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Avaliação do processo de implantação e utilização do sistema MRP como ferramenta para o Planejamento e Controle da Produção: o caso da LabTest Diagnóstica. MONOGRAFIA DE GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Ludmila Cerqueira Souza Ouro Preto, 2003 Universidade Federal de Ouro Preto – UFOP Escola de Minas - EM Departamento de Engenharia de Produção, Administração e Economia - DEPRO ii Ludmila Cerqueira Souza Avaliação do processo de implantação e utilização do sistema MRP como ferramenta para o Planejamento e Controle da Produção: o caso da LabTest Diagnóstica. Monografia apresentada ao curso de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Ouro Preto como parte dos requisitos para a obtenção de Grau em Engenheiro de Produção. Orientador: Prof. MSc. João Esmeraldo da Silva Ouro Preto Escola de Minas - UFOP Fevereiro / 2003 iii Monografia defendida e aprovada, em 26 de fevereiro de 2003, pela comissão avaliadora constituída pelos professores: João Esmeraldo da Silva – Professor orientador Jacqueline Elizabeth Rutkowski – Professora convidada Jorge Luiz Bréscia Murta – Professor convidado iv SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS .................................................................................................... vi GLOSSÁRIO ................................................................................................................. vii RESUMO........................................................................................................................ ix 1 - INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 1 1.1- Origem do trabalho................................................................................................. 2 1.2- Importância do trabalho .......................................................................................... 2 1.3- Objetivo Geral ........................................................................................................ 3 1.3.1- Objetivo Específico.......................................................................................... 3 1.4- Limitações do trabalho ........................................................................................... 4 1.5- Metodologia ............................................................................................................ 4 1.6- Estrutura do trabalho .............................................................................................. 5 2 - PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO E SUAS INTERFACES COM AS OUTRAS ÁREAS DA EMPRESA............................................................... 6 2.1- Planejamento e Controle da Produção.................................................................... 7 2.1.1- Planejamento Estratégico da Produção .......................................................... 10 2.1.2- Planejamento Mestre da Produção................................................................. 13 2.1.3- Programação da Produção.............................................................................. 15 3 - SISTEMAS MRP: CONCEITOS E LÓGICA DE FUNCIONAMENTO ......... 24 3.1- Planejamento das Necessidades de Materiais – MRP I........................................ 24 3.1.1 – Parametrização do sistema MRP.................................................................. 31 3.2 – Planejamento dos Recursos de Manufatura – MRP II ........................................ 34 3.2.3 – Implantação do Sistema MRP II .................................................................. 42 3.3 – A importância da utilização de sistemas MRP na gestão da produção e de materiais....................................................................................................................... 45 4 - A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA MRP DE GESTÃO DA PRODUÇÃO E DE MATERIAIS: O CASO DA EMPRESA LABTEST DIAGNÓSTICA ......... 47 4.1 – A implantação do sistema MRP ......................................................................... 48 4.2 – Funcionamento do sistema ................................................................................. 50 4.2.1 – Exemplos de problemas com a previsão de vendas ......................................... 52 v 4.2.2 – Deficiências apontadas pelo Gerente de Produção na utilização do MRP na empresa ........................................................................................................................ 53 4.3 – Benefícios do MRP ............................................................................................. 56 5 - CONCLUSÕES ........................................................................................................ 58 5.1 – Recomendações para continuidade do trabalho.................................................. 59 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................ 60 vi LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 - VISÃO GERAL DAS ATIVIDADES DE PCP ........................................................ 9 FIGURA 2 - CURVA ABC ............................................................................................... 18 FIGURA 3 - ESQUEMA DO PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS (MRP I). 25 FIGURA 4 - CÁLCULO DE NECESSIDADES LÍQUIDAS NO MRP ......................................... 29 FIGURA 5 - SISTEMA MRP II......................................................................................... 36 vii GLOSSÁRIO CPM – Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico: técnica que busca solucionar problemas de Planejamento e Controle de Produção em projetos de grande porte. CRP – Capacity Requeriments Plans ou Planos de necessidades de capacidade: um dos módulos do MRP II que calcula as necessidades de capacidade para cada centro, período a período, com base nas informações de centros produtivos, roteiros e tempos. Demanda dependente: é a demanda por componentes, que é derivada da demanda de outros itens. Explosão de requisitos: separação de itens afins em peças componentes que podem ser programadas e planejadas isoladamente. JIT – Just in Time: sistema de produção criado pelos japoneses que tem por objetivo produzir bens e/ou serviços exatamente no momento em que são necessários, com qualidade e sem desperdícios. Kanban: método de operacionalizar o sistema de planejamento e controle puxado, ou seja, o recebimento de um Kanban (cartão ou sinal) dispara o transporte, a produção ou o fornecimento de uma unidade ou de um contenedor-padrão de unidades. Lead Time: tempo que decorre entre a liberação de uma ordem (de compra ou produção) e o momento a partir do qual o material referente à ordem está pronto e disponível para uso. Lista de materiais: relação de todos os componentes (submontagens e materiais) que entram em um item montado, incluindo os números de peças e quantidade exigida para montagem. MPS – Master Production Schedule ou Planejamento Mestre de Produção: uma das etapas do Planejamento e controle da Produção, tem por objetivo desmembrar os planos produtivos estratégicos de longo prazo em planos específicosde produtos acabados para médio prazo MRP I – Material Requirements Planning ou Planejamento de Requisitos de Material: ferramenta computacional para calcular as necessidades de materiais, emitir ordens de compra e de produção, controlar estoques e planejar e controlar a produção. viii MRP II – Manufacturing Resource Planning ou Planejamento de Recursos de Manufatura: é um prolongamento dos conceitos MRP I, incluindo dados sobre o custo do produto, fornecendo relatórios financeiros, bem como de material e de capacidade. PCP – Planejamento e Controle da Produção: determina o que, quanto, como, onde, quando e quem irá produzir. PERT – Program Evaluation and Review Technique ou Técnica de Revisão e Avaliação de Programa: técnica que busca solucionar problemas de Planejamento e Controle de Produção em projetos de grande porte. PMP – Plano Mestre da Produção: mostra, em cada período, qual é a quantidade de cada item a ser fabricada. RCCP – Rought Cut Capacity Planning ou Planejamento grosseiro de capacidade: um dos módulos do MRP II, responsável por fazer um cálculo de capacidade que possa ser executado rapidamente. Requisitos: necessidades projetadas de matérias-primas componentes, submontagens ou bens acabados. Os requisitos brutos são necessidades totais de todas as fontes, ao passo que as necessidades líquidas são “líquidas” após usar o estoque disponível. S&OP – Sales and Operations Planning ou Planejamento de vendas e operações: é um processo de planejamento que trata principalmente de decisões agregadas que requerem visão de longo prazo do negócio. Setup: tempo de preparação e troca de ferramentas no equipamento. SFC – Shop Floor Control ou Controle de Chão de Fábrica: módulo do MRP II responsável pela seqüenciação das ordens, por centro de produção, dentro de um período de planejamento, e pelo controle da produção, no nível da fábrica. ix RESUMO O presente trabalho avalia o processo de implantação do sistema MRP como ferramenta para o Planejamento e Controle da Produção (PCP). Para tal foi realizada uma revisão da literatura abrangendo os principais conceitos relacionados aos temas de PCP, MRP I – Material Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais e MRP II – Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura. A partir da revisão da literatura, foi elaborado um questionário, baseado inclusive no artigo de FENSTERSEIFER e BASTOS (1989), que foi aplicado numa empresa de pequeno porte do setor farmacêutico, instalada na região metropolitana de Belo Horizonte. Com a pesquisa de campo, pôde-se levantar as vantagens da utilização desta ferramenta, destacando as principais dificuldades enfrentadas pela empresa para a implantação do software e operacionalização do seu uso. Pôde-se perceber que a implantação é um processo que exige comprometimento da alta direção da empresa, treinamento intenso de todos os funcionários, pois a característica principal desta ferramenta é a integração de todos os departamentos, bom gerenciamento do processo de implantação, bem como uma escolha do software mais adequado às necessidades da empresa. Acredita-se que, através deste estudo de caso, poder-se-á contribuir tanto com a empresa pesquisada como àquelas que desenvolvem e comercializam sistemas MRP, ou ainda, àquelas que pretendem implantar o MRP, de modo que este seja implantado da maneira mais eficaz possível. Além disso, será de grande importância para complementar o assunto visto em sala de aula nas disciplinas de Planejamento e Controle de Produção I e Planejamento e Controle de Produção II do curso de Engenharia de Produção, e, conseqüentemente, para uma melhor preparação do graduando. 1 1 - INTRODUÇÃO Nas duas últimas décadas, as empresas de manufatura têm enfrentado significativas mudanças em seu ramo de negócios. Conseqüentemente, tais mudanças têm gerado alterações e/ou adequações de seus sistemas produtivos e de gestão empresarial. Em diversos segmentos industriais, a concorrência tem sido cada vez mais acirrada, acarretando pressões para melhoria da qualidade dos produtos, redução dos custos, inovação e lançamento de produtos e flexibilidade no atendimento da demanda. Nesse contexto, destaca-se a importância do Planejamento e Controle da Produção para o aumento da competitividade. Para que o PCP atinja seus objetivos, este precisa administrar informações vindas de diversas áreas do sistema produtivo. Por isso, ele relaciona-se com praticamente todos os departamentos da empresa, seja de forma direta ou indireta. O departamento de PCP é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos produtivos de forma a atender da melhor maneira possível aos planos estabelecidos em níveis estratégico, tático e operacional. Ademais, considerando a complexidade atual dos sistemas produtivos e das atividades desenvolvidas pelo departamento de PCP, é necessário a utilização de ferramentas que auxiliem e agilizem a tomada de decisão. Uma das ferramentas bastante utilizadas pelas indústrias com essa finalidade é o sistema MRP – Material Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Material. Isto, despertou o interesse em conhecer detalhadamente os princípios de funcionamento desse sistema, bem como avaliar os benefícios gerados numa empresa do ramo industrial. Sabe-se que as ferramentas baseadas em sistemas computadorizados exigem que a empresa possua um sistema de informação bem estruturado de modo que a conversão do sistema “tradicional” para o informatizado seja mais rápida e gere resultados satisfatórios a curto e médio prazos. Porém, nem sempre as empresas possuem sistemas administrativos organizados. Isto exige, portanto, uma revisão detalhada e/ou readequação de seus sistemas administrativos de planejamento e controle para que estas consigam utilizar grande parte dos recursos oferecidos pela ferramenta computacional. É exatamente esse o objeto da pesquisa que pretende-se empreender a 2 partir de estudos anteriores realizados por outros pesquisadores, a fim de levantar alguns pontos que indique as vantagens obtidas através do MRP do ponto de vista dos sistemas produtivos e empresarial em nível estratégico, tático e operacional. Constatou-se que, aparentemente, as pesquisas com esse enfoque são raras ou inexistentes. Assim, acredita-se que dentre as principais contribuições deste trabalho destaca-se a descrição detalhada das principais dificuldades e barreiras que atrasam o processo de implantação de MRP nas empresas. A partir dessas constatações, tanto a empresa pesquisada como àquelas que desenvolvem e comercializam sistemas MRP, ou ainda, àquelas que pretendem implantá-lo, podem utilizar essas informações para planejar e treinar os usuários da ferramenta, de modo que esta seja implantada o mais rápido possível e de maneira eficaz. 1.1- Origem do trabalho O trabalho teve início na disciplina PRO 103 – Projeto em Engenharia de Produção I – do curso de Engenharia de Produção da UFOP. Nesta, foi proposto aos alunos que fizessem o projeto da monografia, que deverá ser concluída no final deste curso. A área escolhida foi a de Gerência da Produção. Ao examinar o conteúdo dos diversos livros analisados sobre essa área, verificou-se que uma das ferramentas bastante utilizadas no Planejamento e Controle da Produção é o sistema MRP de gestão da produção e de materiais. Isto, despertou o interesse em conhecer detalhadamente os princípios de funcionamento desse sistema, bem como os benefícios geradosnuma empresa do ramo industrial. 1.2- Importância do trabalho Os aspectos relevantes deste trabalho são: a) O uso do sistema MRP como ferramenta de Planejamento e Controle da Produção; 3 b) Através desse estudo de caso, pode-se contribuir para a complementação do assunto visto em sala de aula nas disciplinas Planejamento e Controle de Produção I e Planejamento e Controle de Produção II do curso de Engenharia de Produção, e, conseqüentemente, para uma melhor preparação do graduando; c) A possibilidade de integração entre a Universidade e as empresas, isto será de grande relevância para o curso de Engenharia de Produção. 1.3- Objetivo Geral Avaliar o processo de implantação e a utilização do sistema MRP como ferramenta de Planejamento e Controle da Produção em uma empresa que possua o este sistema funcionando. 1.3.1- Objetivo Específico a) Abordar conceitos atuais da literatura ligados ao Planejamento e Controle da Produção e aos sistemas MRP de gestão da produção e de materiais; b) Fazer um estudo exploratório baseado na pesquisa de FENSTERSEIFER & BASTOS (1989), a fim de obter informações sobre o processo de implantação do sistema MRP em uma empresa. c) Destacar as vantagens da implantação do MRP e seus benefícios; d) Destacar as dificuldades que a empresa obteve durante a fase de implantação do MRP; e) Destacar os resultados obtidos na utilização do MRP. 4 1.4- Limitações do trabalho existem várias ferramentas computacionais que s”ao utilizadas para gerir as diversas atividades empresariais em organizações de grande, médio e pequeno porte. Dentre estas, pode-se destacar: MRP – Material Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Material, MRP II – Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura, OPT – Optimized Production Technology ou Programação Fina de Produção, ERP – Enterprise Recourses Planning ou Planejamento de Recursos da Corporação, EDI – Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, entre outras; as quais visam otimizar os recursos e principalmente auxiliar na tomada de dcecisões. Entretanto, dada as limitações de tempo, o foco do presente trabalho concentrou-se especificamente no sistema MRP II 1.5- Metodologia Para realização da presente monografia foi feita uma pesquisa qualitativa através de um estudo de caso, ou seja, um estudo de um objeto de maneira a permitir o seu amplo e detalhado conhecimento. Este objeto, no caso, é a utilização do sistema MRP como ferramenta para o Planejamento e Controle de Produção em uma indústria do ramo farmacêutico. A primeira etapa do trabalho foi a revisão bibliográfica elaborada a partir de material já publicado, constituído principalmente de livros, artigos publicados em periódicos, artigos apresentados em congressos e material disponibilizado na Internet, buscando-se abordar os principais conceitos relacionados ao Planejamento e Controle da Produção e ao MRP I e II. Na segunda etapa, foi realizada um reunião com o Vendedor Técnico de uma empresa que fabrica e comercializa sistemas MRP, para que esta pudesse auxiliar na busca por uma empresa que utiliza o sistema em questão. A seleção da empresa a ser pesquisada foi feita considerando-se a facilidade de locomoção, o interesse e a 5 disponibilidade da empresa em fornecer os dados necessários. A partir de então, foi agendada uma entrevista para realização da pesquisa. Para auxiliar na entrevista, foi elaborado um questionário com perguntas abertas, com base na revisão da literatura sobre Planejamento e Controle de Produção e sistemas MRP, principalmente no artigo de FENSTERSEIFER e BASTOS (1989). A quarta etapa, consistiu em entrevista estruturada a partir da aplicação de questionário e semi estruturada com uma discussão aberta no final da entrevista. Finalmente, foi feita a transcrição da fita e uma análise detalhada da entrevista, a fim de interpretar e compreender a realidade da empresa, no intuito de elaborar as conclusões e recomendações. 1.6- Estrutura do trabalho O capítulo 2 “Planejamento e Controle de Produção e suas interfaces com as outras áreas da empresa”, é composto por uma revisão bibliográfica a respeito do Planejamento e Controle de Produção, onde são destacados os principais conceitos de PCP e o seu inter-relacionamento funcional com os diversos departamentos da empresa. O capítulo 3 “Sistemas MRP: conceitos e lógica de funcionamento”, também é composto por uma revisão bibliográfica, porém a respeito dos sistemas MRP I e MRP II. Este capítulo contém a descrição do processo histórico do surgimento do sistema MRP, a lógica de funcionamento e sua evolução para o sistema MRP II, bem como a lógica de funcionamento do sistema MRP II. O capítulo 4 “A implantação de sistemas MRP de gestão da produção e de materiais: o caso da LabTest Diagnóstica”, apresenta uma breve descrição da empresa pesquisada, contendo o processo histórico de implantação do sistema MRP. Além disso, é apresentada a tabulação dos dados obtidos na entrevista, bem como as respectivas análises e interpretações da realidade empresarial observada. O capítulo 5 “Conclusões e recomendações”, apresentada as principais conclusões a que se chegou, bem como recomendações de novos estudos complementares para os pontos onde não foi possível atacar, por falta de tempo. 6 2 - PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO E SUAS INTERFACES COM AS OUTRAS ÁREAS DA EMPRESA Os gerentes de produção possuem indiretamente um grande nível de responsabilidade no sentido de garantir o bom desempenho das atividades da organização em diversas áreas. Uma vez que, há um inter-relacionamento funcional bastante intrincado com as áreas de desenvolvimento do produto, marketing, vendas, financeira, contabilidade, compras, etc. De acordo com SLACK et al. (1996), as responsabilidades dos gerentes de produção podem ser diretas ou indiretas. Com relação as responsabilidades diretas, as seguintes se destacam: · entender os objetivos estratégicos da produção; · desenvolver uma estratégia de produção para a organização; · desenhar produtos, serviços e processos de produção; · planejar e controlar a produção; · melhorar o desempenho da produção. Por outro lado, dentre as responsabilidades indiretas, destacam-se as seguintes: · informar aos outros departamentos da empresa sobre as oportunidades e as restrições fornecidas pela capacidade instalada de produção; · discutir com os outros departamentos da empresa sobre como os planos de produção e os demais planos da empresa podem ser modificados para benefício mútuo; · encorajar os outros departamentos da empresa a dar sugestões para que a função produção possa prestar melhores serviços aos demais departamentos da empresa. A seguir será discutida uma das responsabilidades diretas dos gerentes de produção, a de planejar e controlar a produção, objetivo deste trabalho. 7 2.1- Planejamento e Controle da Produção CORRÊA (2001) explica que para que haja um planejamento é preciso se basear numa visão sistêmica, ou seja, entender os fatos ocorridos no passado e no presente e suas respectivas influências para a tomada de decisão, para obter no futuro os resultados planejados. E ainda, que planejar é projetar um futuro que é diferente do passado, a partir de variáveis sobre as quais se tem controle. MACHLINE et al. (1978) definem o Planejamento e Controle de Produção como a função administrativaque tem por objetivo fazer os planos que orientarão a produção e servirão de guia para o seu controle. Assim, o Planejamento e Controle de Produção determina o que, quanto, como, onde, quando e quem irá produzir. A fase de planejamento consiste em determinar os planos, ou seja, o que deverá ser feito. A fase de controle consiste em comparar o que foi feito com o que deveria ter sido feito. Para TUBINO (1997), após definidas as metas e estratégias da empresa, faz-se necessário formular planos para atingi- las, administrar os recursos humanos e físicos com base nesses planos, direcionar a ação dos recursos humanos sobre os recursos físicos e acompanhar esta ação, permitindo a correção de prováveis desvios. Essas atividades são desenvolvidas pelo Planejamento e Controle de Produção. TUBINO (1997) ressalta que o PCP é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos produtivos de forma a atender da melhor maneira possível aos planos estabelecidos em níveis estratégico, tático e operacional, onde cada nível varia no propósito, período de tempo e nível de detalhamento. São eles: planejamento estratégico da produção; planejamento mestre da produção; programação da produção e acompanhamento e controle da produção. De acordo com TUBINO (1997), no nível estratégico, onde são definidas as políticas estratégicas de longo prazo da empresa, o PCP participa da formulação do Planejamento Estratégico da Produção, gerando um Plano de Produção. Segundo ARNOLD (1999), o Planejamento Estratégico da Produção é uma declaração dos principais objetivos e metas que a empresa espera atingir nos próximos dois a dez anos ou mais, sendo revisados semestralmente ou anualmente. Trata do direcionamento da empresa, mostrando o tipo de negócio em que a empresa pretende atuar no futuro, e 8 direciona e coordena os planos de marketing, de produção, financeiro e de engenharia, e é desenvolvido pela alta administração. No nível tático, segundo TUBINO (1997), onde são estabelecidos os planos de médio prazo para a produção, o PCP desenvolve o Planejamento Mestre da Produção, obtendo o Plano Mestre de Produção (PMP). ARNOLD (1999) complementa dizendo que o Planejamento Mestre da Produção envolve as seguintes atividades: estabelecimento das quantidades de cada grupo de produtos que deve ser fabricada a cada período, dos níveis de estoque desejados, dos recursos e da disponibilidade de recursos necessários. O horizonte de planejamento é de seis a dezoito meses, e é revisado mensal ou trimestralmente. No nível operacional, onde são preparados os programas de curto prazo de produção e realizado o acompanhamento dos mesmos, o PCP prepara a Programação da Produção administrando estoques, seqüenciando, emitindo e liberando Ordens de Compras, Fabricação e Montagem, bem como executando o Acompanhamento e Controle da Produção (TUBINO, 1997). ARNOLD (1999) ressalta que a Programação da Produção divide o plano de produção visando mostrar, em cada período, qual é a quantidade de cada item a ser fabricada. Para tanto, este precisa do plano de produção, da previsão de itens individuais finais, dos pedidos de venda, dos estoques e da capacidade existente. O horizonte de planejamento é de três a dezoito meses, e é revisado semanal ou mensalmente. Já o Acompanhamento e Controle da Produção representa a fase de implementação e controle do sistema de Planejamento e Controle da Produção. O horizonte de planejamento varia de um dia a um mês, e é revisado diariamente. ARNOLD (1999) ressalta ainda que em cada nível do sistema de Planejamento e Controle de Produção, o plano prioritário deve ser testado em relação aos recursos disponíveis e a capacidade do sistema de fabricação. O processo básico é calcular a capacidade necessária para fabricar o plano prioritário e encontrar métodos de tornar essa capacidade disponível. A seguir, será apresentada uma visão geral do inter-relacionamento das atividades de PCP. (FIG. 1) 9 FIGURA 1 - VISÃO GERAL DAS ATIVIDADES DE PCP Fonte: TUBINO (1997), pág. 25 Segundo Martins (1993) apud ARMANDO (1996), o objetivo principal do PCP é comandar o processo produtivo, transformando informações de vários setores em ordem de produção e ordem de compra, para tanto exercendo funções de planejamento e controle, de forma a satisfazer os consumidores com produtos e serviços e os acionistas com o lucro do empreendimento. A seguir serão detalhadas as atividades do Planejamento e Controle da Produção: Planejamento Estratégico da Produção, Planejamento Mestre da Produção e Programação da Produção. Fornecedores Estoques Fabricação e montagem Clientes Planejamento estratégico da produção Plano de produção Planejamento Mestre da Produção Plano-mestre de produção Programação da produção · Administração dos estoques · Seqüenciamento · Emissão e liberação de ordens Ordens de compra s Ordens de fabricação Ordens de montagem Departamento de Marketing Previsão de vendas Pedidos em carteira Departamento de Compras Pedidos de compras A co m pa nh am en to e c on tro le d a pr od uç ão A va lia çã o de d es em pe nh o 10 2.1.1- Planejamento Estratégico da Produção De acordo com TUBINO (1997), o Planejamento Estratégico tem por objetivo maximizar resultados e minimizar riscos nas tomadas de decisões das empresas. Tais decisões têm um impacto de longo prazo e podem afetar a natureza e as características das empresas no sentido de garantir o atendimento de sua missão. Assim, as empresas devem criar condições para que se possa decidir com rapidez e eficiência diante de oportunidades e ameaças, a fim de otimizar suas vantagens competitivas em relação aos concorrentes e garantir a sua sobrevivência no mercado. Após definida a missão da empresa, que é a razão de ser de uma organização em um ambiente, TUBINO (1997) ressalta que os gerentes devem priorizar ações e criar um padrão de decisões para todos os níveis hierárquicos da empresa, a saber, nível corporativo, nível da unidade de negócios e nível funcional. Segundo TUBINO (1997), no nível corporativo são definidas as estratégias globais, apontando as áreas de negócios nas quais a empresa pode vir a participar e, também, organizando e distribuindo recursos para cada uma dessas áreas ao longo do tempo. No nível da unidade de negócios, cada unidade tem uma estratégia de negócios, na qual será definido como competir no mercado, qual o desempenho esperado e quais estratégias deverão ser conduzidas pelas áreas operacionais para sustentar tal posição. Já no nível da estratégia funcional, estão associadas as políticas de operação das diversas áreas funcionais da empresa, onde são gerados os planos de ação, como por exemplo, o Plano Financeiro, o Plano de Marketing e o Plano de Produção. Por fim, esses planos são detalhados e desmembrados em nível tático para fornecer os métodos e a direção em que os diversos setores da empresa precisarão para por em prática tal estratégia. Será abordado, especificamente, o Plano de Produção e a sua formalização em nível estratégico. Como resultado das decisões estratégicas no âmbito da produção, é elaborado o Plano de Produção, que é de longo prazo e tem por objetivo direcionar os recursos produtivos para as estratégias definidas (TUBINO, 1997). Vale salientar que, esse plano serve de base para equacionar os níveis de produção, estoques, recursos 11 humanos, máquinas e instalações, necessários para atender à demanda prevista de bens e/ou serviços. TUBINO (1997)ressalta que, devido ao fato do Plano de Produção trabalhar num horizonte de longo prazo, onde as incertezas são grandes, é necessário que se desenvolva uma dinâmica de replanejamento que possa ser empregada sempre que um variável do plano se alterar significativamente. Para a elaboração do Plano de Produção, TUBINO (1997) cita algumas informações necessárias para que as políticas definidas para a área de produção sejam atendidas, tais como: conhecimento dos recursos produtivos (equipamentos, instalações, força de trabalho, taxa de produção, etc.); previsão da demanda; políticas alternativas (subcontratações, turnos extras, postergação da produção, estoques, etc.); e dados de custo (produção normal, armazenagem, subcontratação, turno extra, etc.). O Plano de Produção trabalha com informações agregadas de vendas e produção. Quanto mais equilibrada for a taxa de demanda com a de produção, maior será a eficácia do plano. Nesse sentido, TUBINO (1997) elucida algumas providências que podem ser tomadas a fim de se alterar a taxa de demanda e/ou a de produção para se obter esse equilíbrio. No caso de se agir sobre a taxa de demanda, pode-se no plano de produção sugerir reduções de preços, promoções e outras alternativas que poderão estimular a demanda nos períodos de baixa. Já no caso de se agir sobre a taxa de produção, pode-se aumentar a taxa normal de produção através da utilização de horas extras, turnos extras, subcontratações, operários temporários, etc. De acordo com TUBINO (1997), empresas que trabalham com a filosofia Just In Time, com polivalência de mão-de-obra e focalização da produção, levam vantagem na elaboração do Plano de Produção, pois possuem maior flexibilidade na produção. Assim, com base nas variáveis que influenciam as taxas de demanda e de produção, as empresas podem optar por uma das três políticas alternativas de capacidade (SLACK et al., 1996): a) política de capacidade constante – apesar de atingir os objetivos de padrões de emprego estáveis, alta utilização do processo e alta produtividade com baixos custos unitários, pode criar estoques consideráveis, acarretando em custos significativos para financiamento e armazenamento. 12 b) política de acompanhamento da demanda – é mais adotada por operações que não podem estocar sua produção, como por exemplo fabricantes de produtos perecíveis. Como exemplo de métodos que permitam ajustar a capacidade, pode-se citar contratação e demissão de mão-de-obra, horas extras, subcontratações, etc. c) gerenciar a demanda – tem por objetivo transferir a demanda dos períodos de pico para períodos tranqüilos. Um método de administrar a demanda é alterá- la, por exemplo através do preço e de propaganda adequada. Outro método seria o desenvolvimento de novos produtos, que podem ser produzidos nos processos já existentes, mas que têm padrões de demanda diferentes ao longo do ano. SLACK et al. (1996) ressaltam que cada uma dessas três políticas somente é aplicada quando suas vantagens compensam suas desvantagens. Porém, para a maioria das empresas, a adoção de uma dessas políticas não atende seus objetivos competitivos e operacionais. Assim, espera-se que os gerentes de produção reduzam simultaneamente os custos e os estoques, para minimizar o investimento em capital e ainda proporcionar uma abordagem ágil e orientada para o cliente em todos os momentos, ou seja, adotar uma combinação das três políticas. De acordo com TUBINO (1997), existem várias técnicas para auxiliar na elaboração do Plano de Produção. Algumas procuram soluções otimizadas através do emprego de modelos matemáticos como programação linear, simulação, algoritmos genéricos, etc. para buscar a melhor alternativa. Outras aproveitam-se da experiência e do bom senso dos planejadores, que são técnicas informais de tentativa e erro que se utilizam de gráficos e tabelas para auxiliar na visualização das situações planejadas e na decisão da mais viável. Na prática, segundo TUBINO (1997), as técnicas informais são as mais empregadas e podem ser elaboradas seguindo-se os seguintes passos para gerar um Plano de Produção: a) agrupar os produtos em famílias afins; b) estabelecer o horizonte e os períodos de tempo a serem incluídos no plano; c) determinar a previsão da demanda destas famílias para os períodos, no horizonte planejado; d) determinar a capacidade de produção pretendida por período, para cada alternativa disponível (turno normal, turno extra, subcontratações, etc.); e) definir as políticas de produção e estoques que limitarão o plano; 13 f) determinar os custos de cada alternativa de produção disponível; g) desenvolver planos de produção alternativos e calcular os custos decorrentes; h) analisar as restrições de capacidade produtiva; i) eleger o plano mais viável estrategicamente. 2.1.2- Planejamento Mestre da Produção Segundo TUBINO (1997), o Planejamento Mestre da Produção ou Master Production Schedule (MPS) tem por objetivo desmembrar os planos produtivos estratégicos de longo prazo em planos específicos de produtos acabados para médio prazo, direcionando as etapas de programação e execução das atividades operacionais da empresa (montagem, fabricação e compras). Como resultado tem-se o Plano Mestre de Produção (PMP), que tem por meta formalizar as decisões tomadas quanto à necessidade de produtos acabados para cada período analisado. TUBINO (1997) diferencia o Plano de Produção do PMP em dois níveis: no nível de agregação dos produtos, pois enquanto o primeiro trata de família de produtos, o segundo trata de produtos individuais; e na unidade de tempo analisada, pois o Plano de Produção emprega meses, trimestres ou anos, e o PMP emprega semanas ou, no máximo, meses. Na elaboração do Plano Mestre da Produção, todas as áreas que têm contato mais direto com a manufatura estão envolvidas, tanto para fornecer quanto para utilizar informações do PMP. Por exemplo, a área de Finanças coordena os gastos com estoques, horas extras, novos equipamentos, etc.; a área de Marketing elabora o plano de vendas e a previsão da demanda; a área de Engenharia fornece os padrões atuais de tempos e consumos de materiais para execução das tarefas; a área de Produção limita a capacidade e as instalações; a área de Compras informa as necessidade referentes à logística de fornecimento externo; e a área de Recursos Humanos apresenta um plano de contratação, treinamento de pessoal, etc. A seguir será apresentada uma forma de elaborar o Plano Mestre de Produção que, segundo TUBINO (1997), consiste na montagem de um arquivo para 14 representar o plano, na escolha dos itens que irão compor o plano e na definição dos períodos e horizontes de tempo para o plano. Um arquivo contendo informações detalhadas de cada item que será planejado é empregado para facilitar o tratamento dessas informações e para informatizar o sistema de cálculo das operações referentes à elaboração do PMP (TUBINO, 1997). Este arquivo contém informações sobre a demanda prevista e real, os recebimentos programados, os estoques em mãos e projetados e a necessidade prevista de produção do item. Como já foi mencionado anteriormente, o Planejamento Mestre da Produção tem por objetivo desmembrar os planos produtivos estratégicos de longo prazo em planos específicos de produtos acabados para médio prazo. Portanto, o PMP refere-se aos produtos acabados da empresa. Porém, quando esse número é muito grande, devido a gama de combinações que o cliente pode optar, não é recomendável que se planeje a formação de estoques para todas as combinações possíveis. Tenta-se, então, reduziresse número descendo um nível no Planejamento Mestre da Produção, ou seja, ao invés de se elaborar um PMP para cada produto acabado, elabora-se um PMP para cada opção de componente. De fato, quando se emprega tal alternativa, ocorre um problema na previsão da demanda, pois esta é obtida a partir dos produtos acabados, e não dos componentes. TUBINO (1997) soluciona esse problema, guardando junto com a estrutura do produto o percentual de demanda do produto acabado para cada opção de componentes que compõem o produto. Assim, de posse da previsão do produto acabado para o período de planejamento, pode-se transformá-la em previsões para componentes do PMP, multiplicando-se o percentual de cada opção de cada componente pela previsão da demanda do produto. Portanto, quando não se tem uma quantidade excessiva de produtos acabados que possa vir a inviabilizar os cálculos, inclui-se todos no planejamento. Porém, quando essa quantidade for grande, planeja-se via PMP os componentes do nível abaixo. Por fim, na elaboração do PMP, deve-se determinar a unidade de tempo para cada intervalo do plano e o horizonte que este deve abranger. Vale lembrar que estas variáveis variam de empresa para empresa. De acordo com TUBINO (1997), a determinação dos intervalos de tempo que compõem o PMP depende da velocidade de fabricação do produto incluído no 15 plano e da possibilidade de se alterar o mesmo. Já em relação ao horizonte de planejamento, o Planejamento Mestre da Produção desmembra o PMP em dois níveis, com objetivos diferenciados: um nível firme de horizonte curto, onde o PMP serve de base para a programação da produção e a ocupação dos recursos produtivos, sendo que mudanças neste nível são caras e indesejáveis; e um nível sujeito a alterações com horizonte longo, onde o PMP serve para o planejamento da capacidade de produção e as negociações com os diversos setores envolvidos na elaboração do plano. 2.1.3- Programação da Produção Segundo TUBINO (1997), a Programação da Produção está encarregada de definir quanto e quando comprar, fabricar ou montar cada item necessário à composição dos produtos acabados propostos pelo plano, sempre baseando-se no Plano Mestre de Produção e nos registros de controle de estoques. Como resultado são emitidas ordens de compra, fabricação ou montagem, conforme o caso. Cabe ainda, à programação da Produção, o seqüenciamento das ordens emitidas no sentido de minimizar os lead times e estoques do sistema, e o acompanhamento e controle da produção. Vale lembrar que as atividades da Programação da Produção, ou seja, a administração de estoques, o seqüenciamento e a emissão de ordens, podem se dar em dois sentidos: no de empurrar a produção e no de puxar a produção. De acordo com TUBINO (1997), empurrar a produção significa elaborar periodicamente, para atender ao PMP, um programa de produção completo, da compra da matéria-prima à montagem do produto acabado, e transmiti- lo aos setores responsáveis através da emissão de ordens de compra, fabricação e montagem. Segundo SLACK et al. (1996), este sistema funciona como em um sistema MRP, onde cada centro de trabalho empurra o trabalho, sem levar em consideração se o centro de trabalho seguinte pode utilizá- lo. Como conseqüência, pode ocorrer tempo ocioso, estoque e fila. 16 Assim, a atividade de administração de estoques planeja e controla os estoques, definindo os tamanhos dos lotes, a forma de reposição e os estoques de segurança do sistema. A atividade de seqüenciamento gera um programa de produção que utilize, da melhor forma, os recursos disponíveis, garantindo a qualidade dos produtos e custos baixos. Por fim, a atividade de emissão e liberação de ordens implementa o programa de produção, emitindo a documentação necessária para o início das operações e liberando-a quando os recursos estiverem disponíveis. Já no sistema de puxar a produção, SLACK et al. (1996) dizem que o passo e as especificações do que deve ser feito são estabelecidos pela estação de trabalho do consumidor, que puxa o trabalho da estação de trabalho antecedente (fornecedor). Se uma requisição não é passada para trás pelo consumidor para o fornecedor, este não é autorizado a produzir nada ou mover qualquer material. De acordo com TUBINO (1997), esta é a ótica da filosofia JIT, geralmente operacionalizada empregando-se o sistema de programação via kanbans. A seguir, serão apresentados os principais conceitos relacionados a cada uma das atividades da Programação da Produção: Administração de estoques, Seqüenciamento, emissão e liberação de ordens, e Acompanhamento e Controle da Produção. a) Administração dos estoques As empresas trabalham com estoques de diferentes tipos que, de acordo com TUBINO (1997), necessitam ser administrados, centralizados em um almoxarifado, ou distribuídos por vários pontos dentro da empresa. De acordo com SLACK et al. (1996), os estoques existem porque há um diferença de ritmo ou de taxa entre o fornecimento e demanda. Há diversas formas de classificar os estoques, porém, segundo SLACK et al. (1996), a forma mias direta de classificá- los é a seguinte: · estoque isolador ou estoque de segurança: tem o propósito de compensar as incertezas inerentes ao processo de fornecimento e demanda. · estoque de ciclo: ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente. · estoque de antecipação: existe para compensar diferenças de ritmo de fornecimento e demanda, sendo mais comumente usado quando as flutuações de demanda ou as variações de fornecimento são significativas. Uma empresa pode aproveitar a 17 oportunidade de comprar estoques de forma oportunística ou especulativa, se eles só estão disponíveis ocasionalmente ou se ala acredita que poderá haver interrupções no fornecimento. · estoques no canal: existem porque o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda, ou seja, todo estoque em trânsito é estoque no canal. TUBINO (1997) identifica as principais funções para as quais os estoques são criados: · garantir a independência entre etapas produtivas; · permitir uma produção constante; · possibilitar o uso de lotes econômicos; · reduzir os lead times produtivos; · como fator de segurança; · para obter vantagem em preço. Portanto, os estoques são criados para absorver problemas do sistema de produção. TUBINO (1997) ressalta que alguns deles são insolúveis, como a sazonalidade, enquanto outros são possíveis de se resolver, como o atraso na entrega de matérias-primas. Porém, como os estoques não agregam valor aos produtos, quanto menor o nível de estoques com que um sistema produtivo conseguir trabalhar, mais eficiente este sistema será. Para TUBINO (1997), para administrar estoques é preciso diferenciá- los quanto a suas importâncias relativas, definir tamanhos de lotes de reposição, estabelecer modelos que permitam operacionalizar seus controles e dimensionar estoques de segurança. A diferenciação dos estoques pode ser obtida através, por exemplo, da classificação ABC, ou curva de Pareto, que consiste em separar os itens por classes de acordo com sua importância relativa. De acordo com TUBINO (1997), a classificação ABC mais utilizada no âmbito da administração dos estoques, é a obtida pela demanda valorizada, isto é, quantidade de demanda multiplicada pelo custo unitário do item. Dessa forma, ao ordenar-se os itens segundo sua demanda valorizada, uma pequena quantidade de itens (10 a 20 %) representa uma grande parcela dos recursos investidos(50 a 70 %), estes itens são chamados de classe A. Por outro lado, a grande maioria dos itens (50 a 70 %) têm pouca representatividade nestes recursos (10 a 18 20 %) e são chamados de classe C. O restante, chamados de classe B, são itens de importância e quantidades médias (20 a 30 %) e situam-se entre as classes A e C. FIGURA 2 - CURVA ABC Fonte: PEREIRA (2000), p. 2. Assim, pode-se constatar que é preciso dar atenção especial e executar um controle mais rígido nos itens da classe A, por meio da determinação exata dos custos envolvidos no sistema de armazenagem e reposição, atualização constante dos dados, realização de inventários periódicos para conciliação dos registros, etc. Por outro lado, na classe C, como existem muitos itens de pouca importância, não é preciso a aplicação de um controle acurado, pois seu custo não compensa, e portanto pode-se controlá- los empregando um sistema de ponto de pedido para reposição, estoques de segurança aproximados, baixa freqüência de atualização dos dados, etc. Já os itens da classe B, pode-se utilizar um meio termo entre os controles dos itens A e C. Em se tratando do tamanho do lote de reposição de compra ou fabricação, pode-se defini- lo em função dos custos envolvidos no sistema de reposição e armazenagem dos itens. Segundo TUBINO (1997), o melhor lote de reposição é aquele que consegue minimizar os custos totais, conhecido como lote econômico. Existem três situações, que segundo o autor, são as mais usuais: quando a entrega do lote é realizada numa única vez, quando ela é parcelada, e quando houver descontos no custo unitário do item por quantidade reposta. Porém, não é de relevância neste trabalho apresentar a determinação das fórmulas para o cálculo do lote econômico. Com relação a determinação do momento oportuno para reposição dos itens, vai depender de como está montado seu modelo de controle. De acordo com TUBINO (1997), essa determinação pode ser realizada diretamente no momento em que está se desmembrando o PMP ou pode-se empregar o PMP para setar os parâmetros do modelo de controle de estoques, e deixar a cargo do mesmo a determinação do 19 momento em que se irá emitir as ordens. Assim, os modelos de controle de estoques podem ser de emissão indireta (por ponto de pedido e reposições periódicas) ou direta (modelos baseados na lógica do MRP). Nos modelos de controle por ponto de pedido e por revisões periódicas, todos os itens são considerados independentes dos demais. Já os modelos baseados na lógica do MRP, os itens são divididos em itens de demanda dependente e independente. Itens de demanda independente são aqueles cuja demanda não depende da demanda de nenhum outro item, sendo sua reposição em função da previsão da demanda do item no mercado. Itens de demanda dependente, são aqueles cuja demanda depende da demanda de algum outro item, sendo que sua reposição não é conhecida até que a demanda dos itens aos quais este item tem dependência seja determinada. Por fim, para administrar os estoques é preciso estabelecer os níveis dos estoques de segurança do sistema. De acordo com TUBINO (1997), estes estoques são projetados para absorver as variações na demanda durante o tempo de ressuprimento ou no tempo de ressuprimento, dado que é neste período que os estoques podem acabar e causar problemas ao fluxo produtivo. Quanto maiores estas variações, maiores serão os estoques de segurança do sistema. Segundo TUBINO (1997), a determinação dos estoques de segurança leva em consideração dois fatores: os custos decorrentes do esgotamento do item e os custos de manutenção dos estoques de segurança. Quanto maiores forem os custos de falta atribuídos ao item, maiores serão os níveis de estoques de segurança que deve ser mantido, e vice versa. TUBINO (1997) ressalta que os estoques de segurança devem ser planejados para os itens de demanda independente, ou quando são empregados modelos de controle de estoques que consideram os itens como independentes entre si. Em modelos baseados na lógica do MRP, acredita-se que se for colocado segurança em itens de demanda dependente o sistema produtivo estará apenas sendo sobrecarregado, dado que a segurança já foi planejada quando da elaboração do PMP. b) Seqüenciamento, emissão e liberação de ordens Como já foi mencionado, as atividades de programação da produção dependem de como o sistema produtivo está projetado para empurrar ou para puxar o programa de produção. No caso dos sistemas de puxar a produção as atividades são operacionalizadas empregando-se o sistema de programação via kanbans. E no caso dos 20 sistemas convencionais de empurrar a produção, é preciso que se defina, a cada programa de produção, sua sequência, e se emita as ordens autorizando a compra, fabricação e montagem dos itens. Será abordado o seqüenciamento e a emissão de ordens sob a ótica convencional. Definida a sistemática de administração dos estoques, serão geradas, de forma direta ou indireta, as necessidades de compras, fabricação e montagem dos itens para atender ao PMP. As ordens de compras, em geral, vão para o setor encarregado das compras e saem da esfera de ação do Planejamento e Controle de Produção. Já as ordens de fabricação e montagem precisam passar por um sistema produtivo com limitações de capacidade. A função do seqüenciamento é justamente o de adequar o programa gerado aos recursos disponíveis, ou seja, máquinas, homens, instalações, etc. (TUBINO, 1997). De acordo com TUBINO (1997), pode-se classificar os sistemas produtivos pelo tipo de operações em dois grupos: os processos contínuos e os processos discretos, que podem ser subdivididos em processos repetitivos em massa, processos repetitivos em lotes e processos por projeto. Será apresentada a forma como a programação da produção deve agir em termos de alocação dos recursos para cada um dos sistemas produtivos citados. Nos processos contínuos são produzidos poucos itens, em geral um por instalação, não existindo problemas de seqüenciamento quanto à ordem de execução das atividades. Segundo TUBINO (1997), os problemas de programação resumem-se à definição da velocidade que será dada ao sistema produtivo para atender determinada demanda estabelecida pelo PMP. Se mais de um produto for produzido na mesma instalação, deve-se atender o PMP com lotes únicos de cada item, devido ao alto custo dos equipamentos produtivos. Ainda segundo o autor, a preocupação maior no atendimento de uma programação da produção concentra-se no fluxo de chegada de matérias-primas e na manutenção das instalações produtivas, de forma a garantir que o sistema produtivo não pare. Os processos repetitivos em massa, também são empregados na produção em grande escala de produtos altamente padronizados, onde a montagem exige produtos com demandas grandes e estáveis, com poucas alterações de curto prazo nos seus projetos, permitindo a montagem de instalações altamente especializadas e pouco flexíveis. Nestes sistemas trabalha-se com o máximo de padronização possível, sendo 21 que os produtos são diferenciados somente na montagem final, o que garante um alta taxa de produção e custos baixos. De acordo com TUBINO (1997), o trabalho de programação da produção, neste processo, consiste em buscar um ritmo equilibrado entre os vários postos de trabalho, conhecido como “balanceamento” de linha, de forma a atender economicamente uma taxa de demanda, expressa em termos de “tempo de ciclo” de trabalho. O balanceamento de linha busca definir conjuntos de atividades que serão executados por homens e máquinas de forma a garantir um tempo de processamento aproximadamente igual (tempode ciclo) entre os postos de trabalho. Com isso, pode-se conseguir o máximo de produtividade e sincronismo dos recursos investidos no processo produtivo. Já os processos repetitivos em lotes são empregados na produção de um volume médio de itens padronizados em lotes, sendo relativamente flexíveis, pois empregam equipamentos menos especializados que permitem atender a diferentes volumes e variedades de pedidos. Segundo TUBINO (1997), a questão do seqüenciamento nesse processo pode ser analisada sob dois aspectos: a escolha da ordem a ser processada dentre uma lista de ordens e a escolha do recurso a ser usado dentre uma lista de recursos disponíveis. A escolha da ordem a ser processada se resume no estabelecimento de prioridades entre os diversos lotes de fabricação concorrentes por um mesmo grupo de recursos, visando atender a determinados objetivos. Em relação à escolha do recurso a ser utilizado, fica restrita à situações onde existem variações significativas no desempenho dos equipamentos, seja nos tempos de processamento ou de setup. De acordo com TUBINO (1997), existem algumas regras de decisão que podem ser empregadas para gerar a seqüência mais adequada para o carregamento das máquinas. Essas regras são heurísticas usadas para selecionar qual dos lotes esperando na fila de um grupo de recursos terá prioridade de processamento e qual recurso deste grupo será carregado com esta ordem. As regras mais empregadas são: PEPS (primeira que entra primeira que sai), MTP (menor tempo de processamento), MDE (menor data de entrega), IPI (índice de prioridade), ICR (índice crítico), IFO (índice de folga) e IFA (índice de falha). Finalmente, os processos por projeto buscam atender a demanda específica de um determinado cliente, que muito provavelmente não se repetirá nos 22 próximos pedidos. Os recursos produtivos são temporariamente alocados a este produto, e após concluído, passam para a próxima tarefa, que pode ter características diferentes. Os produtos são projetados de acordo com as necessidades dos clientes, o que dificulta a padronização das operações e das instalações e equipamentos. A principal questão a ser resolvida pelo PCP, está ligada a alocação dos recursos disponíveis a fim de garantir a data de conclusão do projeto. Assim, segundo TUBINO (1997), o PCP busca seqüenciar as diferentes atividades do projeto, de forma que cada uma delas tenha seu início e conclusão encadeados com as demais atividades que estarão ocorrendo em seqüência e/ou em paralelo com a mesma. A técnica mais empregada para planejar, seqüenciar e acompanhar projetos é o PERT/CPM. De acordo com TUBINO (1997), o PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o CPM (Critical Path Method) são duas técnicas que buscam solucionar problemas em projetos de grande porte, permitindo que se tenha: · visão gráfica das atividades que compõem o projeto; · estimativa de quanto tempo o projeto consumirá; · visão de quais atividades são críticas para o atendimento do prazo de conclusão do projeto; · visão de quanto tempo de folga existe disponível nas atividade não-críticas, no sentido de se reduzir a aplicação de recursos e custos. Estabelecidas as informações necessárias à execução do programa de produção, a programação da produção pode emitir e liberar as ordens de compra, fabricação e/ou montagem. Estas ordens devem conter informações suficientes para que os setores responsáveis por cada uma em particular possam executar suas atividades com eficiência. De acordo com TUBINO (1997), estas ordens devem conter, a especificação do item, o tamanho do lote, a data de início e conclusão das atividades e a sequência e o local onde as mesmas serão executadas. No caso de processos repetitivos em lotes e nos sob encomenda, devido a diversidade de produtos, também devem conter nas ordens os desenhos e instruções técnicas para auxiliar aos operadores a executar suas atividades. Convencionalmente, as ordens são emitas por softwares e levadas aos setores operacionais. Todavia, estas ordens podem ser mensagens no terminal de cada setor por redes internas de informação computadorizadas, a intranet. Ou ainda, passar 23 diretamente para as máquinas de comando numérico todas as informações necessárias para a produção, através do uso da ferramenta CIM. TUBINO (1997) ressalta que é conveniente que, antes de formalizar uma programação da produção, o PCP verifique se todos os recursos necessários para o atendimento das ordens estejam disponíveis, a fim de evitar que estas ordens sejam emitidas e não possam ser cumpridas, por falta de recursos. Assim, este programa de produção passará para a última etapa dentro das funções do Planejamento e Controle de Produção, a de acompanhamento da produção. c) Acompanhamento e Controle da Produção O Acompanhamento e Controle da Produção, fecha o ciclo de atividades realizadas pelo PCP, e serve de suporte ao sistema produtivos, garantindo que as atividades planejadas e programadas para o período sejam efetuadas. Seu objetivo é fazer a ligação entre o planejamento e a execução das atividades operacionais, identificando os desvios, sua magnitude e fornecendo subsídios para que os responsáveis pelas ações corretivas possam agir. Quanto mais eficiente forem as ações do Acompanhamento e Controle da Produção, menores serão os desvios a corrigir e as despesas com ações corretivas. Segundo TUBINO (1997), as principais funções do Acompanhamento e Controle de Produção são: · coleta e registro de dados sobre o estágio das atividades programadas; · comparação entre o programado e o executado; · identificação dos desvios; · busca de ações corretivas; · emissão de novas diretrizes com base nas ações corretivas; · fornecimento de informações produtivas aos demais setores da empresa; · preparação de relatórios de análise de desempenho do sistema produtivo. 24 3 - SISTEMAS MRP: CONCEITOS E LÓGICA DE FUNCIONAMENTO Uma ferramenta que auxilia as empresas a planejar e controlar suas necessidades de recursos com o apoio de sistemas de informação computadorizados é o MRP I – Material Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais. De acordo com SLACK et al. (1996), o MRP I surgiu nos anos 60 com a finalidade de permitir às empresas o cálculo da quantidade de materiais de determinado produto necessários e em que momento. E, para isso, ele utiliza pedidos em carteira e uma previsão para os pedidos que a empresa acha que irá receber. Assim, o MRP I verifica todos os componentes necessários para atender esses pedidos, garantindo que sejam providenciados a tempo. Durante os anos 80 e 90, o sistema e o conceito do planejamento das necessidades de materiais se expandiram e foram integrados a outros departamentos da empresa (SLACK et al., 1996). Surge, então, o sistema MRP II – Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura – que é um prolongamento dos conceitos MRP I, incluindo dados sobre o custo do produto, fornecendo relatórios financeiros, bem como de material e de capacidade. O MRP II permite que as empresas avaliem as implicações da futura demanda da empresa nas áreas financeiras e de engenharia, bem como analisem as implicações quanto a necessidade de materiais. A seguir serão detalhados os principais conceitos e a lógica de funcionamento do sistema MRP I e MRP II. 3.1- Planejamento das Necessidades de Materiais – MRP I O MRP I é um sistema que auxilia as empresas a calcular a quantidade e o momento em que os materiais serão necessários. Segundo CORRÊA et al. (2001), o 25 conceitode cálculo de necessidades de materiais baseia-se na idéia de que, conhecidos os componentes de determinado produtos e os tempos de obtenção de cada um deles, pode-se, com base na visão de futuro das necessidades de disponibilidade do produto em questão, calcular os momentos e as quantidades que devem ser obtidos de cada um dos componentes, para que não haja falta nem sobra de nenhum deles no suprimento das necessidades dadas pela produção do referido produto. De acordo com SLACK et al. (1996), para que os cálculos de quantidade e tempo sejam executados, os sistemas MRP I requerem que a empresa mantenha certos dados em arquivos de computador, os quais podem ser verificados e atualizados. Portanto, é necessário compreender estes registros e arquivos de computador. A figura abaixo mostra as informações necessárias para processar o MRP I, bem como alguns de seus resultados. (FIG.2) FIGURA 3 - ESQUEMA DO PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS (MRP I) Fonte: SLACK et al. (1996), p. 444. Conforme pode ser verificado na figura acima, há três entradas para o sistema MRP I. A primeira é o Plano Mestre de Produção (PMP) que, segundo ARNOLD (1999), consiste de uma declaração sobre quais itens finais devem ser produzidos, a quantidades de cada um e as datas em que devem ser completados. O PMP conduz o sistema de MRP fornecendo os insumos iniciais para os itens necessários. A segunda entrada, são os Registros de Estoque, que consistem de informações como quantidades de pedidos, lead times, estoque de segurança e refugo, chamados de fatores de planejamento (ARNOLD, 1999). Por fim, a terceira entrada é a Lista de Materiais, que consiste de um lista de submontagens, produtos intermediários, Carteira de pedidos Plano Mestre de Produção Listas de materiais Ordens de compra Planos de materiais Ordens de produção Registros de estoque Previsão de vendas Planejamento das Necessidades de Materiais – MRP I 26 peças e matérias-primas que serão reunidas para se fazer a montagem principal, mostrando as quantidades de cada um necessária para se proceder à montagem (ARNOLD, 1999). Para assim, de acordo com MONKS (1987), o MRP poder produzir as seguintes saídas: pedidos/ordens de compra e/ou de produção; dados para nova programação para PMP; e relatórios de gerência e atualizações de estoque. Inicialmente, será apresentada a primeira entrada do Planejamento das Necessidades de Materiais, o Plano Mestre de Produção. Este, por sua vez, necessita das seguintes entradas: pedidos em carteira e previsão da demanda. Os pedidos em carteira são pedidos firmes programados para algum momento no futuro e a previsão da demanda são estimativas da quantidade e momento de pedidos futuros. Segundo SLACK et al. (1996), o MRP executa seus cálculos com base na combinação desses dois componentes de demanda futura. As demais necessidades calculadas no processo MRP são derivadas e dependentes dessas demandas, daí o sistema MRP ser classificado como um sistema de demanda dependente, ou seja, aquela que é derivada de alguma outra decisão tomada dentro da empresa. O Gerente de Vendas da maioria das empresas está encarregado de gerenciar uma carteira de pedidos dinâmica e mutante, composta por pedidos confirmados de clientes. De acordo com SLACK et al. (1996), essa carteira de pedidos normalmente contém informações sobre cada pedido de um cliente, e representam um compromisso contratual por parte do cliente. Entretanto, dependendo do negócio em que uma empresa esteja inserida, este compromisso pode não ser tão firme quanto possa parecer, pois os clientes podem mudar de idéia sobre o que necessitam, podendo requerer uma quantidade maior ou menor de um item específico ou mudar a data necessária para a entrega do material. Sabe-se que a flexibilidade e o serviço ao cliente são fatores competitivos cada vez mais importante. Em função disso, a gestão da carteira de pedidos é um processo dinâmico e complexo. SLACK et al. (1996) ressaltam que as organizações devem decidir quanto de flexibilidade irão permitir a seus clientes e em que grau estes deverão arcar com as conseqüências das mudanças que solicitam, pois estas decisões tem grande impacto sobre as operações do negócio como um todo e sobre o cálculo das necessidades detalhadas de materiais e recursos. Conseqüentemente, muitas empresas têm que prever suas necessidades futuras de modo a assegurar que as matérias-primas estejam disponíveis no início do processo produtivo, assim que o pedido for recebido. 27 Essas previsões geralmente são feitas com base em dados históricos e informações do mercado. Porém, qualquer que seja o grau de sofisticação do processo de previsão numa empresa, é sempre difícil utilizar dados históricos para prever futuras tendências, ciclos ou sazonalidades. No entanto, apesar das dificuldades, muitas empresas não tem outra alternativa, devem fazer previsões. Segundo SLACK et al. (1996), a combinação de pedidos colocados e pedidos previstos é utilizada para representar a demanda em muitas empresas. A previsão deve ser a melhor estimativa, em dado momento, daquilo que de forma razoável é esperado que aconteça, e não uma forma otimista de motivar as vendas. O Plano Mestre da Produção é constituído de registros com escala de tempo que contêm as informações de demanda e estoque disponível atual, para cada produto final. CORRÊA et al. (2001) denominam esse registro de “registro básico do MRP”. Cada item tem um registro básico no MRP, ou seja, tudo o que se refere a esse item, em termos de movimentações logísticas e de planejamento, consta em seu registro básico. O registro básico do MRP é organizado na forma de uma matriz (linhas x colunas). Segundo CORRÊA et al. (2001), as colunas do registro básico representam os períodos de planejamento e as linhas representam o seguinte: · Necessidades brutas – representa as saídas esperadas de material do estoque, durante o período em que as quantidades aparecem no registro. · Recebimentos programados – representa chegadas de material disponibilizado ao estoque. · Estoque disponível projetado – representa as quantidades do item em questão que espera-se que estejam disponíveis em estoque ao final dos períodos (faz-se o balanço entre a quantidade em estoque ao final do período anterior, mais as entradas em estoque esperadas no período, menos as saídas de estoque esperadas no período). · Recebimento de ordens planejadas – refere-se às quantidades de material que deverão estar disponíveis no início do período correspondente, para atender às necessidades brutas que não possam ser supridas pela quantidades disponível em estoque ao final do período anterior. · Abertura de ordens planejadas – refere-se às aberturas das ordens planejadas a serem recebidas conforme consta da linha de recebimento de ordens planejadas. As diferenças entre as duas é quanto ao tempo de obtenção do item e quanto ao 28 percentual de quebra de produção ou de rejeito sistemático que o processo de obtenção do item carregue. A segunda entrada para o Planejamento das Necessidades de Materiais é a Lista de Materiais. Segundo SLACK et al. (1996), uma lista de materiais mostra quais e quantos itens são necessários para fabricar ou montar outros itens. Para facilitar o entendimento, pode-se pensar na lista de materiais como uma estrutura do produto. A estrutura do produto mostra que alguns itens formam outros, que, por sua vez, formam terceiros. No MRP, denomina-se isso de níveis da estrutura, onde o produto final é considerado o nível 0, itens e submontagens que formam o produto final estão no nível 1, os itens que formam as submontagensestão no nível 2, e assim sucessivamente. CORRÊA et al. (2001) denominam estes níveis de itens “pais” e itens “filhos”, onde os itens “filhos” são os componentes diretos de outros itens, os quais são chamados de itens “pais” de seus componentes diretos. Porém, em ambientes de engenharia sofisticados, pode haver, por exemplo, 15 níveis de montagem e cerca de 5.000 itens numa estrutura de produto final. Portanto, de acordo com SLACK et al. (1996), os sistemas MRP lidam com isso, utilizando listas de materiais de nível único, onde os detalhes dos relacionamentos entre itens e submontagens são armazenados em um único nível por vez, ou seja, cada lista de materiais de nível único mostra apenas componentes imediatos. Por fim, a terceira entrada para o Planejamento das Necessidades de Materiais são os Registros de Estoque. Antes de determinar as necessidades totais de materiais para atender à demanda, o MRP verifica quanto há disponível em estoque de cada produto final, submontagens e componentes, calculando assim, o que SLACK et al. (1996) chamam de necessidade “líquida”. SLACK et al. (1996) definem os principais arquivos que apóiam a gestão dos estoques no sistema MRP, a saber: · Arquivo de itens – contém o código do item, cada item é identificado por uma codificação-padrão, de modo que não haja confusão entre as pessoas que compram o item e aquelas que o fornecem e, ainda aquelas que o utilizam no processo de manufatura. Além do código, esse arquivo de itens contém todos os dados estáveis do item, como a descrição do item, sua unidade de medida e seu custo-padrão. · Arquivo de transações – registra as entradas do estoque, as saídas do estoque, e o balanço a cada movimentação em tempo real, para que as informações não fiquem defasadas da realidade. 29 · Arquivo de locais – sistemas de localização de itens específicos em armazéns ou pontos de estocagem. Existem sistemas de localização fixa, onde cada item pode ser localizado em determinado local, ou sistemas de localização aleatória, que se destacam dos demais por garantir a rotatividade física do estoque, tornando simples a implementação de um sistema “primeiro que entra primeiro que sai”. Portanto, de posse dessas três informações de entrada para o Planejamento da Necessidades de Materiais – Plano Mestre de Produção, Lista de Materiais e Registros de Estoque – o MRP inicia o processo de cálculo da quantidade e do momento das necessidades que irão satisfazer à demanda, ou seja, o cálculo das necessidades líquidas, que é demonstrado na FIG. 3. FIGURA 4 - CÁLCULO DE NECESSIDADES LÍQUIDAS NO MRP Fonte: SLACK et al. (1996), p. 460. De acordo com SLACK et al. (1996), a figura explica que o MRP toma o Plano Mestre de Produção (programa de produção planejado para cada produto final) e Lista de Materiais Registro de Estoque Ordens de trabalho para os itens de nível 2 Lista de Materiais Registro de Estoque Ordens de trabalho para os itens de nível 1 Plano Mestre de Produção Ordens de trabalho para os itens de nível 0 Registro de Estoque Nível 0 Nível 2 Nível 1 30 “explode” este programa através da lista de materiais de nível único, verificando quantas submontagens e componentes são necessários. Antes de descer para o próximo nível da estrutura do produto, o MRP verifica quanto dos materiais necessários já estão disponíveis em estoque, gerando as “ordens de produção” ou requisições para as necessidades líquidas dos itens que serão feitos na fábrica. Essas necessidades líquidas formam, então, o programa que será explodido através da lista de materiais de nível único para o próximo nível abaixo da estrutura. Novamente o estoque disponível desses itens é verificado; ordens de produção são geradas para as necessidades líquidas dos itens que serão feitos na fábrica, sendo também geradas as ordens de compra para as necessidades líquidas dos itens que serão adquiridos de fornecedores. Este processo continua até que se chegue ao nível mais baixo da estrutura do produto. Além de calcular a quantidade de materiais necessários, o MRP também considera quando de cada um desses componentes é necessário, ou seja, os momentos da programação de materiais. De acordo com SLACK et al. (1996), ele faz isso através de um processo denominado programação para trás, que leva em conta o lead time de cada nível de montagem. É importante lembrar que os lead times estão armazenados nos arquivos MRP para cada item. Portanto, determinado o prazo para a execução da montagem final, o programa faz a programação para trás para determinar as atividades que devem ser executadas e as ordens de compra que devem ser colocadas. Segundo SLACK et al. (1996), todos os sistemas MRP, exceto os mais simples, são de ciclo fechado, ou seja, a capacidade é verificada ao longo de todo o processo e, caso os planos propostos não sejam viáveis em qualquer nível, eles são revisados. Ainda, segundo os autores, os sistemas de ciclo fechado utilizam três rotinas de planejamento para confrontar os planos de produção contra os recursos produtivos, a saber: · Planos de necessidade de recursos – são planos estáticos que envolvem a análise do futuro de longo prazo, de forma a prever as necessidades de grandes partes estruturais da unidade produtiva, como o número, a localização e o tamanho de novas unidades. São também conhecidos como planos de capacidade infinita, pois podem estabelecer dados níveis de produção, caso a demanda garanta sua necessidade. · Plano grosseiro de capacidade (RCCP – Rought Cut Capacity Plans) – são planos que envolvem a análise de médio e curto prazos, onde o PMP utiliza a capacidade 31 disponível. O ciclo de retroalimentação neste nível confronta o PMP somente contra os gargalos e recursos-chaves. Caso o PMP não seja viável, este deve ser ajustado. Também são conhecidos como planos de capacidade finita, pois devem operar com certas restrições. · Planos de necessidades de capacidade (CRP – Capacity Requeriments Plans) – numa base diária, as ordens de trabalho que devem ser emitidas pelo MRP geralmente têm um efeito variável sobre a carga de equipamentos específicos ou trabalhadores individuais. Então, o CRP projeta esta carga períodos a frente. Ele é um plano de capacidade infinita, pois não leva em conta as restrições de capacidade de cada máquina ou centro de trabalho. Vale ressaltar que, o sistema MRP de ciclo fechado pode ser desenvolvido de modo a gerar planos de curtíssimo prazo. 3.1.1 – Parametrização do sistema MRP De acordo com CORRÊA et al. (2001), a parametrização de sistemas MRP é uma das atividades mais importantes e mais neglicenciadas pelas organizações que o adotam. Parametrização é uma atividade que permite que possíveis restrições e características da realidade sejam informadas e, portanto, consideradas pelo sistema. Segundo os mesmos autores, a parametrização é uma forma de se adaptar o cálculo do MRP às necessidades específicas da empresa, pois estas estão sempre mudando, sendo necessário que se revise periodicamente a parametrização para que a realidade seja refletida no sistema da melhor forma possível. Abaixo segue a definição dos principais parâmetros do MRP, segundo CORRÊA et al. (2001): · lead time Em relação à ordens de produção devem estar incluídos no lead time todos os seguintes componentes de tempo: tempo de emissão física da ordem; tempo de tramitação da ordem até o responsável no chão-de-fábrica; tempo de formação do kit de componentes no almoxarifado; tempos de transporte de materiais durante o tempo em que a ordem está aberta; tempos de fila,aguardando processamento nos setores 32 produtivos; tempos de preparação dos equipamentos ou setores para o processamento; tempos de processamento propriamente ditos, e; tempos gastos com possíveis inspeções de qualidade. Segundo CORRÊA et al. (2001), as maiores dificuldades encontradas ao se estimar esses tempos são em relação aos tempos de espera na fila e de processamento propriamente dito. Os tempos de espera na fila são em função do nível de congestionamento local no setor da fábrica, que pode, em situações mais complexas, variar conforme o mix de produção. Pelo fato de o MRP não ser um sistema de simulação, e sim de cálculo, não há forma de considerar as variações nos tempos de fila, o que implica que os tempos de fila têm que ser estimados e informados como uma constante. Uma das formas de determiná- la parte de uma amostragem aleatória, ao longo de determinado período e cronometragem e cálculo das médias e desvios-padrões que têm os tempos de permanência das ordens na fila do centro produtivo analisado. Assim, com base no levantamento das distribuições de tempos de fila no centro, pode-se tomar decisões quanto ao valor dos lead times informados ao sistema. Quanto a determinação do tempo de processamento, cabe a empresa decidir qual sistema melhor se adequada às suas necessidades: os que consideram o lead time como um atributo do item ou os que o consideram como um atributo da ordem de produção. Os sistemas que consideram o lead time como atributo do item, significam que, independente do tamanho da ordem de produção, esses sistemas usam em seus cálculos um valor fixo de lead time, que não se adere à maioria das situações práticas. Pois, quanto maior o tamanho do lote, maior o tempo de processamento correspondente e portanto, maior o lead time da ordem. Já os sistemas que consideram o lead time como um atributo da ordem de produção, o cálculo do lead time pode ser a partir do tamanho de lote sugerido, multiplicando o tempo unitário de processamento de um item pelo número de itens do lote. Para a escolha, a empresa deve considerar se os tamanhos dos lotes variam, ou não, substancialmente. Se não variam, pode não valer a pena considerar lead times variáveis. Outra consideração de ser em relação aos tempos de processamento, se eles são ou não uma parcela variável do lead time total. Se não for, pode não valer a pena considerar lead times variáveis. Já em relação às ordens compras, devem ser considerados os seguintes componentes dos lead times: tempo de emissão física da ordem; tempo de 33 transformação da ordem de compra em pedido; tempo de envio do pedido até o fornecedor; tempo de entrega do fornecedor; tempos de transporte de materiais, se já não considerados no item anterior; tempos de recebimento e liberação; tempos gastos com possíveis inspeções de recebimento e armazenagem. CORRÊA et al. (2001) ressaltam que, quanto ao tempo de entrega do fornecedor, às vezes é arriscado confiar em cotações feitas pelo próprio, sendo recomendável considerar dados reais históricos de desempenho em entregas do fornecedor, se disponíveis. Vale ressaltar que, em ambos os casos, parâmetros de lead times de produção e de compras, é importante que se façam revisões periódicas desses parâmetros, no mínimo semestralmente. · políticas e tamanhos de lote Segundo CORRÊA et al. (2001), a correta definição das políticas e dos tamanhos de lote, tanto de produção como de compras, é fundamental para o bom desempenho do sistema MRP. Tamanhos de lote superdimensionados acarretarão estoques médios maiores, com várias desvantagens como maiores riscos de obsolescência, maiores custos com capital empatado, menor flexibilidade, maiores tempos de atravessamento, e maiores tempos de atendimento ao cliente. Para o bom dimensionamento de lotes de produção, é importante saber os fatores que influenciam em sua definição como, os custos de preparação de máquinas, os custos de armazenagem, o custo da variação da carga de trabalho nos centros produtivos, entre outros. Já em relação ao bom dimensionamento de lotes de compra, é importante saber os fatores que influenciam em sua definição como, os custos burocráticos de processamento do pedido de compras, cotações, custos de transporte do item comprado, entre outros. · estoques de segurança Para CORRÊA et al. (2001), estoques de segurança tem por objetivo fazer frente a incertezas em processo de transformação. As razões para o uso de estoques de segurança podem ser incertezas quanto à fase de fornecimento do item, quanto ao processo que o produz ou quanto a sua demanda. 34 3.2 – Planejamento dos Recursos de Manufatura – MRP II O MRP II é baseado em um sistema integrado, contendo uma base de dados que é acessada e utilizada por toda a empresa, de acordo com as necessidades funcionais individuais. Entretanto, apesar de sua dependência de tecnologias de informação que permitam tal integração, o MRP II ainda depende das pessoas para a tomada de decisões. CORRÊA et al. (1993) ressaltam que os sistemas do tipo MRP II são mais adequados às empresas cujos objetivos estratégicos prioritários são o cumprimento de prazos e a redução de estoques. Num ambiente em que a competição é crescente, o cumprimento de prazos ganha importância e, os altos custos da manutenção de estoques sugerem a redução de seus níveis pelas empresas. Uma das principais vantagens do MRP II é o seu dinamismo, pois este reage bem às mudanças, condição que se torna cada vez mais importante num ambiente competitivo. CORRÊA et al. (1993 e 2001) ressaltam ainda, que o MRP II é mais útil para situações em que as estruturas de produtos são complexas, com vários níveis e vários componentes por nível e em que as demandas são instáveis. O MRP II é um sistema de informações integrado, que dispõe de uma grande quantidade de informações para um grande número de usuários. Essa troca de informações, se bem aproveitada, pode trazer inúmeros benefícios para a empresa que o adote. De acordo com CORRÊA et al. (1993), o MRP II possui algumas limitações. Por este ser um pacote de computador, grande, complexo, caro e de difícil alteração no sentido de adaptá- lo às necessidades da empresa usuária, muitas empresas optam por se adaptar às ferramentas ao invés do contrário, o que não é recomendável. Outro aspecto é em relação a exatidão dos dados, pois embora uma grande quantidade de dados estejam disponíveis, estes dados devem ser informados ao sistema de forma sistemática e exata, já que o sistema depende deles para seus procedimentos. Isto exige que os envolvidos sejam bastante disciplinados em seus procedimentos de entrada de dados. Segundo CORRÊA et al. (2001), o MRP II é uma extensão do conceito de MRP, diferenciando-se pelo tipo de decisão de planejamento que orienta, pois enquanto o MRP orienta as decisões de o que, quanto e quando produzir e comprar, o 35 MRP II engloba também as decisões referentes a como produzir, ou seja, com que recursos. Os autores ressaltam que o MRP II não é apenas um MRP com cálculo de capacidade. Há uma lógica implícita no seu uso, que prevê uma seqüência hierárquica de cálculos, verificações e decisões, visando chegar a um plano de produção que seja viável, tanto em termos de disponibilidade de materiais como de capacidade produtiva. O sistema MRP II é composto de uma série de procedimentos de planejamento agrupados em funções. Estas funções estão normalmente associadas a módulos de pacotes de software comerciais, desenvolvidos para suportar esta filosofia de planejamento (CORRÊA et al., 2001). O conjunto desses módulos forma uma estruturahierárquica, na qual as decisões tomadas nos níveis superiores condicionam as decisões de níveis inferiores. Além disso, esta estrutura permite vincular o planejamento de longo prazo às decisões detalhadas de curtíssimo prazo, garantindo alto grau de coerência entre os diversos níveis de decisões tomadas na manufatura. De acordo com CORRÊA et al. (2001), o primeiro aspecto importante para garantir a eficácia do MRP II é a existência de uma base de dados única, não redundante e acurada que integre toda a empresa por meio da informação. Vale lembrar que, sendo as diversas informações necessárias para o processo de planejamento MRP II de responsabilidade de diferentes setores, estes devem abrir mão de seus controles e bases de dados departamentais para manter uma única base, na qual cada informação estará igualmente disponível para toda a empresa. CORRÊA et al. (2001) elucidam os principais cadastros necessários: · Cadastro mestre de item – contém informações como código, descrição, unidade de medida, data de efetividade, política de ordem, lead time, estoque se segurança, entre outros. · Cadastro de estrutura de produto – contém as ligações entre itens “pais” e itens “filhos”, quantidades necessárias dos itens “filhos” por unidade do item “pai”, unidades de medida, código de mudança de engenharia, datas de início e término de validade, entre outros. · Cadastro de locais – onde são definidos os locais de armazenagem dos itens, incluindo unidades fabris, departamentos, corredores, prateleiras, entre outros. · Cadastro de centro produtivos – inclui código, descrição, horário de trabalho, índices de aproveitamento de horas disponíveis, entre outros. 36 · Cadastro de calendários – faz a conversão do calendário de fábrica no calendário de datas do ano e armazena informações de feriados, férias, entre outros. · Cadastro de roteiros – inclui a seqüência de operações necessárias para a fabricação de cada item, os tempos associados de emissão da ordem, fila, preparação, processamento, movimentação, ferramental necessário, entre outros. Segue abaixo o fluxo de informações e decisões que caracteriza o sistema MRP II, e em seguida serão detalhados o significado de todos os módulos utilizados na figura: FIGURA 5 - SISTEMA MRP II Fonte: CORRÊA et al. (2001), p. 157. S&OP Estratégias Orçamento Plano de vendas Plano de Produção Gestão de demanda MPS Política de estoques RCCP Lista de recursos, tempos PMP MRP CRP Centros produtivos, roteiros, tempos Estruturas, parâmetros Posição de estoques Plano detalhado de materiais e capacidade Comando Motor Compras SFC Programa de fornecedores Programa detalhado de produção Rodas 37 CORRÊA et al. (2001) identificam três grandes blocos dentro do sistema MRP II: · o comando – composto pelos níveis mais altos de planejamento (S&OP, Gestão de demanda e MPS/RCCP) que é responsável por dirigir a empresa e sua atuação no mercado, sendo portanto um nível de decisão de alta direção. · o motor – composto pelo nível mais baixo de planejamento (MRP/CRP), responsável por desagregar as decisões tomadas no bloco de comando, gerando decisões desagregadas nos níveis requeridos pela execução, ou seja, quanto e quando produzir e/ou comprar, além das decisões referentes a gestão da capacidade de curto prazo. · as rodas – compostas pelos módulos ou funções de execução e controle (compras e SFC), responsáveis por apoiar a execução detalhada daquilo que foi determinado pelo bloco anterior, assim como controlar o cumprimento do planejamento, realimentando todo o processo. Segundo CORRÊA et al. (2001), o S&OP – Sales and Operations Planning, ou planejamento de vendas e operações – é um processo de planejamento que trata principalmente de decisões agregadas que requerem visão de longo prazo do negócio. Tais decisões podem ser referentes a contratação e/ou demissão de mão-de- obra, aquisição de equipamentos, ampliação de linhas de produção, ativação e/ou desativação de unidades fabris, ou seja, decisões que envolvem basicamente a alta direção da empresa, diretoria e superintendência. Outra característica importante do S&OP citada por CORRÊA et al. (2001), é em relação a sua integração com os diversos setores da empresa, como manufatura, marketing, finanças, engenharia de produto, logística, num processo de planejamento que garanta a coerência das decisões tomadas por estas áreas. Pois, sem um processo formal de integração entre as áreas funcionais, a organização pode incorrer em altos riscos de incoerências de decisões que podem vir a comprometer seu desempenho global. Como resultado, de acordo com CORRÊA et al. (2001), o S&OP gera um conjunto de planos coerentes que servem de metas a serem seguidas pelas áreas envolvidas, conforme pode ser verificado na FIG.4, a saber: · o plano de vendas – definido de forma coerente com as informações de mercado e com as possibilidades de intervenção neste por parte do setor de vendas/marketing; 38 · o plano de produção – definido em função da política de estoques da empresa e cuja viabilidade, tanto em termos de capacidade de recursos como de disponibilidade de materiais, tenha sido devidamente analisada nos níveis de agregação coerentes com o horizonte de planejamento adotado; · o orçamento da empresa – deve ser para o período coberto pelo horizonte de planejamento, devidamente consistente com as necessidades de formação de estoques, de produção, de aquisição de materiais, de incremento de capacidade, entre outros; · o plano de introdução de novos produtos e desativação de produtos existentes, devidamente coerentes com os planos de vendas, produção e financeiro. O processo MPS/RCCP (Rought Cut Capacity Planning ou planejamento grosseiro de capacidade) é responsável por elaborar o Plano Mestre de Produção (PMP) de produtos finais, item a item, período a período, que é o dado de entrada para o MRP (CORRÊA et al., 2001). O módulo MPS não é um módulo essencialmente de cálculo como o MRP, mas de tomada de decisão, ou seja, dados a previsão de vendas no período, a carteira de pedidos e o estoque inicial, o estoque final é função da decisão de produção. CORRÊA et al. (2001) ressaltam que, esta decisão tem implicações importantes, pois a definição da produção e dos estoques de produtos finais tem impacto muito grande sobre como a empresa vai servir seu mercado consumidor. Para facilitar a tomada de decisão deste módulo no dia-a-dia é fundamental que haja uma política de estoques que defina o papel dos estoques de produtos acabados. Outro aspecto importante para direcionar o MPS é o Plano de Produção agregado ou de longo prazo, que é suportado pelo S&OP, tratando de famílias de produtos e não de produtos finais específicos. O MPS é, portanto, uma desagregação do Plano de Produção a longo prazo, garantindo que as decisões de curto e médio prazos estejam coerentes com as decisões de longo prazo. O módulo RCCP, segundo CORRÊA et al. (2001), é o responsável por fazer um cálculo de capacidade que possa ser executado rapidamente. Tem por objetivo apoiar a elaboração de um PMP que seja pelo menos aproximadamente viável, em termos de capacidade. Conforme pode ser verificado na FIG. 4, o RCCP utiliza como dado de entrada a relação de ordens planejadas pelo MPS, transformando esta intenção de produção em necessidades de capacidade com base em uma lista de recursos críticos 39 necessários ao longo de todo o processo produtivo, quer seja para produzir o produto final quer seus componentes, vinculados diretamente ao produto final e à datade sua produção. O resultado é um gráfico de carga gerado apenas para aqueles recursos considerados críticos como gargalos, recursos com alta taxa de utilização, recursos cujo aumento de capacidade é difícil, muito caro ou impossível, entre outros. Segundo CORRÊA et al. (2001), em função da Gestão da Demanda, a área de venda/marketing insere as informações do mercado no processo de planejamento MRP II. Ela inclui várias atividades como previsão, cadastramento de pedidos, promessa de data de entrega, serviço ao cliente, distribuição física e outras atividades que envolvem contato com o cliente. Envolve também outras fontes de demanda como peças de reposição para assistência técnica, demanda gerada entre unidades produtivas, demanda gerada por centros de distribuição, entre outras. A Gestão da Demanda forma um processo único e integrado com o processo MPS/RCCP, tendo como principais atores as áreas de planejamento e comercial. Dessa forma, pode-se dizer que o processo Gestão da Demanda/MPS/RCCP é responsável pela interface entre o sistema MRP II e o mercado consumidor. De acordo com CORRÊA et al. (2001), o processo MRP/CRP tem por objetivo gerar um plano viável e detalhado de produção e compras. O MRP é o módulo que, com base na decisão de produção de produtos acabados, calcula as necessidades de materiais, ou seja, quantidades e momentos de liberação e término de cada ordem de produção. Este módulo, além de determinar a liberação de ordens, emite relatórios de mensagens de ação, no caso de não haver disponibilidade de determinados materiais, para que o programador possa fazer os ajustes necessários na programação, apressar o recebimento de materiais, entre outras providências. O relatório de mensagens de ação permite analisar a viabilidade do plano sugerido pelo MRP, em termos de materia is. O módulo CRP utiliza informações de centros produtivos, roteiros e tempos, calculando as necessidades de capacidade para cada centro, período a período, gerando um gráfico de carga que permite identificar excessos de necessidade de capacidade ou ociosidade, para que o programador tome as providências necessárias em caso de inviabilidade do plano como antecipação de ordens, adiamento de ordens, provisão da capacidade necessária, entre outras. CORRÊA et al. (2001) ressaltam que gerar um plano viável não é tão fácil quanto parece, pois como os módulos MRP e CRP trabalham separadamente, fica 40 implícito que o plano do MRP não considera limitações de capacidade, que serão posteriormente verificadas no CRP. Desse modo, se forem necessários ajustes em função da análise dos relatórios de capacidade como, por exemplo, antecipação ou adiamento de ordens, é preciso voltar à questão de materiais, no MRP, para verificar se, por um lado, todos os componentes necessários a ordens antecipadas estão disponíveis e, por outro, se os itens cujas ordens foram postergadas não irão impedir a abertura de ordens de itens pais, podendo até afetar a produção e entrega do produto final. Portanto, é necessário que se tenha um processo interativo de análises de materiais e capacidade que, dependendo da severidade do problema, pode ser simples e feito manualmente pelo programador, ou complexo, requerendo nova rodada de cálculos com o software. Segundo CORRÊA et al. (2001) existem três formas de executar o planejamento da produção utilizando o MRP II: forma regenerativa, forma net-change e forma seletiva. Na forma regenerativa, o sistema parte da decisão de produção de produtos acabados, explodindo as necessidades de produtos em necessidades de materiais. As necessidades líquidas são comple tamente recalculadas e todas as ordens de produção e compra são regeradas, exceto as ordens firmes e já abertas. O processamento regenerativo é feito geralmente a cada semana, e dependendo da empresa, pode ser a cada quinzena e até a cada mês. Na forma net-change, sempre que ocorre pelo menos uma alteração com referência a um item, este é marcado pelo sistema. Estas marcas servem de base para que o processamento net-change recalcule necessidades e gere novamente as ordens apenas dos itens marcados. Este tipo de processamento é feito diariamente. Por fim, na forma seletiva, o programador elege os itens que deseja recalcular. Esta forma é mais útil quando os problemas de capacidade e/ou de materiais são razoavelmente complexos, requerendo o processo iterativo com recálculos, já que o recálculo de um ou poucos itens é feito quase instantaneamente. CORRÊA et al. (2001) ressaltam que, nem todos os software comercialmente disponíveis oferecem estas três possibilidades, sendo que alguns permitem apenas o recálculo regenerativo, o que normalmente prejudica bastante a agilidade e flexibilidade do processo de planejamento. Essa é uma das limitações da lógica MRP/CRP que a torna, para determinadas situações, menos eficaz do que aquela 41 encontrada em sistemas de programação com capacidade finita de produção, os quais, por meio de simulação, consideram simultaneamente as questões de materiais e capacidade, gerando um programa de produção viável nos dois aspectos. Os autores afirmam que o processo MRP/CRP pode ser considerado inadequado para algumas empresas com processos produtivos que apresentem roteiros complexos e múltiplos alternativos, restrições fortes que condicionam a seqüenciação das ordens, possibilidade de divisão ou sobreposição de ordens, entre outros aspectos. Para finalizar a explicação do esquema demonstrado na FIG. 4, tem-se os módulos SFC – Shop Floor Control ou Controle de Chão de Fábrica – e Compras, que servem para garantir o cumprimento do plano de materiais detalhado. Segundo CORRÊA et al. (2001), o módulo SFC é o responsável pela seqüenciação das ordens, por centro de produção, dentro de um período de planejamento, e pelo controle da produção, no nível da fábrica. Os autores ressaltam que este módulo de controle de fábrica dos sistemas do tipo MRP II é mais adequado ao sistema produtivo do tipo job shop, caracterizado como uma produção com arranjo físico funcional, em que os itens têm roteiros de produção variados, passando por diferentes partes da fábrica onde sofrem a seqüência de operações definida pelo roteiro estabelecido e pela tecnologia envolvida. Este tipo de produção caracteriza-se por longos lead times, nível de material em processo relativamente alto e altos índices de utilização de equipamentos. De acordo com CORRÊA et al. (2001), as atividades do módulo SFC começam com a liberação da ordem de produção, quando o sistema faz alocação dos materiais a serem utilizados, descontando-os do estoque disponível. Assim, o SFC permite que sejam informados os tempos efetivamente gastos nas operações, os materiais efetivamente utilizados, os momentos de término de cada operação, entre outros, para que se possa fazer o controle da utilização dos recursos, comparando-se o real com o padrão. Além disso, o SFC permite acompanhar a evolução da ordem de produção ao longo do decorrer do lead time, de forma a identificar possibilidades de atraso que mereçam atenção especial. Fechada a ordem de produção, os itens produzidos são transferidos para o estoque, atualizando os registros do estoque disponível. O módulo Compras é responsável por controlar as ordens de compras de materiais, fazendo a interface entre o planejamento e os fornecedores de componentes e matérias-primas. Segundo CORRÊA et al. (2001), a atividade deste módulo consiste em 42 cobrir as negociações de programações de entrega com os fornecedores, abrir as ordens de compras, emitir e acompanhar os pedidos e fechamento das ordens de compra, quando do recebimentodos materiais, atualizando assim os registros de estoque na entrada do almoxarifado. 3.2.3 – Implantação do Sistema MRP II De acordo com CORRÊA et al. (2001), a implantação de um sistema MRP II numa empresa, às vezes, é confundida com um simples processo de instalação de um novo software, o que pode acarretar numa subutilização do mesmo após sua implantação, tendo-o como um mero “controlador de estoques”, a um alto custo. O objetivo principal da implantação de um sistema MRP II, segundo CORRÊA et al. (2001), é a melhoria contínua do desempenho da empresa, e implica em modificações profundas nos métodos de trabalho em todas as áreas, além de modificar o comportamento de cada um dos funcionários. Isto porque um sistema MRP II exige que haja uma grande interdependência funcional, obrigando uma interação entre diferentes funções, devido ao fato de haver uma única base de dados para alojar e disponibilizar toda e qualquer informação relevante dentro da empresa. CORRÊA et al. (2001) citam as etapas do processo de implantação, a saber: redesenho do sistema de planejamento da empresa, ao menos num nível macro; a análise das alternativas de software disponíveis; a escolha e contratação do pacote “software-consultoria-treinamento” mais adequado; a implantação do novo sistema; e o aprimoramento contínuo do sistema. Ainda segundo o autor, o ponto crucial para a implantação com sucesso de um sistema MRP II não está na lógica em si e nem mesmo no aplicativo escolhido, e sim, juntamente com essas duas questões, nos três pressupostos citados abaixo: · comprometimento da alta direção com os objetivos da implantação; · treinamento intensivo e continuado em todos os níveis; · gerenciamento adequado do processo de implantação. 43 A preparação do projeto de implantação consiste na definição da equipe de implantação e dos demais elementos da estrutura organizacional, do estabelecimento da missão do projeto e da elaboração do plano de implantação, bem como da elaboração de um estudo de custos e benefícios da mesma (CORRÊA et al., 2001). A equipe de implantação deve ser composta por pessoas de todas as áreas envolvidas na implantação ou que possam ser afetadas por ela, como as áreas comercial, produção, planejamento, compras, materiais, financeira, contabilidade, custos, engenharia de produto e engenharia de processos. O treinamento é a principal atividade responsável pelo sucesso da implantação. De acordo com CORRÊA et al. (2001), o treinamento, em todos os níveis, é fundamental para a quebra de resistências naturais a toda e qualquer mudança. O treinamento é dividido em duas partes, uma conceitual e uma operacional. O gerenciamento adequado do processo de implantação, para CORRÊA et al. (2001), significa: a) na elaboração de um plano detalhado de implantação, representando o mapa que norteará as atividades de implantação do sistema MRP II; b) no acompanhamento e controle da execução das atividades para garantir uma aderência mínima ao plano estabelecido; c) em procedimentos de auditoria, correção e garantia futura da qualidade da informação do sistema; d) no desenho procedimental do sistema de planejamento. O plano de implantação, segundo CORRÊA et al. (2001), é a descrição detalhada do conjunto de atividades a serem realizadas, e deve conter para cada atividade o nome da atividade, a descrição do objetivo de realização da atividade, o método de execução, o produto final esperado, o prazo previsto para a execução, a interdependência com outras atividades do plano, os recursos necessários, entre outras informações. De acordo com CORRÊA et al. (2001), o gerente do projeto deve auditar mensalmente os produtos finais das atividades mais importantes, como por exemplo acurácia dos dados de estoques ou das estruturas. Semanalmente, deve verificar o cumprimento dos prazos intermediários e gastos associados, compará-los com os planejados e explicitar todos os desvios, que devem ser avaliados e discutidos 44 juntamente com a equipe de implantação, para que se tomem as medidas necessárias para evitar suas ocorrências. A elaboração de novos procedimentos deve estar prevista no plano de implantação e contar com a participação da equipe de implantação em estreito convívio com os usuários dos procedimentos anteriores à implantação do MRP II. Cada procedimento deve ser elaborado em forma preliminar, ser submetido à crítica dos usuários e por estes formalmente validado em sua descrição definitiva, antes de ser implantado e divulgado (CORRÊA et al., 2001). O desenho procedimental do sistema de planejamento, segundo CORRÊA et al. (2001), é o conjunto de procedimentos que definem os vários níveis de planejamento e seus processos de decisão e fluxos de informações. O desenho procedimental descreve os grandes blocos do processo de planejamento, a relação entre eles, as responsabilidades, as lógicas dos processos de decisão, as informações necessárias e as informações resultantes para apoio às decisões. De posse do desenho procedimental, serão definidos os requisitos de customização e redefinidos os parâmetros do sistema. De acordo com o autor acima, os principais blocos do sistema de planejamento a serem considerados no desenho procedimental são: · o plano de produção de longo prazo, o plano de vendas e a gestão da demanda, configurados no módulo S&OP; · a previsão de vendas agregada e detalhada; · o plano mestre de produção; · o plano de materiais e capacidade detalhados; · a programação de curto prazo de fábrica e de fornecedores; · o controle de chão de fábrica. Para cada um destes blocos ou elementos do desenho procedimental, devem ser definidos explicitamente as informações necessárias de entrada, as informações resultantes desejadas do processo de decisão, assim como a lógica do processo de decisão, incluindo as suas seguintes características: · políticas gerais de decisão; · definição de responsabilidades pelas informações e pelo processo de decisão; · ferramentas a serem utilizadas; 45 · modelagem do sistema produtivo e de seus produtos (famílias de produtos, características de estruturas de produtos, itens fantasmas, centros produtivos, entre outros); · parâmetros básicos (horizontes de planejamento, períodos de replanejamento e períodos de congelamento); · políticas de parametrização do sistema, entre outras. CORRÊA et al. (2001) ressaltam que o desenho procedimental do sistema de planejamento constitui-se numa ferramenta fundamental para garantir que o processo de planejamento contribua efetivamente para o atendimento dos objetivos estratégicos do sistema produtivo, no que se refere às necessidades de velocidade de entrega, confiabilidade de entrega, flexibilidade e custo. CORRÊA et al. (2001) ressaltam ainda, que o projeto de implantação não deve ser considerado um ponto terminal mas o cumprimento da primeira etapa de um processo contínuo. É importante que se mantenha um programa de treinamento, nos conceitos e no uso do sistema MRP II, para a reciclagem dos usuários e treinamento dos novos funcionários. Além disso, é bom estar atento a novas versões a serem incorporadas no software pelo fornecedor, a fim de se manter atualizado. CORRÊA et al. (2001) também ressaltam que, os indicadores de desempenho da empresa devem ser acompanhados e avaliados periodicamente, a fim de se identificar áreas do processo de planejamento que não estejam correspondendo às necessidades e que precisam de revisão de procedimentos ou treinamento dos recursos humanos. 3.3 – A importância da utilização de sistemas MRP nagestão da produção e de materiais O artigo de FENSTERSEIFER e BASTOS (1989) focaliza a utilização de sistemas MRP de gestão da produção e de materiais nas grandes empresas industriais. A pesquisa foi realizada através de um questionário, enviado ao Gerente de Produção das 500 maiores empresas dos setores metalúrgico, mecânico, de material 46 eletroeletrônico e de material de transporte. Dos questionários enviados, 32,8% foram devolvidos devidamente preenchidos. São apresentadas características gerais das usuárias e não-usuárias do MRP e, são analisados aspectos relativos à implantação do MRP, além dos resultados advindos de sua utilização. Os autores ressaltam que quanto mais elevado o nível do sistema MRP, maior será a integração da função produção com as demais áreas funcionais da empresa. Além disso, afirmam que a duração média de implantação do MRP é de 3,1 anos. Quando implantados corretamente, os sistemas MRP podem trazer grandes benefícios às empresas. Os insucessos são atribuídos a problemas de implantação, como problemas comportamentais e organizacionais, e não técnicos. A implantação requer o comprometimento da alta administração e um alto grau de integração entre as áreas funcionais da empresa, além de um intenso treinamento. Como resultados da pesquisa, MOREIRA (1996) cita, entre outros, o fato de que o MRP é mais apropriados para atividades de montagem de componentes; o maior benefício do MRP está na redução do estoque de materiais e dos produtos em processo; o MRP assegura a disponibilidade de materiais no momento correto, reduz o ciclo de fabricação e diminui os atrasos das entregas aos clientes. 47 4 - A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA MRP DE GESTÃO DA PRODUÇÃO E DE MATERIAIS: O CASO DA EMPRESA LABTEST DIAGNÓSTICA Para a elaboração deste capítulo foi realizada uma entrevista com uma empresa que utiliza o sistema MRP. A entrevista consistiu de uma parte estruturada, a partir da aplicação de questionário, e outra semi estruturada, com uma discussão aberta no final desta. Para tanto, foi realizada uma reunião com o Vendedor Técnico da Datasul, empresa que fabrica e comercializa software MRP, Sr. Walfrido. Nesta reunião apresentou-se o projeto de monografia e discutiu-se a possibilidade da Datasul em indicar um cliente que se dispusesse a colaborar com informações relevantes a respeito do assunto abordado neste trabalho. Assim, o Sr. Walfrido se dispôs a indicar uma empresa e agendar uma visita. A empresa que se dispôs a colaborar com o trabalho foi a LabTest Diagnóstica, empresa do ramo farmacêutico, na área de diagnóstico laboratorial. Localizada em Lagoa Santa, MG, a LabTest tem qualidade reconhecida, capacidade competitiva no mercado brasileiro e internacional e elevado nível de confiabilidade em seu segmento de atuação, sendo uma referência no mercado do diagnóstico. A empresa é de pequeno porte, possuindo cerca de 100 funcionários. Funciona de segunda-feira a sexta-feira no horário comercial, com um portfólio de produtos composto por uma linha de cerca de 70 itens. A entrevista foi realizada com o Gerente de Produção da LabTest, Sr. Burkhard Roland Gallbach. Foi feita uma visita às instalações industriais da LabTest para realizar a entrevista. Posteriormente, para sanar algumas dúvidas foram feitas várias conversas por telefone até esclarecê-las. 48 4.1 – A implantação do sistema MRP A razão que levou a empresa a implantar o sistema MRP foi por que o sistema utilizado não era integrado com a parte contábil, característica que é bem desenvolvida no sistema MRP. Portanto, o motivo que levou-a a adotar o MRP foi para integrar todos os departamentos e o sistema que mais agradou foi o software da Datasul. A implantação do MRP na empresa começou no ano 2000, sendo gastos de 3 a 4 meses para sua conclusão. Durante, aproximadamente, um ano e meio, ou seja, até o final de 2001, a empresa ainda não utilizava o sistema como um todo. Por exemplo, as ordens de produção que este gerava não eram utilizadas, pois alguns parâmetros precisavam ser redefinidos. Porém, como as ordens de compras eram utilizadas, acontecia de se comprar a mais do que o necessário. No ano de 2001, o Gerente de Produção se empenhou para colocar o sistema para funcionar efetivamente. Antes disso, a programação da produção era feita manualmente e conferida no sistema. Com o tempo, passou-se a fazer o que o sistema MRP gerava, com certas restrições que serão expostas no decorrer deste capítulo. Quem tomou frente neste projeto foi a Gerente Administrativa, pois era ela quem gerenciava os contratos. Ela fazia reuniões constantes, cobrava por resultados e tinha todo o apoio do Presidente da empresa, fator fundamental para o sucesso da implantação do sistema. Todos os setores tiveram participação na implantação do MRP, pois este é o objetivo do sistema, integrar todos os departamentos, havendo assim uma cobrança muito grande para tal. Alguns setores tiveram mais facilidade em usar o sistema em relação a outros. Como exemplo, pode-se citar o gerente de produção que se viu obrigado a aprender detalhes do sistema para conseguir resolver os problemas que iam surgindo, bem como a pessoa que trabalha com o fechamento contábil do mês. Em contrapartida, existem outras áreas que só entendem o mínimo necessário para a sua utilização, logo havendo qualquer problema tem-se dificuldade em resolvê- lo. No início da implantação do sistema, houve um treinamento intenso dos funcionários por parte da Datasul, seguido de um posterior acompanhamento. Inicialmente, houveram muitas falhas e à medida que aconteciam, tentava-se descobri- las e ensinar para as pessoas a solucioná- las. Hoje em dia a maioria dos funcionários já 49 domina a utilização do sistema, sendo o treinamento necessário apenas como forma de atualização ou entrada de novos funcionários, principalmente daqueles que irão trabalhar na parte de estoque e de requisição, que tem relação direta com a produção. Pois, se uma matéria-prima for usada fisicamente e não for dado baixa no sistema, o MRP não vai gerar necessidade, visto que este opera com base nas informações que são inseridas neste. Porém, pode ser que aconteça algumas falhas, para isso faz-se inventários continuamente, principalmente no caso de estoque de matéria-prima. Já nos outros setores, é feita uma checagem a cada 4 meses. O MRP calcula a necessidade de materiais baseado nas informações contidas no sistema, se estas diferem da realidade, pode dar problema, ou seja, pode ser que este não gere ordens de compra, o que significa dizer que o estoque dentro do sistema não está correto. No início da utilização do sistema, o estoque de matéria-prima era verificado diariamente, com o tempo deixou-se de fazer isso. Porém, como começou a dar problema, resolveu-se voltar a conferir o estoque no sistema, devido às variações da demanda. Tanto é que hoje em dia é muito raro ter problema. Para adequar o sistema original às necessidades da LabTest, foram feitas algumas customizações. Porém, algumas destas adaptações, segundo o gerente, não precisavam ser feitas. Por exemplo, na produção, o gerente anterior customizou muita coisa sem fazer um estudo prévio dessa necessidade. Inclus ive existiam dois programas que foram retiradas, pois não estavam sendo utilizados. Já nos setores comercial e de compras, foi diferente. Primeiramente foram apresentadas todas as soluções existentes possíveis, estas foram analisadas uma a uma, e só foi customizado a parte que realmente precisava.Então pode-se dizer que algumas customizações foram feitas sem necessidade e outras realmente precisavam ser feitas. O problema da customização é que ao sair uma atualização, esta pode entrar em conflito com as modificações feitas, ficando a cargo da LabTest a atualização customizada. Em relação as dificuldades encontradas na implantação, pode-se citar: a resistência das pessoas, a dificuldade de aprendizado e a correta definição dos parâmetros. A empresa demorou para descobrir que problemas na geração de ordens pelo sistema eram causados devido a incorreta definição dos parâmetros. Porém, como a alta direção sempre cobrou por resultados, mesmo com as dificuldades, conseguiu-se implantar o sistema MRP. 50 O gerente de produção mencionou que teve muito problema na implantação, não por que o pessoal não soube explicar o funcionamento do sistema, mas porque os parâmetros foram definidos de forma errada. 4.2 – Funcionamento do sistema O sistema funciona da seguinte fo rma: a área comercial define uma previsão de vendas para o ano, baseada no estoque e no crescimento almejado pela empresa. Estas informações são transferidas para o sistema, que gera as ordens de produção e as ordens de compras. No início da implantação do sistema, o setor comercial era quem definia a previsão de vendas anual e semanal na empresa, porém como estavam ocorrendo muitos erros, o gerente de produção assumiu a previsão semanal. Esta previsão é feita baseada numa “curva de vendas”, mais ou menos histórica, onde a quantidade anual prevista pelo comercial é dividida em meses. Nesse caso, existe um problema, pois pode ser que a previsão mensal não seja exatamente igual para todos os meses, por existir muita sazonalidade. Por exemplo, em novembro as vendas são o dobro de janeiro. Portanto, definiu-se percentuais mensais, por exemplo, 6,5% em janeiro e 7% em fevereiro. Definida a previsão do mês, o gerente divide-a em semanas, obtendo o valor semanal. Porém, ainda há outro problema. De acordo com gerente, a previsão de vendas definida pelo comercial não é exatamente adequada, pois devido as variações do mercado, a previsão pode não descrever a realidade. Além disso, a previsão mensal é dividida linearmente, mas a venda não é linear, normalmente no início e no final do mês esta é maior. Só que colocar um percentual maior em cima destas semanas, e nas outras um percentual menor, aumentaria os problemas existentes durante a semana. Portanto, a previsão de vendas é colocada na segunda-feira, para reduzir sua complexidade. Então, para auxiliar na previsão de vendas, a empresa trabalha com o módulo S&OP que, ao invés de se fazer a previsão anual, este a faz semestralmente. Para tal ele negocia com os distribuidores a cada três meses. 51 Portanto, para o sistema funcionar tem-se a previsão de vendas e define- se as etapas com os respectivos prazos, os lead times de produção e compras, os estoques de segurança, os prazos de segurança, os prazos de fornecedor e o tamanho do lote econômico ou período fixo. No período fixo, é definido o prazo que se quer que o MRP considere, por exemplo, 17 dias, este por sua vez vai dizer qual é a previsão de vendas de determinado produto nesse período, considerando toda a previsão de vendas como se fosse nesse dia. O gerente de produção é quem define se parâmetro de determinado produto será considerado como lote econômico ou período fixo. Além disso, tem-se que definir a capacidade produtiva, que faz parte do MRP II. Porém, esta não é considerada pela empresa, pois ainda não conseguiu definir todas variáveis necessárias para a determinação desta capacidade. Talvez um dia, a empresa consiga chegar num nível que possa utilizá- la, mas por enquanto, segundo o gerente de produção esta não é necessária. O gerente de produção ressaltou que muitas atividades são feitas manualmente, o sistema o ajuda no cálculo da necessidade de materiais, mas para ter um controle maior ele faz a programação manualmente. Se a empresa tivesse uma complexidade muito maior, talvez ele não conseguiria fazer isto. Faz-se um acompanhamento manual para saber o que é necessário produzir, para confirmar e ter certeza que o que ele está gerando é o que se precisa, e qualquer diferença poder se atuar. Na verdade, estes são mecanismos de confirmação. O sistema tem duas bases, uma de produção e uma de teste. Na base de teste pode-se fazer o que quiser, de noite a base de produção é copiada para base de teste. Se houver algum problema que precisa ser solucionado, faz-se o teste antes para confirmar se o que está sendo feito realmente está correto. O gerente de produção afirmou que não espera que um sistema consiga resolver todos os seus problemas. Existem situações que é preciso cuidar caso a caso, encontrando uma solução específica para cada problema. 52 4.2.1 – Exemplos de problemas com a previsão de vendas Segue abaixo um exemplo dado pelo gerente de produção a respeito de um dos problemas da previsão de vendas. Já que a previsão de vendas não é linear, o gerente de produção tem que rodar o planejamento a cada duas semanas. Supondo que haja uma previsão de vendas de 400 itens no mês, logo 100 itens por semana. Se na primeira semana do mês a venda for de 90 itens e na segunda semana de 120 itens, significa que houve uma venda de 10 itens a mais do previsto, então o estoque está 10 itens menor do que estava previsto. O comercial, por sua vez, conclui que só precisa vender 95 itens na terceira semana e 95 itens na quarta semana, em média. Só que, como no sistema consta uma previsão de 100 itens, este vai calcular baseado no que está colocado lá, que pode ser que não retrate a realidade. Pode ser que este gere uma ordem em excesso, com uma expectativa de vendas que na verdade não vai realizar. O sistema gera uma planilha que informa quando a venda está a mais ou a menos, por exemplo, se houver uma venda de 54% acima do que estava previsto, então é preciso adiantar ordens de produção. Ao contrário, se houver uma venda de 35% a menos, se tiver uma ordem, pode-se jogá- la para frente. Isso significa que a previsão que os distribuidores passaram está errada, é preciso ver o que está acontecendo no mercado e descobrir por que está vendendo tanto a mais, para então fazer uma previsão do que produzir. Essas coisas o sistema não “enxerga”. O gerente informou que poderia colocar esses parâmetros no sistema, mas teria que estar mudando vários parâmetros constantemente, o que não é viável. O MRP é utilizado pela empresa, segundo o gerente, como um norteador. Esta análise do que o MRP gera tem que ser feita manualmente, pois se for produzido do jeito que este está mandando, pode ser que dê problema, tanto produzir a mais quanto deixar de produzir, se estiver vendendo a mais. São utilizados tempos de segurança, por exemplo, no controle de qualidade e no setor de compras, além de um estoque de segurança. Então, de certa forma, o que a empresa tem hoje, é superdimensionado, por que todas essas variabilidades têm que ser resolvidas de alguma maneira para que não falte produtos. Pois, não se pode esperar que o comercial faça uma previsão de vendas exata, pois, isto é impossível, devido a variações do mercado. O gerente de produção citou que a FIAT fala muito em estoque zero, Just in Time, mas eles tem estoque de carros acabados. 53 Então, ninguém dá conta da variabilidade da demanda. O gerente de produção disse ainda que, ele tenta montar o sistema de tal forma que se consiga prever todas essas variabilidades e se tenha uma folga. Com alguns produtos ele trabalha mais apertado, comoutros mais folgado, depende da importância. Então é preciso que se faça o acompanhamento dessa variabilidade. Tem- se uma previsão de vendas razoavelmente fixa, que é atualizada com o módulo S&OP, o gerente a distribui semanalmente ao longo do ano e faz o acompanhamento, e o que estiver muito fora, ao longo do tempo ele vai fazendo os ajustes. 4.2.2 – Deficiências apontadas pelo Gerente de Produção na utilização do MRP na empresa Segue abaixo um exemplo dado pelo gerente de produção a respeito de um dos problemas do MRP. Para a montagem de cada produto gasta-se um dia, alguns produtos gasta-se menos de um dia, mas trabalha-se com a unidade de tempo de um dia. Já que a previsão de vendas é colocada na segunda-feira, o MRP gera ordem de produção para quinta-feira, com entregar prevista para sexta-feira, e expedição para segunda-feira. Só que o sistema faz isto com todos os produtos que precisam ser montados, jogando-os para quinta-feira, e não coloca nada na segunda-feira, na terça- feira e na quarta-feira. Teoricamente, se tudo fosse feito na quinta-feira, na sexta-feira estaria tudo pronto. Só que isso é impossível! Então é preciso que se tenha folgas para que quando for preciso montar, isto possa ser feito segunda-feira, terça-feira, quarta- feira e quinta-feira. Poder montar significa ter todos os insumos comprados e todos os insumos produzidos necessários para tal. São colocados estoque de segurança na montagem, para que o MRP “enxergue” antecipadamente ordens de compra e de produção. As ordens de produção, o gerente de produção consegue controlá- las, pois são poucos itens, mas as ordens de compras, que são mais de 500 itens, não dá para controlar manualmente. Alguns itens, com o tempo consegue-se reduzir este estoque de segurança, outros são mais complicados. 54 O sistema MRP, tendo todos os parâmetros, funciona muito bem, só que a variabilidade da demanda tem que ser contornada de alguma forma. O MRP gasta para rodar o planejamento, mais ou menos 40 minutos, entre rodar o planejamento e depois confirmar as ordens. Então, é preciso que se faça isso fora do horário de trabalho, por que se estiver alguém operando o sistema, ele vai parar de rodar o planejamento até essa pessoa terminar o que estiver fazendo, para depois voltar a rodá- lo. Além disso, ele precisa rodar o planejamento entre sexta-feira e segunda-feira, por que a previsão de vendas está na segunda-feira. Se o planejamento for rodado na terça-feira, o MRP não “enxerga” a previsão de vendas de segunda-feira, e se este considerá- la, será considerado também o estoque mais baixo, por que teve vendas neste dia. Portanto, o planejamento tem que ser rodado entre sexta-feira e segunda-feira, ou seja, tem o dia certo de rodar. O MRP calcula exatamente o que for exigido, se este gerar uma ordem é por que tem um motivo. Pode ser que o motivo esteja errado, então é preciso que se altere o parâmetro. Num exemplo citado pelo gerente de produção, ele conta como isso acontece. Era preciso produzir certo produto, devendo ser gerada uma ordem pelo MRP. Porém, o sistema gerou 2 ordens de produção, então foi preciso verificar por que estas duas ordens tinham sido geradas. Aconteceu que, ao invés de inserir no MRP o lead time de produção do produto era de um dia, foi inserido dez dias, então o que estava informado para o sistema não era a realidade, o que fez com que este gerasse ordem de produção e ordem de compra erradas. O sistema não “pensa”, calcula baseado na informação dada a este. Se não houver esta interação, de acompanhamento e de verificação dos dados, o sistema pode não funcionar corretamente. Outro exemplo apresentado de problemas com o MRP foi em relação a definição do tamanho do lote econômico. Definiu-se que o lote econômico de uma caixa de papelão é de 700 unidades. Então, foi feito um pedido de compras de 700 unidades, porém o fornecedor entregou apenas 600. E como a empresa precisa de 700 unidades, ficou faltando 100. Então, só puderam ser montadas 600 unidades de determinado produto, sobrando 100 frascos envasados do produto. Quando houver outro pedido, o MRP vai “enxergar” a necessidade de produção, gerando uma ordem de 700 unidades, que é o lote econômico. Porém, ainda existem 100 frascos envasados, então só é preciso produzir 600 unidades, mas o MRP vai mandar produzir 700 unidades, sem descontar os frascos já produzidos. Estes 100 frascos dão para suprir a demanda de mais ou menos 55 duas semanas, mas o MRP não “enxerga” isso, por que ele trabalha com lote econômico. Esse problema o MRP não consegue diferenciar. Uma solução que o gerente de produção encontrou para este problema foi a descrita a seguir. Por exemplo, para se produzir um kit são necessários 10 frascos e para produzir esses 10 frascos são necessários 100 ml. Se for preciso produzir 100 kits, será preciso produzir 1.000 frascos e 10.000 ml. É possível se produzir exatamente 10.000 ml, só que a quantidade de frascos pode dar variação, pode ser que dê 999 frascos, aí só será possível fazer 99 kits, e sobrarão até 9 frascos. O MRP vai rodar o planejamento e dizer que são necessários 100 kits, porém como só tem 999 frascos, e para produzir 100 kits são necessários 1.000 frascos, fica faltando um frasco. De novo o problema, não se produz só um frasco, produz-se 1.000 frascos, e então o MRP gera outra ordem de produção. Portanto, o gerente de produção fez o seguinte, já que é possível produzir exatamente 10.000 ml, teoricamente dá para produzir 1.000 frascos. Então, é informado ao sistema que, ao invés do lote econômico ser de 100 kits, este será de 95 kits. Assim, sempre vai produzir a mais, o que não é um problema, pois a empresa também manda estes kits para os distribuidores e pode acontecer de haver alguma perda durante a produção. O que sobrou, vai ter que ficar em estoque esperando a próxima produção. O mesmo aconteceu com outro produto cujo lote econômico é de 50.000 ml de um reagente. Se rodar o sistema e houver em estoque 49.000 ml elaborado, quer dizer que faltam 1.000 ml. Então, é preciso produzir 1.000 ml, só que não se produz 1.000 ml, e sim 50.000 ml. O MRP vai gerar ordem de produção de 50.000 ml, e aí, se não houver matéria-prima suficiente, vai gerar ordem de compra e aumentar o estoque. Como agora o gerente de produção já sabe disso, ele vai atuar nesse parâmetro, antes de rodar o planejamento, e informa que o lote econômico não é 50.000 ml, e sim 49.000 ml. De certa forma, o sistema está sendo enganado, mas ele não vai gerar outra ordem. Quando terminar de rodar o planejamento, ele volta no parâmetro e passa este para 50.000 ml, pois senão na próxima vez, o MRP vai gerar ordem de produção de 49.000 ml. Outro exemplo interessante, existem dois produtos que tem um reagente que é padrão, que é comum aos dois, e a formulação é a mesma. São produtos diferentes, um é em pastilha e o outro é líquido, mas pode-se produzir os dois juntos para ganhar em economia de escala. O MRP vai gerar duas ordens, uma para cada um, 56 mas pode-se juntar essas duas ordens e produzi- los ao mesmo tempo, economizando trabalho. Existem outros produtos que o mesmo elaborado é utilizado para uma representação pequena e uma grande, chamadas de kit e kitão. O kitão tem uma venda menor que a do kit, então pode-se aproveitar o elaborado e dividi- lo para os dois. Quando chega no envazamento, o gerente de produção é quem vai decidir quanto produzir desse ou daquele, variando de acordo com a previsão de vendas. 4.3 – Benefícios do MRP Como benefícios trazidos com a utilização do sistema MRP pode-se citar a reduçãode custos, um nível de estoque mais adequado e a redução da rotatividade de estoque. Rotatividade, neste caso, é o valor do estoque de matéria-prima na empresa, ou seja, pega-se o valor do estoque no final de um certo mês e o do mês seguinte, a diferença deste é divida pela quantidade utilizada, e multiplicada por 30 dias, para dar em mês, esse é valor da rotatividade. A rotatividade de estoque era de 150 dias de matéria-prima e hoje está na faixa de 40 a 50 dias, ou seja, reduziu cerca de 30%. Com implantação do sistema, percebeu-se que a empresa teve um aumento no nível de estoque de produto acabado. Porém, a empresa havia definido a meta de se reduzir a rotatividade, então de certa forma o produto acabado não foi a principal preocupação. Com a melhoria do sistema, a meta desse ano é a de reduzir o estoque geral da empresa, deixando-o 1,5 vezes o faturamento. Outro benefício, é que agora consegue-se comprar as matérias-primas certas e na hora certa. Já, em relação ao prazo de entrega, este apresentou uma melhoria considerável, pois para funcionar, esses valores tinham que ser definidos, e uma vez definidos tem-se um parâmetro a seguir, o que antes não tinha, melhorando o nível de estoque. Com esses benefícios apresentados acima, o distribuidor passou a ter mais confiança na LabTest por que seus compromissos de entrega passaram a ser 57 cumpridos dentro do prazo, reduzindo seu estoque de segurança. Portanto, conseguiu-se reduzir o estoque total na cadeia produtiva. Com isso, o distribuidor deixar de investir em estoque e consegue investir em treinamento de funcionários. 58 5 - CONCLUSÕES A partir da revisão da literatura e do estudo de caso, pode-se chegar a algumas conclusões a respeito do processo de implantação e utilização do sistema MRP como ferramenta para o Planejamento e Controle de Produção. O sistema MRP demostrou ser uma boa ferramenta que auxilia o Planejamento e Controle de Produção, por que integra os diversos departamentos (Produção, Vendas, Compras, Almoxarifado, Contábil) e processa dados e informações que são essenciais para a gestão da produção. Porém, sua implantação deve ser bem gerenciada para que esta seja bem sucedida. Tudo indica que, o principal motivo que leva uma empresa a implantar um sistema MRP II é a possibilidade de integração de boa parte das áreas da empresa. Consequentemente, isto implica em modificações nos métodos de trabalho das áreas, requerendo um maior nível de comprometimento dos funcionários na fase de implantação e manutenção do sistema. Além disso, o treinamento é essencial para o sucesso da implantação, todos os usuários devem ser devidamente treinados para que o sistema funcione de maneira eficaz. Outra questão a ser salientada, é em relação ao nível de envolvimento e comprometimento por parte da alta administração da empresa, a qual deve designar expressamente um executivo para apoiar as tarefas de implantação, a fim de assegurar os objetivos estratégicos da empresa. A escolha do software que seja mais adequado às necessidades operacionais e estratégicas da empresa, deve ser uma tarefa de análise bastante criteriosa dos produtos oferecidos pelos representantes, pois exige uma definição clara de diversos fatores. Dentre estes, pode-se citar: a lógica de funcionamento de cada produto, o tempo necessário para treinamento do pessoal da empresa, o número de horas de assistência durante e após a implantação previstas no contrato e a adaptação das atividades operacionais “tradicionais” para migrar para o sistema informatizado. Se a avaliação for feita de forma apressada, pode requerer customizações desnecessárias aumentando demasiadamente o orçamento previsto. A decisão quanto às customizações 59 implica em algo mais delicado, que é a geração de problemas, impedimentos ou demoras de se fazer upgrades do sistema comprado. No caso específico da área de Planejamento e Controle da Produção, a implantação requer definições bem detalhadas dos diversos parâmetros de produção, tais como: horas-homens, horas-máquina, lead time de produção e de compras, tamanho dos lotes econômicos de produção e de compras e níveis dos estoques. Finalmente, é necessário deixar bastante claro que os benefícios apresentados pelos representantes, de fato, são reais. Entretanto, ressalta-se que estes são alcançados a longo prazo. Além disso, este sistema é uma ferramenta para auxiliar o desenvolvimento de tarefas, pois a tomada de decisão é sempre responsabilidade do planejador, visto que o sistema gera informações que devem ser analisadas com critério, ou seja, o sistema não “pensa”. Em resumo, o gerente de produção desenvolve suas habilidades, do ponto de vista de tomada de decisão, baseado no acesso rápido a informações relevantes. 5.1 – Recomendações para continuidade do trabalho Diante das constatações expostas, acredita-se que seria interessante o desenvolvimento de outros estudos mais aprofundados do processo de implantação e operacionalização de sistemas MRP, que sejam suficientemente válidos do ponto de vista científico, de modo a contribuir para a atualização da pesquisa de FENSTERSEIFER & BASTOS (1989) junto à várias indústrias. 60 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARMANDO. Planejamento e Controle da Produção. Disponível em: <www.eps.ufsc.br/disserta96/armando/cap3/cap3.htm>. Acesso em: 01 fev. 2002. ARNOLD, J. R. T. Administração de Materiais: um introdução. São Paulo: Atlas, 1999. CORRÊA, H. L. et al. Just in time, MRP II e OPT: um enfoque estratégico. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1993. CORRÊA, H. L. et al. Planejamento, Programação e Controle da Produção: MRP II/ERP: conceitos, uso e implantação. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001. FENSTERSEIFER, J. E.; BASTOS, R. M. A implantação de sistemas MRP de gestão da produção e de materiais nas grandes empresas industriais do Brasil. Revista de Administração da USP, São Paulo, v. 24, n. 1, pp.11-22, janeiro/março de 1989. MACHLINE, C. et al. Manual de Administração da Produção. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1978. MONKS, J. G. Administração da Produção. São Paulo: Mc-Graw-Hill, 1987. MOREIRA, D. A. Administração da Produção e Operações. 2. ed. São Paulo: Pioneira, 1996. PEREIRA, M. O uso da curva ABC nas empresas . Disponível em: <http://kplus.cosmo.com.br/materia.asp?co=5&rv=Vivencia>. Acesso em: 20/01/2003. SLACK, N. et al. Administração da Produção. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1996. 726 p. TUBINO, D. F. Manual de Planejamento e Controle da Produção. São Paulo: Atlas, 1997.