TAP - Termo de Abertura de Projeto - EDUARDO MENYKS

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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Identificação do Projeto
	Projeto
Fiscalização de redes (baixa e média tensão, levantamento de ativos e viabilidade técnica de uso mútuo)
	Unidade Demandante
EMFS LTDA.
	Gestor do Projeto
Eduardo Menyks Duarte Marinho
	Patrocinador
Wesley Andrade Pinheiro - Diretor Financeiro
VÍDEO: Elaboração do Fluxo de Processos do PMBOK® Guide 6ª Edição (Ricardo Vargas)
https://www.youtube.com/watch?v=rvDnS_wWwJs
1. Justificativa
A Concessionária de energia do estado do Tocantins, Energisa, está aceitando tomada de preços para a prestação de serviços em logística de informações. A possibilidade do projeto consiste na fiscalização de obras de redes de baixa e média tensão executadas por empresas terceirizadas. O referente projeto tem o objetivo de verificar se as mesmas foram executadas dentro dos padrões normativos estabelecidos pelo contratante, para fins de pagamento das prestadoras de serviços e liberação para incorporação a rede. Tal seguimento é de fundamental importância para a receita da empresa, pois as empresas parceiras só poderão receber pelos serviços prestados após o processo de fiscalização e constatação por meio de laudo técnico a compatibilidade do que foi construído com o que foi aprovado mediante projetos aprovados. O não cumprimento deste serviço impacta diretamente ao atendimento de novos consumidores da rede elétrica em todo o estado.
Mediante a experiência de projetos anteriores e nossa capacidade de aperfeiçoamento voltada as aplicações dos recursos tecnológicos, esse se torna um projeto viável e benéfico, onde o trabalho consistirá em levantamento de pontos geográficos, registro fotográficos, elaboração de laudos técnicos e em algumas ocasiões, elaboração de projetos (caso solicitado pelo contratante). 
2. Objetivo do Projeto
2.1 Objetivos Gerais
Desenvolver o processo de fiscalização, levando em consideração três etapas: Fiscalização de campo, Análise de dados e coletas e produto final. Elaborar um método de recebimento e controle, tanto logístico quanto aos prazos para entregas que serão definidas no contrato. Afim de atender, de forma hábil e clara, as necessidades do cliente durante o período de vigência do contrato, registrando todo o fluxo de informações conforme a necessidade do mesmo de forma transparente, concisa e compreensiva. Criar indicadores de desempenho técnico e financeiro para mensurar as aplicações e viabilidades logísticas no decorrer do projeto e também para contribuir nas tomadas de decisões dos Financiadores e Gestores quanto ao escopo atuante no período do contrato. 
2.2 Objetivos Específicos
· Elaborar cronograma de físico financeiro – Controlar recebimento das obras recebidas para fiscalização no e-mail principal e entrega do produto final levando em consideração os indicadores dos prazos e cobranças definidas no contrato. Tal elemento também tem a finalidade de gerar indicadores financeiros e de qualidade técnica;
· Compor o processo de fiscalização, especificando o método de coleta e tecnologias envolvidas, repasse das informações coletadas em campo de forma rápida e segura;
· Criar o processo de Análise com base nas normas técnicas impostas pelo contratante, criação de um RFO modelo (Relatório de Fiscalização de Obras) que deve ser aprovado pelo cliente; definir os itens que farão parte do produto final de acordo com as necessidades do cliente;
· Definir um BFF (Boletim Físico Financeiro) – Gerenciar de forma transparente todos os recursos financeiros aplicados no projeto, variando desde registros de entrada e saída de recursos e equipamentos;
· Trabalhar no aperfeiçoamento de todas as etapas anteriores para um melhor desempenho no projeto. 
3. Alinhamento Estratégico
· Coletas de campo: Será executado de forma diferenciada dos projetos anteriores, onde não será utilizado câmera fotográficas, GPS convencionais e Notebooks, e sim será implementado um aplicativo em um dispositivo móvel que conseguirá separar automaticamente as fotos por pontos geográficos e enviados diretamente para um drive na nuvem facilitando a transição dessas informações de campo para o escritório;
· O Cadastro das obras será efetuado em uma planilha dinâmica - Cronograma;
· O controle financeiro será efetuado em uma planilha dinâmica – BFF;
· A localização das obras será efetuada em um mapa geral no Software Google Earth Pro, sendo atualizado conforme cadastro e finalização. Enviando as rotas para os técnicos de campo;
4. Partes Interessadas e Responsabilidades
· Gestor de Projeto (Contratante/STAKEHOLDER) – Fiscalizar o andamento do projeto e cumprimento do contratado, responsável por validar todos os dados de cobrança gerados pelo contratado junto aos Fiscais Técnicos;
· Fiscais Técnicos (Contratante/STAKEHOLDER) – Responsáveis pelo envio das obras para fiscalização, recebimento e tratativa do produto final, verificar os dados de cobranças gerados pelo contratado; 
· Financiadores e Gestor Financeiro (STAKEHOLDER) – Fornecer todos os recursos necessários para viabilizar o andamento do projeto;
· Recursos Humanos (RH) – Gerenciamento dos recursos Humanos do projeto, contratações, demissões e pagamentos;
· Engenharia e Segurança do Trabalho – Responsável pelo treinamento e fiscalização dos colaboradores com relação as normas de segurança impostas pelo contratante;
· Tecnologia da Informação (TI) – Função de desenvolver soluções tecnológicas e implementa-las para o bom andamento do projeto;
· Gestor de Projeto – Intermedia as relações entre os colaboradores e os demais setores da empresa; relatar e informar todos os indicadores necessários para os Financiadores e Gestor Financeiro quanto a aplicação de recursos no projeto, relatar e informar todos os indicadores necessários aos gestores de projetos do contratante; 
· Setor de Análise – Responsável pelo processo de análise dos dados coletados em campo, geração do produto final e arquivamento;
· Setor de Fiscalização – Coleta dos dados técnicos em campo e repasse das informações ao setor de análise;
· Administrativo – Auxiliar o Gestor de Projeto com questões de caráter burocrático;
5. Escopo
a) – Recebimento e Cadastro de Obras – Coletar as obras recebidas no e-mail principal e cadastrar todas as informações no Cronograma de fiscalização;
b) – Impressões e Rotas - Imprimir todas as obras para fiscalização, localizar e efetuar a viabilidade logística (combustível para translado, alimentação, hospedagem e etc.) para solicitação de recurso para envio das equipes para campo;
c) - Fiscalização em campo - Coleta de pontos geográficos, registros fotográficos e registros de não conformidade técnica, quando o colaborador identifica algo que foi executado fora dos padrões exigidos pelo contratante;
d) – Envio das coletas de campo para a equipe de análise, via nuvem;
e) – Análise - comparar projetos aprovados com o levantamento de campo, elaboração do RFO, geração do produto final e registro dos dados de cobrança;
f) – Gestor - Entrega do produto final e dados de cobrança.
6. Não-Escopo
a) – Fiscalização de obras sem registro pelo contratante (sem projeto aprovado, sem numeração de referência);
b) – Fiscalização de medição blindada;
c) – Cadastro;
7. Premissas
a) – Os veículos utilizados no projeto deverão ser alugados e segurados;
b) – O escritório deverá atender todas as normas de segurança e ergonomia;
c) – Os computadores deverão ser de alto desempenho para facilitar o andamento dos processos;
d) – Os colaboradores de campo e análise deverão ter qualificação técnica;
e) – Não haverá atrasos nos prazos das entregas das obras;
f) – Não haverá equívocos nos relatórios;
g) – Não faltará recursos para manter o andamento do projeto;
8. Restrições
a) – Alto custo dos equipamentos eletrônicos;
b) – Valores logísticos baixos;
c) – Prazos para entrega do produto final;
d) – Situações adversas (Clima; manutenção dos veículos e equipamentos);
9. Projetos Inter-relacionados
a) - Levantamento de ativos: Levantamento geográfico e fotográfico da toda rede elétrica existente e ativa;
b) - Viabilidadetécnica de uso mútuo: Análise de projeto e viabilidade técnica para implantação de uso mútuo (telefonia e fibra óptica);
c) - Iluminação Pública: Levantamento geográfico, fotográfico e quantitativo dos pontos de iluminação existente nos municípios para fins de cobrança e atualização no banco de dados. 
10. Riscos Iniciais
a) – Definição e implantação do escritório;
b) – Alvará de funcionamento;
c) – Definir parceiros locais (hotéis, restaurantes, postos de combustível, locação dos veículos e fornecedores de eletroeletrônicos);
d) – Mão de obra qualificada;
e) – Baixa demanda inicial de fiscalização dificultando o cumprimento do quadro de funcionários exigidos no contrato. 
11. Tempo Estimado
{Estimar o tempo necessário para a as etapas até conclusão do projeto. Um dos caminhos pode ser o Método do Caminho Crítico, ou ainda uma estimativa com o PERT}
12. Custo Estimado
{Estimar o custo necessário para a execução do projeto. Pode-se usar as e etapas do WBS (EAP) para estes custos}
13. Gerenciamento da Qualidade
Os procedimentos definidos deverão ser seguidos à risca, pois serão fundamentais para o bom andamento do projeto. Os fiscais de campo deverão ter um controle financeiro preciso e transparente com relação ao uso dos recursos disponibilizados para a logística. Quanto as questões técnicas os mesmos deverão comparar de forma minuciosas o que identificarem em campo com o projeto aprovado e as normas técnicas vigentes e anotarem tudo que for identificado.
 Os analistas técnicos deverão receber os arquivos coletados em campo e arquivar de forma organizada e de fácil acesso em um dispositivo de armazenamento móvel. Os relatórios deverão seguir o modelo de RFO estipulado, escritos dentro das normas da ABNT e tudo que for apontado como não conformidade terá que ser referenciado a norma. As fotos deverão ser separadas por pastas referente a cada ponto geográfico coletado. Deverão entregar o produto final dentro destes padrões e apresentar as informações para cobrança (Nº de unidades consumidoras coletadas, Postes fiscalizados, As Built e Deslocamento Total).
Cabe ao Gestor do projeto receber esse produto final da equipe de análise e gerar um pacote para entrega, onde será criado um protocolo de entrega constando todas as obras inseridas no pacote e as informações para a cobrança com os devidos valores por item e obras fiscalizadas, de forma transparente. 
14. Gerenciamento da Comunicação
A comunicação é fundamental para o andamento do projeto. As equipes de campo terão a necessidade de uma comunicação diária para atualizar os status das fiscalizações, se o andamento ocorrerá conforme planejado, se o recurso disponibilizado foi calculado corretamente e atenderá a logística do trabalho, se houve alguma situação adversa. Já para os Financiadores serão relatados semanalmente toda a demanda para a semana seguinte, quantidade de recursos financeiros, como serão distribuídos os recursos humanos, se houve ou não ocorrências, caso ocorram, como será resolvido e o que é necessário para que isso ocorra. 
Quanto aos Contratantes, deverá sem informado, quando solicitado, as informações sobre o andamento das fiscalizações e prazos para entrega do produto final. Teremos total disponibilidade(via e-mail, telefone ou presencial) para sanar dúvidas e atender situações de fiscalizações emergenciais. 
15. Gerente do Projeto
	Nome
	Curso
	
	
16. Aprovação do Termo de Abertura
	Unidade Demandante
	Data
	Assinatura
	
	
	
	Unidades Envolvidas
	Data
	Assinatura
	
	
	
	Responsável
	Data
	Assinatura
	
	
	
Histórico de Registro
	Versão
	Data
	Autor
	Descrição
	1.0
	21/05/2020
	Eduardo Menyks Duarte Marinho
	Elaboração do documento
	
	
	 
	
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