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Estrutura Organizacional Prof.ª Luciana Spínpolo Campos Objetivo da Disciplina Conhecer e identificar os componentes da estrutura organizacional das empresas. Compreender as interfaces entre as estruturas organizacionais e as mudanças econômicas, tecnológicas e sociais do mundo contemporâneo. Entender os limites e dificuldades envolvidas na definição da estrutura organizacional das empresas assim como desenvolver a habilidade de analisar e tomar decisões sobre as diferentes estruturas organizacionais a partir de diferentes contextos sociais. Conteúdo Programático Parte 1 - Estrutura Organizacional Conceitos básicos sobre estrutura organizacional Complexidade Fluxograma administrativo Centralização e descentralização Formalização Estruturas departamentalizadas: alternativas e critérios Estruturas matriciais: tipos e operação Organizações em redes e virtuais Concepção e implantação de novas estruturas Parte 2 - Mudança Organizacional Mudança e inovação organizacional Empresas inovadoras versus empresas tradicionais Reengenharia Mudança Cultural e Aprendizagem Organizacional Governança Corporativa e Estrutura Organizacional Interdisciplinaridade Estrutura Organizacional Teoria das Organizações Comportamento Organizacional TGA Sociologia Mercado de Capitais Planejamento Estratégico RH Administrar “Aprender Administração constitui uma viagem pessoal que levará, toda sua carreira, toda a sua vida.” (BATEMAN; SNELL, 1998) Importância das Organizações Na sociedade moderna todos estão cercados de Organizações Receita Federal Escola Clube Estado Secretaria Segurança Prefeitura Depto de Trânsito Cia Telefônica Saneamento Básico Sindicato Administração - Resumo RECURSOS Pessoas Informação Espaço Tempo Capital Instalações OBJETIVOS Resultados esperados do sistema DECISÕES Planejamento Organização Execução e direção Controle A importância de se Organizar “O processo de organizar envolve considerar as necessidades da organização para manter a estabilidade e a mudança. Por um lado, a estrutura da organização fornece estabilidade e previsibilidade para as ações de seus membros. Estabilidade e Previsibilidade são requeridas para que a organização trabalhe para o alcance de seus objetivos. Por outro lado, mudar a Estrutura Organizacional (EO) pode ser uma maneira de se adaptar às mudanças ou uma maneira de resistir à ela” (STONER, 1986, p.233). Organização propicia: Monitorar a efetividade da organização e fazer ajustes para manter ou aumentar a eficiência. 1 Detalhamento de todo o trabalho que deve ser feito para que se atinjam os objetivos da organização; 2 Divisão lógica da carga de trabalho, de maneira que ela seja melhor executada por uma pessoa ou por um grupo de pessoas; 3 Combina o trabalho dos membros da organização em uma maneira lógica e eficiente; 4 Arranjar os mecanismos para coordenar o trabalho dos membros da organização em um todo unificado e harmonioso; 5 Definição da Estrutura Organizacional James A. F. Stoner (1986, p.243) A Estrutura Organizacional pode ser definida como o arranjo e as inter-relações das partes e de suas posições na companhia. Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira (1998, p.85) Estrutura Organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa Eduardo Vasconcellos (2003, p.3) A estrutura de uma organização pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a Alta Administração são especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o alcance dos objetivos organizacionais. Estrutura Organizacional Subsistema de Autoridade Subsistema de Comunicação Subsistema de Atividades Fonte: Vasconcellos (2003, p.4) Uma boa definição da EO Proporciona: Identificação das tarefas necessárias; A organização das funções e responsabilidades; Informações, recursos e feedback aos empregados; Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos e; Condições motivadoras. Organização Formal e Informal Estrutura Formal: é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos pelo organograma Estrutura Informal: é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre si. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma Quais Vantagens e desvantagens? Técnicas Relacionadas a Organização Organograma: É o gráfico que representa a Estrutura Formal da Empresa. Ele define os seguintes aspectos: - Estrutura Hierárquica - Órgãos que compõem a estrutura formal - Canais de comunicação que interligam os órgãos - Cargos que compõem os órgãos. Organograma Permite uma visualização simples e direta; É estático, sendo uma espécie de retrato do esqueleto da organização; É constituído por retângulos que representam os cargos da organização; As linhas representam os canais de comunicação Um bom organograma deve Representar graficamente o que existe na prática, mesmo que seja algo estático pode haver mutações. Ao elaborar um organograma deve levar em consideração a eficiência e eficácia organizacional. Eficiência X Eficácia Eficiência: ênfase nos meios, nos procedimentos. Eficácia: ênfase nos fins, nos resultados. Eficiência Eficácia Ênfase nos meios Ênfase nos resultados Fazer corretamente as coisas Fazer as coisas certas Resolver problemas Atingir objetivos Salvaguardar recursos Otimizar a utilização de recursos Cumprir tarefas e obrigações Obter resultados Treinar os subordinados Dar eficácia aos subordinados Manter as máquinas Máquinas em bom funcionamento Presença nos templos Prática dos valores religiosos Rezar Ganhar o céu Jogar futebol com arte Ganhar a partida Fonte: Chiavenato (2003, p. 156) Metodologia para o desenvolvimento, implementação avaliação da EO Fase 1: Estabelecimento do plano estratégico da empresa: Visão Missão Valores Produtos e Serviços oferecidos Tecnologias Vantagens Competitivas Diversos planejamentos Estabelecimento de objetivos, estratégia e políticas. Operacional Tático Estratégico Níveis da estrutura organizacional Níveis da estrutura organizacional • O planejamento estratégico decisões com o fim de obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente. • O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. • O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos cotidianos. Bom Planejamento Pausa para reflexão Para que as empresas planejam? Quais são os objetivos de um planejamento estratégico? Para que serve um planejamento tático? O que pode melhorar com planejamento operacional? Em que o planejamento influencia a estrutura organizacional?Tipos de Organograma Organograma Clássico Conselho de Regulação do Abastecimento de Água Organograma Vertical LEGENDAS DO ORGANOGRAMA MinDef = Ministro da Defesa (a sigla MDef identifica o Ministério da Defesa) CMD = Conselho Militar de Defesa EMD = Estado-Maior de Defesa CmtMar = Comandante da Marinha (também identificado pela sigla CM) GCM = Gabinete do Comandante da Marinha CEMA/CON = Chefe do Estado-Maior da Armada e Comandante de Operações Navais EMA = Estado-Maior da Armada COMEMCH = Comando-em-Chefe da Esquadra BNRJ = Base Naval do Rio de Janeiro CASOP = Centro de Apoio a Sistemas Operativos ComDiv = Comandos de Divisão (2) ComForAerNav = Comando da Força Aeronaval ComForS = Comando da Força de Submarinos ComForSup = Comando da Força de Superfície CAMF = Comando de Áreas Marítimas e Fluviais ComDN = Comandos de Distrito Naval (8) COMCONTRAM = Comando de Controle Naval do Tráfego Marítimo DHN = Diretoria de Hidrografia e Navegação DPC = Diretoria de Portos e Costas IEAPM = Instituto de Estudos do Mar Almirante Paulo Moreira CGCFN = Comando Geral do Corpo de Fuzileiros Navais ComFFE = Comando da Força de Fuzileiros da Esquadra CPesFN = Comando de Pessoal de Fuzileiros Navais CMatFN = Comando de Material de Fuzileiros Navais SGM = Secretaria Geral da Marinha DGPM = Diretoria Geral do Pessoal da Marinha DGMM = Diretoria Geral do Material da Marinha Organograma setorial ou radial Fonte: www.plantaengenharia.com.br/pics/organograma.gif É elaborado por círculos concêntricos, cada qual representando um nível hierárquico. A autoridade máxima localiza-se no centro do organograma diminuindo o nível hierárquico na medida em que se aproxima da periferia. Neste tipo de organograma os clientes podem ser visualizados Organograma setorial ou radial Os Setores da Colivre [cooperativa de tecnologias livres] representados nas pétalas do organograma são órgãos operacionais com atribuições específicas, que estão ligados às atividades fim (pétalas vermelhas), quando forem responsáveis diretamente pela execução de serviços presentes no portfólio da cooperativa; ou estão ligados à atividades meio (pétalas amarelas), quando forem responsáveis por atividades ligadas a estrutura administrativa, humana e tecnológica da cooperativa. Organograma setorial ou radial www.vensis.com.br/_images/diagrama_erp.gif Organograma em barra É um organograma que permite representar a estrutura organizacional por meio de barras dispostas horizontalmente com extensões variáveis de acordo com o nível hierárquico. DIRETOR GERENTE SUPERVISOR ASSISTENTE Listograma Apresenta extrema facilidade na construção. As barras são substituídas pelo alinhamento dos órgãos em função dos seus níveis hierárquicos. Organograma linear de Responsabilidade Compõe-se de um quadro de dupla entrada: nas linhas estão dispostas as responsabilidades (atribuições) Nas colunas estão colocados os cargos É especialmente indicado quando: Organograma linear de responsabilidade (continuação) Para facilitar as reorganizações departamentais, pela visão que oferece da hierarquia e do fluxo das atribuições de cada órgão. Para facilitar o trabalho do pessoal da auditoria. Para evitar desequilíbrios pela maneira como evidencia falhas ou congestionamentos. Para verificar se há excesso de centralização ou de delegação de responsabilidades. Para permitir correta distribuição de tarefas Substituto do organograma e do fluxograma. Organograma linear de responsabilidade (continuação) Organização Tradicional ou Linear É uma estrutura que tem sua origem nos antigos exércitos e na organização eclesiástica Existem linhas diretas de autoridade e responsabilidade entre os superiores e os subordinados. A sua organização é simples e de formato piramidal. As principais características da Estrutura Tradicional Alto Nível de Formalização Unidade de Comando Especialização Elevada Comunicação Vertical Divisão do Trabalho Distribuição das tarefas e responsabilidades dentro da organização; Adam Smith e seu livro “A Riqueza das Nações” ; Tornou-se fundamental para o aumento da produtividade dos trabalhadores; Aspecto fundamental da Estrutura Organizacional; Departamentalização A divisão do trabalho implica na separação de tarefas, mas, concomitantemente, implica em combinar as tarefas na maneira mais lógica para poder realizá-las “Departamentalização é o agrupamento das atividades de trabalho de maneira que as atividades que são similares são realizadas em conjunto. A Departamentalização representa a estrutura formal da organização e provavelmente é representada por um organograma” (STONER, 1986). “Departamentalização são as unidades que vão se formando e se agrupando até níveis maiores, gerando a hierarquia” (VASCONCELLOS, 2003). Diferentes tipos de Departamentalização Funcional; Pelo tipo de produto ou serviços; Com base na geografia ou território; Por processo; Por cliente; Por projeto; Pela amplitude de controle. Departamentalização Funcional • Agrupamento de atividades pelas funções desenvolvidas. • Busca atingir economias de escala inserindo pessoas com habilidades comuns em unidades comuns. Departamentalização Funcional Diretoria Administrativa Departamento de Suprimentos Departamento de Recursos Humanos Almoxarifado Compras Pessoal Recrutamento As tarefas são agrupadas por tipos de produtos. Assim, cada produto conta com um vice-presidente, diretores, grupo de marketing e produção etc. Departamentalização por Produto A vantagem principal é a responsabilidade crescente pelo desempenho do produto. Isto porque todas as atividades relacionadas com o produto estão sob a direção de um único gerente. Departamentalização por Produto Departamentalização com base na Geografia ou território Quando a empresa opera em áreas geográficas diferentes, pode-se agrupar as pessoas que trabalham com a área A em uma mesma unidade; É utilizado em grandes empresas, onde a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais. Departamentalização com base na Geografia ou território Cada departamento especializa-se em uma fase específica da produção. Por exemplo, dividir o processo em fundição, prensagem, tubulação, acabamento, inspeção, embalagem e expedição. O resultado deste tipo de departamentalização é a alta especialização. Departamentalização por Processo Departamentalização por Processo Diretor de Qualidade de serviços Área de Medição Área de Fiscalização Área de Geração As tarefas são agrupadas pelo tipo especial de cliente que a organização deseja alcançar. Parte do pressuposto que os clientes em cada departamento têm um conjunto comum de problemas e necessidades. Departamentalização por Cliente Departamentalização por Cliente Departamentalização por Projeto Quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. As pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades. Departamentalização por Projeto Diretoria Administração Financeira Projeto AProjeto B Projeto C Comercial Marketing Departamentalização pela Amplitude de Controle É a capacidade que um chefe tem de coordenar os trabalhadores. Por exemplo, não é possível um mesmo chefe coordenar diversos cortadores de cana. Portanto, criam-se unidades de corte de cana, cada qual com seu chefe. Departamentalização pela Amplitude de Controle Autoridade= direitos inerentes a uma posição. Unidade de Comando= cada pessoa deve ter um único superior que se responsabiliza diretamente por ela. Exercício 1: a) como funciona a cadeia de comando nas empresas nos dias atuais? b) existe unidade de comando nas empresas nos dias atuais? Exercício 2: Como a empresa na qual trabalha está departamentalizada? Considerações finais Realidade: combinação de diversos tipos de departamentalização; Atualmente apresentam sérias limitações para lidar com as atuais condições ambientais; Surgimento de novas formas de organizar o trabalho dentro das organizações. Mudança de Paradigma O espaço organizacional tornou-se mais turbulento e incerto Mudanças tecnológicas; Aumentos: do grau de internacionalização dos negócios; da defasagem entre países desenvolvidos e menos desenvolvidos; do número de escolas de Administração; do papel do governo na economia; do tamanho das empresas; das preocupações com questões ecológicas; do direito do consumidor. Novo Paradigma Estruturas Tradicionais X Estruturas Inovativas Mecanicista: Associado a burocracia Alto nível de especialização; Foco nos meios; Delineamento detalhado das funções (direitos / obrigações) Foco no controle, autoridade e comunicação; Interação vertical; Foco na lealdade e obediência; Foco no conhecimento interno da empresa. Orgânica Mudança constante das tarefas individuais; Sistemas de controle baseados o consenso entre as pessoas (menos em instrumentos); Autoridade móvel em função da capacidade para executar a tarefa; Integração horizontal e vertical; Informação e conselho substituem instruções e decisões; Voltadas para o ambiente externo. ADHOCRACIA Comunicação horizontal; Usa equipes de hierarquia cruzada e funcionalidade cruzada; Tem baixa formalização e, Multiplicidade de comando; Diversidade elevada e baixa especialização; Possui uma rede de informação extensa. Características das Estruturas Inovativas Características das Estruturas Inovativas Utilização de formas avançadas de departamentalização Por centro de lucros: unidades com elevado grau de autonomia, porém ligadas à “empresa mãe” porque o sistema financeiro, as decisões estratégicas e políticas físicas permanecem centralizadas; Por projeto: as pessoas são agrupadas em função do projeto no qual estão alocadas. São “departamentos temporários” e permitem que as pessoas desenvolvam habilidades variadas. Estrutura Matricial: utilização simultânea de dois ou mais tipos de departamentalização; Celular: é q quase total ausência de estrutura e caracteriza-se por alta flexibilidade. É composta por grupos sem chefes ou setores definidos. O líder de equipe é definido pelas características da tarefa; Estrutura para novos empreendimentos: as atividades de inovação operam separadamente das atividades de rotina. Formando Estrutura Matricial FUNCIONAL Maior especialização; Aumento da capacidade técnica (troca de experiência e construção de memória técnica); Foco no aperfeiçoamento técnico; Melhoria da qualidade técnica do trabalho; Maior satisfação da equipe técnica ; Melhor utilização dos RH e materiais; Existência de um “chefe”; Melhor resultado do processo administrativo POR PROJETOS Maior diversificação do técnicos; Maior satisfação dos técnicos (amplia visão); Maior integração entre as áreas técnicas do projeto; Melhor atendimento a prazos; Melhor atendimento ao cliente; Alivia a alta administração; Centralização da autoridade e responsabilidade por projeto; Maior facilidade e eficiência na administração dos projetos integrados. Estrutura Matricial Matriz é “... ao mesmo tempo uma hierarquia tradicional e uma entidade solucionadora de problemas” (KATZ; KAHN, 1966). “... um esquema conceitual para analisar as múltiplas relações que existem entre uma unidade tarefa (unidade responsável pela conversão de “inputs” em “outputs”) e o sistema administrativo (estrutura secundária que coordena as unidades-tarefas) entre as várias unidades-tarefas e entre os membros das unidades tarefas” (KAST; ROSENZWEIG, 1970). Conceito utilizado “quando duas ou mais formas de estrutura são utilizadas simultaneamente sobre os mesmos membros de uma organização, a estrutura resultante chama-se matricial” (VASCONCELLOS, 1982) Estrutura Matricial Combina duas formas de departamentalização: funcional e de projeto/produto Diretoria Gerente X Gerente Y Gerente de Projeto Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário Funcionário presidente diretoria de marketing diretoria das regionais diretoria financeira Regional Norte setor de vendas setor de caixa Vantagens e Desvantagens da Estrutura Matricial Vantagem: coloca especialistas semelhantes juntos, minimizando o número necessário, enquanto permite a fusão e a partilha de recursos especializados por meio dos produtos. Desvantagem: dificuldade de coordenar as tarefas de especialistas funcionais diversificados para que suas atividades sejam completadas no prazo e dentro do orçamento. As linhas duplas de autoridade reduzem as tendências de membros departamentais tornarem-se tão ocupados protegendo seus pequenos mundos que os objetivos gerais da organização se tornam secundários. Facilidades da Estrutura Matricial A confusão que ela cria - sua propensão para gerar lutas de poder e a tensão que coloca em indivíduos. A ambiguidade é significativamente aumentada, e ambiguidade na maioria das vezes leva a conflito. Dificuldades da Estrutura Matricial Tipos de Estrutura Matricial Matriz balanceada: 1. Dividir igualmente a autoridade entre os gerentes funcionais e de projeto (teórico). 2. Estes possuem o mesmo nível hierárquico e graus de autoridade semelhantes. 3. Gerentes de projetos não ocupam cargos funcionais; 4. A comunicação entre gerentes de projeto e equipe não passam pelos gerentes funcionais; 5. Apresenta diferentes formatos, em função de seu “índice de matricialidade”. Estrutura Matricial Balanceada Supervisor de Projetos Estrutura Matricial Funcional 1. O nível hierárquico do gerente de projetos é inferior ao do gerente funcional. Ele está subordinado a um dos gerentes funcionais; 2. Adequado à organizações com poucos projetos interdisciplinares; 3. Normalmente o organograma reflete uma estrutura funcional tradicional. Estrutura Matricial Funcional Estrutura Matricial por Projetos 1. O nível hierárquico do gerente de projetos é superior ao do gerente funcional. 2. Adequado à organizações com grandes projetos interdisciplinares ou quando os projetos são prioritários para o sucesso da organização; 3. Dispõe demuitos recursos e prazos longos Estrutura Matricial por Projetos Produtos ao invés de projetos Quando a empresa tem muitos produtos diferentes é necessário um gerente para os produtos; O sucesso do produto depende da interação de diversas áreas que se relacionam a ele; A matriz neste caso permite maior agilidade das comunicações. Estruturas Matriciais Complexas Número de eixos da matriz é maior que dois –multidimensionais. Mais de uma organização está envolvida - multiorganizacionais. Mais de um país está envolvido – multinacionais. Exemplos: gerentes funcionais x gerentes de projetos x gerentes regionais Exemplos de Estrutura Matricial Exemplos de Estrutura Matricial Estudos de Casos Estrutura Multidivisional (M) Equilíbrio entre o trabalho em equipe e o esforço individual Existência de multiplas divisões, cada qual desenvolvendo seu negócio Gerente divisional tem um duplo papel Orientação para maximização de lucro/Tomada de decisão Divisões parcialmente dependentes Relações Sociais Diretoria Ass. Controle Financeiro Ass. Planejamento Estratégico Divisão A Divisão B Divisão C Divisão D Pesquisa e Desenvolvimento Fabricação Central Vendas Centrais Desenho organizacional É todo o conjunto de ações, processos e normas das empresas que perfazem seu contexto, dando resposta as adaptações as condições do ambiente. O desenho organizacional é delineado de acordo com os seguintes fatores condicionantes: Objetivos; tecnologia; ambiente geral e de tarefa e estratégia(avaliação externa x decisões) Equipes, Estruturas Horizontais e Processos de Trabalho. Os dirigentes de muitas organizações vêm trabalhando para desenvolver novas opções estruturais para se tornarem mais competitivas. Muitas corporações têm se reorganizado horizontalmente em torno dos processos de trabalho para alcançar produtividade, velocidade e satisfação do cliente. Estrutura Horizontal e Processo de Trabalho Também pode ser chamada de Organização sem Fronteiras; Busca eliminar a cadeia de comando, ter amplitude ilimitada de controle e substituir os departamentos por equipes autônomas; Achata a hierarquia: cargos e status perdem a importância; Tem alteração nos processos de trabalho. Estrutura Horizontal http://www.ie.ufrj.br/instituicao/admi nistracao/index.html Estrutura por Equipes Desmonta barreiras departamentais e descentraliza o processo decisório ao nível das equipes de trabalho; Requer funcionários que sejam generalistas e especialistas; Equipes autogerenciadas, com líder designado; Grande flexibilidade. Estrutura por Equipes “Vimos as empresas enquanto máquinas. Vimos enquanto organismos. É possível, dá para imaginar uma organização que combina as duas metáforas?” Recolocando a questão de outra maneira: “Como é possível combinar a crescente informatização com a os funcionários dentro das fábricas?” Combinar crescente tecnologia com reestruturação? Caso Volvo Organização como cérebro; Processamento de informações é automático: Sistema de transporte, armazenagem e comunicação; O todo nas partes: Formação de equipes manuais com informações sobre todo o processo de produção levando a uma maior qualificação do pessoal. Indicadores de equipes Uma equipe não deve ser superior a 10 membros; Deve haver expertise, capacidade de resolução de problemas e habilidades interpessoais; Objetivos e Metas de desempenho em comum; Cada equipe precisa desenvolver o trabalho em comum que aproveite as habilidades especiais de cada membro; Responsabilidade Mútua: Condição essencial para ser uma equipe. Unidades Estratégicas de Negócios Organizações que possuem grande diversidade de produtos e serviços e passam a oferecer diversidade aos clientes; Tem como finalidade, dentre outras, diminuir a carga de responsabilidade da alta cúpula administrativa; Forma um grupo menor e altamente capacitado. Aumenta-se a qualidade; Qualidade das informações que chegam às altas cúpulas administrativas; Alta especialização que é conseguida, já que os esforços estarão direcionados para uma área de atuação específica. Estrutura Holding (H) Unidades subordinadas são empresas independentes Avaliação como centro de lucro ou de investimento Diretoria Cia Crédito Fiel Cia Seguros Bom Sonho Factor Comésticos MH Filmes Cia Tole Ferramentas Assessoria Econômico -Financeira
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