Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
1 EAD - CONHECIMENTOS BÁSICOS PARA UMA BOA GESTÃO PARTE - I Bem vindo! Vamos dar início ao nosso curso, na modalidade ensino à distância, na forma auto instrucional, com carga horária de 20 horas/aula. A partir de agora estaremos interagindo para obter conhecimentos básicos sobre o tema: Conhecimentos Básicos de Administração para uma boa Gestão. Nosso conteúdo contará com conceitos, textos, filmes e uma avaliação que, ao final, nos proporcionará saber como ficamos em relação aos conhecimentos obtidos ao longo de nossa jornada. O curso contará com módulos divididos da seguinte maneira: 1. Conceitos de Administração x Gestão; 2. Funções do Administrador; 3. Competências do Administrador; 4. Habilidades do Administrador; 5. Atividades do Administrador; 6. Papéis do Administrador. 7. Avaliação. 2 MÓDULO - I 1.1 CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO x GESTÃO A necessidade social de os doentes serem tratados propiciou o aparecimento do curandeiro da tribo, depois, do “físico” da Idade Média e, por fim, do médico atual. Com isso, a Medicina foi institucionalizada, através dos tempos, da mesma forma da Advocacia, Farmácia e Engenharia. Dentro de um processo semelhante, a necessidade de as organizações terem alguém que conduza suas operações presentes e futuras fez surgir a figura do Administrador, de início um prático hábil e hoje um profissional. Junto com o Administrador, surgiu o conceito de Administração e a profissão de Administrador. Esta é uma profissão relativamente nova e foi regulamentada no Brasil em 9 de setembro de 1965, data que se comemora o dia do Administrador. A Administração, modernamente tratada como gestão, surgiu quando após a revolução industrial, os profissionais decidiram buscar solução para problemas que não existiam antes, usando vários métodos de ciências, para administrar os negócios da época o que deu inicio a ciência da administração, pois é necessário o conhecimento e aplicação de modelos e técnicas administrativas. Conceituando: Administração é o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas. É uma palavra com origem no latim “administratione”, que significa “direção, gerência”. Gestão significa gerenciamento, administração, onde existe uma instituição, uma empresa, uma entidade social de pessoas, a ser gerida ou administrada. Diariamente nos deparamos com os termos administração, gerenciamento e gestão sendo utilizados como sinônimos. Cada autor tem sua própria definição. Cada colaborador dentro de uma organização normalmente utiliza os termos da forma que aprendeu. Por este motivo, vamos esclarecer: 3 A Administração trata dos problemas típicos das empresas, como os recursos financeiros, recursos tecnológicos, recursos patrimoniais, recursos materiais e recursos (ou talentos) humanos. É a responsável pela criação de um ambiente favorável à consecução dos objetivos da organização, seja esta pública ou privada. O Gerenciamento trata de níveis específicos da organização, como departamentos ou divisões (marketing, produção, etc.) ou projetos. A Gestão trata de níveis especializados tanto no que diz respeito à administração quanto ao gerenciamento. Por exemplo: gestão de projetos, gestão de processos, gestão de custos, gestão da qualidade, gestão de riscos, etc. Atualmente, o termo administração soa como mais antigo, enquanto que o termo gestão como algo moderno e flexível. Enquanto hierarquia dentro das organizações, a administração permanece acima da gestão, ou seja, a administração engloba a gestão e o gerenciamento. Exemplificando: quando o pessoal de RH coloca a folha de pagamento para rodar ou faz a checagem da frequência de seus colaboradores, não está fazendo gestão, mas sim atividades rotineiras que não exigem maior aperfeiçoamento (ações operacionais). Mas, quando este mesmo pessoal de RH estabelece planos de avaliação, quando promove cursos e treinamentos de acordo com as necessidades específicas da organização e de seus colaboradores, quando procura estabelecer melhores meios de comunicação com seus colaboradores, quando resolve examinar a estrutura de pessoal para encontrar características interessantes e fazer projeções que podem ser confirmadas e utilizadas em prol do alcance de objetivos e metas da organização, temos aí um legítimo trabalho de gestão, nesse caso, gestão de pessoas (ações estratégicas). A administração engloba a alta administração. É a responsável pelo destino da organização como um todo. Sem o apoio da alta administração, departamentos e projetos ficam comprometidos. Assim, temos: “Administração é a arte de realizar as coisas com e por meio de pessoas em grupos formalmente organizados” – Harold Koontz 4 “Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” – William H. Newman “Administração é a aplicação de técnicas com o intuito de estabelecer metas e operacionalizar o seu alcance pelos colaboradores participantes das organizações a fim de que se obtenham resultados que satisfaçam as necessidades de seus clientes assim como às suas próprias” – Idalberto Chiavenato “Administrar é o processo que tem como finalidade garantir a eficiência e eficácia de um sistema” – Amaru Maximiano A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização. A gestão administrativa além da técnica de administrar, ainda se utiliza de outros ramos como o direito, a contabilidade, economia, psicologia, matemática e estatística a sociologia, a informática entre outras. A tarefa básica da administração é a de fazer as coisas, por meio das pessoas, de maneira eficiente, eficaz e efetiva. Os conceitos de eficiência e eficácia são distintos, porém interligados, sendo assim, para algumas pessoas são considerados iguais. Mas estes conceitos possuem significados completamente distintos, pois uma atividade pode ser desempenhada com eficácia, porém sem eficiência e vice-versa e, em relação ao conceito da efetividade, pode-se considerar como a prática da junção dos dois conceitos. Eficiência é a capacidade do administrador de obter bons produtos como produtividade e desempenho, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis, como tempo, mão- de-obra e material, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos. Sendo assim, através deste conceito, temos que um administrador eficiente é aquele que realiza uma tarefa da melhor forma possível. Assim sendo, pode-se produzir algo 5 interessante ao mercado, mas, se a produção deste produto não for feita com eficiência, muitas vezes o resultado final não será apropriado. Eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo, escolhendo os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado. A eficiência envolve a forma com que uma atividade é feita, a eficácia se refere ao resultado da mesma. Como exemplo de distinção entre os conceitos, temos a produção de um produto com eficiência, isto é, rapidamente e com baixos custos, mas que não é adequado, por exemplo, ao contexto e à situação econômica das pessoas. Nesse caso, temos eficiência, mas não eficácia. Elaborando um pouco mais, podemos afirmar que a efetividade diz respeito à capacidade de se promover resultados pretendidos; a eficiência indica a competência para se produzir resultados com dispêndio mínimo de recursos e esforços; e a eficácia, por sua vez, remete à capacidade de alcançar as metas definidas para uma ação ou experimento. As avaliações do desempenho de qualquer indivíduo, organizaçãoou projeto estão relacionadas aos conceitos de eficácia, eficiência e efetividade. Estes conceitos são independentes entre si, ou seja, é possível alcançar cada um deles sem alcançar também os outros. O ideal, entretanto, é alcançar os três. De acordo com a efetividade do processo, podemos obter valores produtivos que possuem a similaridade com o da eficiência de acordo com a relação entre o resultado obtido e o esforço despendido. Sendo assim, quanto menor o esforço, o custo ou a quantidade de recursos despendidos para alcançar um mesmo resultado, maior a produtividade e a efetividade e, quanto melhor a qualidade, o volume ou o valor do resultado alcançado com o mesmo custo, maior a produtividade. Em uma conclusão simples, eficácia é a capacidade de realizar objetivos, eficiência é utilizar produtivamente os recursos e efetividade é realizar a coisa certa para transformar a situação existente. É através dessas definições que podemos concluir se 6 uma determinada organização está desempenhando seu papel com sucesso ou se há algo que deve ser transformado. Veja o resumo: Vamos relaxar? Assista aos vídeos: 1. Introdução à Administração. http://www.youtube.com/watch?v=rVfnROD9xqE 2. Trabalho em equipe "gestor determinado" https://www.youtube.com/watch?v=4DTNvno77do http://www.youtube.com/watch?v=rVfnROD9xqE https://www.youtube.com/watch?v=4DTNvno77do 7 MÓDULO - II 1.2 FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR Um administrador lida com pessoas que executam os trabalhos ou serviços para os quais foram contratados. Ao coordenar o trabalho dessas pessoas, o administrador desempenha suas funções por meio de quatro processos administrativos: Planejar Organizar Dirigir Controlar 8 Planejar: Significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos sejam baseados em algum método, plano ou lógica e não em palpites. Determina o que o grupo de pessoas deve fazer. Planos: são as linhas mestras das quais: 1. A organização obtém e aplica os recursos necessários ao alcance dos seus objetivos. 2. Os membros da organização realizam atividades consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos. 3. O progresso na direção dos objetivos é monitorado e medido, de modo que possam ser tomadas atitudes corretivas caso ela não seja satisfatória. Organizar: É o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre membros da organização de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. Estrutura a organização, reunindo pessoas e os equipamentos necessários ao trabalho. 9 Dirigir/Coordenar: Influência para que outras pessoas realizem suas tarefas de modo a alcançar os objetivos estabelecidos, envolvendo energização, ativação e persuasão daquelas pessoas. Conduz e coordena o trabalho do pessoal. Controlar: Função que se encarrega de comparar o desempenho atual com os padrões predeterminados, isto é, com o planejado. Verifica se está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas. Veja o resumo: 10 Vamos relaxar? Assista ao vídeo: As quatro funções administrativas, do Professor Carlos Monteiro. http://www.youtube.com/watch?v=_hlCh4TKfTE http://www.youtube.com/watch?v=_hlCh4TKfTE 11 MÓDULO - III 1.3 COMPETÊNCIAS DO ADMINISTRADOR As competências do Administrador constituem um conjunto de conhecimentos, habilidades, atitudes e comportamentos que uma pessoa necessita, para ser eficaz num vasto campo de atividades administrativas, em vários tipos de organizações. Aqui, temos algumas competências pessoais para o sucesso gerencial: a. Liderança: habilidade de influenciar outros a realizar tarefas; b. Auto objetividade: habilidade de avaliar a si mesmo realisticamente; c. Pensamento analítico: habilidade de interpretar e explicar padrões de informações; d. Flexibilidade comportamental: habilidade de modificar o comportamento pessoal para alcançar uma meta; e. Comunicação escrita: habilidade de expressar-se claramente por escrito; f. Comunicação verbal: habilidade de expressar claramente idéias em apresentações orais; g. Impacto pessoal: habilidade de criar uma boa impressão e instigar confiança; h. Resistência ao stress: habilidade de realizar tarefas sob condições estressantes; i. Tolerância na incerteza: habilidade de produzir em situações adversa. j. Aprendizagem: qualquer mudança de comportamento como resultado da experiência. Esta última afeta, substancialmente, o crescimento e o desenvolvimento pessoal e profissional de uma pessoa. Talvez seja a habilidade mais importante e a mais difícil de ser desenvolvida por um Administrador. Vamos relaxar? Assista ao vídeo: FGV – As competências e habilidades necessárias para o gestor. Nesse vídeo, Marcelo Sili Reis professor do curso de gestão estratégica - FGV fala sobre, as competências e habilidades necessárias para o Gestor. http://www.youtube.com/watch?v=k1wBT7f9pUw http://www.youtube.com/watch?v=k1wBT7f9pUw 12 MÓDULO - IV 1.4 HABILIDADES DO ADMINISTRADOR As habilidades são necessárias para um bom desempenho em qualquer tipo de atividade, em qualquer situação. a. Habilidades Técnicas: aquelas relacionadas ao desempenho de funções ou trabalhos especializados dentro da organização. Consistem no conhecimento, nos métodos técnicos e nos equipamentos para a realização de tarefas específicas. b. Habilidades Humanas: aquelas relacionadas ao tratamento com pessoas. Consistem na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreendo suas atitudes e motivações, exercendo a liderança. c. Habilidades Conceituais: aquelas relacionadas à capacidade de ver a organização de maneira total. Consistem na capacidade de compreender as complexidades da organização, de modo global, e promover o ajustamento do comportamento dos participantes da organização. 13 Vamos relaxar? Assista ao vídeo: Profissão – Administração, do Professor Ricardo Domengá. http://www.youtube.com/watch?v=6zuNAGSXZPs http://www.youtube.com/watch?v=6zuNAGSXZPs 14 MÓDULO - V 1.5 ATIVIDADES DO ADMINISTRADOR Dentre diversas atividades, cabem ao Administrador: a. Cuidar de uma organização ou de uma área funcional da organização, ou seja, uma área de atividade, como por exemplo: marketing, finanças, material, patrimônio, pessoas, produção, tecnologia, jurídica, etc. b. Cuidar dos processos da organização, entendendo-se processo como uma sequência de atividades que possuem começo, meio e fim e são atividades continuadas. c. Utilizar tecnologias. d. Lidar com pessoas. e. Servir aos clientes. f. Alcançar objetivos e metas. g. Formular estratégias e planos. h. Entregar resultados. Vamos relaxar? Assista ao vídeo: Gestor tem que saber como as coisas estão sendo feitas (publicado em 04/04/2014). Entrevista com Eduardo Carmello, diretor da Entheusiasmos, palestrante e consultor. Aqui ele explica as principais falhas dos gestores, que não acompanham as atividades dos subordinados, preferindo apenas orientar sem conferir se o que foi demandado está sendo realizado segundo as especificações. http://www.youtube.com/watch?v=B8xi-Fn1Rmw http://www.youtube.com/watch?v=B8xi-Fn1Rmw 15 MÓDULO - VI 1.6 PAPÉIS DO ADMINISTRADOR O trabalho dos administradores varia de acordo com o nível hierárquico, especialidade, tamanho da empresa, conjuntura econômica e outros fatores. Provavelmente, a personalidade e os valores do administrador influenciam a maneira como ele trabalha. O trabalho do administrador não vai além de planejar, organizar, dirigir e controlar. Estas funções doprocesso administrativo diluem-se e combinam-se com o desempenho dos papéis, especialmente com os que envolvem a administração de recursos e tomadas de decisões. Os papéis do administrador podem ser: interpessoais, informacionais e de decisão. Papéis Interpessoais: Três papéis interpessoais e às vezes rotineiros – os de figura de proa, líder e elemento de ligação – ajudam os administradores a manter suas organizações funcionando bem. SÍMBOLO (figura de proa). O administrador age como um símbolo e representante (relações publicas) da organização e realiza tarefas cerimoniais como chefe da unidade: saudando visitantes, comparecendo a casamentos de subordinados, levando clientes para almoçar. O papel de símbolo está presente em certo numero de tarefas. Nenhuma dessas tarefas entretanto, envolve significativamente o processamento de informações ou tomada de decisões. De modo mais importante, os administradores são símbolos que personificam tanto para os membros da sua organização quanto para observadores externos, os sucessos e os fracassos da organização. Frequentemente são considerados responsáveis por resultados sobre os quais têm pouco ou nenhum controle – daí as frequentes demissões de técnicos no esporte profissional. LÍDER. Como os administradores trabalham com e através de outras pessoas, são responsáveis tanto pelos atos dos subordinados quanto pelos próprios. De fato, o sucesso ou o fracasso dos subordinados é medida direta de seu próprio sucesso ou fracasso. Como os dirigentes contam com subordinados e outros recursos, devem 16 realizar mais do que os não dirigentes – isso significa claro, que se espera que eles realizem mais do que outros membros das organizações. LIGAÇÃO. Como os políticos, os administradores devem aprender a trabalhar com todas as pessoas de dentro ou de fora da organização, que possam ajudá-los a alcançar os objetivos organizacionais. Todos os administradores eficazes “fazem política”, no sentido de que desenvolvem redes de obrigações mútuas com outros administradores da organização. Também podem construir ou entrar para alianças e coalizões. Os administradores utilizam esses relacionamentos visando obter apoio para suas propostas ou decisões, e para obter cooperação na realização de várias atividades. Papéis Informacionais: Mintzberg sugere que receber e comunicar informações são os aspectos mais importantes no trabalho do dirigente. Os administradores precisam de informações para tomar decisões inteligentes, e outras pessoas na organização dependem de informações recebidas dos administradores ou transmitidas por eles. Mintzberg identificou três papéis informacionais: coletor, disseminador e porta-voz. COLETOR (monitor). Os dirigentes buscam constantemente informações úteis, tanto dentro como fora da organização. Eles fazem perguntas aos subordinados e coletam informações não solicitadas, geralmente através de sua rede de contatos. O papel de coletor frequentemente faz dos administradores os membros mais bem informados de seus grupos. DISSEMINADOR. Nesse papel, os dirigentes distribuem aos subordinados informações importantes. Parte dessa informação vem de reuniões de equipe e de memorandos, mas parte dela é baseada na análise e interpretação dos fatos feita pelo dirigente. Em ambos os casos é de responsabilidade do dirigente certificar-se que os subordinados recebam a informação de que necessitam para realizar seus deveres. Este papel informacional trabalha a informação externa para dentro da organização e da informação interna de um subordinado para outro. 17 PORTA-VOZ. Os dirigentes também transmitem informações para pessoas que estão fora de sua unidade de trabalho. Manter superiores bem informados é um aspecto importante deste papel. Como os diplomatas, os dirigentes também devem falar por unidade de trabalho dentro da organização ou representar toda a organização ao lidar com clientes, fornecedores ou representantes do governo. Enquanto a papel de disseminador está relacionado com a transmissão de fora para dentro, o papel de porta- voz, envolve o inverso – a transmissão de informação de dentro para o meio ambiente da organização. Papéis Decisórios: De acordo com Mintzberg, a informação é “o insumo básico para tomada de decisão pelos administradores”, os quais representam quatro papéis decisórios. Com toda a informação disponível, cabe aos Administradores estudarem-na e tomar decisões baseadas nelas. As decisões são de responsabilidade total dos Administradores, por isso é necessário cautela e preparo para tomá-las. Quatro são os papéis decisórios, Empreendedor, Solucionador de Problemas, Alocador de Recursos e Negociador. EMPREENDEDOR. Os dirigentes tentam melhorar suas unidades. Quando, por exemplo, têm ou tomam conhecimento de uma boa idéia, os administradores podem dar início a um projeto de desenvolvimento para torná-la realidade. Neste papel, eles iniciam o processo de mudança por vontade própria. SOLUCIONADOR DE PROBLEMAS (controlador de distúrbios). Nenhuma organização funciona bem o tempo inteiro. Praticamente não há limite para o número e o tipo de problemas que podem ocorrer, desde dificuldades financeiras até greves ou queda de lucros. Espera-se que os dirigentes surjam com soluções para os problemas difíceis e que as implementem – ainda que à custa de decisões impopulares. Para tomas essas decisões difíceis, os dirigentes devem ser capazes de pensar analítica e conceitualmente. O componente analítico envolve partir um problema em seus componentes básicos, analisando-os e chegando a uma solução viável. Ainda mais importante é a capacidade de pensar conceitualmente, o que significa ver toda a tarefa em termos abstratos e relacioná-la com outras tarefas. A capacidade de pensar nas 18 implicações mais amplas de uma decisão é essencial se o administrador pretende alcançar os objetivos tanto da unidade de trabalho quanto da organização como um todo. ALOCADOR DE RECURSOS (administrador de recursos). Todo dirigente enfrenta uma variedade de objetivos, problemas e necessidades da organização – e todos eles competem por seu tempo e seus recursos (tanto humanos quanto materiais). Como esses recursos são sempre limitados, cada dirigente deve alcançar um equilíbrio entre vários objetivos e necessidades. Muitos dirigentes e gerentes, por exemplo, organizam as tarefas diárias em ordem de prioridade, de modo que as coisas mais importantes sejam feitas imediatamente, e as menos importantes, possam ser deixadas para depois. NEGOCIADOR. Os dirigentes passam boa parte de seu tempo negociando porque apenas eles têm o conhecimento e a autoridade exigidos por este papel. Algumas dessas negociações envolvem organizações externas. Um presidente de empresa, por exemplo, pode ter de lidar com uma firma de consultoria; um chefe de produção pode negociar um contrato com um fornecedor. Os dirigentes também negociam dentro da organização. As pessoas que trabalham para uma mesma organização discordam frequentemente sobre objetivos ou sobre os modos mais eficazes de alcançá-los. Disputas não resolvidas podem baixar o moral e a produtividade, e até mesmo afastar empregados competentes. Por esse motivo, os dirigentes devem assumir o papel de mediador e negociar compromissos quando acontecem disputas. Resolver discussões requer habilidade e tato; negociadores desajeitados podem frustrar-se ao descobrir que apenas tornaram as coisas piores. O trabalho de Mintzberg chama a atenção para o ambiente incerto e turbulento que os administradores enfrentam no mundo real. A realidade é previsível e controlável apenas em parte. De acordo com Mintzberg, os dirigentes eficazes não têm tempo nem disposição para pensar em profundidade. Eles são, acima de tudo, realizadores, pessoas que enfrentam o cortejo dinâmico de desafios esurpresas da vida. A capacidade de conhecer o papel apropriado que deve representar em cada situação e a flexibilidade para trocar prontamente de papéis são características do dirigente eficaz. Veja o resumo: 19 Vamos relaxar? Assista e surpreenda-se com o vídeo: O Papel do Gestor. http://www.youtube.com/watch?v=an08eqtVAM8 http://www.youtube.com/watch?v=an08eqtVAM8 20 Bibliografia CAMPOS e ROSA (orgs.). Gestão, Realidade & Tendências: João Pessoa: Ideias, 2011 CHIAVENATO, Idalberto. Histórias da administração: entendendo a administração e sua poderosa influência no mundo moderno – São Paulo: Saraiva, 2009. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração: Sétima Edição, revista a atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. KANAANE, FIEL FILHO e GRAÇAS FERREIRA. Gestão Pública: planejamento, processos, sistemas de informação e pessoas – São Paulo, Atlas: 2010. SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da Administração / Reinaldo Oliveira da Silva. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2005. ADMINSTRADORES. O Verdadeiro Papel do Administrador. Disponível< http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/overdadeiro-papel- do-administrador/Acesso em 07 jul. 2014. http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/overdadeiro-papel-do-administrador/Acesso%20em%2007%20jul.%202014 http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/overdadeiro-papel-do-administrador/Acesso%20em%2007%20jul.%202014
Compartilhar