Fundamentos do secretariado - Ativiada 04

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Pergunta 1
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
Considerando a questão de bom uso do tempo, “[...] não se admitem erros que ocasionam perda de tempo e atraso nas demais atividades que precisam ser realizadas rapidamente”, ou seja, atividades mal executadas propiciam à má gestão do tempo.
 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 52, 2007.
 
Assinale a alternativa que indique qual é o método explicado corretamente:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
Aa Matriz GUT é utilizada para verificar a relevância das atividades.
	Resposta Correta:
	 
Aa Matriz GUT é utilizada para verificar a relevância das atividades.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta, pois a Matriz GUT otimiza a priorização de tarefas nos negócios, permitindo analisar a relevância das atividades com base na gravidade, urgência e tendência de cada uma delas.
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 52, 2007.
	
	
	
Pergunta 2
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o texto a seguir:
“A organização de uma reunião é importante para melhor eficácia da mesma, e a participação é fundamental para acompanhar o decorrer da reunião para melhor elaboração de documentos, como por exemplo, a ata, e assim, promover a condução da comunicação organizacional”.
 
PAES, R. V. O.; MERCÊS, F. M. A evolução das técnicas secretariais e da gestão secretarial. In: ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO, 5., Macapá, 2012. Anais… Macapá: Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–Macapá, set., 2012. p. 51.
 
Assinale a alternativa que indique a importância das reuniões:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
Reunir pessoas para abordar um tema específico em busca de resultados.
	Resposta Correta:
	 
Reunir pessoas para abordar um tema específico em busca de resultados.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta, pois as reuniões objetivam reunir pessoas, um grupo específico, para que tratem de um tema comum a todos os participantes, a fim de que, juntos, obtenham algum resultado, que pode ser transmitir informações, avaliar, acompanhar, tomar decisões e outros assuntos, conforme a necessidade.
PAES, R. V. O.; MERCÊS, F. M. A evolução das técnicas secretariais e da gestão secretarial. In: ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO, 5., Macapá, 2012. Anais… Macapá: Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–Macapá, set., 2012. p. 51.
	
	
	
Pergunta 3
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
“O profissional de Secretariado Executivo, ao trabalhar em posição estratégica, articulando conhecimento, transformando dados em informações estruturadas e influenciando o processo decisório, revela o seu desempenho na rede de relações interpessoais que administra”.
 
FONTANELLA, R. Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado. Revista de Gestão e Secretariado, v. 2, n. 2, p. 82, 2011.
 
A respeito do processo de gerenciamento da informação, analise as afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. ( ) Na etapa de aquisição, combinam-se as necessidades de informação do usuário e os canais fornecedores.
II. (  ) Disseminação é a etapa pela qual se distribui a informação para os que necessitam.
III. ( ) No plano de ativos informacionais, as informações são classificadas, assim que obtidas, conforme a confidencialidade.
IV. ( ) O plano de sistemas informacionais corresponde à etapa em que se planeja o armazenamento e a distribuição de dados.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
F, V, V, V.
	Resposta Correta:
	 
F, V, V, V.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa certa. Dentre as sete etapas do processo de gerenciamento da informação, disseminação é a fase da distribuição das informações aos que precisam; o plano de ativos informais, da confidencialidade, e o plano de sistemas informacionais é a etapa de armazenamento e distribuição de dados.
FONTANELLA, R. Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado. Revista de Gestão e Secretariado, v. 2, n. 2, p. 82, 2011.
	
	
	
Pergunta 4
0 em 0,25 pontos
	
	
	
	Analise o fragmento textual a seguir:
“Existem muitos fatores que podem levar ao fracasso da gestão, como ladrões de tempo de reunião, ladrões de tempo ao telefone, delegação insatisfatória, gerente irresoluto, comunicações insatisfatórias e outros, mas são poucos que levam ao sucesso”.
 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 56, 2007.
 
Assinale a alternativa correta:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
Quando acontecem imprevistos, as atividades devem ser reiniciadas.
	Resposta Correta:
	 
 Imprevistos devem ser anotados como “não planejado”, sempre que ocorrerem.
	Feedback da resposta:
	Sua resposta está incorreta. Alternativa incorreta. Nem toda interrupção ocorre por falta de atenção. Algumas acontecem por fatores externos, como um telefonema ou visitas, por exemplo, e, assim como qualquer outro fator, devem ser consideradas e anotadas como “não planejado”, para que sejam analisadas no encerramento da atividade, sem que precisem ser reiniciadas.
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 56, 2007.
	
	
	
Pergunta 5
0 em 0,25 pontos
	
	
	
	Analise o fragmento textual a seguir:
“A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no  trabalho e idiomas”.
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005.
 
 
A respeito das correspondências, analise as afirmativas a seguir e assinale V
para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. (  ) O secretário executivo é responsável pelas correspondências emitidas e recebidas.
II. (  ) Correspondências podem ser endereçadas a alguém em específico ou de modo geral.
III. ( ) São classificadas como correspondências as cartas e outras informações por escrito.
IV. ( ) Correspondências são sempre externas, vindas de fora, para dentro da empresa.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
 
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
F, V, V, V.
	Resposta Correta:
	 
V, F, F, F.
	Feedback da resposta:
	Sua resposta está incorreta. Alternativa incorreta. Correspondências podem ser classificadas quanto ao seu sigilo, mas ainda que tenham informações de uso geral, devem ser endereçadas a algum responsável. Podem ser cartas, por escrito, como e-mail e outros meios, sempre acompanhando a evolução do mercado. Além disso, podem ser externas e também internas, para os funcionários.
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005.
	
	
	
Pergunta 6
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
“O profissional de Secretariado Executivo tem a responsabilidade de assessorar e dar suporte para a equipe com quem trabalha. O atendimento não é só a comunicação e recepção, mas sim, a execução de atividades com eficácia”.
 
VAZ, C. F. M.; DURANTE,  D. G. Gestão do conhecimento secretarial e suas implicações para a organização. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, n. 7, p. 61, 2011.
 
Considerando a importância do profissional de SecretariadoExecutivo no assessoramento em reuniões, analise as afirmativas a seguir:
 
I. O Secretário Executivo deve organizar toda a reunião e, já no início, pode dar a tarefa por concluída.
II. O profissional de Secretariado Executivo deve participar das reuniões, em pé, caso seja necessário resolver algo.
III. As anotações e gravações executadas em reunião são de responsabilidade do Secretário Executivo.
IV. O Secretário Executivo pode participar ativamente da reunião em algumas situações, conforme solicitado pelo Executivo.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
III e IV.
	Resposta Correta:
	 
III e IV.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta. O Secretário Executivo deve anotar tudo o que for discutido em reunião e também gravar, quando for o caso. Precisa estar disponível durante todo o tempo da reunião, inclusive para opinar ou fazer declarações, conforme o Executivo solicite.
VAZ, C. F. M.; DURANTE,  D. G. Gestão do conhecimento secretarial e suas implicações para a organização. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, n. 7, p. 61, 2011.
	
	
	
Pergunta 7
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
“[...] Faz-se necessário que esse profissional esteja ciente dos objetivos da empresa, de como ela pretende alcançá-los, precisa conhecer os principais clientes, saber as prioridades da empresa e estar interessado em contribuir para o crescimento da organização”.
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005.
 
A respeito das diferenças entre urgente e importante, analise as afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. ( ) Toda atividade urgente é importante.
II. (  ) Atividades que requerem atenção imediata e devem ser realizadas com rapidez são urgentes.
III. ( ) Uma atividade não pode ser considerada importante se não é urgente.
IV. ( ) Atividades importantes requerem atenção especial e produzem resultados, mas não exigem pressa.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
F, V, F, V.
	Resposta Correta:
	 
F, V, F, V.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta. É considerada urgente toda tarefa que precise ser feita de imediato e com rapidez, enquanto aquelas que requerem atenção e produzem resultado, mas não exigem pressa são classificadas como importantes.
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005.
	
	
	
Pergunta 8
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
“O profissional de Secretariado Executivo deve permanecer em contato com os outros profissionais e registrar todas as confirmações e desistências. A medida que for tomando conhecimento, deverá comunicar para seu executivo, talvez ele queira incluir novos nomes substituindo dos convites recusados. Também é sua atribuição, fazer a preparação da sala de reuniões e assessorar durante a reunião”.
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 51, 2005.
 
Considerando a importância da logística em reuniões, analise as afirmativas a seguir:
 
I. Todo equipamento deve ser testado no início da reunião.
II. O check-list
(listagem de itens) pode variar conforme a reunião (objetivo e porte).
III. Se houver assentos demarcados, os convidados devem saber quais são seus lugares, com antecedência.
IV. É preciso providenciar e conferir, a cada reunião, o mobiliário e equipamentos, ainda que aconteçam no mesmo espaço.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
II e IV.
	Resposta Correta:
	 
II e IV.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta, pois a cada reunião podem haver necessidades diferentes e, por isso, o check-list
não é padrão e precisa ser sempre revisado, assim como os equipamentos e mobiliário providenciados devem ser sempre conferidos em cada reunião.
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 51, 2005.
	
	
	
Pergunta 9
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o excerto a seguir:
As reuniões de trabalho são corriqueiras e necessárias no dia a dia corporativo, para diversos fins: “A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais”.
 
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. p. 201.
 
A respeito dos tipos de reuniões, analise as afirmativas a seguir e assinale V
para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. (  ) Se o intuito do executivo é treinar e acompanhar novos funcionários, deve solicitar uma reunião formativa.
II. (  ) O secretário executivo deve providenciar uma reunião informativa quando houver necessidade de passar informações para os funcionários ou equipes específicas.
III. ( ) Quando se considera avaliar ideias diversas, de modo informal, espera-se que haja uma reunião criativa, de brainstorming.
IV. ( ) O executivo deve pedir que o secretário executivo providencie uma reunião formativa para avaliar os conhecimentos dos funcionários.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
F, V, V, F.
	Resposta Correta:
	 
F, V, V, F.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta. As reuniões informativas servem para passar informações aos funcionários ou a alguma equipe específica, e as reuniões criativas, de brainstorming, visam ao compartilhamento de ideias, de modo informal.
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. p. 201.
	
	
	
Pergunta 10
0,25 em 0,25 pontos
	
	
	
	Leia o trecho a seguir:
“Muitas informações que lhe são confiadas, não as pode divulgar. Embora chegue ao seu conhecimento notícias sobre o que acontece em toda a empresa, se quiser manter alto grau de profissionalismo e a estima de todos, deverá manter sigilo sobre tais notícias, principalmente sobre aquelas conhecidas pelo nome de fofoca”.
 
FONTANELLA, R. Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado. Revista de Gestão e Secretariado, v. 2, n. 2, p. 91, 2011.
 
Quanto ao sigilo de correspondências, analise as afirmativas a seguir e assinale V
para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. (  ) As correspondências são divididas em sigilosa, secreta e confidencial.
II. ( ) Correspondências secretas são de acesso exclusivo aos executivos ou de alguma diretoria específica.
III. (  ) Quando um número maior de pessoas pode ter acesso, mas ainda de forma limitada, esta correspondência precisa ser classificada como sigilosa.
IV. (  ) Se não houver problemas quanto ao acesso da informação, é considerada uma correspondência comum.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
	
	
	
	
		Resposta Selecionada:
	 
F, V, F, V.
	Resposta Correta:
	 
F, V, F, V.
	Feedback da resposta:
	Resposta correta. Alternativa correta. As correspondências secretas são de acesso exclusivo dos executivos ou de alguma diretoria específica, e não podem ser acessadas por terceiros. Quando se trata de uma correspondência com conteúdo sem sigilo, é considerada uma correspondência comum.
FONTANELLA, R. Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado. Revista de Gestão e Secretariado, v. 2, n. 2, p.91, 2011.