Descrição e especificação de cargos.

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Capítulo 2 – Descrição e especificação de cargos.
Quando se trata de estar apto para definir desenho, análise, descrição e especificação de cargos é para entender como o desenho de cargo afeta as práticas de RH e depois descrever os métodos obtidos na informação e os ajustando com o objetivo de ter as especificações precisas do cargo e os critérios a exigir do futuro ocupante. 
Em um âmbito sobre as especificações, análise e descrição de cargos é importante salientar a conceituação para interpretar de uma maneira coesa na tomada de decisão, tendo como exemplo um modelo de entrevista e um questionário onde será feita a colheita de informações sobre os cargos para montar uma descrição de cargo detalhada com as relações, responsabilidades e experiências exigidas com o propósito de fazer um mapeamento das especificidades do cargo para estar redesenhando a estrutura e coligindo conforme o desempenho de cada um, tornando-o mais flexível e mutável.
Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional. 
A posição do cargo no organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.
Conceito de descrição de cargos
Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. A descrição do cargo relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.
Segundo Chiavenato (1989, p. 45), a Descrição de Cargos é um detalhamento das tarefas e atribuições do cargo (o que o ocupante faz), os vários métodos empregados para executar as tarefas ou atribuições (como faz), período da execução (quando faz), e os objetivos do cargo (por que faz).
Não se pode selecionar, treinar, avaliar o desempenho, determinar salário ou fazer uma promoção ao funcionário, se não tivermos claramente registrado por escrito o que cada funcionário exerce no cargo ou função, e quais os seus requisitos pessoais necessários para seu bom desempenho (TOLEDO, 1992, p. 56).
Segundo Chiavenato (2004, p. 189), “Cargo é uma composição de todas as atividades desempenhadas por uma pessoa – o ocupante – que podem ser englobados em um todo unificado e que a figura em certa posição formal do organograma da empresa”.
Na mesma perspectiva, Carvalho e Nascimento (1997, p. 19) descrevem cargo como “Conjunto de funções assemelhadas e/ou complementares, executadas por um ou mais indivíduos na instituição. O cargo é plural, ou seja, para cada cargo pode haver uma ou várias pessoas numa mesma empresa”.
Em complemento a estas posições acima citadas, a descrição de cargos é um processo de observação e estudo que consiste em determinar os fatos e elementos que compõem a natureza de um cargo e a forma distinta dos vários cargos existentes na organização (OLIVEIRA, 2007, p. 4).
A descrição de cargos é o detalhamento das tarefas do cargo, os métodos utilizados para sua execução, a periodicidade e os objetivos de cada tarefa. Lembrando que: 
. A descrição deve se refere sempre ao cargo e não ao ocupante dele naquele momento.
. A descrição deve ser clara e objetiva, obedecendo algumas regras de padronização de forma que qualquer pessoa tenha facilmente a compreensão das atividades desenvolvidas em determinado cargo. 
 A especificação de cargos é o processo de identificar e estabelecer os requisitos, responsabilidades e qualificações exigidas para o seu preenchimento. A descrição e especificação de cargos devem se adaptar às mudanças ocorridas na organização em função das mudanças de mercado, de legislação, de política de governo enfim, mudanças que ocorrem à margem da organização, mas que a afeta diretamente.
Finalidades principais da especificação de cargos 
São três as finalidades principais da especificação de cargos:
 I) fornecer parâmetros (conhecimento/modelo) necessários para o enquadramento dos empregados na estrutura de cargos propostos, assim como para novas funções; 
II) identificar as qualificações, requisitos e conhecimentos exigidos para o acesso ao cargo;
 III) fornecer dados para os subsistemas de recursos humanos como recrutamento, seleção e desenvolvimento de pessoal. 
Para se obter a descrição e especificação de cargos são necessárias que se faça a análise das tarefas desempenhadas em cada cargo e os fatores exigidos pelo cargo para seu desempenho. O analista deve incluir o máximo de detalhes esclarecedores. 
Principal Fator de Especificação de Cargos 
A análise dos fatores exigidos pelo cargo vai variar de cargo para cargo. Os principais Fatores de Especificação de Cargos são:
Fator Instrução 
Estudo das aptidões mentais exigidas pelo cargo as quais podem ser adquiridas através de instrução (teórica) formal advindas de cursos acadêmicos, especializações ou cursos de extensão. 
Fator Conhecimento 
Conhecimentos adicionais específicos exigidos para o exercício do cargo além dos mencionados no item anterior.
Fator Experiência 
Os conhecimentos exigidos por um cargo indicam o total de exigências no aspecto teórico. Somente após este conhecimento é que se verifica a experiência, ou seja, qual o tempo estimado o ocupante do cargo precisaria para desempenhar normalmente as tarefas descritas no respectivo cargo. Embora seja fácil estimar o tempo necessário para cargos simples, prudente seria manter uma amplitude, com margem de tolerância, como por exemplo: 
Até 1 mês de 3 a 6 meses 
De 6 a 12 meses de 1 a 2 anos
De 2 a 4 anos acima de 4 anos
Fator Esforço Mental e Visual 
São exigências do cargo que envolve certo grau de concentração, de atenção mental e esforço visual para o desempenho das tarefas. O analista deve determinar a frequência e a intensidade desses graus. 
Fator Esforço Físico 
São exigências do cargo que envolve a posição em que o trabalho é realizado, o manuseio de pesos, posições que dependem do esforço corporal e a intensidade dessas exigências. 
Fator Segurança/Risco 
São situações na execução das tarefas do cargo que, apesar das normas de segurança estabelecidas, podem gerar possíveis acidentes com o ocupante do cargo. Devem ser apontados os equipamentos disponíveis para se evitar tais riscos, além da probabilidade e a gravidade das lesões que podem ocorrer. 
Fator Complexidade e Iniciativa
 Envolve a capacidade do ocupante do cargo em julgar os próprios trabalhos, a complexidade e o andamento das tarefas, a decisão e iniciativa de como fazer a tarefa a cada nova situação apresentada. Envolve também o grau de raciocínio necessário para analisar e interpretar as políticas, normas e procedimentos, bem como a supervisão recebida e o grau de habilidade pessoal exigida para enfrentar situações adversas e o discernimento na escolha de alternativas para resolução de problemas.
Fator Condições de Trabalho 
Envolve as condições físicas do ambiente do trabalho, as condições ergonômicas do ocupante do cargo, os elementos locais que existem, isolados ou concomitantes e que podem afetar o conforto, a disposição ou a própria saúde do empregado tais como ruído, gases, calor e etc. 
Fator de Responsabilidade por máquinas e equipamentos 
Considera a responsabilidade com relação a prevenção na utilização, manutenção e conservação de máquinas, equipamentos e ferramentas para a realização das tarefas. Que prejuízos são causados pela falta de responsabilidade ou descuido na utilização destas máquinas ou equipamentos.
Fator de Responsabilidade por Erros 
Envolve a responsabilidadena execução do trabalho que pode causar prejuízos em relação a consertos e reparos provocados por tais descuidos e até prejuízos que afetam a imagem da empresa. 
Fator de Responsabilidade por Produtos e Matéria-Prima 
Envolve a responsabilidade por produtos (acabados ou não) e por matéria-prima utilizada nas atividades que, por negligência ou qualquer outro ato, podem gerar prejuízos operacionais para a organização. 
Fator de Responsabilidade por Valores Numéricos 
Envolve a responsabilidade pela guarda, sigilo e manuseio de documentos negociáveis, dinheiro e títulos da organização.
Fator Responsabilidade por Clientes (Interno e Externo) 
Envolve a responsabilidade que o ocupante do cargo possui, seja por cuidados de segurança na realização de tarefas com os clientes internos e externos, seja na comunicação entre o cliente interno e externo dos quais o ocupante do cargo depende para a realização de seu trabalho. 
Fator Responsabilidade por Supervisão 
Envolve o grau de responsabilidade exercida pelo ocupante do cargo em relação ao número de subordinados e a natureza da supervisão. A supervisão é geral para os cargos profissionalizados ou complexos e, constante para os cargos de natureza rotineira.
Para se entender melhor a descrição de cargos, precisa-se definir outros dois termos correlatos que são tarefa e função.
De forma mais específica, Pontes (2007, p. 46), coloca as seguintes definições:
Tarefa “é a atividade executada por um indivíduo na organização, como por exemplo: atendimento telefônico ao cliente, arquivo de documento, manutenção de equipamento”. 
Função “é o agregado de tarefas atribuídas a cada indivíduo na organização, por exemplo, serviços de secretaria da área comercial, serviço de secretária da área de marketing”. 
Cargo “é o conjunto de funções substancialmente idênticas quanto à natureza das tarefas executadas e às especificações exigidas dos ocupantes”. 
A descrição dos quatro cargos, que veremos a seguir, foi elaborada pelos integrantes deste grupo para que possam atender os objetivos propostos onde, entre outros, se destaca o desenvolvimento na prática das funções de um profissional de Recursos Humanos:
Isso vai propiciar alto índice de qualidade no trabalho, pois as pessoas vão estar se adequando com um ambiente favorável, dando valor ao trabalho e conhecer os seus desempenhos para estar ajustando conforme as mudanças.
	Descrição de cargo: Assistente de Compras
Título do cargo: Assistente de Compras
Unidade: Escritório
Descrição Sumária:
Efetuar cotação de preços para compra de material do almoxarifado e lançar notas fiscais no sistema microsiga.
Descrição Detalhada:
Efetuar cotação de preço com no mínimo três fornecedores. 
Após a liberação do financeiro, efetuar a compra do produto. 
Lançar diariamente as notas fiscais de fornecedores no sistema microsiga. 
Imprimir os processos das notas fiscais lançadas e anexar às mesmas. 
Lançar as pesagens dos lixos contaminados coletados nas clinicas, farmácias e hospitais. 
Especificação:
Instrução 
Formação escolar: Superior Incompleto. Curso: Administração / Logística. 
Conhecimentos 
Conhecimentos básicos de informática. Conhecimento do sistema microsiga. 
Experiência 
De três a seis meses. 
Complexidade/Iniciativa 
Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. 
Exige do colaborador, iniciativa e há maior complexidade no lançamento de notas fiscais no sistema microsiga. Possui supervisão frequente de seu supervisor imediato. 
Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos 
Equipamentos de escritório como computador, fax e telefone. O mau uso dos equipamentos pode provocar danos consideráveis ao patrimônio da empresa. 
Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais 
O ocupante do cargo não possui acesso a numerários e a informações confidenciais. 
Responsabilidades por Contatos 
Internamente o ocupante do cargo possui contatos com o ocupante do cargo assistente administrativo e gerente financeiro. Externamente o ocupante do cargo possui contato com os fornecedores nas negociações e cotação de preço. 
Responsabilidade por Trabalho de Terceiros 
O ocupante do cargo não possui responsabilidade por trabalho de terceiros.
Descrição de cargo: Assistente de Departamento Pessoal
Título do cargo: Assistente de Departamento Pessoal
Unidade: Escritório
Descrição Sumária:
Efetuar a rotina de departamento pessoal para admissão, demissão e folha de pagamento dos funcionários.
Descrição Detalhada:
Efetuar mensalmente o fechamento da folha de pagamento. 
Entregar mensalmente holerite dos funcionários. 
Solicitar mensalmente compra vale transporte. 
Entregar mensalmente vale transporte. 
Efetuar rescisões de funcionários no sindicato da classe correspondente. 
Enviar documentação necessária para o departamento pessoal da matriz para efetuar processo de admissão dos novos funcionários. 
Agendar exames de demissão e admissão de funcionários. 
Enviar mensalmente para a matriz planilha de absenteísmo. 
Especificação:
Instrução
Formação escolar: Superior Incompleto. Curso: Administração. 
 Conhecimentos 
Conhecimentos básicos em informática. Conhecimento de rotina de departamento pessoal. 
 Experiência 
De seis meses a um ano. 
 Complexidade/Iniciativa 
Executar tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. Possui supervisão frequente de seu supervisor imediato. 
 Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos 
Equipamentos de escritório como computador, fax, telefone, impressora. O mau uso dos equipamentos pode provocar danos consideráveis ao patrimônio da empresa. 
 Responsabilidade por Numerários e Dados Confidenciais 
O ocupante do cargo possui acesso a informações confidencias como folha de pagamento. 
 Responsabilidades por Contatos 
Internamente o ocupante do cargo possui contatos com Gerente Administrativo Financeiro, e Assistente Administrativo Financeiro para solicitação de cheque de rescisão e envio da autorização da folha de pagamento para o banco, Gerente Operacional para tratar assunto referente à admissão e demissão de funcionários do operacional. 
Externamente o ocupante do cargo possui contato com os sindicatos para efetuar rescisões de funcionários e DRT – Delegacia Regional do Trabalho para apresentação de documentação dos pagamentos dos impostos, tributos e documentação dos funcionários. 
 Responsabilidade por Trabalho de Terceiros
O ocupante do cargo não possui responsabilidade por trabalho de terceiros.
Descrição de cargo: Gari
Título do cargo: Gari
Unidade: Centro Operacional
Descrição Sumária:
Coletar o lixo residencial e hospitalar e limpar as lixeiras.
Descrição Detalhada:
. Coletar o lixo domiciliar e hospitalar diariamente conforme roteiro.
Especificação:
Instrução 
Formação escolar: Ensino fundamental incompleto. 
Conhecimentos 
Não exige nenhum conhecimento especifico. 
Experiência 
De três meses. 
Complexidade/Iniciativa 
Executa tarefas rotineiras com nenhum elemento variável. 
Há certa dificuldade em coletar o lixo nas residências que possuem cão antissocial solto, que apresente alguma ameaça para o coletor pegar o lixo na lixeira. O ocupante recebe orientação em suas tarefas, não podendo tomar nenhuma decisão sem consultar o superior imediato. 
Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos 
Responsável pelo uso adequado e conservação dos EPIs. 
Responsabilidade por Trabalho de Terceiros 
Não possui responsabilidade por trabalho de terceiros. 
Esforço Físico 
Manuseia peso leve, médio e pesado com frequência. Trabalha em pé e correndo, provocando certo desgaste físico. 
Esforço Mental e Visual 
Exige atenção visual constante, pois seu trabalho é realizado em trafego veicular. 
Riscos/Segurança 
Existe a probabilidade de acidentes como cortes, contusões, queimaduras, fraturas, perda de membros, incapacidade total e acidente fatal. 
Para ajudar a evitar tais acidentes, é obrigatório o uso de EPIS como luva, boné, meião, tênise mascaras. 
Ambiente 
O ambiente está sujeito a elementos desconfortáveis, tais como calor, fumaça, poeira, frio, gases, umidade, poeira, intempérie e odores.
Descrição de cargo: Motorista
Título do cargo: Motorista
Unidade: Centro Operacional
Descrição Sumária:
Conduzir o caminhão coletor de lixo nos roteiros e vazar o lixo no aterro sanitário após completar a carga.
Descrição Detalhada:
Verificar as condições de uso do caminhão antes de sair para coleta. 
Dirigir o caminhão nos roteiros de coleta. 
Vazar o lixo no aterro sanitário após completar a carga do caminhão. 
Especificação:
Instrução 
Formação escolar: Ensino médio completo. 
Cursos profissionalizantes: Possuir carteira nacional de habilitação categoria D. 
Conhecimentos 
Legislação de trânsito. 
Experiência 
De um a dois anos. 
Complexidade/Iniciativa 
Executa tarefas rotineiras com poucos elementos variáveis. 
Há certa dificuldade em manobrar o caminhão em lugares inadequados existentes no roteiro. O ocupante recebe orientação em suas tarefas, não podendo tomar nenhuma decisão sem consultar o superior imediato. 
Responsabilidade por Máquinas e Equipamentos 
Utiliza no desempenho de sua tarefa o caminhão e o mau uso do veículo pode provocar danos consideráveis ao patrimônio da empresa. 
Responsabilidade por Trabalho de Terceiros 
Possui a responsabilidade de verificar e orientar os serviços executados pelos garis da sua equipe no roteiro. 
Esforço físico 
Manuseia peso com frequência. Trabalha sentado, provocando certo desgaste físico. 
Esforço Mental e Visual 
Exige atenção constante para dirigir. 
Riscos/Segurança 
Existe a probabilidade de acidentes como cortes, contusões, queimaduras, fraturas, perda de membros, incapacidade total e acidente fatal. Para evitar tais acidentes, é necessário o uso de sinto de segurança veicular e muita atenção ao dirigir. 
Ambiente 
O ambiente está sujeito a elementos desconfortáveis, tais como calor, fumaça, poeira e odores.
ESCOLHA E DESCRIÇÃO DOS FATORES DE AVALIAÇÃO
A escolha dos fatores requer uma análise realizada com muito cuidado, sendo que os fatores mais comuns são aqueles mais utilizados à maioria dos cargos, mais que ao mesmo tempo sirva para diferenciar as peculiaridades de cada cargo avaliado. Os fatores escolhidos são os que servem para a especificação dos cargos das áreas mental, responsabilidades, físicas e condições de trabalho, e sua utilização pode ser tanto para os cargos administrativos e operacionais, sendo que são utilizados como fatores obrigatórios para ambos os cargos, escolaridade, conhecimento, experiência e iniciativa (PONTES, 2007, p. 196).
Foi considerado para o presente trabalho, adaptado as necessidades dos cargos da empresa Proativa Meio Ambiente Brasil, os seguintes fatores de avaliação e suas descrições:
	
	Fatores
	Descrição
	
	
	
	1.
	Instrução
	Instrução formal obtida em cursos oficiais e de
	
	
	Extensão ou especialização.
	2.
	Conhecimento
	Conhecimentos essenciais exigidos para o
	
	
	Exercício do cargo.
	3.
	Experiência
	Tempo estimado para que o ocupante do cargo,
	
	
	Desde que possua os conhecimentos exigidos,
	
	
	Possa desempenhar normalmente, as tarefas
	
	
	Componentes do cargo em análise.
	4.
	Iniciativa/Complexidade
	Relato da complexidade das tarefas, do grau de
	
	
	Supervisão recebida pelo ocupante do cargo para
	
	
	O desempenho das suas atividades e do
	
	
	Discernimento, julgamento ou decisão exigida para
	
	
	A solução de problemas. Esse fator também pode
	
	
	Ser desmembrado em iniciativa, complexidade das
	
	
	Tarefas e supervisão recebida.
	5.
	Responsabilidade por
	Considera a natureza dos contatos efetuados pelo
	Contato
	Ocupante do cargo para resultados do seu
	
	
	Trabalho. Deve ser evidenciado o objetivo bem
	
	
	Como internamente e externamente.
	6.
	Responsabilidade por
	Considera a responsabilidade exigida do ocupante
	 Numerários e dados
	Do cargo pela guarda e manuseio de dinheiro,
	Confidenciais
	Títulos e documentos da empresa, assim como
	
	
	
	Dados confidenciais.
	
	Responsabilidade por
	
	Considera a responsabilidade exigida com 
relação
	Máquinas e equipamentos
	
	Ao manejo, manutenção e guarda de 
máquinas,
	
	
	Ferramentas e equipamentos, bem como a
	
	
	Prevenção contra estragos ou prejuízos 
devidos a
	
	
	Descuido.
	
	
	
	Responsabilidade por
	
	Relato da extensão da supervisão exercida, 
sendo
	Supervisão
	
	Verificado o número de subordinados e a 
natureza
	
	
	Dá subordinação (complexidade das tarefas
	
	
	Supervisionadas).
	 Risco/Segurança
	
	Considera a possibilidade de ocorrência de
	
	
	Acidentes com o próprio ocupante do cargo,
	
	
	Apesar da observância das normas de 
segurança.
	
	
	Deve ser evidenciada a frequência de 
exposição,
	
	
	A probabilidade e a gravidade das lesões
	
	
	Provenientes dos possíveis acidentes.
	Esforço físico
	
	Exigência quanto ao esforço físico requerido 
pelo
	
	
	Ocupante do cargo, que envolvam posições
	
	
	Incômodas, carregamento de pesos, bem 
como a
	
	
	Intensidade dessa exigência no trabalho.
	
	
	
	11. Esforço mental e visual
	
	Exigência de concentração ou atenção mental 
e
	
	
	Visual requerida do ocupante do cargo. 
Devem ser
	
	
	Determinadas a frequência, a intensidade e a
	
	
	Continuidade do esforço mental e visual.
	12. Condições de trabalho
	
	Considera as condições físicas do ambiente 
de
	
	
	 Trabalho do ocupante do cargo, tais como:
	
	
	Pressão, calor, fumaça, frio, gases, umidade,
	
	
	Graxa, poeira, intempérie e odores.
	
Quadro 01 - Descrição dos Fatores
Fonte: Adaptado de Pontes (2007)
Separação dos Fatores para Análises dos Cargos Administrativos e Operacionais
Para análise dos cargos foram escolhidos os seguintes fatores, levando em consideração as especificações dos cargos administrativos e cargos operacionais:
	
	Cargos Administrativos
	
	
	Cargos Operacionais
	
	
	
	
	
	1
	- Escolaridade
	1
	- Escolaridade
	
	
	
	
	2
	- Conhecimento
	2
	- Conhecimento
	
	
	
	
	3
	- Experiência
	3
	- Experiência
	
	
	
	
	4
	- Iniciativa/Complexidade
	4
	- Iniciativa/Complexidade
	
	
	
	
	5
	- Responsabilidade por máquinas e
	5
	- Responsabilidade por máquinas e
	Equipamentos
	
	Equipamentos
	
	
	
	
	6
	- Responsabilidade por numerários e
	6
	- Responsabilidade por supervisão
	Dados confidenciais
	
	
	
	
	
	
	
	7
	- Responsabilidade por contato
	7
	- Esforço físico
	
	
	
	
	8
	- Responsabilidade por supervisão
	8
	- Esforço mental e visual
	
	
	
	
	
	
	9
	- Risco/Segurança
	
	
	
	
	
	
	
	10 - Condições de trabalho
	
	
	
	
	
Quadro 02 - Fatores para Análises dos Cargos Administrativos e Operacionais
Fonte: Adaptado de Pontes (2007)