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INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO Olá! A Estrutura Organizacional é considerada um instrumento essencial para a promoção do desenvolvimento e a implementação dos planejamentos e estratégias delineadas pelas empresas. Para isso, todas as atividades precisam estar intimamente relacionadas com os grandes objetivos, bem como com as grandes estratégias formuladas internamente. Isso quer dizer que a Estrutura Organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações desejadas pelas empresas. As organizações precisam dispor de uma estrutura que, em nosso entendimento, poderá ser interpretada em seu âmbito formal e informal. Bons estudos! AULA 03 - AS ORGANIZAÇÕES Nesta aula, você vai conferir os contextos conceituais da psicologia entenderá como ela alcançou o seu estatuto de cientificidade. Além disso, terá a oportunidade de conhecer as três grandes doutrinas da psicologia, behaviorismo, psicanálise e Gestalt, e as áreas de atuação do psicólogo. Compreender o conceito de psicologia Identificar as diferentes áreas de atuação da psicologia Conhecer as áreas de atuação do psicólogo. Nesta aula, abordaremos assuntos vinculados com a estrutura organizacional. Ao término desta aula, você estará preparado para: Identificar os elementos da Estrutura organizacional; Aplicar as estratégias no Âmbito formal e informal; Compreender a importância da missão, visão e valores de uma organização. 3 AS ORGANIZAÇÕES A vida das pessoas é interminável interações com outras pessoas, equipes e organizações. Os seres humanos são muito sociais e interativos. Ele não vive isolado, mas está em contato constante com seus companheiros. Devido às limitações individuais, as pessoas devem cooperar umas com as outras e formar organizações para atingir determinados objetivos que não podem ser alcançados por meio de ações individuais isoladas. Organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas de duas ou mais pessoas. A cooperação entre eles é essencial para a existência da organização. Uma organização somente existe quando: Há pessoas capazes de se comunicarem entre si e que, estão dispostas a participar e a contribuir com ação conjunta, a fim de alcançarem um objetivo comum. O desejo de contribuir refere-se à intenção ou tendência de sacrificar o controle sobre o próprio comportamento pela coordenação. Com o tempo, essa vontade de participar e contribuir para uma organização varia de pessoa para pessoa e até mesmo dentro de cada indivíduo. Assim, todo o sistema de contribuição é instável porque a contribuição de cada participante para a organização varia muito, dependendo não apenas das diferenças individuais entre os participantes, mas também do sistema de recompensas utilizado pela organização para aumentar a contribuição (CHIAVENATO, 2021). Para Porto (2008), toda organização, seja ela pública ou privada, independentemente de seu porte, deve compreender sua missão no mercado e, consequentemente, enquadrar sua visão dentro de seus parâmetros. É importante respeitar a sua identidade para encontrar soluções que ajudem a desenvolver e fortalecer a qualidade da sua organização e dos seus produtos. Produtos e serviços são os meios pelos quais a organização comunica sua mensagem e visão para a sociedade, direciona o processo de criação desses meios e estimula a dissociação entre a situação atual e a situação futura desejada. Monitorar e entender a necessidade de mudança de comportamento da comunidade é crucial. A missão, visão e valores estabelecidos representam a identidade da organização. De acordo com Chiavenato (2021) a tarefa organizacional é indicar o propósito e o escopo da empresa em termos de produtos e mercados. A missão define o papel da organização na comunidade onde está inserida e explica a sua razão de ser e a sua existência. A missão é definida como a satisfação de certas necessidades no ambiente externo, ao invés de oferecer um simples produto ou serviço relacionadas com as atividades da organização. A questão sobre o que é o negócio de uma organização colocada raramente de forma clara e simples, e não é suficientemente pesquisada e pensada pelos gerentes, o que talvez seja a causa mais importante do fracasso empresarial. Missão é um método de traduzir um sistema de valores em uma crença central ou área de atividade organizacional. Em geral, a missão está alinhada com os seguintes aspectos: Qual é a razão de ser da organização. Qual é o papel da organização na sociedade. Qual é o negócio da organização. Em quais tipos de atividades as organizações devem se concentrar para seguir. A tarefa indica o objetivo do projeto. É uma descrição precisa do que a organização faz e faz. É por isso que as organizações existem. Está diretamente relacionado aos seus objetivos corporativos e aos motivos de sua criação, e representa a razão de sua existência. A missão deve responder ao “porque” da organização de forma clara, concisa e completa. Cada funcionário da empresa deve conseguir articular a missão da empresa sem hesitação. Todas as organizações fazem alguma coisa. Muitos deles fazem o mesmo, embora o mesmo possa diferir em cada caso. É importante alinhar a organização e seus produtos/serviços para não serem apenas commodities no mercado. Toda organização deve descrever suas competências essenciais de forma mais ampla do que seus produtos/serviços. Isso só é possível com o conceito de missão. Exemplos de Missão Visão Este é o propósito da organização. Este deve ser o caso por um certo período. Uma visão é um plano, uma ideia mental que descreve objetivamente o que a organização espera alcançar durante os próximos anos de sua existência. Isso geralmente é de longo prazo, pelo menos 5 anos. Jamais confundir Missão e Visão: a Missão é algo perene, sustentável, enquanto a Visão é mutável por natureza, conforme a necessidade da empresa, porém deve ser algo concreto e possível de ser alcançado. A Visão deve apontar para o futuro da empresa. A visão da empresa deve manter-se curta e compreensiva para que todos se lembrem. A visão deve: Projetar oportunidades futuras; Responder à pergunta: Aonde a empresa quer chegar?; Delimitar um prazo para o objetivo ser atingido; Ser revista periodicamente. Exemplos de visão Valores Valores são princípios ou crenças que servem como guia ou padrão para o comportamento, atitude e tomada de decisão de uma pessoa no cumprimento de deveres, alcance de metas, realização de tarefas e realização de visões. Eles representam os princípios morais que orientam todas as suas ações. Os valores geralmente consistem nas normas éticas que caracterizam o comportamento de seus gerentes, fundadores e colaboradores (VASCONCELOS, 2001). Os valores também podem ser vistos como um conjunto de crenças, ou princípios, que: Definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da missão, visão e dos próprios valores; Definem e facilitam a articulação da Missão e da Visão; Facilitam o comprometimento dos empregados entre si; Facilitam o comprometimento dos empregados com o mercado; Facilitam o comprometimento dos empregados com a comunidade e a sociedade. As entradas para cada valor devem ser curtas. Os valores são inegociáveis e os mais duradouros da organização. Os conjuntos de valores devem definir as regras do jogo em termos de comportamentos e atitudes, e devem incluir algumas respostas às seguintes questões: Como os empregados devem se portar, individualmente? Como os empregados se relacionam entre si? Como os empregados se relacionam com os clientes? Como a empresa trata seus clientes? Como a empresa faz negócios? Como a empresa se relaciona com a comunidade? Qual a responsabilidade da empresa frente à sociedade? Que valores, crenças ou princípios são importantes para a empresa? A correta definição dos valores organizacionais também possibilita outro aspecto interessante: adequar o colaborador às realidades e necessidades da empresa em que trabalha. Quando os colaboradores entendem os valores éticos, morais, profissionais e técnicos da organização, eles sabem quais de suas competências se enquadram naquele quadro, ou quais competências ainda precisam ser desenvolvidas para se alinhar aos anseios da empresa para a qual trabalham (LIKERT, 1975). Organização é um arranjo de componentes projetados para alcançar objetivos de acordo com um plano. Esta definição contém três pontos principais. Primeiro, o propósito ou objetivos do projeto do sistema. Em segundo lugar, há um projeto ou arranjo de componentes bem estabelecido. Em terceiro lugar, aloque entradas de informação, energia e matéria para alimentar o sistema. Toda organização precisa de um propósito e uma ideia e o que quer alcançar. Você precisa definir sua missão e objetivos e o tipo de ambiente interno que deseja criar para os parceiros em quem confia para atingir seus objetivos. Sem um senso de propósito e direção, ela simplesmente flutuará com o vento enquanto a organização é forçada a fazer o que deve fazer sob a pressão momentânea da situação. Sua vida, sua posição, não será determinada por ela, mas por outros. As organizações são entidades sociais que perseguem objetivos específicos: sua razão de ser é servir a esses objetivos. Os objetivos organizacionais são o estado ideal que você deseja alcançar. De acordo com Chiavenato (2021) nesta estrutura, os objetivos organizacionais cumprem uma série de funções: Situação futura: ao apresentar uma situação futura, os objetivos indicam uma orientação que a organização procura seguir e estabelecem linhas-mestras para a atividade dos participantes. Fonte de legitimidade: os objetivos constituem uma fonte de legitimidade que justifica as atividades de uma organização e até a sua existência. Padrões: os objetivos servem como padrões por meio dos quais os participantes e os estranhos a ela podem comparar e avaliar o êxito da organização, ou seja, a sua eficiência e o seu rendimento. Unidades de medida: os objetivos servem como unidade de medida para se verificar e comparar a produtividade da organização ou de seus órgãos, ou ainda, de seus participantes. As metas formalmente definidas pela organização são comunicadas por meio de documentos oficiais, como cartas associativas, atas de reuniões, relatórios anuais, etc., ou por meio de declarações públicas de líderes. Assim, as organizações podem ser estudadas do ponto de vista de seus objetivos. São os objetivos que estabelecem a base para a relação entre a organização e o seu ambiente. A organização não busca unicamente um só objetivo, pois precisa satisfazer uma enorme quantidade de requisitos e exigências que são impostos a ela não somente pelo ambiente externo, mas também pelos seus parceiros. Esses objetivos não são estáticos, mas dinâmicos e em contínua evolução, alterando as relações (externas) da organização com o seu ambiente e (internas) com os seus participantes e sendo continuamente reavaliados e modificados em função das mudanças do ambiente e da organização interna dos participantes. O estudo dos objetivos organizacionais é complicado devido a alguns aspectos: Quando um objetivo se torna realidade, deixa de ser o objetivo desejado e passa a ser uma situação atual. Um objetivo é um estado que se procura, e não um estado que se possui. Muitas organizações têm legítima e simultaneamente vários objetivos. Algumas delas acrescentam novos objetivos aos seus objetivos originais. Muitas organizações possuem um órgão formal – um departamento – que estabelece os objetivos e suas modificações posteriores. Em algumas delas, os objetivos são estabelecidos por votos dos acionistas; em outras, pelo voto dos participantes; por um conselho deliberativo em outras ou, ainda, por um indivíduo que possui ou dirige a organização. Podem ocorrer mudanças e substituições de objetivos para os quais a organização não foi criada e para os quais os recursos não são adequados ou suficientes. Pode-se medir a eficácia de uma organização enquanto ela atinge os seus objetivos. A eficiência é medida pela quantidade de recursos utilizados para fazer uma unidade de produção: a eficiência aumenta à medida que os custos e os recursos utilizados decrescem. 3.1 Estrutura organizacional O neoclassicismo acrescentou detalhes ao conceito de organização formal. Uma organização consiste em um conjunto de cargos funcionais e hierárquicos orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. Os princípios básicos da organização formal são: Divisão do trabalho O objetivo imediato e primário de qualquer organização é prestar serviço. Para que a produção seja eficiente, deve ser feita uma divisão do trabalho, que nada mais é do que dividir uma operação complexa em uma série de tarefas menores e combiná- las. Após a revolução industrial, a divisão do trabalho começou a ser implementada, na qual as máquinas substituíram o artesanato e os trabalhadores foram usados para montagem especializada na linha de produção, o que levou a uma mudança fundamental no conceito de produção em massa. É importante que cada pessoa produza o maior número possível de unidades de padrões de qualidade, e esse objetivo só pode ser alcançado por meio da relativa automação das atividades humanas com base na repetição contínua das mesmas tarefas. Especialização Como consequência do princípio da divisão do trabalho surge a especialização, cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas. Por meio da divisão do trabalho, uma tarefa complexa é decomposta em partes. Desse modo, cada indivíduo realiza atividades limitadas e diferentes, nas quais vai se especializar, ele não tem a responsabilidade de executar a tarefa na totalidade. A especialização do trabalho, portanto, é o grau em que as tarefas são divididas e padronizadas para serem aprendidas e realizadas, de forma relativamente rápida, por um único indivíduo. O princípio da especialização do trabalho foi introduzido pelo economista e filósofo escocês Adam Smith (1723-1790). Ao observar as atividades em uma fábrica de alfinetes, ele concluiu que a divisão do trabalho em pequenas tarefas multiplicaria a produtividade total. De acordo com seus cálculos, dez homens especializados em diferentes tarefas produziriam 48 mil alfinetes por dia, enquanto cada um, individualmente, fabricaria no máximo vinte (COELHO, 2005). A especialização contribui para o aumento da produtividade, pois permite superar os limites da ação individual. Isso porque a especialização simplifica as tarefas desempenhadas por um único indivíduo e cria condições para que ele possa escolhê- las de acordo com sua capacidade, aptidão e interesse. Mas alguns autores argumentam porque a monotonia gerada por um trabalho muito repetitivo e que não satisfaz o indivíduo pode diminuir a produtividade. Por essa razão, muitas organizações contemporâneas estão se afastando desse princípio. Contudo, apesar das limitações da especialização, há um impacto positivo no aumento da eficiência organizacional em alguns tipos de atividade (SOBRAL, 2012). As organizações diferem quanto ao grau de especialização de suas atividades. Algumas dividem minuciosamente as tarefas, de modo que qualquer indivíduo com algum treinamento possa desempenhá-las. Um exemplo clássico são as linhas de montagem. Outras organizações preferem profissionais treinadosem diferentes atividades, em organizações cujas tarefas são complexas e não rotineiras, como agências de publicidade e empresas de comunicação, há profissionais executando todo o processo do trabalho. De modo geral, as organizações têm tomado decisões quanto ao grau de: Especialização horizontal da tarefa – número de diferentes atividades a serem desempenhadas; e Especialização vertical da tarefa – realização da concepção, da execução e da administração das atividades por uma mesma pessoa. Mesmo a atividade de um indivíduo seja bem pouco especializada, a divisão e a especialização do trabalho são princípios essenciais à existência de qualquer organização. Níveis hierárquicos Outra consequência do princípio da divisão do trabalho é a diversificação de tarefas nas organizações. Muitas atividades relacionadas à especialização exigem o exercício da função gerencial, responsável por direcionar todas as atividades para desempenharem suas tarefas de forma harmoniosa. Isso significa que, além de uma estrutura de função especializada, uma organização precisa de uma hierarquia para gerenciar atividades em níveis inferiores (SILVA, 2013). É aqui que entra o princípio da hierarquia: o princípio da quantidade. Em qualquer organização formal, existe uma hierarquia que divide a organização em níveis ou níveis de autoridade. À medida que o nível aumenta, também aumentam os privilégios de administrador. Ao mesmo tempo, reduz a necessidade de conhecimento técnico operacional. Autoridade Segundo os clássicos, o poder é o poder formal de dar ordens, de ordenar a outros, de conseguir ou não, fazer algo da forma que o detentor do poder julgue conveniente para atingir os objetivos da empresa ou organização. Fayol diz que "autoridade é o direito de comandar e o poder de exigir obediência" e a considera autoridade formal e autoridade legal. Como pré-requisito para cargos de liderança, o poder dá aos gerentes o direito reconhecido de dirigir seus subordinados nas atividades destinadas a atingir os objetivos da empresa. Segundo Silva (2013), autoridade formal é a autoridade concedida pela organização à pessoa que ocupa determinado cargo na organização. Para os neoclássicos, a autoridade é o direito formal e legal de tomar decisões, emitir ordens e alocar recursos para atingir os objetivos organizacionais desejados. O poder tem três características: 1. A autoridade é atribuída a cargos na organização, não a pessoas. Os gerentes têm poder sobre os cargos que ocupam. Outros gerentes na mesma posição têm a mesma autoridade. 2. A autoridade é aceita pelos subordinados. Os subordinados aceitam a autoridade de seus superiores porque acreditam ter um direito organizacional legítimo de tomar decisões e esperam respeito. 3. O poder desce através de uma hierarquia descendente. O poder flui do topo da organização para a base, com as posições no topo tendo mais poder do que as da base. Responsabilidade A responsabilidade é o outro lado da moeda. Significa o dever de executar as tarefas ou atividades atribuídas a uma pessoa. O tamanho da autoridade é diretamente proporcional ao tamanho da responsabilidade do indivíduo. Para os escritores neoclássicos, a responsabilidade vem da relação chefe-subordinado, da pessoa, com autoridade para pedir a outros que façam determinadas tarefas. É uma relação contratual em que os subordinados se comprometem a prestar serviços em troca de pagamento ou compensação financeira. A autoridade vem dos superiores para os subordinados, enquanto a responsabilidade é uma obrigação que exige que os subordinados desempenhem essas tarefas. Como diz o ditado, a responsabilidade é descentralizada, embora a autoridade seja delegada, não apenas a responsabilidade. Há muita discussão e controvérsia sobre este tema. Delegação Delegação é o método de delegar autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia. Muitas empresas incentivam seus gerentes a delegar autoridade para fornecer o máximo de flexibilidade para atender às necessidades e circunstâncias do cliente. As Técnicas de Delegação de Autoridade Delegar a tarefa inteira: Os gerentes devem delegar todas as tarefas a uma pessoa em vez de dividi-las entre várias pessoas. Isso capacita todos, aumenta a iniciativa e dá aos gerentes mais controle sobre os resultados. Delegar à pessoa certa: Os gerentes devem combinar os talentos das pessoas com as tarefas para que a delegação seja eficaz e para que os subordinados avaliem de forma independente as decisões pelas quais desejam assumir a responsabilidade. Delegar responsabilidade e autoridade: A simples atribuição de tarefas não constitui autorização total. Essa pessoa deve ser responsável pela execução da tarefa e ter autoridade para realizá-la como bem intender. Proporcionar informação adequada: A delegação deve conter informações sobre o quê, por que, quando, onde, por quem e como. Os subordinados devem entender as tarefas e os resultados esperados. Manter retroação: Feedback significa abrir linhas de comunicação com os subordinados para responder a perguntas e fornecer orientação, mas não controle. O feedback para os subordinados leva a vantagem certa e as linhas de comunicação abertas criam confiança. Avaliar e recompensar o desempenho: O gestor deve avaliar os resultados alcançados, não apenas os métodos. Se os resultados não atenderem às expectativas, os gestores devem relatar o erro e as consequências. Quando os gerentes atendem ou superam as expectativas, eles devem recompensar um trabalho bem feito com orgulho, recompensas financeiras e capacitação para novas atividades. Quanto maior a organização, mais níveis existem em sua estrutura. A hierarquia representa a especialização da gestão, ou seja, a distribuição de autoridade e responsabilidade no nível organizacional. A estrutura formal é uma série hierárquica sobreposta à série numérica descrita por Fayol (1841-1925), formando uma pirâmide com a administração (nível institucional) no topo, os executores na base (nível operacional) e as classes médias, domínios no topo. As organizações agora estão reduzindo suas camadas para simplificar os negócios, aproximá-las dos resultados e torná-las mais ágeis em um mundo em mudança. Organização informal A organização informal é incorporada aos costumes sociais, costumes, tradições, ideias e normas. Resulta em atitudes e tendências baseadas em opiniões, sentimentos e na necessidade de "conectar" e não muda rapidamente. A seguir mostraremos suas características: Relacionamentos coesos ou antagônicos: relacionamentos interpessoais de gosto e desgosto (antagonismo) quando as pessoas cooperam com outras em diferentes níveis dentro do domínio corporativo. Status: Os indivíduos interagem em grupos informais onde todos adquirem um status social independentemente de sua posição na organização. Cooperação Espontânea: As organizações informais refletem a cooperação espontânea das pessoas. Possibilidade de resistência à organização formal: A organização informal pode resistir à organização formal e entrar em conflito com os objetivos da empresa quando a gestão não proporciona o ambiente adequado e as boas relações. Padrões de relacionamento e atitudes: Grupos informais desenvolvem espontaneamente padrões aceitáveis e internalizados de relacionamentos e atitudes porque refletem os interesses e aspirações do grupo. Mudanças de níveis e mudanças de grupos informais: os indivíduos participam de diferentes grupos informais por causa de sua relação funcional com outros níveis e áreas da empresa. Os grupos informais tendem a mudar à medida que as organizações formais mudam. A organização informal excede a organização formal: As organizações informais consistem em interações e relacionamentos espontâneoscuja duração e natureza excedem as interações e relacionamentos formais. As organizações formais são restritas pela localização física do negócio e horário de trabalho, enquanto as organizações informais não estão sujeitas a essas restrições. Padrões de desempenho para grupos informais: Os padrões de desempenho do trabalho estabelecidos por grupos informais nem sempre correspondem aos estabelecidos pela administração. Elas podem ser maiores ou menores, harmoniosas ou opostas, dependendo do quanto a equipe está motivada pelos objetivos corporativos. A empresa avalia o desempenho de seus funcionários de acordo com seus próprios padrões, e cada indivíduo é avaliado pela equipe da qual faz parte de acordo com os padrões da equipe. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Recursos Humanos - Gestão Humana. Minha Biblioteca, (9ª edição). Grupo GEN, 2021. COELHO, A. O desenho organizacional. In: Lisboa, J. et al. Introdução à gestão das organizações. Porto: Vida Económica, 2005. LIKERT, R. A organização humana. São Paulo: Atlas, 1975. PORTO, M, A. Missão e Visão organizacional: orientação para a sua concepção. São Paulo: Atlas, 2008. SILVA, R. O. Teorias da administração. 3. ed. São Paulo: Pearson, 2013. SOBRAL, F. Fundamentos de administração – São Paulo: PearsonEducation do Brasil, 2012. VASCONCELOS FILHO, P.; PAGNONCELLI, D. Construindo estratégias para vencer: um método prático, objetivo e testado para o sucesso da sua empresa. Rio de Janeiro: Campus, 2001.