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Augusto Seabra Gestão das Organizações 03 Sumário CAPÍTULO 3 – Gestão das Organizações .................................................................................... 05 3.1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................. 06 3.1.1 A administração na Antiguidade .................................................................................. 06 3.1.1.1 Grécia...................................................................................................................... 06 3.1.1.2 Roma e a Igreja Católica .................................................................................... 07 3.1.1.3 Organizações Militares ........................................................................................ 07 3.1.1.4 Maquiavel ............................................................................................................... 08 3.1.2 A Revolução Industrial ..................................................................................................... 10 3.1.2.1 Divisão da Revolução Industrial .......................................................................... 11 3.1.3 As Teorias da Administração ......................................................................................... 12 3.1.3.1 Administração Científica ...................................................................................... 13 3.1.3.2 A Teoria Clássica ................................................................................................... 15 3.1.3.3 A Burocracia ........................................................................................................... 17 3.1.3.4 Enfoque Comportamental .................................................................................... 19 3.1.3.5 Escola das relações humanas .............................................................................. 20 3.1.3.6 Pensamento Sistêmico ........................................................................................... 21 3.2 FERRAMENTAS DE GESTÃO ..................................................................................................... 22 3.2.1 Análise SWOT .................................................................................................................. 22 3.2.2 Benchmarking ................................................................................................................... 23 3.2.3 Brainstorming .................................................................................................................... 23 3.2.4 Matriz BCG ....................................................................................................................... 24 3.2.5 5W2H ................................................................................................................................ 25 3.3 CONCLUSÕES ............................................................................................................................. 25 05 Introdução Segundo Maximiniano (2007), a teoria é formada por um conjunto de proposições que buscam explicar os fatos da realidade. A palavra “teoria” vai além da questão de abordagem de pro- posições, estabelecendo princípios e doutrinas para nortear os profissionais e resolver problemas práticos. Apesar da evidência de teorias com certo grau de sofisticação (Quadro 1), apenas no século XVIII a administração se tornou uma estrutura organizada de teorias e de conhecimentos, assu- mindo uma um corpo de ciência. GRANDES PROJETOS DO ORIENTE ORGANIZAÇÕES MILITARES GRÉCIA ROMA RENASCIMENTO REVOLUÇÃO INDUSTRIAL Desde 4.000 a.C. Desde 3.500 a.C. 500 a.C. Entre VII a.C. e IV a.D. Século XVI Século XVIII Administração de Projetos de engenharia: cidades, pirâmides, projetos de irrigação. Organização, disciplina, hierarquia, logística, planejamento de longo prazo, formação de recursos humanos. Democracia, ética, qualidade, método científico. Administração de império multinacional, formação de executivos, grandes empresas privadas, exercito profissional. Retomada dos valores humanistas, grandes empresas de comércio, invenção da contabilidade, Maquiavel. Invenção das fábricas, surgimento dos sindicatos, início da administração como disciplina. Quadro 1: Origens da Administração Moderna Fonte: Maximiniano (2007). Capítulo3Gestão das Organizações 06 Gestão das Organizações Laureate International Universities 3.1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO As teorias e práticas utilizadas na administração das organizações são consequência e evolução de técnicas desenvolvidas ao longo dos tempos, desde práticas adotadas por países, exércitos, igreja e impérios, que criaram soluções para lidar com os recursos e alcançar os objetivos. A história da administração iniciou-se aproximadamente no ano 5.000 a.C., na Suméria (atual Irã), quando eles buscavam formas de resolver seus problemas, e consequentemente, exercitavam a arte de administrar. No Egito, Ptolomeu dimensionou um sistema econômico planejado, o qual não teria condições de existir sem uma administração pública sistemática e organizada. As construções das primeiras pirâmides egípcias são consideradas as mais antigas estruturas monumentais do mundo construídas de alvenaria vestida, e necessitavam de uma complexidade relativamente grande de administração. A China de 500 a.C, com a constituição de Crow, buscou um sistema organizado de governo para o império com seus oito regulamentos e as regras de administração pública (1- O Alimento; 2- O mercado; 3- Os Ritos; 4- O Ministério do Emprego; 5- O Ministério da Educação; 6- A administração da Justiça; 7- A Recepção dos Hospedes; 8- O Exército) de Confúcio, mostram as formas de definir regras e princípios de administração, da época, conforme Figura 1. Figura 1: Pirâmides Fonte: commons.wikimedia.org 3.1.1 A administração na Antiguidade 3.1.1.1 Grécia Na Grécia do século V a.C., tivemos a criação de muitas ideias que passaram a influenciar as teorias e práticas de administração. Dentre as ideias que mais podemos destacar estão a Democracia, a Ética e a Qualidade. Aproximadamente em 500 a.C., os gregos criaram e estabeleceram a administração democrática de suas cidades. Isso em uma época em que o governo (monarcas), era guiado pelos interesses da aristocracia. Platão, filósofo e matemático grego (nascimento 428/427 a.C., Morte 348/347 a.C. Atenas, Grécia Antiga), fundador da Academia em Atenas, a primeira instituição de educação superior do mundo ocidental, na obra “A República”, estabeleceu suas 07 teorias sobre a democracia e a administração dos negócios públicos. Aristóteles, filósofo grego, discípulo de Platão, estudou a organização do Estado e relata três tipos de administração pública: monarquia, aristocracia e democracia. Já o conceito de ética nasce da necessidade de estabelecer a responsabilidade dos políticos. Ela veio da filosofia e Platão, no diálogo O Político, e estabelece princípios os quais deveriam ser seguidos, a fim de atender os interesses dos cidadãos. Na busca da excelência, os gregos, estabeleceram o conceito de qualidade, quando se distinguiam na comparação para definição da superioridade em relação a semelhantes, seja entre os indivíduos, cuja qualidade é destacada pela superioridade moral, intelectual e física, ou entre os cavalos, cuja velocidade é o destaque. Enfim, a qualidade, para os gregos, é sinônimo de maior desempenho. 3.1.1.2 Roma e a Igreja Católica Técnicas e princípios de administração nortearam o império romano (509 A.C – 476 D.C.) durante os seus vários séculos de existência. A capacidade de manutenção do domínio e controlede territórios apresenta uma capacidade de administração de um império multinacional. Para essa missão, os romanos criaram executivos diversos, como: reis, imperadores, césares, cônsules, magistrados e outros. A necessidade de recolhimento de impostos e tributação das cidadãs conquistadas conduziu à criação de empresas sob forma de sociedade por ações, para a exploração dessa atividade. À medida em que o império romano desaparecia, a Igreja Católica iniciava sua organização, herdando muitas tradições administrativas romanas, como a administração de territórios. A Igreja Católica Romana pode ser considerada a organização formal mais eficiente da civilização ocidental. Através dos séculos, tem mostrado e provado a força de atração de seus objetivos, a eficácia de suas técnicas organizacionais e administrativas, espalhando por todo o mundo sua influência, inclusive sobre os comportamentos das pessoas, seus fiéis. A Igreja Católica empregou na sua organização, a hierarquia de autoridade, o estado maior (assessoria) e a coordenação funcional. Ela constitui um dos exemplos mais destacados de aplicação e funcionamento de todos os princípios de organização. A Igreja Católica Romana contribuiu bastante para a evolução administrativa, passando a definir com mais clareza a sua missão, objetivos, diretrizes, regras e regulamentos, assim como a sua hierarquia organizacional. A Igreja Católica tem uma organização tão simples e eficiente que sua enorme organização mundial pode operar de forma eficiente sob o comando de uma só pessoa, o Papa. Pode-se definir a forma de organização contendo: um chefe executivo, um colégio de conselheiros, arcebispos, bispos, párocos e a congregação de fiéis. 3.1.1.3 Organizações Militares Desde o exercito assírio (século XIV a.C.), se iniciaram avanços importantes na organização militar. No século VIII a.C. eles desenvolveram características de logística que permearam exércitos posteriores, como: depósito de suprimentos, colunas de transporte, companhias para construção de pontes. Já no século VII a.C., foram construídos navios que permitiram chegar até o Golfo Pérsico, gerando capacidade para realizar campanhas até 500 quilômetros de distância. 08 Gestão das Organizações Laureate International Universities No século III a.C., o exército romano apresentava características de organização no alistamento de profissionais, burocratização, planos de carreira e organização. No século VI a.C., Sun Tzu escreveu sobre estratégia militar. Apesar de a identidade de Sun Tzu ser objeto de polêmica, as teorias no tratado “A arte da guerra”, tratam de princípios fundamentais sobre planejamento, comando e doutrina. As organizações militares influenciaram de maneira impactante o desenvolvimento das teorias da administração ao longo do tempo. A organização linear tem suas origens nos militares da antiguidade e da Idade Média. O princípio da unidade de comando, fundamental para a função de direção, é o núcleo central de todas as organizações militares. A escala de níveis de comando de acordo com o grau de autoridade e responsabilidade correspondente (hierárquica) é um aspecto da organização militar utilizado em outras organizações. Napoleão (1769-1821), o general francês, supervisionava os campos de batalha. Entretanto, as batalhas mais distantes, precisavam de um planejamento e controle centralizados em paralelos às operações descentralizadas. Nesse caso, temos a centralização do comando e a descentralização da execução. A organização militar também contribuiu com o princípio de direção, pelo qual todo soldado deve saber o que dele se espera e o que ele deve fazer. No início do século XIX, Carl von Clausewitz (1780 – 1831), general prussiano, escreveu um Tratado sobre a Guerra e os Princípios de Guerra (publicado em “Da guerra”), sintetizando “A guerra é a continuação da política por outros meios”. Para ele, a vitória se materializa na destruição física e moral do inimigo. “Guerra é um ato de violência destinado a forçar o adversário a submeter-se à nossa vontade”, falando sobre como administrar os exércitos em períodos de guerra. Foi o grande inspirador de muitos teóricos da administração, que posteriormente, se basearam na organização e estratégias militares para adaptá-las à organização de estratégias empresariais. 3.1.1.4 Maquiavel A contribuição do renascimento para a administração veio por meio de muitos pensadores, dentre os quais se destaca Maquiavel (1469-1527). A obra “O príncipe” é consagrada dentre as obras que devem ser lidas por administradores e gestores de empresas. Nessa obra, é traçado o perfil e comportamento de um governante, que pode ser espelhado para o comportamento de dirigentes de organizações complexas. As ideias que permeiam a obra de Maquiavel são: • Destaque na qualidade dos homens que o cercam, ou seja, da formação da equipe com pessoas individualmente capacitadas e que trabalham em conjunto. • Apoio dos governos, independente da forma de ascensão ao cargo, ou seja, o apoio das massas é essencial para o sucesso dos governantes. • O governante deve ser exemplo pessoal, ou seja, ele deve fortalecer a moral e o espirito dos governados com sua qualidade de liderança. 09 O Quadro 2 apresenta uma linha do tempo com os principais eventos que influenciaram a evolução da administração como ciência. Anos Autores Eventos 4000 a.C. Egípcios Necessidade de planejar, organizar e controlar. 2600 a.C. Egípcios Descentralização na organização. 2000 a.C. Egípcios Necessidade de ordens escritas. Uso de consultoria de staff. 1800 a.C. Hamurabi (Babilónia) Uso de controle escrito e testemunhal; estabelecimento do salário mínimo. 1491 a.C. Hebreus Conceito de organização; princípio escalar; princípio da exceção. 600 a.C. Nabucodonosor (Babilónia) Controle de produção e incentivos salariais. 500 a.C. Mencius (China) Necessidade de sistemas e padrões. 400 a.C. Sócrates (Grécia) Ciro (Pérsia) Platão (Grécia) Enunciado da universalidade da Administração. Necessidade de relações humanas; estudo de movimentos, arranjo físico e manuseio de materiais. Princípio da especialização. 175 a.C. Cato (Roma) Descrição de funções. 284 Dioclécio (Roma) Delegação de autoridade. 1436 Arsenal de Veneza Contabilidade de custos; balanços contábeis; controle de inventários; linha de montagem; Administração de Pessoal; padronização. 1525 Niccoló Machiavelli (Itália) Princípio do consenso e de coesão na organização; enunciado das qualidades de liderança; táticas políticas. 1767 Sir James Stuart (Inglaterra) Teoria da fonte de autoridade; impacto da automação; diferenciação entre gerentes e operários; especialização. 1776 Adam Smith (Inglaterra) Princípio de especialização dos operários; conceito de controle. 1799 Eli Whitney (Estados Unidos) Método científico; contabilidade de custos e controle de qualidade; amplitude administrativa. 1800 James Watt Mathew Boulton (Inglaterra) Procedimentos padronizados de operação; especificações; métodos de trabalho; planejamento; incentivo salarial; tempos padrões; gratificações natalinas; auditoria. 10 Gestão das Organizações Laureate International Universities Anos Autores Eventos 1810 Robert Owen (Inglaterra) Práticas de pessoal; treinamento dos operários; planos de casas para os operários. 1832 Charles Babbage (Inglaterra) Ênfase na abordagem científica e na especialização; divisão do trabalho; estudo de tempos e movimentos; contabilidade de custos; efeito das cores na eficiência do operário. 1856 Daniel C. McCallum (Estados Unidos) Uso do organograma para a estrutura organizacional; administração sistemática em ferrovias. 1886 Henry Metcalfe (Estados Unidos) Arte da Administração; ciênciada Administração. 1900 Frederick W. Taylor (Estados Unidos) Administração científica; cooperação entre operários e gerência; prémios de produção; princípio de exceção; estudo de tempos e métodos; ênfase no planejamento e controle. Quadro 2: Cronologia dos principais eventos dos primórdios da administração Fonte: Êxodo, cap. 18, v. 13-27. 1 ?radip N. Khandwalla, The Design of Organizations, Nova York, Harcourt Brace Jovano-vich, Inc., 1977, pp. 170-172. 3.1.2 A Revolução Industrial O Surgimento da revolução industrial, na Inglaterra, tem uma série de fatores que contribuíram para seu sucesso, dentre eles o fato de a burguesia inglesa ser muito rica e durante muitos anos ter continuado a ampliar seus negócios de várias maneiras. Dispunham de mão-de-obra em abundância desde a Lei dos Cercamentos de Terras (Enclosure Acts), que provocou o êxodo rural. Os trabalhadores dirigiram-se para os centros urbanos em busca de trabalho nas manufaturas. Esses trabalhadores formaram o que chamamos de Proletariado. O desenvolvimento industrial arruinou os artesãos, pois os produtos eram confeccionados com mais rapidez nas fábricas. A valorização da ciência, a liberdade individual e a crença no progresso incentivaram o homem a inventar máquinas. O governo inglês dava muita importância à educação e aos estudos científicos, e isso também favoreceu as descobertas tecnológicas. No século XIX, a Revolução Industrial chegou até a França e com o desenvolvimento das ferrovias, cresceu ainda mais. Em 1850, chegou até a Alemanha e só no final do século XIX, na Itália e na Rússia; já nos EUA, o desenvolvimento industrial só se deu na segunda metade do século XIX. A máquina a vapor, figura 2, foi um dos eventos que impulsionou a industrialização e possibilitou o aumento da produção. 3.1.1.1 Grécia Na Grécia do século V a.C., tivemos a criação de muitas ideias que passaram a influenciar as teorias e práticas de administração. Dentre as ideias que mais podemos destacar estão a Democracia, a Ética e a Qualidade. 11 Figura 2: Máquina a vapor 3.1.2.1 Divisão da Revolução Industrial A invenção da máquina a vapor por James Watt (1736-1819) modificou a estrutura do trabalho, social e comercial da época, iniciando de forma mais clara a Revolução Industrial. Para o estudo mais adequado, a Revolução Industrial é dividida em duas épocas distintas: • 1780 a 1860 – 1ª Revolução Industrial ou revolução do carvão e do ferro. • 1860 a 1914 – 2ª Revolução Industrial ou do aço e da eletricidade. A primeira fase da Revolução Industrial teve uma aceleração crescente passando por quatro fases distintas: • 1ª fase: Mecanização da indústria e da agricultura. º Invenção da máquina de fiar (Hargreaves – 1797). º Tear mecânico (Cartwright – 1785). º Descaroçador de algodão (Arkwright – 1792). Essas invenções aumentaram a produtividade como exemplo, o descaroçador de algodão trabalhava mil libras de algodão, enquanto um escravo trabalhava cinco libras. • 2ª fase: A aplicação da força motriz à indústria. A descoberta da força elástica por Denis Papin foi aplicada somente em 1776 com a invenção da máquina a vapor, transformando as oficinas em fábricas e revolucionando os transportes, comunicação e agricultura. 12 Gestão das Organizações Laureate International Universities • 3ª fase: O desenvolvimento do sistema fabril. As fábricas e os operários substituem as oficinas e os artesãos. Inicia-se o processo de divisão do trabalho de forma mais incipiente. • 4ª fase: Um espetacular aceleramento dos transportes e das comunicações. º Navegação a vapor surgiu com Robert Fulton (1807), as rodas propulsoras foram substituídas por hélices. º A locomotiva a vapor foi aperfeiçoada por Stephenson, surgindo a primeira estrada de ferro (1825). º Invenção do telegrafo elétrico por Morse (1835). º Invenção do telefone por Graham Bell (1876). A Segunda fase da Revolução Industrial deveu-se a três fatores: • Início do processo de fabricação do aço (1856). • Aperfeiçoamento do dínamo (1873). • Invenção do motor a combustão interna por Daimler (1873). As características dessa fase são: • A substituição do ferro pelo aço, do vapor pela eletricidade e derivados de petróleo. • Desenvolvimento das máquinas automáticas e especialização dos trabalhadores. • Domínio da indústria pela ciência. • Transformações nos transportes e comunicações (construções de automóveis na Alemanha por Daimler e Bens - 1880, aperfeiçoamento do pneumático por Dunlop - 1888, produção do modelo “T” por Henry Ford - 1908, primeira experiência com avião por Santos Dumont - 1906). • Desenvolvimento de novas formas de organização capitalista. • Expansão da industrialização até o oriente. NÃO DEIXE DE VER... A Revolução Industrial e seu início nos EUA (disponível no Youtube). Este é um filme da Enciclopédia Britânica e apresenta a Revolução Industrial e como foi o seu início nos Estados Unidos. 13 3.1.3 As Teorias da Administração Conforme LACOMBE e HEILBORN (2006), A teoria é um conjunto de suposições interrelacionadas que buscar explicar alguma coisa. Uma nova teoria não elimina as anteriores, muitas vezes aborda ângulos e visões diferentes complementando seus princípios. Cada teoria tem foco em um aspecto específico. Os que buscam tarefas, normas, estrutura organizacional e hierarquia são chamados mecanicistas; já os que priorizam as pessoas olhando para motivação e comportamento, são chamados de comportamentais. Outras, que dão ênfase à relação das organizações com o ambiente externo são chamadas de enfoque sistêmico. O mecanicismo tem sua base na Administração Científica, introduzida por Taylor nos Estados Unidos, cuja preocupação consistia em aumentar a produtividade e eficiência no nível operacional das empresas. O objetivo principal era a divisão do trabalho, das tarefas e a separação dos cargos. Sua ênfase era nos movimentos para realização das atividades, o tempo para sua execução e a especialização do trabalhador, isso era a base do estudo. Em contrapartida os estudos comportamentais formaram a Teoria Clássica, que foi desenvolvida na Europa nos trabalhos de Fayol. Nessa teoria, o foco era a disposição dos setores da empresa e as relações entre os mesmos. 3.1.3.1 Administração Científica A administração científica se originou a partir do estudo Shop management (Administração de operações fabris), criada pelo americano Frederick Winslow Taylor em 1903, cuja filosofia compreendia: • Objetivo da boa administração é pagar salários altos e ter baixos custos de produção. • Aplicar métodos de pesquisa para determinar a melhor maneira de executar as tarefas. • Empregados cientificamente selecionados e treinados, sendo compatíveis com as tarefas. • Atmosfera de íntima e cordial cooperação entre a administração e os trabalhadores, para aplicação desses princípios. Esse é chamado de 1º período de Taylor (1903), no qual a preocupação focava técnicas de racionalização do trabalho e o estudo de tempos e movimentos. Ele foi caracterizado pela racionalização do trabalho dos operários das fábricas da época. O movimento da administração cientifica, considerando os princípios e técnicas criadas, buscava aumentar a eficiência da produção por meio da racionalização do trabalho, evitando o desperdício e promovendo a prosperidade de patrões e empregados. Taylor propõe colocar em prática os princípios com a racionalização do trabalho por meio do estudo dos tempos e movimentos (Figura 3). O trabalho deveria ser decomposto, analisado e testado cientificamente, e deveria ser definida uma metodologia a ser seguida por todos os operários com a padronização do método e das ferramentas. 14 Gestão das Organizações Laureate International UniversitiesFigura 3: Estudo sobre eficiência do trabalho por Taylor Fonte: Maximiano (2007). Na época considerada como 2º período de Taylor, foi publicado seu segundo livro “Principles of Scientific Management” (Princípios de Administração Científica), em 1911, onde Taylor apresenta seus estudos, com maior ênfase em sua filosofia, introduzindo os quatro princípios fundamentais da administração científica: • Princípio de planejamento – substituição de métodos empíricos por procedimentos científicos – sai de cena o improviso e o julgamento individual, o trabalho deve ser planejado e testado, seus movimentos decompostos, a fim de reduzir e racionalizar sua execução. • Princípio de preparo dos trabalhadores – selecionar os operários de acordo com as suas aptidões e então prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado para que atinjam a meta estabelecida. • Princípio de controle – controlar o desenvolvimento do trabalho para se certificar de que está sendo realizado de acordo com a metodologia estabelecida e dentro da meta. • Princípio da execução – distribuir as atribuições e responsabilidades para que o trabalho seja o mais disciplinado possível. O 2º período se caracteriza pela definição de princípios de administração aplicáveis em todas as situações do cotidiano da empresa. Também contribuíram para o desenvolvimento da administração científica: Frank e Lilian Gilbreth, que se aprofundaram nos estudos dos tempos e movimentos e no estudo da fadiga propondo princípios relativos à economia de movimentos; Henry Grant, trabalhando o sistema de pagamento por incentivo; Harrington Emerson, definindo os doze princípios da eficiência; Morris Cooke, que estendeu a aplicação da administração científica à educação e às administrações públicas. Os principais estudos foram: • Análise do trabalho e estudos dos Tempos e Movimentos - Observação metódica Tempo e Movimento, ou seja, tempo médio para cada tarefa o que se chamou de Tempo Padrão. Os objetivos dos estudos eram: eliminar desperdício de esforço humano; adaptar o operário à própria tarefa; treinar os operários para melhor adequação ao trabalho; aumento na especialização de atividade e estabelecimento de normas bem detalhadas. 15 • Estudos da Fadiga Humana – avaliava a diminuição da produtividade e qualidade do trabalho, a perda de tempo, o aumento da rotatividade de pessoal, as doenças e acidentes a diminuição da capacidade de esforço. • Divisão do Trabalho e Especialização do Operário – estudava o aumento da especialidade, a perda da liberdade, a perda da iniciativa na execução das tarefas, a repetição, padronização e simplicidade. Como forma de aumento da eficiência. • Desenho de Cargo e Tarefas - foi a 1ª iniciativa racional para estabelecer os cargos e tarefas, classificando a tarefa como menor unidade possível dentro da divisão do trabalho em uma organização e o cargo como conjunto de tarefas executadas de maneira cíclica ou repetitiva. Já o Conjunto de cargos representa uma seção. O desenho de cargo é a maneira como um cargo é criado e projetado e combinado com outros cargos. • Incentivos Salariais e Prêmios de Produção – É a remuneração baseada no Tempo Padrão cuja eficiência é equivalente a 100% da estimativa para produzir dentro de um tempo. Acima de 100%, a remuneração por peça passou a ser acrescida de prêmios. • Conceito de Homo Economicus – Leva em consideração que toda pessoa é influenciada exclusivamente por recompensas salariais, econômicas e materiais, e não procura o trabalho porque gosta, mas como forma de ganhar a vida, e tudo o que o dinheiro pode proporcionar. • Condições de Trabalho – é a adequação de instrumentos, ferramentas de trabalho e equipamentos de produção, o arranjo físico das máquinas e equipamentos para racionalizar o fluxo da produção, a melhoria do ambiente físico de trabalho (ruído, ventilação, iluminação, conforto no trabalho), o projeto de instrumentos e equipamentos especiais para certos cargos. • Padronização – É a padronização dos métodos e processos de trabalho, padronizando máquinas e equipamentos, ferramentas e instrumentos de trabalho, matéria-prima e componentes, com o objetivo de reduzir a variabilidade e diversidade no processo produtivo e visando reduzir o desperdício e aumentar a eficiência. • Supervisão Funcional – É a aplicação da divisão do trabalho e da especialização no nível de supervisão e chefia. Foi Henry Ford, com a linha de montagem, elevou o grau dos dois princípios da produção em massa, com a fabricação de grande quantidade de peças padronizadas e intercambiáveis e a especialização do trabalhador. Ele foi o criador do primeiro carro popular em larga escala, o FORD T. Usou conceitos da racionalização da produção, idealizou a linha de montagem. Ford adotou 3 princípios básicos que foram: • Princípio da Intensificação: diminuir tempo de colocação do produto no mercado. • Princípio da economicidade. • Princípio de produtividade: reduzir estoque da matéria-prima: aumentar a capacidade produtiva do homem. 16 Gestão das Organizações Laureate International Universities 3.1.3.2 A Teoria Clássica Henri Fayol (1841-1925) foi o fundador da Teoria Clássica. Formou-se em engenharia de minas e entrou para uma empresa metalúrgica e carbonífera, onde fez sua carreira. Fayol publicou a Teoria de Administração no livro Administration Industrielle et Générale, em 1916. Segundo ele as Funções Básicas da Empresa são: • Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa. • Funções comerciais, relacionadas com a compra, venda e permutação. • Funções financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais. • Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas. • Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas. • Funções administrativas, relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa, pairando sempre acima delas. A ideia de Fayol sobre as funções básicas da empresa se modernizaram e recebem o nome de áreas da administração: as funções administrativas recebem o nome de área de administração geral; as funções técnicas recebem o nome de área de produção, manufatura ou operações; as funções comerciais, de área de vendas/marketing. As funções de segurança passaram para um nível mais baixo. E, finalmente, surgiu a área de recursos humanos ou gestão de pessoas. Nasceram das teorias de Fayol os conceitos de administrar como: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar, que são as funções administrativas envolvem os elementos da Administração, ou seja, as funções do administrador: • Prever: Visualizar o futuro e traçar o programa de ação. • Organizar: Constituir o duplo organismo material e social da empresa. • Comandar: Dirigir e orientar o pessoal. • Coordenar: Ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos. • Controlar: Verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas. Estes elementos constituem o chamado processo administrativo e são localizáveis em qualquer nível ou área de atividade da empresa. Da sua teoria também se originam as funções universais da Administração: • Previsão: Envolve a avaliação do futuro e o aprovisionamento em função dele. • Organização: Proporciona todas as coisas úteis ao funcionamento da empresa e pode ser dividida em organização material e organização social. • Comando: Leva a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o máximo retorno de todos os empregados no interesse dos aspectos globais. 17 • Coordenação: Harmoniza todas as atividadesdo negócio, facilitando seu trabalho e sucesso. Ela sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins. • Controle: Consiste na verificação para certificar se todas as coisas ocorrem em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e os erros no sentido de retificá-los e prevenir a recorrência. Segundo MAXIMIANO(2007), Fayol completa a teoria propondo quatorze princípios de administração: • Divisão do Trabalho: Tarefas específicas para cada pessoa, resultando em especialização da função e separação dos poderes. • Autoridade e Responsabilidade: A autoridade formal dá-lhes o direito de poder, e se fazer obedecer, a responsabilidade recompensa ou penaliza acompanhando o exercício do poder. • Disciplina: o respeito aos acordos estabelecidos entre a empresa e seus agendes. • Unidade de Comando: Cada indivíduo tem um único superior. • Unidade de Direção: um só chefe e um só programa para um conjunto de operações que visam ao mesmo objetivo. • Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral. • Remuneração do pessoal: de forma equitativa e com base tanto em fatores externos quanto internos. • Centralização: o equilíbrio entre a concentração de poderes de decisão no chefe, sua capacidade de enfrentar suas responsabilidades e a iniciativa dos subordinados. • Cadeia de comando ou Hierarquia: a linha de autoridade desde o primeiro ao último escalão, dando-se aos subordinados de chefes diferentes a autonomia para estabelecer relações diretas. • Ordem: um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar. • Equidade: o tratamento das pessoas com benevolência e justiça, não excluindo a energia e o rigor quando necessários. • Estabilidade do pessoal: a manutenção das equipes como forma de promover seu desenvolvimento. • Iniciativa: fazer aumentar o zelo e a atividade dos agentes. • Espírito de Equipe. 3.1.3.3 A Burocracia O cientista social alemão Max Weber, na década de 20, quem fez os estudos pioneiros sobre as burocracias e o que ele chamou o tipo ideal de burocracia. Para ele, a sociedade e as organizações modernas são sistemas de normas impessoais. São as normas (ou leis) que regem 18 Gestão das Organizações Laureate International Universities o comportamento das pessoas. Nas sociedades primitivas, ao contrário, é a vontade ou capricho dos governantes que rege o comportamento das pessoas. Weber definiu as organizações burocráticas como máquinas impessoais, que tem seu funcionamento em conformidade com regras que ele chamou de racionais. Segundo ele, todas as organizações formais modernas, desde as pequenas empresas até as grandes corporações, são burocracias, que se baseiam na autoridade legal-racional (ou seja, a autoridade das leis). Segundo Weber, a administração burocrática é a forma mais racional de exercer a dominação. A organização burocrática dá possibilidade ao exercício da autoridade e à obtenção da obediência com precisão, continuidade, disciplina, rigor e confiança. Para ele, a burocracia é tão racional que, “mesmo no caso de revolução ou guerra, continua a funcionar exatamente como o fazia no governo legal anterior”. Weber afirma que a burocracia é baseada em: • Caráter legal das normas e regulamentos - A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma espécie de legislação própria (como a Constituição para o Estado, os estatutos para a empresa privada etc.) que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar. • Caráter formal das comunicações - A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal da burocracia: todas as ações e procedimentos são feitos para proporcionar comprovação e documentação adequadas. • Caráter racional e divisão do trabalho - A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Essa divisão do trabalho atende a uma racionalidade, isto é, ela é adequada aos objetivos a serem atingidos: a eficiência da organização. Daí o aspecto racional da burocracia. Há uma divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, os meios de obrigatoriedade e as condições necessárias. • Impessoalidade nas relações - Essa distribuição de atividades é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia. A administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e de funções. O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa. • Hierarquia da autoridade - A burocracia é uma organização que estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de um posto superior. Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão. Daí a necessidade da hierarquia da autoridade para fixar as chefias nos diversos escalões de autoridade. Esses escalões proporcionarão a estrutura hierárquica da organização. • Rotinas e procedimentos estandardizados - A burocracia é uma organização que fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo. O ocupante de um cargo - o funcionário - não pode fazer o que quiser, mas o que a burocracia impõe que ele faça. As regras e normas técnicas regulam a conduta do ocupante de cada cargo, cujas atividades devem ser executadas de acordo com as rotinas e procedimentos fixados pelas regras e normas técnicas. 19 • Competência técnica e meritocracia - A burocracia é uma organização na qual a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais. A admissão, a transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a organização, de avaliação e de classificação, e não em critérios particulares e arbitrários. • Especialização da administração - A burocracia é uma organização que se baseia na separação entre a propriedade e a administração. Os membros do corpo administrativo devem estar completamente separados da propriedade dos meios de produção. Em outros termos, os administradores da burocracia não são os seus donos ou proprietários. • Profissionalização dos participantes - A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus participantes. Cada funcionário da burocracia é um profissional, pelas seguintes razões: a) É um especialista; b) É assalariado; c) É ocupante de cargo; d) É nomeado por superior hierárquico; e) Seu mandato é por tempo indeterminado; f) Segue carreira dentro da organização; g) Não possui a propriedade dos meios de produção e administração; h) É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa; i) O administrador profissional tende a controlar cada vez mais completamente as burocracias. • Completa previsibilidade do funcionamento - A consequência desejada da burocracia é a previsibilidade do comportamento dos seus membros. No modelo de Weber, todos os funcionários se comportam de acordo com as normas e regulamentos da organização, a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível. Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução, para que a máxima eficiência do sistema seja plenamente alcançada. 3.1.3.4 Enfoque Comportamental No início do século XX, a visão mecanicista das pessoas era reflexo da orientação que vinhada Revolução Industrial. A prioridade era a eficiência da produção. Naquele momento, as pessoas eram apenas “peças humanas” para aproveitar as oportunidades do mercado. Já o enfoque comportamental veio considerar as pessoas como parte mais importante das organizações e de seu desempenho. No enfoque comportamental, as pessoas ficam em primeiro plano e depois temos o sistema técnico - máquinas, equipamentos, produtos e regras. O enfoque comportamental se divide em dois grandes ramos: as teorias sobre o comportamento das pessoas como indivíduos, abordando temas relacionados com suas características pessoais, 20 Gestão das Organizações Laureate International Universities como habilidades e interesses, e as teorias sobre o comportamento coletivo nas organizações, cobrindo temas como clima e cultura organizacional e grupos informais. A “pedra fundamental” do enfoque comportamental é a escola das relações humanas, que nasceu de um experimento realizado nos Estados Unidos, nos anos de 1927 a 1933. Um grupo de pesquisadores da Universidade Harvard desenvolveu um estudo numa fábrica da Western Electric. O estudo tinha a finalidade de descobrir se as variações na iluminação teriam algum efeito sobre o desempenho dos trabalhadores. O estudo primeiros resultados foram estranhos. Aumentava-se a intensidade da luz e a produção aumentava. Diminuía-se a luz e a produção aumentava também. Logo a seguir, os pesquisadores ofereceram benefícios: lanches e intervalos de descanso. A produção continuou aumentando. Quando todos os benefícios foram retirados, a produção, em vez de cair, subiu para uma quantidade espantosa. Os pesquisadores só conseguiram demonstrar que não havia qualquer correlação simples e direta entre os fatores que eles estavam manipulando (iluminação e benefícios) e a produtividade (peças produzidas). Nesse ponto do estudo, chamaram Élton Mayo para ajudar a explicar o que estava acontecendo. A intenção era estudar os efeitos das condições físicas dos trabalhadores à produtividade, ou seja, o quanto a exaustão era responsável por uma diminuição significante (ou não) sobre a produção de uma empresa, além de desvendar e pesquisar a fundo o motivo dos constantes conflitos entre trabalhadores e os empregadores, e verificar a questão do alcoolismo, tédio e outras situações que eram comuns e dificultavam o convívio. Mayo dividiu a experiência em 3 fases distintas. No primeiro momento, tinha a intenção de confirmar se a iluminação era um fator de modificação na produtividade dos empregados. Decorrente da observação, o resultado mostrou que não havia uma relação direta, porém, sempre haveria alguma modificação, dependendo do psicológico ou fisiológico do operário. No segundo momento, buscou observar o campo desenvolvido pelo trabalho em grupo, ou seja, o social e o campo de liderança. A sala de experiência era um ambiente ameno, com mais liberdade, sem supervisão muito dura, o que deixava que os operários possuíssem uma interação bem maior. Sua última fase consistia em um Programa de Entrevistas. Nesse momento, era feita uma entrevista com os operários, para conhecer mais a fundo os seus sentimentos e, inclusive, suas opiniões. A partir disso, descobriu-se que havia um sentimento de lealdade dos operários entre si e liderança de alguns deles, o que formava uma organização não formal, com regras próprias, com previsão de punição a quem a desrespeitasse. 3.1.3.5 Escola das relações humanas Por meio das entrevistas, Mayo e seus colaboradores interpretaram os resultados do experimento e formulando uma série de conclusões que deram origem a uma nova filosofia de administração. Essas conclusões estabeleciam que o desempenho das pessoas não era determinado apenas pelos métodos de trabalho, segundo a visão da administração científica, mas também pelo comportamento. As conclusões mais relevantes de Mayo são: • A qualidade do tratamento dado pela gerência aos trabalhadores influência no seu desempenho. Bom tratamento, bom desempenho. 21 • O sistema social formado pelos grupos determina o resultado do indivíduo. Ele é mais leal ao grupo do que à administração. Se o grupo resolve ser leal à administração, a empresa tem um o resultado positivo; caso o grupo atenda seus próprios interesses, a empresa tem resultado negativo. • Os supervisores deveriam fazer o papel de intermediários entre os grupos de trabalho e a administração superior, e não de capatazes. Essas conclusões foram as bases da filosofia das relações humanas. 3.1.3.6 Pensamento Sistêmico O pensamento ou enfoque sistêmico é a ideia de elementos que interagem e formando conjuntos para realizar objetivos. Um dos mais importantes criadores do enfoque sistémico é o cientista alemão Ludwig von Bertalanffy, que ao final dos anos 30, propôs a teoria geral dos sistemas. A teoria geral dos sistemas tem dois fundamentos básicos: I. A realidade é feita de sistemas, que são feitos de elementos interdependentes. A realidade não é feita de elementos isolados, sem qualquer relação entre si. II. Para compreender a realidade, é preciso analisar não apenas elementos isolados, mas também suas interrelações. De acordo com Bertalanffy, a tecnologia e a sociedade ficaram tão complexas que soluções tradicionais não são mais suficientes. Assim sendo, a teoria dos sistemas é a reorientação do pensamento e da visão do mundo tendo a introdução dos sistemas como um novo paradigma científico, contrastando com o paradigma analítico, mecanístico e linear, de causa e efeito, da ciência clássica. O ponto de partida do enfoque sistêmico é a ideia de sistema. Sistema é um todo complexo ou organizado; é um conjunto de partes ou elementos que formam um todo unitário ou complexo. Um conjunto de partes que interagem e funcionam como todo é um sistema. Portanto, qualquer entendimento de sistema compreende: • Um conjunto de entidades chamadas partes, elementos ou componentes. • Alguma espécie de relação ou interação das partes. • A visão de uma entidade nova e distinta, criada por essa relação, que se consegue enxergar focalizando o todo e não suas partes. Qualquer sistema é representado como conjunto de elementos ou componentes interdependentes, organizados em três partes: entradas, processo e saída. As entradas e as saídas têm a função de fazer o sistema interagir com outros sistemas, que formam o ambiente conforme a Figura 4. O ambiente é um sistema de sistemas. 22 Gestão das Organizações Laureate International Universities Figura 4: Sistema Fonte: Maximiniano (2007). Segundo MAXIMIANO (2007), além dessas teorias, temos abordagens modernas que focalizam outros aspectos da forma de administração como a reengenharia, qualidade total, downsinzing, benchmarking, organizações que aprendem etc. 3.2 FERRAMENTAS DE GESTÃO As ferramentas para gestão têm sua aplicação inicial em planejamento estratégico, mas também atendem necessidades especificas de cenários e avaliações. As ferramentas de estratégia que podemos utilizar são: • Análise de SWOT. • Benchmarking. • Brainstorming. • Matriz BCG. • Método 5W2H. 3.2.1 Análise SWOT O termo SWOT tem origem no inglês e significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) (figura 5). Quando são analisadas as forças e fraquezas, estamos avaliando a posição atual da organização. Quase sempre se referem ao ambiente interno. Já a análise das oportunidades e 23 ameaças refere-se ao ambiente externo. Cabe salientar que o ambiente interno é de domínio da organização, ou seja, ela tem a capacidade de alterá-los. Já o ambiente externo não pode ser controlado, tendo a organização que monitorar as tendências e estabelecer planos estratégicos para aproveitar as oportunidades ou superar as ameaças.Figura 5: SWOT Fonte: adaptado de DAYCHOUM (2007). 3.2.2 Benchmarking Benchmarking é um processo e comparação de produtos, serviços e práticas empresariais, realizado por meio de pesquisas para comparar as ações de cada empresa. Sua função é melhorar os processos de uma empresa, utilizando como modelo outra empresa que tem as melhores práticas no processo escolhido, independentemente de seu ramo de negócio. Se o objetivo é melhorar o processo de comunicação, busca-se uma empresa onde esse processo é reconhecido. Benchmarking pode ser entendido como um processo contínuo de medição de produtos, serviços e práticas em relação aos mais fortes concorrentes, ou em relação às empresas reconhecidas como lideres em suas indústrias. O Benchmarking pode ser interno (entre operações da própria organização), competitivo (entre práticas com os melhores do ramo funcional (entre práticas e processos funcionais entre empresas, não necessariamente competidores)) e de processo genérico (na comparação de métodos e processos de trabalho com os de empresas que têm os processos de forma inovadora) (LACOMBE E HEILBORN, 2006). 24 Gestão das Organizações Laureate International Universities 3.2.3 Brainstorming Brainstorming é uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo. Também chamado de tempestade de ideias, é um processo pelo qual todos os participantes podem opinar sobre determinado tema sem que as ideias sejam descartadas ou entendidas como absurdas. A partir do resultado, elas são avaliadas até se chegar a uma conclusão. Essa conclusão deve ser feita quando se tem um número suficiente de ideias ou quando o fluxo de ideias se esgotar, ou seja, quando ninguém tem mais sugestões a dar. Nesse momento, as diversas sugestões são sintetizadas e agrupadas para que, apenas a partir desse momento, sejam avaliadas e criticadas. 3.2.4 Matriz BCG A matriz BCG (figura 6) tem o objetivo de descobrir qual o ciclo de vida dos produtos, com o objetivo de fazer gestão nas empresas de marketing, planejamento e mudanças de portfólio. A matriz é baseada nas taxas de crescimento e na participação de um determinado mercado. Figura 6: Matriz BCG Em função de sua classificação, o produto é alocado em um dos quadrantes. No quadrante “abacaxi ou cachorro”, estão produtos a serem descartados; no quadrante “oportunidades ou interrogação” estão produtos que devem receber investimento a fim de se tornarem estrelas. No quadrante “estrela”, estão os produtos de sucesso, e no quadrante “vaca leiteira”, estão os produtos que encontraram estabilidade no mercado, não necessitando de investimento para que se mantenham. 25 A sigla BCG tem origem na empresa que a criou, ou seja, Boston Consulting Group, e é uma análise para portfólio de produtos. Essa matriz permite classificar as unidades de negócio ou produtos de acordo com sua participação no mercado e a taxa de crescimento do mercado que atuam. 3.2.5 5W2H O método 5W2H consiste em fazer perguntas para obter informações necessárias ao planejamento de atividades, utilizando What (o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How Much (quanto). Para uso da ferramenta, é importante que se estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que se queira sanar. Também se deve ter certeza de que as ações são sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos, e de que suas ações não terão efeito colateral, propondo diferentes soluções para as questões analisadas. É conveniente utilizar as seguintes perguntas: • What – o que será feito (etapas); • Why – por que será feito (justificativa); • Where – onde será feito (local); • When – quando será feito (tempo); • Who – por quem será feito (responsabilidade); • How – como será feito (método); • How much – quanto custará fazer (custo). 3.3 CONCLUSÕES A teoria e as ferramentas de gestão existentes na administração, bem como o planejamento, base do pensamento de um administrador, podem fazer a diferença entre o sucesso e fracasso de uma organização ou empreendimento. 26 Gestão das Organizações Laureate International Universities Síntese • Neste capítulo, vimos que o conceito de organização é abordado de várias formas. • Vimos também que as organizações podem ser agrupadas em função de suas definições: Sistema Racional, Sistema Natural e Sistema Aberto. • Foi importante entender que os processos de organização têm como meta analisar os trabalhos e objetivos a serem realizados, dividir o trabalho e as responsabilidades por sua realização, definir os níveis de autoridade e desenhar a estrutura organizacional. • Entendeu também que a estrutura organizacional representa a ligação entre os indivíduos e o trabalho da organização. • Viu que a estratégia é a arte de conceber planos conjuntos, visando a atingir objetivos determinados e que na organização, esse processo é chamado de planejamento estratégico. • Viu também que a estratégia de uma organização é baseada em diretrizes estratégicas que são os valores culturais, negócio, visão e missão. • Também vimos que a análise das ameaças e oportunidades é base para o planejamento estratégico. • Ainda neste capítulo vimos que o trabalho é um fator de criação de riqueza, faz parte da vida do homem, os indivíduos tendem a buscar trabalhos que lhes satisfaça, ele é a ligação da relação do individuo com a organização. • Conheceu as funções básicas da administração: planejamento, organização, direção e controle. • Também conheceu a Legislação Ambiental e os tipos de crimes ambientais. 27 AURELIO B. H., Mini Dicionário Aurélio Língua Portuguesa. São Paulo: Ed. Positivo, 2014. CBPM - Companhia Baiana de Pesquisa Mineral, acessado em: 20/01/2015, disponível em: www.cbpm.com.br/paginas/omeio_nacbpm.php . LACOMBE, F.J.M.; HEILBORN, G.L.J. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Sa- raiva, 2006. MAXIMINIANO, Antônio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2007. ZANELLI, J.C.; Borges-Andrade, J.E; Bastos A. V. B. Psicologia, organizações e trabalho no Brasil. 2ª Ed. Porto Alegre: Artmed, 2014. ReferênciasBibliográficas Gestão das Organizações 3.1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO 3.1.1 A administração na Antiguidade 3.1.1.1 Grécia 3.1.1.2 Roma e a Igreja Católica 3.1.1.3 Organizações Militares 3.1.1.4 Maquiavel 3.1.2 A Revolução Industrial 3.1.2.1 Divisão da Revolução Industrial 3.1.3 As Teorias da Administração 3.1.3.1 Administração Científica 3.1.3.2 A Teoria Clássica 3.1.3.3 A Burocracia 3.1.3.4 Enfoque Comportamental 3.1.3.5 Escola das relações humanas 3.1.3.6 Pensamento Sistêmico 3.2 FERRAMENTAS DE GESTÃO 3.2.1 Análise SWOT 3.2.2 Benchmarking 3.2.3 Brainstorming 3.2.4 Matriz BCG 3.2.5 5W2H 3.3 CONCLUSÕES
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