, nas escolas e na vida, não faz a pessoa ser competente em algo. É necessário que os outros dois critérios estejam presentes para consolidar uma competência, de acordo com o conceito CHA. A habilidade é o saber fazer. Resumidamente, é colocar em prática o que se aprende na teoria. Uma pessoa que preenche esse critério já errou, reinventou‑se e tentou várias vezes; assim, tornou‑se hábil em realizar uma tarefa, um processo ou um procedimento. Já a atitude se refere à ação, ao querer fazer. Muitos profissionais detêm o conhecimento adequado e a habilidade necessária, porém decidem não fazer o que deve ser feito. E todos sabemos que, sem a ação, não é possível que as coisas se concretizem. Então, para que alguém valide uma competência, é necessário que esses três critérios sejam preenchidos de acordo com o modelo da organização ou da instituição. Adaptado de: BETELLI, A. O que é cha? Administradores.com, 17 abr. 2019. Disponível em: https://bit.ly/3K2VEnp. Acesso em: 20 maio 2022. Com base na leitura e nos seus conhecimentos, avalie as afirmativas. I – Na sigla CHA, C representa o conhecimento, ou seja, o saber adquirido, por exemplo, por meio de avanços acadêmicos, treinamentos, leituras e experiências de vida. II – Na sigla CHA, H representa a habilidade, ou seja, o saber fazer, que reflete a aplicação prática de conhecimentos teóricos. III – Na sigla CHA, A representa a atitude, ou seja, o querer fazer, que se vincula à decisão de efetivamente realizar o que precisa ser feito. 92 Unidade III É correto o que se afirma em: A) I e II, apenas. B) I e III, apenas. C) II e III, apenas. D) III, apenas. E) I, II e III. Resposta correta: alternativa E. Análise das afirmativas I – Afirmativa correta. Justificativa: no acrônimo CHA, C representa o conhecimento. Segundo o texto, “antigamente, um profissional era classificado como competente por ter vasto conhecimento teórico sobre a área em que estava inserido, mas isso não funciona mais assim”. Além disso, “ter apenas o conhecimento (o saber), que é adquirido nos treinamentos, nos livros, nas universidades, nas escolas e na vida não faz a pessoa ser competente em algo”. II – Afirmativa correta. Justificativa: no acrônimoCHA, H representa a habilidade. Segundo o texto, “a habilidade é o saber fazer”, ou seja, “resumidamente, é colocar em prática o que se aprende na teoria”. Além disso, “uma pessoa que preenche esse critério já errou, reinventou‑se e tentou várias vezes; assim, tornou‑se hábil em realizar uma tarefa, um processo ou um procedimento”. III – Afirmativa correta. Justificativa: no acrônimo CHA, A representa a atitude. Segundo o texto, “a atitude se refere à ação, ao querer fazer”. Além disso, “muitos profissionais detêm o conhecimento adequado e a habilidade necessária, porém decidem não fazer o que deve ser feito” e “todos sabemos que, sem a ação, não é possível que as coisas se concretizem”. 93 ASSESSORIA E CONSULTORIA EM QUALIDADE: FERRAMENTAS E CERTIFICAÇÃO Questão 2. No livro‑texto, vimos que a consultoria apresenta os seis deveres universais mostrados a seguir: – auxiliar; – diagnosticar; – solucionar; – organizar; – inovar; – aconselhar. Em relação aos deveres citados, avalie as descrições a seguir (SCHEIN, 1969 apud OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). Descrição I – Buscar alternativas para as disfunções organizacionais encontradas na empresa usando, para isso, o processo de tomada de decisões. Descrição II – Proporcionar todas as possibilidades para que se chegue a um bom funcionamento da empresa. Descrição III – Prover as melhores soluções com os menores custos. Descrição IV – Apoiar o empresário na realização do diagnóstico organizacional mediante ferramentas, modelos e indicadores de gestão, a fim de orientá‑lo sobre, por exemplo, as atuais tendências de negócios. Descrição V – Contribuir para o processo de desenvolvimento organizacional. Descrição VI – Identificar prováveis disfunções organizacionais com o emprego de um instrumento de levantamento de dados. As descrições I, II, III, IV, V e VI correspondem, respectivamente, aos seguintes deveres: A) Auxiliar, diagnosticar, solucionar, organizar, inovar e aconselhar. B) Organizar, inovar, aconselhar, auxiliar, diagnosticar e solucionar. C) Inovar, solucionar, organizar, aconselhar, diagnosticar e auxiliar. D) Aconselhar, organizar, inovar, auxiliar, diagnosticar e solucionar. E) Solucionar, organizar, inovar, aconselhar, auxiliar e diagnosticar. Resposta correta: alternativa E. 94 Unidade III Análise da questão Conforme dito no livro‑texto, a consultoria tem os seis deveres universais apresentados a seguir (SCHEIN, 1969 apud OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). Solucionar: buscar alternativas para as disfunções organizacionais encontradas na empresa usando, para isso, o processo de tomada de decisões. Organizar: proporcionar todas as possibilidades para que se chegue a um bom funcionamento da empresa. Inovar: prover as melhores soluções com os menores custos. Aconselhar: apoiar o empresário na realização do diagnóstico organizacional por meio de ferramentas e modelos e indicadores de gestão, a fim de orientá‑lo sobre, por exemplo, as atuais tendências de negócios. Auxiliar: contribuir para o processo de desenvolvimento organizacional. Diagnosticar: identificar prováveis disfunções organizacionais com o emprego de um instrumento de levantamento de dados.
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