Festa de confraternização

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Termo de Abertura do Projeto
	Festa de confraternização anual da empresa
	Declaração de Escopo
	Elaborado por:
	Catia Luzia, Gabriele Pedrosa, Ana Carolina, Aline Siqueira e Maria Luiza.
	Versão: 
	1.0
	Aprovador por: 
	Gabriele Pedrosa
	Data de aprovação:
	03/10/2017
	Justificativa do Projeto
	Visa uma homenagem aos colaboradores e agredecimentos pela dedicação ao longo do ano, fortalecendo o relacionamento entre todos, já que a maioria passam mais tempo no trabalho do que em qualquer outro lugar, além disso aumentar o índice de sastisfação e motivação dos colaboradores.
	Objetivos do Projeto
	Fazer com que os funcionários se sintam valorizados, estreitar a relação empresa-funcionários e selar os desafios enfrentados ao longo do ano por ambas as partes desenvolvendo atividades motivacionais e de equipe, onde todos possam, da forma mais agradável possível, interagir e se divertir num ambiente que foi preparado para isso.
	Descrição do Projeto
Características do produto do projeto
	A confraternização anual da empresa, será realizada para 500 funcionários e seus familiares será realizada no dia 16/12/2017, a partir das 10:00 horas da manhã com encerramento previsto de até as 17:00 horas. O local escolhido foi um sítio, já que a proposta é a realização de um pequinique.
O evento apresentará:
-Espaço de jogos e entrerimento: sinuca, totó, mesa de baralho e jogos de tabuleiros, volêi, gincanas e dinâmicas.
-Espaço Kids: pula-pula, picina de bolinhas, escorregador, espaço para desenhar e pintura facial.
Cardápio: 
-Coffe Break: frutas, sucos, café, leite, iorgurte, bolo, pães, queijos, pão de queijo e frios.
-Almoço: salada, arroz branco, arroz com lentilhas, feijão, farofa, peru, pernil, lombo recheado, lagarto e bife a rolê.
-Sobremesas: mousses, pudim, gelatina colorida, pavê e doce de frutas.
-Bebidas (disponíveis durante todo evento): água, sucos, refrigerantes, chopp, coquitéis e drinks.
-Lanche da tarde: canapés, petiscos e buffet infantil (pipoca, cachorro quente, algodão doce).
Música: Banda ao vivo e dj – durante todo o evento, tocando tipos variados de sons, como: sertanejo, MPB, Pop e pagode.
	Lista de Entregas
CRONOGRAMA PREPARAÇÃO DO EVENTO
		DATA
	CHECK-LIST
	03/10/2017
	Apresentação do projeto
	07/10/2017
	Escolha do local e contactar o responsável pelo aluguel do espaço.
	10/10/2017
	Conhecer local do evento e contactar o fornecedor do buffet.
	14/10/2017
	Degustação e escolha do cardápio juntamente ao buffet.
	17/10/2017
	Contratar Barman e decoração
	20/10/2017
	Contratar DJ e Banda
	25/10/2017
	Contactar os responsáveis pelo espaço Kids e contratação do mágico.
	01/11/2017
	Confecção dos convites
	10/11/2017
	Contratar seguranças e maquinário
	18/11/2017
	Divulgação dos convites
	20/11/2017
	Contratação dos ônibus para transporte dos convidados
	24/11/2017
	Contratar fotógrafo
	30/11/2017
	Comprar canecas de lembrancinhas
	02/12/2017
	Última reunião com fornecedores
	16/12/2017
	Dia do evento
CRONOGRAMA NO DIA DO EVENTO
	
HORÁRIO
	
PROGRAMAÇÃO
	08h30
	Saída do ônibus do local estipulado no convite.
	10:00h
	Café da manhã e ínico da apresentação com DJ
	11:30h
	Iniciará brincadeiras com adultos e crianças para interação dos mesmos. Gincanas, dinâmicas, pintura faciais e entreterimento com mágico.
	12:00h
	Inicio da apresentação da Banda ao vivo.
	13:00h
	Será iniciado o horário do almoço.
	15:00h
	Encerramento horário de almoço.
	16:00h
	Lanche da tarde.
	17:00h
	Saída do ônibus e encerramento do evento.
	Exclusões de Escopo
	
Objetos pessoais são de responsabilidade dos donos.
Não terá estacionamento exclusivo.
	Equipe do Projeto / Estrutura organizacional / Responsabilidades
	
Gabriele Pedrosa: Gerente do projeto.
Cátia Luzia e Maria Luiza: Recepcionistas, responsáveis por recepcionar todos os convidados e garantir que estão devidamente a vontades.
Aline Siqueira e Ana Carolina Dumbá: Assessoras , responsáveis por contactar todos os fornecedores e fechar os devidos contratos
	Premissas
	Recepcionar aproximadamente 1.200 pessoas;
Pequinique ao ar livre;
Espaço para jogos e entreterimento;
Espaço Kids.
	Restrições
	Horário estipulado para refeições;
Cada funcionário(a) poderá levar somente esposa ou marido e filhos(as);
Não poderão usar camisas de times.
	Principais entregas, estimativas de tempo e custo
	
 Sobre as entregas: Detalhe o produto final ou solução de que o projeto se destina a criar. Seja específico.
EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
Termo de abertura do projeto/escopo
Cronograma do projeto
Lições Aprendidas e Estudadas (foi analisado do projeto anterior algumas oportunidades como o incidente no jogo de futebol, para que não ocorra novamente).
EAP do projeto
 ORÇAMENTO DO PROJETO/ESTIMATIVA DE CUSTO
	DESCRIÇÃO
	VALOR
	Buffet
	R$ 50.000,00
	Convites
	R$ 300,00
	Espaço kids
	R$ 750,00
	Mágico
	R$ 150,00
	Aluguel do espaço
	R$ 2.000,00
	Seguranças
	R$ 480,00
	Banda e DJ
	R$ 3.000,00
	Lembranças (canecas)
	R$ 1.500,00
	Mobiliário
	R$ 2.000,00
	Barman
	R$ 3.000,00
	Transporte 
	R$ 1.560,00
	Decoração 
	2.000,00
	Foto 
	800,00
	TOTAL 
	67.540,00
ORÇAMENTO DO PROJETO/ESTIMATIVA DE TEMPO
O projeto terá duração de 66 dias contados do dia 02/10/2017 até 16/12/2017. Nesse prazo serão organizados e planejados cada item de forma estratégica de acordo com o nosso cronograma de realizações de cada atividade.
	CHECK LIST
	2 meses 
	Definição da data da confraternização 
	Quantidade de convidados
	Definição do orçamento geral da confraternização
	Definir o local da confraternização 
	Definir os itens – tipos de fornecedores
	Reservar o espaço 
	Pesquisa de fornecedores Buffet, música, bebidas, atrações.
	Contratar espaço kids 
	Contratar banda e dj
	Definir cardápio e contratar buffet
	
	1 mês 
	Definir musicas com banda e dj 
	Contratar e divulgar os convites
	Organizar os horários das atividades no dia do evento 
	Contratar transporte
	Lembranças para funcionários
	Contratar mobiliário 
	Contratar seguranças
	15 dias 
	Reunião com fornecedores 
	Entrega de mobiliário no local do evento
	
	1 semana 
	Definir o cronograma completo de atividades 
	Confirmar banda 
	Confirmar transporte 
	
	
	Critérios de Aceitação 
	
Neste processo é definido o plano detalhado do escopo. Segue abaixo as atividades identificadas para o Projeto festa de confraternização.
- Mobilização da equipe do projeto 
Concepção do evento 
- Determinar infra-estrutura necessária para realização do evento.
- Realizar e montar orçamento para execução do projeto;
Convidados e Local
- Definir e Identificar convidados
- Pesquisar locais para evento.
 Fornecedores 
- Pesquisar fornecedores (músicos, decorações, buffet, fotografia, etc) 
- Definir fornecedores 
- Efetuar compras dos itens para decoração do evento 
Convites 
- Comprar convites para festa
- Entregar / Enviar os convites
 Confirmações
-Entrar em contato com todos os profissionais contratados
- Receber confirmações;
Detalhes Finais
-Confirmar se tudo está conforme o planejado 
- Execução evento 
 Encerramento
-Desmobilização
	Riscos
	
A realização de qualquer evento está sujeita a riscos. Para minimizá-los ou, até mesmo, eliminá-los é essencial que a gestão de riscos faça parte da organização diária do evento. Por isso a importância de seguir a risca todo o cronograma. O gerenciamento de riscos realizado é empregado continuamente em cada área da gestão de projetos. Os riscos quando não planejados, bem analisados ou calculados, podem acarretar em desviossignificativos no tempo, custo ou escopo do projeto.
Todo problema identificado com antecedência tem 90% de chance de não acontecer. 
Riscos com prioridades:
1 – Local:
-Acompanhar passo a passo montagem do evento para que não ocorram atrasos;
-Acompanhar se os brinquedos estão sendo montados com segurança;
-Pedir que o fornecedor responsável pela decoração compareça ao evento com pelo menos 2 horas de antecedência, para que haja tempo suficiente de resolver pequenos problemas que possam acontecer como substituição de material ou arranjos, por exemplo.
-Certificar que haja cadeiras para todos os convidados;
2 – Comida
-Degustar com antecedência aquilo que será servido durante a festa para que não esteja diferente do que foi contratado com o Buffet.
-Garantir que a comida seja suficiente para todos os convidados.
-Garantir que a comida chegue às mesas em temperatura adequada;
4 – Atendimento
-Dar atenção a todas as pessoas durante toda festa. 
-Tentar evitar qualquer constrangimento como ocorrido no ano anterior.
-É essencial lembrar que os contratados para servir e orientar o público representa ninguém menos do que a empresa.
-É importante saber bem quem vai trabalhar no seu evento para que não haja indisposições.
-Contratar seguranças para o dia evento, para garantir a segurança dos convidados (principalmente que fiquem próximos dos campos onde acontecerão as atividades).
5 – Música
-Determinar para os músicos o que deve ser tocado ou não, para que tudo ocorra da maneira esperada.
6 – Convite
-Os convites entraram nesta lista não somente pela importância de comunicar os convidados, mas também por imporem uma idéia de prazo. 
-Pedir solicitação de confirmação dos convidados para que possamos trabalhar com números exatos e não aconteça imprevistos e falte algo para os presentes. Afinal, trata-se de aproximadamente 1.200 pessoas.
7 – Clima
-Procurar com antecedência a respeito das condições climáticas no dia do evento, para que não tenha imprevistos com chuvas e ventanias (já que o evento acontecerá em uma área descoberta).
	Aprovações Belo Horizonte, 03 de Outubro de 2017.
Patrocinador Gerente do Projeto
	
	
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