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AULA 5 GESTÃO DO CONHECIMENTO E APRENDIZAGEM ORGANIZACIONAL TEMA 1 – EDUCAÇÃO CONTINUADA: O APRENDER INCORPORADO EM NOSSO DNA Vamos começar conceituando educação continuada: ela é a constante aprendizagem praticada pelo indivíduo ou pelo grupo, no contexto acadêmico, profissional (organizacional) ou pessoal. Há uma diferença, encontrada na literatura, entre os conceitos de educação continuada e educação permanente. Educação continuada é a constante busca por mais conhecimento dentro da área inicial de formação (por exemplo, o advogado que se forma bacharel e faz pós-graduação, mestrado e doutorado, todos na área do Direito). Educação permanente é a constante busca por conhecimento em sua área de formação e em outras (como o engenheiro que busca cursos em soft skills). Para a nossa aplicação, no entanto, trataremos educação continuada e permanente como figuras semelhantes, retratando a busca constante por conhecimento. E qual a relevância da educação continuada para a aprendizagem organizacional? É importante manter o indivíduo e o grupo interessados em renovar continuamente seus conhecimentos? Acreditamos que a educação continuada é muito relevante, e que deve ser continuamente renovada na aprendizagem organizacional. É a forma de enfrentar as constantes mudanças e inovações do mercado, mantendo a organização competitiva. Para a organização, é impossível buscar a todo momento, no mercado, as capacidades de que necessita. Ela deve, portanto, investir em seu capital intelectual para supri-las. A sociedade, como um todo, também se beneficia quando pode contar com indivíduos em constante evolução compondo seu amálgama. De acordo com André Cintra (2020), do site DNA Conteúdo Digital, especializado em facilitação de aprendizagem organizacional, a educação continuada passou a conquistar seu lugar no Brasil a partir dos anos 1970, quando os profissionais de saúde passaram a demandar e serem demandados pela renovação constante de seus conhecimentos. A educação continuada, no âmbito organizacional, pode ser composta por cursos complementares à formação escolar e cursos livres de curta, média e longa duração. A organização deve montar seu plano de treinamento e desenvolvimento (T&D) avaliando suas necessidades de capacitação, tanto imediatas, quanto de educação continuada. 2 A organização, evidentemente, espera que seus investimentos em T&D retornem no aprimoramento de seu capital intelectual e em resultados concretos. Há vários benefícios a serem colhidos, alguns específicos do negócio da organização, e outros mais gerais, tanto para o profissional como para a companhia. a. Aumento da satisfação profissional – À medida em que adquire conhecimento e o renova, é natural que o profissional encontre mais satisfação e realização em seu trabalho. Com o sentimento de realização, é natural que aumentem também sua autoconfiança e autoestima. b. Redução do turnover (rotatividade de pessoal) – O colaborador que tem sua gama de conhecimentos ampliada por meio das iniciativas da organização, tende a engajar-se mais, valorizando-a e permanecendo nela por mais tempo. c. Aumento na produtividade – O ganho de conhecimentos direciona o colaborador e o grupo a buscarem a realização de suas atividades com excelência e otimização dos processos. d. Melhora da imagem da organização do mercado – A organização começa a ser conhecida pela excelência de seus colaboradores. A educação continuada pode ser oferecida em vários formatos, desde os formais, até os mais modernos, com a utilização de tecnologia de ponta. No âmbito educacional, há os cursos de extensão, que são específicos de uma área do conhecimento, aprofundando-se em um determinado aspecto. Existem também as pós-graduações em lato sensu (viés objetivo e voltado para aplicação na vida profissional), e stricto sensu (viés científico e voltado para a vida acadêmica). As organizações também podem acessar ferramentas diversas: contratando consultorias ou utilizando-se de seus próprios profissionais. Programas de reciclagem em diversas áreas podem ser constantemente oferecidos, especialmente para assuntos como segurança, saúde, meio ambiente, comportamento nos ambientes de trabalho e assédio moral e sexual. Cursos livres são opções de curta duração para agregar rapidamente competências necessárias, muito aplicáveis para soft skills. Internamente, a organização pode estruturar a passagem de conhecimento de um funcionário para outro, favorecendo a criação de material de ensino e procedimentos e instruções de trabalho, agregando teoria e prática. Paley e Rodgers (citados por Gallagher, 2007), trazem uma análise conceitual da educação continuada aplicada à área da 3 enfermagem, mas que facilmente pode ser aplicada a qualquer outra área profissional. Podemos vê-la ilustrada na Figura 1. Figura 1 – Educação continuada: uma análise conceitual Fonte: Elaborado com base em Paley e Rodgers, citados por Gallagher, 2007 (tradução nossa). Vamos falar primeiro sobre os atributos associados à educação continuada identificados nesse estudo. a. Direção e objetivo – Estudos revelaram que as práticas interativas resultaram em incrementos na prática profissional, enquanto apenas assistir a palestras não demonstrou melhorias relevantes. b. Dimensões de uma profissão – Embora típicas da categoria da enfermagem, as exigências poderiam ser aplicadas a qualquer profissão, se não como exigências, pelo menos como bons conselhos. O United Kingdom Central Council for Nursing, Midwifery and Health Visiting (Conselho Central para Enfermagem, Obstetrícia e Visita de Saúde do Reino Unido – tradução nossa), conforme Gallagher (2007), declara que a competência só pode ser mantida pela educação continuada. Além disso, o An Board Altranais (Conselho de Enfermagem e Obstetrícia da Irlanda), afirma que sempre haverá a necessidade de enfermeiros registrados obterem novos conhecimentos e atualização periódica. Essa classe 4 entende que a educação continuada é tão importante, que hoje sua obrigatoriedade é amplamente debatida. c. Domínios da prática – Em alguns países, como os Estados Unidos, o relicenciamento para a prática da profissão é obrigatório. Esse processo exige nova demonstração de conhecimentos na área a cada renovação, e o teste evidentemente segue se modernizando. Há vários relatos similares nos quais, cada um em seu formato, encontram maneiras de retestar frequentemente seus profissionais de enfermagem para que possam continuar praticando. Na Figura 1 também encontramos a área de antecedentes, que representa a afirmação de que antes que a educação continuada possa ser acessada, ocorrências que afetem sua aceitação pelo profissional precisam ser reconhecidas e, se for o caso, adequadamente tratadas. d. Contexto econômico e sociopolítico – A inclusão dessa dimensão na figura ocorre pelo fato de que Gallagher (2007) tem um viés voltado para a área do Reino Unido e Irlanda, nas quais a profissão é exercida de forma oficial somente pelo poder público. Nesses casos, as mudanças no contexto econômico e sociopolítico afetam as verbas destinadas à educação continuada. e. Oportunidades de acesso à educação continuada – São apontadas barreiras como falta de disponibilidade de oportunidades, de dinheiro, de conscientização, de pessoal, compromissos familiares e falta de incentivo dos gestores. Por fim, a Figura 1 aborda a área consequências, que representa a afirmação de que uma vez que se compreenda o verdadeiro valor da educação continuada, o profissional (no caso desse estudo, da área de enfermagem) pode procurar mais ativamente os programas disponíveis e engajar-se nele com mais entusiasmo. f. Melhor atendimento ao cliente – Embora a simples aquisição da educação continuada não garanta incrementos à performance automaticamente, Gallagher (2007) aponta que ela fomentou melhor atendimento ao cliente (ou paciente), estimulou acapacidade de adquirir conhecimentos atualizados, questionou e mudou práticas, promoveu credibilidade acadêmica e proporcionou status profissional mais elevado. 5 • Crescimento e desenvolvimento na profissão de enfermagem – O estudo aponta que a educação continuada facilitou aos profissionais desenvolverem habilidades e atitudes, aumentarem sua autoconsciência, sua capacidade de avaliar a própria prática, sua capacidade de resolver problemas e adquirirem autonomia pessoal. • Expandindo o papel – A educação continuada conduz o profissional a extrapolar seu papel inicial. De profissional de enfermagem, ele passa a enxergar a possibilidade de ser um gestor em sua área de atuação, ou pode acessar outras áreas do conhecimento, correlatas ou não, que lhe permitam desenvolver sua carreira. Falamos, portanto, sobre atributos, antecedentes e consequências do conceito desenvolvido por Gallagher (2007). Retornando à visão geral, a educação continuada é, portanto, relevante instrumento de vantagem competitiva, de valorização do capital intelectual, traz satisfação ao profissional, melhorias à organização e benefícios à sociedade. TEMA 2 – COMUNICAÇÃO: A MAIS PODEROSA DAS FERRAMENTAS Para um tema tão amplo, antes de entrarmos diretamente na comunicação organizacional, vamos falar um pouco sobre comunicação. Comunicação é um processo primário, não exclusivamente humano, instintivo, e envolve a troca de informações entre dois ou mais seres pelos mais diversos meios – de gestos a meios materiais –, que evoluíram e se sofisticaram com o tempo. Já a comunicação organizacional é um processo mais sofisticado, que se utiliza de meios e estratégias para garantir que a organização se comunique com os mais diversos públicos: seus colaboradores, clientes, fornecedores, comunidade e acionistas. A comunicação organizacional se subdivide em vários tipos, que evoluem para formas específicas para que sejam mais efetivos. Podemos apontar, como tipos principais: a. Comunicação de mercado (ou mercadológica) – Destina-se a promover a marca, os produtos e os serviços da organização. Utiliza, como meios, estratégias de marketing, publicidade, eventos corporativos e feiras setoriais. 6 b. Comunicação institucional – Destina-se ao contato com o ambiente externo, e relaciona-se diretamente ao cuidado com a imagem da organização. Normalmente é conduzida por assessorias de imprensa e utiliza programas comunitários, socioambientais ou culturais como ferramentas de aproximação e identificação com o ambiente externo. c. Comunicação interna – Voltada para os colaboradores, o público interno da organização. Utiliza, como ferramentas, internet, murais, rádios e televisões corporativas, e redes sociais, na missão de manter canais de contato entre a organização e os colaboradores. A comunicação interna, a depender do tipo de organização, também pode utilizar o chamado endomarketing, que engloba ações de marketing interno, como treinamentos, palestras e outros eventos para melhorar o clima organizacional e aumentar a identificação do colaborador com a organização. E quais são as principais funções da comunicação organizacional? A visão da literatura sobre o assunto varia um pouco, mas podemos enumerar: • Atuar de forma influenciadora sobre as atitudes dos colaboradores. • Incentivar a sensação de pertencimento, equalizando o nível de informações entre todos os colaboradores. • Integrar os colaboradores e criar neles sensação de compromisso com os objetivos da organização. • Garantir que o fluxo de comunicação interna seja racional e eficaz. • Atuar como ferramenta para melhorar o clima organizacional. Falamos sobre como a comunicação organizacional se subdivide e quais são suas funções básicas. Vamos agora falar um pouco sobre como implementá- la? Cintra (2020) sugere um roteiro simplificado que pode servir como pontapé inicial. Os passos sugeridos são: 1. Conhecer os públicos – É preciso entender quais são as preferências dos segmentos de público aos quais a organização deseja alcançar. Quais são as marcas que mais agradam aos clientes? Qual é a reputação de seus produtos e serviços junto aos clientes? Qual é a opinião de seus colaboradores a respeito do clima organizacional, dos salários e benefícios praticados pela organização? Como os fornecedores enxergam a 7 organização? Esse feedback pode ser obtido por meio de diversas ferramentas, como e-mails e redes sociais. 2. Definir objetivos – Uma vez que os públicos foram identificados, os rumos da estratégia de comunicação já podem começar a ser definidos. Isso é importante, pois públicos diferentes não podem ser atingidos com uma única iniciativa de comunicação. A segmentação dos públicos permitirá entender as necessidades de cada um e elaborar cada iniciativa de modo a satisfazê-las. 3. Escolher os canais – Para satisfazer as necessidades de diferentes segmentos, os mais diferentes meios de comunicação podem ser utilizados. Entretanto, não se pode levar em conta apenas as necessidades a serem satisfeitas. É fundamental equilibrar essas escolhas com o orçamento e a infraestrutura disponíveis, e levar em consideração o tipo de linguagem, que deve ser definido de acordo com o tipo de público. 4. Preparar conteúdo – Esse é um outro passo importantíssimo. A comunicação oferecida precisa ser produzida de forma adequada, buscando atingir seu público-alvo conversando com ele, entregando-lhe um conteúdo técnico e estético que faça sentido. 5. Analisar resultados – Os resultados das ações de comunicação empreendidas precisam ser avaliados. Quais foram os ganhos para a imagem da organização? Os colaboradores estão mais engajados? Adesões às redes sociais foram conquistadas com as campanhas realizadas? Essas e outras respostas serão decisivas no planejamento das próximas ações de comunicação. Quantas iniciativas perderam-se ao longo do tempo por terem sido planejadas, executadas e implementadas, mas que pereceram por não terem sido adequadamente divulgadas? Os recursos e pessoas foram aplicados, mas a falta de divulgação deixou ao largo uma parte importantíssima do ciclo, que é despertar o interesse e provocar o engajamento das pessoas da organização. Desde a Revolução Industrial, ocorrida a partir do século XVIII, foram notados os primeiros sinais da necessidade da utilização da comunicação organizacional. Utilizada, naquele momento, de forma rudimentar e sem planejamento estratégico, era voltada apenas para atender às necessidades internas das organizações que estavam nascendo. Desde então passamos por duas Guerras Mundiais, pela Guerra Fria e pela Guerra do Golfo, apenas para focar no aspecto militar. Citamos 8 esses fatos porque tais eventos têm algo em comum: forçaram o desenvolvimento da comunicação, modernizando-a em grandes saltos, e, posteriormente, todo o desenvolvimento obtido foi aplicado à vida civil. Hoje e no futuro, a continuidade do desenvolvimento da comunicação organizacional aponta para uma mudança de direção. De empresa para o público, essa direção da interação tem se modificado para empresa → público → indivíduo → empresa, ou seja, uma comunicação cada vez mais interativa e individualizada. Nesse modelo, as organizações têm de se adaptar para lidar com essa interação, que não pode de forma alguma ser ignorada. É um momento da comunicação no qual todos os clientes têm vez e têm voz. TEMA 3 – CONFLITOS: CRESCIMENTO PELA DIVERSIDADE Conceitualmente, podemos entender conflito como o choque entre duas ou mais visões diferentes sobre um mesmo tema, na qual um grupo A se esforça para alcançar um objetivo trilhando um determinado caminho que é frustrante para um grupo B, que tem o mesmo objetivo, porém trilhando um caminho diferente. O conflito está presente em todas as organizações, e parece sempre surgir e ser encerrado pela comunicação. A comunicação organizacional inadequada favoreceseu aparecimento, mas, se for aplicada corretamente, tende a resolvê- lo. Nem sempre os conflitantes entram em confronto, mas a divergência de ideias certamente causa perda de produtividade na busca dos objetivos organizacionais. Ainda que não houvesse outros motivos, a perda de produtividade, por si só, seria suficiente para considerar os conflitos como elementos prejudiciais à organização, a qual, portanto, deverá aplicar seus esforços para resolvê-los. Devemos também entender que o conflito, com confrontos, ou sem eles, é um elemento natural das relações humanas e, como tal, naturalmente migra para as relações organizacionais. O Instituto Elo (S.d.) compila várias definições para o termo conflito por autores diversos, compondo a sua própria: Um impasse que ocorre naturalmente nas nossas relações. Ele pode resultar na satisfação dos envolvidos, caso as suas necessidades sejam atendidas. É comum que se busque soluções apenas a partir dos elementos manifestos do conflito, mas isso restringe as possibilidades de superação, pois grande parte do conflito não aparece na sua manifestação. Além disso, as pessoas, frequentemente, entendem que o conflito é o confronto, mas essa é apenas uma forma de lidar com o conflito e não o conflito em si. 9 Para que possam ser resolvidos, os conflitos precisam ser estudados e entendidos. Na literatura especializada, encontramos diversas formas de classificar conflitos. Vamos abordar aquelas comumente relacionadas por diferentes autores: • Conflito pessoal – Um indivíduo, confrontado com uma situação no ambiente organizacional que demanda uma decisão, mas fica em conflito interno por não conseguir decidir que caminho seguir. • Conflito interpessoal – Uma ou mais pessoas defrontando- se com a necessidade de resolver uma determinada situação, mas com visões conflitantes a respeito de como solucioná-la. • Conflito intragrupal – Um grupo de pessoas que precisa encontrar uma solução para um problema, mas há divergências sobre o melhor caminho a seguir. • Conflito intergrupal – Semelhante ao interpessoal, mas englobando grupos cujos líderes têm visões diferentes sobre a solução a ser adotada para resolver um problema. Com os conflitos entendidos e classificados, a organização, por meio de seus líderes, precisa empenhar-se para resolvê-los. Novamente, a literatura é rica no assunto, então compilamos as visões comuns entre vários autores sobre as ferramentas indicadas para a resolução de conflitos: • Negociação – Indivíduos em posições divergentes entram em diálogo aberto e direto, pleiteando e concedendo sem a intervenção de terceiros. Normalmente é um processo interno à organização, de formalidade reduzida, cujas decisões acordadas não têm cumprimento obrigatório, podendo ainda ser renegociadas. • Conciliação – Os grupos ou pessoas atribuem a um elemento neutro – o conciliador –, a tarefa de orientar as partes a buscarem um entendimento para a realização de um acordo. O conciliador pode ser um elemento interno ou externo à organização, e não tem poder de decisão. Se for interno, a formalidade é um pouco maior, mas o cumprimento das decisões ainda não será necessariamente obrigatório. Se for externo, a obrigatoriedade no cumprimento das decisões certamente será obrigatório. • Mediação – Ferramenta semelhante à conciliação, a mediação, entretanto, buscará, além da resolução do conflito, ir mais a fundo em seus motivos, 10 reforçar os vínculos organizacionais entre as partes e trabalhar na prevenção de conflitos futuros. O mediador não tem poder de decisão. d. Arbitragem – Ferramenta que engloba todos os elementos da conciliação e da mediação. Entretanto, se ao final do processo as partes não chegarem a um acordo, o árbitro, baseado nas audições colhidas, tem poder de decisão para resolver o conflito, com obrigatoriedade do cumprimento das decisões. Tratamos dos tipos de conflitos e de como resolvê-los, mas não falamos muito sobre suas causas. O conflito surge da diferença de ideias e de pontos de vista, que, por sua vez, têm suas origens nos alicerces de cada indivíduo. É uma questão, portanto, de diversidade de opiniões. Dentro das organizações, saber gerir e canalizar produtivamente essa diversidade pode ser fator de sucesso. A diversidade geracional costuma ser uma constante fonte de conflito. Pessoas nascidas em épocas diferentes tendem a ter visões de mundo diferentes. Hoje, convivem marcadamente quatro gerações que desafiam a resiliência das organizações para harmonizá-las. 1. Baby boomers (1946-1964) – Pessoas nascidas após a Segunda Guerra Mundial, em um momento de reconstrução da Europa, prosperidade econômica e altas taxas de natalidade. Presenciaram a ida do homem à Lua, a Guerra Fria, as ditaduras militares em países da América Latina, os agitados anos 1960 e o nascimento da televisão. Muitos tiveram sua vida profissional vivida em apenas uma ou duas organizações. 2. Geração X (1965-1979) – Geração pós regulamentação do divórcio, com mulheres trilhando carreiras profissionais, além de outras revoluções sociais, e ainda o desenvolvimento de novas tecnologias como o videocassete, os videogames e os personal computers. Falência de grandes corporações, demissões em massa e surgimento dos embriões de gigantes como Apple, Google e YouTube. 3. Geração Y ou Millenials (1980-2000) – Acreditam que podem mudar o mundo. A internet e a globalização os fizeram adeptos da comunicação instantânea, e por isso são imediatistas, privilegiando sempre resultados a curto prazo. São ativos, multitarefas e trocam de emprego sem pestanejar. 4. Geração Z (2001 a 2014) – A primeira geração digital e conectada, que não conheceu o mundo pré-internet. Uma geração que provoca a interação 11 presencial e digital simultaneamente, e dispostos a eliminar preconceitos de raça, etnia, sexo e religião. Essas gerações conflitam, pois têm diferentes visões sobre como devem se dar as relações com os colegas de organização e com a autoridade, sobre a forma de conduzir as atividades e sobre a forma, ou o estilo, para gerenciá-las. Diversidades de todo os tipos causam conflitos, não apenas aquelas geracionais, e isso não é necessariamente ruim. Quando um trabalhador percebe que, apesar das diferenças existentes, a organização respeita e integra as diferenças, sente-se mais engajado e com mais adesão aos seus valores. Aceitar e integrar as diferenças, por si só, já é um ato que também colabora para a redução dos conflitos; com menos conflitos, haverá um ambiente de trabalho melhor e com maior competitividade. A diversidade, uma vez que a organização decida empregá-la como incremento de seu capital intelectual e ferramenta de vantagem competitiva, deve, portanto, ser promovida no quadro de funcionários pela realização de um mergulho na cultura organizacional, para que dela se extraiam percepções sobre clima organizacional ou sentimentos de exclusão. A organização deve ainda ser muito criteriosa em seus processos de recrutamento, buscando compor diversamente os quadros de pessoal, devendo investir na comunicação interna e externa, expondo, claramente, a forma como se posiciona a respeito do acolhimento da diversidade. TEMA 4 – AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO – O NOME JÁ DIZ: PURO DESENVOLVIMENTO Avaliação de desempenho é uma metodologia utilizada na medição da performance individual e coletiva dos colaboradores e das áreas de uma organização. O conjunto desses indicadores mensura a performance da própria organização. A avaliação é importante e consome esforços e recursos. Portanto, de seus resultados devem ser extraídos indicativos que direcionem ações de aperfeiçoamento das performances pessoais e organizacionais. A avaliação de desempenho deve sempre objetivar desenvolvimento e, ao seu lado, buscar aperfeiçoamento e inovação. Esses três pontos de atenção devem ser transformados em metas focadas nas funções e processos maisrelevantes da organização, cuja medição faça sentido. As metas relacionadas a 12 desenvolvimento devem ser direcionadas ao crescimento pessoal e profissional dos colaboradores. As metas de aperfeiçoamento são relacionadas a correções de desempenho de performances insuficientes identificadas em períodos anteriores. As metas de inovação, por sua vez, são relacionadas à medição da performance de novas funções ou produtos, e são também destinadas a aumentar a produtividade ou a participação de mercado. Metas relacionadas a esses três pontos (ou a outros) precisam obedecer a certos critérios, para que avaliações subjetivas sejam evitadas. Um dos critérios mais aplicados e amplamente conhecidos é o chamado método SMART. De acordo com esse método (formulado por Drucker, 2001), uma meta deve ser: • S – Specific (“específica”) – Claramente identificável e particularizada. • M – Measurable (“mensurável”) – Possível de aferir qualitativa ou quantitativamente. • A – Attainable ou Achievable (“atingível”) – Possível de atingir dentro de um patamar razoável, ainda que demandando grandes esforços. Não pode ser uma meta impossível. • R – Relevant (“relevante”) – Que represente um fator ou elemento realmente importante para a performance do colaborador e/ou da organização. • T – Time based (“com prazo definido”) – Realizável dentro de um determinado prazo ou período. Vejamos na Figura 2 um exemplo de meta SMART. 13 Figura 2 – Meta SMART Realizar treinamentos internos e externos nas seguintes áreas: • NONONO • NONONO • NONONO • NONONO Total de horas de treinamentos: 25 horas Durante o ano o colaborador poderá utilizar 10 dias úteis para a realização de treinamentos internos ou externos O colaborador deverá apresentar, ao final do período, um projeto de melhoria para ás áreas NONONO e NONONO em evento específico da Alta Administração Os treinamentos devem ser realizados entre Jan/YYYY e Dez/ YYYY Fonte: Prof. Rogerio Meirelles, 2022. Há várias ferramentas que suportam a formatação de um processo de avaliação de desempenho. Algumas das mais conhecidas são: a Matrix 9Box, voltada para avaliação de potencial; a Avaliação de Desempenho 180o, na qual o funcionário é avaliado por seu gestor direto; a Avaliação de Desempenho 360o, na qual o funcionário é avaliado pelo gestor, pelos pares, pelos colaboradores e se autoavalia; Avaliação por Competência, na qual se mensura se o colaborador possui as competências necessárias para o exercício da função; e, Avaliação por Objetivos, na qual se traçam metas e se verifica seu atingimento ao final do período. De forma geral, podemos considerar que o processo de avaliação, para que alcance os objetivos pretendidos pela organização, deve seguir os seguintes passos: 1. Planeje e defina os objetivos – Devem ser definidas as metas, expectativas, responsabilidades e prazos. 14 2. Estruture o processo – Deve ser criado ou adquirido um software de suporte de interface amigável, com formulários estruturados especificamente para a organização, que tenham padrões definidos e que possibilitem o acompanhamento do processo ao longo do período. 3. Colete as informações – O processo de avaliação deve ser aplicado com prazo definido para início, revisão e final, e as informações devem ser coletadas, consolidadas e acompanhadas pela direção da organização. 4. Registre e garanta a guarda e recuperação dos dados armazenados – A segurança de dados não deve ser negligenciada. 5. Calibre a avaliação – Deve ser criado um comitê de calibração que envolva lideranças e pares para discutir casos extremos, como avaliações superlativas, ou muito negativas, visando evitar subjetividade nos julgamentos. 6. Realize o processo de feedback – Após o final do período e registro dos resultados, deve ser fornecido ao colaborador um feedback a respeito de sua performance, tanto em relação aos resultados obtidos, quanto em relação ao seu comportamento sob o ponto de vista organizacional. Deve ser específico e, se houver necessidade de melhorias, deve haver o estabelecimento de um plano com pontos de verificação. 7. Realize a premiação de bons resultados – Deve ser estabelecido um plano de recompensas, com prêmios relacionados a aumentos de salários ou de outras naturezas, que causem um sentimento positivo nos colaboradores que tiveram performances de destaque. É importante que a postura da organização em todo esse processo seja a de garantir sua estrutura para uma boa realização, e que empregue seus esforços para que ele seja conduzido de forma colaborativa e transparente A avaliação de desempenho, portanto, é uma ferramenta de desenvolvimento. Do ponto de vista organizacional, ela alavanca competitividade e inovação. Do ponto de vista do colaborador, possibilita uma avaliação objetiva de seu desempenho e lhe fornece indicações para que pense e planeje seu desenvolvimento futuro. 15 TEMA 5 – FEEDBACK: O MELHOR TERMÔMETRO PARA O CRESCIMENTO Feedback é uma palavra inglesa que pode ser traduzida, no contexto organizacional, como “retroalimentar”. É uma resposta dada como avaliação do desempenho de um profissional, ou de um produto ou serviço oferecido por uma organização. No processo de avaliação de desempenho sobre o qual já falamos, a conclusão com um feedback bem estruturado dá continuidade ao plano de desenvolvimento organizacional. O colaborador que o recebe é elogiado, incentivado a continuar melhorando, e a organização permanece aprimorando seu capital intelectual. Além disso, esse processo fortalece a formação de novos líderes. Embora estejamos focando no colaborador, tudo o que dissermos sobre feedback não se limitará às pessoas. Ele pode acontecer do cliente para a organização, do fornecedor para a organização, da comunidade para organização e de muitas outras formas. O DNA do feedback não é composto de emoção, e demanda parâmetros claros e objetivos para ser efetivo. É muito importante que o feedback seja bem construído, para que seu resultado seja efetivo e possa ser utilizado para o crescimento das pessoas e para o aprimoramento de produtos e serviços. Os indivíduos e a organização nem sempre são capazes de perceber por si sós as melhorias necessárias em suas atuações, e é isso que faz o processo de feedback dos gestores, dos indivíduos e dos clientes da organização, uma ferramenta tão importante para o suporte do crescimento. Como nosso foco é o crescimento do colaborador, compilamos boas dicas para o momento de fornecer um feedback bem estruturado: a. Prepare-se bem – Faça uma lista com os pontos importantes a tratar com seu colaborador. Caso o feedback envolva resultados, tenha em mãos os atingimentos e os discuta um a um. O colaborador precisa sentir que o momento é relevante para ele, para o gestor e para a organização. b. Dê feedback no tempo apropriado – Não adianta abordar um comportamento que já ocorreu há um ano. Todo o esforço em discutir e resolver o problema não fará sentido. c. Pense no que pode dar errado – A depender do assunto a ser tratado, o colaborador pode contra-argumentar. Pense antecipadamente nas variantes que ele pode abordar e nas reações que ele pode apresentar. 16 Prepare respostas sinceras e busque manter a serenidade em qualquer reação. • Utilize-se de um quebra gelo – Antes de entrar no assunto do feedback, busque um assunto ameno ou que vocês tenham em comum, e o introduza, para que não se estabeleça um clima de confronto. • Explique resumidamente o que será discutido – Esse briefing é importante para que o colaborador mantenha suas expectativas sob controle e participe da discussão produtivamente. • Seja transparente – Mesmo que seja necessário apontar falhas e pontos de melhoria, não esconda do colaborador sua opinião a respeito de seus pontos fortes e, se houver algo a observar sobre o futuro delena organização, não deixe de fazê-lo. • Fale sobre os pontos fortes – Ninguém é perfeito. O colaborador certamente terá pontos de melhoria a serem apontados, mas nesse processo é muito importante destacar de forma objetiva seus pontos fortes, seus atingimentos e a importância deles para a organização. • Fale sobre os pontos fracos com calma e respeito – Novamente, ninguém é perfeito. Se antes você reforçou os pontos fortes, também será necessário falar a respeito do que não vai tão bem. É necessário abordar esses pontos com delicadeza, calma e respeito às reações que o colaborador possa vir a apresentar. Também é necessário estar preparado para argumentar pacientemente caso haja discordância e, em caso de impasse, marcar uma nova discussão para revisão da situação. • Crie um plano de ação para alcançar melhorias – Parte do respeito que se demonstra ao colaborador no momento de tratar de seus pontos fracos é mostrar que você se importa com sua permanência e com a continuidade de seu progresso na organização. Por isso, após o feedback e a identificação dos pontos de melhoria, trabalhe num plano de ação objetivo, com ações, medições pré e pós, responsabilidades e prazos, e acompanhe o processo periodicamente. Falamos sobre o que fazer. E o que não fazer? • Dar um feedback genérico – O feedback precisa ser personalizado e especifico para a pessoa e para a situação. • Falar sobre pontos fracos em público – Elogios devem ser feitos em público; críticas, não. 17 c. Fazer piadas – Apresente-se bem-humorado, mas não faça piadas sobre a situação, pois isso pode desviar o propósito da conversa ou ser ofensivo. • Não programar a reunião com tempo adequado para a manifestação do colaborador – Suas respostas àquilo que foi dito e seus pontos de vista têm de ser ouvidos sem pressa. • Fazer do feedback uma punição – Por mais negativo que seja, maneire o tom de voz e o linguajar, sendo amistoso e educado. O momento é difícil para o emissor e para o receptor. Por fim, vamos abordar métodos de feedback bastante aplicados no mercado e citados na literatura: • Feedback sanduíche – É um método muito conhecido, que se divide em três partes: elogio, pergunta e ação. Começa com um elogio sincero a um ou mais pontos positivos sobre a performance do colaborador. Na segunda parte, o gestor pergunta ao colaborador se há algum ponto de melhoria que ele próprio enxergue para melhorar sua performance. Por fim, constrói-se uma ação em conjunto, que é uma proposta efetiva de atividades a serem realizadas no sentido de melhorar a performance do colaborador. Devemos perceber que essa construção é bem mais cuidadosa que o uso inicial do feedback sanduíche, que consistia em fazer um elogio, abordar os pontos de melhoria e fechar com outro elogio. O método é antiquado, soa falso e deve ser evitado. • Feedback 360 – À semelhança da Avaliação 360o, ocorre em várias direções: de colaborador para colaborador, de colaborador para gestor, de gestor para colaborador, e de colaborador para si mesmo. A vantagem desse método é obter uma coleta de opiniões mais rica. • Feedback canvas – Proposta moderna, que consiste em avaliar uma equipe, compondo a avaliação coletiva por meio da avaliação individual de seus membros. Pode resultar na indicação de ações que melhorem a performance do time. • Feedback wall – Também recente, nesse método a organização é avaliada pelos colaboradores pelo apontamento de melhorias e de elogios, nos quais se salientam os pontos negativos e positivos. A organização pode utilizar essas informações para realizar ações de integração e de melhoria do clima organizacional. 18 e. Feedback kudo ou High five – A organização disponibiliza algum meio (cartões, mural, posts na intranet) para que os gestores e colaboradores possam elogiar uns aos outros, fomentando o incentivo e o engajamento das pessoas, e melhorando o clima organizacional. Feedback é uma resposta que percorre várias vias da comunicação, e é uma ferramenta poderosa para direcionar indivíduos e organizações nos esforços de aprimoramento de seu crescimento. A oportunidade de dar e receber feedback precisa ser enxergada sob esse ponto de vista, e sua aplicação deve ser bem preparada e suportada por uma metodologia robusta, para que sua efetividade seja garantida. 19 REFERÊNCIAS CINTRA, A. O que é comunicação organizacional? Post Digital, 22 fev. 2020. Disponível em: <https://www.postdigital.cc/blog/artigo/o- que-e-comunicacao- organizacional>. Acesso em: 4 abr. 2022.DRUCKER, P. O homem, a administração, a sociedade. 2. ed. Barueri: Nobel, 2001. GALLAGHER, L. 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