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CENTRO PAULA SOUZA FACULDADE DE TECNOLOGIA DE TATUI CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LUCAS DOS SANTOS PEREIRA LUIZ CLÁUDIO LIMA DE MENDONÇA COMUNICAÇÃO INTERNA E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: UM BREVE ESTUDO SOBRE O ALINHAMENTO ESTRATÉGICO ORGANICIONAL Tatuí, SP 1º Semestre/2018 LUCAS DOS SANTOS PEREIRA LUIZ CLÁUDIO LIMA DE MENDONÇA COMUNICAÇÃO INTERNA E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: UM BREVE ESTUDO SOBRE O ALINHAMENTO ESTRATÉGICO ORGANICIONAL Trabalho de Graduação apresentado à Faculdade de Tecnologia de Tatuí, como exigência parcial para obtenção do grau de Tecnólogo em Gestão de Tecnologia da Informação, sob orientação da Profª Me Patrícia Glaúcia Moreno e coorientação da Profª Me Paula Hypólito de Araújo. Tatuí/SP 1º Semestre/2018 LUCAS DOS SANTOS PEREIRA LUIZ CLÁUDIO LIMA DE MENDONÇA COMUNICAÇÃO INTERNA E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: UM BREVE ESTUDO SOBRE O ALINHAMENTO ESTRATÉGICO ORGANICIONAL Trabalho de Graduação apresentado à Banca de Qualificação da Faculdade de Tecnologia de Tatuí para obtenção do grau de Tecnólogo em Gestão da Tecnologia de Informação. ( ) APROVADO ( ) REPROVADO Com média:.............. Tatuí, ......de ............. de 2018 ___________________________ Prof........................................... FATEC – Tatuí ___________________________ Prof. .......................................... FATEC – Tatuí ___________________________ Prof. .......................................... FATEC – Tatuí DEDICATÓRIA Dedicamos o presente trabalho a todos aqueles que nos ajudaram em mais uma caminhada, a nossas famílias que nos ajudaram mais nessa jornada, e também a nossos magníficos professores. A vocês nosso muito obrigado. AGRADECIMENTOS Agradecemos a Deus nosso senhor. Ao Centro Paula Souza por nos dar toda a estrutura necessária para a nossa formação. Aos mestres que nos orientaram em mais uma caminhada. Aos nossos familiares que andaram conosco nestes anos de Fatec Tatuí. A Internet é o tecido de nossas vidas, a rede é a mensagem, [...] a tecnologia da informação é hoje o que a eletricidade foi para a Era Industrial, [...]distribuir a orça da informação por todo o domínio da atividade humana. (CASTELLS, Manuel, 2003, p. 45) LISTA DE ABREVIATURAS E DE SIGLAS PCs – Personal Computers TI – Tecnologia da Informação TICs – Tecnologia da Informação e Comunicação. RESUMO A Comunicação Interna e a Tecnologia da Informação são objetos de estudo da presente pesquisa. Na atual conjuntura as organizações necessitam alinhar à sua estratégia a TI e a Comunicação Interna. A gestão da informação que se origina dos dados soltos necessita de técnicas que possam tornar o processo de comunicação na organização mais eficiente visto o tratamento que as informações devem receber. Diante disso, com a exigência cada vez maior do contexto organizacional a Comunicação Interna encontra seus lócus, visto que há impactos favoráveis com a utilização de recursos de TI. Sendo assim, o objetivo da presente pesquisa é apresentar uma breve discussão de alguns aspectos relacionados à Comunicação Interna e à TI. Foi utilizada pesquisa bibliográfica sendo que foi possível a discussão de alguns impactos que a TI exerce nas organizações atuais. Entende-se que para que se tenha um desenvolvimento na Comunicação Interna a mesma deve estar alinhada com as necessidades organizacionais, sendo necessário ajustar com as particularidades de cada organização, para que possam ser gerados impactos favoráveis e efetivos para uma Comunicação Interna alinhada com as estratégias de cada ambiente organizacional. PALAVRAS-CHAVE: Dados. Gestão da Informação. Organização. ABSTRACT Internal Communication and Information Technology are objects of study of the present research. At this juncture, organizations need to align IT and Internal Communication with their strategy. The management of the information that originates from the loose data needs techniques that can make the process of communication in the organization more efficient, considering the treatment that the information should receive. Given this, with the increasing demand of the organizational context Internal Communication finds its locus, since there are favorable impacts with the use of IT resources. Therefore, the objective of the present research is to present a brief discussion of some aspects related to Internal Communication and IT. A bibliographic research was used and it was possible to discuss some of the impacts that IT has on current organizations. It is understood that in order to have a development in the Internal Communication it must be aligned with the organizational needs, being necessary to adjust with the particularities of each organization, so that positive and effective impacts can be generated for an Internal Communication aligned with the strategies of each organizational environment. KEYWORDS: SUMÁRIO INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 5 1.1 JUSTIFICATIVA ............................................................................................... 6 1.2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 7 1.2.1 Objetivo Geral..................................................................................................... 7 1.2.2 Objetivos Específicos .........................................................................................7 2 A COMUNICAÇÃO .................................................................................................. 8 2.1 TIPOS DE COMUNICAÇÃO ............................................................................... 10 2.1.1 Comunicação textual ........................................................................................ 10 2.1.2 Comunicação oral ............................................................................................ 11 2.1.3 Comunicação Não Verbal ................................................................................. 12 2.1.4 Comunicação Mista .......................................................................................... 13 2.2 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL ....................................................................... 14 2.3 FALHAS NA COMUNICAÇÃO ............................................................................ 15 2.4 MELHORIAS NA COMUNICAÇÃO ..................................................................... 16 2.5 COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA ........................................................... 182.5.1 Ferramentas de Comunicação interna ............................................................. 18 2.5.2 Comunicação Organizacional Aberta ............................................................... 19 3. GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (GTI) ..................................... 20 3.1 ALGUNS IMPACTOS DA TI NA COMUNICAÇÃO INTERNA ............................. 21 3.2 IMPACTOS DA NOVAS TECNOLOGIAS NAS ORGANIZAÇÕES: UMA VISÃO POLÍTICA ...................................................................................................... 24 3.3 IMPACTOS PERCEBIDOS EM FUNÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO .......................................................................................................... 25 4. O IMPACTO DA TI, NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL. .............................. 27 4.1 PROCESSOS COMUNICATIVOS EFICIENTES ................................................ 30 4.2 PRÁTICAS INTEGRATIVAS ............................................................................... 31 4.3 EFICIÊNCIAS NOS PROCESSOS COMUNICATIVOS ...................................... 35 4.4 GARGALOS INFORMACIONAIS ........................................................................ 36 4.5 DADOS E INFORMAÇÕES ................................................................................. 37 4.6 A TI E O CONHECIMENTO GERADO PELA COMUNICAÇÃO INTERNA ......... 38 4.7 A ATUALIZAÇÃO DOS DADOS E DAS INFORMAÇÕES .................................. 39 4.8 A DISSEMINAÇÃO DE MENSAGENS ................................................................ 40 4.9 A MOBILIDADE DE PESSOAL ........................................................................... 41 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................... 43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 46 5 INTRODUÇÃO As atividades da organização buscam o êxito, tendo como fator preponderante os processos comunicativos. Por se tratar de um agrupamento de pessoas, a comunicação e elementar para sua existência, e fomentar o todo, pois certamente existira comunicação. É visível a existência na comunicação a relação comunicativa entre mais de um indivíduo. É até possível pensar na comunicação de apenas um indivíduo, no entanto, pressupõe-se que a comunicação organizacional, é realizada em atos múltiplos, ocasionados por atitudes coincidentes em determinada tarefa, evidenciando a comunicação grupal, propondo um desafio organizacional. Sendo assim, como coloca Lucena (2005, p. 1), “a comunicação é o espelho da cultura empresarial e reflete, necessariamente, os valores da organização”, advindo daí a necessidade especial de atenção, na organização e administração. Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é a área que utiliza ferramentas tecnológicas com o objetivo de facilitar a comunicação e o alcance de um alvo comum. Alguns exemplos de TIC são os próprios Personal Computers (PCs), TVs, telefones, celulares, streamings e tecnologias de acesso remoto como o WI-FI e bluethoot. As TIC são importantes, porque assim as pessoas podem se socializar, inclusive aquelas que têm dificuldade de se entrosar com outras. Porém, isso também facilita o processo de compras, de estudo, de localização e de pesquisa, entre outras questões como assistir a filmes, a séries, a jogos de futebol, a vídeos. Atualmente, isso pode ser feito por computadores, tablets e celulares. As TIC também contribuem para que as empresas melhorem seu processo de divulgação em redes sociais como facebook, sites e blogs, bem como permitem a localização delas. Outros benefícios das TIC nas Organizações, de acordo com Sethi e King (1990 apud LI; YE, 1999), é a de trazer a eficiência operacional, a sinergia, o aumento na qualidade do produto, as margens de lucro mais altas, o serviço ao consumidor melhorado como benefícios. Já para Jurison (1996), os preços mais baixos, a economia de tempo aumentada, a variedade de produtos e os serviços, a qualidade melhorada, o aumento da produtividade, a flexibilidade 6 organizacional e a redução do tempo de ciclo também são benefícios que essas ferramentas trazem. Betencourt (2000) entende que sua maior contribuição se dá a variedade e a qualidade dos produtos, o aperfeiçoamento do serviço ao cliente, o melhor tempo de resposta, a maior personalização de produtos e de serviços são benefícios. Colaborando com os autores citados, Macdonald (2001) apresenta os benefícios no tempo de ciclo de desenvolvimento do produto, no controle de qualidade, na produção e na distribuição do conhecimento e na eficiência industrial como fatores positivos para a organização que trabalha com as TIC. Assim, esse trabalho de graduação pretende evidenciar como as TIC podem contribuir de forma estratégica para melhoria da Comunicação Interna das empresas. Pretende-se evidenciar que ferramentas são eficientes e como elas garantem um processo eficiente e eficaz de comunicação. 1.1 JUSTIFICATIVA Tecnologia de Informação (TI) e Comunicação é a temática escolhida para demonstrar a importância desses recursos na atual conjuntura a fim de melhorar o desempenho de uma organização por meio das redes sociais, sites e blogs, aferindo maiores rendimentos. Portanto, entender o processo de comunicação como um instrumento estratégico é fundamental, visto que as organizações podem utilizar a Comunicação Interna com as TI para a promoção do negócio. Os lócus da Comunicação Interna e TI são alguns dos elementos de estudo da gestão contemporânea. Entender como se dá a gestão da informação por meio de técnicas que possam melhorar os processos de comunicação internos, sendo que o resultado é o tratamento da informação. Diante disso, diante das relações organizacionais que envolvem a negociação tem na Comunicação Interna um caminho para influenciar no ambiente. Assim, é possível vislumbrar potenciais impactos positivos que os recursos de TI agem sobre a Comunicação Interna. Sendo assim, o presente trabalho justifica-se na necessidade em discutir alguns aspectos relacionados a Comunicação Interna e à TI. Para essa breve discussão, utilizou-se de pesquisa bibliográfica a fim de entender alguns impactos 7 causados pela TI bastante úteis às organizações atuais. Sendo que a Comunicação Interna pode ter uma evolução de acordo com os objetivos e estratégias da organização, assim poderá haver impactos que possam contribuir com as estratégias. 1.1 OBJETIVOS 1.1.1 Objetivo Geral O presente trabalho tem como objetivo geral discutir alguns impactos positivos relacionados à Comunicação Interna e à Tecnologia da Informação. 1.1.2 Objetivos Específicos Como objetivos específicos, pretende-se: a) Conceituar comunicação empresarial; b) Descrever os tipos de comunicação; públicos da comunicação empresarial; c) Apresentar a evolução das ferramentas de comunicação alinhadas a TI; d) Entender a Comunicação Interna. 8 2. A COMUNICAÇÃO A comunicação se faz presente desde o homem das cavernas, quando desenhavam nas paredes (pinturas rupestres), que na antiguidade representava o cotidiano daqueles dias. O compartilhamento de informação é e foi fator fundamental para sobrevivência do ser humano, na forma de legado ou liberdade de expressão. A comunicação é praticada pelo ser humano para interagir com outros seres humanos ou com os animais e é basicamente a capacidade de tentar se fazer entender pela outra parte. Uma criança, antes mesmo de aprender a falar já tenta se comunicarcom os pais através de gestos, de poses, de caretas, de barulhos e tudo o que puder para tentar se fazer entender Segundo Keelling, (2014), a comunicação é elementar a ação do indivíduo e ao esforço coletivo, é o cerne da liderança, atividade em equipe, cooperação e controle. Através dela, ocorre a qualidade dos relacionamentos; ela determina os níveis de satisfação e a ainda qualifica o nosso sucesso ou fracasso. Quando ela se rompe, apresenta discórdia ou conflito, assim é o veículo resolver as dificuldades. Comunicação é uma ciência, e, sendo assim, cuida das relações entre a pessoas, por meio de troca de informações, ou compartilhamento delas. A palavra comunicação vem do latim “communiare” significando, participar de algo, partilhar, tornar comum. Sendo ela utilizada pelo ser humano, e necessária a existência da sociedade. Segundo Gustavo Matos (2009, p. XXVII), “a palavra comunicação é originária do latim communicare, que significa “tornar” “comum” ,”partilhar”, “repartir‟, “associar‟, “trocar opiniões”, “conferenciar”, que é algo que fazemos a todo instante, seja no ambiente profissional, seja com os amigos, com a família, com a namorada (o), pela internet, pelo telefone, por carta etc. Mas seguindo essa definição, o que podemos tornar comum, de acordo com Rodrigo Vilalba (2006, p. 6), é o Sentido: ‟Sentido‟ é uma resposta mental a um estímulo percebido pelo corpo e que, na mente, torna-se informação. Por sua vez, essa informação, aplicada de maneira eficaz, transforma-se em conhecimento. Tudo isso acontece por meio do processo de comunicação, em que o sentido é formado, apresentado e negociado.” (VILALBA, 2006, p. 6). 9 A comunicação é a base de toda a existência, assim podendo melhor interagir com as pessoas porque sem a comunicação nos seriamos seres primatas, ao mesmo também podendo ter grande necessidade de usufruir de seus meios para assim poder se interagir. Com tudo, assim entendesse que a comunicação é o meio mais importante para todos nós. Sendo assim, para Favoretto et al (2006), a comunicação é fator essencial para o bom desenvolvimento do trabalho nas organizações. Esta comunicação de ser limpa, sem ruídos, pois ela não pode ter desvios ou interpretação diferente daquela que foi passada, correndo-se o risco de prejudicar a tomada de decisão ou o caminho a ser tomado em vista da meta proposta pela organização. Os envolvidos, seja no projeto ou desenvolvimento, deve ter uma única informação, ou seja, tenham a mesma interpretação, independentemente de sua forma individual de pensar, deve haver um alinhamento de ideias e procedimentos. As pessoas são as responsáveis pela comunicação nas organizações, formando sua grande vantagem mercadológica em um mundo cada vez mais globalizado. Dada a complexidade das constantes relações sociais, a comunicação é indispensável e inevitável para as organizações. A comunicação “permeia todas as atividades de uma empresa” (PIMENTA ; DERGINT, 2005, p. 3271). A comunicação é imprescindível a sobrevivência e manutenção das organizações. Há requisitos elementares para uma boa comunicação. Robbins caracteriza como um processo composto por vários elementos. “São elementos seus: o sujeito remetente (ou emissor), o sujeito receptor (ou destinatário), a mensagem (informação transmitida), o código da mensagem, o referente e o canal” (MESQUITA, p.27, 1999). Evidencia-se, a comunicação que se pratica por meio da linguagem simbólica como de exclusiva utilização humana (ARANHA ; MARTINS, 2003), o que potencializa o trabalho sobre processos comunicativos. Robbins caracteriza a comunicação como “transmissão e compreensão de um significado” (2001, p. 423). Assim, a simples transmissão não gera comunicação; é necessário haver em contrapartida um entendimento. Daí que a comunicação se torna ato bilateral, pela necessidade não de um, mas de dois ou mais elementos. 10 Quando se fala em Tecnologia da informação (TI) a coisa fica ainda mais complicada, embora sua utilização seja de suma importância nos dias de hoje, em todos os níveis, seja no pessoal ou empresarial, ela é o carro chefe dos dias atuais. Neste contexto, surge o Gestor de TI, que é aquele com responsabilidade de intermediar a comunicação entre os propositores de procedimentos e os técnicos desenvolvedores de informática. Estes dois não conseguem estabelecer uma comunicação adequada, pois uma linguagem é mercadológica e a outra extremamente técnica, trazendo dificuldade a leitura individual. Diante disso e observando a complexidade e a enormidade dos processos comunicativos, torna-se necessário o desenvolvimento e instrumentalizações com capacidade de suportar tal quantidade. Em reflexo ao ambiente externo, a comunicação interna tem como fundamento os parâmetros extremamente mutantes, com quantidade de exigência maior. Eis o motivo de aprimoramento constante, e a adequação dos recursos de TI. 2.1 TIPOS DE COMUNICAÇÃO Na atual conjuntura a comunicação é fator crucial para estabelecer relações e negociações. Na área da Tecnologia da Informação, a mesma é um fator que pode levar a organização a uma vantagem competitiva. Diante disso, discutir os tipos de comunicação é um caminho para que a empresa possa ter uma estratégia utilizando esse fator. 2.1.1 Comunicação textual Segundo Pimenta, (2010, p. 188) para se ter uma comunicação escrita que produza o resultado de acordo com a expectativa do emissor, é importante que sua transmissão seja feita de forma clara objetiva, em busca de uma resposta coerente, exatidão para que o destinatário tenha entendimento correto da informação transmitida pelo remetente, para que possa ser disseminada, a persuasão é uma forma de atrair ao destinatário, estimulando a resposta desejada pelo remetente. 11 A forma de comunicação escrita, é a codificação utilizado nos livros, pela imprensa escrita ou on-line com ferramentas de comunicação virtual. Nessa forma, se ausenta receptor, que transforma a comunicação em um monólogo do emissor. É preciso o máximo cuidado na ordenação das informações e na correção ortográfica e de pontuação, mesmo sendo possível a retificação, pois se for desse formato, os erros de comunicação comprometem o a clareza da mensagem em sua recepção. Entendesse por comunicação textual que para ter uma boa compreensão e necessário que seja bem claro e objetivo com forme o destinatário, o esmo também pode ser transmitido via plataforma física com livros ou até mesmo plataformas on- line assim tendo extremo cuidado com as informações a serem passadas pois se estiver confusa o conjunto de informações acaba atrapalhando o compreendimento do receptor do mesmo. 2.1.2 Comunicação oral Contrária à comunicação escrita, a comunicação oral é feita de forma presencial, ou seja, nela tanto o emissor, quanto o receptor estão presentes, (com exceção da televisão, do rádio e das mensagens gravadas). Essa, também, se faz um instrumento necessário para quem deseja conquistar amigos, uma vez que possibilita a interação da sociedade. Segundo o professor, palestrante Reinaldo Polito (2016), em sua maioria as atividades profissionais necessitam de comunicação eficiente e desembaraçada. A dificuldade na comunicação pode reduzir as chances de obter sucesso na carreira. É mais, necessária a qualidade na comunicação para o sucesso na carreira profissional. Frequentemente, o profissional participa de reuniões, de processos de diversos, apresenta projetos, é entrevistado, abre e fecha seminários e uma gama muito grande de eventos. A comunicação oral ou verbal, a princípio, parece ser aforma de comunicação mais usual, pois sempre estamos conversando com alguém, escrevendo algo, lendo algum texto, ouvindo alguém falar, mas “cerca de 55% de todas as comunicações são não-verbais (ou seja, baseadas em maneirismos físicos)” (MULCAHY, 2008, p. 304), 12 A necessidade de entendimento por conta de uma determinada ideia pensada poderá ser proposta de maneira eficaz pela comunicação verbal, podendo ser transmitida ao ouvinte de forma subjetiva com outras formas de comunicação deixando de ser objeto privado para uma proposta de caráter público. A interação social tem uma atribuição das relações humanas. De acordo com o Dicionário de Sociologia Globo (1970, p. 74 e 185), a comunicação interpessoal é um “processo pelo qual ideias e sentimentos se transmite de indivíduo para indivíduo, tornando possível a interação social”, são de interação sociais “ações e reações entre os membros de um grupo ou entre os grupos de uma sociedade”. Sendo assim, a interação social é possibilita pela comunicação na proporção em que haja ação e reação. 2.1.3 Comunicação Não Verbal As comunicações não-verbais são “todas as formas de comunicação que não envolvem diretamente as palavras” (MATOS, 2009, p. 54), que envolvem o corpo, o tom de voz, a cor da pele, o tamanho da abertura da íris e todos os fatores que podemos perceber, não por meio de palavras, que são passadas pelo transmissor da mensagem. Conforme Gildásio Santos (2002, p. 23), o corpo humano pode ser considerado uma mídia que captura e transmite informações: (...) o corpo humano é um medium (meio de comunicação) que, através das percepções (antenas), memória (arquivo), inteligência (hardware), cérebro (bits e bytes), pele (tela), olhos (câmeras), ouvidos (caixa de ressonância), tato (mouse), boca (microfones), atua como um incrível meio de comunicação. A comunicação não-verbal é maior percebida que a comunicação verbal. Segundo Gustavo Matos (2009, XIX) “em média, o impacto de uma mensagem sobre o ouvinte é garantido em apensa 7% pelas palavras (o que a pessoa diz); 38% pelo tom de voz e inflexão (a maneira como fala); e 55% pelo corpo, olhos, mãos, braços, pernas, dedos, ou seja, pelas expressões, atitudes e gestos”. 13 Portanto, a comunicação não-verbal deve sempre receber uma atenção especial, pois pode transmitir, involuntariamente, informações indesejadas. 2.1.4 Comunicação Mista Segundo DuBrin (2001), a comunicação não-verbal, ou seja aquela que não utiliza palavras, de um modo geral pode ser dividida em oito categorias, conforme pode ser observado no Quadro 1: Quadro 1: A comunicação não-verbal A) Ambiente - espaço físico. Exemplo: A decoração do escritório o hotel união de negócio. B) Posição do corpo - apresenta-se há uma pessoa em um estilo esportivo pode indicar aceitação ou ser interpretado como desleixo. C) Postura - inclinar-se em direção a outra pessoa, pode indicar ser favorável em relação a mensagem. D) Gestos das mãos - aplausos, se com as palmas abertas para cima - perplexidade. E) Expressões e movimentos faciais - aspectos da face e movimentos com a cabeça podem indicar aprovação, desaprovação ou descrença. F) Timbre de voz - podem comunicar confiança, nervosismo ou entusiasmo. G) Vestuário, adorno e aparência - comunicam mensagens como: "Acho esta reunião importante" H) Reflexão - muitos sinais não verbais são ambíguos. Exemplo: um sorriso indica calor humano, mas às vezes pode indicar nervosismo. Fonte: Adaptado de DuBrin (2001) 14 Seja através da comunicação verbal ou não verbal, a informação é indispensável aos funcionários de uma empresa, baseado em metas a atingir. É através da informação que se detecta áreas problemáticas que se pode impedir a consecução de objetivos. É ainda por meio dela que são avaliados os desempenhos individuais e ou coletivos. E também, através de informações se torna possível ajustes necessários, para que a eficiência no trabalho seja alcançada.·. 2.2 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Segundo Pimenta (2010), a comunicação é condição para a vida em sociedade, é por ela que se estabelecem as relações entre os sujeitos. No ambiente empresarial, a comunicação é importante nos processos para a gestão administrativa. Embora exista o fato de envolver intangibilidades difíceis de ser mensurada quantitativamente, a comunicação continua na busca de espaço com o intuito de ser elemento qualificador de desenvolvimento organizacional. De certa forma é comum observar gestores que desconhece a importância da comunicação em relação ao bom desempenho da empresa, existindo empresas que tem problemas com competitividade, também, por conta de problemas de comunicação. A partir disso, inúmeros estudiosos passaram a se dedicar ao estudo da comunicação e apresentar modelos de comunicação entre os quais, de acordo com Tomasi e Medeiros (2010), pode-se citar: modelo mecanicista (C.F.Shannon e Weaver); modelo circular de comunicação (B.Bateson, E. Hall, E. Goffman; modelos psicológicos de comunicação (Berlo); modelo antropológico de comunicação (Lévi- Strauss e Eduard Hall); modelo sistêmico de comunicação. É indispensável para a comunicação interna das organizações a Tecnologia da informação (TI) exige consideração. Para as organizações a tecnologia se tornou essencial a boa administração da sua complexidade de informações, tornando as organizações dependentes de tais tecnologias na gestão empresarial. Para Bueno (2003, p. 49), as novas tecnologias são grandes aliados da comunicação organizacional, sem as quais “as organizações só tendem a involuir”. 15 De acordo Albertin e Moura (2004, p. 25), A oferta de tecnologias de informação e comunicação, e seu aproveitamento amplo e intenso pelas organizações têm sido considerados como uma realidade nos vários setores da economia e condição básica para as empresas sobreviverem e competirem. Também, como colocam Osório et al. (2005, p. 3), referindo-se às mudanças consagradas pela globalização, afirmam que: Planejar, realizar e administrar tais mudanças estratégicas seria impossível sem o uso adequado de recursos da TI, tais como: Intranet, Internet e outros recursos mais de computação e telecomunicações, que são o sistema nervoso central das companhias globalizadas de hoje. Os novos modelos de gestão, que privam pelo desempenho sistêmico das atividades organizacionais, demandam práticas integrativas dos nichos de conhecimento existentes na organização. E a TI, à medida que aprimora os fluxos internos de comunicação, contribui para que isso ocorra. Observa Bio (1985, p. 104), “a integração do planejamento, operação e controle entre os departamentos, através da informação, é um problema crítico”, os problemas em relação a integração das atividades dos departamentos são causas de extrema complexidade e de custo alto de sistemas manuais de informação, em que apresenta como solução a automatizada de sistemas de informação com as TIs adequadas. Albertin e Moura (2004, p. 24) verificam que “as organizações brasileiras têm utilizado ampla e intensamente as tecnologias de informação e comunicação para viabilizar a integração interna entre suas várias áreas”. 2.3 FALHAS NA COMUNICAÇÃO Na comunicação, acontecem eventos que atrapalham a mensagem que emitimos. A esses momentos, ocorrem falhas, ruídos ou barreiras de comunicação, tornando a mensagem não compreendida pelo receptor da forma enviada pelo emissor, gerando um retorno negativo neste processo de comunicação. 16O feedback (retroalimentação, retroação) pode ser definido como: reação ao ato de comunicação. Ele possibilita que emissor saiba se a mensagem foi aprovada, desaprovada, compreendida ou não PIMENTA, (2010, p.27). No contexto atual organizacional e o que a circunda, temos seu ponto base. Diante disso, na atualidade é explicito que ter informação adequada sem ruídos é um fator de enorme vantagem competitiva, e, para muitas organizações, pose se tornar um fator de sobrevivência. Eis o motivo e a importância do suporte tecnológico, aplicado a informação. 2.4 MELHORIAS NA COMUNICAÇÃO Quando nos tornamos remetentes ou destinatários, deixamos de ser “simples mortais” e passamos a desempenhar uma função decisiva para a eficácia da comunicação. De fato, na medida em que o ato comunicativo só pode começar pelo remetente deve terminar no destinatário, é fácil perceber como essas duas peças sustentam, de ponta a ponta, a estrutura da comunicação (BLIKSTEN, 2006). Para que se tenha eficácia em uma comunicação empresarial, se faz importante a melhora de alguns pontos: para esse fim. Robbins, (2007, p202 e 203) relaciona oito elementos fundamentais para uma comunicação eficaz dentro das organizações, conforme pode ser observado no Quadro 2: Quadro 2: Eficácia na Comunicação Empresarial a) Utilização de múltiplos canais: a utilização de mais de um canal, estimula a capacidade do receptor em interpretar sentidos diferenciados, além da recepção da mensagem, facilitando a compreende e fixação. b) Adaptação da mensagem ao público que se destina: para que a mensagem seja atrativa, é importante conhecer o público algo através de seus interesses. c) Empatia: para analisar capacidade de compressão da mensagem, deve-se colocar no lugar do receptor. É preciso que o emissor considere as 17 características distintas do receptor, como, repertório, interpretações, emoções e necessidades. d) A comunicação face a face é relevante na incidência de mudanças: no mundo globalizado, os ambientes empresariais estão em constante alteração, sendo assim, é preciso considerar que o melhor canal de comunicação é face a face. Este é um rico canal, uma vez que podem ser observadas na interação, as expressões faciais, postura, entre diversos aspectos que proporcionam maior credibilidade, evitando informações de duplo sentido, que poderia prejudicar o bom relacionamento entre organizações e colaboradores. e) Escutar: A audição é a forma como os seres percebem os sons, já a escuta é interpretação da informação obtida. f) Coerência entre as palavras e atitudes: É extremamente importante que haja coerência entre a mensagem verbal e o comportamento, pois em caso contrário, pode gerar incredibilidade e desconfiança da equipe. g) Uso da rede de rumores: podem ser utilizados de duas maneiras por gestores ou lideres, são elas: para obtenção de informações, assuntos tratados informalmente pelos colaboradores, mas muito importante para os negócios, e com o objetivo de disseminar decisões e informações grupo diretivo da empresa. h) O feedback: A eficiência da comunicação se dá pela bilateralidade entre emissor e receptor. No entanto pode se dar de forma descendente, quando de um memorando da direção, que se supõe o compreendimento por todos de seu significado. O processo comunicativo é bilateral, tendo assim que existir relacionamento entre emissor e receptor, contudo, Robbins (2007, p.204) afirma que isto não ocorre de maneira correta, principalmente quando a informação parte da alta gestão para outros membros da pirâmide. Fonte: Adaptado de Robbins (2007) 18 As pessoas falam entre 125 e 200 palavras por minuto. Entretanto, a média dos ouvintes é capaz de compreender mais de 400 palavras por minuto. Isso deixa um bocado de tempo livre para a divagação enquanto se ouve (ROBBINS, 2007, p.203). Sendo assim, os administradores evitam o uso feedback, buscando evitar confrontos ou transtornos com os membros da equipe ou o fazem raramente. 2.5 COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA Segundo Pinho (2006, p.36), a comunicação interna, não deve ser confundido com a comunicação administrativa. O autor ainda destaca a importância da comunicação interna, tanto para os colaboradores como para a organização, ao estabelecer confiança, possibilitar a participação do colaborador, e criar um clima favorável no ambiente de trabalho, favorecendo o comprimento consciente das pessoas. Uma viagem ao mundo das comunicações, nos leva as inovações tecnológicas, a complexidade dos ambientes corporativos, os padrões vigentes da atividade econômica mundial, a exigência passa a ser a segurança. Segundo a ABRACON (2008), para que a comunicação externa tenha mais eficácia, as principais mensagens da organização precisam de legitimação do público interno e, claro, uma política de recursos humanos coerente com os valores, a visão e a missão da empresa. Um aspecto importante e relevante para a empresa é sua imagem, não apenas sua apresentação e divulgação, mas também constituir uma melhor classificação para o sucesso. . ,2.5.1 Ferramentas de Comunicação interna A utilização de instrumentos de comunicação interna depende muito da cultura organizacional do ambiente. Essa ideia de ferramentas ou instrumentos vem de uma visão exclusivamente tática da comunicação organizacional. Deve-se considerar também a dimensão estratégica deles. Por exemplo, é preciso verificar se 19 os funcionários têm acesso facilitado à internet antes de atribuir à intranet o papel de principal ferramenta da comunicação interna. A comunicação face a face evita muitos ruídos que uma comunicação escrita podem trazer, porque os esclarecimentos são obtidos de maneira imediata, sendo as dúvidas sanadas de forma rápida (MARTINS, 2012). Além disso, é um tipo de comunicação que possibilita a troca de informações efetivas, com feedbacks constantes. Contudo, normalmente, ela é limitada a um espaço de tempo e condicionada a atingir as pessoas presentes (em reuniões, palestras, conversas interpessoais e via telefônica). 2.5.2 Comunicação Organizacional Aberta A comunicação organizacional aberta e o fluxo mais amplo de mensagem dentro da organização (para os públicos internos) ou da organização para os públicos que existem fora da empresa (público externo). Esse tipo de comunicação tem como principais alvos os públicos de interesse da organização – empregados, consumidores, mídia, investidores e acionistas, comunidade, fornecedores, governo e legisladores, que são atingidos por meio de rádio, do jornal, da revista, da televisão, do telefone, do e-mail e de boletins informativos. (PINHO, 2006) 20 3. GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (GTI) De acordo com Prado Junior (2004, p, 2), a expressão “tecnologia da informação” foi consolidada, com o sentido que hoje lhe é atribuído, por Leavit e Whiler, no artigo intitulado “Managing in the 1980´s”, publicado em 1958 na Harvard Business Review: “foi nesse artigo que o termo TI foi cunhado e usado para identificar tanto o conjunto de recursos capaz de rapidamente processar grandes volumes de informação, quanto os métodos estatísticos e matemáticos utilizados como suporte ao processo de decisão”. É nítida e intensa a ligação entre TI e informática, conforme Menezes e Moura (2004, p. 1), que tem na TI é “a convergência de tecnologias associadas ao computador, cuja aplicação envolve o ato de informar ou coleta, organização, armazenamento, recuperação, reprodução,processamento, difusão e transmissão da informação”. É evidente sua evolução, diante de diversas funções contributivas. De acordo com Santos (2004, p. 1), “as últimas décadas assistiram a um espetacular desenvolvimento e disseminação das tecnologias da informação (TIs) no ambiente das organizações de todos os portes”, assim a evolução tecnológica na informática, é vista por Bio (1985, p. 111) “das mais impressionantes”. Moura (2004, p. 19) propõe que “a TI atualmente faz parte do dia-a-dia das pessoas em suas mais diversas tarefas”. De acordo com Favoreto et al (2006), ter informação é fator de vantagem competitiva segundo o ator do texto e também um fator de sobrevivência para uma empresa, Por isso, a importância de um suporte tecnológico, voltado para a informação. A ligação entre TI e informática é intensa, cuja aplicação envolve o ato de informar ou coleta, organização, armazenamento, recuperação, reprodução, processamento, difusão e transmissão da informação, a TI atualmente faz parte do dia-a-dia das pessoas em suas mais diversas tarefas”. A evolução da TI nas organizações é, em parte, a evolução das comunicações internas, também a comunicação adquire papel estratégico nas modernas organizações. o foco da TI deve ser a informação, porque esse é o propósito pelo qual existe. Na medida em que o foco é deslocado para a tecnologia, o desenvolvimento da TI é comprometido, A informação é sempre o insumo básico 21 de qualquer processo em Estratégia que envolva atividades de análise, avaliação, planejamento e acompanhamento. Sendo assim, a Gestão de TI assume parte de seu caráter estratégico ao se apresentar como a fonte dos modelos e das estruturas pelos quais esse insumo deverá fluir e ser distribuído. A gestão dos recursos implantados deve-se voltar, portanto, para as peculiaridades informacionais de cada organização. Uma mesma medida pode resultar em impactos de grau ou de qualidade diferente em duas organizações. O cenário, interno e externo, em que se envolve cada uma deve servir de norte para a formulação do planejamento tecnológico, a fim de se elaborarem perspectivas de atuações contingenciais. Se considerarmos inovação como elemento importante para sobrevivência de inúmeras organizações na atualidade, a gestão da informação, é papel indispensável da TI, que se dimensiona estrategicamente, quando redefine e recondiciona seus negócios. Torna então o crescimento da velocidade nos fluxos de informação, confirmando como sendo um dos principais atributos da TI. Para as organizações atuantes em mercados de alto dinamismo e competitividade. Deve-se ressaltar que a imposição da implantação da TI na organização é feita de acordo com estudos levantados pela alta direção, ou seja, de cima para baixo, tornando obvio o interesse de sua implantação, independente da aprovação dos colaboradores. A implantação da TI sobre resistência em função da estrutura de poder por conta dos níveis hierárquicos que acaba por reduzir. Esta parte do estudo teve por objetivo verificar os impactos quando da implantação da Tecnologia de Informação analisando sua influência nas relações de poder. Realizado um estudo bibliográfico, foram apresentados os resultados de pesquisa exploratória. 3.1 ALGUNS IMPACTOS DA TI NA COMUNICAÇÃO INTERNA A alteração do status quo é fundamental na implantação de qualquer projeto. Dessa forma, a implantação de projetos de TI objetiva alterar, cria e modificar o modo como se tratam a informação, sendo esse o objeto pelo qual se desenvolve. 22 A TI tem potencial de aperfeiçoar os processos comunicativos. De acordo com Moura (2004, p. 17), “com a evolução e o uso cada vez mais intenso da TI, facilitado pela redução de seu custo, maior disponibilização e popularização, iniciou- se a oferta de grandes promessas de impactos organizacionais causados pela tecnologia”. Dentre estes impactos, com certeza estão os imprevistos dentro da comunicação interna. Leavitt e Whisler (1958 apud PRADO JUNIOR, 2004, p. 3) asseveram que Em um conjunto de quatro variáveis organizacionais – atores, tarefas, estruturas e tecnologia – diante de qualquer oscilação em qualquer delas “levará necessariamente a mudanças compensatórias em uma, em algumas ou em todas as demais”. Devemos lembrar que, de acordo com as considerações dos autores, os itens variáveis geram modificações estruturais em todo o sistema de comunicação, assim sendo, o modelo proposto implica que TI (tecnologia) e comunicação (estrutura), em conjunto se alteram. Podemos então afirmar que há impactos causados pela TI sobre a comunicação interna. Conforme a figura.2 temos estrutura de uma empresa. Figura 2. Fonte de adaptação propria Acredita-se que os diversos recursos de TI possuem o potencial de aprimorar os processos comunicativos. Conforme relata Moura (2004, p. 17), “com a evolução e o uso cada vez mais intenso da TI, facilitado pela redução de seu custo, maior disponibilização e popularização, iniciou-se a oferta de grandes promessas de impactos organizacionais causados pela tecnologia”. 23 Entre tais impactos, certamente estão os incidentes sobre a comunicação interna. Leavitt e Whisler (1958 apud PRADO JUNIOR, 2004, p. 3) afirmam que num conjunto de quatro variáveis organizacionais – tarefas, atores, tecnologia e estruturas –, qualquer variação em uma delas “levará necessariamente a mudanças compensatórias em uma, em algumas ou em todas as demais”. Convém lembrar que, como consideram os autores, um dos itens abrangidos pela variável estrutura é o sistema de comunicação, e, portanto, o modelo proposto pressupõe que TI (tecnologia) e comunicação (estrutura), conjuntamente, influenciam-se. Por ora, apontam-se alguns dos notáveis impactos causados pela TI sobre a comunicação interna. A TI gera profundas alterações estruturais nas organizações, mudando desde a forma de administrar chegando ao layout da organização. É importante se discutir as mudanças estruturais da organização de baixo para cima. Os processos e a estrutura organizacional são impactados pela TI, conforme destaca, Rodrigues (1988): Alterações nos processos de trabalho, eliminando tarefas e criando outras, como por exemplo: datilografia / digitação; Na estrutura organizacional, eliminam-se supervisores, criando tarefas de nível gerencial; Mão-de-obra, especializada, hábil e qualificada A grande quantidade de informação burocratiza a organização. A TI vem criar procedimentos e rotinas, padronizando e normatizando os processos da organização; Possibilita a tomada de decisão pela diretoria sem a influência da gerencia mediana, por conta da integração dos departamentos proporcionados pelo sistema, agilizando a tomada decisão sem necessidade de informações técnicas e analíticas verbais intermediarias. A TI também obrigará a novas formas gerenciais, que provocarão alterações decentralizando o poder e diminuindo a supervisão, entre outros. 24 3.1.1 IMPACTOS DA NOVAS TECNOLOGIAS NAS ORGANIZAÇÕES: UMA VISÃO POLÍTICA A TI, conforme Morgan (1996), serve historicamente tem servido de ferramenta de poder, proporcionando habilidades humanas de manipular, controlar e se estabelecer sobre o ambiente. Este autor, propõe que uma nova tecnologia pode modificar o equilíbrio de poder, demonstrado por conflitos entre administradores e colaboradores em diferentes grupos na organização em virtude das tentativas de mudança tecnológica. Contextualizamos, apresentando impactos específicos da TI sobre as pessoas (Gonçalves,1993) diz que, muitas vezes, os trabalhadores sãolevados a resistir por conta das mudanças no jogo político estabelecido: • − Formas de comunicação entre os indivíduos; • − Habilidades exigidas das pessoas para as tarefas; • − Capacidade de influenciar das pessoas; • − A privacidade das pessoas; • − As pessoas e o acesso a informação; • − Pessoas e os papeis desempenhados; A implantação da TI poderá provocar alterações drásticas nas estruturas do poder, eliminando níveis hierárquicos, acabando com a supervisão, modificando as relações de poder entre os indivíduos do grupo, aumentando a influência de um com a eliminação da fonte de poder de outro. Inovações tecnológicas tendem a visão ameaçadora ao poder estabelecido, gerando polêmicas e resistências quando da implantação. Controle e acesso à TI podem também ser considerados como fonte de poder. Como a TI modifica os processos através do sistema informacional da empresa, disponibilizando informações em tempo real e seguras aos mais variados pontos da organização, possibilita a uma pessoa ou um grupo o controle com tais informações, podendo influenciar as definições de situações organizacionais criando padrões de dependência, consequentemente aumentando seu poder. De acordo com Morgan (1996), poder associado a controle da tecnologia se torna mais 25 aparente nos confrontos e negócios em que envolvem a mudança na organização ou ainda quando os grupos tentam subir dentro da organização 3.1.2 IMPACTOS PERCEBIDOS EM FUNÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO Conforme sugestão de Gonçalves (1993), presente na parte conceitual: A TI ocasionou grande transformação no trabalho, que passou de manual para eletrônico, modificando drasticamente suas tarefas, sendo percebido com força pela organização. Reduziu-se o tempo de conclusão de uma tarefa, os funcionários passaram a ser mais cobrado em relação a qualidade dos serviços, a quantidade de procedimentos, suas práticas, seus relatórios, que se tornaram possíveis por conta da TI, dando velocidade e padrão de trabalho e suas exigências. Quanto as habilidades dos colaboradores, surgiram outras exigências, desde quanto a utilização do computador até o conhecimento da prática novas funções. Verifica-se também, a impactação por conta da implantação da TI reestruturando fisicamente a empresa em função da evolução dos equipamentos, e o maior número de máquinas obrigando as mudanças na estrutura organizacional. O impacto da TI foi devastador, iniciado pela implantação, causando resistências dos colaboradores em geral temendo por seus empregos. Notou-se maior resistência, quando da informatização de escritórios das fazendas, por conta do maior número de empregos. 3.1.3 IMPACTO DA INFORMÁTICA NO INDIVÍDUO Houve favorecimento da comunicação entre os indivíduos quando da implantação do sistema, uma vez que sucedeu a diminuição nos níveis hierárquicos medianos, aproximando tais cargos acima e abaixo destes. A nova organização estrutural em células, também melhorou a comunicação, modificando o layout da organização. Notou-se ainda, ter havido mudança no nível de privacidade dos colaboradores. Mesmo facilitando o acesso às informações com o trabalho em rede, algumas pessoas e departamentos tiveram sua influência aumentada por conta do acesso a informações restritas. 26 3.1.3.1 AS INFLUÊNCIAS DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO NAS RELAÇÕES DE PODER Foi percebido em relatados, que a TI modificou em profundidade os ambientes organizacionais, especialmente nas relações entre trabalho e trabalhador, também as relações entre pessoas e grupos. Fica evidente que impactos nas relações de poder entre os indivíduos teve alterações drásticas. A TI e o poder para aqueles que a controlam, propõe Morgan (1996), não foi observada na empresa. O CPD, mesmo tendo acesso a todas as informações e a tecnologia como ferramentas, não demonstrou seu aumento de influência sobre os departamentos. Podendo ressaltar a assessoria externa e suporte, tornando os colaboradores dependentes. Foi evidenciado o impacto da TI impactou sobre a estrutura e os processos da organização, em consequência, modificou as relações de poder entre os indivíduos e grupos. Torna-se notório com conta de fatos, sobretudo, nos níveis gerenciais. A TI proporcionou disposição de informação direta a direção, sem acionamento e eliminando de níveis médios, agitando relações entre gerentes e outros colaboradores, também a TI reduziu os níveis hierárquicos uma vez que aproximou diversos níveis, favorecendo o contato entre os colaboradores e a direção sem intermediação reduzindo a influência gerencial. A TI diminuiu a necessidade de supervisão, fazendo com que os gerentes perdessem relativamente seu poder em função da perda do controle direto de seus subordinados, pois o sistema e a disposição da direção se incumbiram de parte destas funções. A TI proporcionou ainda, a diminuição do poder então existente dos gerentes das fazendas, detentores do controle de todas as informações. Com a informatização, a centralização das informações na Administração Central, tornou controlado o trabalho dos gerentes e de toda a fazenda. A TI permitiu que matriz exigisse mais de suas subsidiarias no que diz respeito a qualidade e quantidade de informações prestadas por estas, que passaram a apresentar informações mais precisas, seguras e rápidas. 27 4 O IMPACTO DA TI, NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL Como dito antes, A tecnologia faz parte do dia-a-dia das empresas. Elas se acostumam logo a conhecer a tecnologia embutida em seus produtos e serviços, a tecnologia utilizada para produzi-los, a tecnologia empregada no controle do processo produtivo e a tecnologia característica da gestão do negócio. Alguns desses aspectos sempre recebem ênfase maior que os demais, seja por formação dos executivos, pela conjuntura ou por outro fator. Analisando os impactos das novas tecnologias, sobretudo da Tecnologia de Informação, na atmosfera organizacional das empresas, ponderou-se sobre as relações de poder que existem nas organizações, Observou-se: O avanço da tecnologia e a globalização, geraram diversos obstáculos as organizações. Atualmente as empresas encontram-se em meio a ambiente de competividade e turbulências extremas que se transformam em uma velocidade absurda, tornado necessário as empresas decretando o uso de sistemas de informação com agilidade para acompanhar empresas um sistema de informação ágil que acompanhe o compasso de tais transformações. Em busca de competitividade, olham com atenção a redução dos custos e a melhoria na produtividade, as organizações procuram por novas tecnológicas que possibilitem vantagens competitivas. Dessa forma a utilizando das novas tecnologias, tem se considerado uma questão de sobrevivência das organizações, primordialmente a utilização da Tecnologia de Informação (TI), a qual já é uma ferramenta utilizada no dia-a-dia das organizações, determinando profundas mudanças em todos os setores da empresa, modificando e reestruturando as organizações, em sua cultura, no as relações de trabalho, o perfil do colaborador e suas relações. Para Gonçalves (1993), entre as inúmeras tecnologias que impactaram na performance do trabalho ultimamente, a que desperta mais atenção é a informática, por conta de sua utilização, por ser distribuída nos mais variados ambientes para o desenvolvimento dos trabalhos, que devido seu alcance causa um grande impacto. O mesmo autor (Gonçalves, 1994), diz que a informática unirá as telecomunicações à automação dos escritórios dando lugar a Tecnologia da Informação. 28A TI modificou profundamente a organização em sua estrutura uma vez que a velocidade das informações e atualizações em seu conteúdo e tarefas são alterados, e ainda a integração das várias áreas da empresa, tornando possível o acesso às informações em tempo real pelos tomadores de decisão. Viu-se o surgimento de novos departamentos, como um CPD, eliminando outros, especialmente a nível de supervisão. A TI proporcionou a concentração de informação na Administração Central, extinguindo níveis funcionais e postos nos escritórios da fazenda. As informações evidenciam a eliminação de diversos níveis hierárquicos, na Administração Central e nos escritórios. Anteriormente para implantação havia a necessidade de cargos gerenciais para cada departamento. Com o surgimento da TI, o trabalho foi uniformizado pode ser unificado, consequentemente, os postos de gerência puderam controlar várias áreas. Sendo assim, diminuiu a necessidade de supervisão, uma vez que o sistema eliminava sobremaneira os erros. A integração do trabalho tornou possível um controle maior no desempenho dos colaboradores, consequentemente os resultados da organização. De acordo com Rodrigues (1988), é comum atribuir expressões como, TI ou informática são atividades que envolvem processamento das informações e comunicação de integração por equipamentos eletrônicos. No entanto, para que haja êxito na implantação de novas tecnologias, devemos observar seus impactos nas relações de poder. O poder é tido como sendo a força capacitada para conformar e modificar as organizações, analisando e implantando os processos de mudança nas organizações, conforme afirma Bertero (1989). Segundo Dahl (1957), o poder é promove dependência, que envolve habilidade em conseguir que outras pessoas façam coisas de outra forma que, não seria feita. Também Schein (1985) manifesta- se em relação ao poder: “a atribuição principal do poder é manter a harmonia e o equilíbrio no interior da organização. O poder ordena, na medida em que é legítimo, e também porque estabelece as fronteiras, homologa os processos organizacionais e premia o que organizacionalmente é considerado bom desempenho.” Um dos focos de especialistas e estudiosos tem sido o choque das novas tecnologias organizacionais nos tempos contemporâneos, por conta sua difusão nos ambientes empresariais e enorme influência e repercussão na sociedade. 29 Gonçalves (1993), em pesquisa bibliográfica que trata do impacto das novas tecnologias em relação ao realizar do trabalho, estruturando preocupações dos mais diversos autores em inúmeros grupos com inúmeros membros conforme a seguir: • IMPACTOS DAS NOVAS TECNOLOGIA NO TRABALHO As empresas são impactadas de diversas maneiras em várias situações pelas novas tecnologias, como por exemplo: • − Tarefas e conteúdo; • − Expectativa padronização de trabalho; • − Relações entre colaboradores; • − Quantidade de colaboradores; • − Alocação e departamentos dos colaboradores; • − Adequação e tempo de jornadas; As mudanças necessárias a atualização das formas de trabalho, modificando do trabalho manual aos tecnológicos, muitas vezes geram desconforto e resistências assim como medo. Já no quesito habilidades do trabalhador, a dificuldade maior ou menor será também definida pelo ramo de atividade da empresa, mas de forma geral qualquer trabalhador sofrerá os impactos tecnológicos. Em análise da TI sobre o colaborador e seu trabalho Rodrigues (1988) destaca: A Tecnologia da Informação promove profunda Alteração nas relações do colaborador com seu trabalho. A mudança principal se dá no caráter da tarefa, anteriormente manual, e contato direto e físico, que passa a ser eletrônico, virtual por conta de sistemas de informação. Os impactos provocados por essas novas tecnologias podem influenciam demasiadamente os níveis de emprego, pressionando e gerando insatisfação no trabalho, também exigindo novas habilidades do trabalhador. Percebe-se ainda, alterações gerenciais, exercendo maior controle em seu desempenho. É notório à queda no número de postos de trabalho em função da automatização das tarefas posicionando-se de forma contraditória. Novas tecnologias geram desemprego e, 30 mas por outro lado, criam oportunidades de emprego exigindo atualização de conhecimentos, para novos postos de trabalho em outros níveis. Existe ainda a questão do aumento na produção ocasionado pelas novas tecnologias, diminuindo o desemprego, podendo gerar algum stress, uma vez que pode ser mudado de setor ao invés da demissão. A locação da Tecnologia de Informática foi responsável pelo processo de transformação dos trabalhos tradicionais, manuais, conduzindo-os aos processos automatizados. A força dessa nova tecnologia foi percebida na forma como se realizavam, e como passaram a se realizar estes trabalhos, inclusive no aspecto físico organizacional e psicológico das pessoas envolvidas. 4.1 PROCESSOS COMUNICATIVOS EFICIENTES Em busca de eficiência na comunicação, procura-se formas mais eficazes em relação a velocidade da informação de acordo com condutas humanas ou fatos naturais. Manipulando a velocidade a alteramos mais ou menos, em função da conveniência. A TI, é uma ferramenta indispensável para a agilização da comunicação. Para Tocolini e Pereira (2004, p. 1), “o atual cenário do ambiente organizacional pode ser caracterizado por grandes transformações e pela velocidade das informações”. Nesse sentido, dispõem Akabane e Nunes (2004, p. 1) que “o grande desafio da presente década do conhecimento é a disponibilidade de informação em tempo real, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo de comunicação”. Desta forma a TI, se torna uma verdadeira arma de execução na rapidez procedimental. Stoner e Freeeman (1999, p. 503) constatam que “o principal efeito da utilização maciça dos computadores nas organizações tem sido a capacidade de processar (e criar) documentação com precisão e velocidade cada vez maiores”. Diante disso, é verdadeiro então, afirmar que a inovação se tornou peça fundamental para sobrevivência e modernização das atuais organizações, a gestão da informação, gênero em que surge a TI, toma um grande espaço estratégico, redefinindo e recondicionando os negócios. Tendo como principal atributo da TI, o 31 aumento da velocidade que se dá ao fluxo de informações, e a correta utilização do tempo, proporcionando sem dúvida a qualidade exigida pelas organizações diante da dinâmica e competitividade do mercado. Por fim a velocidade das comunicações torna eficaz, e proporciona aplicações de práticas inovadoras, de forma rápida na tomada de decisão, estabelecendo vantagens competitivas para as organizações. 4.2 PRÁTICAS INTEGRATIVAS Os modelos de gestão atuais primam pelo melhor desempenho das atividades nas organizações, requerem integração sistêmica das práticas e do conhecimento espalhados pela organização. A TI, é a justa ferramenta que propicia o desenvolvimento do fluxo interno de comunicação. Para Bio (1985, p. 104), “a integração do planejamento, operação e controle entre os departamentos, através da informação, é um problema crítico”. Sendo assim, o planejamento é uma estratégia necessária a saúde das organizações, sendo assim é preciso integrar as atividades dos departamentos através da TI, reduzindo os altos custos e a complexa estrutura dos sistemas de informação manual, substituindo a esta pelo sistema informatizado. De acordo com Albertin e Moura (2004, p. 24) é proposto que “as organizações brasileiras têm utilizado ampla e intensamente as tecnologias de informação e comunicação paraviabilizar a integração interna entre suas várias áreas”. Entende-se que as Tecnologias da Informação e Comunicação, estão sendo cada vez mais utilizadas nas organizações brasileiras para integrar internamente suas operações organizacionais, dada a atual demanda, tornando a TI um caminho possível. Corroborando, Castells (2001 apud MOURA, 2004, p. 16) a diversidade cultural nos mais diversos lugares, nacionais ou internacionais, estimula o desenvolvimento de uma economia informacional, estimulando o desenvolvimento da TI. Em respeito aos procedimentos comunicativos internos Osório et al. Propõe revisão constante nos procedimentos, em busca de melhorias no complexo ambiente, interno e externo. Escrevem que: 32 ‘’inegavelmente, o processo de globalização e o ambiente de alta competitividade em que vivem as empresas, praticamente impõem uma constante análise dos credos e dos valores internos das empresas e as levam por novos caminhos, sempre na busca da melhoria dos seus procedimentos internos. (2005, p. 5) ‘’ A isso, Osório et al. (2005, p. 3) propõe que “um empreendimento global conectado pode agrupar talentos de muitos países, para trabalhar em projetos que precisam de mão-de-obra com uma multiplicidade de qualificações e que não podem ser encontradas em nenhum país isolado”. Ainda para o autor é proposto, que “a modernização e a tecnologia entrelaçam os homens uns com os outros” (OSÓRIO, 2005, p. 9). Levando em consideração as mais diversas culturas em um mundo globalizado, e suas organizações multinacionais, a TI é acionada mais uma vez na tarefa de viabilizar o entendimento, como também a hierarquização das funções individualizada em níveis distinguindo os cargos. Mais uma vez é ressaltado pelos autores, que ainda que “a globalização tem transformado a sociedade industrial numa sociedade ávida por informação e conhecimento, tornando-os fatores fundamentais para a sobrevivência das organizações” (2005, p. 1). Mais uma vez a TI é acionada na tentativa de organizar a comunicação, sem ruptura hierárquica, que formam as relações diferenças de poder em diferentes funções. No entanto, a necessidade das organizações de utilizar seu patrimônio intelectual existente em todas suas empresas distribuídas pelo mundo afora, criando o relacionamento mais próximo entre estes indivíduos. O desafio da TI neste aspecto é grande e trabalhoso, mas possível em médio e longo prazo, em função das resistências. Observando a falta de integração entre funcionários de diferentes níveis, Bio (1985, p. 106) ressalta que “uma das grandes frustrações dos executivos de empresas reside no fato de não poderem utilizar em suas decisões de nível tático e estratégico informações já coletadas pelas aplicações de nível operacional”. A TI, neste aspecto, proporciona a integração do contato direto entre indivíduos de níveis diversos e locais distantes, podendo solucionar as questões. 33 Sendo assim, ao praticarmos diversas soluções de comunicação adequadas às formas e níveis de comunicação pode ser crucial para o sucesso organizacional. Davenport et al. (2004) destacam que, na era industrial, prevaleciam as hierarquias, mas, na era da informação, prevalecem as redes. Moura (2004, p. 14) observa que “num cenário cada vez mais competitivo e de exigências de muita agilidade, flexibilidade e inovação, a informação torna-se um aliado decisivo nas estratégias das organizações”. Desta forma também Vismara (2000, p. 215) observa a importância obtida pela informação ao afirmar que “a atenção da sociedade industrializada está direcionada para uma nova matéria-prima que, diferentemente das demais, que parecem em via de esgotamento, a cada dia aumenta em excesso: a informação”. Segundo Stoner e Freeman (1999, p. 503), “dizer que estamos passando rapidamente de uma sociedade baseada na indústria para uma sociedade baseada na informação não é um exagero”. Davenport et al. ilustram a fase transitória por meio da seguinte figura 1 : Figura 1 - Era da Informação Fonte adaptada: Davenport, Marchand e Dickson (2004, p. 28). Podemos observar na imagem a cima, a evolução das eras antigas como a era industrial, para assim nos tempos modernos, apresentando toda a evolução detalhando todo o processo, com o foco na informação. 34 A internacionalização das operações organizacionais se torna um fator a considerar, por demandar cada vez mais capacidade de integração que só é possível através da TI. De acordo com Castells (2001 apud MOURA, 2004, p. 16) a diversidade cultural nos mais diversos lugares, nacionais ou internacionais, estimula o desenvolvimento de uma economia informacional, estimulando o desenvolvimento da TI. Sobre isso, Osório et al. (2005, p. 3) chamam a atenção dizendo que “um empreendimento global conectado pode agrupar talentos de muitos países, para trabalhar em projetos que precisam de mão-de-obra com uma multiplicidade de qualificações e que não podem ser encontradas em nenhum país isolado”. Colocam também que, “a modernização e a tecnologia entrelaçam os homens uns com os outros” (2005, p. 9). Em se tratando da falta de integração entre diferentes colaboradores em níveis hierárquicos diferentes, Bio (1985, p. 106) destaca que “uma das grandes frustrações dos executivos de empresas reside no fato de não poderem utilizar em suas decisões de nível tático e estratégico informações já coletadas pelas aplicações de nível operacional”. A TI, pode proporcionar o contato entre os diversos níveis hierárquicos solucionados tais problemas. Desta forma é possível fazer adaptações capazes de estabelecer comunicações em pontos estratégicos em busca do sucesso organizacional. Davenport et al. (2004) avultam que, na era industrial, as hierarquias prevaleciam, no entanto na era da informação, são as redes. Quando se fala de integração pela TI, devemos mencionar os ERP’s (Enterprise Resource Planning), essenciais a integração das atividades das organizações, e, com efeito, dos indivíduos. De acordo com Mendes e Escrivão Filho (2002, p. 278), “a integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, armazenadas em um único banco de dados centralizado” – o coração do sistema ERP. Em se tratando de integração pela TI, imprescindível mencionar os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), essencialmente integradores das atividades organizacionais, e, por consequência, dos indivíduos. Conforme Mendes e Escrivão Filho (2002, p. 278), “a integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, 35 armazenadas em um único banco de dados centralizado” – ponto alto do sistema ERP. Em suma, assim como o sistema ERP, há outras ferramentas que, sozinhas ou acopladas a sistema maior, trabalham para a interação dos indivíduos por meio de processos comunicativos internos. É possível entender que os sistemas de inteligência corporativa, como os painéis corporativos virtuais e a própria intranet são caminhos de integração. 4.3 EFICIÊNCIAS NOS PROCESSOS COMUNICATIVOS A necessidade atual de velocidade na comunicação, é importante diante da visão organizacional moderna, mais uma vez se beneficiando da TI. Com certeza a TI agiliza a comunicação. Para Tocolini e Pereira (2004, p. 1), “o atual cenário do ambiente organizacional pode ser caracterizado por grandes transformações e pela velocidade das informações”. Corroborando, dispõem Akabane e Nunes (2004, p. 1) que “o grande desafio da presente década do conhecimento é a disponibilidade de informação em tempo real, em qualquer lugare em qualquer dispositivo de comunicação”. Logo a TI se torna um verdadeiro arsenal para a efetiva rapidez em relação aos procedimentos. Stoner e Freeeman (1999, p. 503) propõe que “o principal efeito da utilização maciça dos computadores nas organizações tem sido a capacidade de processar (e criar) documentação com precisão e velocidade cada vez maiores”. A TI revolucionou os fluxos de trabalho, modificando enormemente os processos comunicativos. A digitalização e as comunicações sem fio estão entre os fenômenos que mais facilitaram os fluxos (ROBBINS, 2001, p. 210). Diante da dificuldade de processar uma perfeita sequência como pontos no tráfego das informações e a enorme pilha de documentos e informações de papel utilizados nos processos, existem dois pontos problemáticos passiveis de serem sanados pelos recursos tecnológicos. Diversas vezes, as informações chegam errado ao destino, o indivíduo ao qual não poderia receber, por serem inúteis a ele, ou porque não cabem ao desempenho de sua função, ou ainda porque não acrescenta nada. Quando isso ocorre o deforma o fluxo do trabalho, podendo torna-lo ineficiente, fazendo com que toda energia despendida deixe de validar o resultado esperado. É possível entender que aí houve desperdício no tempo e trabalho que nada agrega a organização. 36 Podendo também sobrecarregar com papéis, podendo causar grande confusão. Mais problemas são identificados quanto ao manuseio de informações vitais, do ponto de vista da organização, de padronização, da limpeza e tantas outras que podem atrapalhar os processos organizacionais já estabelecidos. Mais uma vez, a TI auxiliar de forma bastante útil. Traçadas novas rotas de informação, um software pode ser instalado para transmitir instantaneamente as informações, de modo a tornar automática a movimentação dos documentos, conforme o conteúdo de cada um (ROBBINS, 2001, p. 208). Como exemplo, há as tecnologias de automação de postos de trabalho que incluem vários tipos de sistemas de telecomunicação, ‘processamento de textos, planilhas eletrônicas e gráficos de computador, bases de dados on-line e off-line, correio eletrônico (e-mail), redes locais de computadores (intranet) e Internet’. (MATTOS; GUIMARÃES, 2005, p. 17). Tendo as organizações softwares e hardwares adequados às suas necessidades, permite aos seus integrantes se voltarem para problemas maiores da organização, podendo se dedicar aos pretendidos e efetivos resultados. retirando do colaborador o encargo da prática dos procedimentos de especificidade do transporte da informação, ele se voltará para a busca da informação, ganhando em quantidade e qualidade, diminuindo sua divulgação, então automatizada, obedecendo a critérios específicos de entrega pré-estabelecidos, automatizados. 4.4 GARGALOS INFORMACIONAIS Gargalos surgem como restrições, como impossibilidade de dado desempenho ideal. Consistem os gargalos num ponto processual sobre o qual incide um problema que ocasiona restrição para todo o processo (GOLDRATT ; COX, 2004). Quando do surgimento de gargalos no ambiente organizacional, os processos entram em desarmonia tornando as atividades difíceis e precárias no que tange a interação de tais processos e informações. Como exemplo é possível vislumbrar um departamento que falha no tempo de entrega ou autorização para o bom andamento dos processos produtivos, que 37 trabalham de forma sincronizada, pela falta da entrega da informação ao destinatário, eis aí o gargalo. Vem a TI organizar os sistemas de informação, conforme se automatiza os processos em sequência lógica das atividades e do fluxo de informação de forma racional e otimizada, contribuindo com aperfeiçoamento do fluxo, identificando tais gargalos, e até os eliminando. Portanto, a TI teria a tarefa de organizar e coordenar as atividades e processos, através de critérios estabelecidos. Os sistemas de informação podem racionalizar os fluxos de informação que contribuirão expressivamente na identificação de gargalos. Lima e Junior (2004, p. 16) lembram que “a eliminação de um gargalo ocasiona a manifestação de um novo cenário e, consequentemente, o aparecimento de novas oportunidades (gargalos) para o desenvolvimento de novos trabalhos”. Percebe-se então, em paralelo, que os processos necessitam um desenvolvimento de melhoria continuada. Fluxos de informação melhorados constantemente atendem constantemente as mudanças nos padrões necessários as organizações no trato das informações. 4.5 DADOS E INFORMAÇÕES A grande quantidade de dados e informações cria para os administradores o desafio de saber relacioná-los às situações decisórias por eles vivenciadas. Aliada à comunicação, a TI surge como conjunto de instrumentos que contribuem para essa filtragem. Assim A seleção é feita de acordo com o sujeito destinatário da mensagem. Para cada sujeito, um tipo determinado de mensagem. O foco da seleção vai além da segmentação por níveis; centra-se no destinatário, com suas características peculiares, a quem, afinal, de imediato, interessa dado ou a informação. Para Tocolini e Pereira (2004, p. 6), um dos desafios da moderna comunicação organizacional consiste em “filtrar e contextualizar todas as informações, remetendo para cada colaborador, cliente ou fornecedor, aquele conhecimento que lhe diz respeito, interessa e lhe será útil”. 38 Sendo assim, para Stoner e Freeman (1999, p. 494) consideram como sendo uma das diretrizes para um projeto de SI eficaz “preferir a relevância e a seletividade da informação à simples quantidade”. A TI, à medida que possibilita o tratamento das mensagens sob óticas diferentes pré-estabelecidas, contribui para que, ao mesmo tempo, a mensagem tenha um enfoque detalhista e outro geral. O intuito é que ao destinatário não lhe seja transmitido o excedente contido no geral, nem a parcimônia das especificidades que desconsideram o entorno da mensagem, podendo assim ter melhores aspectos sob todas as informações geradas. 4.6 A TI E O CONHECIMENTO GERADO PELA COMUNICAÇÃO INTERNA A correta utilização da TI oportuniza o desenvolvimento dos conhecimentos resultantes da comunicação interna. Tocolini e Pereira (2004, p. 6) anotam que [...] a comunicação organizacional enfrenta hoje não só o desafio de filtrar e contextualizar todas as informações, remetendo para cada colaborador, cliente ou fornecedor, aquele conhecimento que lhe diz respeito, interessa e lhe será útil, mas enfrenta o desafio de facilitar a disseminação de conhecimentos entre as pessoas da organização, conhecimento que em sua maior parte não está explícito em nenhum documento ou mídia, é tácito na cabeça das pessoas. Dazzi e Angeloni (2004) atentam para o fato de que há muito o conhecimento é reconhecido como importante para a dinâmica organizacional, e que, no momento, o foco é a busca por mecanismos que favoreçam a efetiva utilização do conhecimento individual e grupal como fator de diferenciação – informação e conhecimento como objetos a serem gerenciados para se atingir o diferencial competitivo. Assim podendo ter como base de informação e conhecimento utilizado para ser uma ferramenta estratégica organizacional. A concepção epistemológica, considerada por Aranha e Martins (2003, p. 52), segundo a qual o conhecimento “é o esforço psicológico pelo qual procuramos nos apropriar intelectualmente dos objetos” denota ao conhecimento dois sentidos: o ato de conhecer e o produto do conhecer. A TI atua, instrumentalmente, como propulsora do ato e organizadora dos produtos, além de ser, per si, um nicho 39
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