4 . TS Correspondência e protocolo

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Chussy Karlla Souza Antunes 
2018 
 
UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO 
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADA 
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO 
 
Técnicas Secretariais 
 
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O protocolo envolve atividades de recebimento, registro, 
autuação, classificação, distribuição e tramitação de 
correspondências e documentos. 
PROTOCOLO 
1. Recebimento: 
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a 
separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de 
interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de 
interesse pessoal 
2. Registro :Os documentos recebidos pelo protocolo são 
registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais 
serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do 
remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. 
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3. Autuação: após o registro, os documentos são numerados 
(autuados) conforme sua ordem de chegada. A palavra 
autuação também significa a criação de processo. 
4. Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção 
da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles 
códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a 
instituição possua esse instrumento. 
 
Mais adiante estudaremos o manuseio com as correspondências. 
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a) Distribuição 
5. Distribuição e Expedição: movimentação, consiste na entrega dos 
documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos 
documentos aos setores internos de trabalho, enquanto que a expedição 
consiste na remessa externa desses documentos. 
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b) Expedição 
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Guia de Malote : 
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Guia de Motoboy: 
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A encomenda PAC é a entrega 
econômica disponibilizada pelos Correios 
para o envio exclusivo de produtos. Os 
prazos de entrega variam de acordo com 
as localidades de origem e destino, 
entregas feitas de segunda a sexta-feira. 
 
Já a encomenda via SEDEX é a entrega 
expressa disponibilizada pelos Correios 
para o envio de documentos e produtos. 
Os prazos de entrega variam de acordo 
com as localidades de origem de destino, 
entregas feitas de segunda a sábado. 
Serviço de Correios - ECT: 
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6.Tramitação: a tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se 
feitas, fica mais fácil com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização. 
Isso agiliza as ações dentro da instituição: gestão da informação. 
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Manuseio e procedimentos com a correspondência 
 Entregue através de AR (aviso de recebimento) , 
conferir o conteúdo, pois funciona como comprovante do recebimento 
 Separar as particulares e as dos departamentos, 
 Procure não atingir seu conteúdo, busque uma solução antes de 
danificá-lo, 
 Colocada à disposição da chefia o mais rapidamente possível, 
 Conserve o envelope grampeado à carta quando: 
1.O conteúdo não identificar o remetente, 
2. O endereçamento da carta diferir do apresentado no envelope, 
3. For importante a data da postagem da carta como comprovante. 
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 Os anexos devem ser mantidos juntos à correspondência, 
 Durante o trabalho de abertura, conserve envelopes, invólucros, etc., pois 
poderá ser necessário observá-los novamente, 
 Empilhe a correspondência do lado que lhe for mais conveniente, porém, 
separe-a de jornais, revistas, livros, etc., 
 Carimbe a data do recebimento no canto superior direito de cada carta ou 
documento, 
 Sem timbre nem endereço, recomenda-se transcrever o endereço do 
envelope, nunca anexá-lo, 
 Confirme cheque ou ordem de pagamento, 
Manuseio e procedimentos com a correspondência 
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 Alguns documentos merecem cuidados especiais, os quais NÃO devem ser 
carimbados, como por exemplo: 
 1.Cheques - se recebidos anexados a uma carta, carimbe a carta; se 
recebidos apenas com o envelope, carimbe o envelope e mantenha-o junto 
ao cheque, 
 2.Documentos enviados à empresa para apreciação ou a título de 
empréstimo e que serão devolvidos posteriormente, 
 3.Certificados, apólices, cautelas e outros documentos formais afins. 
  Leia com atenção cada mensagem e grife palavras ou frases chaves, que 
identifiquem a intenção do remetente e providências que espera sejam 
tomadas. Expressões do tipo: urgente, a partir de..., em resposta a sua 
carta de ..., etc. 
 
Manuseio e procedimentos com a correspondência 
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Obrigada por sua participação. 
 
Chussy Karlla Souza Antunes 
chussysa@gmail.com