Descrição de Cargo - Assistente de Diretoria

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ASSISTENTE DE DIRETORIA
	Função: Secretariar a Diretoria Geral da empresa na execução de atividades administrativas de ordem geral
	Cargo do superior imediato: 
Diretor Geral
	Área: Diretoria Geral
	Descrição Sumária: Reportando-se ao Diretor Geral secretaria-o em suas atividades, compreendendo: redação e digitação de relatórios e documentos em geral, atendimento, triagem e encaminhamento de ligações telefônicas e correspondência, recepção de visitantes, reprodução de cópias, arquivamento de documentos, assistência em reuniões, programação e reserva de viagens, preparação e emissão de mapas e quadros demonstrativos diversos.
	 Descrição detalhada:
Administrar agenda pessoal; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.
Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Recebe, tria, encaminha, arquiva ou expede a correspondência da Diretoria via Correios, SEDEX ou Courier mantendo os registros e controles necessários.
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
Cuida da organização do arquivo de correspondência e documentos da Diretoria mantendo-os ordenados por assunto, data ou ordem alfabética: abre, retira ou repõe as pastas, remove o conteúdo para o arquivo-morto, etc
Receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso.
Fazer ligações externas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação ou transmitir o recado quando necessário.
	
(cont.)
Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados.
Providenciar o pagamento de compras efetuadas , bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas.
Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens.
Abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega.
Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta.
Acompanha a ordem e limpeza das salas da Diretoria providenciando o serviço adequado, se necessário, bem como o suprimento de água nos frigobares ali instalados.
Executa serviços administrativos diversos em apoio ao setor, como: reprodução de cópias, cotação de preços para compras e serviços para a Diretoria, pagamentos de contas atribuídas ao próprio Centro de Custo, auxílio na realização de eventos, requisição de serviços de manutenção à área, distribuição de agendas e brindes, preparação e emissão de mapas e quadros demonstrativos para controles diversos, etc.
Organizar e manter registros da agenda, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
	Especificações do cargo:
Escolaridade: Curso Superior incompleto (Administração, Recursos Humanos, Economia, Direito, Psicologia)
Treinamentos: Office básico
Experiência acumulada: De 1 a 3 anos
	Competências comportamentais:
Administração do tempo
Agilidade raciocínio
Atendimento ao cliente
Atenção
Comunicação
Dinamismo e pronto atendimento 
Espírito em equipe
Iniciativa
Potencial para aprendizagem
Relacionamento pessoal
Responsabilidade
Comprometimento
Disponibilidade