Aula 5 Ger Rec Projetos revisada

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GERÊNCIA DE RECURSOS DE PROJETOS 
LUIZ ROBERTO 
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AULA 05 
 Comunicação 
Reuniões Eficazes 
AULA 05 – Comunicação - Reuniões 
 
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AULA 05 – Comunicação - Reuniões 
 
Planejamento das Comunicações 
Distribuição das Informações 
Técnicas de Reuniões inteligentes 
Objetivos da aula 5 
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AULA 05 – Comunicação - Reuniões 
 
INTRODUÇÃO 
Em um projeto, a comunicação deve fluir de forma 
clara, transparente e dirigida para quem vai usá-la. 
O gerenciamento das comunicações visa assegurar 
que as informações de interesse do projeto sejam 
geradas, coletadas, armazenadas, distribuídas e 
descartadas. 
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AULA 05 – Comunicação - Reuniões 
 
O gerenciamento das comunicações compreende os 
seguintes processos: 
Planejamento 
Comunicações 
Distribuição 
Informações 
Técnicas 
Reuniões 
Inteligentes 
Comunicação dos stakeholders. 
Informações à disposição dos 
stakeholders. 
 
Tratamento de conflitos. 
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Importância da comunicação 
Uma comunicação eficaz acelera os processos internos 
e facilita solução de problemas, de conflitos, melhor 
desempenho e tomada de decisão. 
A comunicação eficaz requer feedback 
 
Ocorre quando a mensagem é enviada, 
recebida e entendida conforme pretendida 
pelo emissor. 
 
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Construção de Relacionamento 
 
Os clientes esperam que o gerente de projetos esteja atento 
aos seus objetivos, entenda do seu segmento de negócio e 
seja proativo, promovendo o respeito mútuo, a confiança e a 
credibilidade. 
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Cinco passos para o gerenciamento 
eficaz da comunicação 
1º passo: Ouvir atentamente 
Observe não apenas o que está sendo dito, mas 
como está sendo dito. A linguagem de corpo e 
entonação empregadas proporcionam subsídios 
adicionais. 
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2º passo: Pensar objetivamente 
Respire, dê-se um tempo para organizar as idéias. Só 
interrompa se for para obter esclarecimentos e peça 
para continuar. 
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 3º passo: Discutir abertamente 
A discussão aberta permitirá ao GP obter mais 
esclarecimentos a respeito dos problemas. 
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4º passo: Desenvolver sensibilidade 
Percepção: olhe para além dos limites da mensagem e 
entenda em que circunstâncias ela ocorre. 
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5º passo: Responder rapidamente às necessidades 
É frustrante saber que a mensagem foi entendida, mas 
nenhuma ação foi tomada. 
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Processo de Planejamento das 
Comunicações 
 
Determina o tipo de informação e formatos de comunicações 
entre os stakeholders. 
 
Quem precisa de qual informação, quando, como ela será 
disponibilizada e por quem. 
 
O processo de planejamento das comunicações apresenta 
os seguintes elementos: 
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Requisitos das comunicações. 
Tecnologia das comunicações 
Restrições e premissas 
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Recursos e atividades: 
Cronogramas, Responsabilidades, Logística, 
Necessidades. 
Métodos de distribuição das informações 
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Documentação das lições aprendidas. 
Registros do projeto 
Relatórios do projeto 
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Técnicas de Reuniões inteligentes 
• A reunião é realmente necessária? 
• Qual o objetivo da reunião? 
• Qual o problema que motivou a convocação da reunião? 
• Quais os fatos necessários para a reunião? 
• Quais são as alternativa ou soluções potenciais? 
• Que recomendações podem resultar da reunião? 
• O que aconteceria se a reunião não fosse convocada? 
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O GP deve definir com clareza o 
propósito da reunião. 
Organização da reunião 
 
• Uma agenda 
 
• Escolha do local 
 
• Aviso aos participantes 
 
• Elaboração da pauta da reunião 
 
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Um clima informal e descontraído 
 Participação de todos 
• Saber ouvir 
• Serenidade nas divergências 
• Decisões por consenso 
•Críticas francas e objetivas 
• Liberdade de expressão 
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Como controlar uma reunião 
 
• Fixar hora de início/fim da 
reunião 
• Iniciar com lendo a pauta 
• Estimular as divergências 
• Elaborar a ata da reunião 
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