Projeto 5S_v2

Prévia do material em texto

Índice
Objetivos gerais:	3
Objetivos específicos:	3
Origem e princípios:	3
Como tornar o 5S’s eficaz	5
Os 5 Sensos	7
Como aplicar os 5 Ss:	8
O primeiro S - Senso de Utilização	8
Como começar: O que é necessário?	8
Como manter a utilização?	9
Qual o resultado da aplicação do Senso de Utilização?	9
O segundo S - Senso de Organização	9
Como fazer:	10
Como manter a organização?	12
Qual o resultado da aplicação do Senso de Ordenação?	12
O terceiro Senso S – Senso de Limpeza	12
Como fazer:	13
Como manter a limpeza?	13
Qual o resultado da aplicação do Senso de Limpeza?	14
O quarto S – Senso de Higiene	14
Como fazer:	14
Qual o resultado da aplicação do Senso de Higiene?	16
O quinto S – Senso de Autodisciplina	16
Qual o resultado da aplicação do Senso de Autodisciplina?	16
Exercício para aferir o conhecimento adquirido	18
O Projeto 5S tem como objetivo principal melhorar o ambiente de trabalho, estimulando também os colaboradores a orgulharem-se do local onde trabalham, funcionando via pedagógica para o desenvolvimento das pessoas, promovendo mudanças de comportamento e atitude.
Objetivos gerais:
Preparar os intervenientes para:
· A aplicação dos 5 Sensos num setor da empresa;
· A importância da manutenção do projeto 5S na empresa.
Objetivos específicos:
· Melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores;
· Diminuir os desperdícios reduzindo os custos operacionais e melhorando a produtividade da empresa;
· Melhor aproveitamento de materiais e equipamentos;
· Uso eficiente do tempo.
Origem e princípios:
A técnica ou filosofia dos 5S´s surgiu no Japão na década de 50, na fase de reestruturação do pós-guerra e desenvolvimento acelerado da indústria. Começaram a ser desenvolvidos conceitos de qualidade aplicados a processos produtivos na necessidade de colocar em ordem a grande confusão, resultado da derrota do país para as forças aliadas. 
O seu principal objetivo é proporcionar qualidade no ambiente de trabalho, onde as pessoas possam trabalhar bem consigo próprias e com as demais pessoas. Essa filosofia já se encontra amplamente difundida mundialmente tendo dado origem a outras metodologias como o Housekeeping por exemplo.
Muitas empresas dão o primeiro passo para a Qualidade Total com a implementação da metodologia dos 5S's, realçando a importância de se ter um ambiente de trabalho limpo e bem organizado.
Sem a implementação dos 5s, é mais difícil poder diagnosticar os problemas da empresa. Sem a limpeza e organização, de nada valerão as outras programas propostos para melhorar as condições de trabalho e criar produtos e serviços diferenciados.
É cada vez maior a rapidez com que as tarefas devem ser executadas, sem perda de eficiência e eficácia. Para manter este ritmo, com precisão, organização, limpeza, autodisciplina e saúde, a implementação dos 5Ss orienta toda organização para a cultura e difusão desses valores essenciais. 
Os cinco sensos têm um papel fundamental na motivação para a qualidade, uma vez que os seus resultados são rápidos e visíveis. No entanto, a sua grande vantagem pode tornar-se uma desvantagem se o programa 5S for visto apenas como um meio para melhorar o aspeto visual do local de trabalho. Na verdade, a essência dos cinco sensos é outra: mudar atitudes e comportamentos. A sua prática contínua conduz, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, no final, numa maior disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são a médio ou longo prazo obter a satisfação de todos os colaboradores envolvidos no programa.
É importante lembrar ao se implementar os 5S que a simples tradução dos termos para o português perde muito de seu significado, já que o sistema de escrita japonesa é diferente do nosso. É devido a isso que se coloca a palavra senso antes de cada S: indica que o termo transcende a simples tradução. 
Os cinco sensos representam etapas simples, mas que podem trazer excelentes resultados na gestão das empresas, quando bem aplicados. Nunca descorando o envolvimento de todos, é um fator inicial de motivação. 
Sensibilizar os colaboradores e aplicar na prática o programa 5S é promover a melhoria do ambiente de trabalho. Para a sua implementação deverá ser constituída uma equipa multidisciplinar, sem nunca esquecer planear a manutenção deste processo. A manutenção pode ser feita pelo sistema de auditorias no ambiente de trabalho com periodicidade definida e realizada pela própria equipa de colaboradores. Este facto irá motivar o grupo/equipa e fará com que o projeto 5S se mantenha sempre ativo na empresa.
Como tornar o 5S’s eficaz 
Na prática das atividades por todos, com determinação e método, para atingir um ambiente (casa, local de trabalho ou mesmo cidade) agradável e seguro. 
Separar e classificar o Útil do Inútil, organizando o local de trabalho evitando desperdícios, eliminando o material sem utilidade e libertando espaços para se trabalhar mais à vontade, diminuindo também o risco de acidente.
· Prática por todos:
O envolvimento e comprometimento de todos é vital para o sucesso do programa. Nada menos que isso é aceitável. O líder - diretor ou gestor - tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A forma mais rápida de acabar com o programa é dizer: FAÇAM!
· Determinação:
Embora o entusiasmo com o programa seja rápido, rápido também é seu desânimo, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que exista determinação para fazer continuamente algo a que não estamos acostumados.
· Método:
Não se pode deixar passar o entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira. É necessário ter uma metodologia definida e planeada para sua implementação
Os 5 Sensos
O Projeto 5s é constituído por 5 Sensos e a denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras de origem japonesa:
1° S (Seiri): Significa Senso de Utilização das coisas
Separação dos materiais necessários dos desnecessários, ficando no seu local de trabalho apenas com os materiais necessários para as atividades de rotina/diárias;
2° S (Seiton): Significa Senso de Ordenação/Organização
Deve-se colocar tudo em ordem para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que necessita. Definição de um lugar para cada coisa e colocar cada coisa no seu lugar. No Japão, o nível de organização é considerado bom, quando um documento arquivado há mais de três anos é localizado em 30 segundos;
3° S (Seisoh): Significa Senso de Limpeza
Este senso ensina que mais importante do que limpar é não sujar. O ambiente de trabalho fica mais limpo e agradável, além de causar boa impressão aos clientes e evitar acidentes evitáveis. Manutenção do ambiente de trabalho limpo e todos os equipamentos e ferramentas nas melhores condições de uso;
4° S (Seiketsu): Significa Senso de Higiene
Não basta organizar e limpar o local de trabalho. Se isso é feito só uma única com certeza que não irá durar muito. É preciso manter os padrões alcançados. Manutenção das condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis ao bom desempenho profissional;
5° S (Shitsuke); Significa Senso de Autodisciplina
Com o tempo a aplicação dos sensos anteriores e a atitude que os motiva deverão ser um hábito, transformando a prática dos 5Ss num modo de vida, uma forma de estar. É a responsabilização dos colaboradores pela qualidade do seu trabalho procurando a melhoria contínua mas cumprindo sempre os procedimentos operacionais, os padrões éticos e as normas estabelecidas pela empresa.
Como aplicar os 5 Ss:
O primeiro S - Senso de Utilização
"A arte de retirar coisas inúteis que não têm uso"
É o passo inicial do programa 5S. Consiste basicamente em eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implementando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário.
Como começar: O que é necessário?
Necessário é aquilo que se está a utilizar, e ou, que se tem previsão de usar em breve (curto espaço de tempo). 
Olhando para cada objeto pergunte ou pergunte-se:
· Isto realmente é necessário?
· Estou a utilizar no momento?
· Se não, qual foi a últimavez que utilizei?
· Quando irei precisar disto? 
Estas perguntas ajudam determinar se um objeto é necessário ou não.
O fluxo abaixo apresenta de uma forma clara as perguntas que devemos responder, e as respetivas precauções a serem tomadas, nesta etapa:
Como manter a utilização?
O olhar crítico e objetivo no dia-a-dia deverá ser uma constante. Para qualquer objeto que se olhe - no trabalho, em casa, na rua, etc. perguntar: "isto é necessário?”.
O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar o procedimento até que se torne automático e a avaliação da utilização dos objetos para a ser frequente e rotineira.
Qual o resultado da aplicação do Senso de Utilização?
· Maior segurança;
· Facilidade de limpeza e manutenção;
· Melhor controlo de stock;
· Redução de custos;
· Disposição mental para a Qualidade.
O segundo S - Senso de Organização
"A arte de cada coisa em seu lugar para um uso imediato"
Após a Utilização, (na qual se descarta os objetos/ferramentas não necessários para o dia a dia) é necessário organizar o que sobra. A essa organização damos o nome de ordenação, que consiste em determinar um local adequado e identificado para cada item, que em caso de necessidade seja localizado prontamente sem perder tempo a procurar. Ordenação é, em suma, guardar objetos/ferramentas de forma a facilitar sua localização e uso.
Quando a localização de um item não é imediata, significa que a ordenação não foi bem efetuada.
Como fazer:
· Retirar tudo dos armários, gavetas e arquivos;
· Definir o local dos objetos;
· Atualizar dados, controlos e informações;
· Padronizar o nome dos objetos;
· Evitar colocar objetos em cima de arquivos e armários;
· Após o horário de expediente, não deixar nada fora do lugar;
· Na armazenagem manter o material pesado na base;
· Elaborar as regras de comum acordo com a equipa.
O pretendido é que sejam determinados os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se utilizam constantemente, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é evitar um grande esforço para os localizar e utilizar. 
Por exemplo, numa prateleira deve ficar na altura média: nem muito acima, onde se tenha que subir com recurso a apoios ou esticar-se, nem muito em baixo, onde se tenha que se baixar ou curvar-se para segura-los. Se em gavetas, na mais próxima, geralmente a de cima.
 Os itens de uso menos frequente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil (que seja necessário caminhar). Mas não muito. E, finalmente, os itens que utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menos atrapalhe.
No caso do escritório, o item utilizado constantemente deverá estar na gaveta da mesa, o utilizado menos vezes diariamente no armário do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Nunca esquecer: deixar sobre a mesa apenas o trabalho que estiver a ser executado naquele momento. Toda a área de trabalho deverá estar identificada. Armários devem ter portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas com os itens que deverão ser guardados nestes locais. As áreas de circulação de pessoas devem estar delimitadas bem como as áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são exemplos de boa ordenação.
O mesmo aplica-se a stocks de matérias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informações, por exemplo, de origem, destino (caso já esteja definido, data de validade, referência ou código de material e descrição.
É importante ainda haver um responsável, que pode ser rotativo, para garantir a ordenação nas áreas de uso comum (refeitórios, salas de espera, salas de reuniões). 
No caso dos arquivos, os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação, cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante é ter critério. 
Todos os documentos apenas devem integrar o arquivo existindo uma tabela de temporalidade onde conste o tempo que deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado ao mesmo ao findo esse mesmo período. 
Deve haver um tempo pré-definido para se fazer uma revisão ao arquivo, na qual os documentos vencidos serão descartados (remete aqui para o Senso de Utilização).
A Organização pessoal faz parte deste Senso?
A organização pessoal para além de fazer parte é a essência. Esta irá refletir-se na organização do ambiente, e no ambiente de trabalho, no dia-a-dia. É importante reservar um tempo ao início da manhã para planear o dia, anotar compromissos na agenda e consultá-la. Ao definir os compromissos e tarefas, deverão ser considerados prioritários e alvo 
de foco os mais importantes fazendo um de cada vez. Parece óbvio, mas o facto é que se gasta a maior parte do tempo a fazer coisas urgentes, e ao final do dia percebe-se que coisas importantes ficaram para trás e se passou o dia a apagar fogos.
Como manter a organização?
Mediante uma atitude disciplinada ao guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente após a utilização é possível manter a organização. Deverá ser solicitado esse comportamento aos colegas. Ser observador, não deixar escapar nenhuma disposição incorreta de materiais, fazer-se testes periódicos ao próprio e aos colegas, para aferir se a localização de itens é imediata.
Qual o resultado da aplicação do Senso de Ordenação?
· Melhor disposição de móveis e equipamentos;
· Maior segurança;
· Facilidade de limpeza e manutenção;
· Melhor controlo do stock;
· Redução de desperdícios, principalmente de tempo;
· Aproveitamento do espaço que sobrou para oportunidades.
O terceiro Senso S – Senso de Limpeza
"A arte de retirar o pó"
Após ter afastado o desnecessário do necessário, organizado em local definido e identificado, outro fator importante é a limpeza.
O senso de limpeza tem dois aspetos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, seja ele no trabalho, em casa etc. Este aspeto, quando se trata de indústrias ou serviços alimentares reveste-se 
de especial importância, uma vez que uma higiene insuficiente ou falta desta origina problemas de saúde. Outro aspeto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo.
 O terceiro senso objetiva isso mesmo: que o ambiente seja asseado, portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipa.
Como fazer:
Retirar qualquer tipo de pó ou sujidade dos pisos, paredes, tetos, janelas, prateleiras, armários, mesas, gavetas, cadeiras e locais usados diariamente.
Deixar as ferramentas e utensílios limpos após o uso.
Manter a limpeza constante na portaria, receção, caixas, refeitórios, wc, corredores e posto de trabalho.
Conservar as mesas, gavetas, armários e equipamentos limpos e em boas condições de utilização.
Observar a limpeza do armazém, dos equipamentos de emergência, dos equipamentos motorizados, das balanças, entre outros.
No que se refere à limpeza física, a recomendação é que se atue sobre as causas da sujidade, e não apenas na sujidade aparente.
No relacionamento com as pessoas, a regra que normalmente funciona é falar com as pessoas explicando, envolvendo, responsabilizando e não falar das pessoas.
Como manter a limpeza?
Disciplinar-se a cumprir e exigir dos outros (incluído as chefias e/ou clientes) sempre de uma forma educada que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo após o uso ou passagem. Se cada um fizer a sua parte, cuidar para não sujar e limpar quando acontecer, por certo o ambiente será bem melhor. 
Quanto ao relacionamento interpessoal devemos tomar a iniciar e colocar os colegas à vontade para dizer o que pensam sobre cada um. Deverá existir uma escuta ativa das críticas, encarando-as como uma oportunidade de melhorar. É saudável ouvir a opinião sobre nós de alguém que não seja nós mesmos. Após dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontosmenos fortes, então deverá haver oportunidade dizer o que outros podem melhorar. Não é fácil esta área, falarmos de nós e dos outros aceitando as críticas, mas quem disse que as melhorias são alcançadas sem esforço? 
Qual o resultado da aplicação do Senso de Limpeza?
· Ambiente agradável e saudável;
· Melhores resultados dos colaboradores e chefias;
· Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipa;
· Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas;
· Redução de desperdícios;
· Aumento do tempo de vida dos produtos e garantia da qualidade no cliente final.
O quarto S – Senso de Higiene
"A arte de manter em estado de limpeza"
Colocar em prática o Senso de Higiene significa criar condições de trabalho favoráveis à saúde física, mental e emocional de cada colaborador. Inclui o cumprimento dos procedimentos de segurança e a preocupação com a saúde no seu sentido mais vasto.
Como fazer:
No contexto dos 5s o “manter em estado de limpeza” abrange aspectos como as cores utilizadas no geral, as formas existentes, a quantidade e qualidade de iluminação, a existência de ventilação, a temperatura interior, o vestuário utilizado, a higiene pessoal e tudo o que causa uma impressão de limpeza. 
A padronização pretendida neste S é o resultado da manutenção dos primeiros Ss (utilização, ordenação e limpeza) de forma contínua. A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental. Por exemplo: Na pintura das paredes devem ser usados padrões de cores para cada setor e/ou área. 
Também a sinalização é bastante importante, devendo ser usadas placas padronizadas e de fácil visualização, com letras claras e grandes. No chão devem ser utilizadas marcações que sinalizem a passagem de peões e de máquinas, no caso da gestão de resíduos sinalizado onde deverão estar os recipientes e a sinalização do tipo de resíduo, as identificações das estantes serem uniformes e iguais de estante para estante, por exemplo. Se for estabelecido o que é correto, torna-se fácil para o colaborador saber o que está errado.
Exemplo: Perante uma placa de identificação na parede, do local de um equipamento, identifica-se visualmente o local e o equipamento. Deve 
verificar-se a existência de dois aspectos: facilidade para visualizar onde está, facilidade para devolver ao local correto. A partir deste ponto, se o colaborador usa o equipamento e não o devolver ao local é evidente que há uma irregularidade. Existindo padrões previamente estabelecidos qualquer irregularidade salientar-se-á das demais dentro do estabelecido e deverá ser imediatamente verificada a sua causa e corrigida.
Este senso abrange ainda aspectos como o cuidado com a higiene pessoal, com a farda e os equipamentos de protecção individuais.
No seu todo, o sendo da higiene procura criar o "O Estado de Limpeza". Não basta estar limpo, é necessário também parecer limpo e ter sempre presente a consciência de não sujar.
Assim sendo, deverá ser definido o padrão ideal para o ambiente de trabalho, procurando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho.
Deverá existir uma preocupação com o ambiente de trabalho aliviando o ambiente pesado que possa existir recorrendo sempre que possível a aquários, plantas (potenciam o relaxamento), salas dos funcionários, paisagens. No fundo tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente no local de trabalho e contribua para desacelerar as pessoas.
Qual o resultado da aplicação do Senso de Higiene?
· Aumento no senso de segurança;
· Melhoria na imagem dos funcionários;
· Aumento da satisfação pessoal;
· Melhoria da imagem da empresa perante os clientes;
· Colaboradores mais saudáveis;
· Prevenção de acidentes;
· Prevenção e controle do stress;
· Melhoria da qualidade de vida.
O quinto S – Senso de Autodisciplina
"A arte de fazer as coisas certas, naturalmente"
Ter Senso de Auto - Disciplina é ser inteiramente responsável pelas suas atividades, independente do controlo da chefia. Para isso, é preciso procurar a melhoria contínua, enquanto indivíduo e como profissional.
 Ter Senso de Autodisciplina é ainda desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam estas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física.
A Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos colaboradores.
Disciplina é um processo de repetição e prática, e só praticando e repetindo é que é possível passar a fazer o correto e de forma natural criando bons hábitos. É este o caminho a seguir.
Qual o resultado da aplicação do Senso de Autodisciplina?
· A limpeza diária é executada em 3 minutos, como rotina:
· É efetuada a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocados os resultados no mapa de controlo;
· Quando já não se suja;
· E quando se suja se limpa imediatamente:
· Quando se devolve ao respetivo local os instrumentos/ferramentas após utilização.
· Quando se voltam a pintar as marcações que estão apagadas e se corrige a pintura do piso se aparecem falhas.
 A união de todos os sensos estimula o colaborador a pensar de forma crítica e contribuir com melhoria nos processos onde está envolvido e atua.
Nota: Só praticando o Sistema 5Ss é que realmente os sensos são aplicados.
Exercício para aferir o conhecimento adquirido
Exercício 1
Assinale as afirmativas abaixo utilizando “C” se correta e “E” se errado:
· O Programa 5 S auxilia na melhoria do ambiente de trabalho da organização e estimula os colaboradores a terem orgulho do local de trabalho. (__)
· O Senso de Utilização serve para separar o material necessário do desnecessário e dar o destino correto aos materiais fora dos seus locais. (__)
· O Senso de Limpeza tem por objetivo definir um local para cada coisa e colocar cada coisa no seu lugar. (__)
· O Senso de Higiene preocupa-se com as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis para o bom desempenho profissional. São exemplos do senso de higiene: evitar a poluição do ar, água, sonora e visual; cuidar da saúde e higiene pessoal; uso de EPI’s; manter em condições de uso os produtos de primeiros socorros. (__)
· O Senso de Autodisciplina tem como objetivo criar uma cultura de cumprimento de normas e procedimentos internos definidos pela organização. (__)
Exercício 2
Assinale as afirmativas abaixo utilizando “C” se correta e “E” se errado:
· Identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, retirando ou dando o devido destino àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades faz parte do Senso de Utilização (__)
· O Senso de Ordenação visa definir locais apropriados e critérios para stock, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseamento, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". (__)
· A mudança comportamental promovida pela aplicação de um bom Programa 5S pode contribuir com a melhoria contínua dos processos organizacionais. (__)
· A redução de desperdícios e custos não fazem parte dos benefícios do Programa 5S, pois este programa está focado na utilização, organização, limpeza, higiene e autodisciplina dos colaboradores da organização. (__)
UTILIZAÇÃO
NECESSÁRIO
 OBJETOS E DADOS
USADOS CONSTANTEMENTE
DESNECESSÁRIO
 OBJETOS E DADOS
SEM USO
USADOS OCASIONALMENTE
USADOS RARAMENTE
SEM USO MAS VALIOSO E UTIL
REQUEREM UM OUTRO LOCAL ESPECIAL DEVIDO A SUA ESPECIFICIDADE
COLOCAR PROXIMO DO POSTO DE TRABALHO
COLOCAR MAIS AFASTADO DO POSTO DE TRABALHO
COLOCAR SEPARADFO EM LOCAL ESPECIFICO
VENDER OU COLOCAR NO LIXO, POSSIBILIDADE DE TER UTILIDADE EM OUTRA AREA
COLOCALOS PROXIMO ONDE SÃO UTEIS
IDENTIFICAR UM OUTRO LOCAL IDENTIFICAR E TODO O NECESSÁRIO PARA O USO ESTEJA PROXIMO
USADO EM MAISQUE UM LOCAL
IDENTICAR O PONTO INTERMÉDIO PARA TODOS