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Gestão do Tempo SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte ead.sestsenat.org.br CDU 005.962.11 26 p. :il. – (EaD) Curso on-line – Gestão do Tempo – Brasília: SEST/SENAT, 2016. 1. Tempo - administração. 2. Desempenho de tarefa - eficiência. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. 3 Sumário Apresentação 4 Unidade 1 | Gestão do Tempo 5 1 Uma Breve Introdução à Gestão do Tempo 6 2 O Tempo e Você 8 3 Tempo e Produtividade 10 4 Tempo de Trabalho e Tempo de Lazer ou Livre 12 5 A Mulher de Hoje 14 Atividades 17 Referências 18 Unidade 2 | Gestão do Tempo no Cotidiano 19 1 Como Fazer a Gestão do Tempo para Atingir Metas 20 Atividades 23 Referências 24 Gabarito 25 4 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) ao curso Gestão do Tempo! Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos, você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e ajudar na compreensão do conteúdo. O curso terá 12 horas e foi elaborado em duas unidades. Irá abordar a importância de gerir o tempo, com o objetivo de aproveitá-lo e com qualidade. Fique atento! Para concluir o curso, você precisa: a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas “Aulas Interativas”; b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; c) responder à “Avaliação de Reação”; e d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado. Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br. Bons estudos! Curso Carga Horária Unidade 1 | Gestão do Tempo 10 h Unidade 2 | Gestão do Tempo no Cotidiano 2 h 5 UNIDADE 1 | GESTÃO DO TEMPO 6 Unidade 1 | Gestão do Tempo 1 Uma Breve Introdução à Gestão do Tempo Gerir o tempo refere-se à administração do tempo de forma precisa e planejada, na sociedade moderna. Essa é uma tarefa complexa para o nosso cotidiano, em que 24 horas não parecem ser suficientes para uma agenda repleta de compromissos inadiáveis. Ou seja, é aprender a lidar com tantos afazeres e, ao mesmo tempo, desenvolver estratégias que não nos deixam ignorar os momentos prazerosos com a família e dedicados a nós mesmos. Administrar o tempo representa muito mais que aplicar técnicas milagrosas para dar conta de todas as tarefas cotidianas e também das inesperadas. Administrar o tempo implica em refletir sobre como conduzir sua vida, por exemplo, quais preferências têm dado às suas atividades de trabalho e de lazer. Para isso, é necessário definir suas metas de acordo com sua filosofia de vida e, a partir daí, assumir um novo modo de viver. h Defina bons e poucos objetivos por ano e, se sobrar tempo, vá acrescentando novas metas. Segundo o especialista em Gestão do Tempo, Christian Barbosa, Gestão do Tempo é uma metodologia que objetiva orientar as pessoas a organizar melhor as ações e os eventos que acontecem no tempo. Ele desenvolveu uma teoria sobre gestão do tempo fundamentada no conceito de Tríade do Tempo, no qual as tarefas se dividem em três esferas: 7 • Importantes: são possíveis de se realizar e eficazes. Exemplo: fazer um curso necessário para a sua área; fazer atividade física; realizar tarefas dentro do prazo; • Urgentes: sem prazo ou com prazo curto. Exemplo: O carro estragou e é preciso levá-lo ao mecânico; o filho adoeceu e tem que levá-lo ao médico; a empregada faltou e você tem que conseguir uma substituta ou trabalhar em casa; escrever um relatório de trabalho com prazo vencido. • Circunstanciais: que podem ser pertinentes, mas não são essenciais. Exemplo: Navegar sem objetivo na internet; conversar com a vizinha no portão; conversar com pais de colegas de seu filho na porta da escola; ler todos os e-mails antes de fazer uma triagem. De acordo com a teoria, não existem atividades urgentes e circunstanciais ao mesmo tempo. É preciso priorizar aquelas que são importantes para nós. Essa teoria ainda ressalta que devemos buscar alcançar nossas metas em função do nosso ideal de vida e, para conseguir atingi-las, necessitamos de tempo. Para tanto, devemos ser cautelosos e estabelecer objetivos que possam ser realizados. Usar seu tempo com sabedoria significa aproveitá-lo para o que é importante para você, reduzir suas urgências e evitar ao máximo gastá-lo com as circunstâncias. (BARBOSA, 2012) Urgente Feito com pressa. Na correria. Gera Estresse. Não tem tempo. Circunstancial Desperdício. Exagero. Desnecessário. Não gera resultados. Importante Gera resultados. Faz com prazer. Tem tempo. Urgente Importante Circunstancial 8 2 O Tempo e Você Como você lida com seu tempo? Ao ir dormir, você considera que realizou tudo que estava previsto para o dia? Anda estressado com a falta de tempo e a pressa para resolver tantos assuntos? Você tem tempo para você? Como vimos no tópico anterior, organizamos nosso tempo em função de prioridades que estabelecemos, ou seja, estamos sempre realizando atividades a partir de escolhas feitas, de forma consciente ou não. Inicialmente, é necessário que compreendamos que nós devemos ser a prioridade entre todas as coisas. Mas como? E nossos compromissos com o trabalho, os estudos, a casa, os filhos? Para que nossos compromissos mais importantes sejam realizados, devemos primeiramente ter o foco sobre o eu. Com isso, sempre haverá tempo para os outros. O tempo não espera e não para. O ontem já se tornou história. O amanhã ainda não existe e o hoje é um presente! O especialista em Gestão do Tempo, Christian Barbosa, diz: “O que precisa ser entendido é que sua vida pessoal depende diretamente da forma como você organiza seu tempo profissional, ou seja, se você não se planejar adequadamente no trabalho, vai ter menos tempo para viver sua vida pessoal!”. Ele apresenta estratégias para você realizar atividades que são fundamentais na otimização do tempo. 9 Baseando-nos nessas estratégias, sugerimos algumas dicas para você buscar a qualificação do uso do seu tempo: I. Balanceie seu tempo: Reflita sobre a forma como vem utilizando seu tempo. Identifique as tarefas urgentes, importantes ou circunstanciais. Tente priorizar as importantes e eliminar as demais. II. Planeje: Ganhe tempo planejando sua semana com, no mínimo, três dias de antecedência. Preveja as urgências e pense em formas de evitá-las. III. Centralize suas informações: Defina um instrumento que possa lhe auxiliar na transferência do que se passa em sua cabeça para o papel ou algum meio eletrônico, ou seja, use uma agenda, um computador ou qualquer ferramenta que lhe seja acessível e de fácil manuseio, mas que seja confiável. IV. Delimite seu tempo de trabalho: Evite fazer horas extras. Tente realizar todas as suas tarefas do dia em seu horário oficial de trabalho, como se todos os portões da empresa se fechassem ao final do turno. V. Descubra atividades prazerosas: Inclua em seu planejamento semanal compromissos consigo mesmo, aqueles que lhe proporcionam momentos de relaxamento e alegria, e que recarreguem as energias. VI. Organize-se: Não perca seu tempo procurando objetos em armários e gavetas ou informações em computadores ou papeis desorganizados. VII. Programe seu dia: Todos os dias você deve conferir as tarefas planejadas e verificar se há tempo e disponibilidade para cumpri-las. 10 h Enfim, o seu tempo só depende da forma como é planejado e organizado. Para que você melhore sua qualidade de vida é fundamental: • Ter coerência e equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional • Ter tempo para planejar • Ter tempo para a família • Ter tempo para cuidar da saúde• Ter tempo para o lazer • Evitar estresse e Tempo é vida e a forma como você irá preenchê-la refletirá diretamente na qualidade da sua vida. 3 Tempo e Produtividade Para tratar da questão da produtividade em relação ao tempo, faz-se necessário discutir outro tema bastante atual, também relacionado à produtividade, a gestão do conhecimento. Podemos compreender a gestão do conhecimento como o trabalho de gerenciar documentos e outros veículos de informação e de conhecimento, com o objetivo de torná- lo acessível de acordo com as necessidades da pessoa ou da empresa. A acessibilidade da informação é capaz de torná-la ainda mais valiosa. 11 A partir do entendimento do que seja gestão do conhecimento, podemos ter clareza de sua relação direta com a produtividade e com a gestão do tempo. Entende-se que consideraremos, neste caso, tanto a produtividade da empresa, como também sua produtividade pessoal. Gerenciar seu conhecimento na vida pessoal e na equipe é cada vez mais importante e essencial para a produtividade acontecer. A tecnologia pode ajudar muito, mas sem organização, pode causar ainda mais perda de tempo. (BARBOSA, 2012) Utilizando-se da gestão do conhecimento e tendo por objetivo o aumento de produtividade, veja algumas técnicas para a gestão de nosso tempo que podem auxiliar na nossa vida pessoal e profissional: • Faça a internet ser útil: Faça desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais frequentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável. • Faça uma dieta de informações: Você não precisa ler todas as revistas semanais, de negócio, de tecnologia, etc. Escolha suas revistas prediletas de cada área e cancele a leitura das outras. Reduzir a quantidade de informações reduz a ansiedade também. Tecnologia Processos Gestão do conhecimento PessoasColaboração 12 • Caderno, agenda de papel ou eletrônica: Escolha um único lugar e centralize suas anotações. Você não imagina o tempo que perde procurando informações diariamente. • Crie uma hierarquia padronizada: Criar um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc. Isso economiza tempo. Seria interessante criar um mapa que classifica as informações, documentos, arquivos e que pode ser aplicado em todos os ambientes que precisam ser organizados. c A taxonomia pessoal é uma técnica criada por Barbosa (2012), que pode economizar tempo, por meio da hierarquia padronizada. Esse conceito está no livro “Tríade do Tempo” de Christian Barbosa, de 2012. 4 Tempo de Trabalho e Tempo de Lazer ou Livre Sabe-se que tempo é sinônimo de trabalho, pois ele é essencial para nossa sobrevivência. Ele satisfaz nossas necessidades básicas e sociais. No tempo em que não estamos trabalhando, devemos nos dedicar às atividades de lazer e descanso que proporcionam uma recarga de energia para termos condições de retorno ao trabalho. Com base no exposto, tempo de trabalho é o tempo de produção. Como o trabalho é vital para humanidade, o tempo de trabalho acaba por determinar o tempo na vida de todos nós. Em contraposição a essa realidade, o sociólogo italiano Domenico De Masi defende que, no mundo do trabalho de hoje, o homem não necessita “se matar” oito horas por dia dentro de um escritório. Segundo ele, a tecnologia é fundamental para nos libertar e para que aproveitemos melhor nosso tempo livre. Nesse sentido, pode-se reduzir a jornada de trabalho e se trabalhar mais a distância. 13 e Para o sociólogo, com a flexibilização dos horários de trabalho “as empresas seriam mais criativas, mais produtivas e reduziriam as despesas. Os trabalhadores teriam mais tempo para a vida pessoal, revitalizariam seus relacionamentos com a família, com o bairro, com a cultura, alimentariam a própria criatividade” (DE MASI, 2000, p. 177). No seu entendimento, o tempo livre deve ser confundido com o tempo de trabalho? Como? O trabalho deve ser divertido, assim como o tempo livre deve ser criativo? Mas o que significa tempo livre? Para De Masi (2000), tempo livre é aquele destinado ao ócio, ao tempo em que nos dedicamos à reflexão, em que podemos estar livres para criar. Isso é o que ele denomina de “ócio criativo”. Este deve ser alcançado por meio da paz de espírito (sem estresse), sem qualquer preocupação com a corrida do tempo, com o futuro, e no percalço da realização pessoal. “A plenitude da atividade humana é alcançada somente quando nela coincidem, se acumulam, se exaltam e se mesclam o trabalho, o estudo e o jogo; isto é, quando nós trabalhamos, aprendemos e nos divertimos tudo ao mesmo tempo. (…) É o que eu chamo de ‘ócio criativo’, uma situação que, segundo eu, se tornará cada vez mais difundida no futuro.” (DE MASI, 2000, p. 148). Com isso, podemos concluir que a economia, o aproveitamento que fazemos do nosso tempo de trabalho e do tempo livre, podem ser mais uma estratégia de gestão do tempo. É mais uma forma de direcionar nossos caminhos para a melhoria de qualidade de nossas vidas. Trabalho Ócio criativo Estudo Tempo livro 14 O ócio não significa ficar sem fazer nada. É o aproveitamento do tempo livre para criar, refletir, inovar. É a manutenção da qualidade de vida. (BARBOSA, 2012) h • Que tal trabalhar em casa? Se houver possibilidade, trabalhe mais em casa. • Invista em tecnologias que te proporcionem mais tempo livre. Assim, você vai ter mais tempo para a sua família e lazer. • Seja criativo, o mundo de hoje valoriza inovações em qualquer área: do artesanato ao trabalho do executivo. Entre os romanos, o trabalho para sustento era identificado à palavra negócio, literalmente, negação do ócio. O ócio significava, para os antigos, a forma nobre e digna de ocupar o tempo livre com lazer, a arte do governo e a reflexão. Enquanto isso, as atividades relacionadas diretamente com a sobrevivência material ficavam a cargo dos escravos, cujas funções eram consideradas desprezíveis. 5 A Mulher de Hoje A mulher de nosso tempo é aquela que gerencia atividades múltiplas. Ela coordena ou executa tarefas de casa, trabalha fora em horário integral ou parcial, gerencia a educação familiar e escolar de seus filhos, administra seu casamento e ainda tem que se manter atualizada frequentando cursos à noite ou em finais de semana. Ufa! Quantas frentes de trabalho para apenas uma pessoa! Como realizar a gestão do tempo com tantos afazeres vindos de diferentes demandas? 15 Como evitar o estresse tendo que cumprir diversos papéis? Será que a mulher tem tempo para ela mesma? O papel do homem e da família é fundamental para a gestão do tempo feminino. É por isso que os homens devem ter mais atenção, dividir com elas as tarefas da casa, levar os filhos para a escola. Ela é uma só para tantas funções. De acordo com o consultor Christian Barbosa (2012), as mulheres usam o tempo de forma diferenciada dos homens. Elas têm mais urgências no seu cotidiano do que os homens. Dessa forma, elas devem utilizar estratégias diferentes das masculinas. É possível afirmar que não é fácil ser mulher nos dias atuais. Entretanto, esse especialista elaborou algumas estratégias que poderão auxiliar as mulheres que enfrentam esse excesso de funções no cotidiano. Assim, elas poderão melhorar significativamente a sua gestão de tempo. Vale ressaltar que essas dicas servem para qualquer pessoa e não exclusivamente para as mulheres: • Entenda suas urgências para evitá-las: Como as mulheres têm mais urgências diárias, é preciso que aprendam a diminuí-las. Entenda por que as urgências aconteceram e o que poderia ter sido feito nessas situações. Assim, você poderá evitá-las, caso aconteçam novamente. Aprenda com essas experiências e evite problemas futuros. Isso reduzirá o tempo apagando incêndios. • Delegue tarefas aosseus familiares: Existem pessoas que moram com você e que também são responsáveis pela casa e seus problemas. Estipule regras e responsabilidades claras. Quando algo acontecer, não se sinta culpada por tudo. Delegue as tarefas domésticas para as outras pessoas também. • Decida sua roupa na noite anterior: Manhãs são um período de baixa produtividade para muitas mulheres. Se esse for seu caso, deixe toda sua roupa do dia seguinte separada, passada e arrumada na noite anterior. Isso irá poupar um bom tempo da sua manhã. Você também pode economizar seu tempo deixando prontos o café da manhã, a pasta, os documentos, etc. • Transforme seus filhos (ou familiares) em aliados da produtividade: Organize antecipadamente as tarefas da semana com as crianças. Imprima um quadro com todos os itens que devem ser feitos no dia a dia e estimule seus filhos a riscarem 16 as ações concluídas. Isso acabará se transformando em uma brincadeira divertida e ao mesmo tempo, ajudará os pequenos a criarem hábitos de organização e mais tempo para você! • Organize seus acessórios: Compre uma caixa com divisórias para seus assessórios. Coloque em cada divisão um item específico: anéis, brincos, colares, pulseiras, etc. Faça o mesmo procedimento com a maquiagem. Na hora de se arrumar, a organização vai facilitar a localização dos itens e economizar algum tempo. Além disso, ensine seus filhos a serem organizados desde pequenos. Quais os efeitos dessa organização? Organizando os brinquedos por categoria e guardando-os em recipientes transparentes, as crianças saberão onde eles estão, evitando que esparramem tudo no chão. Assim, as crianças aprendem a guardar seus brinquedos de maneira muito mais rápida, as mães ganham tempo para outras atividades, que não ajudar as crianças a procurar brinquedos ou a arrumar as bagunças espalhadas pela casa. Os efeitos para a vida adulta são impressionantes. As crianças se transformam em adultos organizados, seguros e produtivos. Eles se tornarão pessoas capazes de manter as gavetas, armários e arquivos em ordem e, consequentemente, ocupam-se de atividades mais importantes e não costumam se surpreender com urgências. g Confira o texto “Trabalho doméstico ainda é tarefa feminina” e veja exemplos de famílias que contam como conseguiram vencer desafios e avançar na divisão de tarefas de casa entre todos os seus moradores, contribuindo para a gestão comum do tempo e impactando diretamente na melhoria da vida de todos. https://www.brasildefato.com.br/node/12241/ 17 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Sobre as três esferas: Urgente, Importante e Circunstancial, pode-se afirmar que as esferas urgentes são aquelas sem prazo ou com prazo curto. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. O papel do homem e da família é fundamental para a gestão do tempo feminino. Por isso os homens devem ter mais atenção e dividir com elas todas as tarefas. Uma das formas disso acontecer é estipular regras e responsabilidades claras e delegar as tarefas domésticas para as outros moradores da casa também. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 18 Referências BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante: 2012. DE MASI, Domenico. O ócio criativo. Rio de Janeiro: Sextante, 2000. 19 UNIDADE 2 | GESTÃO DO TEMPO NO COTIDIANO 20 Unidade 2 | Gestão do Tempo no Cotidiano 1 Como Fazer a Gestão do Tempo para Atingir Metas Realizar a gestão do tempo no nosso dia a dia pode ser o maior de todos os desafios. Significa aplicar toda a teoria e estratégias aprendidas em nossa vida cotidiana, ou seja, organizar o tempo em casa, no trabalho, o tempo livre, o tempo de lazer, de estudo, etc. Mas como fazer isso? Como foi exposto anteriormente, realizamos a gestão do nosso tempo a partir de escolhas e de prioridades. Essas escolhas devem ser fundamentadas nos nossos sonhos, afinal de contas, é para isso que vivemos e fazemos uso do tempo: para sonhar e realizar. Portanto, para atingir nossas metas, devemos fazer a gestão do tempo em todas as nossas atividades. Vamos tentar sistematizar algumas dicas de como fazer isso: • Saiba como você usa seu tempo: Por uma semana, anotar todas as suas ações e compromissos durante o dia todo, para saber como está lidando com o que é realmente importante. • Analise seu tempo: Recolha todas as informações e reflita sobre elas. Verifique se você está dando prioridade para as urgentes ou para as mais importantes. Exemplo: Veja se teve tempo para brincar com seus filhos ou para cuidar um pouco mais de você. 21 • Guarde o imprescindível: Classifique as correspondências, os e-mails e os documentos que recebe por prioridade. Não leia, nem guarde tudo o que recebe. Organize o que lhe interessa e descarte tudo o que não lhe interessa. • Seja objetivo: Ao participar de qualquer reunião, seja objetivo. Não se aprofunde em assuntos ou problemas de difícil solução no momento. • Final de semana: Não gaste todo o tempo somente com atividades como dormir, festas, clubes ou jogos esportivos. Reserve tempo para a família, para outras formas de lazer, para leituras agradáveis e, principalmente, para o planejamento da semana. • Não fique muito tempo conversando no telefone, seja objetivo. • Durante o dia, leia somente as mensagens que lhe interessam. Deixe as menos importantes para o final de semana. • Não fique conversando por muito tempo com vizinhos ou com pais na frente da escola; • Evite reuniões não programadas. • Não fique passeando pelos corredores do supermercado. Faça uma lista de compras e seja fiel a ela. • Não gaste seu tempo pensando no cardápio para o almoço todos os dias. Elabore um menu para a semana toda. g Conheça uma técnica poderosa para atingir objetivos, utilize a Meta SMART, uma ferramenta útil para trazer a estruturação de seus planejamentos. Confira através do link a seguir! http://viverdeblog.com/meta-smart/#meta-smart-o-que-e 22 Concluindo Apesar de o cotidiano da vida moderna proporcionar elementos que contribuem para o estresse, precisamos encontrar maneiras de buscar o caminho inverso. Temos que almejar realizar atividades equilibradas, a fim de que tenhamos mais qualidade de vida e maior tranquilidade para realizá- las. Devemos mudar o estilo de vida e eleger prioridades a partir de critérios claros e determinados. Imagine-se no seu último dia de vida, bem idoso, pensando em tudo o que fez durante sua passagem pela Terra. Em quais conclusões você gostaria de chegar? Que você aproveitou bastante a vida ou que não fez o que deveria ter feito e despendeu muito esforço com coisas sem importância? A conclusão que você irá chegar não será definida pelo acaso, mas sim pela forma que decidir empregar seu tempo hoje. 23 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Devemos realizar a gestão do tempo em toda as nossas atividades, para isso, uma das dicas é guardar apenas o imprescindível, descartando aquilo que não lhe interessa. Outra dica é utilizar parte do tempo do final de semana também com o planejamento da próxima semana. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Entre as atividades improdutivas que devemos evitar estão, entre outras, não gastar tempo passeando entre os corredores do supermercado e evitar reuniões não programadas. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 24 Referências BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante: 2012. DE MASI, Domenico. O ócio criativo. Rio de Janeiro: Sextante, 2000. 25 Gabarito Questao 1 Questão 2 Unidade 1 V V Unidade 2 V V
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