AD2 de EPO - 2015.2

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Avaliação à Distância – AD2
Disciplina: Estruturas e Processos Organizacionais
ATENÇÃO:
A AD2 deve ser respondida e enviada pela própria plataforma.
Para facilitar a resolução e o envio da AD2 para correção foram criados 2 links ("Arquivo para a resolução" e "Envio para correção"). No primeiro você vai responder a AD2 e salvar em um arquivo (DOC ou PDF) em seu computador. No segundo você vai enviar esse arquivo para a correção da AD2 pelo tutor presencial de seu pólo.
Data final para o envio: 19/10/2015 (segunda-feira) até às 23:55h
Boa prova!
1ª Questão: (1,5 ponto)
A análise e o redesenho de um processo em uma empresa constituem uma busca pela melhoria da qualidade de um processo e devem ser realizados quando se nota alguma deficiência ou gargalo que impeça uma perfeita utilização dos recursos pessoais e técnicos.
Quais são as etapas que podem ser seguidas pela equipe de analistas para a realização da análise do processo?
A equipe de trabalho deve utilizar os seguintes passos: 1. Definição do novo fluxo 2. Definição de novas funções 3. Definição da Tecnologia de Informação (TI) 4. Aprovação do novo processo
2ª Questão: (2,0 pontos)
O redesenho de um processo consiste, basicamente, na elaboração de um novo desenho do processo em estudo, com base na análise já feita e visando à melhoria da qualidade. O redesenho do processo pode ser entendido como uma verificação dos fluxogramas vigentes, se forem apontadas falhas no fluxo. Após o redesenho do processo é necessária a normatização do novo processo.
O que é a normatização (ou normalização) do novo processo? 
É o estabelecimento, de forma documentada, das regras ou normas para os procedimentos de cada atividade do processo
Porque a normatização do novo processo é necessária? 
A normatização é necessária porque: – fixa os critérios e padrões para os procedimentos, além de uniformizar a terminologia usada e permitir que qualquer pessoa envolvida no processo entenda o novo processo de maneira objetiva; – possibilita o treinamento dos novos e antigos funcionários envolvidos no processo; – representa um documento de consulta, orientação e avaliação do processo; assim, reduz a possibilidade de novos “gargalos”; – limita a improvisação e evita a existência de procedimentos paralelos ou de duplicidade de funções que podem emperrar o processo.
3ª Questão: (2,0 pontos)
O resultado do trabalho de definição da estrutura de uma organização é um desenho conhecido como organograma.
O que é o organograma?
É uma representação gráfica que contém, ao mesmo tempo, a divisão do trabalho e as relações de poder no âmbito de uma organização.
O que é representado em um organograma?
Os órgãos componentes da empresa, as funções desenvolvidas por estes órgãos e as relações de interdependência entre estes órgãos (diretorias, gerências, departamentos, etc)
4ª Questão: (2,0 pontos)
Determinada organização alterou sua estrutura organizacional. Após isso, ficou patente que, em um primeiro nível, havia uma departamentalização que buscava assegurar o poder e o prestígio das principais atividades básicas, buscando obedecer ao princípio da especialização ocupacional.
Já no segundo nível buscou-se propiciar condições favoráveis para a inovação e a criatividade, haja vista serem requeridas cooperação e comunicação dos grupos contribuintes dos setores existentes nesse nível, a saber: gerência da divisão têxtil, gerência da divisão farmacêutica, gerência da divisão química.
Acerca do modelo de departamentalização descrito na situação acima, responda:
Que tipo de departamentalização está caracterizado no primeiro nível da estrutura organizacional?
Quando há uma exigência de produto ou serviço de qualidade superior, a departamentalização funcional “garante o máximo de utilização das habilidades técnicas atualizadas das pessoas”. Isto porque se baseia no PRINCÍPIO DA ESPECIALIZAÇÃO OCUPACIONAL
Que tipo de departamentalização está caracterizado no segundo nível da estrutura organizacional?
Já no segundo nível trata-se da Departamentalização de Produtos, pois é citada a gerência da divisão têxtil, gerência da divisão farmacêutica, gerência da divisão química.
5ª Questão: (1,0 ponto)
Podemos definir delegação como a atribuição a outra pessoa da autoridade formal e da responsabilidade por realizar atividades específicas. A delegação de autoridade de superiores a subordinados é obviamente necessária para o funcionamento eficiente de qualquer organização, já que nenhum superior pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas da organização.
Quais são os passos envolvidos no processo de delegação?
1º Passo: Atribuir responsabilidades. O gerente explica que o trabalho ou deveres alguém deve fazer ou ter. Isso cria responsabilidade – a obrigação da pessoa de desempenhar tarefas a ela atribuídas. 2º Passo: Garantir a autoridade de ação. Juntamente com a atribuição, é garantido a outra pessoa o direito de tomar providências necessárias (gastar dinheiro, dirigir o trabalho de outros, usar recursos). Isto é o que se chama delegar autoridade – o direito de agir da maneira necessária para realizar a tarefa atribuída. 3º Passo: Prestação de contas. Ao aceitar a atribuição, a pessoa se compromete, junto ao gerente, a completar o trabalho conforme o acordado. Isto é prestação de contas – a exigência de responder ao gerente pelos resultados do desempenho.
6ª Questão: (1,5 ponto)
Todas as técnicas conhecidas de levantamento de processos em uma organização têm por finalidade fornecer à equipe de analistas as informações necessárias para que o processo possa ser desenvolvido baseado em dados reais e verdadeiros. 
São quatro as técnicas de levantamento de processos: pesquisa da documentação existente; entrevista; questionário; e observação direta.
Em quais circunstâncias deve-se utilizar a técnica do questionário?
O questionário deve ser utilizado:
– quando é necessário obter informações de uma grande quantidade de pessoas envolvidas no processo em estudo, sem perder tempo;
– quando há necessidade de obter respostas quantitativas;
– quando é preciso obter informações de diferentes pontos geográficos; e
– quando é necessária uma análise estatística.
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