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UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO DE ESTÁGIO MACROPROCESSOS E DESEMPENHO ARTE TELECOM - ATYV UNIP- São Paulo – SP / 2017 RELATÓRIO DE ESTÁGIO MACROPROCESSOS E DESEMPENHO ARTE TELECOM - ATYV Atividades Práticas Supervisionadas – Trabalho apresentado como exigência para a conclusão do curso de Administração da Universidade Paulista – Campus Marquês, sob orientação da Coordenadora Sandra Castilho. UNIP- São Paulo – SP / 2017 Dedico esse trabalho á minha família, que sempre me apoiou e me deu forças para chegar até aqui. Aos amigos e que me acompanharam nessa longa jornada, compartilhando emoções, conquistas e dificuldades e a todos que tornaram possível a realização desse sonho. AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus, que na sua infinita bondade, me concedeu esse milagre de poder concluir este curso, que me deu forças e ânimo para continuar quando, muitas vezes, tudo parecia perdido, que é e sempre será o Deus do impossível, rei dos reis e que é bom o tempo todo, mesmo quando não merecemos. Aos meus familiares que me deram todo apoio e acreditaram em minha vitória e á todos os amigos e colegas. E por ultimo, porém, muito importante, aos professores e mestres, que contribuíram para a vivência acadêmica e o enriquecimento de conhecimento, pois, “Uma mente que se abre a uma nova ideia, jamais volta ao seu tamanho original”. “Não importa quanto à vida possa parecer ruim, sempre existe algo que você pode fazer, e triunfar”. Stephen Hawking RESUMO O presente Relatório apresenta o Projeto Pedagógico para conclusão da graduação do Curso de Administração da Universidade Paulista – UNIP, Campus Marquês de São Vicente. O Estágio supervisionado deixa de ser uma atividade meramente formal para se constituir como um verdadeiro aprendizado. O mundo contemporâneo exige que os currículos dos cursos superiores estejam mais em sintonia com a realidade para qual se prepara o futuro profissional. No presente trabalho foi possível observar através da ótica do aluno, os processos executados na área estagiada da empresa Arte Telecom, bem como mapear os processos e o desempenho dos mesmos. Palavras-chave: Relatório; Estágio Supervisionado; Processos; LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 – Área de Atuação da Atyv – Arte Telecom 11 Figura 2 – Insumos 12 Figura 3 – Processos-Chave 13 Figura 4 – Processos-Apoio 14 Figura 5 – Fluxograma – Sequência de Atividades 14 Figura 6 – Indicadores de Desempenho 17 Figura 7 – Macroprocessos Arte Telecom 18 Figura 8 – Mapa dos Processos do Setor Estagiado 19 SUMÁRIO Introdução 08 I. Apresentação da Empresa 09 1.1. Perfil da Organização 10 1.1.1. Força de Trabalho 10 1.2. Produtos, Serviços e Clientes 10 1.2.1. Principais Produtos 10 1.2.2. Cliente-Alvo 11 1.2.3. Área de Atuação Atyv (Arte Telecom) 11 1.2.4. Necessidades e Expectativas dos Clientes 11 1.2.5. Principais Insumos 12 II. Descrição dos Macroprocessos da Atyv 13 2.1. Processos-Chave 13 2.1.1. Processo de Apoio 14 III. Descrição dos Processos no Setor Estagiado 15 3.1. Sequências de Atividades – Setor Financeiro 15 3.2. Resultado dos Processos 16 3.3. Clientes Resultantes do Processo 16 3.4. Necessidade e Expectativas dos Clientes Afetados 16 3.5. Insumos Recebidos de Fornecedores 17 3.6. Práticas para eficiência e Eficácia dos Processos 17 IV. Modelagem e Mapeamento dos Processos 18 4.1. Macroprocesso 18 4.2. Mapa dos Processos do Setor 19 V. Análise e Avaliação do desempenho dos processos 20 5.1. Análise e Avaliação do Processo Principal Atyv 20 5.1. Análise e Avaliação do do Desempenho do Processo Setor 21 VI. Conclusão 22 VII. Referências Bibliográficas 23 8 INTRODUÇÃO O Relatório de Estágio O Estágio Curricular é mais uma etapa importante que necessita de dedicação e concentração de esforços, culminando com a apresentação de um relatório final, que deverá ser avaliado pelo coordenador do curso. Ele foi instituído pela Lei 6494 de 07 de dezembro de 1977, regulamentada pelo Decreto Lei 87.497 de 18 de agosto de 1982. Este relatório é de suma importância no exercício da profissão, pois é a forma utilizada para que o profissional demonstre sua competência e é através do qual será avaliado durante a conclusão do curso, servindo paralelamente como fonte informativa e apresentação para o Curriculum Vitae, servindo como visão da realidade profissional, aproximando os conhecimentos acadêmicos das práticas de mercado, complementando o processo de aprendizagem, pois, evidencia o nível de desempenho do futuro bacharelando curso de Administração, expondo pontos principais dos aspectos vistos durante os anos de faculdade pelo aluno e a perspectiva do mesmo, perante a empresa estagiada, utilizando seu ponto de vista sobre a sua ótica administrativa. As diretrizes do curso devem permitir ao aluno estar aptos a atuar em um mercado altamente competitivo e em constantes transformações, desenvolvendo uma gestão competente, controlando e coordenando seu espaço de atuação, de maneira a manter a estrutura organizacional otimizada, seja de direito público ou privado. 9 1. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Empresa: Arte Telecom Ltda. Nome Fantasia: Atyv Fundada em: 28/02/2014 CNPJ: 10.278.888/0001-82 I.E.: 143.289.100.110 Endereço: R do Paraíso, 148 – 4º Andar Conj. 42. Bairro: Paraíso CEP: 04103-000 Cidade: São Paulo Estado: SP A Atyv tem como foco entender as necessidades dentro do segmento de operação do cliente, oferecendo soluções customizadas que agreguem valor aos negócios de seus parceiros. � Missão Atuar no varejo de forma ética, responsável, segura e competitiva, proporcionando aos clientes a melhor experiência de compra e consumo em tecnologia. � Visão Revolucionar o mercado de telecomunicações, sendo uma empresa de referência em todos os seus campos de atuação, com foco na excelência do atendimento às demandas de seus clientes. � Valores Ética Satisfação do cliente; Valorização e respeito às pessoas; Respeito ao meio ambiente, Segurança; Excelência; Simplicidade; 10 1.1. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO Comércio varejista especializado de equipamentos de telefonia e comunicação. Segundo os critérios do BNDES (Banco Nacional do Desenvolvimento) a empresa se enquadra na classificação de pequeno porte, optante pelo Simples Nacional – Arrecadando uma receita bruta operacional maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões. 1.1.1. FORÇA DE TRABALHO A Arte Telecom possui, com carteira de trabalhoprofissional assinada, empregados pelo regime jurídico de vínculo CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) de acordo com o DECRETO-LEI N.º 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943. Os funcionários têm direito aos benefícios legais como, férias, 13º salário e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e a empresa também oferece plano de saúde aos funcionários. A empresa possui 200 funcionários, sendo que: 30% são Graduados, 20% possuem pós-graduação, 20% têm ensino médio e 30% com cursos técnicos. 1.2. PRODUTOS, SERVIÇOS E CLIENTES. 1.2.1. PRINCIPAIS PRODUTOS Os principais produtos fornecidos pela Atyv são da marca Samsung e Motorola: � Celulares de todos os modelos, � Tabletes de todos os modelos, � Notebooks de todos os modelos; � Computadores de todos os modelos; � Acessórios para os produtos das marcas; 11 1.2.2. CLIENTE-ALVO Empresa com foco em tecnologia que atua no varejo. Moderna, sempre atualizada para oferecer ao consumidor o que há de mais recente em tecnologia. Ativa, está presente, on e off-line, proporcionando a melhor experiência de compra. Flexível, por oferecer um portfólio com opções para todos os públicos e dar opções de entrega em domicílio ou retirando diretamente em loja. Com apoio de grandes parceiros do mercado, a empresa quer atender ao consumidor em sua demanda e experiência por completo, em todas as etapas da sua experiência de compra. 1.2.3. ÁREA DE ATUAÇÃO ATYV (ARTE TELECOM) A Arte Telecom fornece suporte para todas as Lojas Atyv, atendendo há 3 (três) estados do território Brasileiro: Figura 1 – Área de Atuação - Fonte: https://loja.atyv.com.br/revenda 1.2.4. NECESSIDADES E EXPECTATIVAS DOS CLIENTES Os clientes finais visam comunicação rápida de qualidade, com aplicativos que facilitam o seu dia a dia que. Para isso elas necessitam de aparelhos que intermedeiem seus acessos, por isso a expectativa dos mesmos perante a marca Samsung é alta, uma vez que o produto possui uma ótima imagem no mercado. Já os clientes intermediários, desejam satisfazer as necessidades dos finais. A Atyv trabalha com ambos os clientes. 12 1.2.5. PRINCIPAIS INSUMOS Com o apoio das grandes marcas do mercado que fornecem os produtos, a empresa proporciona a melhor experiência de compra e consumo em tecnologia. Presente no mercado on-line e também no varejo através do projeto de Brand Shop das marcas LG e Samsung nos estados de São Paulo, Minas Gerais e Mato Grosso do Sul, além dos franqueados em campo, a empresa garante a entrega dos eletrônicos em todo o Brasil. Figura 2 – Insumos - Fonte: https://loja.atyv.com.br/revenda 13 2. DESCRIÇÃO MACROPROCESSOS DA ARTE TELECOM – ATYV 2.1. PROCESSOS-CHAVE Voltada para o público e sua necessidade de ter telefonia e comunicação de qualidade, os processos-chave da Atyv – Arte Telecom são: Figura 3 – Processos-Chave - Fonte: Autora do Trabalho � O Setor de Marketing está sempre trabalhando, na divulgação dos produtos e em novas campanhas para atrair clientes potenciais; � A organização, através de sua área de suprimentos faz os pedidos com seus fornecedores, á medida que o conferente do estoque faz a baixa dos produtos, surgindo à necessidade da reposição dos mesmos; � Em paralelo, o departamento de vendas (Setor Comercial), está em contato com os clientes, fechando os pedidos, por e-commerce, telefone e fisicamente; � Os pedidos são faturados pelo setor responsável e as NFs são encaminhadas para o setor que separa os produtos vendidos, fazendo a baixa do estoque; � Os produtos são encaminhados para logística, onde será enviado por transporte para o destino final, o cliente; � Após a entrega do produto, o CRM da empresa envia uma pesquisa de satisfação ao cliente, para fazer o tratamento de pós-venda e avaliar o atendimento, podendo avaliar a reflexão do grau de desempenho dos processos. 14 2.1.1. PROCESSOS DE APOIO Os processos de apoio partem das áreas internas da Arte Telecom, eles são responsáveis por dar o suporte necessário para alavancar os processos-chave: Figura 4 – Processos-Apoio - Fonte: Autora do Trabalho � O Setor Financeiro é responsável por todo processo monetário da empresa, nele é feito a provisão de valores das atividades de financiamento, investimento e operacional, além de faturamento, pagamento e recebimento de todos os valores da empresa; � O Departamento De Pessoal é responsável pela contratação, demissão e controle dos benefícios dos funcionários. � O T.I. É responsável pela manutenção dos equipamentos eletrônicos da empresa, instalação e instalação de computadores, softwares, telefones e tudo o mais relacionado a tecnologias; � Dentro da Infraestrutura a empresa tem o setor de Facilities que é composto pela copeira, faxineira, porteiro e serviços ligados a estrutura do ambiente da empresa. 15 3. DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS NO SETOR DE TRABALHO O setor estagiado, de onde foi possível fazer a reprodução do trabalho é a área financeira, que trabalha com os processos secundários, dando apoio para os processos-chave. 3.1. SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES NO SETOR FINANCEIRO O Estágio ocorreu no setor de Contas a receber da Arte Telecom. No setor, o serviço executado é o de conciliação bancária e apoio aos lojistas. A sequência de atividades executadas está demonstrada no Fluxograma abaixo, que elucida melhor os processos do setor de apoio estagiado. Figura 5 – Fluxograma – Sequência de Atividades - Fonte: Autora do Trabalho 16 3.2. RESULTADO DOS PROCESSOS Havendo a conciliação bancária o produto fica disponível para que o setor de logística de andamento ao processo de entrega do produto. � Confirmação de Pagamento; � Liberação do Produto para entrega; 3.3. CLIENTES RESULTANTES DO PROCESSO O Resultado do processo de conciliação e apoio ao lojista afeta diretamente: � Clientes Internos: Quando da finalização do processo, o mesmo é enviado para o setor de faturamento, para que a NF do produto seja emitida. � Clientes Externos: através do processo de conciliação o pedido do cliente intermediário ou final é liberado, o que elimina uma das etapas que compõem a satisfação dos mesmos; 3.4. NECESSIDADE E EXPECTATIVAS DOS CLIENTES � Clientes Finais: Dos produtos resultantes do processo, os clientes finais possuem diversas necessidades, tendo como principal delas que os processos desempenhados anteriormente sejam fidedignos, evitando possíveis erros e equívocos com a expectativa de receber um produto de qualidade, com agilidade. � Clientes Intermediários: Os clientes intermediários esperam sanar todas as dúvidas que surgirem sobre o produto, bem como ter o feedback da satisfação dos seus clientes finais quando receberem o produto que compraram. 17 3.5. INSUMOS RECEBIDOS DE FORNECEDORES O processo ocorre na Área interna da empresa, sendo o fornecedor dos insumos para trabalho o Setor de vendas, que fecha a venda com cliente, junto ao setor de faturamento que emite as Notas fiscais que serão baixadas, além dos materiais que a empresa fornece para que o colaborador possa desempenhar sua função: � Nota Fiscal; � Informações dos Créditos Bancários; � Computadores; � Mesa e Cadeira; � Telefone; � Materiais de Escritório; 3.6. PRÁTICAS PARA EFICIÊNCIAE EFICÁCIA DOS PROCESSOS A organização trabalha com Meritocracia. São definidas metas e ações que devem ser exercidas por cada funcionário, e ao longo do ano a cada trimestre é feita a avaliação, utilizando a régua de indicador descrita, confrontando provisão x realização, chegando assim a uma porcentagem do cumprimento do que foi proposto. No caso do setor estagiado utiliza-se um indicador para medir NFs x Conciliações feitas. Figura 6 – Indicadores de Desempenho Fonte: Intranet Atyv. 18 4. MODELAGEM E MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DA ATYV 4.1. MACROPROCESSO No modelo ilustrando os Macroprocessos é possível verificar a movimentação de cada área, dentro das que existem na organização, sendo que estão interligadas as Áreas de Vendas, financeira e de logísticas, elas são as áreas de maior interação: Figura 7 – Macroprocesso Arte Telecom - Fonte: Autora do Trabalho. a) Nome: Venda de Produtos Tecnológicos b) Evento de Início: Suprimentos c) Evento de Fim: Cliente d) Escopo dentro: Emissão de pedido, NF e distribuição. e) Escopo fora: Entrega transporte. 19 4.2. MAPA DOS PROCESSOS DO SETOR Abaixo de Maneira concisa, está o mapa dos processos do setor, menos detalhado que o fluxograma, porém, com facilidade de entendimento: Figura 8 – Mapa dos processos do Setor Estagiado - Fonte: Autora do Trabalho. a) Nome: Conciliação de Títulos b) Evento de Início: Contas a Receber c) Evento de Fim: Contas a Receber d) Escopo dentro: Extrato, pagamento em conta, boleto, Cartão de Crédito e conciliação. e) Escopo fora: Banco, reconciliação bancária e fechamento mensal. 20 5. ANÁLISE E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS 5.1. ANÁLISE E AVALIAÇÃO DO PROCESSO PRINCIPAL ATYV Os processos facilitam a comunicação entre os departamentos. Eles auxiliam a implantar estratégias nas operações do negócio, colocando a visão, missão e os valores da empresa em prática, refletindo o funcionamento da mesma, criando valor na perspectiva do cliente. O mapeamento dos processos também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a desempenho do negócio. Os principais processos da organização concentram-se basicamente no primeiro contato com o cliente, que é a primeira impressão que ele terá da empresa, emissão do pedido, pagamento, Nota fiscal e entrega que dependendo da agilidade da organização culminará satisfação e fidelização dos clientes. Essa dedução se confirma ao avaliar a figura 7, que ilustra os macroprocessos da Arte Telecom. Após o Estágio e levantamento das informações, é possível entender que o processo, apesar de conciso, está bem elaborado, pois com o CRM que a empresa possui, os processos são ágeis e todas as áreas tem grande interação. È claro que os processos de apoios também se destacam, pois sem eles a empresa não sobrevive, por isso conclui-se que organização tem uma ótima estrutura e está pronta para as adversidades do mercado. O objetivo dessa organização não é diferente dos objetivos de todas as outras, voltado para o crescimento e aumento nas vendas, a empresa vem desempenhando um bom papel, porém, identifica-se que ela precisa elaborar um BPM (Business Process Model and Notation), pois, ele irá combinar com maior clareza os processos de negócios, pessoas, tecnologias, criando uma visão única e integrada de tudo, melhorando cada vez mais a tomada de decisões da empresa que está praticamente alçando voo para o mercado em massa. 21 5.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DO PROCESSO DO SETOR ESTAGIADO – CONTAS Á RECEBER A conciliação bancária apresenta uma situação financeira realista da empresa, basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária com as NFs e valores em Aberto. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas do caixa da empresa. Além da liberação do produto ao cliente mediante a confirmação de pagamento, Por conta disso, corre-se o risco de perder o controle do capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores. Avaliando o setor estagiado, evidencia-se que apesar de se tratar de um setor de apoio, o mesmo é muito importante para condução dos processos, pois, sem a confirmação de que o cliente efetuou o pagamento, os processos-chave param e o cliente não recebe sua mercadoria com a agilidade que deseja. O desempenho dos processos da área está sendo eficiente e eficaz, pois as tecnologias utilizadas para os processos são de ponta e está sendo possível liberar os pedidos em tempo real, não cometendo atrasos, nem erros. O objetivo dessa organização não é diferente dos objetivos de todas as outras, voltado para o crescimento e aumento nas vendas. Apesar de na visão macro ficar evidente a falta de BPM, o setor tem um ótimo funcionamento e os processos do mesmo caminham perfeitamente bem, conforme supracitado. 22 6. CONCLUSÃO O estágio é uma prática de aprendizado por meio do exercício de funções referentes à profissão que será exercida no futuro e que adiciona conhecimentos teóricos aprendidos nos cursos x à realidade de sua área de formação ajudando a o aluno a compreender melhor a área escolhida. É um elemento curricular essencial para o desenvolvimento dos graduandos, sendo também, um lugar de aproximação verdadeira entre a universidade e a sociedade, permitindo uma integração à realidade social e assim também no processo de desenvolvimento do meio como um todo. No transcorrer do estágio, houve algumas dificuldades para conclusão, porém, foram superados com o auxilio dos professores e a própria coordenadora. Foi possível aplicar os conhecimentos do comportamento da sociedade e a atuação profissional dentro da área, verificar ao longo do curso e nesse projeto de finalização, as estratégias da administração integrada e interdisciplinar, as competências de liderança / governança e o espirito de empreender, necessário para o administrador contemporâneo, como administrar o relacionamento com o cliente, as premissas concisas, porém importantes da contabilidade e o gerenciamento, pois, os processos envolvem essa parte de planejar e controlar as atividades operacionais da empresa., tendo uma ampla visão do mercado. Isto posta pode-se concluir que estágio tem uma enorme importância na formação profissional, pois utilizando a base das matérias estudadas, com a conclusão desse relatório o futuro administrador pôde desenvolver ideias, opinar, analisando as situações vivenciadas, criando o início de sua identidade profissional dentro da carreira escolhida. Após esta prática é possível perfazer-se do curso preparado para atuar profissionalmente no mercado, com a certeza de poder crescer cada vez mais. 23 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ATYV. Site da Empresa Arte Telecom. Disponível em: <https://www.atyv.com.br/>. Acesso em 28/02/2018. ECCOS Estágios. A nova lei de estágios. Disponível em: < http://www.eccosestagios.com.br/legislacao.htm#ld> Acesso em 04/04/2018. GONÇALVES, José E. Lima. As empresas são grandes coleções de processos. São Paulo: Revista deAdministração de Empresas, Jan./Mar. 2000, v. 40, p. 6-19. ENDEVEADOR Brasil. Processos-Chave. Disponível em: <https://endeavor.org.br/os-tres-processos-chave-da-execucao/>. Acesso 02/04/2018. TARDIF, Maurice. Saberes docentes e formação profissional. Petrópolis: Vozes, 2002.
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