Resumo curso MS Project

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INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
 
INTERFACE
Área de entrada dos dados
Área do Diagrama de Gantt
Unidades de Tempo
INSERINDO INFORMAÇÕES DO PROJETO 
· Projeto Informações do projeto;
· É possível alternar para que o Project calcule as datas a partir de uma data de início ou término do projeto;
· É possível também alterar a data a atua para fazer simulações de entrega.
ESCALA DE TEMPO
· Define a escala temporal de visualização das tarefas;
· Para alterar: Botão direito do mouse sobre a barra de unidades de tempo Escala de tempo;
· Podem ser utilizadas até 3 camadas com diferentes escalas. Exemplo:
LINHAS DE GRADE
· Utilizadas para melhor visualização do gráfico de Gantti;
· Para alterar: Botão direito do mouse sobre a área do gráfico de Gantt Linhas de Grade;
· Possui diversas opções de linhas, escolha a que mais se adeque a sua escala. 
CALENDÁRIO
· Para criar um: Guia Projeto Alterar período de trabalho Criar novo calendário Criar uma cópia do calendário padrão;
· Você deve inserir os dias de trabalho com seus respectivos horários e os dias de folga (não trabalhados) em Semanas trabalhas Detalhes. (Para definir o mesmo horário para vários dias segure SHIFT e selecione-os).
· Em “Exceções” devem ser inseridos os feriados e recesso não trabalhados. Nessa opção é possível criar uma recorrência, ou seja, selecionar que algo sempre vai acontecer diariamente (ou a cada 2, 3, 4 ... dias), semanalmente, mensalmente ou anualmente.
· Calendários modelos do Project: Padrão, 24h, noturno. Para acessa-los siga os mesmos procedimentos para criar um novo mudando o modelo base na aba “Para Calendário”.
WBS
· A WBS é uma estrutura hierárquica em forma de organograma, onde você vai decompondo suas entregas em partes menores. Quando não for mais possível fatiar essas entregas (subdividi-las), cada ultimo nível será um pacote de trabalho onde você vai detalhar melhor essas atividades. Exemplos:
COLUNAS
· É possível ocultar ou inserir novas colunas na área de entrada de dados. O Project já possui diversos modelos pré-definidos de colunas. Exemplo de modelos:
· EDT Mostra a estrutura das tarefas por tópico (é a WBS: 1, 1.1, 1.1.1...)
· Para inserir ou ocultar basta clicar com o botão direito do mouse em cima de uma coluna ou seleciona-la e ir na opção “Inserir coluna” ou “Configuração de coluna” na guia formato. 
· Para alterar o nome de uma coluna vá em Configurações de campo Título. 
INSERIR TAREFAS
· EXEMPLO:
· A duração de uma tarefa é fornecida em função dos úteis trabalhados, não contando dias de folga.
TAREFAS PERIÓDICAS
· São tarefas onde há uma recorrência, como uma reunião mensal que ocorre toda primeira segunda-feira do mês por exemplo;
· Para inserir: Guia Tarefa Caixa de seleção Tarefa Tarefa periódica: 
INSERINDO MARCOS 
· Marcos são pontos específicos do projeto que se deseja monitorar, geralmente eventos ou ações muito importantes do projeto que devem ficar destacadas, por exemplo o início e fim do projeto, dias de pagamento, fechamento de alguma tarefa, etc. Os marcos possuem duração nula (0 dias);
· Para inserir basta colocar a duração de uma tarefa como 0.
IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS EXCEL
· É possível importar arquivos excel que contenham dados, como uma lista de tarefas e duração por exemplo, pra dentro do Project. Para isso existem duas opções:
· 1º: Ctrl C + Ctrl V
· 2º Assistente/Mapa de importação. Para usar esta opção: Arquivo Abrir Mude o tipo de arquivo de “Projetos” para “Todos os arquivos” Ajuste as configurações no passo a passo do assistente de importação.
DEFININDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS
· Defina os dias de trabalho e seus respectivos horários, além dos dias de folga na criação do novo calendário:
· Defina os feriados e recessos na aba “Exceções”:
· Em opções defina os demais detalhes:
· Em “Informações de projeto” defina a data de início do projeto e o seu calendário (que no caso foi criado):
· Defina o tempo de duração de cada tarefa:
ANOTAÇÕES E ANEXOS
· É possível inserir anotações de texto e anexo de arquivos em uma tarefa para detalha-la:
· Arquivos podem ser inseridos como objetos ou vínculos. Quando inserido como vínculo, o Project salva o diretório do arquivo e qualquer alteração realizada nele será atualizada no projeto (se o arquivo mudar de local o vinculo é perdido). Como objeto o Project salvará uma cópia do objeto selecionado;
· Ainda é possível escolher entre exibir o conteúdo ou o ícone do arquivo.
· As anotações ficam na coluna a direita:
VINCULAÇÃO DE TAREFAS
· Tipos de vinculação e seus respectivos códigos português/inglês:
· Duas tarefas iniciarem juntas (ii)/(ss);
· Uma tarefa só é iniciada após o termino de outra (ti)/(fs);
· Duas tarefas terminem ao mesmo tempo, mas não necessariamente comecem ao mesmo tempo (tt)/(ff).
· Exemplo:
· Arraste a barra da área de tarefas para direita para exibir a coluna “Predecessoras”:
· Para vincular a tarefa PROJETO COMPLEMENTAR de modo que ela só inicie após o termino da tarefa PROJETO ESTRUTURAL, insira 3TI na sua célula predecessora, onde “3” representa o número da tarefa PROJETO ESTRUTURAL e “TI” o código da vinculação Término – Início:
· Caso não seja inserido o tipo de vinculação, no caso somente o número da tarefa vinculada, o MS Project automaticamente cria uma vinculação do tipo Término-Início;
· Após a vinculação das tarefas as datas se ajustam automaticamente.
· Para agilizar o processo pode ser realizado um vinculo TI em massa selecionando varias tarefas e utilizando o botão de vinculação. O Project irá fazer a vinculação na ordem da seleção:
· Também é possível realizar a vinculação em TAREFA INFORMAÇÕES PREDECESSORAS:
 
TEMPO DE AVANÇO E RETARDO
· Ainda é possível subtrair ou adicionar minutos, horas, dias, semanas, etc em uma vinculação. Por exemplo, a tarefa A irá começar dois dias após o termino da tarefa B. Para isso basta subtrair ou somar o número de dias/horas desejado dentro da célula predecessora:
· A subtração ou soma também pode ser feita utilizando porcentagem no lugar de dias. A porcentagem inserida será referente a duração da tarefa que está vinculada. No exemplo acima o mesmo tempo de avanço poderia ter sido inserido como 16TI + 50%
· Para vincular mais de uma tarefa basta separa-las por “;” . Por exemplo 2TI +5; 3TI; 4II
· Esse tempo de avanço ou retardo também pode ser adicionado em TAREFA INFORMAÇÕES PREDECESSORAS LATÊNCIA:
RESTRIÇÕES E DATAS LIMITE 
· As datas limites como o nome já diz é um período máximo em que uma tarefa deve ser entregue;
· As restrições são datas definidas em que uma tarefa deve ser entregue. Exemplo: Você contrata um ator e a agenda dele só tem uma data específica disponível, então seu cronograma tem que atender a essa demanda. Para acessar: SELECIONE A TAREFA BOTÃO DIREITO DO MOUSE INFORMAÇÕES AVANÇADO:
RECURSOS
· O Project utiliza os seguintes padrões que podem ser modificados:
· Trabalho é diferente de duração. O trabalho é o tempo corrido necessário para execução de uma atividade, já a duração é tempo total, que leva em consideração os horários não trabalhados. A unidade representa a quantidade de recurso referente a esse trabalho; 
· Para inserir tempo de trabalho e recursos no projeto basta inserir a coluna trabalho e a coluna recursos;
· Exemplo: Se uma unidade de recurso (um operário por exemplo) demora 32h para executar uma atividade, a unidade que representa um operário é 100%, levando em consideração que dia de trabalho tem 8h, então a atividade terá duração de 4 dias. Se é necessário que essa atividade seja executada na metade desse tempo (2dias), deve haver alocação de 200% de unidade de recurso (2 operários):
· Quando você diminui o tempo de trabalho de uma atividade por exemplo, o Project irá exibir um ícone para perguntar se você quer diminuir a duração ou as horas trabalho por dia e manter a duração;
· Quando um recurso é inserido no Project ele considera que está entrando 100% de unidade;
TIPOS DE TAREFA 
· Para trabalhar com este tipo de tarefa insiraa coluna “TIPO”;
· Uma tarefa controlada por empenho é aquela que depende do esforço da mão de obra para sua duração;
· Quando uma atividade não é controlada por empenho significa que o esforço da pessoa não é determinante (não é mensurável), nesse tipo de atividade entram fatores como conhecimento, habilidades, etc;
· Para modificar se uma tarefa é ou não controlada por empenho: CLIQUE NA TAREFA COM O BOTÃO DIREITO DO MOUSE INFORMAÇÕES AVANÇADO CONTROLADA POR EMPENHO;
· Unidade Fixa - A unidade (recurso alocado) não interfere no trabalho e na duração. Quando você seleciona unidade fixa o Project vai fixar a unidade em 100%:
· Duração fixa – Quando a gente informa ao Project que uma atividade tem duração fixa de 1 dia, significa que se colocar mais trabalho será necessária mais unidade (mais esforço) para executá-la dentro do prazo. Se houver também uma quantidade de unidade definida, significa que será necessário mais trabalho (+horas de serviço) pra executar dentro da duração estabelecida. 
· Trabalho fixo: O mesmo acontece com o trabalho fixo, se você estabelece um trabalho fixo de 32h, significa que o Project irá estabelecer um cálculo de troca na duração ou unidade, ou seja, será necessário acrescentar mais de uma dessas duas variáveis. Exemplo: Se você tem um trabalho fixo de 80h para uma duração de 5 dias, significa que há uma superalocação de recursos, ou seja, será necessária mais mão de obra ou um maior número de horas trabalhadas por dia.
· Para determinar o tipo de tarefa padrão que o Project irá inserir no projeto: ARQUIVO OPÇÕES CRONOGRAMA OPÇÕES DE AGENDAMENTO DESTE PROJETO TIPO DE TAREFA PADRÃO.
· Para modificar o tipo de uma tarefa existem modifique na coluna TIPO ou: CLIQUE NA TAREFA COM O BOTÃO DIREITO DO MOUSE INFORMAÇÕES AVANÇADO TIPO DE TAREFA;
· Quando um recurso é adicionado em uma atividade controlada por empenho o Project e a duração e fixa o Project entende que o trabalho será dividido entre os dois recursos, ou seja, se 1 recurso tinha que trabalhar 8h por dia, agora ele trabalha 4h e o recurso 2 as outras 4h (O Project rateia/divide o esforço). 
· Uma atividade com trabalho fixo é considerada uma atividade controlada por empenho, a diferença está na modificação da duração quando um recurso é adicionado, o que não acontece quando a duração que é fixa;
· Quando essas alterações são realizadas o project exibe um ícone de atalho para uma caixa de seleção para escolha do que será modificada (Recurso, trabalho ou duração).
DIVIDIR E AGENDAR TAREFAS MANUALMENTE
· Com a ativação do modo manual o Project não realiza nenhum cálculo de tarefa, nem restringe conflitos nas mudanças de datas com os vínculos;
· A divisão de uma tarefa pode ser entendida da seguinte forma: Existe uma tarefa que tem um vínculo de término-início, porém só metade da execução dela depende da tarefa vinculada, então podemos dividi-la em duas partes, uma que se inicia na metade da outra tarefa e outra após o termino dela (ISSO TAMBÉM PODERIA SER FEITO UTILIZANDO TEMPO DE RETARDO OU LATÊNCIA). 
· Outro exemplo seria uma tarefa que necessita de uma pausa (o tempo de cura entre duas concretagens por exemplo) então ela pode ser dividida em duas partes;
· Para isso: GUIA TAREFA DIVIDIR TAREFA CORTE A BARRA DA TAREFA NO GRÁFICO DE GANTT NA DATA DESEJADA E A ARRASTE MANUALMENTE PARA DEFINIR O INTERVALO:
TABELAS DE RECURSOS: TIPOS E TAXAS 
· Para trabalhar com recursos abra a área de recursos:
· O Project trabalha com 3 tipos de recursos: 
· Trabalho: é a mão de obra de pessoas que trabalham por hora ou maquinário;
· Material;
· Custo: Recursos que não tem custos padronizados (passagens de avião por exemplo).
· O Project cria um calendário pra cada recurso criado que deve ser selecionado manualmente (com isso você pode ajustar o calendário de acordo com a disponibilidade do recurso):
· A guia Recurso fornece diversas ferramentas para adição e configuração de recursos:
· Assim como nas tarefas é possível configurar as informações de recursos, é importante que todas as informações de cada recurso sejam configuradas (inclusive o seu calendário). É possível colocar informações de contato, criar grupos, definir código, etc:
· No recurso é possível inserir a quantidade (unidade) disponível em um determinado período de tempo, por exemplo só metade dos pedreiros estão disponíveis em uma determinada semana:
· Na aba custos é possível trabalhar com diferentes preços para diferentes datas e também diferentes tabelas de custos (por exemplo tabela de valor a vista, a prazo, etc): 
ATRIBUIR E ALOCAR RECURSOS
· A alocação dos recursos nas tarefas não deve ser realizada através da coluna de recursos, pois essa alocação deve ser bem detalhada;
· Antes de alocar os recursos em uma tarefa é importante definir o seu tipo (unidade fixa, duração fixa ou trabalho fixo); 
· Para atribuir um recurso: SELECIONE A TAREFA GUIA RECURSOS ATRIBUIR RECURSOS;
· A caixa de recursos pode ficar aberta possibilitando a alternância das tarefas para agilizar o processo de atribuição. Ainda é possível filtrar os recursos pelo seu tipo para facilitar a sua localização;
· Também é possível realizar a atribuição de recursos na aba “Detalhes” (É a forma mais prática);
· Para isso: GUIA TAREFAS SELECIONE A TAREFA DETALHES:
· A tabela de detalhes possui vários tipos de visualização, para alterna-los basta usar o botão direito do mouse;
· Atribuição de recursos tipo Trabalho: 
· Ao criar um recurso de trabalho este deve ser classificado como genérico. Para isso: Planilha de recursos Selecione o recurso Informações Geral;
· Para atribuir recursos do tipo trabalho é possível mudar o tipo de visualização da tabela detalhes para “Trabalho” por exemplo, facilitando assim, mesmo com a unidade fixa a mudança da sua quantidade. Exemplo: Uma tarefa com duração fixa demora 10 dias pra ser concluída trabalhando 4h por dia, então é possível utilizar o 50% de unidade.
 
· Clique em OK para que o Project realize o cálculo:
· Se um recurso único (uma pessoa por exemplo) for atribuído a diferentes tarefas executadas ao mesmo tempo, você pode diminuir a unidade desse recurso para que ele trabalhe 50% em uma atividade e 50% em outra por exemplo, assim esse recurso trabalhará 4h em cada tarefa; 
· LEMBRE-SE: A porcentagem de unidade sempre será referente a quantidade de horas trabalhadas por dia estabelecidas no calendário (por padrão 8h).
· Atribuição de recursos tipo Custo: 
· Em recursos do tipo custo não é possível inserir uma taxa padrão, o seu valor total/único/fixo será inserido quando for realizada a atribuição;
· Atribuição de recursos tipo Material: 
· Para esse tipo de recurso é atribuído uma quantidade referente a unidade de medida configurada para o recurso que será multiplicada pelo custo por unidade:
· Se o gasto de material é por dia de duração é possível inserir uma quantidade de unidade por dia: “Unidade/duração”
CORRIGINDO SUPERALOCAÇÕES (MANUALMENTE)
· Um recurso superaloacado é aquele que está excedendo seu tempo limite de execução de uma tarefa dentro de um determinado dia, por exemplo uma pessoa que para cumprir a duração estabelecida de uma atividade deve trabalhar mais de 8h por dia;
Símbolo de recursos superalocados
· Para facilitar nivelamento desses recursos é útil mudar o formato de data, para que esta exiba os horários de início e termino. Para isso: ARQUIVO OPÇÕES GERAL FORMATO DE DATA:
· É possível visualizar quais recursos estão superalocados na “Planilha de recursos”, no “Gráfico de recursos” ou no “Uso de recursos”;
Navegue entre os recursos com esses botões 
· Tabela Uso de recursos:
· Na tabela de recursos é possível abrir uma janela de “Informações de atribuição” de uma tarefa. Para isso: CLIQUE NO BOTÃO DIREITO DO MOUSE EM CIMA DA TAREFA INFORMAÇÕES;
· Nela é possível alterar o “Contorno de trabalho” que é a forma como as horas de trabalho são apresentadas;
· Também é possível alternar a “Tabela de taxas de custo” que são as tabelas de simulaçõesde custos criadas ao inserir um recurso:
· Realocação de recursos de trabalho
· O ajuste dos recursos pode ser realizado através de uma análise na aba recursos na janela de informações da tarefa. Um tipo de ajuste é a alteração das “Unidades máximas” na planilha de recursos, que nada mais é que a quantidade máxima que eu terei disponível daquele recurso;
· Exemplo 1: 
Está sendo utilizado 1000% do recurso produtor em uma tarefa, ou seja, está sendo considerado que você tem 10 produtores disponíveis.
O recurso foi criado com uma unidade máxima de 100% (1 produtor), por isso há a superalocação. Para concertar isso basta adicionar mais unidadas máximas de recurso disponível.
· Isso só é valido se realmente há mais de um produtor disponível;
· Uma forma mais prática seria adicionar mais de um produtor (separar os produtores em Produtor X, Produtor Y... e realizar um agrupamento) a planilha de recursos, dessa forma atribuindo mais de um produtor a tarefa;
· Outros tipos de problemas com superalocação podem ser resolvidos analisando o Gráfico de Gantt, a Planilha de Recursos, o Uso de Recursos, o Uso de Tarefas e o planejador de equipe. Tempo de retorno e avanço (fast tracking), mudança de vínculos e divisão de tarefas, são alguns recursos que podem auxiliar nisto.
CORRIGINDO SUPERALOCAÇÕES (NIVELAMENTO AUTOMATICO)
· O nivelamento automático não resolve os problemas pois não é preciso. Uma de suas vantagens é a não alteração do orçamento.
 
· Opções de nivelamento:
Tem relação com as informações de recuso se o seu valor é comprometido ou proposto
Não estende o prazo do projeto
Permite escolher o tipo de regra de prioridade utilizada
Permite nivelar dentro de um intervalo de datas
LINHA DE BASE
· A linha de base é um “clone” do planejamento para que se possa comparar o andamento do projeto, analisando o EXECUTADO X PLANEJADO;
· Podem ser inseridas varias linhas de base, ou seja, cada uma dessas linhas inseridas irá salvar uma cópia do projeto com as propriedades atuais;
· Ela também influencia diretamente no orçamento, podemos ter um orçamento de linha de base e conforme ele for ultrapassando o previsto podemos ter um comparativo entre o orçamento real e o de linha de base;
· Podem ser criadas várias linhas de base, podendo ser criada para todo o projeto ou para uma tarefa específica ou etapas do projeto;
· Para inserir uma linha de base: GUIA PROJETO DEFINIR LINHA DE BASE:
· A linha de base é exibida na visualização Gantt de controle:
A barra preta que acompanha a tarefa é a linha de base que representa o planejado. As barras vermelhas representam o executado, se uma tarefa estiver atrasada a barra vermelha irá ultrapassar a preta 
· As barras em vermelho são as tarefas críticas, ou seja, aquelas que não possuem um intervalo entre suas vinculações. Como não há uma margem de segurança, qualquer atraso na execução dessas tarefas acarretará uma reação em cadeia e um consequente atraso no cronograma do projeto;
· Também é possível visualizar o CAMINHO CRITICO no gráfico de Gantt. É. Para ativar a visualização das tarefas críticas: GUIA FORMATAR SELECIONAR A CAIXA DE SELEÇÃO TAREFAS CRÍTICAS;
· Seguindo o mesmo procedimento acima é possível ativas a MARGEM DE ATRASO, que mostra até quando uma tarefa pode se estender sem interferir no cronograma;
· Outro recurso importante é o CAMINHO DA TAREFA que permite visualizar com destaque as predecessoras e sucessoras de uma tarefa específica. Para acessar este recurso: SELECIONE A TAREFA FORMATO CAMINHO DA TAREFA SELECIONE O TIPO DE DESTAQUE DESEJADO:
TABELAS 
· O Project possui diversas tabelas pré-definidas, para acessá-las: EXIBIR TABELAS:
· Não se deve esquecer dos recursos de visualização que são extremamente importantes para o projeto, como por exemplo os FORMULÁRIOS DE TAREFA E RECURSO, O DIAGRAMA DE REDE, ETC;
· Todas as tabelas são personalizáveis, podendo inserir ou ocultar diferentes colunas. No uso de recursos, por exemplo, é possível inserir a visualização do trabalho x custo:
· Existem ainda mais tabelas/modos de exibição do que as mostrados, para acessá-los basta ir em MAIS TABELAS/MAIS MODOS DE EXIBIÇÃO;
RECURSOS DE EXIBIÇÃO
· Realce: Permite realçar determinadas tarefas/recursos que se enquadram em um critério definido. Além dos padronizados, é possível ainda criar filtros de realce personalizados;
· Filtro: Permite filtrar somente a exibição de tarefas/recursos que se enquadram em um critério definido. Além dos filtros padrões é possível criar filtros personalizados em “Mais filtros”;
· Agrupamento: Permite agrupar determinadas tarefas/recursos que se enquadram em um critério definido. Para utilizar este recurso, devem ser designados os grupos das respectivas tarefas/recursos na coluna “grupo”. Além dos agrupamentos padrões é possível criar personalizados em “Mais grupos”, onde pode-se criar níveis de agrupamento;
· Classificar: Permite classificar as tarefas/recursos de acordo com um critério definido;
· Ferramentas de Zoom: 
· Projeto inteiro: Realiza um zoom de forma que é possível visualizar as barras de todas as tarefas;
· Tarefas selecionadas: Realiza um zoom de forma que é possível visualizar as barras das tarefas selecionadas;
· Linha do tempo: Ativa a exibição da linha do tempo do projeto;
· Detalhes: Ativa a exibição da tabela de detalhes;
· Tarefa resumo: Cria automaticamente uma tarefa resumo como dados totais de todo o projeto;
· Estrutura de tópicos: Ativa a exibição do número do tópico hierárquico ao lado do nome da tarefa/resumo;
TABELAS E MODOS DE EXIBIÇÃO PERSONALIZADOS
· É possível inserir tabelas e modos de exibição personalizados de acordo com a sua necessidade, como a tabela de valor agregado;
· Para isso: EXIBIR TABELAS/MODOS DE EXIBIÇÃO MAIS TABELAS/MAIS MODOS DE EXIBIÇÃO NOVO;
· O ideial é criar primeiro a tabela e depois um modo de exibição com essa tabela;
· É importante lembrar que para inserir colunas nessas novas tabelas muitos das siglas estão em inglês e são comumente conhecidas pelo seu termo em inglês, então é importante pesquisar;
· Exemplo da Tabela de valor agregado 
· Colunas utilizadas:
DATA DE STATUS
· A data de status é a data de ultima medição/atualização do seu projeto;
· Exemplo da utilização da data de status para 3 diferentes cenários de uma atividade com duração de 1 semana (seg à sex):
VALOR AGREGADO
· Exemplo do conceito de valor agregado para o planejamento de projeto de construção de 10 muros em 10 dias, com um orçamento de 10.000 reais: 
Houve um atraso, onde em 5 dias foram construídos apenas 4 muros com um gasto de 6 mil reais 
Data de status 
· Indicadores de desempenho do Valor Agregado
FERRAMENTAS DE MEDIÇÃO
· Ativação do botão REAGENDAR TRABALHO: ARQUIVO OPÇÕES PERSONALIZAR FAIXA DE OPÇÕES NOVO GRUPO SELECIONE O GRUPO CRIADO EXIBA TODOS OS COMANDOS ADICIONE O COMANDO REAGENDAR TRABALHO
· Adicionando a DATA DE STATUS: BOTÃO DIREITO DO MOUSE NO GRAFICO DE GANNT LINHAS DE GRADE DATA DE STATUS; PROJETO DATA DE STATUS;
· Mudando a DATA ATUAL do projeto: GUIA PROJETO INFORMAÇÕES DE PROJETO;
· Inserindo medições: Para atualizar o andamento das tarefas pode-se ativar a coluna de %CONCLUÍDO e atualizar cada tarefa ou utilizar os botões de atalho na guia tarefa: 
Data de status 
· Para agilizar as atualizações, caso uma tarefa esteja ocorrendo conforme o planejado até a data de status, basta selecionar a tarefa e utilizar o botão ATUALIZAR COMO AGENDADO, que o Project automaticamente irá inserir a % concluída planejada até esta data:
Tarefa atualizada como agendado 
· Outra ferramenta utilizada para inserir a medição de tarefas é o botão ATUALIZAR TAREFAS. Essa é a ferramenta mais completa, nela podemos inserir a DURAÇÃO REAL, que é quando tempo de duração trabalho real ocorreu até a data de status, a DURAÇÃO RESTANTE (se não inserir a duração restando o software calcula em função da duração estabelecida para a tarefa) e as datas reais de início e fim: 
· Em situações em que uma tarefa foi concluídaantes do prazo planejado, insere-se a data de inicio real e a duração real e a duração restante como 0;
· As medições sempre vão trabalhar com valores REAIS;
· Também é possível realizar as atualizações com base no TRABALHO REAL na tabela de detalhes:
· Em situações em que até a data de status uma que que já devia não foi iniciada pode-se utilizar o botão REAGENDAR TAREFA, que irá postergar a data de início para imediatamente depois data de status:
· A melhor visualização dessas atualizações pode ser realizada no GANTT DE CONTROLE;
· Todas as atualizações inseridas tem como base a data de status atual e valores REAIS;
ANALISANDO O COMPORTAMENTO DAS TAREFAS EM FUNÇÃO DAS MEDIÇÕES 
· Após o fechamento do cronograma deve ser inserida a linha de base e posteriormente no decorrer do projeto as medições que serão analisadas com base na data de status (data da medição) e nos valores reais de trabalho e duração. As analises de planejado X executado são realizadas através da linha de base;
MEDIÇÕES UTILIZANDO ÁNALISE DE VALOR AGREGADO
· Ao inserir a data de status na tabela de VALOR AGREGADO o Project automaticamente insere o BCWS até aquela data;
· Nas configurações do Project é possível configurar se o valor agregado vai ser calculado com base no %concluído ou no %físico concluído;
· Verificar nas opções do Project, em cronograma as opções de ralação entre %concluído e os valores reais (trabalho, duração);
· O %concluído representa o tempo de trabalho concluído já o %físico representa o percentual concluído da tarefa. Por exemplo um tempo de trabalho planejado de 8h (1 dia) pode ter sido executado/cumprido, mas a tarefa/atividade pode não ter sido concluída dentre do prazo, ou seja, o tempo planejado não foi suficiente para entrega;
· Nessas medições o Custo real e o trabalho real devem ser inseridos manualmente;
· O custo real é o que realmente foi gasto e o custo de linha de base é o que foi planejado;
· Com a inserção das medições de valores reais, na tabela de valor agregado é possível visualizar os indicadores;
· É importante alternar entre as diferentes tabelas e modos de exibição para visualizar o impacto de cada medição inserida e posteriormente, se necessário, fazer um replanejamento.
LINHAS DE ANDAMENTO 
· A linha de andamento é um tipo de relatório de análise simples do gráfico de Gantt. Ela toma como base os percentuais de conclusão e mostra quais tarefas estão atrasadas, adiantadas ou dentro do prazo na data de status atual;
Essa é a linha de base, todas as tarefas atrás dela estão atrasadas e as que estão a frete adiantadas 
· Para inserir a linha de base: FORMATO LINHAS DE GRADE LINHAS DE BASE:
· É possível utilizar uma recorrência da linha de base, onde ela será exibida recorrentemente em dia específico:
ESTATÍSTICAS DO PROJETO
· Para acessar um resumo das estatísticas do projeto: PROJETO INFORMAÇÕES DO PROJETO ESTATÍSTICAS;
· Duração/Trabalho/Custo atual: É a estimativa com base nas medições realizadas até o momento;
· Duração/Trabalho/Custo de LinhaBase: É o planejado para o projeto (estimado na elaboração do cronograma);
· Duração/Trabalho/Custo Real: É referente até a data de status atual; 
COPIA DE IMAGEM DO PROJETO 
· SELECIONE AS TAREFAS GUIA TAREFA COPIAR IMAGEM:
LINHA DO TEMPO
· A linha do tempo é uma forma resumida para analisar o andamento do cronograma (Road Map);
· Para visualiza-la vá para o modo de exibição LINHA DO TEMPO
Muda o formato de exibição das tarefas (utilizado na exibição de subtarefas)
Cria um texto explicativo nas tarefas da linha do tempo 
Cria uma nova tarefa para adicionar a linha do tempo 
Adiciona as tarefas desejadas a linha do tempo
Adiciona mais de uma linha do tempo 
· Ainda é possível configurar a linha do tempo para exibir as tarefas entre um intervalo de datas:
FUNÇÕES GERAIS 
· CUSTO FIXO: É a possibilidade de fixar um custo para uma tarefa, impedindo que o Project leve em consideração a atribuição de recursos, a duração, as horas trabalho realizado, etc. Isso quer dizer que independentemente de atrasos ou necessidade de mais recurso esse custo fixo da atividade continuará o mesmo. 
· Para usar este recurso: TEBELA DE CUSTO COLUNA CUSTO FIXO. 
· CUSTO USO: É o PERCENTUAL DE ATRIBUIÇÃO DO RECURSO * O VALOR DO CUSTO USO que será atribuído na tarefa como se fosse uma taxa de utilização, ou seja, pra que você utilize aquele recurso você vai pagar uma taxa que não depende das horas de trabalho e sim da porcentagem de atribuição. Por exemplo se um recurso tem 50% de atribuição em uma tarefa, essa taxa será 50% do custo uso.
· ATIVIDADES HAMMOCK: São atividades que possuem sua data de inicio e termino totalmente dependentes do percurso de outras atividades, ou seja, são atividades com duração variável. Esse recurso pode ser utilizado por exemplo em uma tarefa de acompanhamento, ou seja, a tarefa “acompanhamento” vinculará sua data de inicio e termino a etapa na qual se deseja acompanhar;
· Para utilizar esse recurso: CRIE A TAREFA DE ACOMPANHAMENTO COPIE A DATA DE INCIO DA ETAPA/TAREFA QUE SE DESENHA ACOMPANHAR GUIA TAREFA COLAR COLAR ESPECIAL COLAR VÍNCULO;
· DIAS CORRIDOS: Ao inserir a duração o Project considera o tempo como dias úteis (dias de trabalho). Por exemplo uma atividade com duração de 15 dias tem mais de 15 dias corridos, porque o software irá descontar os finais de semana e feriados. Para inserir essa duração como dias corridos basta inserir o número de (Nºdias)dd: 15dd;
· INATIVAR UMA TAREFA: Ao inativar uma tarefa o Project a desconsidera no cronograma sem exclui-la, permanecendo a possibilidade de reativá-la;
· Para inativar uma tarefa: SELECIONE A TAREFA GUIA TAREFA INATIVA:
· SALVAR TEMPLATE: Recurso que permite salvar um projeto como um modelo;
· Para usar esse recurso: ARQUIVO SALVAR COMO MUDAR O TIPO DE ARQUIVO PARA MODELO DO PROJECT.
· MOVER TAREFA: Move uma tarefa em um intervalo de tempo padrão;
CALENDÁRIO DE TAREFA
· Este recurso é utilizado para atribuir um calendário exclusivo para tarefa que difere do calendário utilizado no projeto (uma máquina que trabalha 24h e 7 dias por semana por exemplo);
· Para inserir o calendário da tarefa: SELECIONE A TAREFA BOTÃO DIREITO DO MOUSE INFORMAÇÕES AVANÇADO CALENDÁRIO (a opção “nenhum” significa que a tarefa está seguindo o calendário do projeto);
· É preciso verificar o calendário do recurso, se ele segue o do projeto isso irá causar um conflito, então é preciso selecionar a opção “O AGENDAMENTO IGNORA CALENDÁRIOS DO RECURSO”;
TRABALHO COM HORA EXTRA
· O trabalho com hora extra é utilizado quando se tempo somente 1 recurso disponível e uma duração fixa, então é necessário trabalhar a mais do que o expediente;
· O primeiro passo é atribuir o custo da hora extra no recurso utilizado na tabela de recursos;
· Ative a tabela de detalhes de da tarefa com a visualização do trabalho, coloque o trabalho fixo e a duração desejada, dessa forma a tarefa irá ficar superalocada; 
· A ativação da coluna PICO na tabela de detalhes do trabalho permite visualizar quanto de recurso é preciso atribuir para que a tarefa não fique superalocada;
· Adicione a coluna Trabalho h. extra e insira as horas extras necessária, dessa forma o recurso deixará de ser superalocado.
O trabalho de horas extras não é somado com o trabalho, são 60h de trabalho no total sendo 40h de expediente e 20h de horas extras 
· Insira a coluna custo de horas extras pra visualizar o custo total dessas horas;
EXPORTAÇÃO, IMPESSÃO E MODELO GLOBA
· Para imprimir o projeto ou exportar um PDF: ARQUIVO EXPORTAR/IMPRIMIR
MODELO GLOBAL
· O modelo global do projeto é um arquivo padrão que os aplicativos do office mantem nos diretórios para que toda vez que você inicie um projeto ele mantenha as configurações (como se fosse um template);
· Para utilizar esse recurso: GUIA DESENVOLVEDOR ORGANIZADOR COPIE AS OPÇÕES DESEJADAS ENTRE O PROJETO ATUAL E O MODELO GLOBAL;
· O organizador também permite copiar personalizações de um projeto para outro, como por exemplo um modelo deexibição ou de tabela;
PERSONALIZAÇÃO DE CÓDIGOS DA COLUNA EDT (estrutura hierárquica) 
· Este recurso é utilizado para personalizar o prefixo hierárquico (1, 1.1, 1.1.1) das tarefas quando necessário;
· Para isso: GUIA PROJETO WBS;
· Para renumerar a estrutura hierárquica ao mudar uma tarefa de posição: GUIA PROJETO WBS RENUMERAR;
· Para fazer isso também podemos utilizar os campos personalizados como será visto logo abaixo;
CAMPOS PERSONALIZADOS
· Para inserir um campo personalizado: GUIA PROJETO CAMPOS PERSONALIZADOS;
O atributo pesquisar é para campos com tipos de valores definidos (é aberta uma caixa de seleção), por exemplo para definir o tipo de cargo de um funcionário. 
O atributo fórmula é utilizado para campos onde vão ser realizados cálculos. 
A opção nenhum deixa o campo vazio, permitindo que o usuário digite manualmente qualquer valor.
Tipo de campo 
Para qual tipo você está inserindo o campo 
· EXEMPLO 1: Campo tipo estrutura de tópicos - Personalização da coluna EDT com campos personalizados:
Crie o formato da estrutura desejada, onde a linha 1 é o primeiro nível, a linha 2 o segundo e assim por diante 
Utilize estas setas para aumentar ou diminuir o nível do valor inserido 
Essa opção permite ou não a inserção de novos opções de valores que não estão na estrutura criada na tabela de entrada 
· O campo personalizado “Cargo” também poderia ter sido inserido com um campo tipo texto;
· EXEMPLO 2: Campo tipo número - Escala de qualidade:
Define um valor padrão para o campo 
· EXEMPLO 3: Campo tipo Sinalizador – Indicador CPI
Esta opção permite escolher o tipo de cálculo que o Project realizará com todas as colunas para aparecer na tarefa resumo, por exemplo soma, média, etc. A opção usar fórmula significa que será utilizada a mesmo cálculo do atributo personalizado 
Aqui são exibidos todos os campos do projeto para serem inseridos no cálculo 
Esse é o cálculo realizado para obtenção do indicador CPI 
Aqui são exibidas algumas fórmulas pré-definidas 
Selecionar essa mesma opção para o resumo do projeto
Esss opção coloca os mesmos testes criados para as linhas regulares para as linhas resumos 
PERSONALIZAÇÃO DA EXIBIÇÃO DO GRÁFICO DE GANTT
INSPETOR DE TAREFAS
· O Inspetor de Tarefas é uma ferramenta que auxilia a visualizar mais detalhes sobre determinada atividade e também nos da sugestões caso tenhamos algum problema de superalocação ou problemas do tipo;
· Para utiliza-lo: SELECIONE A TAREFA GUIA TAREFA INSPECIONAR;
PROJETOS MESTRE E VÍNCULOS COM SUBPROJETOS
· Esses recursos são utilizados quando se trabalha com projetos maiores onde precisamos dividir o trabalho em projetos menores para trabalhar com diferentes equipes;
· Para inserir um subprojeto: GUIA PROJETO SUBPROJETO
 
· Ao realizar esse vínculo qualquer modificação realizada no arquivo do subprojeto será automaticamente carregada no projeto mestre e vice-versa;
· Para vincular tarefas de dois projetos existem duas formas:
· 1º - Selecione as duas tarefas e use o botão de vínculo:
· 2º - Abra a caixa de informações da tabela Predecessoras No campo ID digite: nome o projeto onde está a tarefa que se deseja vincular \ número da tarefa que se deseja vincular:
· As tarefas externas vinculas ao projeto serão exibidas em cinza na tabela de entrada:
· No botão “Vínculos de projeto” é possível visualizar os vínculos existentes de tarefas com outros arquivos:
POOL DE RECURSOS
· Se um mesmo recurso já estiver alocado em dois diferentes projetos, então ele não estará 100% disponível para atribuição em nenhum dos dois projetos. O Pool de recursos é utilizado para consideração da utilização de um recurso em outro projeto;
· O Project Server é utilizado em empresas principalmente por causa desse recurso;
· No Project Professional o ideal é criar um arquivo só com os recursos (o arquivo Pool de recursos) que será compartilhado entre os vários projetos que utilizam os mesmos recursos;
· Para adicionar um arquivo pool de recursos em um projeto: GUIA RECURSOS POOL DE RECURSOS COMPARTILHAR RECURSOS;
Sempre colocar o Pool de recursos como prioridade 
· O calendário dos recursos deve ser cadastrado dentro do arquivo Pool de recursos;
· Feita as alocações dos recursos e salvo o projeto você poderá visualizar automaticamente o uso dos recursos no arquivo Pool de Recursos no modo de exibição USO DO RECURSO;
· Ao inserir esse mesmo arquivo Pool em outro projeto e se por acaso um recurso for alocado em uma data que já está sendo utilizada em outro projeto o Project alertará;
COMPARANDO VERSÕES DE PROJETO 
· O Project possui um recurso para analisar duas versões de um projeto, ele cria um terceiro projeto em forma de relatório de comparação;
· Para acessar esse recurso: ABRA OS DOIS PROJETOS DE COMPARAÇÃO GUIA RELATÓRIO COMPARAR TAREFAS OU COMPARAR RECURSOS
· Nesse novo relatório é possível comparar as tarefas e os recursos:
RELATÓRIOS DO PROJEC E EXPORTAÇÃO DE MODELOS VISUAIS
· O Project possui diversos relatório pré-definidos, para acessá-los vá ate a GUIA RELATÓRIO
Em relatórios visuais é possível gerar relatórios em outros softwares da Microsoft, como o Excel e o VISIO 
· RELATÓRIOS PERSONALIZADOS 
· Exemplo 1 – Curva S de trabalho
· GUIA RELATÓRIO NOVO RELATÓRIO EM BRANCO
· Campos utilizados: Trabalho acumulado; Trabalho acumulado de linha de base; Trabalho real acumulado;
· Gráfico utilizado: Gráfico de linhas 1 
· É possível salvar os relatórios criados como modelo global como visto anteriormente (GUIA DESENVOLVEDOR ORGANIZADOR)
TABELA CRONOGRAMA
· Para ativar:
· O INICIO ATRASADO e o TERMINO ATRASADO são as datas limites máxima que uma tarefa pode começar ou terminar sem atrasar o cronograma; 
OUTROS COMANDOS
· Ativar linhas de grade: GUIA FORMATO LINHA DE GRADE
· Adicionar uma nova tarefa entre outras duas: BOTÃO DIREITO DO MOUSE SOBRE UMA DAS TAREDAS INSERIR TAREFA GUIA TAREFA RECUAR TAREFA
· Mover a posição de uma tarefa: CLIQUE NO NUMERO DA LINHA DA TAREFA E ARRASTE COM O MOUSE
· Adiantar ou adiar uma tarefa: SELECIONE A LINHA INTEIRA DA TAREFA GUIA TABELA MOVER