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AULA 6 GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE Prof. Guilherme Arruda Santos 02 CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos realizar, por meio de estudos de casos, uma revisão dos principais tópicos abordados até aqui. Serão detalhados projetos relacionados à verificação e à análise das ferramentas da qualidade em uma empresa do ramo animal, em uma multinacional (Tyco Fire & Solutions Integrated Oil Gas & Marine Europa subsidiária da Tyco International Ltda), além de apresentar o gerenciamento da qualidade em projetos na empresa Petrobras. CONTEXTUALIZANDO A partir de agora, relataremos do ponto de vista estratégico o papel crucial de um sistema que tem por objetivo alcançar a eficácia da gestão de projetos e apoiar a implementação de um padrão de qualidade que tem como caracteristica comum a certificação ISO 9001, visando a garantia da qualidade. Em aulas anteriores, vimos que qualidade significa excelência, bons predicados, atributo, modalidade, virtude, valor. O conceito de qualidade é muito subjetivo e pode estar associado às palavras beleza, pureza, justiça, santidade, eficácia e perfeição. A aplicação desses sinônimos na prática, todavia, requer sua transformação em indicadores observáveis e mensuráveis. TEMA 1 – ESTUDO DE CASO – TYCO INTERNATIONAL LTDA Este estudo de caso apresenta a importância de um novo sistema que permite operações de gestão de contratos e de projetos, promovendo uma gestão mais eficiente e eficaz, evitando que: Figura 1 – Benefícios do sistema de operações de gestão de contratos e projetos Além disso, está previsto que o sistema se torne uma solução global da empresa, trazendo as seguintes benfeitorias: Engenheiros trabalham sem um padrão de qualidade estabelecido pela organização Sejam utilizados padrões desatualizados dentro da organização Clientes definem a forma e os métodos de trabalho das equipes 03 Melhorar o desempenho dos contratos bem como o gerenciamento de projetos por meio de uma padronização na gestão da informação e na gestão da qualidade. Aperfeiçoar o trabalho das equipes que atuam com projetos dentro da organização. Ser a alternativa voltada para os custos de configuração em potencial, bem como problemas e interrupções que cercam a implementação de um sistema comercial Enterprise Resource Planning (ERP) e soluções de gerenciamento de projetos. 1.1 A empresa A empresa Tyco Fire & Solutions Integrated Oil Gas & Marine Europa, subsidiária da Tyco International Ltda., é reconhecida na América do Norte como uma das principais corporações no ramo de segurança e proteção de recursos naturais. Já a Tyco International é uma organização global fornecedora de produtos e sistemas industriais, ocupando posições de liderança em cada um dos seus setores de negócios como: Eletrônica confecção de placas de circuito impresso, subconjuntos e vários produtos de alta tecnologia, que visam proteger o fluxo de dados dentro das organizações. Telecomunicações desenvolvendo cabos de telecomunicações. Fogo e segurança concepção, fabricação, instalação, inspeção, manutenção e sistemas de produtos de monitoramento, como extintores de incêndio, hidrantes, entre outros. Produtos de saúde fabricante de produtos médicos descartáveis, como curativos, agulhas e seringas; outros produtos específicos para hospitais. Controle de fluxo fornecedora de tubos, válvulas e acessórios para utilização nos mercados ndustrial, comercial e residencial. Cada segmento de negócio da Tyco conta com uma equipe de administração liderada por um CEO (Chief Executive Officer) que se reporta diretamente ao Conselho de Administração da empresa principal Tyco nos Estados Unidos. 04 Já a Tyco Fire & Solutions Integrated Oil Gas & Marine Europa está localizada em Manchester/Inglaterra, e é especializada em aspectos específicos dos sistemas de incêndio e segurança. A mesma fornece também produtos para o controle de tecnologias de engenharia de sistemas, segurança e comunicação para uma grande quantidade de indústrias. TEMA 2 – O PROJETO E SUAS DIFICULDADES – TYCO INTERNATIONAL LTDA. O novo sistema da empresa Tyco foi projetado utilizando três campos específicos: Figura 2: Campos específicos do sistema da Tyco. As principais características dos sistemas e da sua utilidade na qualidade e gerenciamento de projetos serão apresentadas a seguir: Geração automática de propostas e estruturas de projetos: permite que a equipe técnica crie padrões de propostas e diretórios de contrato. Estes, por sua vez, consistem em uma série de pastas virtuais com base em procedimentos de qualidade relevantes para as propostas, bem como para a gestão de projetos. Esses diretórios obrigam a equipe de engenheiros a seguir o formato padrão para o gerenciamento das informações, contendo documentos relevantes para a qualidade, como, por exemplo, formulários e ferramentas de informação (planilhas de Excel). Fácil armazenamento, recuperação e gerenciamento de informações: equipe de engenharia com fácil acesso aos contratos e projetos na rede da empresa. O sistema permitirá acesso do usuário às informações por meio de diretórios padronizados e subpastas específicas para cada um dos contratos e/ou projetos. Dessa forma o usuário é encorajado a recuperar e a armazenar todas as informações de cada projeto. 05 Utilização máxima do potencial da rede: maior utilização da rede – os negócios são realizados como uma ferramenta de comunicação, com informações de qualidade relacionadas. A intenção desta utilização máxima é de tornar toda a documentação relacionada com a Qualidade ISO 9001 disponível no sistema. Uma gestão eficaz do projeto importante atende às necessidades dos clientes de forma rápida e eficiente. No geral, há muitos benefícios associados ao novo sistema, tais como: Melhorar a gestão de contrato e informações do projeto por meio de: padronização e agrupamento das informações, consistência na criação de diretórios, fácil armazenamento, recuperação e gerenciamento de informações. Trabalho em equipe otimizado gerando continuidade entre os engenheiros por meio de uma abordagem comum e coerente, permitindo que os mesmos coordenem, acessem e gerenciem contratos e informações do projeto. Minimizar custos de configuração em potencial, problemas e interrupções em torno da implementação do ERP, além de soluções de software de gerenciamento de projetos. Promover a gestão, coordenação e comunicação entre os engenheiros que atuam dispersos trabalhando no mesmo projeto. Eles podem simultaneamente alterar, atualizar documentos relevantes e interagir com outros engenheiros. Assegurar a organização como um método mais amigável e transparente para a realização de auditoria, uma vez que todas as informações dos projetos relacionados estão acessíveis remotamente por meio de um formato padronizado, economizando tempo e recursos. Aumentar a eficiência e a eficácia da gestão da qualidade, reduzindo a quantidade de papel; toda a informação relacionada à gestão da qualidade é disponibilizada eletronicamente. Cumpre ressaltar, entretanto, que todo projeto de desenvolvimento deve contemplar questões que apontem possíveis falhas que facilitam ou dificultam a implementação do sistema na empresa em questão. Para facilitar o entendimento, vamos dividir essa atividade em três categorias: processo, contexto e sistemas relacionados: 06 Contexto diz respeito ao ambiente organizacional – cultura, partes interessadas, liderança e estrutura. Um exemplo de impacto negativo do sistema é a resistência à mudança de colaboradores da empresa (engenheiros) que, antes da utilização do sistema, já têm definidos métodos que consideram essenciais para a gestão de projetos. Outro fator que talvez resulte em falhas é a cultura dominantedentro da organização, que pode ver a mudança como perturbadora em termos de métodos de gerenciamento de projetos. Em geral, as organizações mudam continuamente visando manter a competitividade, criando a incerteza entre a equipe, gerando conflitos que envolvem questões políticas e contribuindo para a visão negativa do sistema. Processo refere-se aos métodos e à lógica do desenvolvimento de sistemas, o que, neste contexto, foi construído principalmente em torno dos fundamentos da norma ISO 9001 e também de outros padrões de qualidade. As questões negativas associadas a esse processo incluem engenheiros que não apreciam a perspectiva de qualidade, vendo-a como um obstáculo para retardar o gerenciamento de projetos. A equipe pode também sentir que os processos incorporados ao sistema para gerenciamento de projetos são apenas genéricos, sendo que, na realidade, os processos são muitas vezes geridos de forma diferente, dependendo da natureza do projeto. Sistemas relacionados dizem respeito à funcionalidade real e também aos aspectos técnicos. A partir de uma perspectiva técnica, questões como falta de informações suficientes (dentro do sistema), manutenção e gestão do sistema são verdadeiros desafios negativos enfrentados com a implantação dentro da organização. Todas essas questões envolvem recursos e custos adicionais que podem não estar disponíveis para apoiar o sistema, limitando seu desenvolvimento e implementação. TEMA 3 – ESTUDO DE CASO PETROBRAS Antes de iniciarmos este estudo de caso, é importante relatar que os projetos são essenciais para o sucesso de qualquer empresa, combinando atividades que levam a novos produtos e serviços, melhores procedimentos, implementação e desenvolvimento de novos negócios. 07 Os projetos bem-sucedidos aumentam as vendas e reduzem os custos, melhorando a qualidade, satisfazendo o cliente e incrementando o ambiente de trabalho. Um número crescente de empresas tem adotado o gerenciamento de projetos como uma estratégia fundamental para manter a competitividade, permitindo o aumento e a possibilidade de criação de valor em seus negócios. A exploração e a produção (E e P) de petróleo e gás são exemplos complexos de projetos de alto risco que ocorrem em todo o mundo em diversos ambientes geográficos e socioeconômicos. Se por um lado existe a incerteza quanto à estrutura geológica do reservatório, característica da rocha e do volume de hidrocarbonetos, por outro lado existe um risco econômico como resultado de um fluxo de caixa incerto. Este estudo de caso irá descrever as variáveis críticas, a fim de medir o sucesso de um projeto de gestão e desempenho da empresa Petrobras S.A., elaborando um arquétipo conceitual a partir de uma modelagem que permite a compreensão das relações entre as variáveis envolvidas no gerenciamento de projetos de exploração e produção. Dentro da extensa cadeia da indústria do petróleo, os projetos de exploração e produção absorvem a maior porcentagem do capital investido em relação à associação dos riscos substanciais, tornando esses processos em altamente complexos no que tange às tomadas de decisão. Os métodos de gerenciamento de projetos em empresas de petróleo e gás têm amadurecido nas últimas décadas visando a sustentação da demanda do mercado, assim como a expectativa da reposição de reservas de petróleo. 3.1 A empresa A Petrobras é uma empresa de capital aberto (sociedade anônima); seu maior acionista é o governo brasileiro, sendo, portanto, uma empresa estatal de economia mista. Foi fundada em 1953 e opera atualmente em 28 países no segmento de energia, prioritariamente nas áreas de exploração, produção, refino, comercialização e transporte de petróleo e seus derivados. 3.2 Pesquisa exploratória e análise documental Para propor um modelo conceitual, é necessário desenvolver uma metodologia de investigação, identificando as construções relevantes de gerenciamento de projetos de exploração e produção e seus componentes de 08 medição. Também é necessário identificar as relações causais que determinam a exploração e a produção, assim como o sucesso de gerenciamento de projetos e o desempenho financeiro corporativo. A primeira etapa incluiu uma revisão bibliográfica, a fim de definir o âmbito do estudo e também o desenvolvimento da pesquisa de campo. Sob esse aspecto, foram realizadas entrevistas com os gestores das áreas envolvidas em projetos ao mesmo tempo em que foi realizada uma análise documental para verificar os padrões corporativos. 3.3 O gerenciamento de projetos dentro da Petrobras O Programa de Desenvolvimento e Execução de Projetos de Exploração e Produção da Petrobras – Prodep tem como objetivo alcançar a excelência em gestão por meio de diretrizes para a aplicação do sistema de gerenciamento de projeto. O Prodep é um processo cíclico ligado à cadeia de fornecimento do projeto, sendo composto por vários estágios interligados entre si. Essa forma de conexão visa estabelecer claramente uma organização e uma sequência dos procedimentos, atividades e produtos a desenvolver no planejamento e implementação do projeto. O programa baseia-se em itens como: Figura 3 – Bases do Prodep (Petrobras) 09 Os projetos de grande escala – como os de exploração e de produção – têm a grande probabilidade de perda financeira durante sua execução. Diante disso, o principal desafio para o Prodep é o de reduzir a probabilidade de perdas e aumentar o sucesso do projeto. Em outras palavras, deve-se executar os projetos dentro do orçamento inicial definido e também dentro do tempo de estabilidade. O Prodep é um programa de grande alcance institucional no qual os projetos são realinhados de acordo com os critérios de governança estratégica da Petrobras. TEMA 4 – O MODELO E SUAS FORMAS DE MEDIÇÃO Uma série de fatores pode causar dificuldades para a empresa durante o ciclo de vida dos projetos, como informação sísmica e geológica incompleta, falta de sincronização entre engenharia e cronogramas de fornecimento, inconsistências, dados imprecisos, mudanças constantes, atrasos em serviços, entre outros. O gerente de projeto tem como objetivo entregar um projeto dentro de parâmetros de tempo, orçamento e qualidade. Mas o sucesso deve ser avaliado do ponto de vista do interessado no projeto, o que implica uma definição mais desafiadora para todos os membros. Neste estudo de caso, as variáveis incluídas captam as dimensões e determinam o sucesso do projeto de gestão. Figura 4 – Dimensões de uma boa gestão de projetos As três primeiras variáveis representam características do gerenciamento de projetos na exploração e produção, e a última representa a dimensão financeira, uma característica típica de empresas privadas. Dimensões Equipe do Projeto Planejamento e Controle Qualidade Sucesso na Gestão de Projetos Desempenho Financeiro das Empresas 010 4.1 Formas de medição do modelo É bom ressaltar que uma comunicação eficaz é vital em ambientes de projetos, pois tem como premissa principal evitar informações duplicadas e garantir aos envolvidos, em tempo hábil, o recebimento daquelas necessárias. Dessa forma, para medir a variável equipe do projeto foi estabelecida a avaliação da experiência técnica da equipe, a coordenação do projeto, bem como a formação e a comunicação entre seus membros. 4.2 Planejamento e controle Dada sua especialidade, sua alta complexidade e ampla gama de procedimentos, um elemento-chave na área de projetos relacionados à produção e à exploração refere-se à conformidade com normas e padrões. A pesquisa de campo identificou a gravação das lições aprendidas como um elemento diferencial de gerenciamento de projetos. A medição junto à variável de planejamento e controle definiu cinco itens essenciais: normas e padrões de trabalho, aulas de gravação,flexibilidade nas vias críticas, incapacidade de conclusão no prazo estabelecido e falha de planejamento de recursos. 4.3 Qualidade e escopo Dentro do modelo jurídico da empresa Petrobras foram avaliados o grupo de revisão, os grupos de apoios à decisão e o grupo de verificação e controle, a fim de evitar mudanças no escopo dos projetos. Já a qualidade foi medida por meio de programas de controle, práticas de segurança e requisitos de sensibilização da legislação ambiental. 4.4 Sucesso na gestão de projetos A conclusão dentro do prazo previsto, as restrições de custo e os níveis de desempenho devem ser objetivos primários de um projeto. A medição do sucesso de gerenciamento de projetos deve seguir de acordo com os seguintes critérios: Conclusão do projeto dentro do prazo; Previsão orçamentária atingida; Qualidade esperada. 011 4.5 Desempenho financeiro da empresa Petrobras Várias empresas privadas na área de petróleo e gás utilizam indicadores financeiros para medir o desempenho financeiro. A Petrobras utiliza indicadores financeiros, retorno sobre capital empregado, lucro, impostos, depreciação, amortização e lucro operacional líquido. 4.6 Variáveis e limitações do modelo proposto O modelo proposto conceitual é composto por cinco variáveis e suas inter- relações, tendo como variável central o sucesso na gestão de projeto, que atua como um moderador dos efeitos da complexidade organizacional em torno do gerenciamento de projetos na área de exploração e produção e seu impacto no desempenho financeiro da empresa. A principal limitação deste modelo está na falta de referências aplicadas à área de exploração e produção associada ao gerenciamento de projetos. O modelo desenvolvido não atribui avaliações relacionadas à competência do gerente do projeto, alocação de riscos e influência das partes interessadas, legislação e condições de mercado. O modelo desenvolvido representa uma contribuição para o melhor entendimento dos fatores que determinam o sucesso do gerenciamento de projetos e que estão associados ao desempenho financeiro corporativo. TEMA 5 – ESTUDO DE CASO: EMPRESA DO RAMO ANIMAL A empresa que vamos analisar agora é do ramo de nutrição animal e tem sua origem no exterior. No ano de 2004, com uma parceria brasileira formada por um grupo de brasileiros do setor de nutrição animal, a empresa instalou-se no Brasil, tendo como produto as rações de camarão. Sua unidade de produção encontra-se localizada estrategicamente em Caruaru/PE, visto que a empresa tem como finalidade o mercado nordestino; essa localização facilita a distribuição da produção para os estados da Paraíba, Rio Grande do Norte, Sergipe e Bahia. Podemos verificar que a empresa estabeleceu um rígido processo baseado em normas e padrões nutricionais, técnicos e sanitários instituídos pelo Ministério da Agricultura, sendo a qualidade não só um requisito de conformidade aos padrões pontuados pelo governo, mas também uma forma de essa organização 012 atender ao consumidor final. Assim, foram desenvolvidos alguns programas para alcance da meta (BPF, 5S, gerenciamento visual, instruções de trabalho e Zero Defeito). No entanto, na prática, verificou-se que apenas as BPF estão devidamente implementadas; as demais estão em fase de implementação. As boas práticas de fabricação estão presentes, pelo menos na teoria, na qualificação dos fornecedores da matéria-prima, na limpeza do ambiente organizacional, na saúde dos funcionários, na calibração dos equipamentos, no controle de pragas e resíduos e no recall. Já na prática verificou-se que a limpeza e a higienização dos equipamentos e do ambiente organizacional não estão em conformidade com a meta estabelecida pelo programa, assim como o controle de pragas e de resíduos e efluentes. É importante ressaltar que uma das metas estabelecidas no planejamento estratégico da empresa é o desenvolvimento sustentável, principalmente no que tange à proteção ambiental, a qual visa a diminuição dos impactos ambientais, consequência do processo produtivo. No entanto, não podemos constatar que está devidamente correta a forma prática e, por isso, não podemos concluir que existe uma efetiva conformidade nesse requisito, visto que só existe gestão se houver uma comparação entre o desejável e o executável. No que se refere ao método 5S, verificou-se que ele está sendo cumprido, já que existe uma harmonia na organização da instalação da empresa com relação às máquinas e aos equipamentos, além de não ter sido verificado nenhum recurso ocioso. Entretanto, no requisito higienização encontrou-se não conformidades aos 5S: havia sujeira principalmente no piso da empresa e, por consequência, os demais requisitos, como a saúde dos trabalhadores, estão comprometidos. Saiba mais Relembre o método 5S A finalidade desse sistema é a de reorganizar as atividades do trabalho no próprio ambiente de serviço, bem como motivar os colaboradores. Esse método é um conjunto de práticas que visa modificar a forma como as pessoas trabalham e, por consequência, o ambiente de trabalho. Seus principais benefícios consistem na melhoria da qualidade de vida das pessoas que realizam as atividades na empresa, a redução dos gastos e o aumento de produção. Com relação à gestão visual das atividades, a empresa utiliza placas, porém, com pouca efetividade, visto que as únicas informações transmitidas pela comunicação visual falam do ritmo da produção no dia e dos acidentes e riscos 013 possíveis. Nesse sentido, existem placas mostrando os locais de risco de acidentes da empresa e placas computando a quantidade de dias sem acidentes, bem como os dias nos quais não houve reclamações de clientes. A empresa utiliza as instruções de trabalho estabelecidas pela Anvisa, fazendo delas um meio fundamental no processo de produção, visando a qualidade. Todavia, na prática, observou-se que uma das normas não estava em conformidade visto que alguns funcionários não tinham todos os equipamentos de segurança – que é uma das normas estabelecidas pelas instruções de trabalho da Anvisa –, já que trabalhavam na área da administração. Outra ferramenta utilizada para obter a qualidade é o programa Zero Defeito, pois os gestores desta empresa conhecem o custo do retrabalho, bem como o da não conformidade. No entanto, a organização não executa ações de prevenção, e sim de inspeção, atitude que se desvia do que propõe o método Zero Defeito. 5.1 Resultados No que se refere aos padrões de qualidade, a empresa em questão segue as normas já definidas pelo governo. Dessa forma, as diretrizes da gestão da organização não são estabelecidas por ela, mas sim por esses padrões estatais. Entretanto, tal gestão não é viabilizada de forma eficiente e um dos motivos pode ser o não estabelecimento dessa diretriz pela empresa – lembre-se de que a Gestão da Qualidade deve ser constituída a partir de uma cultura organizacional. A organização utiliza um conjunto de programas buscando a qualidade dos produtos, porém, não os implementou de forma correta ou completa, já que a preocupação incide mais nos requisitos estabelecidos pelo governo do que na qualidade. Os programas estabelecidos são: BPF, 5S, Gerenciamento Visual, Instruções de Trabalho e Zero Defeito. É importante destacar que, como a implementação desses programas não foi plena, o resultado acabou sendo parcial, pois se verificou a existência de não conformidades no que se refere aos padrões sanitários, os quais são imprescindíveis aos produtos alimentícios. Além disso, constatou-se que a qualidade não é um procedimento cultural, já que não existe prevenção dos defeitos nos produtos fabricados. Destaca-se ainda a ausência de um dos meios mais importantes para a Gestão da Qualidade, que é a comunicação; nesta 014 empresa, a comunicação não é muitoutilizada, uma vez que se limita às não conformidades no processo de produção. Observa-se, então, uma falha na Gestão da Qualidade dessa empresa, falha decorrente da necessidade de integração das atividades da qualidade, carecendo de uma gestão que desenvolva uma cultura organizacional cuja espinha dorsal seja a qualidade. Esta, por consequência, será um processo natural em toda a cadeia produtiva, e não um requisito governamental a ser alcançado. Outro ponto importante a ser cumprido é o comprometimento efetivo da gerência, que resultaria em um desempenho real da qualidade. FINALIZANDO Chegamos ao final da nossa sexta e última aula de Gestão Estratégica da Qualidade. Observamos como é possível aplicar os conceitos associados à qualidade do ponto de vista prático. Destacamos também a necessidade de uma análise mais detalhada do ambiente para evitar problemas no atingimento das metas previamente estabelecidas com a alta administração. Além disso, devemos sempre relembrar que as empresas precisam de processos que visem a qualidade para se manter no mercado competitivo, tendo como premissas o estabelecimento de requisitos do produto a partir da procura dos indivíduos no mercado. Sob esse aspecto, as empresas devem realizar uma gestão em que todos os indivíduos pertencentes estarão envolvidos, com a finalidade de atingir a sobrevivência no mercado por meio de procedimentos e atividades que estejam pautados na qualidade. 015 REFERÊNCIAS HUSSAIN, Z.; BARBER, K.; HUSSAIN, N. An intranet based system as an enabler in effective project management and implementation of quality standards: a case study. Journal of Engineering and Technology Management, v. 26, p. 196-210, set./2009. SALAZAR-ARAMAYO; J., L. et al. A conceptual model for project management of exploration and production in the oil and gas industry: the case of a Brazilian company international. Journal of Project Management, v. 31, p. 589-601, set./2012. SOUZA, E. K.; MACHADO, F. O. A gestão da qualidade e suas práticas: estudo de caso em Caruaru/PE. Disponível em: <http://www.ingepro.com.br/publ_2011/o ut/454%20pg%2023%20-%2034.pdf>. Acesso: 22 dez. 2017.
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