Aula 06 – Técnicas de Apresentação

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FORMAÇÃO DE INSTRUTORES
Aula 06 – Técnicas de Apresentação
Nesta aula, você está convidado a conhecer as Técnicas de Apresentação que viabilizam o processo de Apresentação do Conteúdo.
Já abordamos, em outra aula, as variáveis que envolvem o processo de ensino-aprendizagem com o adulto, além da especificidade da Andragogia.
 
Logo, considerando que este personagem – o treinando – não pediu para estar em treinamento (na maioria das vezes é uma imposição da empresa), e ainda possui um histórico educacional em que não encontrou na sala de aula, de fato, oportunidades verdadeiras para aprender, mantê-lo atento durante todo o tempo é uma tarefa dificílima para o Instrutor.
E, para dificultar o trabalho, há estudos e pesquisas que mostram o pouco que o cérebro consegue reter depois de alguns minutos de palestra/aula.
 
Então, seguem algumas orientações que podem ser usadas pelo Instrutor, no sentido de minimizar a dispersão e ampliar a possibilidade de foco do treinando, objetivando uma maior retenção do conteúdo que será apresentado.
CUIDADOS QUE O INSTRUTOR DEVE TER
Conhecer o público-alvo. Se o grupo estiver familiarizado com o tema, não simplificar as informações. 
Nada de tecnofobia. Mostrar o quanto se está “antenado” com as tecnologias e ir direto ao computador. Com o sistema data show, dar um clique cada vez que se quer mudar a página. E se o computador pifar? Levar umas cartolinas com as principais informações da palestra.
Atenção com a comunicação. Corrigir problemas de dicção com dois exercícios bem simples. Morder o dedo indicador e ler em voz alta o mais claro possível. Dois minutos por dia bastam. Outra dica: ler poesias em voz alta. Além de melhorar a dicção, pode ser muito romântico. 
Se o instrutor fala rápido demais, repetir as mensagens mais importantes usando outras palavras. Quem não entendeu da primeira vez entenderá da segunda. Se falar devagar, não desviar o olhar da turma nos instantes de pausas mais prolongadas. Após o intervalo, voltar a falar com mais ênfase.
A comunicação é o processo de transmitir e receber ideias, impressões e imagens com o objetivo de se alcançar um perfeito entendimento.
FORMAS BÁSICAS DA COMUNICAÇÃO
Dentro do processo de aprendizagem, a comunicação é fundamental e se apresenta sob duas formas básicas: Verbal e Não-Verbal.
No trabalho do instrutor, espera-se que a comunicação verbal e a não verbal estejam sincronizadas, e que a linguagem adotada por ele seja objetiva e precisa, evitando-se, com isso, os possíveis ruídos ou barreiras por parte do instrutor ou dos próprios treinandos.
Alguns aspectos da comunicação deverão ser levados em consideração:
SOBRECARGA DA INFORMAÇÃO
As informações devem ser transmitidas paulatinamente se os treinandos não estiverem familiarizados com o assunto; caso contrário, serão perdidas, não havendo, portanto, o aprendizado.
CONCENTRAÇÃO DE INFORMAÇÕES
Carga maciça sobre um mesmo assunto.
DOMINIO DO ASSUNTO TRANSMITIDOS
Há necessidade de fluência verbal, ter firmeza no que diz e não se omitir perante questionamentos por parte dos treinandos.
NÃO SER CHATO
Uma história interessante é sempre uma excelente maneira de tornar uma conversa agradável desde que não consuma muito tempo. Procurar resumir os fatos e evitar os detalhes que não fariam falta ao entendimento da sua narrativa.
COMO LIDAR COM O “BRANCO” DO ESQUECIMENTO
Tudo está indo muito bem. As ideias estão concatenadas, o vocabulário fluente, os pensamentos organizados e, em um determinado momento, sem motivos aparentes, a palavra não aparece e o raciocínio não consegue prosseguir - deu o branco na comunicação. Ninguém está livre desse embaraço. Até os oradores mais traquejados, vez ou outra, são surpreendidos por esse terrível adversário. Se ocorrer o branco, procurar manter a tranquilidade e agir da seguinte maneira: insistir apenas uma vez para tentar descobrir qual é a palavra ou informação de que está precisando, se não encontrar nessa primeira tentativa, não persistir, pois poderá começar a se pressionar e ficar ainda mais nervoso.
A tática é repetir a última frase, de preferência com palavras diferentes, falando com mais energia, como se quisesse dar ênfase àquela mensagem. Ao chegar ao ponto onde o branco tinha ocorrido, provavelmente a informação aparecerá.
Se mesmo assim não conseguir se lembrar do que deveria dizer, continuar calmo e dizer aos treinandos que mais à frente voltará a comentar sobre o assunto. É quase certo que sem a pressão do momento do branco e mais tranquilo irá se lembrar da informação. Caso não se lembre, nada de mal ocorrerá, e, possivelmente, ninguém irá cobrar essa mensagem dizendo - "Você disse que voltaria a falar sobre esse tema e não voltou". Dependendo do envolvimento da turma, poderão imaginar que eles é que não entenderam bem a informação.
Finalmente, o instrutor poderá usar uma expressão que quase sempre dá excelente resultado - se der o branco, é só dizer: "na verdade o que eu quero dizer é que". Ao fazer o teste irá constatar como a necessidade de explicar a informação de outra maneira acaba trazendo a mensagem à tona novamente. 
Se o instrutor sempre se preocupa com a possibilidade de esquecer a sequência da apresentação, é só fazer um roteiro com todas as etapas que pretende cumprir; assim, se não se lembrar de alguma, poderá consultar os tópicos relacionados. Só o fato de saber que poderá contar com o roteiro provavelmente não se esquecerá de nada.
COMO RESPONDER PERGUNTAS DA TURMA
Quando estamos falando em público e alguém levanta o braço, demonstrando o desejo de fazer uma pergunta, nós nos sentimos desafiados, por mais que conheçamos o assunto, por mais que estejamos preparados para a apresentação e por mais que tenhamos previsto a possibilidade de que as pessoas pudessem nos questionar. 
Nós nos sentimos desafiados porque aquele gesto carrega uma série de fatores que precisam ser considerados em um tempo muito rápido, em poucos segundos, antes, durante e depois de a pergunta ser formulada.
Por que uma pessoa resolve se expor fazendo uma indagação, mesmo correndo o risco, por menor que seja, de ser mal interpretada, de não conseguir concatenar bem suas ideias e formular mal a questão, de parecer despreparado pelo fato de a pergunta não estar no nível da exposição, de ser considerada inconveniente e tantos outros motivos que poderiam prejudicar sua imagem?
Algumas pessoas até nem chegam a se preocupar com esses perigos quando fazem uma pergunta, mas que eles existem, existem.
POR QUE AS PESSOAS PERGUNTAM?
Por dúvida - quando não compreende perfeitamente o que está sendo transmitido.
Por vontade de aprender - quando assimila as informações fornecidas, mas deseja saber mais sobre o assunto.  
Por necessidade de se destacar no ambiente - quando deseja ser notado pelas outras pessoas da turma, independentemente de ter entendido ou não o que está ouvindo.
Para provocar - quando deseja atrapalhar o desenvolvimento da apresentação por causa da hostilidade que nutre contra o tema ou contra o próprio instrutor.
Para testar os conhecimentos de quem fala - quando deseja certificar-se da segurança do instrutor sobre a matéria.
Para projetar e valorizar a sua imagem - quando deseja demonstrar que é uma pessoa inteligente ou bem preparada e está acompanhando o raciocínio do orador ou que possui outras informações sobre a matéria.
Entender qual o motivo que leva uma pessoa a fazer uma pergunta é importante também para que se possa analisar se a questão é adequada ou não ao assunto da apresentação, ou aos objetivos da turma (demais treinandos). 
Quando uma pergunta é feita motivada por dúvida ou vontade de aprender, as chances de que ela seja apropriada são maiores; quando, entretanto, é feita motivada por necessidade de se destacar no ambiente, para provocar, para testar os conhecimentos de quem fala, ou para se projetar ou valorizar a imagem, são grandes as possibilidades de que ela seja inadequada.
E quando bate o nervosismo?Se o instrutor ficar nervoso no momento de falar, deve começar a desconfiar que pertence ao clube dos seres humanos. É perfeitamente normal que ele sinta o nervosismo no momento de falar. Por isso, se ficar nervoso, é bom saber que é natural e não deve entrar em pânico. Algumas pessoas ficam desesperadas quando percebem que estão nervosas, como se o fato fosse anormal. O nervosismo é maior no início quando ocorre a descarga de adrenalina provocada pelo medo. Com o transcorrer do tempo, a adrenalina vai sendo metabolizada e o nervosismo diminui. Se o instrutor se surpreender e se assustar com o nervosismo irá se pressionar ainda mais e realimentar o medo.
Deve procurar, então, se movimentar na sala para se dirigir à frente do grupo. O movimento do corpo ajudará a queimar a adrenalina. É importante ele não ter pressa de iniciar, respirar com a maior calma que puder, ajeitar as folhas com as anotações que pretende usar. Esses instantes iniciais são preciosos para conquistar um pouco de tranquilidade. Deve começar falando um pouco mais baixo e devagar, para que a instabilidade provocada pelo nervosismo não seja percebida pela plateia. Cumprimenta as pessoas devagar, pausadamente, para regular a respiração e se acostumar com o som da própria voz. Esses cuidados aliados a um bom conhecimento do assunto e a correta ordenação das informações ajudarão a combater o nervosismo inicial.
DESCULPE A NOSSA FALHA
Se eventualmente cometer um engano, deve corrigir o erro ou continuar falando?
Depende do tipo de erro cometido. Se transmitir uma informação incorretamente e este fato prejudicar a compreensão do assunto, deverá corrigir o erro. Se pronunciar de maneira equivocada uma determinada palavra e essa falha não provocar prejuízo no entendimento da turma deverá continuar falando sem se interromper.
Mais uma vez é preciso dedicar cuidado especial à sua reputação. Embora não ocorra prejuízo na compreensão da turma, os treinandos poderão acreditar que a palavra foi pronunciada incorretamente por desconhecimento do orador; assim, é recomendado encontrar uma forma de encaixar a mesma palavra em uma das frases seguintes, para demonstrar que se tratou mesmo de um engano.
PROBLEMA NO EQUIPAMENTO
Mesmo testando tudo com bastante antecedência, os problemas com equipamentos podem surgir. Às vezes é a lâmpada do projetor que queimou ou, a configuração do computador que não é compatível com o sistema de multimídia.
Planeje a apresentação com outros recursos e até sem nenhum deles. Por exemplo, se pretende usar o power point, não custa nada reproduzir as telas do programa também em transparência e deixá-las de reserva para uma eventualidade. Sempre poderá contar com um aparelho de retro projeção para contornar o transtorno de uma falha no equipamento. Além de transparência, procurar planejar também a apresentação sem nenhum visual. É difícil acontecer que nada funcione, mas não é impossível - aí o instrutor contará só com ele mesmo.
OUVIR E ESCUTAR
Pesquisas recentes indicam que, de maneira geral, usamos apenas 25% da nossa capacidade de audição, e, segundo estudo realizado pelo pesquisador Larry Barker, depois de dois meses, se a comunicação for de muito boa qualidade, do total ouvido, só 25% serão lembrados.
Porque temos dificuldade para escutar - Existe uma grande diferença entre ouvir e escutar. Ouvir é apenas uma atividade biológica, que não exige maiores esforços do nosso cérebro; escutar pressupõe um trabalho intelectual, pois, após ter ouvido, é preciso interpretar, avaliar e reagir à mensagem.
Por que é importante escutar?
Só o fato de saber que muito do que conhecemos foi aprendido ouvindo as pessoas já justificaria mais dedicação para escutar melhor. S. Moss e S. Tubbs revelam uma pesquisa que mostra como dividimos o tempo em que passamos acordados - 17% lendo, 16% falando, 14% escrevendo e 53% ouvindo. É muito tempo para ser desperdiçado. A maneira como escutamos pode interferir de forma decisiva no sucesso profissional e na qualidade do nosso relacionamento pessoal.
As pessoas que têm dificuldade para escutar apresentam baixa produtividade no trabalho e dificuldade para se relacionar. Ao se submeter a um processo de seleção de emprego, por exemplo, o fato de saber escutar irá se constituir em um importante diferencial para perceber, de maneira correta, quais são as intenções da empresa e o que ela espera do canditato.
COMO ESCUTAR MELHOR
Para aprimorar a habilidade de escutar, é preciso dedicar-se à prática de algumas regrinhas muito simples e que dão excelente resultado:
Procure entender antes de interpretar ou criticar: 
O primeiro passo para escutar melhor é refrear a tendência de interpretar ou criticar uma mensagem, antes mesmo que ela tenha sido concluída ou perfeitamente entendida. Nas primeiras tentativas poderá parecer meio desanimador, porque, ao prestar atenção em toda mensagem e tê-la entendido bem, a conclusão a que se chega, às vezes, é que o resultado foi muito semelhante ao que se tinha suposto no primeiro momento e que o esforço, talvez, não tenha valido tanto a pena. Com o tempo, entretanto, a conclusão a que se chega, em alguns casos, é que se estava equivocado e que esses enganos poderiam trazer irreparáveis prejuízos à própria capacidade de julgar as situações.
Meça a sua compreensão:
Pelo fato de termos, de maneira geral, uma audição passiva, quase sempre não nos preocupamos em saber quanto do que ouvimos efetivamente conseguimos lembrar.  Um bom exercício para escutar melhor é procurar lembrar quais as informações que ouviu e quanto da mensagem conseguiu guardar. Com o tempo, a quantidade de informações retidas passa a aumentar e naturalmente a habilidade de escutar também. Durante alguns dias, procure fazer uma revisão das pessoas que falaram com você, o que pretendiam e de como se comportou ao ouvi-las.
Faça anotações:
Um bom método para se concentrar nas informações que se ouve é fazendo anotações dos tópicos que julgar mais importantes. É evidente que esse exercício deverá ser reservado para a participação em palestras, aulas e reuniões, pois, por mais incrível que possa parecer, há pessoas que, em situações informais, conversam e fazem anotações ao mesmo tempo.
Saia um pouco de si mesmo:
De maneira geral, ficamos tão preocupados conosco que acabamos nos esquecendo que as outras pessoas necessitam ser reconhecidas e consideradas. Por isso, para melhorar a capacidade de escutar, deve-se procurar aceitar as pessoas como elas são e não como se gostaria que fossem. É preciso reconhecer que existe a possibilidade de se estar enganado em algumas opiniões e dar um voto de confiança para a maneira de pensar dos outros. Assim, é importante estar preparado para se empenhar nessa empreitada porque, com frequência, poderá ficar tentado a desistir e se voltar novamente para si mesmo.