Relatório de Estágio - FINAL 2017.3

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RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO - PROJETO DE TCC
SEMESTRE 2017.3
INFORMAÇÕES GERAIS
Nome: Caroline Batista dos Santos
Matrícula: 201501314645
E‐mail: carolinesb1995@live.com
Nome da empresa: Simão Advogados Associados
Relatório referente ao período de: 05/01/2017 a  20/10/2017
1 INTRODUÇÃO
Este relatório descreve as atividades realizadas no escritório Simão Advogados Associados, localizado na Rua General Andrade Neves, 9 – Grupo 1413 ao 1416, São Domingos, Niterói/RJ, e tem a finalidade de apresentar a implantação do conhecimento teórico, abordado durante o curso de administração, em prática, através do desenvolvimento do Estágio Supervisionado. 
Diante disso, com o objetivo de tornar claro esse documento, o trabalho divide-se da seguinte forma:
Inicialmente será feita a apresentação da empresa e as atividades nela desenvolvidas.
Abordaremos também os métodos, práticas e políticas adotados pelo escritório Simão Advogados a fim de mostrar de forma eficaz, simples e clara como desenvolver um bom trabalho de prestação de serviços, tornando o clima organizacional tranquilo e saudável, onde seus colaboradores sintam-se motivados em desempenhar um bom trabalho.
2 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
A empresa “Simão Advogados Associados” atua no segmento jurídico e está no mercado há 17 anos. Presta serviços para a Policia Militar do Estado do Rio de Janeiro (PMERJ), Corpo de Bombeiros Militares (CBMERJ) e empresas de grande porte. Tem como perfil de negócio: a) atuar nas áreas Cível, Família, Trabalhista e, com foco voltado para as áreas de Direito Penal e Administrativo Militar. b) operar com uma base de clientes próximo a cinco mil. c) atuar com uma equipe especializada de profissionais internos e externos. d) investir nas mais variadas ferramentas de comunicação, visando a excelência no atendimento aos clientes, fornecedores e colaboradores internos e externos.
O departamento administrativo/financeiro é responsável por maximizar as receitas, planejar, coordenar e controlar os processos e as atividades da organização, objetivando atender as expectativas organizacionais, melhorando a tomada de decisão e promovendo a eficácia de seus processos, satisfazendo, desta forma, as necessidades da organização e de seus clientes.
3 PROGRAMAÇÃO DAS ATIVIDADES
No departamento administrativo/financeiro são realizadas as seguintes atividades:
Diariamente – verificar em todas as planilhas de controle se as atividades estão sendo desempenhadas conforme solicitado;
Diariamente – Alimentar todas as planilhas de controle;
Diariamente – Fazer arquivamento de documentos;
Diariamente – Fazer o retorno e a remessa bancária pelo Gerenciador Financeiro do Banco do Brasil;
Diariamente – Fazer atendimento telefônico e presencial;
Diariamente – Verificar se os e-mails e as mensagens enviadas via whatsapp foram respondidas pelo departamento responsável;
Dia 1º de cada mês – Fazer a emissão dos relatórios de controle de atividades e controle financeiro;
Dia 1º de cada mês – Participar de reuniões para expor o que ocorreu durante o mês anterior, identificar problemas e possíveis soluções a serem implantadas, auxiliar na tomada de decisão. 
Dia 1º de cada mês – fazer a programação de pagamento aos fornecedores e aos colaboradores internos e externos pelo Internet Banking do Banco Bradesco;
Dia 5, 6 e 7 de cada mês – Emitir boletos bancários e fazer envio através do e-mail e do whatsapp;
Dia 15 de cada mês – Enviar lembrete de vencimento dos boletos pelo whatsapp;
A partir do dia 16 de cada mês – Iniciar uma cobrança diária, através do whatsapp e telefone, aos inadimplentes que deixaram de pagar no dia do vencimento;
Dia 28 de cada mês – Emitir boleto para pagamento do vale transporte dos colaboradores e programar no Internet Banking do Banco Bradesco;
Dia 28 de cada mês – Fazer emissão e transmissão de Nota Fiscal Eletrônica;
De acordo com o pagamento judicial – Elaborar cheques e depositar nas contas dos clientes;
De acordo com a solicitação dos departamentos – Emitir relatórios de processos parados, em andamento e arquivado.
4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
As atividades desenvolvidas são: Controlar, elaborar e alimentar planilhas e relatórios mensais; controlar as atividades desenvolvidas pelos colaboradores internos e externos; planejar e implementar atividades que visem o melhor desempenho dos processos; emitir e enviar boleto bancário; cobrar aos inadimplentes; emitir e transmitir NF-E; pagar aos fornecedores; arquivar e organizar documentos; retirar retorno bancário e enviar remessa bancária ao Banco do Brasil; elaborar e depositar cheques; controlar as horas de trabalho de todos os colaboradores, assim como as faltas; fazer e programar a folha de pagamento e recarregar os vales transportes; fazer atendimento telefônico e presencial; reverter cancelamentos e insatisfações de clientes; monitorar as respostas a e-mails e mensagens via whatsapp; participar de reuniões mensais para expor ao superior a relação de tudo o que ocorreu no decorrer do mês. Segue abaixo uma apresentação detalhada do fluxo das atividades desenvolvidas: 
 As atividades de Controle envolvem verificar e analisar se tudo está sendo realizado conforme solicitado ou se há alguma divergência, caso haja divergência, é informado ao departamento responsável para que seja preparado/respondido/corrigido; 
 As atividades de elaboração e alimentação de planilhas e relatórios envolvem a atualização de informações e/ou recebimento de documentos que precisam ser analisados pelos advogados/estagiários;
 O planejamento e implementação de atividades ocorrem quando há um problema em determinado processo e o mesmo precisa ser corrigido, então é analisado uma forma de melhorar este processo e implementado, esta nova atividade implementada é controlada minuciosamente para verificar se está sendo desenvolvida conforme foi planejado ou não;
 A emissão e o envio de boletos bancários são feitos mensalmente a partir do dia cinco, com os vencimentos para o dia quinze, a partir do dia dezesseis é iniciada uma cobrança diária, através do whatsapp e telefone, aos inadimplentes que deixaram de pagar no dia do vencimento, essa cobrança só é finalizada no último dia útil do mês;
 A emissão e transmissão de Nota Fiscal Eletrônica ocorre através de um software chamado “Soft Rom”, neste software é possível selecionar as notas que serão transmitidas à prefeitura e fazer a transmissão utilizando o Certificado Digital;
 O pagamento aos fornecedores envolve o pagamento de todas as contas de consumo do escritório e as compras de suprimentos, como mercado e papelaria;
 O arquivamento de documentos envolve a organização de todas as documentações, como contas, contratos e outros, que devem ser arquivados em determinados locais;
 O retorno bancário é retirado diariamente para verificar se houve pagamento de mensalidades e/ou particulares e a remessa bancária é enviada ao banco sempre quando há emissão de algum boleto, através de um software para que seja informado ao banco todos os boletos que foram emitidos no dia;
 Os cheques elaborados e depositados são de cliente. Esses cheques se originam de Mandados de Pagamento depositados na conta do escritório, portanto, é repassado o valor do Mandado de Pagamento através de um cheque na conta do cliente;
 O controle da hora dos funcionários ocorre através de um Ponto eletrônico;
 O controle da folha de pagamento e da relação de Vale Transporte é feito através de uma planilha, a programação da folha de pagamento é feita pelo Internet Banking do Banco Bradesco e a emissão do boleto para pagamento do vale transporte é feita através do Site do Rio Card;
 Os atendimentos telefônico e presencial são feitos diariamente, seja para tirar dúvidas de clientes, direcionar ao departamento jurídico, reverter insatisfações, fazer e/ou reverter cancelamentos, tirar dúvidas financeiras e/ou enviar/entregar segunda via de boletos;
 O monitoramento de e-mails e whatsapp são feitos para verificar se o cliente está sendo respondidopelo departamento responsável;
 A reunião com o superior é feita uma vez por mês, sempre no primeiro dia útil do mês, para que seja demonstrado através de relatórios tudo o que ocorreu no decorrer do mês anterior, relacionado a produtividade, entrada e saída de receita, faltas e justificativas, prazos feitos e não feitos, e-mails e mensagens de whatsapp respondidas e não respondidas e a previsão da folha de pagamento.
5 PROJETO DE PESQUISA APLICADA
5.1 TEMA DELIMITADO
A importância do controle interno no escritório Simão Advogados Associados
5.2 CONTEXTUALIZAÇÃO DO PROBLEMA
O escritório Simão Advogados Associados é uma empresa de pequeno porte que busca o crescimento e a expansão frente a globalização e as mudanças constantes que ocorrem no mundo dos negócios. 
A busca pelo crescimento e expansão levam os responsáveis pela empresa a buscarem alternativas para verificar os resultados de suas ações. Torna-se necessário informações que os auxiliem na tomada de decisão. Para que possam ter informações confiáveis e controle sobre todos os processos que ocorrem em sua empresa, é necessário que a organização obtenha um sistema de controle eficaz e pessoas qualificadas para monitorar o que está sendo executado pelos departamentos.
O controle interno é um grande aliado para o sucesso de qualquer empreendimento, pois ele proporciona segurança nas informações e detecta desvios ou irregularidades, ocasionando, desta forma, o alcance dos objetivos e metas da organização. 
5.3 O PROBLEMA
Quais são as contribuições que o controle interno pode oferecer à gestão de um escritório de advocacia?
5.4 OBJETIVOS
Geral ou Final
Demonstrar as contribuições que o controle interno oferece à gestão de um escritório de advocacia.
Específicos ou Intermediários
- Conceituar controle interno;
- Identificar os objetivos e as finalidades do controle interno;
- Identificar a existência de controle interno na empresa;
- Analisar como o controle interno pode contribuir para o melhor desempenho da empresa.
5.5 REFERENCIAL TEÓRICO
Para Almeida (2007, p. 63) “o controle Interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.”
Segundo Chiavenato (2003, p. 613) “O controle exerce uma função restritiva e coercitiva, no sentido de coibir ou restringir desvios indesejáveis, pode ser, também, ‘um sistema automático de regulação no funcionamento de um sistema e, por fim, com função administrativa, através do planejamento, organização e a direção’.”
Segundo Oliveira, Perez Junior e Silva (2009, p.5) “a controladoria deve persuadir a coletar e organizar informações e dados importantes para a tomada de decisão, ter controle e monitoramento sobre as atividades executadas e desempenhadas por todos os departamentos da empresa e principalmente ter capacidade de influenciar nas decisões dos gestores da empresa.”
Para Perez Jr, Pestana e Franco (1997, p.37) “a controladoria busca otimizar os resultados econômicos da organização através da definição de um modelo de informações baseado no modelo de gestão”
Almeida (2007, p.64) diz: “Os funcionários da empresa devem estar totalmente cientes em relação às políticas existentes na empresa, mas para tal, é de total responsabilidade da administração estar passando claramente e por escrito aos mesmos a qual todos tenham plena consciência da forma que a instituição pretende trabalhar.”
5.6 METODOLOGIA
A pesquisa em questão é exploratória, pois visa proporcionar familiaridade com o problema estudado. 
Pode ser definida como bibliográfica, pois inclui pesquisa em livros. 
A pesquisa é desenvolvida com caráter qualitativo, pois estuda as experiências individuais, havendo manifestação para a subjetividade.
5.7 BIBLIOGRAFIA 
ALMEIDA, Lauro Brito; PARISI, Cláudio; PEREIRA, Carlos Alberto. Controladoria. In CATELLI, Armando (Org. Uma Abordagem da Gestão Econômica). GECON. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2001.
ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: um curso moderno e completo. 7 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 
OLIVEIRA, Luís Martins de; PEREZ JUNIOR, José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica. São Paulo: Atlas, 2009.
PEREZ JUNIOR, José Hernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sérgio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão. São Paulo: Atlas, 1997.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro, Campos, 2003.
OLIVEIRA, Evandro Ferreira Martins & D' Á VILA, Marcos Zähler. Conceitos e técnicas de controles internos de organizações. São Paulo: Nobel, 2002.
6 COMENTÁRIOS E CONCLUSÕES
O estágio supervisionado contribui para adquirir novos conhecimentos e proporcionar experiências práticas sobre o que é estudado de forma teórica na universidade. 
Em sua rotina, o estagiário adquiri habilidades e competências que contribuem para o sucesso profissional e se depara com situações inesperadas que o obriga a ser flexível para resolver tal obstáculo. 
Monitorar cada processo e atividade que ocorre dentro de um escritório de advocacia é uma função de grande importância, pois é através desta monitoração que é possível encontrar desvios e irregularidades e analisar se todos os departamentos estão cumprindo com o que é solicitado. Porém, não é uma tarefa fácil. Pois a área do Direito trabalha com prazos judiciais, e controlar o cumprimento dos prazos que chegam de repente é muito complicado.
Para o controle destes prazos foi necessário fazer uma planilha, mas, para que esta funcione adequadamente, é primordial que os departamentos jurídicos que são comunicados sobre o surgimento dos prazos, informe ao setor responsável pelo controle para que este possa monitorar.
É possível observar que há transparência no trabalho realizado, a implementação dos processos mapeados melhorou a comunicação interna e a realização das atividades, os colaboradores são dedicados e motivados, e buscam prestar o melhor serviço possível ao cliente. Mas ainda há situações que fogem do controle interno, como uma ação existente que chega no escritório para que o mesmo assuma, esta ação não é monitorada, algumas vezes, devido o setor de controle não ser informado pelo setor jurídico, isto ocorre em razão da urgência de alguns casos. 
Com a implantação do controle interno foi possível observar um excelente aproveitamento dos processos, a coleta de dados importantes que auxiliam na tomada de decisão, otimização do tempo e a implementação de atividades relevantes.