A Importância do Briefing na Comunicação com o Cliente

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BRIEFING
Uma boa comunicação com o cliente é fundamental para conquistar excelentes resultados em suas estratégias de comunicação. Quando o relacionamento não acontece de forma saudável, muitas vezes o ciclo se fecha e nem você nem o cliente ficarão satisfeitos com o fim da parceria.
Para evitar que esse tipo de problema prejudique o resultado do trabalho é necessário ter um cuidado especial com o briefing - conceito muito comum na Publicidade.
O briefing tem como objetivo entender quais são as dificuldades que seu cliente está enfrentando naquele momento e o que ele pretende com os serviços que a sua empresa tem para oferecê-lo.
Quando produzido corretamente, o briefing diminui a quantidade de retrabalho, afinal, você terá mais conhecimento sobre o produto que o cliente desenvolve.
O que é um briefing?
Você, provavelmente, já assistiu um filme de guerra ou policial. Em produções que possuem esse estilo, é muito comum ver um líder indicando em um mapa quais são as ações que os seus soldados precisam executar para impedir uma invasão.
O mapa utilizado pelo líder é um briefing. Ele contém informações objetivas para que a sua tropa adote a melhor estratégia naquele exato momento. Talvez, se o conteúdo não estivesse alinhado, tudo poderia ir por água abaixo.
Em um primeiro momento, esse exemplo pode parecer meio bobo, mas ajuda a entender o conceito.
Logo, o briefing permite que duas ou mais pessoas tenham acesso a informações que um interlocutor pretende transmitir com clareza e objetividade.
No mundo do marketing, um briefing contém todos os dados que o cliente fornece a uma agência para que ela desenvolva um bom trabalho de acordo com as suas expectativas.
Briefing é o documento que registra os dados necessários para a criação de um projeto. Esse documento destaca informações como objetivo, orçamento, prazo e público e é amplamente usado na publicidade, administração e design.
Um bom briefing deve conter as seguintes informações:
· Detalhes sobre o produto do cliente;
· Como está o panorama atual onde o cliente atua;
· Como é o perfil do seu consumidor;
· Quais são os objetivos da empresa;
· Quais são os objetivos do cliente.
Para que o briefing tenha valor, ele não pode ser muito extenso. Ou seja: organize somente os pontos mais relevantes da empresa.
Por que um briefing é importante para a empresa?
Ter um briefing é tão importante como conhecer técnicas de vendas ou descobrir como atender os seus clientes nas redes sociais.
Ele traz uma série de vantagens para a sua empresa. Confira abaixo cada uma:
Organização
Como já destacamos acima, o briefing tem como objetivo agrupar as informações mais relevantes sobre a empresa do seu cliente. Sendo assim, ao escrever um texto ou produzir uma peça publicitária, você terá acesso a esses dados com mais facilidade, pois, o conteúdo é separado em blocos.
Para que o briefing se torne um grande aliado em sua estratégia, deixe as informações claras. Caso contrário, quem tiver acesso aos documentos, entrará em um labirinto e será impossível entender quais são os pontos que merecem mais atenção.
Inspiração
· Quando a sua equipe não conhece a história do seu cliente e o que ele pretende com a sua empresa, geralmente, a produção ficará estagnada.
· Produzir somente para apresentar um trabalho ao cliente é um erro que você jamais pode cometer.
· Não tente desenvolver um conteúdo buscando a aprovação do cliente “na sorte”.
As informações transmitidas pelo cliente são as melhores fontes para que você busque inspiração para executar o seu trabalho e criar os melhores planejamentos em comunicação.
Planejamento
Um briefing não ajuda somente a entender o trabalho de um cliente, mas também facilita que a sua agência siga um planejamento. Com um processo bem definido, a chance de o projeto sair do foco ou ter ruídos de comunicação que prejudiquem o trabalho diminui.
Para que você conquiste esses benefícios, não pode desenvolver um briefing de qualquer maneira. É necessário ter atenção para alguns detalhes que são determinantes para o sucesso do documento.
Quais são os itens básicos de um briefing? Objetivos do projeto
Certamente esta é uma das partes mais importantes de um briefing. Nela, você descobrirá o que o cliente pretende com os serviços da sua empresa. É fazer um blog? Gerar leads para o seu negócio? Ter uma nova identidade visual? Incentive o cliente a entender os seus objetivos em relação ao investimento que ele pretende fazer. Dessa forma, será possível criar bons materiais para ele e também para a sua persona.
Orçamento
Mesmo que a situação fique sem graça, não hesite em perguntar qual é o orçamento disponível do cliente para executar o projeto com a sua agência. A maioria não gosta desse assunto, pois acredita que isso influenciará no valor do projeto. No entanto, pensar dessa forma é um erro.
Ao conhecer o orçamento do projeto, você poderá oferecer um serviço de acordo com o capital que ele pretende aplicar em sua empresa. A ideia não é desenvolver um bom trabalho de acordo com o valor que o cliente pretende investir, mas sim ajustar o projeto ao orçamento sem perder a qualidade do serviço.
Prazos
Durante a produção do briefing, não se esqueça de inserir o prazo que será necessário para finalizar o projeto.
Muitos clientes não tem ideia do tempo necessário para criar um blog ou fazer uma campanha de leads. Acredite! Muitos acham, inclusive, que esse tipo de trabalho pode ser realizado da noite para o dia. Portanto, ter atenção a esse dado é muito importante.
Todavia, busque descobrir se os clientes possuem prazos mais urgentes como, por exemplo, a produção de uma peça gráfica para um evento. Esse tipo de detalhe é crucial para você avaliar se está preparado ou não para cumprir a tarefa.
Se o tempo não permite desenvolver o produto solicitado, informe ao cliente. A transparência ajuda a conquistar novos trabalhos futuramente.
Público-alvo
Para que o seu cliente fique satisfeito com o trabalho executado pela sua equipe de marketing, pergunte qual é o público-alvo da empresa que ele possui.
Um blog para homens apaixonados por motos será diferente do que para mulheres que gostam de dirigir sobre duas rodas.
Pergunte também a qual grupo pertence o seu público alvo: classe A, B, C ou D; a idade dos seus clientes e como é o seu comportamento durante o processo de compra.
Cada empresa possui um público com características diferentes e específicas e, por isso, essas informações não podem ser esquecidas.
Geralmente, algumas empresas não conhecem o seu público alvo. Se esse for o seu caso, pergunte quem seria o consumidor ideal, ou seja, quem costuma frequentar a sua empresa.
Com essas informações, ficará mais fácil, inclusive, definir quem é a persona do negócio.
Escopo do projeto
Muitas vezes é fácil definir um escopo de um projeto.
Se um cliente deseja, por exemplo, educar o seu público em relação ao produto que ele vende, ele precisará de um blog como solução para o seu problema. Mas se a ideia não for tão simples como, por exemplo, alterar a logo do blog de motos você vai precisar ter informações mais detalhadas do projeto.
Neste caso, quanto mais informações você tiver, melhor para criar a sua peça gráfica.
Portfólio
Verifique se o cliente possui materiais como logo, panfleto, flyer e fotos de produtos. Se a resposta for sim, analise esse conteúdo para entender melhor o que a empresa procura. Se o cliente não tem um bom portfólio, ofereça esses serviços ou indique alguém.
Esses materiais são importantes tanto para você como para o seu cliente, pois lhe ajuda a produzir um produto com mais qualidade.
Estilos
Qual é o estilo que o seu cliente pretende adotar: clean ou moderno? Os clientes têm gostos diferentes. Devido
a esse fator, essa informação é muito importante, ainda mais, quando nem os clientes sabem qual imagem deseja transmitir sobre a sua empresa.
Nesses casos, peça exemplos de produções que o cliente gosta antes de desenvolver o conteúdo, pois ajuda a evitar refação.
Objeções
No briefing do cliente é importante incluir também o queele não gosta. Lembre-se: cada caso é um caso.
O dono de um e-commerce, por exemplo, pode não gostar das cores verdes em seu blog. Já o diretor de uma instituição de ensino pode não querer associar à marca a cor cinza.
Ter essas informações em mente ajuda a evitar problemas, pois você terá certeza que está produzindo um conteúdo que os clientes não vão reprovar.
Como elaborar um bom briefing?
Para desenvolver um briefing do seu cliente, lembre-se que o conteúdo não deve ter muitas informações. Busque incluir somente aqueles dados que você acredita que irá impactar de alguma forma na estratégia.
1. Escolha as pessoas certas
Quem da empresa está apto a divulgar as informações sobre os produtos, mercado de atuação e sobre os clientes? O Gerente? O próprio dono da empresa? O chefe de vendas?
Busque quem tem o poder de transmitir informações valiosas, pois elas ajudam a entender o posicionamento atual da empresa e quais são os caminhos que você precisa seguir para acertar no plano de ação.
Dentre as informações, investigue os seguintes conteúdos:
· Pesquisa de mercado
· Faturamento anual;
· Número de funcionários
· Métricas da empresa nas redes sociais;
· Tíquete médio.
2. Organize as reuniões
Para que o briefing fique completo, organize reuniões com o responsável pela empresa. Assim como esse documento, elas devem ser curtas e produtivas. O responsável pelo encontro deve controlar o tempo e estipular um limite para o entrevistado responder cada pergunta do briefing.
3. Adeque a estrutura da empresa
A simplicidade é característica inerente ao briefing. Sempre que possível, você deve usá-la. No entanto, se você investir em métodos mais complexos, poderá reduzir tempo e dinheiro no futuro, pense nisso!
4. Centralize as informações
Engana-se quem pensa que um bom briefing é recheado de muitas informações e papéis. Pelo contrário, busque reduzir os dados para que você encontre o conteúdo quando precisar.
5. “Escrever é a arte de cortar palavras”
Portanto, revise o seu material para eliminar informações desnecessárias.
6. Seja simples
Um erro que você não pode cometer ao produzir um briefing é inserir muitos termos técnicos. Quando isso acontece, a criatividade é prejudicada e o texto fica muito cansativo. Se você estiver em uma situação onde não há como fugir do termo técnico, não há problemas. Explique-o em um espaço que seja visível para o leitor. A regra aqui é não exagerar!