Prévia do material em texto
Marcelo Linhares Vinícius Lima Isabela Antunes Autor Autor Revisão e Design CEO da Onfly Especialista em Viagens Estagiária de Marketing https://br.linkedin.com/in/marcelolinhares https://br.linkedin.com/in/ovinicius-lima https://br.linkedin.com/in/antunesisabela SumárioSumário Introdução A Jornada de Compra História Por que viajamos? Viagens corporativas Planejamento O Gestor de Viagens: peça chave Acompanhamento Dados, dados e mais dados O Pós Viagem Visão Custos Ferramentas Transformação Digital Viagens corporativas na era digital Gestão na era digital Termos e siglas Conclusão A jornada de compra, antes era um processo mais simples, que envolvia a necessidade pela viagem a trabalho, a ligação para cotação com uma ou duas agências de viagens e, por fim, a escolha por um roteiro com poucas possibilidades de personalização, já que a informação estava sempre concentrada nas mãos do agente de viagem. Nesse e-book, vamos falar sobre como a digitalização de viagens a negócios é um acontecimento inevitável e fundamental para a sobrevivência estratégica das viagens a trabalho das empresas no mundo inteiro. Ao longo dos últimos anos, o mercado de viagens corporativas vem passando por um processo natural de transformação. Tecnologias inovadoras e ferramentas de gestão de viagens vêm ganhando cada vez mais espaço entre as empresas modernas. Com o ano de 2020, o advento da Covid-19 e a completa mudança econômica causada pela pandemia, o que antes era uma vantagem, passou a ser necessidade. Cortar gastos e digitalizar processos virou o foco da maioria das empresas para enfrentar a crise. A Jornada de Compra Introdução Porém, esse avanço não chegou na mesma velocidade para todo mundo. O mercado de viagens corporativas ainda se encontra bastante atrasado, quando comparado às viagens a lazer. Isso é claramente visível ao se comparar a experiência que o consumidor final tem. Hoje, é inegável a mudança que a era digital trouxe ao viajante, e as famosas Online Travel Agencies (OTAs), como Decolar.com, Hurb, Maxmilhas, Booking.com e Expedia, são participantes ativas desse fenômeno de transformação. centralização das viagens em somente um profissional; dificuldade de comunicação entre as áreas da corporação; perda de tempo; baixa produtividade; altos custos por falta de transparência. Desde a década de 60, o setor de viagens vem evoluindo gradativamente com a internet. Foram surgindo ferramentas e sistemas mais modernos e repletos de tecnologia, que cada vez mais democratizam o acesso à informação de uma forma mais simples pelos consumidores e clientes finais. Ainda assim, as agências de viagens corporativas, conhecidas globalmente como TMC (Travel Management Company), atendem diversas empresas brasileiras, trabalhando por meio de ligações, trocas de e-mails e sistemas confusos e complexos, que dão pouca autonomia ao gestor e ao viajante, causando: Depois de todos esses malefícios, a pergunta que fica é: por quê tantas empresas ainda não acordaram e usam esse método arcaico? Vamos ver um pouco da história da gestão das viagens. https://www.onfly.com.br/blog/como-ter-mais-transparencia-com-reembolsos-de-despesas-e-gastos-de-viagens/ Temos diversos exemplos de turismo entre as civilizações antigas: os egípcios visitavam as pirâmides, os fenícios iniciaram as relações comerciais e a transação de moedas, os gregos visitavam templos dos deuses. Porém, esses deslocamentos eram em geral motivados pela fé, por fuga ou sobrevivência. Viajar era algo incômodo e inseguro. O turismo por prazer só começou por volta do século 5 a.C, com os gregos viajando para ver os Jogos Olímpicos. Foi aí que começou essa noção de hospitalidade e lazer. História Por que viajamos? Viagens corporativas Viagens corporativas são, basicamente, as viagens realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome dela. Se considerarmos qualquer viagem para atividade comercial, os fenícios já faziam isso, porém sem o conceito de empresa, que surgiu só "agora", em 1942. Cada vez mais, a empresa tem que se desdobrar para ir até os potenciais clientes e vender seus produtos e serviços, e essa função é geralmente delegada a um funcionário que conheça bem os potenciais da marca. O deslocamento desse funcionário ou grupo acontece, por exemplo, quando a empresa se inscreve num curso presencial, em congressos, Nesse sentido, uma viagem corporativa não deve ser encarada como mera despesa, mas sim como uma espécie de investimento. Através dessa interação “in loco” com os clientes, são fechados diversos negócios e é possível, em uma reunião presencial, entender melhor o perfil e as dores dos clientes e estreitar as relações entre fornecedores e consumidores. Sendo vistas como um investimento para a empresa, as viagens corporativas devem ser tratadas como tal. Assim como todos os outros investimentos da companhia, deve ser visado um resultado positivo e com o menor payback possível. Ou seja, o dinheiro investido na viagem vai ser recuperado ao longo dos próximos meses, seja com a receita de aquisição de um novo cliente, um upselling de um cliente que já está na base ou a manutenção de um cliente que eventualmente poderia cancelar o contrato. O objetivo é ter uma visão orientada a dados e saber exatamente onde está e como calcular esse retorno. Ao gerenciar e controlar os gastos e atividades das viagens corporativas, se cria um método centralizado que monitora as despesas de seus viajantes, de forma eficaz, pautado na política de viagens previamente acordada entre empresa e colaboradores. feiras ou até mesmo quando é necessário visitar clientes-chave, que demandam um contato pessoal para fechamento de negócios. Assim, os fatores organização e planejamento se tornam cruciais para gerar maior lucratividade e uma visão mais ampla de negócio para a empresa. Planejamento Visão https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2018/12/05/politica-de-viagem-porque-e-tao-dificil-emplacar.html A primeira questão a se considerar no plano de uma viagem corporativa é a gestão e o acompanhamento criterioso dos custos. Trata-se de estipular e organizar os gastos - hospedagem, transporte, passagens aéreas, alimentação, entre outros valores a pagar - que fazem parte da rotina de viagens. Uma boa gestão de viagens serve exatamente para que a organização possa efetuar acordos proveitosos com companhias aéreas, hotéis bem localizados e pontuados, empresas de transporte terrestre etc., a fim de otimizar os gastos e tornar a viagem mais eficiente. É importante, ainda, ter acesso a todos os dados pessoais e contatos dos viajantes, para o caso de necessidade de comunicação direta. Deve-se, também, incluir no planejamento da viagem corporativa alguns procedimentos básicos de segurança (por exemplo, providenciar um seguro de viagens para os colaboradores), além de fazer uma relação de despesas diárias e reembolsos. Todos esses cuidados farão com que as viagens realizadas em nome da empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos planejados. E, mesmo que algo fuja do plano inicial, isso não será capaz de desestabilizar o andamento dos processos, uma vez que uma boa gestão de viagens pode contornar facilmente situações não previstas. Para empresas de médio e grande porte, cada vez mais, torna-se necessária a contratação de um profissional específico para o planejamento e a gestão de viagens corporativas. Mesmo no caso de empresas de pequeno porte, é preciso investir na capacitação de um profissional, que acumulará esta função com outras inerentes ao seu cargo. O Gestor de Viagens: peça chave Custos garantem o controle e acompanhamento de custos; ajudam a desenvolver e a definir políticas de viagem; negociam reservas de hotel, transporte aéreo e terrestre do(s) funcionário(s); controlam o orçamento dos gastos das viagens; sugerem roteiros turísticos como parte recreativa da viagem (conheça o conceito de bleisure aqui); reservam passagens e hotéis por meio de plataformas self-booking ou simplesmente aprovam emissões realizadaspelos colaboradores; fornecem toda a assessoria que o(s) funcionário(s) precisam durante a viagem; elaboram relatórios e planilhas para os diretores e acionistas, com foco em redução de custos e melhoria contínua. Não existe regra! Tudo funciona de acordo com a maturidade de cada organização. O mais importante é que o profissional responsável pelas viagens corporativas utilize de plataformas que automatizam ao máximo o volume de trabalho para se alcance agilidade e economia no processo. E quais são as responsabilidades específicas dos gestores de viagens corporativas? Suas atribuições são as mais diversas: Em empresas de menor porte, normalmente o papel do gestor de viagens corporativas fica compartilhado entre alguns destes cargos: Secretárias; Analistas Financeiro; Administrativo; de Suprimentos; de RH; Coordenadores Financeiro; Administrativo; http://www.onfly.com.br/blog/lazer/2019/06/22/bleisure-como-combinar-lazer-e-trabalho-em-uma-mesma-viagem.html https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2019/05/26/o-que-plataforma-self-booking.html De posse desses dados, é possível estabelecer um fluxograma claro e preciso, além de formulários de solicitação/reserva de passagens, entre outros processos. É muito importante que esse tipo de funcionalidade esteja disponível para o gestor de viagens, que terá o escopo necessário para permitir ou bloquear determinadas ações de funcionários, tendo, assim, o total controle dos processos e atividades as quais é responsável. acesso rápido, transparente e seguro a todas as suas funções e dados; uma interface intuitiva, que permita fácil adaptação; descentraliza o processo, dando autonomia ao viajante e ao gestor. Existem variadas ferramentas de gestão corporativa de viagens disponíveis, mas o mais importante a ser observado é se o programa escolhido oferece: Isso certamente será combustível para um aumento na produtividade de todos os envolvidos. Para a qualidade total da gestão das viagens corporativas, também é de fundamental importância que nestas plataformas, também conhecidas como plataformas self-booking, a empresa disponha de relatórios gerenciais de aderência às suas políticas de viagens. Tais relatórios são instrumentos essenciais para a administração dos cadastros e informações, a fim de respaldar as decisões de negócio e definir o que pode ou não ser feito para otimização dos custos e investimentos na viagem corporativa. Acompanhamento Ferramentas https://www.onfly.com.br/blog/gestao/2019/05/26/o-que-plataforma-self-booking.html É possível, a partir dos dados sistematizados internamente, rediscutir todo o roteiro da viagem, caso ela venha a se repetir, além de acrescentar ou remover procedimentos. Na prática, o gestor de viagens vai funcionar como um guia para os funcionários, verificando a real necessidade da viagem e se o roteiro está de acordo com os objetivos da empresa, a fim de validá-lo para futuras investidas. A partir da experiência adquirida com as viagens corporativas, o profissional de gestão de viagens pode planejar com maior eficácia as próximas saídas de funcionários em nome da empresa, compartilhando os resultados obtidos e realinhando estratégias para novas viagens. Nesta etapa, é verificada, por exemplo, a qualidade do hotel e do atendimento que ele ofereceu, a praticidade do meio de transporte utilizado para se locomover na cidade e se o aeroporto escolhido foi o mais adequado. Em São Paulo, por exemplo, surge sempre aquela dúvida: “melhor ir para Congonhas ou Guarulhos? Ou será que para o aeroporto de Viracopos fica mais econômico?”. O Pós Viagem Dados, dados e mais dados A gestão desses processos de forma digital facilita enormemente o trabalho das equipes, fazendo com que a dinâmica de viagens da empresa se estabeleça de forma cada vez mais inteligente e sem contratempos para seus executivos e seus funcionários. Planejar Fazer Checar Agir Itaú – Novo presidente do Itaú quer rápida transformação digital Bradesco – Investimentos em transformação digital prepararam Bradesco para cenário difícil, diz Planner CVC – CVC planeja retomar os negócios em julho Carrefour – Carrefour revela resultados de iniciativas de transformação digital Via Varejo – Como a Via Varejo manteve a Transformação Digital durante a Pandemia Transformação Digital Uma recente pesquisa da KPMG na Austrália, mostrou que o assunto Transformação digital é prioridade na agenda dos principais CEOs das empresas australianas. Se for repetida a mesma pesquisa aqui no Brasil, nos Estados Unidos, na Europa ou na África, certamente o resultado vai ser o mesmo. Em jogo, todos os CEOs têm medo que sua empresa vire a próxima Kodak do mundo corporativo, logo, estão dando uma enorme atenção em digitalização e adaptação da empresa na nova economia. Querem se tornar mais ágeis, escutar o cliente com mais frequência e lançar e testar novos produtos em uma velocidade cada vez maior. Dê uma olhada abaixo, em alguns exemplos de empresas tradicionais que elencaram transformação digital como prioridade. Em resumo, a transformação digital é um grande desafio das corporações, e as empresas que souberam fazer isto muito bem, como a Magazine Luiza, que valorizou mais de 1000% depois do seu IPO, estão sendo recompensadas pelo mercado. https://bancariosjundiai.com.br/novo-presidente-do-itau-quer-rapida-transformacao-digital/ https://www.moneytimes.com.br/investimentos-em-transformacao-digital-prepararam-bradesco-para-cenario-dificil-diz-planner/ https://valor.globo.com/empresas/noticia/2020/06/19/cvc-planeja-retomar-os-negocios-em-julho.ghtml http://sbvc.com.br/carrefour-resultados-transformacao-digital/ https://economia.estadao.com.br/blogs/revolucoes-digitais/como-a-via-varejo-manteve-a-transformacao-digital-durante-a-pandemia/ https://www.ecommercebrasil.com.br/artigos/por-que-a-magazine-luiza-valorizou-mais-de-1000-desde-seu-ipo https://www.ecommercebrasil.com.br/artigos/por-que-a-magazine-luiza-valorizou-mais-de-1000-desde-seu-ipo O processo de gestão de viagens dentro das empresas historicamente nunca foi priorizado. Ainda é muito comum ver processos baseado em trocas de e-mails entre os colaboradores, com os que viajam guardando recibos em papel, imprimindo planilhas e solicitando reeembolso em papel ao setor financeiro. Em linhas gerais, existem plataformas que automatizam todo este processo, trazendo muito mais eficiência e produtividade em toda a jornada de trabalho da empresa, desde os viajantes que podem fazer uma reserva apertando um botão, passando pelo gestor de viagens (travel manager), aprovadores e até o financeiro, que no final, pode simplesmente fazer o pagamento direto no ERP, pois todo o relatório já está integrado via APIs de sistemas que se conversam. E veja, a experiência tem que ser constantemente monitorada, através de indicadores como NPS. Uma boa experiência é crucial, por exemplo, para gerar satisfação dos colaboradores e, consequentemente, ajudar a empresa a conquistar selos como GPTW (Great Place To Work), tão importante para captação de novos talentos. Em última instância, a transformação digital em processos de backoffice é trazer ferramentas que digitalizam processos e entregam uma experiência melhor da ponta aos clientes, no caso, os colaboradores que viajam. Outro ponto importante na transformação digital em grandes organizações, é a capacidade dela conseguir reiventar seu próprio negócio. A regra é: o que trouxe a empresa até aqui nos últimos 30 anos, não será capaz de levar a empresa nos próximos 10 anos. Viagens corporativas na era digital https://www.onfly.com.br/blog/satisfacao-dos-colaboradores-entenda-porque-e-importante-medir/ Já ouviu falar daquele famoso e polêmico dizer “data is the new oil” (em português: "dados são o novo petróleo")? A Revolução 4.0 da indústria já está acontecendo e mudando a forma de trabalho que conhecemos atualmente. Cada vez mais, as atividades manuais e repetitivas de antigamente estão desaparecendo, sendo substituídas total ou parcialmente por máquinas ou novos modelos de negócio.planeja suas viagens a lazer, faz compras, assiste filmes, utiliza aplicativos de bancos, em vez de ir até a agência, utiliza apps de mobilidade urbana em vez de só taxi ou ônibus. A internet globalizou o mundo, diminuindo as fronteiras geográficas, ofertando conhecimento gratuito e possibilidades infinitas para novos negócios. A gestão de viagens das empresas também passou por essa transformação. Já pensou em ainda precisar cotar os melhores preços e trajetos em diferentes sites e empresas, trocar dezenas de e-mails com diferentes pessoas e, ainda por cima, ter que fazer o controle de tudo por formulários e planilhas de Excel? Isso não é mais viável. Certamente, aquele papo de que vários empregos vão sumir do mapa é real, e, caso você continue utilizando os mesmos processos de sempre para as viagens de sua empresa, você vai ser substituído! Se você já incorporou tudo isso na sua vida pessoal, não faz sentido depender de métodos de 30 anos atrás no seu trabalho. Gestão na era digital O mundo mudou... e você também. Hoje, totalmente online, você: Apesar de tudo, não é pra odiar as máquinas! Você sabia que um estudo da Dell ao IFTF (Institute For The Future) afirma que 85% das profissões de 2030 ainda não existem? As máquinas e os sistemas surgem nessa era como ferramentas de auxílio ao seu trabalho com o foco na produtividade. Cabe ao profissional atual se reinventar no mercado de trabalho e criar habilidades mais analíticas. Lembre-se que o seu lado humano nunca poderá ser trocado por um robô. Com todo esse avanço, novos termos dentro do turismo de negócios surgiram. Confira agora quais são os três principais: É uma abreviação para agência de viagens online. São exemplos de OTAs conhecidas: Decolar.com, Submarino Viagens, Booking, Hotel Urbano, 123 milhas, Maxmilhas. Estas plataformas fizeram uma grande disrupção nas viagens de lazer nos últimos 15 anos, convertendo o padrão de compra de passagem e de pacotes do ambiente offline para o online. Um dado importante que demonstra como o crescimento das OTAs está mudando o comportamento do segmento é a queda de SSS (Same Store Sales) da CVC no terceiro trimestre de 2019. O indicador caiu 6,4%, uma confirmação que o padrão de consumo para produtos turísticos de lazer está cada vez mais digital. Termos e siglas OTA (Online Travel Agency) Futuro O problema das OTAs para o corporativo, é que elas foram desenhadas para atender o consumidor final (B2C), e não empresas (B2B). https://www.projetodraft.com/85-das-profissoes-que-existirao-2030-ainda-nao-foram-criadas/ https://www.projetodraft.com/85-das-profissoes-que-existirao-2030-ainda-nao-foram-criadas/ As TMCs tradicionalmente oferecem seus serviços para grandes corporações, que possuem departamentos exclusivos (e muitas vezes inchados) para trabalhar a gestão de viagens. As TMCs normalmente não possuem braço, tampouco skills para atender a pequena e média empresa. O problema dos OBTs é que eles foram desenvolvidos para agências de viagens, e não para empresas, portanto toda sua linguagem é técnica, a experiência em sua maioria é ruim, e sempre fica um hiato na comunicação do cliente final com a empresa que evolui a plataforma, pois toda a intermediação é via agência (TMC). Para sobreviver no mercado, é preciso redesenhar processos, produtos e até modelos de negócio constantemente. Se manter conectado com novas tecnologias antes era vantagem, hoje é o mínimo. É preciso se reiventar todos os dias. São plataformas usadas e contratadas pelas TMCs para que os clientes dela (empresas) façam reservas de hotel, aéreo e carro, e criem chamados, através da internet, de modo “self-booking”, reduzindo todo o processo de requisição por telefone ou por e-mail. TMC (Travel Management Company) São agências de viagens focadas na gestão de viagens corporativas. Hoje o maior líder deste mercado no Brasil é a Flytour e no mundo, a Carlson Wagonlit. OBT (Online Booking Tool) Conclusão Lembre-se, nenhum negócio está imune à transformação digital. A hora é agora.