Resumo sobre a disciplina de Gerenciamento de Prazos

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Gerenciamento de Prazos
Porque os projetos atrasam?
Problemas não identificados com antecedência.
 Riscos ignorados.
 Complexidade técnica.
 Mudanças: requisitos – escopo - prioridades.
 Escopo do projeto não definido ou subestimado.
 Falta de comprometimento da equipe.
 Equipe não qualificada.
 Controles insuficientes.
 Planejamento não realista.
 APLICANDO AS BOAS PRÁTICAS
OS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PRAZOS
Execução dos processos necessários de um modo que o projeto possa ser entregue de acordo com o seu cronograma.
	Grupo de processos
	Processos de Gerenciamento de Tempo do Projeto
	Planejamento
	Planejar o gerenciamento do cronograma
	Planejamento
	Definir as atividades
	Planejamento
	Sequenciar as atividades
	Planejamento
	Estimar os recursos das atividades
	Planejamento
	Estimar as durações das atividades
	Planejamento
	Desenvolver o cronograma
	Monitoramento e Controle
	Controlar o cronograma
Tomada de decisões
INÍCIO
Devido às incertezas que são comuns no início de um projeto, o gerente de projetos pode decidir, juntamente com a equipe do projeto, que alguns pacotes de trabalho não serão planejados como muitos detalhes.
MEIO
À medida que o projeto avança, novas atividades se fazem necessárias. Inclusive, muitas surgem como desdobramento de atividades já identificadas. Mas, atenção! Você precisa ter muito cuidado para não utilizar esta técnica como desculpa para não planejar adequadamente o projeto.
O planejamento em ondas sucessivas deve ser usado quando realmente não existe condições de identificar, com segurança, todo o trabalho que será necessário para realizar um determinado pacote de trabalho.
FIM
Após a identificação de todas as atividades, o resultado final é a lista de atividades, seus atributos (atributos das atividades) e a lista de marcos.
A lista de atividades deve conter pelo menos um identificador único (ID), nome do pacote de trabalho, o nome da atividade e uma descrição do que será realizado, tal como método ou processo.
COLETA DOS PRINCIPAIS ATRIBUTOS
Durante o processo de Definir as atividades, além da lista de atividades, é muito importante a documentação dos seus atributos, que são detalhes sobre cada atividade. São vários atributos por atividade e podem levar muito tempo para a sua identificação. Por isso, eles devem ser progressivamente identificados e documentados à medida que o planejamento avançar.
Alguns atributos poderão ser registrados no próprio software de desenvolvimento de cronograma. No entanto, podemos também criar um modelo para documentar as informações que serão coletadas durante a reunião de identificação das atividades ou em outro momento, e que poderão ser utilizadas na construção do cronograma. 
LISTA DE MARCOS
Também se refere a um resultado importante deste processo. Os marcos podem ser identificados como opcionais ou obrigatórios, internos ou externos, provisórios ou definitivos.
Lembrando que marco é um evento significativo no projeto e a sua duração é igual a zero. Normalmente, os marcos são definidos em conjunto com o patrocinador do projeto. Alguns exemplos de marcos que todo projeto deve ter: "Início do Projeto"; "Plano de Gerenciamento de Projetos aprovados"; "Projeto encerrado".
DICAS DE BOAS PRÁTICAS
Antes da reunião, envie a EAP para os participantes, explicando como será conduzida a reunião para identificação das atividades e a pergunta que deverá ser respondida – "O que precisamos fazer para atingirmos o nosso objetivo?"
Quando possível, definir um e apenas um responsável por cada pacote de trabalho. Ele será o responsável pela validação e condução das atividades. Inicie a decomposição pelos pacotes maiores.
Faça sempre uma revisão para garantir que não ficou nada de fora.
Pare a decomposição quando cada atividade levar menos tempo que a unidade de tempo que você pretende agendar.
Envolva as pessoas certas.
Utilize verbo para identificação das atividades. Exemplos: "Realizar testes de aceitação"; "Preparar lista de verificação".
Marque na lista a seguir quais são as entradas (E) e as saídas (S) para o processo “Identificar as atividades”:
( ) Atributos das atividades
( ) Linha de base do escopo
( ) Fatores ambientais da empresa
( ) Lista dos marcos
( ) Ativos de processos organizacionais
( ) Lista de atividades
( ) Plano de Gerenciamento do Cronograma
(S) Atributos das atividades
(E) Linha de base do escopo
(E) Fatores ambientais da empresa
(S) Lista dos marcos
(E) Ativos de processos organizacionais
(S) Lista de atividades
(E) Plano de Gerenciamento
Ordem cronológica das atividades
Como você pode ver no exemplo anterior, é fácil saber qual é a ordem cronológica das atividades. Mas, para atividades sem informações históricas de outros projetos semelhante poderá ser diferente.
Assim como no processo anterior, o sequenciamento de atividade deverá ser coordenado pelo gerente de projetos, com a participação da equipe e demais pessoas (opinião especializada) que contribuirão para a identificação da ordem de execução de cada atividade e o relacionamento lógico entre elas.
Para que o processo seja bem conduzido, é importante que, antes de reunir a equipe, o gerente tenha em mãos as informações importantes e alinhadas
Sequenciamento das atividades
Agora que já tratamos sobre o planejamento das atividades e todas as informações necessárias para definir o sequenciamento das atividades, chegou o momento de fazer uso das ferramentas e técnicas indicadas para o bom andamento do processo.
Uma técnica muito utilizada para a representação da rede do cronograma é o Método do Diagrama de Precedência (MDP), também conhecida como “Atividade no nó” pois as atividades são representadas em caixas, ou nós, e interligadas por um ou mais relacionamentos lógicos que são representados por setas.
ATIVIDADE B
ATIVIDADE A
Método do diagrama de precedência
O método do diagrama de precedência (MDP) é usado para representar graficamente todas atividades de seu projeto, com suas respectivas dependências.
Dependência é um relacionamento entre o (começo ou) término de uma atividade e o (término ou) começo de uma outra atividade e reflete o relacionamento de causa-efeito entre duas atividades.
Pense no predecessor como a atividade independente que direciona (direcionador) e no sucessor como a atividade dirigida dependente (seguidor).
A fim encontrar o predecessor, a pergunta para fazer é "Qual atividade dirige a outra atividade?".
A rede inteira das dependências é chamada também lógica da rede.
A palavra lógica fornece uma referência muito melhor que o caráter de causa-efeito das dependências.
Cronograma realista
Esta técnica permite no máximo quatro tipos de relacionamentos lógicos que são suficientes para elaboração de um cronograma realista. Veja quais são eles:
Término para Início (TI): é o mais utilizado. O início do trabalho da atividade sucessora depende do término da atividade predecessora, ou seja, a atividade predecessora (A) precisa terminar para que a atividade sucessora (B) possa iniciar.ATIVIDADE A
ATIVIDADE B
Para ilustrar este tipo de relacionamento, vamos utilizar um exemplo bem simples onde:
- Atividade A: prepara a massa do pão (predecessora).
- Atividade B: assa o pão (sucessora).
Como podemos verificar, o tipo de relacionamento lógico é bem claro, mostrando que é impossível assar o pão sem antes preparar a massa.
Término para Término (TT): o término do trabalho da atividade sucessora não pode acontecer até o término da atividade predecessora, ou seja, a atividade predecessora precisa terminar para que a atividade sucessora termine.
Um bom exemplo deste tipo de relacionamento lógico é:
ATIVIDADE A
ATIVIDADE B
- Atividade A: treinar usuários (predecessora).
- Atividade B: dar o suporte ao treinamento (sucessora).
Neste caso, o suporte ao treinamento somente poderá ser concluído após o término do treinamento.
Início para Início (II): o iníciodo trabalho da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora, ou seja, a atividade predecessora precisa iniciar para que a atividade sucessora inicie.
Para entender melhor este tipo de relacionamento lógico, vejamos o exemplo abaixo:ATIVIDADE A
ATIVIDADE B
- Atividade A: derramar concreto (predecessora).
- Atividade B: nivelar concreto (sucessora).
No exemplo acima, logo após o início do trabalho de derramar o concreto, é preciso executar o nivelamento. Caso contrário, o concreto secará, não permitindo nivelar.
Início para Término (IT): o término do trabalho da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora, ou seja, a atividade predecessora precisa iniciar para que a atividade sucessora termine. Este tipo de relacionamento não é muito utilizado e, por isso, não é fácil ter um bom exemplo. Vejamos:
ATIVIDADE A
ATIVIDADE B
- Atividade A: ligar novo computador na mesa do diretor (predecessora).
- Atividade B: desligar computador antigo (sucessora).
Neste caso, a equipe definiu que a atividade de desligar o computador antigo somente poderá ser finalizada quando for possível ligar o novo computador na mesa do diretor.
DETERMINAÇÃO DE DEPENDÊNCIAS
Outra técnica que poderá ser utilizada durante o sequenciamento das atividades é a aplicação de antecipações e esperas. É muito comum a utilização desses termos em inglês:
Antecipações = lead
Esperas = lag
A antecipação (lead) permite o aceleramento da atividade sucessora. Por exemplo, iniciar uma atividade cinco dias antes do término de outra atividade predecessora. Esta técnica é normalmente utilizada na revisão do cronograma, principalmente, quando se chega à conclusão de que não será possível cumprir alguma restrição.
O principal resultado do processo de sequenciamento das atividades é o Diagrama de rede do cronograma do projeto, que nada mais é que uma representação esquemática das atividades e das dependências entre elas (relações lógicas).
O diagrama de rede poderá ser produzido manualmente ou através do uso de um software, que poderá ser o mesmo do cronograma ou um software específico, mas que permite a migração das informações para o software do cronograma.
Um exemplo de software específico é o Pert Chart Expert. Para conhecer mais sobre a ferramenta acesse o link <http://www.criticaltools.com.br/pert.html>.
A outra saída do processo Sequenciar as atividade, como não poderia deixar de ser, é Documentos do projeto atualizados. Durante a definição do sequenciamento das atividades é muito comum identificarmos novas atividades (atualizar a Lista de atividades) e novos atributos (atualizar os Atributos das atividades).
Lembrando que riscos também serão identificados, por isso, não deixe de preparar uma lista com esses riscos para servir de base para os processos de gerenciamento de riscos.
A identificação dos recursos
Antes de continuarmos, é importante saber: o que é feito na etapa de identificação dos recursos de uma atividade?
Nesta etapa são identificados todos os recursos necessários para executar cada atividade. Importante lembrar também que recursos, além de pessoas, incluem também equipamentos, suprimentos e materiais.
Por que devemos utilizar recursos no cronograma?
Bem, além de ser importante para a definição da duração das atividades, é a melhor forma para você assegurar que as responsabilidades estejam bem claras, para controlar a quantidade de trabalho realizado pelas pessoas e pelos equipamentos e controlar a quantidade de material que foi utilizado na execução de cada atividade.
Os tipos de recursos
Recursos para executar a atividade ou recursos de trabalho: São os recursos relativos às pessoas e equipamentos que despendem tempo ou trabalho para executar uma atividade. Exemplos: engenheiro, analista de sistemas, caminhão, guindaste, etc.
Recursos materiais: Os recursos materiais são os itens consumíveis que serão utilizados na atividade. Exemplos: parafusos, cimento, areia, etc. Neste caso, é importante definir a unidade de medida de cada recurso, tais como, Kg, metro e etc.
O OBJETIVO DAS AÇÕES ENVOLVIDAS EM CADA TIPO DE RECURSO.
O diagrama de rede do cronograma
A partir do momento em que o gerente de projeto tem em mãos o Diagrama de rede do Cronograma, onde está definido o relacionamento lógico entre as atividades...
...na sequência poderá dar início à análise para identificação dos recursos que serão necessários para que cada uma das atividades seja executada.
Este também é um processo que deve ser coordenado pelo gerente de projetos, com a participação do time do projeto e de outras pessoas que possam contribuir para a definição dos recursos para cada atividade.
A definição dos recursos
Vamos entender agora como são definidos os recursos! É preciso muito cuidado ao defini-los, pois eles influenciam na duração das atividades. Portanto, uma ótima prática é reunir a equipe do projeto e aplicar algumas técnicas e ferramentas para procurar obter informações bem próximas da realidade. Vamos conhecer algumas novidades e rever outras técnicas e ferramentas que são utilizadas em outros processos.
As técnicas utilizadas nas atividades
A primeira delas é a opinião especializada. Como já vimos, ela é indispensável na fase de planejamento e fundamental para fornecer os recursos e sua disponibilidade. Algumas atividades podem ser executadas de várias maneiras. Certo? Sendo assim, uma outra técnica que deve ser sempre utilizada é a análise de alternativas, em que se analisam os níveis de capacidade ou habilidades de recursos, os tipos ou tamanhos diferentes de equipamentos, a utilização de ferramentas manuais ou automatizadas, fazer ou comprar, contratar ou utilizar recursos internos, etc. Portanto, não deixe de analisar cada uma delas.
Dados publicados para auxílio às estimativas
Em algumas áreas de aplicação, podemos fazer uso dos dados publicados para auxílio às estimativas. São dados divulgados por determinadas empresas, informando os valores de produção e custos unitários dos recursos para várias áreas, materiais, equipamentos e, inclusive, algumas fornecem também por localização geográfica. Existem alguns órgãos de classes e instituições que mantêm estas informações. Esses dados realmente podem ser de grande ajuda.
Estimativa bottom-up
Uma outra técnica muito utilizada, principalmente quando uma atividade não pode ser estimada com nível razoável de certeza, é a estimativa bottom-up. Neste caso, a estimativa é feita de baixo para cima, com a decomposição em subitens, e cada um deles é detalhado de tal maneira que permita fazer uma estimativa. No final, os valores são consolidados em uma quantidade total para cada recurso definido.
Software de gerenciamento de projetos
É claro que você pode executar este processo de forma manual, usando as ferramentas do dia a dia, principalmente nos projetos mais simples e de curta duração. No entanto, a utilização de software de gerenciamento de projetos sempre facilita o planejamento, a organização, o gerenciamento dos grupos de recursos (pools) e, como não poderia deixar de ser, o desenvolvimento das estimativas de recursos. Então, procure, sempre que possível, utilizar as facilidades de um software.
Requisitos do Recurso da atividade
Como resultado do processo, os requisitos do Recurso da atividade fornecerão os recursos necessários para cada atividade que fará parte do cronograma. Não deixe de documentar a base de estimativa de cada recurso, as premissas que foram utilizadas para realizar as estimativas, disponibilidade e a quantidade de recursos. Essas informações, mais cedo ou mais tarde, ajudarão na revisão do cronograma e também serão muito úteis em outros projetos semelhantes.
Como especificar os recursos?
Você pode especificar cada recurso listando o nome da pessoa que executará a(s) atividade(s), descrição do cargo que ele ocupa na empresa e as habilidades e conhecimentos específicos que a pessoa pode ter.
Estrutura analíticados recursos (EAR)
Um outro resultado deste processo é a estrutura analítica dos recursos (EAR), que nada mais é que uma estrutura hierárquica dos recursos estimados, separados por categoria e tipo de recursos.
Agora que aprendemos sobre todas as técnicas e atividades relativas à estimativa de recursos, vejamos algumas dicas de boas práticas:
Devemos ter o cuidado de não sobrecarregar os membros da equipe do projeto, principalmente aqueles que desempenham as suas tarefas melhor do que o esperado.
Procure sempre identificar as habilidades e conhecimentos específicos que uma pessoa deve ter para executar uma atividade, isto aumentará as suas chances de alocar a pessoa certa.
Documente como cada estimativa foi elaborada e as premissas em que foi baseada. Isto evitará alguns conflitos, principalmente quando as pessoas que participaram ou forneceram as estimativas não estiverem mais presentes.
Forneça um feedback para a equipe que fez as estimativas apresentando os dados reais. Mas, atenção, não utilize isto como uma forma de punir a equipe.
Pessoas experientes fazem estimativas mais precisas.
ESTIMAR O TEMPO DE CADA ATIVIDADE
No caso da atividade pintar a parede, se alocarmos 4 recursos, significa que o tempo de duração será quatro vezes menor?
Não, isto nem sempre é verdade! Se a atividade não for bem orientada, eles podem demorar um certo tempo para estabelecer a fronteira que cada um deve pintar e, por isso, levar mais tempo do que o esperado.
Não deixe também de considerar que existe um processo inicial de aprendizado, que faz com que a pessoa não esteja apta a produzir de imediato na velocidade esperada, mas a sua produtividade aumentará ao longo do tempo. Este processo é conhecido como curva do aprendizado.
Mas, lembre-se: nem sempre alocar mais recursos para uma atividade significa que ela será executada em menos tempo e de forma proporcional. Existe uma frase que resume muito bem a questão de alocação de mais recursos em uma atividade:
"Nove mulheres não têm um bebê em um mês".
Aumento arbitrário
O aumento arbitrário da duração de uma atividade, bem como a inclusão de "gorduras" não deve ser uma prática adotada. Por isso, fique atento quando alguém dizer:
“Não faço a menor ideia de quanto tempo esta atividade vai levar. Vou dar um chute e multiplicar por dois. ”
Quando isto acontecer, o gerente de projetos, juntamente com as pessoas que estão fazendo as estimativas, precisam identificar e discutir as incertezas, procurando esclarecer ao máximo os pontos que são desconhecidos.
Processo: estimar a duração das atividades
ESTIMATIVA DE 3 PONTOS
FORMULA: P +4M+O/6
1 – 60+4X44+30/6
2 – 50+4X37+25/6
Dicas de boas práticas
Evite os aumentos arbitrários na duração das atividades. Eles indicam um gerenciamento de projetos inadequado.
Você pode utilizar mais de um tipo de estimativas (por exemplo análoga e paramétrica) para complementar e ajudar na obtenção de boa estimativa.
Não deixe de estabelecer uma reserva para acomodar os riscos.
Evite utilizar as estimativas de um ponto ao invés da estimativa de três pontos. As estimativas de um ponto podem trazer alguns efeitos negativos ao projeto
Não deixe de fornecer para a equipe todas as informações necessárias para a realização das estimativas.
Procure fazer um teste de coerência das estimativas.
Registre todas as premissas que foram utilizadas para a elaboração das estimativas.
Modelo de cronograma
Como funciona o modelo do cronograma? O modelo do cronograma é composto por todos os dados do projeto que são fundamentais para produzir o cronograma do projeto, com as datas de início e término para cada atividade e os marcos do projeto, constituindo a linha de base do cronograma. Para que isto seja válido, a linha de base do cronograma é a versão aprovada que servirá de base para comparação entre o planejado e o realizado, permitindo o acompanhamento do andamento das atividades. Importante ressaltar que a linha de base do cronograma pode ser alterada somente através de um processo de controle de mudanças.
Processo: desenvolver o cronograma
Mas, por que desenvolver um cronograma de atividades?
O objetivo deste processo é analisar a sequência das atividades, a duração, os recursos requeridos e as restrições para criar o cronograma do projeto. Para entender melhor, clique aqui e veja como são distribuídas as etapas de um modelo de cronograma.
O desenvolvimento do cronograma
Agora que vimos como são distribuídos os processos de um cronograma, nesta etapa, após a execução dos processos anteriores, o gerente de projetos já possui, em mãos, todas as informações que ele necessita para desenvolver o cronograma do projeto, tais como: atividades e seus atributos, premissas, restrições, requisitos de recursos, datas requeridas ou impostas, riscos, provisão (reserva) e outras informações. Essa sequência está representada na figura, a qual apresenta os cinco processos anteriores que são a base para desenvolver um cronograma de acordo com as boas práticas do PMI.
A aplicação das técnicas e ferramentas do processo
Análise de rede de cronograma: É uma técnica utilizada para criar o cronograma final do projeto. A análise consiste em utilizar uma ou mais técnicas que vamos conhecer a seguir.
Método do caminho crítico: Estima a duração do projeto analisando o seu caminho mais longo, ou seja, identificando a primeira e a última data em que ele pode ter início e a primeira e a última data em que ele pode terminar. Para entendermos melhor como utilizar este método, é necessário conhecermos alguns conceitos que serão explicados melhor na próxima tela.
Data mais cedo - Data mais tarde – Folga
A folga é também conhecida como flutuação e também faz parte do método do caminho crítico. A folga pode ser dos seguintes tipos:
Folga total: tempo em que uma atividade pode atrasar sem atrasar o projeto.
Folga livre: tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar o início mais cedo da atividade sucessora.
Folga do projeto: tempo em que o projeto pode ser atrasado sem atrasar a data de término do projeto compromissada.
Folga negativa: quando a data de término do projeto for posterior à data determinada na linha de base. A folga negativa determina qual o prazo para recuperar o projeto ou a atividade.
Método da cadeia crítica: Este método é uma outra forma de desenvolver o cronograma do projeto que leva em consideração as dependências das atividades e dos recursos, utilizando, para isto, um diagrama de rede e também o caminho crítico. Para isto, este considera que cada atividade ocorrerá o mais tarde possível para cumprir a data final do projeto. Este método também define buffers, que são tempos de reserva para proteger o projeto dos desvios nas durações das atividades ou na utilização de recursos.
Técnicas de otimização de recursos: Dentre as ferramentas apresentadas até o momento existem também as técnicas de otimização de recursos.
Para que servem estas técnicas?
As técnicas de otimização de recursos são usadas para otimizar a utilização de recursos e podem ser utilizadas de duas formas:
Nivelamento de recursos - É utilizado de forma a adequar os recursos quando estes são limitados. Quando utilizado, aumenta o prazo e os custos do projeto. O objetivo de usar esta técnica é evitar a utilização de recursos acima de sua capacidade. Por exemplo, um recurso está alocado mais de 8 horas por dia.
Arredondamento de recursos ou suavização de recursos - Esta técnica tem como objetivo promover uma alocação constante dos recursos dentro dos limites de folga das atividades sem impactar a sua data de término, não alterando, contudo, a duração do projeto e nem o caminho crítico do projeto.
Técnicas de modelagem
Análise de cenários "E-se": esta técnica analisa os cenários de forma a prever dos seus efeitos positivos ou negativos aos objetivos do projeto. Como por exemplo - "E se a situação representada pelo cenário "Y" acontecer? Uma análise da rede do cronograma é executada usando o cronogramapara computar os diferentes cenários, tais como atraso em uma importante entrega, uma greve ou mudança em um determinado processo. O resultado desta análise pode ser utilizado para avaliar a viabilidade do cronograma do projeto debaixo de condições adversas e, assim, preparar contingências e planos de respostas para eliminar ou mitigar as situações inesperadas.
Simulações: a técnica de simulação mais conhecida é a Análise de Monte Carlo. Esta técnica utiliza um software para simular o resultado de um projeto, com base nas estimativas de três pontos (otimista, pessimista e mais provável) de cada atividade, calculando a probabilidade do projeto terminar em um determinado dia e a um determinado custo.
Compressão do Cronograma
Outra técnica utilizada é a compressão do cronograma. Esta é uma técnica utilizada para reduzir o cronograma sem mudar o escopo do projeto. Normalmente, esta deve ser aplicada quando a data de término do projeto não pode ser atendida. Vejamos dois métodos de compressão de cronograma:
neste método as atividades que normalmente seriam realizadas em sequência, passam a ser realizadas em paralelo. Impactos - alteração no diagrama de rede, realocação de recursos e aumento de riscos. 
Compressão: já no método de compressão, deve-se aumentar os recursos alocados para a realização de determinadas atividades reduzindo a sua duração. Impactos - aumento de custos e redução da produtividade. Importante lembrar, que nem sempre isto é possível, portanto, é fundamental uma análise das alternativas para a redução da duração de uma atividade.
Ferramenta para desenvolvimento do cronograma
Como já vimos, o cronograma é o resultado da realização dos processos anteriores e da análise de rede do cronograma, que está inserida no processo de desenvolver o cronograma. Para desenvolver o cronograma você pode utilizar vários softwares especialistas, tais como MSProject e Primavera que são liberados somente mediante à obtenção de licença junto ao fornecedor ou, então, softwares livres, como, por exemplo, OpenProject e GanttProject, que podem ser utilizados sem nenhum custo.
Os formatos utilizados para desenvolvimento do cronograma
Como o próprio nome diz, utiliza barras horizontais para representar o período de agendamento de cada atividade. Este tipo de formato de gráfico não inclui as dependências entre as atividades e nem recursos, mas por ser bem simples, pode ser utilizado para o controle do projeto junto à equipe, facilitando a visualização e a análise das variações entre planejado (linha de base) e realizado.
Este diagrama representa as atividades e suas dependências em um formato de diagrama de rede, podendo incluir as datas de início, término e duração das atividades.
Este formato representa apenas os marcos do projeto com as suas respectivas datas. É um excelente instrumento de comunicação com todas as principais partes interessadas.
A execução do processo
Agora que vimos como é feita a elaboração e as metodologias inerentes ao desenvolvimento do cronograma. Chegou o momento de saber algumas questões sobre a execução do processo como um todo. A execução do processo para desenvolver o cronograma pode requerer uma revisão das estimativas de recursos e de durações das atividades para criar um cronograma aprovado. Importante lembrar que a revisão e a manutenção devem ser executadas não só na fase de planejamento, mas também durante a execução do projeto.
Após o término do processo desenvolver o cronograma, você terá em suas mãos a linha de base do cronograma, que é a versão do modelo de cronograma que será utilizado para acompanhar e medir o desempenho do projeto. Lembrando que, a linha de base do cronograma não poderá ser alterada sem uma aprovação formal, cujo procedimento deverá ser definido no processo de controle de mudanças
Controle do cronograma
A partir do momento em que o planejamento foi finalizado e a execução das atividades foi iniciada, é preciso controlar o cronograma do projeto.
Esta atividade pode incluir:
Analisar o desempenho do cronograma.
Comparar o planejado versus o que foi realizado.
Garantir que a linha de base do cronograma seja cumprida.
Analisar os desvios e definir ações preventivas e corretivas.
Prever como será o desempenho no futuro.
Identificar as mudanças no cronograma.
Gerenciar as mudanças.
Comunicar todas as mudanças e os seus impactos.
Ferramentas para controlar o cronograma
O uso de técnicas e ferramentas para controlar o cronograma é fundamental. Vejamos então quais as principais:
Revisão do desempenho: medir, comparar e analisar o desempenho, tais como, data de início e data de término real, percentual de completude, tempo restante para o trabalho que está em progresso.
Vejamos algumas técnicas que auxiliam o gerente de projetos nesta árdua, mas importantíssima tarefa:
Análise de tendências: examina o desempenho do projeto para determinar se está melhorando ou piorando. Técnicas de análise de gráficos são utilizadas para entender o desempenho e para comparações com os objetivos futuros de desempenho.
Método do caminho crítico: comparando o progresso ao longo do caminho crítico pode ajudar a determinar o status do cronograma. Qualquer variação no caminho crítico terá um impacto direto na data de conclusão do projeto. É muito importante também avaliar o progresso das atividades que estão no caminho quase crítico, podendo identificar riscos no cronograma.
Método da cadeia crítica: uma outra forma de ajudar a determinar o status do cronograma é comparar a quantidade de buffers restantes com a quantidade de buffer necessário para proteger as datas de entregas.
Gerenciamento do valor agregado
Apesar de ser uma técnica de controle de custos, mede o desempenho do projeto combinando a avaliação do escopo, tempo e custos. Esta técnica leva em consideração três métricas:
Valor Planejado (VP) = valor orçado para a conclusão do trabalho planejado até a data de análise. Por exemplo, se as atividades A e B, orçadas em R$200,00 e R$300,00 respectivamente, de acordo com a linha de base do cronograma já deveriam estar concluídas, então o VP será de R$500,00.
Custo Real (CR) = custos incorridos até a data de análise, verificando todos os custos diretos e indiretos. Por exemplo, se para as atividades A e B foram gastos R$500,00, o CR será de R$500,00.
Valor Agregado (VA) = analisa o valor orçado para o trabalho concluído até a data de análise. Por exemplo, se as atividades A e B estão finalizadas e foram orçadas em R$200,00 e R$300,00 respectivamente, o valor agregado será igual a R$500,00.
Avaliação de desempenho
Para avaliar o desempenho do cronograma: Variação de Prazos (VPR) = representa a diferença entre o Valor Agregado e o Valor Planejado: VPR = VA – VP
Exemplo: Atividade A e B: VP = R$500,00 e VA = R$500,00; VPR = 500,00 - 500,00 ==> VPR = 0
Neste caso, significa que não existe nenhuma variação de prazo. Isto é muito bom! No entanto, esse indicador por si só não auxilia na avaliação do desempenho de prazos, principalmente, quando existem desvios. Se, por exemplo, um desvio de 1.000 pode ser significativo se o orçamento total for de 2.000, mas poderá ser insignificante se o orçamento total for de 1.000.000.
Por isso, outro indicador deve também ser considerado, que é o Índice de Desempenho de Prazos (IDP): IDP = VA/CR.
Se o resultado for maior do que 1, indica que o projeto está adiantado. Se o resultado for menor do que 1, indica que o projeto está atrasado.
Previsões de cronograma
Ao final do processo controlar o cronograma, você terá como resultados as informações sobre o desempenho do trabalho, através do cálculo dos indicadores VPR (Variação de Prazos) e IDP (Índice de Desempenho de Prazos). Essas informações também serviram para alimentar o processo.
Outra importante saída são as Previsões do cronograma, que são estimativas ou previsões de condições e eventos futuros do projeto com base nas informações e conhecimento disponível. As previsõessão atualizadas com base no desempenho do passado e o desempenho esperado no futuro.
Solicitações de mudanças
As Solicitações de mudanças podem ser resultado da análise dos desvios do cronograma juntamente com a revisão do relatório de progresso, resultados da medida de desempenho e das modificações do escopo do projeto ou do cronograma do projeto, o que poderá resultar em uma solicitação de mudança na linha de base do cronograma ou na linha de base do escopo e/ou em outros componentes do plano de gerenciamento do projeto. As solicitações de mudanças são gerenciadas através do processo para o controle integrado de mudanças que pertencem à área de conhecimento Integração. Lembrando que também as ações preventivas podem recomendar mudanças para eliminar ou reduzir a probabilidade de desvios no cronograma.
As Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto são também uma saída desse processo que, normalmente, precisa ser atualizado. É muito comum atualizar a Linha de Base do Cronograma, o próprio Plano de Gerenciamento do Cronograma e a Linha de Base de Custos. Como não poderia deixar de acontecer, as Atualizações dos Documentos do Projeto não podem ser esquecidas. E, por fim, as Atualizações dos Ativos de Processos Organizacionais, tais como as causas de desvios, as ações corretivas e outras lições aprendidas no decorrer do processo de controle do cronograma do projeto.
Dicas de boas práticas
Monitore regularmente o desempenho em relação ao cronograma do projeto.
Reafirme junto com a equipe do projeto as responsabilidades e compromissos assumidos com o projeto, tais como, as atividades que eles serão responsáveis pela execução, as datas planejadas e os esforços que eles definiram como necessários para executar as atividades.
Mantenha as partes interessadas informadas.
Defina um formato e um processo padronizado para a equipe registrar as realizações e os fatos relevantes.
Defina a frequência em que você fará uma avaliação geral do desempenho do projeto.
Não deixe tomar ações corretivas para manter seu projeto alinhado à Linha de Base do Cronograma.
Se sua empresa não tiver um software de gerenciamento de projetos, utilize um sistema manual ou planilhas para fazer o controle.