Transformação Digital em Viagens Corporativas

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Marcelo
Linhares
Vinícius
Lima
Isabela
Antunes
Autor Autor Revisão e Design
CEO da Onfly Especialista em Viagens Estagiária de Marketing
https://br.linkedin.com/in/marcelolinhares
https://br.linkedin.com/in/ovinicius-lima
https://br.linkedin.com/in/antunesisabela
SumárioSumário
Introdução
A Jornada de Compra
História
Por que viajamos?
Viagens corporativas
Planejamento
O Gestor de Viagens: peça chave
Acompanhamento
Dados, dados e mais dados
O Pós Viagem
Visão
Custos
Ferramentas
Transformação Digital
Viagens corporativas na era digital
Gestão na era digital
Termos e siglas
Conclusão
A jornada de compra, antes era um
processo mais simples, que
envolvia a necessidade pela viagem
a trabalho, a ligação para cotação
com uma ou duas agências de
viagens e, por fim, a escolha por
um roteiro com poucas
possibilidades de personalização,
já que a informação estava sempre
concentrada nas mãos do agente
de viagem.
Nesse e-book, vamos falar sobre como a digitalização de viagens a
negócios é um acontecimento inevitável e fundamental para a
sobrevivência estratégica das viagens a trabalho das empresas no
mundo inteiro.
Ao longo dos últimos anos, o mercado de viagens corporativas vem
passando por um processo natural de transformação. Tecnologias
inovadoras e ferramentas de gestão de viagens vêm ganhando cada
vez mais espaço entre as empresas modernas.
Com o ano de 2020, o advento da Covid-19 e a completa mudança
econômica causada pela pandemia, o que antes era uma vantagem,
passou a ser necessidade. Cortar gastos e digitalizar processos virou o
foco da maioria das empresas para enfrentar a crise.
A Jornada de Compra
Introdução
Porém, esse avanço não chegou na mesma
velocidade para todo mundo. O mercado de
viagens corporativas ainda se encontra
bastante atrasado, quando comparado às
viagens a lazer. Isso é claramente visível ao
se comparar a experiência que o
consumidor final tem. Hoje, é inegável a
mudança que a era digital trouxe ao viajante,
e as famosas Online Travel Agencies (OTAs),
como Decolar.com, Hurb, Maxmilhas,
Booking.com e Expedia, são participantes
ativas desse fenômeno de transformação.
centralização das viagens em somente um profissional;
dificuldade de comunicação entre as áreas da corporação;
perda de tempo;
baixa produtividade;
altos custos por falta de transparência.
Desde a década de 60, o setor de viagens vem evoluindo
gradativamente com a internet. Foram surgindo ferramentas e
sistemas mais modernos e repletos de tecnologia, que cada vez mais
democratizam o acesso à informação de uma forma mais simples
pelos consumidores e clientes finais.
Ainda assim, as agências de viagens corporativas, conhecidas
globalmente como TMC (Travel Management Company), atendem
diversas empresas brasileiras, trabalhando por meio de ligações,
trocas de e-mails e sistemas confusos e complexos, que dão pouca
autonomia ao gestor e ao viajante, causando:
Depois de todos esses malefícios, a pergunta que fica é: por quê
tantas empresas ainda não acordaram e usam esse método arcaico?
Vamos ver um pouco da história da gestão das viagens.
https://www.onfly.com.br/blog/como-ter-mais-transparencia-com-reembolsos-de-despesas-e-gastos-de-viagens/
Temos diversos exemplos de turismo
entre as civilizações antigas: os egípcios
visitavam as pirâmides, os fenícios
iniciaram as relações comerciais e a
transação de moedas, os gregos
visitavam templos dos deuses. Porém,
esses deslocamentos eram em geral
motivados pela fé, por fuga ou
sobrevivência. Viajar era algo incômodo
e inseguro.
O turismo por prazer só começou por volta do século 5 a.C, com os
gregos viajando para ver os Jogos Olímpicos. Foi aí que começou essa
noção de hospitalidade e lazer.
História
Por que viajamos?
Viagens corporativas
Viagens corporativas são, basicamente, as viagens realizadas pelos
funcionários de uma organização, em nome dela. Se considerarmos
qualquer viagem para atividade comercial, os fenícios já faziam isso,
porém sem o conceito de empresa, que surgiu só "agora", em 1942.
Cada vez mais, a empresa tem que se desdobrar para ir até os
potenciais clientes e vender seus produtos e serviços, e essa função é
geralmente delegada a um funcionário que conheça bem os potenciais
da marca.
O deslocamento desse funcionário ou grupo acontece, por exemplo,
quando a empresa se inscreve num curso presencial, em congressos,
Nesse sentido, uma viagem corporativa não deve ser encarada como
mera despesa, mas sim como uma espécie de investimento. Através
dessa interação “in loco” com os clientes, são fechados diversos
negócios e é possível, em uma reunião presencial, entender melhor o
perfil e as dores dos clientes e estreitar as relações entre
fornecedores e consumidores.
Sendo vistas como um investimento para a empresa, as viagens
corporativas devem ser tratadas como tal. Assim como todos os
outros investimentos da companhia, deve ser visado um resultado
positivo e com o menor payback possível. Ou seja, o dinheiro investido
na viagem vai ser recuperado ao longo dos próximos meses, seja com
a receita de aquisição de um novo cliente, um upselling de um cliente
que já está na base ou a manutenção de um cliente que
eventualmente poderia cancelar o contrato. O objetivo é ter uma visão
orientada a dados e saber exatamente onde está e como calcular esse
retorno.
Ao gerenciar e controlar os gastos e
atividades das viagens corporativas, se
cria um método centralizado que
monitora as despesas de seus viajantes,
de forma eficaz, pautado na política de
viagens previamente acordada entre
empresa e colaboradores.
feiras ou até mesmo quando é necessário visitar clientes-chave, que
demandam um contato pessoal para fechamento de negócios.
Assim, os fatores organização e planejamento se tornam cruciais para
gerar maior lucratividade e uma visão mais ampla de negócio para a
empresa.
Planejamento
Visão
https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2018/12/05/politica-de-viagem-porque-e-tao-dificil-emplacar.html
A primeira questão a se considerar no plano de uma viagem
corporativa é a gestão e o acompanhamento criterioso dos custos.
Trata-se de estipular e organizar os gastos - hospedagem, transporte,
passagens aéreas, alimentação, entre outros valores a pagar - que
fazem parte da rotina de viagens. Uma boa gestão de viagens serve
exatamente para que a organização possa efetuar acordos
proveitosos com companhias aéreas, hotéis bem localizados e
pontuados, empresas de transporte terrestre etc., a fim de otimizar
os gastos e tornar a viagem mais eficiente.
É importante, ainda, ter acesso a todos os dados pessoais e contatos
dos viajantes, para o caso de necessidade de comunicação direta.
Deve-se, também, incluir no planejamento da viagem corporativa
alguns procedimentos básicos de segurança (por exemplo,
providenciar um seguro de viagens para os colaboradores), além de
fazer uma relação de despesas diárias e reembolsos.
Todos esses cuidados farão com que as viagens realizadas em nome
da empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos
planejados. E, mesmo que algo fuja do plano inicial, isso não será
capaz de desestabilizar o andamento dos processos, uma vez que
uma boa gestão de viagens pode contornar facilmente situações não
previstas.
Para empresas de médio e grande porte, cada
vez mais, torna-se necessária a contratação de
um profissional específico para o
planejamento e a gestão de viagens
corporativas. Mesmo no caso de empresas de
pequeno porte, é preciso investir na
capacitação de um profissional, que acumulará
esta função com outras inerentes ao seu
cargo.
O Gestor de Viagens: peça chave
Custos
garantem o controle e acompanhamento de custos;
ajudam a desenvolver e a definir políticas de viagem;
negociam reservas de hotel, transporte aéreo e
terrestre do(s) funcionário(s);
controlam o orçamento dos gastos das viagens;
sugerem roteiros turísticos como parte recreativa da
viagem (conheça o conceito de bleisure aqui);
reservam passagens e hotéis por meio de
plataformas self-booking ou simplesmente aprovam
emissões realizadaspelos colaboradores;
fornecem toda a assessoria que o(s) funcionário(s)
precisam durante a viagem;
elaboram relatórios e planilhas para os diretores e
acionistas, com foco em redução de custos e
melhoria contínua.
Não existe regra! 
Tudo funciona de acordo com a
maturidade de cada organização.
O mais importante é que o profissional
responsável pelas viagens corporativas
utilize de plataformas que automatizam
ao máximo o volume de trabalho para
se alcance agilidade e economia no
processo.
E quais são as responsabilidades específicas dos gestores de viagens
corporativas?
Suas atribuições são as mais diversas:
Em empresas de menor porte, normalmente o papel do gestor de
viagens corporativas fica compartilhado entre alguns destes cargos:
Secretárias;
Analistas
Financeiro;
Administrativo;
de Suprimentos;
de RH;
Coordenadores
Financeiro;
Administrativo;
http://www.onfly.com.br/blog/lazer/2019/06/22/bleisure-como-combinar-lazer-e-trabalho-em-uma-mesma-viagem.html
https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2019/05/26/o-que-plataforma-self-booking.html
De posse desses dados, é possível estabelecer um fluxograma claro e
preciso, além de formulários de solicitação/reserva de passagens,
entre outros processos. É muito importante que esse tipo de
funcionalidade esteja disponível para o gestor de viagens, que terá o
escopo necessário para permitir ou bloquear determinadas ações de
funcionários, tendo, assim, o total controle dos processos e atividades
as quais é responsável.
acesso rápido, transparente e seguro a
todas as suas funções e dados;
uma interface intuitiva, que permita fácil
adaptação;
descentraliza o processo, dando
autonomia ao viajante e ao gestor.
Existem variadas ferramentas de gestão
corporativa de viagens disponíveis, mas o
mais importante a ser observado é se o
programa escolhido oferece:
Isso certamente será combustível para um
aumento na produtividade de todos os
envolvidos.
Para a qualidade total da gestão das viagens corporativas, também é
de fundamental importância que nestas plataformas, também
conhecidas como plataformas self-booking, a empresa disponha de
relatórios gerenciais de aderência às suas políticas de viagens.
Tais relatórios são instrumentos essenciais para a administração dos
cadastros e informações, a fim de respaldar as decisões de negócio e
definir o que pode ou não ser feito para otimização dos custos e
investimentos na viagem corporativa.
Acompanhamento
Ferramentas
https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2019/05/26/o-que-plataforma-self-booking.html
É possível, a partir dos dados sistematizados internamente, rediscutir
todo o roteiro da viagem, caso ela venha a se repetir, além de
acrescentar ou remover procedimentos. Na prática, o gestor de
viagens vai funcionar como um guia para os funcionários, verificando a
real necessidade da viagem e se o roteiro está de acordo com os
objetivos da empresa, a fim de validá-lo para futuras investidas.
A partir da experiência adquirida com as viagens corporativas, o
profissional de gestão de viagens pode planejar com maior eficácia as
próximas saídas de funcionários em nome da empresa,
compartilhando os resultados obtidos e realinhando estratégias para
novas viagens.
Nesta etapa, é verificada, por exemplo,
a qualidade do hotel e do atendimento
que ele ofereceu, a praticidade do
meio de transporte utilizado para se
locomover na cidade e se o aeroporto
escolhido foi o mais adequado. Em
São Paulo, por exemplo, surge sempre
aquela dúvida: “melhor ir para
Congonhas ou Guarulhos? Ou será
que para o aeroporto de Viracopos
fica mais econômico?”. 
O Pós Viagem
Dados, dados e mais dados
A gestão desses processos de forma digital facilita enormemente o
trabalho das equipes, fazendo com que a dinâmica de viagens da
empresa se estabeleça de forma cada vez mais inteligente e sem
contratempos para seus executivos e seus funcionários.
Planejar
Fazer
Checar
Agir
Itaú – Novo presidente do Itaú quer rápida transformação digital
Bradesco – Investimentos em transformação digital prepararam
Bradesco para cenário difícil, diz Planner
CVC – CVC planeja retomar os negócios em julho
Carrefour – Carrefour revela resultados de iniciativas de
transformação digital
Via Varejo – Como a Via Varejo manteve a Transformação Digital
durante a Pandemia
Transformação Digital
Uma recente pesquisa da KPMG na Austrália, mostrou que o assunto
Transformação digital é prioridade na agenda dos principais CEOs das
empresas australianas. Se for repetida a mesma pesquisa aqui no
Brasil, nos Estados Unidos, na Europa ou na África, certamente o
resultado vai ser o mesmo.
Em jogo, todos os CEOs têm medo que sua
empresa vire a próxima Kodak do mundo
corporativo, logo, estão dando uma
enorme atenção em digitalização e
adaptação da empresa na nova economia.
Querem se tornar mais ágeis, escutar o
cliente com mais frequência e lançar e
testar novos produtos em uma velocidade
cada vez maior.
Dê uma olhada abaixo, em alguns exemplos de empresas tradicionais
que elencaram transformação digital como prioridade.
Em resumo, a transformação digital é um grande desafio das
corporações, e as empresas que souberam fazer isto muito bem,
como a Magazine Luiza, que valorizou mais de 1000% depois do seu
IPO, estão sendo recompensadas pelo mercado.
https://bancariosjundiai.com.br/novo-presidente-do-itau-quer-rapida-transformacao-digital/
https://www.moneytimes.com.br/investimentos-em-transformacao-digital-prepararam-bradesco-para-cenario-dificil-diz-planner/
https://valor.globo.com/empresas/noticia/2020/06/19/cvc-planeja-retomar-os-negocios-em-julho.ghtml
http://sbvc.com.br/carrefour-resultados-transformacao-digital/
https://economia.estadao.com.br/blogs/revolucoes-digitais/como-a-via-varejo-manteve-a-transformacao-digital-durante-a-pandemia/
https://www.ecommercebrasil.com.br/artigos/por-que-a-magazine-luiza-valorizou-mais-de-1000-desde-seu-ipo
https://www.ecommercebrasil.com.br/artigos/por-que-a-magazine-luiza-valorizou-mais-de-1000-desde-seu-ipo
O processo de gestão de viagens dentro das empresas historicamente
nunca foi priorizado. Ainda é muito comum ver processos baseado em
trocas de e-mails entre os colaboradores, com os que viajam
guardando recibos em papel, imprimindo planilhas e solicitando
reeembolso em papel ao setor financeiro.
Em linhas gerais, existem plataformas que
automatizam todo este processo, trazendo
muito mais eficiência e produtividade em
toda a jornada de trabalho da empresa,
desde os viajantes que podem fazer uma
reserva apertando um botão, passando pelo
gestor de viagens (travel manager),
aprovadores e até o financeiro, que no final,
pode simplesmente fazer o pagamento direto
no ERP, pois todo o relatório já está integrado
via APIs de sistemas que se conversam.
E veja, a experiência tem que ser constantemente monitorada, através
de indicadores como NPS. Uma boa experiência é crucial, por
exemplo, para gerar satisfação dos colaboradores e,
consequentemente, ajudar a empresa a conquistar selos como GPTW
(Great Place To Work), tão importante para captação de novos
talentos.
Em última instância, a transformação digital em processos de
backoffice é trazer ferramentas que digitalizam processos e entregam
uma experiência melhor da ponta aos clientes, no caso, os
colaboradores que viajam.
Outro ponto importante na transformação digital em grandes
organizações, é a capacidade dela conseguir reiventar seu próprio
negócio. A regra é: o que trouxe a empresa até aqui nos últimos 30
anos, não será capaz de levar a empresa nos próximos 10 anos.
Viagens corporativas na era digital
https://www.onfly.com.br/blog/satisfacao-dos-colaboradores-entenda-porque-e-importante-medir/
Já ouviu falar daquele famoso e polêmico dizer “data is the new oil” (em
português: "dados são o novo petróleo")? A Revolução 4.0 da indústria já
está acontecendo e mudando a forma de trabalho que conhecemos
atualmente. Cada vez mais, as atividades manuais e repetitivas de
antigamente estão desaparecendo, sendo substituídas total ou
parcialmente por máquinas ou novos modelos de negócio.planeja suas viagens a lazer,
faz compras,
assiste filmes,
utiliza aplicativos de bancos, em vez de ir até a
agência,
utiliza apps de mobilidade urbana em vez de só taxi
ou ônibus.
A internet globalizou o mundo, diminuindo as fronteiras geográficas,
ofertando conhecimento gratuito e possibilidades infinitas para novos
negócios. A gestão de viagens das empresas também passou por essa
transformação.
Já pensou em ainda precisar cotar os melhores preços e trajetos em
diferentes sites e empresas, trocar dezenas de e-mails com diferentes
pessoas e, ainda por cima, ter que fazer o controle de tudo por
formulários e planilhas de Excel? Isso não é mais viável.
Certamente, aquele papo de que vários empregos vão sumir do mapa é
real, e, caso você continue utilizando os mesmos processos de sempre
para as viagens de sua empresa, você vai ser substituído!
Se você já incorporou tudo isso na sua vida pessoal, não faz sentido
depender de métodos de 30 anos atrás no seu trabalho.
Gestão na era digital
O mundo mudou... e você também.
Hoje, totalmente online, você:
Apesar de tudo, não é pra odiar as máquinas! Você sabia que um
estudo da Dell ao IFTF (Institute For The Future) afirma que 85% das
profissões de 2030 ainda não existem? As máquinas e os sistemas
surgem nessa era como ferramentas de auxílio ao seu trabalho com o
foco na produtividade. Cabe ao profissional atual se reinventar no
mercado de trabalho e criar habilidades mais analíticas. Lembre-se
que o seu lado humano nunca poderá ser trocado por um robô.
Com todo esse avanço, novos termos dentro do turismo de negócios
surgiram. Confira agora quais são os três principais:
É uma abreviação para agência de viagens online. São exemplos de
OTAs conhecidas:
Decolar.com,
Submarino Viagens,
Booking,
Hotel Urbano,
123 milhas,
Maxmilhas.
Estas plataformas fizeram uma grande disrupção nas viagens de lazer
nos últimos 15 anos, convertendo o padrão de compra de passagem e
de pacotes do ambiente offline para o online.
Um dado importante que demonstra como o crescimento das OTAs
está mudando o comportamento do segmento é a queda de SSS
(Same Store Sales) da CVC no terceiro trimestre de 2019. O indicador
caiu 6,4%, uma confirmação que o padrão de consumo para produtos
turísticos de lazer está cada vez mais digital. 
Termos e siglas
OTA (Online Travel Agency)
Futuro
O problema das OTAs para o corporativo, é que elas foram
desenhadas para atender o consumidor final (B2C), e não empresas
(B2B).
https://www.projetodraft.com/85-das-profissoes-que-existirao-2030-ainda-nao-foram-criadas/
https://www.projetodraft.com/85-das-profissoes-que-existirao-2030-ainda-nao-foram-criadas/
As TMCs tradicionalmente oferecem seus serviços para grandes
corporações, que possuem departamentos exclusivos (e muitas vezes
inchados) para trabalhar a gestão de viagens. As TMCs normalmente
não possuem braço, tampouco skills para atender a pequena e média
empresa.
O problema dos OBTs é que eles foram desenvolvidos para agências
de viagens, e não para empresas, portanto toda sua linguagem é
técnica, a experiência em sua maioria é ruim, e sempre fica um hiato
na comunicação do cliente final com a empresa que evolui a
plataforma, pois toda a intermediação é via agência (TMC).
Para sobreviver no mercado, é preciso
redesenhar processos, produtos e até
modelos de negócio constantemente.
Se manter conectado com novas
tecnologias antes era vantagem, hoje é
o mínimo. É preciso se reiventar todos
os dias.
São plataformas usadas e contratadas pelas TMCs para que os
clientes dela (empresas) façam reservas de hotel, aéreo e carro, e
criem chamados, através da internet, de modo “self-booking”,
reduzindo todo o processo de requisição por telefone ou por e-mail. 
TMC (Travel Management Company)
São agências de viagens focadas na gestão de viagens corporativas.
Hoje o maior líder deste mercado no Brasil é a Flytour e no mundo, a
Carlson Wagonlit. 
OBT (Online Booking Tool)
Conclusão
Lembre-se, nenhum negócio está imune
à transformação digital. A hora é agora.