5S - 14 PDCA

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Ferramentas para a Implantação ­ Ciclo PDCA
O  Ciclo  PDCA  é  uma  ferramenta  que  facilita  a  tomada  de  decisões  visando  garantir  o  alcance  das  metas
necessárias à  sobrevivência dos estabelecimentos e,  embora  simples,  representa um avanço sem  limites para o
planejamento eficaz.
De forma ampla, ele visa controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua, visto que atua como
um processo que não possui intervalos, nem interrupções. 
Como já mencionamos acima, o PDCA tem por objetivo a melhoria contínua das etapas de um processo, por isso,
ele se encontra vinculado aos fundamentos da Filosofia Kaizen (cultura  japonesa referente à melhoria contínua e
um dos pilares da administração da qualidade). Assim como a Filosofia Kaizen, uma das finalidades do Ciclo PDCA
é a celeridade e o aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, identificando as causas de seus problemas e
implementando  soluções  para  os  mesmos.  É  importante  ressaltar  também,  que  devido  a  ferramenta  se
fundamentar em um ciclo, todo o seu processo é formado por atividades planejadas e recorrentes, com a teoria de
que ele não possui um fim pré­determinado.
A sigla é formada pelas iniciais:
P,  de  Plan  –  Planejar/Planejamento  –  Primeira  etapa  do  ciclo.  Deve­se  estabelecer  um  plano  com  base  nas
diretrizes da empresa, estabelecendo também os objetivos, os caminhos e os métodos a serem seguidos. Depois é
feita a  identificação e correção dos problemas encontrados, através de uma ação corretiva eficiente. Nesta parte,
constam os items descritivos do problema, as questões que se pretendem responder, as predições dessas questões
(palpite sobre algo) e o desenvolvimento de um plano de ação.
D,  de  Do  –  Fazer,  executar  –  Significa  colocar  o  planejamento  em  prática,  isto  é,  executar  o  plano  de  ação
previamente  elaborado  na  etapa  de  planejamento  do  Ciclo  PDCA,  de  modo  rigorosamente  de  acordo  com  o
planejamento pré­estabelecido. No caso, com a condução do plano, as mudanças no processo e as observações
sobre o mesmo, devem ser coletados também os dados para a verificação do processo na próxima etapa do ciclo;
C, de Check – Checar, verificar – É a terceira etapa do Ciclo PDCA. Nela deve­se avaliar o que foi feito durante a
etapa de execução,  fazendo  comparações e  identificando as diferenças  entre  o  planejado  e  o  que  foi  realizado.
Devemos verificar o que foi aprendido durante a execução do plano, comparando os resultados com as predições
que foram feitas na etapa de planejamento. Sendo assim, conseguimos observar se foram alcançados os objetivos
ou não. (verificação dos padrões de qualidade);
A, de Act – Agir – É a  realização das ações corretivas, que visam a correção das  falhas encontradas durante o
processo.  Após  a  correção  ser  realizada,  deve­se  repetir  o  ciclo.  É  nessa  etapa  que  o  ciclo  reinicia  dando
continuidade ao  processo  de melhoria  contínua. Resumindo,  é  através  da  análise  crítica  do Ciclo PDCA que  se
estabelece um plano de ação definitivo para implementação das atividades a serem executadas após os estudos do
ciclo..
 
 
Planejar
O  planejamento  começa  pela  análise  do  processo.  Várias  atividades  são  realizadas  para  fazermos  uma  análise
eficaz:
­ Levantamento de fatos
­ Levantamento de dados
­ Elaboração do fluxo do processo
­ Identificação dos itens de controle
­ Elaboração de uma análise de causa e efeito
­ Colocação dos dados sobre os itens de controle
­ Análise dos dados
­ Estabelecimento dos objetivos
A partir daí, é possível  iniciar a elaboração de procedimentos que garantirão a execução dos processos de forma
eficiente e eficaz.
 
Fazer, Executar
Nesta fase, colocam­se em prática o que os procedimentos determinam, mas para atingir sucesso, é preciso que as
pessoas envolvidas  sejam competentes. O  treinamento  vai  habilitá­las a executar  as atividades  com eficácia. No
contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos podem acontecer em sessões grupais (na
implantação ou  reciclagem de um procedimento, por exemplo) ou no próprio posto de  trabalho, ou seja, no  local
onde a atividade ou tarefa acontece.
 
Checar, Verificar
É  nesta  fase  que  se  verifica  se  os  procedimentos  foram  claramente  entendidos,  se  estão  sendo  corretamente
executados e se a demonstração foi abstraída. Esta verificação deve ser contínua e pode ser efetuada tanto através
de  sua  observação,  quanto  através  do  monitoramento  dos  índices  de  qualidade  e  produtividade.  As  auditorias
internas de qualidade também são uma excelente ferramenta de verificação.
 
Agir
Se  durante  a  checagem  ou  verificação  for  encontrada  alguma  anormalidade,  este  será  o  momento  de  agir
corretivamente,  atacando  as  causas  que  impediram  que  o  procedimento  fosse  executado  conforme  planejado.
Assim que elas forem localizadas, as contramedidas deverão ser adotadas,  isto é, as ações que vão evitar que o
erro ocorra novamente. Em alguns casos, essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.
 
Cuidados na implementação do Ciclo PDCA
O PDCA é um ciclo e, portanto, deve  “rodar” continuamente. Para que  “rode” de maneira eficaz,  todas as  fases
devem acontecer. A supressão de uma fase causa prejuízos ao processo como um todo. Ao implementar o Ciclo
PDCA, portanto, evite:
­ Fazer sem planejar
­ Definir as metas e não definir os métodos para atingi­las
­ Definir metas e não preparar o pessoal para executá­las
­ Fazer e não checar
­ Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário
­ Parar após uma volta
 
Enfatizando:  O  PDCA  é  um  ciclo  e,  portanto,  deve  “rodar”  continuamente.  Para  que  “rode”  de maneira  eficaz,
todas  as  fases  devem  acontecer,  sob  pena  do  processo  como  um  todo  sofrer  prejuízos. Quando  implementado
corretamente, um verdadeiro processo de melhoria contínua se instala nos estabelecimentos.
 
Vamos usar um exemplo do Ciclo PDCA para uma pessoa que quer emagrecer, acompanhem as imagens a seguir:
P, de Plan – Planejar/Planejamento
 
D, de Do – Fazer, executar
 
 
C, de Check – Checar, verificar
 
 
A, de Act – Agir
 
O Ciclo visto num todo:
 
Conclusão
Em resumo, cada vez que um problema é identificado e solucionado, o processo trabalhado pelo Ciclo PDCA passa
para  um  novo  patamar  de  qualidade,  uma  vez  que  os  problemas  que  antes  afligiam  o  processo  em  questão,
passam a ser vistos como oportunidades de melhorias sobre o mesmo. Este ciclo permite  integrar as etapas de
modo relativamente simples, já que sua utilização pode acontecer em qualquer processo organizacional. Quando se
trata  exclusivamente  de  processos  de  negócios,  o  Ciclo  PDCA  auxilia  na  integração  das  etapas  produtivas,
envolvendo  gestores  e  colaboradores  em  geral,  tornando  eles  responsáveis  pela  qualidade  de  um  processo
específico.
Sendo  assim,  conseguimos  entender  que  essa  ferramenta  da  qualidade  proporciona,  de  forma  qualitativa, melhorias  em  qualquer
processo na qual  seja  utilizada.  Podemos  citar  ainda  que  o PDCA pode  ser  utilizado  não  somente  no  ambiente  de  trabalho, mas
também na sua vida pessoal. Sendo assim, não se prenda somente aos âmbitos e aspectos profissionais que a ferramenta transparece,
utilize­a em benefício próprio também.