EXTRA Material 04 Gestão de Processos 2012 2

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GESTÃO DE 
PROCESSOS 
Prof. Alexandre Magno 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO 
 DO TRABALHO 
2 
Prof. Alexandre Magno 
Estudo e Análise do Trabalho 
• Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e 
criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa 
• Análise do Processamento do Trabalho - 
racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho 
• Análise das Operações e Postos de Trabalho - 
otimizar os movimentos realizados no trabalho e 
organizar o posto de trabalho 
• Insatisfação de unidades que mantêm alguma relação 
informal com a unidade gerente 
• Demora na transmissão de dados 
• Divulgação de dados incorretos 
• Existências de filas 
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Indicadores de Problemas 
Objetivos 
• Diagnosticar eventuais tempos de ócio 
• Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu 
tempo de realização 
• Controlar a correspondência entre treinamento dos 
empregados e as suas tarefas 
• Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as 
áreas e entre as pessoas 
• Quadro de distribuição do trabalho (QDT) é um 
instrumento utilizado para analisar as diversas atividades 
atribuídas a cada uma das unidades existentes em uma 
empresa. 
• Função: Corresponde a uma agregação de atividades 
análogas, interdependentes, que encadeiam num único 
campo especializado de trabalho 
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Conceitos 
• Atividade: Compreende um agrupamento de tarefas 
complementares. 
• Tarefa:è o meio pelo qual se atinge cada atividade ou 
objetivo global de cada unidade, compreendendo uma 
rotina (passo a passo) 
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Conceitos 
Estudo e Análise do Trabalho 
A B C D 
Tarefa 
Atividade 
Processo 
Exemplo: 
Função 
Conferência de assinatura e de saldo, Debitar valor na conta etc. Tarefas 
Pagamento de cheques, Recebimento de depósitos etc. Atividades 
Controle de Contas Correntes, Cobrança de Títulos etc. 
Tarefas seqüenciais (Ex.: coletar dados e tabular dados) 
Tarefas paralelas (Ex.: coletar dados capital e coletar dados interior) 
Função 
• Levantar as atividades que o colaborador está envolvido 
• Descrever as tarefas executas 
• Identificar quanto as tarefas 
– Se diárias, regulares ou esporádicas 
– Tempo gasto para sua execução 
• Consolidação da lista diária em semanal 
• Elaboração da lista de atividades do setor 
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Etapas da QDT 
• Montagem do Quadro de Distribuição do Trabalho – 
QDT 
• Analise do QDT com base em quatro blocos: 
– Tempo, 
– Capacidade profissional 
– Equilíbrio no volume de trabalho 
– Possibilidade de mudanças 
 
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Etapas da QDT 
Etapas QDT 
1. Registro das Tarefas Individuais 
 a) preliminar 
Nome: João da Silva
Órgão: Setor de Compras
Cargo: Comprador Tempo Base: Dia
TAREFAS OPERAÇÕES TEMPO QUANTID
. Verifico se o cadastro do 
está atualizado 
00:05h 
2
. Se não estiver, telefono para 
que este o atualize
 00:15h 
2
. Verifico a data do último 
fornecimento
00:02h
2
. Etc.
. Relaciono todos os 
fornecedores que deverão 
cotar preço
00:20h
2
. Remeto essa relação para 
digitação
00:02h
2
. Confiro digitação 00:30h 2
. Etc.
 3. ... .... ...
1. Consultar 
Cadastro de 
Fornecedores
2. Emitir 
Pedido de 
Cotação
1. Registro das Tarefas Individuais 
 b) definitiva 
Nome: João da Silva
Órgão: Setor de Compras Tempo Base:Semana
Cargo: Comprador 12/03-16/03
Nº TAREFAS
FREQ 
DIA
FREQ 
SEMANA
TEMPO 
DIA
TEMPO 
SEMANA
1.
Consultar Cadastro de 
Fornecedores
2 10 00:24h 02:00h
2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h
3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h
4.
Elaborar Mapa Comparativo 
de Cotação
1 5 01:00h 05:00h
5.
Verificar Autorização de 
Fornecimento
2 10 00:24h 02:00h
6. ...
07:24h 37:00h
Preparado por: Carlos Ribeiro
Conferido por : Henrique Campos
Data: 19/04/2010
Observações Total
Etapas QDT 
2. Agrupamento das Tarefas em Atividades 
Nº ATIVIDADES TAREFAS
Consultar cadastro de 
fornecedores
Emitir pedido de cotação
Digitar pedido de cotação
Executar tomada de preço
Verificar o pedido de cotação
Elaborar mapa comparativo de 
cotação
Digitar mapa comparativo de 
cotação
Julgar propostas
3. ... ...
1. Fazer Cotação de Preços
2.
Fazer Mapa Comparativo de 
Cotação e Julgar Propostas
Etapas QDT 
3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT 
Nº Denominação
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Consultar 
cadastro de 
fornecedores 
(G)
2h
Emitir pedido 
de cotação 
(G)
5h
Executar 
tomada de 
preço (G)
10h
2
Fazer Mapa 
Comparativo de 
Cotação e 
Julgar 
Propostas
19h
Julgar 
Propostas 
(G)
4h
Elaborar 
mapa 
comparativo 
de cotação 
(E)
5h
Digitar 
mapa 
comparativo 
de cotação 
(A)
10h
... ... ... ... ... ... ... ... ...
147h 43h 37h 37hTOTAL
Vilma
Secretária
1
Fazer Cotação 
de Preços 
32h 5h
Verificar o 
pedido de 
cotação 
(C)
Digitar 
pedido de 
cotação (A)
10h
ATIVIDADES
Sérgio 
Chefe
José Antonio 
Comprador
Tempo 
Semana
Tempo 
Semana
Tempo 
Semana
A Digitação 37h C Verificação 11h E Elab. mapas 30h
B Prest. Inform. 21h D Compr. Emerg 5h F Atendim telef 10h
G Outros 33h
Características 
Operativas
Características 
Operativas
Características 
Operativas
Etapas QDT 
 
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Fator Tempo 
• Está relacionado com o 
tempo que cada tarefa caba 
consumindo em sua 
execução. 
• Deve existir uma relação 
direta entre a quantidade de 
tempo consumido na tarefa 
e a sua importância 
declarada na área. 
1. Quais as atividades que absorvem mais tempo? 
 
2. Quais as atividades que deveriam absorvem mais 
tempo? 
 
3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de 
execução? 
 
4. Existe esforço mal empregado? 
Fator Tempo 
Fator Capacidade Profissional 
Está relacionado com a perfeita 
adequação da mão de obra 
empregada nas tarefas e atividades 
em análise, contando com tal o 
cargo ocupado, as tarefas 
desempenhadas, o treinamento 
oferecido, o salário atribuído. 
1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente? 
2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores? 
3. Há indícios de necessidade de treinamento? 
4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e 
equipamentos? 
5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo? 
6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si? 
7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas? 
Fator Capacidade Profissional 
1. O trabalho está distribuído de forma adequada? 
2. Há acúmulo de trabalho? Urgente? 
3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem 
necessidade? 
4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, 
etc.)? Por que? 
Fator Capacidade Profissional 
O desenvolvimento de qualquer 
tarefa na organização apresenta 
um custo, seja de elaboração, de 
produçãoou de manutenção. 
 Este salário pago se converte 
num total de horas que o 
funcionário coloca a disposição da 
empresa. E são estas horas que 
estão alocadas no QDT. 
 
Fator Custo 
1. O Trabalho está superespecializado? 
2. Há duplicidade de trabalho? 
3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado? 
4. Podem-se simplificar os formulários? 
5. O layout permite um fluxo racional do trabalho? 
6. Todas as tarefas são realmente necessárias? 
ANÁLISE E DESENHO 
 DE FORMULÁRIOS 
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Prof. Alexandre Magno 
• Continua dificuldade na compreensão e preenchimento 
• Formação de filas 
• Permanência de problemas após a racionalização do 
trabalho 
• Demora na utilização 
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Indicadores 
• Facilitar o fluxo de informações na empresa 
• Uniformizar procedimentos 
• Centralizar controles, evitando dispersões 
• Promover a criação e desenvolvimento de formulários 
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Objetivos 
• Fixar padrões uniformes para projeto e especificações 
físicas de formulários 
• Harmonizar o uso junto aos demais componentes que 
colocam a organização em movimento 
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Objetivos 
• Inventário dos formulários existentes, classificação e 
codificação 
• Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de 
informações 
• Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários 
existentes ou sua adaptação 
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Estratégias de Implantação 
• Criação de novos formulários 
• Teste de novos formulários 
 
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Estratégias de Implantação 
• Escalonamento das informações por prioridade de 
consulta 
• Ordenamento das informações segundo sua origem 
• Dimensionamento dos campos a serem preenchidos 
 
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Técnicas Periféricas 
• Atender ao contraste de cores 
• Cálculo de consumo e estabelecimento do estoque 
mínimo e máximo 
• Determinação do tempo de duração e freqüência de 
manuseio do formulário 
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Técnicas Periféricas 
• Em formulário de uso interno, o nome da empresa é 
dispensável, bastante a utilização do logotipo 
• As instruções devem ser reduzidas 
• Redação deve ser clara e objetiva 
• Atentar para as terminologias técnicas 
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Recomendações 
• Em formulário de uso interno, o nome da empresa é 
dispensável, bastante a utilização do logotipo 
• As instruções devem ser reduzidas 
• Redação deve ser clara e objetiva 
• Atentar para as terminologias técnicas 
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Recomendações 
• Usar campos (boxes) definidos para respostas 
• Evitar linha pontilhada ou tracejada para respostas 
• Prever sempre o uso de equipamentos eletrônicos 
• Usar cores adequadamente 
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Recomendações 
• Considerar o custo final da confecção de formulários 
• Participação do usuário na elaboração do formulário 
• Arquivamento do formulário 
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Recomendações