Introdução ao BPM: Padronização e Eficiência

Prévia do material em texto

BPM
Business Process Management 
BPM: Introdução
O BPM possibilita padronizar processos corporativos e ganhar pontos de produtividade e eficiência.
As soluções de BPM servem ainda para
Medir
Analisar 
Aperfeiçoar 
A gestão do negócio e dos processos de análise financeira de uma empresa.
O que é BPM?
Uma ferramenta que começou a ser utilizada em grande escala por organizações, para a implementação e controle de suas estratégias.
BPM, ou Gestão da Performance Corporativa, é uma categoria de sistemas focada em acompanhamento de performance.
Surgiu a partir da grande onda de implementação dos ERPs nas grandes empresas privadas.(SAP, Microsiga, Datasul)
Os ERPs tem infinidades de regras, cujas alterações são custosas e demoradas.
O BPM extraiu dos ERPs a administração dessas regras, possibilitando assim alterações sem alterar programação.
BPM: Objetivo
Conectar a estratégia ao foco do cliente a partir de processos melhores.
Acompanhar sistematicamente recursos
Físicos
Financeiros
Humanos 
Tecnológicos
Melhoria e transformação contínua dos processos para se atingir os resultados esperados.
Maximizar resultados e o desempenhos dos processos para melhor rentabilidade.
BPM: Foco em pessoas
Uma das vertentes do BPM é o foco nas pessoas (human-centric), sendo estas o centro dos processos de negócio.
Alguns BPMs vem buscando oferecer às partes interessadas, usuários, atores de processos, maior facilidade e flexibilidade no uso para tornar a experiência mais agradável com ferramentas simples e intuitivas.
Essa visão de lidar com processos obriga as companhias trocarem a visão vertical e departamenta de gestão por uma abordagem horizontal, automatizando, interagindo e otimizando processos de negocio com clientes.
As soluções permitem o acesso simplificado a consulta, análises e relatórios, unificando informações de ERP, CRM e call centers e uma interface de facil utilização
BPM: Estrutura
O melhor ponto do BPM é que ele ataca a automação de processos por toda empresa.
Uma ferramenta de BPM deve suportar as atividades básicas da gestão, que podem ser resumidas em:
Definir uma estratégia para conduzir a performance;
Definir uma estratégia para conduzir a performance;
Traduzir a estratégia em objetivos, indicadores e metas;
Monitorar o progresso em relação às metas;
Analisar os motivos em caso de metas não atingidas e
Selecionar e implementar ações corretivas.
BPM: Guia
Empresas tem seus processos mapeados, estão com a documentação nas mãos, mas a maioria não sabe como eles funcionam na pratica. O que o BPM faz é tirar essa idéia da cabeça dos usuários e colocá-las em prática.
Encontrar um vocabulário comum entre os departamentos de TI e os de negócio.
Após mapeamento de todos processos da empresa, identificar os problemas entre os meios e os departamentos.
Começar a trabalhar com ferramentas de modelagem.
BPM: Algumas dificuldades
As ferramentas de BPM usam a mesma linguagem das pessoas de negócios, então os departamentos de TI precisam trabalhar com terminologias do gênero para adotar as ferramentas
Pessoas de negócios precisam precisam entender e aceitar a integração de outras equipes em seus processos. Cada um tem seu papel, o da TI é integrar e definir escalabilidade, compartibilidade e antes de mais nada é preciso concordar em compartilhar processos.
Executivos precisam descobrir os processos que estão envolvidos em suas empresas porque com o BPM os processos operacionais ficam completamente integrados aos sistemas analíticos e vice-versa, VISÃO HORIZONTAL.
Ferramentas do BPM
SIPOC
O que é SIPOC?
O SIPOC é um formulário para ajudá-lo a deifinir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo.
SIPOC é a abreviação em inglês de:
S (supplier – fornecedor)
I (input - entrada)
P (process – processo)
O (output – saída)
C (costumer – cliente)
SIPOC: Por que usá-lo?
Toda vez que você estiver planejando o início de uma atividade de gerenciamento ou melhoria de processo, é importante entender o processo de uma forma macro previamente. O SIPOC ajuda o dono do processo e todos aqueles que estão trabalhando nele a definirem as fronteiras do processo no qual eles irão trabalhar.
Assim, o SIPOC proporciona um modo estruturado para a discussão do processo e gera um consenso entre os envolvidos antes que estes comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos.
SIPOC: Como usá-lo?
Para criar um SIPOC do processo você deve seguir alguns passos. São eles:
Concordar com o nome do processo. Lembre-se, para definir nome de um processo use Verbo no infinitivo mais complemento (Ex: Realizar Planejamento Estratégico da Área Comercial);
Defina as saídas do processo. As saídas são as coisas tangíveis que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, etc);
Defina os clientes do processo. Estas são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente;
Defina as entradas do processo. Estas são as coisas necessárias para iniciar o processo. Elas frequentemente são tangíveis (Ex: Requisição do cliente);
Defina os fornecedores do processo. Estes são as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou processo;
Defina os sub-processos que fazem parte do processo mapeado. Estas são as atividades que são feitas para converter as entradas em saídas. Elas serão a base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração do SIPOC.
SIPOC: Outras definições
Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil. 
Inclua no formulário uma Declaração de Propósito para o processo. Defina por que o processo existe. Por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente, ou para recrutar as pessoas certas para a organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. O propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.
SIPOC: Outras definições
Identifique o responsável ou o dono do processo.
Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. Essa pessoa precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou definição daquele processo.
Defina também o início e o fim do processo.
Esses serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos possuem múltiplas saídas e entradas.
Defina ainda as fronteiras ou as limitações de escopo do processo.
Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras definirão se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.
Dicas para construir seu SIPOC
	 	O que fazer	Erros mais comuns
	O nome processo define o que ele faz, nem mais e nem menos	Usar verbo no infinitivo mais complemento	Dar nome utilizando gerúndio ou verbo no passado
	O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria	Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajuda-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho	Colocar palavras que definem o objetivo do processo. Ex: Contratar pessoas rápido, Melhorar os relatórios
	As saídas devem especificar o que o processo entrega, não o que ele alcança	As saídas são “coisas”. Elas podem estar corretas ou com erros. Podem atender as necessidades do cliente ou não	Saídas que ou são vagas, como “clientes satisfeitos” ou que contém especificações, como “relatórios entregues a tempo”
	Entradas devem ser especificar os “gatilhos” do processo e o que será trabalhado pelo processo	Entradas são “coisas” supridas pelos fornecedores do processo	Mão de obra e outros recursos não consumidos no processo. Eles não disparam o processo e não sofrem transformação.Políticas e regras não devem ser incluídas como entradas. Elas guiam o processo, mas não são trabalhadas por ele. Entradas podem incluir instruções operacionais que são necessárias para quem executa as atividades.
PCF
PCF: Framework de classificação de processos de negócio(PCF Cross Industry)
Baseado no renomado Framework de Classificação de Processos (PCF), uma taxonomia de processos de negócios multifuncionais, destinados a permitir uma comparação objetiva de desempenho dentre e entre organizações.
Com apoio da IBM este framework é a definição de processos e atividades específicas. 
Permite que organizações escolham o quadro mais relevante para seu processo de melhoria contínua, seja ela de dentro ou por meio de benchmarkings entre indústrias, sobre gestão de processos.
Tanto o PCF para cada setor específico quanto o PCF’s genérico para indústria estão disponíveis no site da APQC gratuitamente.
A IBM forneceu os conhecimentos da matéria e da propriedade, para criar uma classificação de processos específica para cada tipo de indústria.
PCF: Organização do conteúdo
Cabeçalho—Framework de Classificação de Processos: O Framework de Classificação de Processos de Negócio (PCF Cross Industry) é um padrão aberto e administrado pela APQC. 
Nível 1—Categoria de Processos: Representado pelos macro-processos das organizações, como Gerir Atendimento aos Clientes; Gerir a Cadeia Produtiva; Gerir Recursos Financeiros e Gerir Pessoas. 
Nível 2—Grupos de Processos: Indica o próximo nível de processos e representa um “grupo de processos”, como, por exemplo, Realizar Pós-Venda; Compras; Processar Contas a Pagar; Recrutar Pessoas e Desenvolver Estratégias de Vendas. 
PCF: Organização do conteúdo
Nível 3—Processos: Uma série de atividades inter-relacionadas que convertem insumos (inputs) em resultados (outputs); Processos consomem recursos e precisam de padrões para garantir que sejam executados sempre da mesma maneira; Processos interagem com sistemas de controle da qualidade, velocidade e custo de execução. 
Nível 4—Atividade: Indica os principais eventos realizados durante a execução de um processo. Exemplos de atividades incluem: Receber pedidos de clientes; Resolver reclamações de clientes; Negociar contratos de compra, etc. 
Modelagem 5W2H
Modelagem do Negócio 5W2H 
Tem como objetivo ampliar a visão do negócio a ser desenvolvido, e fornecer perguntas diretas e curtas que auxilie a equipe a definir as soluções para cada caso por meio de um mapeamento.
Elimina as dúvidas relacionadas ao desenvolvimento de determinada atividade por intermédio de soluções gráficas, números, diagramas...
Modelagem do Negócio 5W2H
Exemplo:
What (O quê?) = O quê será feito na criação do produto? (Etapas)
Who (Quem?) = Por quem será feito? (Responsabilidade)
Where (Aonde?) = Aonde será feito? (Local)
When (Quando) = Quando será o prazo de início/término? (Cronograma)
Why (Por quê?) = Por que será feito? (Justificativa)
How (Como?) = Como fazer/desenvolver o produto? (Processo de criação)
How much (Quanto?) = Quanto custará para desenvolver o produto? (Investimento)
5W2H: Etapas
Consistem em 3 etapas:
Visão do Negócio
Visão da Estrutura
Visão dos Processos
A ordem das perguntas pode variar de acordo com a análise a ser realizada
5W2H: Visão do Negócio
Consiste em um estudo do caso a ser realizado levando em conta dados numéricos, documentação escrita e mapa de processos (fluxograma).
Apresentação dos requisitos de negócio para futura transcrição das atividades 
O por quê deve ser a primeira pergunta a ser realizada como uma meta a ser traçada, mas também pode ser realizada no final como uma validação
5W2H: Visão do Negócio
Exemplos de Aplicação:
		Fluxograma
5W2H: Visão do Negócio
Exemplos de Aplicação
	Gráficos de Barras
Vendas Realizadas
Série 1	Categoria 1	Categoria 2	Categoria 3	Categoria 4	4.3	2.5	3.5	4.5	Série 2	Categoria 1	Categoria 2	Categoria 3	Categoria 4	2.4	4.4000000000000004	1.8	2.8	Série 3	Categoria 1	Categoria 2	Categoria 3	Categoria 4	2	2	3	5	
5W2H: Visão da Estrutura
Consiste em realizar um mapeamento da estrutura física envolvida no processo com base nos stakeholders e recursos que estão sendo gastos
Tem como base o processo de produção (Quem? Quanto? Onde?) embasado nos recursos que participam do negócio: Recursos Físicos, Recursos Humanos, Recursos de Informação, etc...
5W2H: Visão da Estrutura
Exemplos de Aplicação
5W2H: Visão dos processos
Baseiam-se nas perguntas Quando? e Como? as quais pertencem a parte dinâmica da organização, tendo em vista que essas irão analisar detalhadamente as atividades e processos executados
Ajudam a posicionar todas as tarefas a serem realizadas através de uma linha do tempo, e guiar o mapeamento e modelagem dos processos e atividades do negócio
Quanto ao conjunto de diagramas há um maior grupo de aplicação deles como: Mapa de Processos, Diagrama de Processos, Diagrama de Atividades, Diagrama de Sequência, Diagrama de Linha de Montagem, Diagrama de Casos de Uso e Diagrama PUCS (Process Use-Case Support). 
Referenzas
http://www.itsmcommunity.org/downloads/Sample_Process_Guide_-_Release_Management.pdf
https://artigosdeti.wordpress.com/2010/04/19/bpm