Relatório de Estágio - Parcial 2017.3

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RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO - OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL
SEMESTRE 2017.3
Aluno (a): Caroline Batista dos Santos
Matrícula: 201501314645
Empresa: Simão Advogados Associados
Endereço da empresa: Rua General Andrade Neves, 9 – Salas 1413 à 1416
Telefone da empresa: 21 2620-6222
Site/e-mail da empresa: http://www.simaoadvogados.com/
APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
A empresa “Simão Advogados Associados” atua no segmento jurídico e está no mercado há 17 anos. Presta serviços para a Policia Militar do Estado do Rio de Janeiro (PMERJ), Corpo de Bombeiros Militares (CBMERJ) e empresas de grande porte. Tem como perfil de negócio: a) atuar nas áreas Cível, Família, Trabalhista e, com foco voltado para, as áreas de Direito Penal e Administrativo Militar. b) operar com uma base de clientes próximo a cinco mil. c) atuar com uma equipe especializada de profissionais internos e externos. d) investir nas mais variadas ferramentas de comunicação, visando a excelência no atendimento aos clientes, fornecedores e colaboradores internos e externos.
PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO
A função exercida no escritório “Simão Advogados Associados” é administrar, coordenar e controlar o departamento administrativo Financeiro. 
As atividades desempenhadas são: Controlar, elaborar e alimentar planilhas e relatórios mensais; controlar as atividades desenvolvidas pelos colaboradores internos e externos; planejar e implementar atividades que visem o melhor desempenho dos processos; emitir e enviar boleto bancário; cobrar aos inadimplentes; emitir e transmitir NF-E; pagar aos fornecedores; arquivar e organizar documentos; retirar retorno bancário e enviar remessa bancária ao Banco do Brasil; elaborar e depositar cheques; controlar as horas de trabalho de todos os colaboradores, assim como as faltas; fazer e programar a folha de pagamento e recarregar os vales transportes; fazer atendimento telefônico e presencial; reverter cancelamentos e insatisfações de clientes; monitorar as respostas a e-mails e mensagens via whatsapp; participar de reuniões mensais para expor ao superior a relação de tudo o que ocorreu no decorrer do mês.
Apresentar fluxo ou mapeamento das atividades desenvolvidas:
As atividades de Controle envolvem verificar e analisar se tudo está sendo realizado conforme solicitado ou se há alguma divergência, caso haja divergência, é informado ao departamento responsável para que seja preparado/respondido/corrigido;
As atividades de elaboração e alimentação de planilhas e relatórios envolvem a atualização de informações e/ou recebimento de documentos que precisam ser analisados pelos advogados/estagiários;
O planejamento e implementação de atividades ocorrem quando há um problema em determinado processo e o mesmo precisa ser corrigido, então é analisado uma forma de melhorar este processo e implementado, esta nova atividade implementada é controlada minuciosamente para verificar se está sendo desenvolvida conforme foi planejado ou não;
A emissão e o envio de boletos bancários são feitos mensalmente a partir do dia cinco, com os vencimentos para o dia quinze, a partir do dia dezesseis é iniciada uma cobrança diária, através do whatsapp e telefone, aos inadimplentes que deixaram de pagar no dia do vencimento, essa cobrança só é finalizada no último dia útil do mês;
A emissão e transmissão de Nota Fiscal Eletrônica ocorre através de um software chamado “Soft Rom”, neste software é possível selecionar as notas que serão transmitidas à prefeitura e fazer a transmissão utilizando o Certificado Digital;
O pagamento aos fornecedores envolve o pagamento de todas as contas de consumo do escritório e as compras de suprimentos, como mercado e papelaria;
O arquivamento de documentos envolve a organização de todas as documentações, como contas, contratos e outros, que devem ser arquivados em determinados locais;
O retorno bancário é retirado diariamente para verificar se houve pagamento de mensalidades e/ou particulares e a remessa bancária é enviada ao banco sempre quando há emissão de algum boleto, através de um software para que seja informado ao banco todos os boletos que foram emitidos no dia;
Os cheques elaborados e depositados são de cliente. Esses cheques se originam de Mandados de Pagamento depositados na conta do escritório, portanto, é repassado o valor do Mandado de Pagamento através de um cheque na conta do cliente;
O controle da hora dos funcionários ocorre através de um Ponto eletrônico;
O controle da folha de pagamento e da relação de Vale Transporte é feito através de uma planilha, a programação da folha de pagamento é feita pelo Internet Banking do Banco Bradesco e a emissão do boleto para pagamento do vale transporte é feita através do Site do Rio Card;
Os atendimentos telefônico e presencial são feitos diariamente, seja para tirar dúvidas de clientes, direcionar ao departamento jurídico, reverter insatisfações, fazer e/ou reverter cancelamentos, tirar dúvidas financeiras e/ou enviar/entregar segunda via de boletos;
O monitoramento de e-mails e whatsapp são feitos para verificar se o cliente está sendo respondido pelo departamento responsável;
A reunião com o superior é feita uma vez por mês, sempre no primeiro dia útil do mês, para que seja demonstrado através de relatórios tudo o que ocorreu no decorrer do mês anterior, relacionado a produtividade, entrada e saída de receita, faltas e justificativas, prazos feitos e não feitos, e-mails e mensagens de whatsapp respondidas e não respondidas e a previsão da folha de pagamento.
 
Atuo nesta função desde o dia 14 de julho de 2015, ingressando na empresa como estagiária, tendo a carteira assinada no dia 05 de janeiro de 2017 no cargo de auxiliar administrativo.
CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO
Missão da empresa: 
Atender seus clientes nas mais diversas áreas do Direito de forma segura e eficaz, com o objetivo de satisfazer todas as suas necessidades.
Contribuição das atividades desenvolvidas por você para o alcance dos objetivos organizacionais. 
A atividade de administração financeira maximiza as receitas, planeja, coordena e controla os processos e as atividades da organização, objetivando atender as expectativas organizacionais, melhorando a tomada de decisão e promovendo a eficácia de seus processos, satisfazendo, desta forma, as necessidades da organização e de seus clientes.
RELACIONAR AS ORIENTAÇÕES E TREINAMENTOS RECEBIDOS E APRENDIZAGEM DECORRENTE
Tipos de treinamentos e orientações:
Não há treinamentos na organização. As orientações ocorrem através do superior periodicamente.
As orientações são de supervisionar, rotineiramente, todos os processos a fim de saber se estão sendo elaborados de acordo com o planejado, verificar as alterações de Receita de um mês para o outro e, caso algum cliente deixe de pagar, verificar o motivo do não pagamento. 
RECURSOS UTILIZADOS NAS ATIVIDADES – MANUAIS E EQUIPAMENTOS
O escritório possui um ambiente agradável e climatizado. A tecnologia utilizada é de grande importância na organização, pois os softwares constituem o sistema interno (utilizado por todos os colaboradores), o sistema de emissão de Nota Fiscal – Eletrônica e o sistema de comunicação com os clientes. Os objetos de trabalho são computadores e telefones.
RESULTADOS ESPERADOS EM RELAÇÃO AS SUAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA: 
O que é esperado pela empresa em relação as atividades que você desempenha?
É esperado que as receitas sejam maximizadas e as despesas minimizadas, o pagamento dos fornecedores estejam em dia, todos os processos sejam elaborados de acordo com o planejado e os números de reclamações e cancelamentos sejam minimizados.
RESULTADOS ALCANÇADOS
Nos últimos doze meses os dados dos Relatórios Indicam um crescimento na receita de 35%. Esse crescimento só foi possível com a implementação do whatsapp como ferramenta de cobrança.
Com a implantação de um sistema de comunicação mais eficaz, os dados indicam umcrescimento na associação de aproximadamente 130%, nos últimos seis meses.
Os cancelamentos caíram cerca de 50%, ou seja, se há um ano realizava-se um número de cancelamento mensal de aproximadamente 60 contratos por motivos de insatisfação, problemas financeiros ou distância, nos últimos seis meses, houveram cerca de 30 cancelamentos mensais apenas por motivo financeiro.
 
INDICADORES RELACIONADOS AO SEU DESEMPENHO PROFISSIONAL
Descrever o processo de avaliação formalizado em relação ao desempenho das atividades mais importantes
O processo de avaliação de desempenho é feito através de relatórios que são emitidos mensalmente, esses relatórios demonstram todas as receitas e despesas que o escritório obteve, a quantidade de clientes associados, cancelados e as reclamações, a produtividade de cada funcionário, assim como as faltas e justificativas. Esses relatórios auxiliam na tomada de decisão e fornecem uma ampla avaliação de todos os colaboradores.
DIFICULDADES ENCONTRADAS X OPORTUNIDADES
Dificuldades: Os departamentos são abertos tanto na área administrativa, quanto na área jurídica, consequentemente, acarreta em um ambiente barulhento atrapalhando a concentração das pessoas e a privacidade. O programa de Nota Fiscal Eletrônica (Soft Rom) é bastante problemático e lento, quando necessita emitir um lote com mais de quatro mil notas fiscais, é necessário entrar em contato com os técnicos do programa para a solução dos problemas e as notas só são transmitidas após um período de 24h.
Oportunidades: Ter a capacidade de lidar com problemas e resolvê-los; capacidade de lidar e gerir pessoas; ampliar o conhecimento na área financeira e gerencial; desenvolver aptidões tais como saber ouvir, avaliar, dialogar e elogiar.
FATORES OBSERVADOS
Como você percebe os seguintes fatores no exercício do seu estágio na empresa:
Remuneração – A política de remuneração está de acordo com o que o mercado oferece. Há alterações salariais anualmente para os advogados, estagiários e funcionários por merecimento. 
Supervisão – A supervisão é democrática, pois todos possuem autonomia para dialogar, criar e opinar. O Supervisor elogia quando algo é realizado com eficiência. Isso torna o ambiente criativo e a equipe motiva.
Autonomia – O grau de autonomia é bastante elevado, pois há autonomia para tomar decisões, lidar com clientes problemáticos, fazer pagamentos aos fornecedores e aos colaboradores, alterações de horários, escalas e lidar com informações confidenciais.
Diferenciação – O escritório fornece serviços para empresas de grande porte, essas empresas requerem uma atenção especial da área financeira, portanto, além do envio de e-mail e mensagens via whatsapp, é necessário o contato por telefone para que seja explicado e detalhado o que foi enviado por e-mail. Alguns clientes que precisam do serviço na área Criminal e não estão cobertos por este serviço também requerem uma atenção especial, portanto, é feito o mesmo procedimento. 
Participação – A participação nos processos e atividades do escritório ocorrem nas reuniões que é feita mensalmente com o supervisor. Nessas reuniões é possível sugerir mudanças, implementar novas ideias e ajustar algumas funções. 
Clima da organização – O clima organizacional é tranquilo e saudável, há dias mais calmos e dias mais agitados, mas a cooperação de todos mantém um clima propício.
 
Relações de poder – Na hierarquia tem o Dono do Escritório como Presidente/Administrador/Supervisor, não possui gerentes e os departamentos são divididos por Líderes. Segue a relação de Departamentos existentes: Departamento Administrativo Financeiro, que cuida de toda a parte burocrática e financeira do escritório; Departamento Administrativo Militar, que responde pela área administrativa Militar; Departamento Jurídico, que cuida da parte processual das áreas Cível, Família, Trabalhista e Militar; e o Departamento Criminal, que cuida da parte criminalista, fornecendo assistência jurídica 24h por dia.
As atividades de cada departamento são distribuídas entre os funcionários, advogados e estagiários, cada um sabe qual é a função a ser exercida diariamente, podendo ser modificada e/ou acrescida alguma função pelo líder do departamento.
Liderança – O Estilo de Liderança dominante é o Democrático, pois há interação nos departamentos, liberdade de opinião, criação e autonomia. 
Satisfação com o trabalho – É satisfatório, pois há uma boa condição de trabalho, a relação com a equipe é cooperativa e harmônica.
Significado do trabalho – O trabalho desempenhado é valorizado e reconhecido, pois está diretamente ligado a parte financeira do escritório, ou seja, mexe com o dinheiro da empresa, e está diretamente ligado a parte burocrática, o que, consequentemente, faz os processos e as atividades funcionarem conforme foi planejado. Em relação aos clientes, o trabalho é desempenhado para suprir as suas necessidades e fazer com que os prazos sejam cumpridos para atender as suas expectativas.