Gestão de Processos Empresariais

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Práticas empresariais informatizadas / Aula 4: Fluxo operacional da empresa
Introdução
A evolução da tecnologia tem oferecido um interminável manancial de novas aplicações para atender às nossas necessidades. No âmbito dos computadores, seu poder de processamento cresce à medida que seus custos diminuem. Isso é cada vez mais evidente com sua disponibilização em prosaicos eletrodomésticos.
Entretanto, no mundo corporativo, no ambiente de negócios em que estamos inseridos, eles podem ser comparados a grandes máquinas de armazenamento de informações. Na verdade, captura, armazenamento e recuperação da informação.
Esta visão predominante da tecnologia, dissociada dos negócios, está prestes a ser substituída por outra, mais astuta, mais inteligente e que vai colocar os profissionais de gestão do negócio em um patamar superior.
A evolução das empresas e seus negócios
Segundo estudiosos, estamos diante dos próximos 50 anos dos negócios e da tecnologia.
Com a queda das barreiras geográficas, os negócios agora devem controlar processos que estão muito além do seu ambiente empresarial confortável, onde tudo era visto pelos colaboradores.
A nova maneira de competir propõe desafios interessantes, como a troca da unidade básica de automação, de dados, para processos. Portanto, ao invés de um processamento de dados, a empresa deve ter um processamento de processos.
Clientes, fornecedores e parceiros não devem compartilhar apenas uma base de dados, é fundamental partilhar também uma base de processos, dinâmica, modificável e interativa. Em resumo, processos de negócio são o negócio.
Foco nos processos desde 1920
Colocar o foco nos processos está longe de ser inédito:
Primeira onda
A primeira onda veio nos anos 1920, representada por Taylor e sua teoria.
Segunda onda
A segunda onda pode ser representada pela reengenharia, que atuou fortemente na concepção dos atuais sistemas de gestão e outros correlatos.
Nesta última, os processos são colocados no foco central do negócio. Não apenas cumprindo o papel formal de desenhá-los, nem apenas para promover a integração de sistemas.
Terceira onda
A terceira onda não é reengenharia de processos, não é Enterprise Application Integration (EAI), gerenciamento de Workflow ou outro software empacotado. É a síntese e a união de todas estas tecnologias e técnicas em um novo modelo, mais sintonizado com o negócio da empresa e seu gerenciamento.
Gestão de processos
Em pleno século XXI, os negócios acontecem em um ambiente cada vez mais complexo, definido pela convergência entre as crescentes demandas dos parceiros e dos clientes. Rápidas mudanças do mercado e novas oportunidades criam uma infraestrutura de TI cada vez mais heterogênea, necessária para suportar um número expressivo de decisões que acontecem silenciosamente no dia a dia.
As organizações depositam sua fé nos seus processos comerciais, para guiá-las através deste complexo ecossistema.
Infelizmente, a complexidade deste ambiente pode levar a uma total desconexão entre os que foi projetado na concepção dos processos e a sua efetiva execução. Além disso, abrir o negócio para uma grande quantidade de pontos de contato através da web aumenta ainda mais a pressão.
Enquanto a administração pode estar preparada para responder rapidamente à necessidade de mudança nos seus processos, a equipe de TI pode não conseguir acompanhar esse ritmo.
Qual é a solução para esse problema?
Fundamentos da gestão de processos
Um negócio de sucesso é construído sobre um alicerce de processos que alinham os recursos disponíveis aos objetivos da empresa.
Seja fornecendo produtos ou serviços a consumidores, colaborando com parceiros comerciais, ou coordenando os esforços dos colaboradores, os processos, no seu final, unificam o produto (ou serviço), sua marca e seu valor.
Processos são o coração e a identidade do negócio. São os passos para:
	Criação de novos produtos
	Fabricação de item
	Processamento da matéria-prima
	Reposta a uma simples questão de um cliente
	Compra de suprimentos
	Negociação com parceiros
	Desenvolvimento de um novo mercado
O ponto é que cada negócio possui características únicas inseridas em seus processos. Em um mercado de commodities, por exemplo, a gestão dos processos determina a vantagem. Já no mercado aberto, a gestão dos processos cria oportunidades.
Reflita um pouco e tente responder:
Por que os processos são rapidamente aprisionados em unidades isoladas?
O que é realmente a gestão de processos?
Você já parou para pensar como a gestão de processos é crítica para um empreendimento de sucesso? Para compreendermos a sua importância precisamos, primeiramente, entender seu conceito.
Em resumo, a Gestão de Processos é a habilidade de se obter total visibilidade e controle, de ponta a ponta, sobre todas as etapas de uma transação que viaje por múltiplas aplicações, interaja com diversas pessoas, em uma ou mais companhias.
Essa gestão amplia o valor dos processos, sejam grandes ou pequenos, inseridos totalmente na empresa ou quando se estendam para fora dela, não importa quem esteja envolvido.
Sistemas de Gestão de Processos
Naturalmente, já foram criados alguns tipos de sistemas de Gestão de Processos. As primeiras soluções eram compostas de combinações de sistemas de controle do workflow, sistemas de gestão de documentos ou sistemas de automação, com uma grande quantidade de código para atender às suas necessidades pontuais.
De fato, nenhuma ferramenta foi capaz de prover uma solução satisfatória e isso ocasionou para as empresas uma grande quantidade de gaps funcionais. Atualmente, a tecnologia disponível permitiu o desenvolvimento de soluções de software que dão vida a poderosos sistemas de gerenciamento de processos.
Componentes ativos do processo
Para compreender o uso de uma solução de Gestão de Processos, precisamos começar com a construção dos blocos envolvidos no processo. Estes são os componentes ativos do processo, que trabalham na direção de um objetivo específico do nosso negócio.
Os componentes são representados por:
Cada um deles tem um valor intrínseco e participa decisivamente para a perfeita execução do processo. Deve ter também uma interface particular com o processo.
A solução de Gestão de Processos atua na ampliação do valor de cada componente, oferecendo uma interface padronizada para cada um e coordenando os esforços de todos eles para o atingimento do objetivo, dentro da linha temporal definida para a execução do processo.
Macroatividades fundamentais
Podemos definir quatro macroatividades fundamentais para a solução de Gestão de Processos:
MODELAGEM
Consiste na definição e na construção gráfica de uma representação do processo, que deve contemplar todos os componentes ativos necessários ao processo, múltiplos steps, subprocessos, processos paralelos, caminhos, regras de negócio, tratamento de exceções e tratamento de erros.
INTEGRAÇÃO
Representa a conexão entre os componentes do processo, para a troca de informações necessária ao atingimento do seu objetivo.
Para aplicações, isso significa a introspecção e a interação com os sistemas da empresa. Para pessoas, representa a utilização de um portal para a interação e o cumprimento do seu papel dentro do processo.
MONITORAMENTO
Significa a utilização de uma console que permita a visualização gráfica dos processos em atividade, suas várias instâncias e atividades já executadas e como elas foram executadas.
OTIMIZAÇÃO
É a capacidade de analisar, através de uma interface OLAP, os processos ativos, evidenciando seus pontos fracos e oferecendo instrumentos para a sua melhoria e modificação em tempo real com latência zero.
Essas quatro macroatividades fundamentais de uma solução devem ser consideradas em conjunto, pois são unidas simbioticamente e representam um conjunto de funcionalidades coesas que vão entregar ao cliente as grandes promessas do conceito da Gestão de Processos.
Como vimos, as empresas podem empregar essas soluções em uma grande variedadede processos.
Utilizando a Gestão de Processos
A solução de Gestão de Processos oferece uma gestão inteligente de eventos. Seu uso sincroniza as várias atividades do processo.
Em um processo comercial disparado por um cliente e alimentado por uma combinação de recursos internos e externos, com a Gestão de Processos, a empresa pode:
Modelar seus processos do início ao fim, sejam internos ou externos.
Promover a necessária integração do processo através dos vários sistemas, pelos quais o processo deve navegar, sem a necessidade de gerar códigos nativos a estes sistemas.
Criar e controlar o manuseio das exceções e o disparo de processos alternativos.
Monitorar a saúde e o ciclo do processo como um todo.
Controlar a alimentação do processo pelos recursos humanos que devem interagir com ele.
Modificar e aprimorar o processo para ganhar eficiência, com latência zero para o uso de novas versões e releases.
As empresas possuem em sua natureza uma grande quantidade de processos como esses que, muitas vezes, residem apenas na cabeça de um pequeno número de pessoas, dentro de silos de competência ou confinados a uma aplicação específica.
A solução de Gestão de Processos quebra essas barreiras, que é inerente à maioria dos negócios, criando um ambiente muito mais flexível, otimizado e orientado.