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Prof. Me. Antônio Palmeira UNIDADE II Princípios de Sistemas de Informação Conceitos e classificações dos Sistemas de Informação. Sistemas ERP. Tomada de decisão. Sistemas de decisão apoiando as decisões. Conteúdo da unidade II É o conjunto estruturado ou ordenado, de partes ou elementos que se mantêm em interação, ou seja, em ação recíproca, na busca da consecução de um ou de vários objetivos. Um sistema se caracteriza, sobretudo, pela influência que cada componente exerce nos demais e pela união de todos (globalismo ou totalidade), para gerar os resultados que levam ao objetivo esperado. Conceito de sistema Exemplo de um sistema Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2015, p. 8). Entrada Processamento Saída Avaliações (feedback ou realimentação) Os elementos que compõe um sistema são chamados de objeto e, geralmente, arranjados de modo que possam interagir para executar um ou mais objetivos determinados para o sistema, podendo ser classificado em objetos inerentes ou objetos transientes. Objetos inerentes: quando se situam no sistema e dela não saem. Objetos transientes: quando entram no sistema e saem após experimentar um processo de transformação de conhecimento. Elementos de um sistema Abertos e fechados: Sistema aberto: verificamos que há constantes ações de pressões externas oriundas de outros sistemas ou subsistemas; Sistema fechado: não estabelece quaisquer relações com o ambiente externo, consistindo em uma interação entre os seus elementos. Concretos e abstratos: Sistemas concretos: envolvem um maquinário físico e real; Sistemas abstratos: os seus elementos, símbolos, conceitos, planos e as suas teorias existem, apenas, no pensamento do observador. Naturais e artificiais: Sistemas naturais: encontrados na natureza e em seus processos; Sistemas artificiais: criados pelo homem e destinados a um propósito. Tipos de sistemas Desempenho dos sistemas Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2015, p. 9). Medida de desempenho Descrição Forma de cálculo Eficiência Medida da correta produção de um sistema a partir do uso adequado de recursos. Pode ser calculada a partir daquilo que é produzido dividido por aquilo que é consumido. Eficácia Medida da extensão na qual o sistema atinge as suas metas. Pode ser calculada dividindo-se as metas, efetivamente, alcançadas pelo total de metas estabelecidas. Propriedade dos sistemas Fonte: Adaptado de: Audy et al. (2007, p. 36). Propriedade Descrição Adaptabilidade Trata-se da capacidade que os sistemas têm de se adaptar ao ambiente por meio de processo contínuo de aprendizagem e de auto-organização. Homeostase Trata-se da capacidade que os sistemas têm de retornar a um estado de equilíbrio por meio do mecanismo de controle e feedback próprios dos sistemas. Sinergia Trata-se da capacidade que os sistemas têm de produzir ações cooperativas de agentes independentes produzindo os efeitos totais maiores do que as somas de seus efeitos tomados independentemente. Entropia Trata-se da capacidade que os sistemas têm de produzir a desordem e a aleatoriedade. Software utilizado nos computadores das organizações, em vista do suporte aos processos negócio, de uma forma geral, nos mais variados níveis hierárquicos e departamentais. Representam um conjunto de elementos ou componentes inter‐relacionados que coleta (entrada), manipula (processo), armazena, e dissemina os dados (saída) e as informações, e fornece a reação corretiva (mecanismo de realimentação) para alcançar um objetivo. Sistemas de Informação Excelência operacional por meio da redução de custo oriunda da automatização de tarefas. Lançamento de novos produtos ou serviços baseados em SI, principalmente, por meio da internet. Estabelecimento de uma relação mais estreita com os clientes por meio dos sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management – CRM). Criação de novos modelos de negócios notadamente em plataformas mobile. Aumento da qualidade das decisões nos níveis operacionais, táticas e estratégicas. Aumento da vantagem competitiva diante dos concorrentes. Objetivos a serem atingidos por meio da utilização de um Sistema de Informação Qual das alternativas a seguir não se trata de uma propriedade dos sistemas? a) Adaptabilidade. b) Homeostase. c) Sinergia. d) Entropia. e) Eficiência. Interatividade Qual das alternativas a seguir não se trata de uma propriedade dos sistemas? a) Adaptabilidade. b) Homeostase. c) Sinergia. d) Entropia. e) Eficiência. Resposta Dimensão organizacional. Dimensão humana. Dimensão tecnológica. Dimensões de um Sistema de Informação Classificação dos Sistemas de Informações quanto à abrangência Departamentais (funcionais) Integrados (ERPs) Interorganizacionais (IOSs) Sistemas de Informações empresariais Destinam-se a suprir as demandas de um departamento. Integram as informações de todas as áreas de uma organização. Integram as informações de várias empresas. Quanto à abrangência Fonte: Adaptado de: Eleutério (2015, p. 96). Classificação dos Sistemas de Informações quanto ao nível decisório Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) Sistemas de Informações empresariais Quanto ao nível decisório Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) Sistemas de Informações Estratégicas (SISs) Sistemas de Apoio aos Executivos (SAEs) Registro dos dados produzidos pela operação. Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Apoio às decisões complexas, simulações, modelagem de problemas. Visão estratégica dos negócios, indicadores críticos de desempenho. Informações gerenciais, planejamento e gestão da operação. Fonte: Adaptado de: Eleutério (2015, p. 98). Os Sistemas de Informação e a Pirâmide Dados-Informações-Conhecimento Fonte: Laudon & Laudon (2013, p. 325). Conhecimento Informações Dados SPTs SIGs SADs SAEs Alta gestão Gerência sênior Gerência intermediária Nível operacional Nível estratégico SISs Sistemas de Apoio aos Executivos Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Informações Gerenciais A sua finalidade é prover o processamento de uma transação em um processo organizacional. Os SPTs coletam, guardam, modificam e recuperam as transações de uma organização. Sistemas de Processamento de Transações (SPT) Armazenamento Entrada de dados Processamento Documentos e relatórios Fonte: Adaptado de: Caiçara Junior (2015, p. 83). SPTs Batch: efetuam o processamento das atualizações na forma de lotes, que são recebidos em intervalos de tempo, não apresentando os resultados do processamento em tempo real. SPTs On-line: efetuam o processamento de dados em tempo real, ou seja, no momento do input (entrada) do dado no sistema. Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2015, p. 402). Entrada de dados de transações acumuladas Entrada (agrupadas) Saída Terminal Terminal Processamento imediato de cada transação Terminal Computador central (processamento) Terminal Terminal Saída BATCH ON-LINE Tipos de SPT Utilização de muitas aplicações interligadas aos seus próprios bancos de dados sem um processo de integração. A eficiência no processo de tomada de decisão envolvendo mais do que um departamento de uma empresa provocava a necessidade dos mais variados dados, relacionados aos mais variados SPT. Dados eram inconsistentes e imprecisos contribuindo, de forma inadequada, no processo de tomada de decisão. Da falta de integração entre os sistemas chegamos ao conceito de silos organizacionais, como elementos isolados e sem comunicação. Estes silos se apresentam de algumas formas e acabam limitando as tarefas das áreas do ambiente organizacional, comprometendo o atingir de seus objetivos de negócio. A falta de integração e a existência de silos Naturalredundância de dados. Retrabalho nos processos de negócios. Falta de integridade de informações e dos dados. Problemas gerados pela falta de integração São sistemas que promovem a integração das organizações sob a perspectiva funcional (envolvendo os diversos departamentos) e sob a perspectiva sistêmica (envolvendo os mais diversos sistemas classificados segundo as tipologias já mencionadas). O princípio central da operação do ERP é a disponibilização de um conjunto de módulos de software integrados e utilizados por cada uma das áreas da empresa. Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning – ERP) Finanças e contabilidade Recursos humanos Vendas e marketing Manufature produção Dinheiro em caixa; Contas a receber; Crédito ao cliente; Receita. Matérias-primas; Programações de produção; Datas de expedição; Capacidade de produção; Compras. Pedidos; Provisões de venda; Pedidos de devolução; Alterações de preço. Banco de dados centralizado Fonte: Adaptado de: Laudon & Laudon (2013, p. 296). Horas trabalhadas; Custo do trabalho; Requisitos de cada cargo. Os Sistemas de Informação utilizados para integrar os departamentos e as áreas de uma empresa são chamados de: a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Interatividade Os Sistemas de Informação utilizados para integrar os departamentos e as áreas de uma empresa são chamados de: a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Resposta Módulos horizontais – representam os módulos comuns a todos as organizações. Bons exemplos seriam os módulos financeiro, de compras, de produção, dentre outros. Módulos verticais – representa os módulos específicos de cada ramo de negócio. Um bom exemplo seria o módulo de gestão escolar utilizado por escolas e faculdades, de empresas de agronegócio, universidades, dentre outros. Módulos de um ERP Fornecimento de subsídios para o processo de tomada de decisão a partir da melhoria do acesso aos dados e das informações armazenadas nos bancos de dados integrados. Descontinuidade de sistemas legados e inflexíveis, que processavam as antigas transações. Melhoria dos processos operacionais de negócio, devido ao alinhamento da arquitetura dos módulos com as boas práticas de mercado. Modernização da Infraestrutura de TI que os novos sistemas ERP necessitarão no momento da implantação. Vantagens no uso do ERP Altos custos na implementação da solução do ERP que, em muitas situações, não são bem contextualizados pelos gestores de TI para a alta direção. Longo tempo de implantação. Questões culturais e de dimensão humana que dificultam o processo de mudanças oriundos da implantação do ERP. Problemas na interação entre o ERP e os outros sistemas de legados. Probabilidade de risco de falha na implantação. Desvantagens no uso do ERP O processo de tomada de decisão é uma constante em nossas vidas pessoal e profissional. Sob o aspecto organizacional a tomada de decisão é intimamente ligada ao nível hierárquico relacionado ao decisor e à decisão. Tomada de decisão Fonte: Adaptado de: O’Brien & Marakas (2013, p. 351). Não estrutura Estrutura de decisão Semiestrutura Estrutura Característica da informação Sob medida Não programada Resumida Infrequente Voltada ao futuro Externa Escopo Pré-especificada Programada Detalhada Frequente Histórica Interna Foco limitado Gerenciamento estratégico Executivos e diretores Gerenciamento tático, gerentes das unidades de negócios e equipes autodirigidas Gerenciamento operacional Gerentes operacionais e equipes autodirigidas Tipos de decisão Fonte: Adaptado de: Laudon & Laudon (2013, p. 325). Tipos de decisão Características Exemplos Não estruturadas São as decisões inusitadas, importantes e não rotineiras. Conhece-se pouco dos impactos e das relações dos problemas solucionados por este tipo de decisão. Decisão sobre a entrada ou saída de determinado mercado. Aprovação de um orçamento de capital elevado. Definição de metas e objetivos de longo prazo. Semiestruturadas Agrega as características das decisões estruturadas e não estruturadas. Formulação de um plano de marketing. Desenvolvimento do orçamento de um departamento. Projeto de um novo site corporativo. Estruturadas São as decisões repetitivas e rotineiras. Problemas solucionados por este tipo e decisão têm a sua causa e relações conhecidas. Reposição de estoque. Concessão de crédito a um cliente. Determinação de ofertas para os clientes. Qualidade das decisões e processos de decisão Fonte: Adaptado de: Laudon & Laudon (2013, p. 327). Dimensão da qualidade Descrição Precisão A decisão reflete a realidade. Abrangência A decisão reflete uma consideração. Imparcialidade A decisão reflete, fielmente, as preocupações e os interesses das partes envolvidas. Velocidade (eficiência) A tomada de decisão é eficiente com respeito ao tempo e outros recursos, incluindo o tempo e os recursos das partes afetadas, tais como os clientes. Coerência A decisão reflete um processo racional, colocando em palavras e explicado a outros a um processo. Obediência A decisão é o resultado de um processo conhecido e os descontentes podem recorrer a uma autoridade superior. Processo de tomada de decisão Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2011, p. 439). Tomada de decisão Solução do problema Inteligência Projeto Escolha Implantação Monitoração Sistema de Informação Gerencial (SIG): deve ser criado, desenvolvido e operado para a resolução de problemas estruturados, a partir de decisões estruturadas. Sistema de Apoio à Decisão (SAD): deve ser criado, desenvolvido e operado, para a resolução de problemas semiestruturados e não estruturados, a partir de decisões semiestruturadas e não estruturadas. Sistemas de Suporte à Decisão O Sistema de Informação Gerencial (SIG) pode ser concebido como uma aplicação tecnológica que auxilia na tomada de decisão estruturada. Ele também é conhecido pelo seu acrônimo em inglês MIS (Management Information System), e pode ter o seu uso nos níveis gerencial operacional e tático. O propósito principal do Sistema de Informação Gerencial é auxiliar uma organização a alcançar os seus objetivos, fornecendo aos gestores uma percepção detalhada das operações regulares da organização para que possam controlar, organizar e planejar de forma eficaz. Sistemas de Informação Gerencial Qual dos Sistemas de Informação a seguir deve ser utilizado para a decisão estruturada? a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Interatividade Qual dos Sistemas de Informação a seguir deve ser utilizado para a decisão estruturada? a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Resposta Funcionamento de um SIG Sistemas ERP e TPSs Cadeia de fornecimento e transações empresariais Sistema de Informação Sistema de Apoio à Decisão Sistema de Apoio às Informações Executivas Sistema de Informações EspecializadasRelatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios solicitados Relatórios sobre os indicadores-chave Relatórios agendados Inserções e listas de errosBanco de dados operacional Banco de dados com transações válidas Banco de dados internos corporativos Banco de dados externos Banco de dados aplicativos Extranet corporativa Intranet corporativa Fornecedores e outros interessados Funcionários Fonte: Stair & Reynolds (2015, p. 444). Saídas entregues pelos sistemas de operação do negócio, armazenando os seus dados em um BD próprio do SIG. Outras entradas utilizadas pelo SIG originam-se das fontes externas de informações de clientes, fornecedores, novos entrantes, concorrentes, produtos substitutos e acionistas, além de outros dados que não são entregues pelos sistemas de operação do negócio. Entradas do SIG Relatórios programados: são osrelatórios produzidos em uma periodicidade diária, semanal ou mensalmente. Relatórios de indicadores-chaves: são os relatórios que resumem as tarefas fundamentais do dia anterior e disponível no início de cada dia de trabalho para uma tomada de decisão mais assertiva. Relatórios sob demanda: são os relatórios criados para o fornecimento de informações requisitadas pela gerência. Relatórios de exceção: são os relatórios automaticamente gerados nos casos de ocorrência de situações incomuns ou onde se requererem uma ação pontual da gerência. Relatórios detalhados: são os relatórios gerados para o detalhamento de situações particulares. Saídas do SIG Geração de relatórios que permitem melhor análise de fatores internos, e a identificação de aspectos e melhorias dos processos de negócios. Aumento da disponibilidade dos dados e das informações dos clientes, proporcionando o alinhamento dos processos de negócio de acordo com as expectativas dos clientes. Administração eficaz e eficiente de dados críticos para a tomada de decisão do negócio. Processo de tomada de decisão tática e operacional, sensivelmente, melhorado. Benefícios obtidos pelo uso do SIG Como uma organização é formada por diversos departamentos, é possível que se implemente um SIG de acordo com as características ou os aspectos funcionais. É viável, inclusive, a divisão do mesmo SIG em vários outros, em vista do atendimento e do suporte da decisão gerencial. Aspectos funcionais do SIG Aspectos funcionais do SIG Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados MIS financeiro MIS financeiro MIS do comercial MIS de recursos humanos Outros MISs Banco de dados Transações válidas Banco de dados externos Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Sistemas ERP e TPSs MIS de uma organização Intranet Extranet Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2011, p. 448). Embora guarde algumas semelhanças com o SIG, os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) auxiliam no processo de tomada de decisões estratégicas de negócio. Eles permitem e contribuem para o aproveitamento de oportunidades e/ou a solução para os problemas não estruturados e não rotineiros, ou seja, aqueles que não se conhece bem os relacionamentos, e as consequências dos problemas e das soluções. A ideia do SAD é oferecer um tipo de solução com rápido acesso às informações e aos dados, além de fomentar a cultura Data Driven em uma organização. Com esta cultura assimilada pela administração, as decisões são, totalmente, direcionadas por dados corporativos, valiosos e estratégicos. As entradas utilizadas nestes sistemas são provenientes dos sistemas internos (Sistemas de Processamento de Transações) das organizações e de dados externos, combinando os aspectos endógenos e exógenos ao negócio. Sistemas de Apoio à Decisão Componentes de um SAD Fonte: Adaptado de: Laudon & Laudon (2013, p. 349). TPS Dados externos Software de sistema SAD Modelos Ferramentas OLAP Ferramentas de mineração de dados Usuário Interface de usuário Banco de dados SAD Comparação entre um SIG e um SAD Fonte: Adaptado de: Stair & Reynolds (2011, p. 469). Fator SAD SIG Tipo de problema Pode lidar com os problemas não estruturados, que podem não ser facilmente programados. Normalmente, é utilizado só com os problemas estruturados. Usuários Dá apoio aos indivíduos, aos pequenos grupos e a toda a empresa. Em curto prazo, os usuários tipicamente têm mais controle sobre um SAD. Dá apoio, principalmente à empresa. Em curto prazo, os usuários têm menos controle sobre um SIG. Apoio Apoia todos os aspectos e as fases da tomada de decisão; não substitui o tomador de decisões – as pessoas é que, ainda, tomam as decisões. Em alguns casos, toma decisões, automaticamente, e substitui o tomador de decisões. Ênfase Enfatiza as decisões reais e os estilos dos tomadores de decisão. Geralmente, enfatiza só a informação. Abordagem Serve como um sistema de apoio direto, que emite os relatórios interativos nas telas do computador. Serve, normalmente, como um sistema de apoio indireto, que utiliza os relatórios produzidos, regularmente. Qual dos Sistemas de Informação a seguir deve ser utilizado para a decisão não estruturada? a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Interatividade Qual dos Sistemas de Informação a seguir deve ser utilizado para a decisão não estruturada? a) SIG. b) ERP. c) SAD. d) SPT. e) DW. Resposta AUDY, J. L. N.; ANDRADE, G. K.; CIDRAL, A. Fundamentos de Sistemas de Informação. Porto Alegre: Bookman, 2007. CAIÇARA JUNIOR, C. Sistemas Integrados de Gestão – ERP: uma abordagem gerencial. Curitiba: Intersaberes: 2015. ELEUTÉRIO, M. A. N. Sistemas de Informações gerenciais na atualidade. Curitiba: Intersaberes, 2015. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. 10. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2013. O’BRIEN, J. A.; MARAKAS, G. M. Administração de Sistemas de Informação. 15. ed. Porto Alegre: AMGH, 2013. STAIR, R. M.; REYNOLDS, G. W. Princípios de Sistemas de Informação. São Paulo: Cengage Learning, 2015. Referências ATÉ A PRÓXIMA!
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