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2 Sumário 1 ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS ............................. 5 1.1 Elaboração ........................................................................................... 6 2 ROTEIRO BÁSICO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS .................. 7 3 A IMPORTÂNCIA DO PROJETO ............................................................. 10 4 ESTRUTURA BÁSICA DE UM PROJETO TÉCNICO .............................. 13 4.1 Folha de apresentação ....................................................................... 13 4.2 Título .................................................................................................. 14 4.3 Introdução .......................................................................................... 14 4.4 Proponente ......................................................................................... 14 4.5 Equipe do projeto ............................................................................... 14 4.6 Contexto do projeto ............................................................................ 15 4.7 Objetivos ............................................................................................ 15 4.8 Específicos ......................................................................................... 15 4.9 Resultados desejados ........................................................................ 16 4.10 Justificativas .................................................................................... 16 4.11 Revisão Bibliográfica ....................................................................... 16 4.12 Público-alvo ..................................................................................... 17 4.13 Estratégia do projeto (atividades) .................................................... 17 4.14 Metodologia ..................................................................................... 17 4.15 Premissas e análise de risco ........................................................... 18 4.16 Análise de viabilidade – fatores de controle interno ........................ 18 4.17 Viabilidade política .......................................................................... 18 4.18 Viabilidade financeira ...................................................................... 18 4.19 Viabilidade técnica .......................................................................... 19 4.20 Viabilidade econômica .................................................................... 19 3 4.21 Viabilidade social ............................................................................ 19 4.22 Viabilidade ambiental ...................................................................... 19 4.23 Análise das premissas – fatores externos ao projeto ...................... 20 4.24 Cronograma de execução ............................................................... 20 4.25 Orçamento físico e financeiro .......................................................... 20 4.26 Controle e Avaliação ....................................................................... 21 4.27 Documentação ................................................................................ 21 4.28 Referências Bibliográficas ............................................................... 21 4.29 Resumo do projeto .......................................................................... 21 4.30 Apresentação geral ......................................................................... 22 5 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS ............................................................................................................... 22 6 EXECUTANDO O PLANEJAMENTO ....................................................... 24 6.1 Controlando O Planejamento ............................................................. 24 6.2 Análise E Decisão .............................................................................. 25 7 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO .......................................................... 26 7.1 Mitos e Concepções Errôneas sobre Planejamento Estratégico ........ 28 7.2 Do Planejamento à Projeção Futura .................................................. 28 8 O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO estratégica .................................... 30 8.1 O Processo de Administração Estratégica ......................................... 32 8.2 Questões Especiais na Administração Estratégica ............................ 33 9 AVALIAÇÃO DA IDEIA DO NEGÓCIO PARA A ELABORAÇÃO DE PROJETO ................................................................................................................. 34 9.1 Sazonalidade ...................................................................................... 35 9.2 Efeitos da situação econômica ........................................................... 36 9.3 Controle governamental ..................................................................... 36 9.4 Dependência de elementos de disponibilidade e custo incerto .......... 37 4 9.5 Ciclo de vida no setor – expansão, estagnação ou retração .............. 37 9.6 Lucratividade ...................................................................................... 39 9.7 Mudanças que estão ocorrendo no setor ........................................... 40 9.8 Efeitos da evolução tecnológica ......................................................... 41 9.9 Grau de imunidade à concorrência .................................................... 42 9.10 A atração pessoal ........................................................................... 42 9.11 Barreiras à entrada ......................................................................... 43 10 CONCEITO DE EMPRESA ................................................................... 44 11 O NEGÓCIO .......................................................................................... 45 11.1 A estratégia do negócio .................................................................. 46 12 MISSÃO: O PROPÓSITO DE EXISTÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO ........ 48 13 OS VALORES DA ORGANIZAÇÃO ...................................................... 48 14 ANÁLISE DO AMBIENTE E CENÁRIO EXTERNO ............................... 49 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 53 5 1 ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS Fonte: www.i9treinamentos.com Conforme estabelecido por Antônio César Amaru Maximiano no livro “Administração de Projetos – Como Transformar Ideias em Resultados”, projeto é caracterizado como: Um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim programados, Que tem como objetivo fornecer um produto singular, Dentro de restrições orçamentárias. Projetos são sistemas ou sequências de atividades finitas, com começo, meio e fim bem definidos. Uma atividade repetitiva, ou que tem duração contínua, não é projeto. É uma atividade funcional ou programa. “Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dados”. (PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU, 1984) 6 1.1 Elaboração O projeto é um instrumento que surge em resposta a um problema concreto, definido e delimitado. Elaborar um projeto é, antes de tudo, contribuir para a solução de problemas, transformando IDÉIAS em AÇÕES, porém o projeto torna-se inócuo se o problema que o tal deve solucionar “em tese”, estiver mal delimitado. O documento chamado projeto é o resultado obtido ao se “projetar” no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão utilizados para atingi-los, quaisrecursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados. A organização das ideias e dos meios em forma de projeto nos auxilia sistematizar o trabalho em etapas a serem cumpridas, compartilhar a imagem do que se quer alcançar, identificar as principais deficiências a superar, apontar possíveis falhas durante a execução das atividades previstas. Alguns itens devem ser observados na formulação de projetos: Identificação e delimitação correta do problema - deve ser significante em relação aos fatores de sucesso na gestão da maquinaria e problemática pública; deve ter dimensão administrável; deve ser mensurável, ou seja, ao elaborar um projeto devemos ter “os pés no chão”, respondendo a três perguntas essenciais: Qual produto será fornecido? Quando será fornecido?; Quanto custará?; Identificação das pessoas e instituições a quem afeta resolver o problema, buscando criar vínculos com os mesmos desde o início do projeto; Busca adequada de fontes de financiamento, identificando se estas fontes financiadoras possuem recursos financeiros disponíveis ao financiamento de projetos da natureza que estamos propondo. Qual o universo de recursos disponíveis, e qual a cota a ser liberada por projeto. Identificação de possíveis parceiros ex: Entidades Governamentais, ONG´S, OSIP´S, Empresas Privadas e etc, buscar a definição das atividades ou a parte do projeto que deverá ser executado por cada parceiro. 7 2 ROTEIRO BÁSICO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Os principais itens que compõem a apresentação de um projeto relacionam-se de forma bastante orgânica, de modo que o desenvolvimento de uma etapa necessariamente leva à outra. Apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens: a) Título do projeto Deve dar uma ideia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto. b) Caracterização do problema e justificativa A elaboração de um projeto se dá introduzindo o que pretendemos resolver, ou transformar. De suma importância, geralmente é um dos elementos que contribui mais diretamente na aprovação do projeto pela(s) entidade(s) financiadora(s). Aqui deve ficar claro que o projeto é uma resposta a um determinado problema percebido e identificado pela comunidade ou pela entidade proponente. Deve descrever com detalhes a região onde vai ser implantado o projeto, o diagnóstico do problema que o projeto se propõe a solucionar, a descrição dos antecedentes do problema, relatando os esforços já realizados ou em curso para resolvê-lo. A justificativa deve apresentar respostas à questão “POR QUE”? Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado (operacionalizado)? Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão: Qual a importância da solução desse problema para a comunidade? Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa temática? Qual a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto? Quais os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região? c) Objetivos A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUE? e PARA QUEM? 8 A formulação do objetivo de um projeto pode considerar de alguma maneira a reformulação futura, positiva das atuais condições negativas do problema. Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e o aproveitamento de uma oportunidade. Estes objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados somente pelo sucesso do projeto, dependem de outras condicionantes. É importante distinguir dois tipos de objetivos: Objetivo Geral ou Macro Objetivo: Corresponde ao produto final que o projeto quer atingir. Deve expressar o que se quer alcançar na região em longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. O projeto não pode ser visto como fim em si mesmo, mas como um meio para alcançar um fim maior. Objetivos Específicos: Corresponde às ações que se propõe a executar dentro de um determinado período de tempo. Também podem ser chamados de resultados esperados e devem se realizar até o final do projeto. d) Metas As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e neste caso podem e devem ser bastante concretos expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou QUANTO será feito. A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços. Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos? Qual a melhor forma de mensuração? Quando a meta se refere a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, se possível, o sexo, a idade, a faixa de renda e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo. Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance. Obs. Quase todas as instituições financiadoras exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma forma ou outra. e) Metodologia 9 A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto. A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois respondem, a um só tempo, as questões: “COMO?”, “COM QUEM?”, “ONDE?”, e “QUANTO?”. A Metodologia deve corresponder às seguintes questões: Como o projeto vai atingir seus objetivos? Como começarão as atividades? Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades? Como e em quais momentos haverá a participação e envolvimento direto do Grupo social? Deve se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação. É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, e é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas. Um projeto pode ser considerado bem elaborado quando tem metodologia bem definida e clara. É a metodologia que vai dar aos avaliadores / pareceristas/ aprovadores, a certeza de que os objetivos do projeto realmente têm condições de serem alcançados. Portanto este item deve merecer atenção especial por parte dos órgãos/instituições que elaborarem projetos. Uma boa metodologia prevê três pontos fundamentais: a gestão participativa, o acompanhamento técnico sistemático e continuado e o desenvolvimento de ações de disseminação de informações e de conhecimentos entre a população envolvida - operacionalização. f) Cronograma de Execução O cronograma de execução responde a pergunta “QUANDO?”. Os projetos, como já foram comentados, são temporalmente bem definidos, e devem possuir datas de início e término preestabelecidas. As atividades que serão desenvolvidas devem se inserir neste lapso de tempo. O cronograma é a disposição gráfica das épocas em que as atividades vão se realizar e permite uma rápida visualização da sequência em que devem acontecer. 10 Este caminho de exibição do cronograma determinará o se existe caminho crítico e a sequência lógica de execução do projeto, fazendo assim, uma busca na otimização do planejamento / operacionalização das atividades mencionadas. g) Orçamento Respondendo à questão “COM QUANTO?”. O orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica com o que e quando serão gastos os recursose de que fontes virão tais recursos. Facilmente pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea como, por exemplo: material de consumo; custos administrativo ou pessoal; Equipamento e material permanente; serviços de terceiros – físicos ou jurídicos; diárias e hospedagem; obras e instalações. No orçamento as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo. Prevendo também constar o cronograma de desembolso, prevendo os pagamentos feitos pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida. 3 A IMPORTÂNCIA DO PROJETO Um projeto bem elaborado pode ser nosso norte ao procurarmos por soluções que se encaixem em nossas necessidades. Com um projeto em mãos, podemos ter a certeza de que atingiremos nosso objetivo. Um projetista, ao elaborar seu projeto, deve procurar entender extremamente bem quais as necessidades de seu cliente, através de reuniões, conferências, análises e pesquisas. Por vezes, nem nós mesmos enquanto clientes os clientes, sabemos exatamente o que queremos. Sabemos apenas que necessitamos de uma infraestrutura de comunicações, mais nada. Cabe ao bom projetista auxiliar o cliente a descobrir as necessidades ideais de comunicação de sua empresa. Exemplos de perguntas a serem respondidas durante a confecção de um projeto de cabeamento: Quantos pontos de telecomunicações teremos? 11 Que aplicações funcionarão sob o cabeamento (voz, dados, vídeo, automação)? Qual a categoria do sistema UTP (Cat.5 e ou Cat.6)? Que tipo de fibra óptica é a mais adequada? Usaremos patch panels ou blocos, interconexão ou conexão cruzada? Estaremos aptos a rodar 1 Gb/s e 10 Gb/s? A infra- estrutura (dutos, calhas) é suficiente ou precisa ser ampliada? Que conectores ópticos usaremos? Quais requisitos de minha sala de equipamentos (tamanho, temperatura, umidade, altura, etc.)? O quanto de sobra deixaremos para prover expansões futuras? A distribuição será “homerun” ou em zona, aumentado a flexibilidade de layout? Qual será a classificação dos cabos quanto à flamabilidade? Como a entrada de cabos externos será protegida contra surtos elétricos? Como o sistema de cabeamento se interligará ao sistema de aterramento elétrico do edifício? Além dessas questões técnicas, outras igualmente importantes devem ser levantadas: A empresa instaladora é certificada pelo fabricante da solução escolhida? Haverá um engenheiro ou RCDD® responsável pela instalação? Os profissionais envolvidos na instalação foram treinados pelos fabricantes e/ou entidades do setor? A empresa instaladora possui CREA jurídico e está habilitada a recolher ART (Anotação de Responsabilidade Técnica)? Quais as garantias oferecidas? Quem proverá a garantia? O que está incluso na garantia? Por quanto tempo? O processo de garantia envolve uma auditoria independente? A empresa instaladora possui atestado de capacidade técnica em obra similar? A própria elaboração do projeto deve ser feita por um profissional especializado, normalmente um engenheiro ou um RCDD (Registered Communications Distribution Designer – designação para indivíduos que demonstram excelência em projeto, integração e implementação de sistemas de transporte para 12 telecomunicações, conferida pela BICSI® – associação sem fins lucrativos da indústria de telecomunicações). Lembramos que há uma resolução do CONFEA (Conselho Federal de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – www.confea.org.br), de 2002, que estabelece que os profissionais habilitados a elaborar projetos e executar instalações telefônicas e de lógica, são: Engenheiros e Arquitetos (com atribuições do Decreto Lei nº 23.569, de 1933); Engenheiros Eletricistas, (com atribuições dos arts. 8º e 9º da Resolução nº 218, de 1973); Engenheiros de Computação (com as atribuições da Resolução nº 380, de 1993); Tecnólogos em Telefonia; Tecnólogos em Telecomunicações/Telefones e Redes; Tecnólogos em Eletrônica Industrial; Tecnólogos em Instrumentação e Controle (os Tecnólogos, conforme Resolução 313, de 1986, poderão responsabilizar-se por instalações e manut. de instalações telefônicas e de lógica); Técnicos em Eletrônica e Eletrotécnica; Técnicos em Telecomunicações (os Técnicos, nos limites de suas atribuições). O projeto deve incluir um descritivo técnico detalhado, escrito em um português bem claro, plantas, planos de faces dos racks e pranchas (desenho que detalha a disposição dos equipamentos), plano de identificação dos componentes e uma lista básica de materiais de cabeamento. Deve ser baseado nas normas brasileiras (ABNT/NBR 14565) e/ou internacionais (ISO/IEC 11801, ANSI/TIA/EIA-568-B, 569A, 606-A, 607-A, 758, 862, etc.). Uma vez realizado, o projeto servirá de base para sairmos ao mercado em busca de instaladores que o usarão como base para elaborar suas propostas comerciais. Poderemos então escolher qualquer empresa instaladora, desde que atenda ao projeto e aos requisitos mínimos de qualidade pretendidos. É importante salientar que é desejável que a empresa que elabore o projeto não participe da sua execução. Posteriormente, o projetista pode ser contratado para fiscalizar a empresa executora, para saber se a obra está prosseguindo de acordo com o projeto, e até mesmo para realizar uma auditoria de conformidade ao seu final. 13 Este procedimento, embora pareça ser mais dispendioso, pois requer a contratação de um projetista, acaba por economizar seu dinheiro! Como? Ao especificar um projeto, evitam-se aquelas “economias burras”, geralmente empregadas no momento da instalação, quando se sacrifica o desempenho, mobilidade ou modularidade em troca de um ganho momentâneo. A médio e longo prazo, perde-se em constantes manutenções e alterações de um sistema que poderia ter nascido bem melhor e mais robusto. Por outro lado, por não se ter um projeto coerente, podemos ser pegos de surpresa no momento da instalação, quando teremos que altera-la em virtude de interferências não previstas com outros sistemas, como o hidráulico, o de ar condicionado e o de elétrica. Ao contratarmos um projeto de antemão, estaremos certos de que teremos uma instalação que atenda adequadamente às nossas necessidades e com a melhor relação custo/benefício que podemos desejar. 4 ESTRUTURA BÁSICA DE UM PROJETO TÉCNICO A redação técnica de um projeto será fundamental para a sua aprovação. A seguir, descreve-se uma estrutura básica que poderá servir como guia quando da elaboração de um projeto técnico ou, como quiser, um projeto de ação. Trata-se da descrição de um roteiro completo, seguindo mais ou menos as exigências dos agentes financiadores, embora, cada uma destas agências tenha modelo ou formulário próprio. Estrutura básica 4.1 Folha de apresentação Deverá conter: Nome do projeto; Instituição responsável e sua logomarca; Instituições envolvidas e suas logomarcas; Equipe responsável; Local e data. 14 4.2 Título Ter presente que o título será muito importante para vender o projeto e deve provocar aquele primeiro interesse pelo mesmo; Ter uma sigla - sonora, concisa, objetiva e que reflita a ideia geral do projeto; Não deve ser extenso em demasia; porém, claro, coerente e consistente. 4.3 Introdução Deverá dar uma ideia sucinta do conjunto do projeto (de onde surgiu a ideia, quais as intenções do trabalho, como foi organizado ...); Evitar textos maiores que uma ou duas páginas; Assegurar que seja uma espécie de “cartão de apresentação”; Deverá suscitar interesse para que o leitor (consultor) analise o restante do projeto. 4.4 Proponente Descrever a instituição, empresa ou organização responsável pelo projeto;Fornecer os dados técnicos da mesma, tais como: nome, endereço completo, dados jurídicos (CNPJ, Inscrição Estadual, Municipal); Inserir a logo, se existir; Indicar as parcerias envolvidas com o projeto (reais e não as prováveis); se existirem, colocar os dados e logomarcas das respectivas organizações parceiras. 4.5 Equipe do projeto Descrever, objetivamente, a equipe que elaborou o projeto e a equipe que deverá acompanhar o processo: equipe técnica, operacional e de apoio disponível; Inserir um currículo resumido de cada profissional envolvido (será importante para dar fundamentação técnica e segurança aos financiadores). Pode-se utilizar o currículo da base Lattes na forma resumida - modelo exigido em instituições como Capes e CNPq; 15 Indicar o coordenador ou responsável pelo projeto, sendo importante ter um “regra dois” para a coordenação – indicar quem assume se o coordenador/responsável sair; Ter uma coordenação “de peso” é importante (profissional reconhecido); Descrever a estrutura disponível e a capacidade institucional para abrigar o projeto; Descrever a capacidade técnica, física e operacional (instalada) do proponente, sua organização, planejamento, logística e recursos a serem utilizados; Prever todos os recursos técnicos, materiais e físicos necessários à execução, porém, não comprometer recursos indisponíveis. 4.6 Contexto do projeto Elaborar um diagnóstico da situação envolvida, de forma focada e sucinta; Assegurar que o projeto parta de uma realidade e necessidade comprovada; Ter dados reais da situação, com um retrato histórico e atual; Descrever a contribuição dos beneficiários na elaboração do projeto. 4.7 Objetivos Geral O objetivo deve ser claro, coerente e sucinto para dizer o que o projeto quer; Deve refletir a razão de ser do projeto, podendo ser abrangente; Deve estar ajustado às normas dos financiadores - muitas instituições buscam palavras-chaves no texto do projeto (sustentabilidade, desenvolvimento social, impacto ambiental / social, geração de emprego, taxa de retorno financeiro, etc). 4.8 Específicos Os objetivos específicos devem estar bem relacionados com o título, com o contexto do projeto e com o objetivo geral, mantendo o foco; Utilizar verbos de acordo com a linguagem do financiador – infinitivo, particípio passado, gerúndio; 16 Redigir de forma clara o que se quer atingir, indicando os benefícios desejados para o público e área envolvida. 4.9 Resultados desejados Indicar quais os resultados que se quer alcançar, concretamente, ao final do projeto; Descrever os possíveis efeitos e impactos que o projeto pretende produzir; Quantificar os objetivos tentando dar uma dimensão para os mesmos – apresentar os indicadores que podem ser uma boa medida para considerar que os objetivos foram alcançados; Ser realista e manter coerência com os objetivos propostos. 4.10 Justificativas O projeto deve estar baseado em uma justificativa absolutamente coerente, que fundamente a sua razão de ser; Não deverá haver dúvida do porquê do projeto, o fim a que se destina, devendo convencer da necessidade e relevância dos objetivos propostos; Deixar clara a sua contribuição social, ambiental, cultural, etc.; Projetos sem uma boa justificativa geralmente são rejeitados - uma análise objetiva do contexto geral e específico poderá ser útil nesta fundamentação. 4.11 Revisão Bibliográfica Procurar fundamentar teórica e tecnicamente o projeto; Atenção às normas técnicas para as citações e referências, organização de quadros e tabelas, inserção de notas; O número de páginas depende das possíveis regras da instituição financiadora, da amplitude do tema e da objetividade; Cuidado para não ser longa demais e conter informações que pouco interessam aos objetivos do projeto; 17 Eventualmente, de acordo com as orientações do agente financiador, a revisão de literatura poderá ter outro título (fundamentação teórica, marco teórico, marco técnico ou outro) ou fazer parte de outra seção do trabalho. 4.12 Público-alvo Delimitar o público envolvido e descrever os beneficiários diretos e indiretos, indicando-os também quantitativamente, se possível (comunidades, grupos, pessoas, etc); Essa descrição deve ser realista e coerente com a proposta e estratégia do projeto. 4.13 Estratégia do projeto (atividades) Descrever os meios e as ações que serão utilizados para assegurar o êxito do projeto; Relacionar uma ou mais ações (o que fazer?) para cada objetivo específico com suas respectivas metodologias (como será realizado?); Podem ser descritas a partir de um plano operacional (marco operacional) do projeto; Estabelecer parcerias e políticas de atuação, com as possíveis alianças para a viabilização do processo; Adequar a estratégia do projeto às linhas do financiador; Não queimar etapas – as ações devem ser necessárias e suficientes para assegurar os objetivos pretendidos, mostrando coerência no texto; Prever ações para minimizar possíveis resistências ao projeto. 4.14 Metodologia Definir uma proposta metodológica a ser utilizada pelo projeto, descrevendo: Como o projeto será desenvolvido; Qual a dinâmica de implementação; Como ele será operacionalizado; 18 Quais os instrumentos de execução; Qual a forma de condução; Utilizar uma metodologia adequada ao público beneficiário, à instituição proponente e às instituições apoiadoras; Descrever, sequencialmente, o passo a passo do desenvolvimento do projeto. 4.15 Premissas e análise de risco Analisar os riscos para o desenvolvimento do projeto, fazendo a sua previsão e observando as ameaças internas e externas. 4.16 Análise de viabilidade – fatores de controle interno Descrever os elementos que asseguram a viabilidade do projeto; Realizar uma análise dos fatores de risco internos do projeto. 4.17 Viabilidade política Assegurar que o projeto esteja inserido nas políticas e programas governamentais e institucionais; Assegurar que o mesmo obedeça aos aspectos legais vigentes. 4.18 Viabilidade financeira Descrever: Quanto vai custar; Quem vai financiar; Como será o financiamento. Obs.: quando se pleitear um financiamento com o projeto, demonstrar claramente a viabilidade financeira da ação a ser financiada; mas, também claramente, demonstrar a viabilidade financeira das demais atividades desenvolvidas que não são objeto de tal financiamento – isto demonstra que, independentemente da aprovação ou não do projeto, a instituição será capaz de dar continuidade aos seus 19 trabalhos. Se tal questão não ficar esclarecida, normalmente os projetos são reprovados – nenhum agente financiador aposta em uma instituição que só desenvolve uma ação ou que todas as ações dependam de um único agente financiador (dá a impressão que só está interessada no dinheiro). 4.19 Viabilidade técnica Descrever: Quem vai dar o suporte técnico; Quanto vai custar tal suporte. 4.20 Viabilidade econômica Analisar se o projeto garante o retorno dos investimentos; Verificar se pode ser garantida a sua auto- sustentabilidade. Obs.: o retorno do investimento não é medido em termos de cálculo financeiro- contábil (benefício-custo); mas em termos de eficácia (resultados da ação), eficiência (custo da ação) e efetividade (solução definitiva do problema). A auto- sustentabilidade está relacionada à possibilidade de garantir a continuidade da ação com recursos próprios, independentemente da renovação do financiamento. 4.21 Viabilidade social Verificar se os beneficiários e envolvidos aceitam o projeto; Analisar se há sustentabilidade social. 4.22 Viabilidade ambiental Assegurar o respeito aos princípios de sustentabilidade ambiental. 20 4.23 Análise das premissas – fatores externos ao projetoAnalisar os fatores que estão fora do controle do projeto, mas que são importantes para o seu êxito; As premissas podem ser definidas a partir da hierarquia de objetivos; Formular as premissas com um enfoque positivo (como superá-las); Verificar o grau de importância e qual a probabilidade de ocorrer; Examinar se as atividades descritas conduzem diretamente aos objetivos específicos, ou se para isto acontecer, deverá haver um acontecimento adicional externo ao projeto; Examinar se os objetivos específicos conduzem diretamente ao objetivo do projeto, verificando se existem algum fator externo ao projeto que possa contribuir ou impedir de se chegar a este fim. 4.24 Cronograma de execução Descrever o período de execução, por fases e ações, especificando o responsável; Ajustar o cronograma observando características regionais, para não ter imprevistos – colheita, chuva, festas, etc.; Definir o calendário sempre com uma margem de segurança, respeitando a capacidade física, organizacional e financeira da organização; Desenvolver um quadro sintético e de fácil visualização para facilitar a compreensão das etapas do projeto. 4.25 Orçamento físico e financeiro Detalhar os custos e gastos do projeto, mantendo coerência com todas as etapas, com maior ou menor detalhamento, segundo as exigências do agente financiador; Fazer o orçamento com valores realistas, segundo sua realidade operacional, sem superestimar nem subestimar, segundo pesquisa de mercado; 21 Definir com clareza a contrapartida da instituição proponente (geralmente salário não é aceito como contrapartida); Elaborar o cronograma de desembolso (bimestral ou trimestral, para projetos curtos de 1 ou 2 anos; semestral ou anual, para projetos de 2 anos ou mais); Especificar as necessidades materiais e de recursos humanos; Organizar as planilhas de custos e apresentar a memória de cálculo, se solicitado pelo agente financiador; Conhecer os itens financiáveis por instituição. 4.26 Controle e Avaliação Descrever o sistema de monitoria e avaliação do projeto, demostrando a forma de controle e ações corretivas; Definir pontos de observação, fontes de verificação, indicadores e a periodicidade da avaliação. 4.27 Documentação Prever um sistema de documentação para o projeto; Definir formas de socializar as informações do projeto com as instituições cooperantes e envolvidos em geral. 4.28 Referências Bibliográficas Relacionar apenas as citadas no projeto, seguindo as normas da ABNT; Evitar referências não disponíveis (xerox, textos, etc). 4.29 Resumo do projeto Elaborar uma síntese do projeto buscando dar uma ideia geral do mesmo ao leitor, antes de uma leitura mais detalhada. 22 4.30 Apresentação geral Providenciar uma apresentação com uma formatação, layout e configuração básica seguindo as orientações dos financiadores; Ter profissionalismo na redação e apresentação (confiabilidade, correção de linguagem, impessoalidade e bom visual); Assegurar a coerência entre os elementos do projeto; Priorizar textos objetivos e sucintos e, em alguns casos, um resumo executivo, o que poderá facilitar o trabalho dos analistas. 5 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS Fonte: www.ultimateexcursions.net O Planejamento não está ligado a uma série de regras que devem ser seguidas para que após alguns dias se obtenha um planejamento. Ele deve ser estruturado com base nas características da empresa que busca em última instância a excelência empresarial e a otimização do desempenho econômico da empresa. O planejamento de uma empresa deve ser feito no âmbito global. Na realidade o planejamento é o processo de desenvolver a estratégia e a relação pretendida da organização com seu mercado consumidor. Assim ele deve envolver todos os membros da organização a fim de que assumam seu papel perante suas 23 responsabilidades e suas atuações diante do que foi planejado e assim atingir o sucesso operacional. De que adiantaria criar inúmeras possibilidades de acontecimentos se não existir comprometimento e o objetivo firme e decisivo de transformar o planejamento em realidade. Segundo WELSCH: “planejar representa a forma como a empresa pretende atingir os objetivos e as metas propostas” O planejamento é a tentativa de prever as ocorrências futuras e estar preparado para agir de forma a evitar surpresas desagradáveis no funcionamento e na gestão do empreendimento. Embora qualquer empreendimento ofereça riscos, é possível prevenir-se contra eles através de algumas ferramentas operacionais que podem dirimir os riscos e auxiliar o administrador na tomada de decisões. O planejamento sozinho não alcança os objetivos da empresa. Se o planejamento realizado não for executado, acompanhado, controlado e o mais importante, corrigido se necessário, de nada adiantará realizar o planejamento. Segundo WELCH o processo de planejamento deve ser dinâmico, flexível e oportuno, isto é, adaptável às mudanças, com estilo participativo, voltado para a eficácia empresarial. Não se pode deixar de destacar a importância existente no tema “planejamento” que deve acompanhar os gestores em todos os momentos de construção do conhecimento empresarial. Nas diversas atividades, os empreendedores devem planejar cuidadosamente suas ações implementando planos e avaliações sistemáticas do desempenho conforme os planos idealizados. Cabe ao empreendedor coordenar e participar da escolha da melhor alternativa, observando os aspectos econômicos, de modo a garantir a eficácia da empresa. A etapa de planejamento é o momento em que os possíveis acontecimentos futuros são antecipados e oportunidades e ameaças são identificadas. Nesse aspecto, o processo de planejamento conduz a um conjunto de metas e planos que são adequados e viáveis dentro de um conjunto de circunstâncias previstas. Assim, o planejamento deve estar vinculado ao cenário onde a empresa atuará no futuro. 24 6 EXECUTANDO O PLANEJAMENTO A próxima etapa é a execução que WELSCH define como sendo: “a melhor disposição dos recursos da empresa. Suas atividades, as dos seus funcionários e de todos os recursos dispostos de maneira a alcançar os objetivos e as metas propostas de forma mais eficaz”. A execução do planejamento envolve todos os processos e todos os envolvidos devem assumir a consciência da importância da execução, para que tudo o que foi planejado realmente torne-se realidade e o administrador deve orientar seus colaboradores para que tudo aconteça de acordo com o planejado. A fase de execução é exatamente aquela em que as ações são implementadas e surgem as transações realizadas. É a fase de alcançar os objetivos e metas estabelecidas no planejamento, de forma a otimizar cada evento. Nesta etapa, todos os dados do desempenho da empresa devem ser armazenados para posterior confrontação e comparação com os planos e padrões na fase de controle. Para MOSIMANN e FISCH: “Execução é a etapa do processo de gestão na qual as coisas acontecem, as ações emergem. Essas ações devem estar em conformidade com o que anteriormente foi planejado. É por meio das ações que surgem os resultados”. 6.1 Controlando O Planejamento Após o processo de execução o gestor deve acompanhar e controlar os resultados alcançados comparando-os com o que foi planejado, identificando os possíveis desvios e suas respectivas causas para tomar a decisão quanto às ações para corrigi-los. WELSCH diz que: “controlar, representa a segurança de que sua própria energia e ações, bem como as de seus funcionários, estejam coordenadas com a implementação dos objetivos da organização”. Assim como o planejamento, os controles devem ser baseados em planos. Quanto mais claros, completos e integrados forem os controles operacionais, maiseficazes serão as ações para corrigir as possíveis falhas do planejamento. 25 6.2 Análise E Decisão As decisões evoluídas nessa área surgem de duas atividades maiores: primeiro, comparar o desempenho real, com o que foi planejado; segundo, determinar se o plano realmente precisa ser modificado, baseado nesta comparação. O processo de controle dos dados empresariais representa um papel importante porque facilita o controle de rotinas produzindo informações em tempo hábil e destinam-se, principalmente a direcionar o empreendedor na tomada de decisão. Esse planejamento, aqui denominado de “plano de controle”, deve ser escrito e, a cada passo, o administrador deve ter as informações relevantes para auxilia-lo na melhor decisão a ser tomada. Assim as decisões baseadas nas informações geradas pelos controles dão condições ao empresário da melhor escolha para garantir o sucesso de sua empresa. Pode-se definir como controles importantes os controles de compra, venda, custo, despesa, receita e de estoques; formação do preço de venda, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, fluxo de caixa. Esses controles proporcionam ao administrador condições de medir a eficiência da empresa. São simples de elaborar e podem ser acompanhados pelo próprio gestor mesmo que ele não possua grandes domínios sobre a teoria administrativa, podendo ser adquiridos em cursos ou treinamento na área de gestão administrativa ou financeira. Muito se fala em Planejamento Estratégico (PE), e nas organizações de maneira geral ainda se pode encontrar uma série de interpretações em relação a esta ferramenta da administração. O Planejamento Estratégico, que se tornou o foco de atenção da alta administração das empresas, volta-se para as medidas positivas que uma empresa poderá tomar para enfrentar ameaças e aproveitar as oportunidades encontradas em seu ambiente. Empresas de todos os tipos estão chegando à conclusão de que essa atenção sistemática à estratégia é uma atividade muito proveitosa. Empresas pequenas, médias e grandes, distribuidores e fabricantes, bancos e instituições sem finalidade de lucro, todos os tipos de organizações devem decidir os rumos que sejam mais adequados aos seus interesses. 26 As razões dessa atenção crescente à estratégia empresarial são muitas, algumas mais evidentes que outras. Dentre as causas mais importantes do crescimento recente do Planejamento Estratégico, pode-se citar que os ambientes de praticamente todas as empresas mudam com surpreendente rapidez. Essas mudanças ocorrem nos ambientes econômico, social, tecnológico e político. A empresa somente poderá crescer e progredir se conseguir ajustar-se à conjuntura, e o Planejamento Estratégico é uma técnica comprovada para que tais ajustes sejam feitos com inteligência. Trata-se de um instrumento mais flexível que o conhecido Planejamento em Longo Prazo. Um elemento-chave da estratégia é a seleção de apenas algumas características e medidas a serem consideradas tomadas. É um instrumento que força, ou pelo menos estimula, os administradores a pensar em termos do que é importante ou relativamente importante, e também a se concentrar sobre assuntos de relevância. O mais importante na utilização do Planejamento Estratégico é o seu estreito vínculo com a administração estratégica nas organizações. Não se pode tratar isoladamente o planejamento estratégico sem entrar no processo estratégico, contribuindo assim de forma mais eficaz com a gestão dos administradores na obtenção dos seus resultados. 7 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Com a mudança constante dos cenários econômicos no mundo, inclusive no Brasil, surgem alguns fatores negativos sobre os quais deverá se concentrar a atenção dos administradores. Questões como reduzido crescimento econômico, globalização, regulamentação governamental, inflação, escassez de alguns recursos, alto custo do petróleo e protecionismo internacional deverão alertar as organizações para a utilização e aperfeiçoamento desse Planejamento. No Brasil, apesar de muitas empresas já estarem utilizando a metodologia do Planejamento Estratégico, ainda pairam dúvidas sobre o que realmente este vem a ser e como deve ser formulado. A maior dúvida diz respeito a uma acentuada 27 tendência para a utilização dos termos “Planejamento Estratégico” e “Planejamento a Longo Prazo” como se fossem sinônimos. Segundo Igor ANSOFF (1990), somente um número reduzido de empresas utiliza o verdadeiro Planejamento Estratégico. A grande maioria das organizações continua empregando as antiquadas técnicas do Planejamento a Longo Prazo, que se baseiam em extrapolação das situações passadas. A metodologia do Planejamento a Longo Prazo foi desenvolvida nos Estados Unidos na década de 50, com profunda influência da tecnologia de planejamento dos países com economia planejada a longo prazo. Em consequência disso, na opinião de Marvin BOWER (1966), os planos a longo prazo tornaram-se projeções de lucro (para dez anos ou mais) sem muita utilidade, representados por uma enorme quantidade de papel e uma limitada quantidade de pensamento estratégico. Tais planos não permitem antever a realidade ambiental futura. Na metade dos anos 60, foi introduzida a metodologia do Planejamento Estratégico mediante proposições do prof. Igor Ansoff, dos pesquisadores do Stanford Research Institute e dos consultores da McKinsey Consulting Co. (TAYLOR, 1975). Philip KOTLER (1975), um dos defensores da sua utilização, propõe o seguinte conceito: “O Planejamento Estratégico é uma metodologia Rev. FAE, Curitiba, v.3, n.2, p.9-16, maio/ago. 2000 gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização, visando maior grau de interação com o ambiente”. A direção engloba os seguintes itens: âmbito de atuação, macro políticas, políticas funcionais, filosofia de atuação, macro estratégia, estratégias funcionais, macro objetivos, objetivos funcionais. O grau de interação entre uma organização e o ambiente, que pode ser positivo, neutro ou negativo, é variável dependendo do comportamento estratégico assumido pela organização perante o contexto ambiental. O quadro a seguir ilustra os comportamentos opcionais de uma organização e as respectivas consequências. Existem dúvidas, também, sobre as diferenças entre Planos Estratégicos, Táticos e Operacionais. Russell ACKOFF (1966) esclarece que o Plano Estratégico é pertinente à organização como um todo, enquanto os Planos Táticos estão relacionados com as diversas áreas da organização. Por exemplo, um Plano Financeiro e um Plano de Marketing são Planos Táticos. 28 Para operacionalizar os Planos Táticos, são preparados os Planos Operacionais, que orientam a alocação de recursos para cada parte dos Planos Táticos. 7.1 Mitos e Concepções Errôneas sobre Planejamento Estratégico No mundo dos negócios, a maior parte do pensamento convencional sobre planejamento estratégico, ou seja, o estabelecimento de metas e a formulação de planos para atingi-las, é mal conduzida e às vezes obsoleta. Muitas organizações perdem tempo excessivo e energia intelectual preciosa tentando planejar e fazer um prognóstico de seu futuro. Criam planos estratégicos grandiosos, apoiados em orçamentos detalhados, estimativas de recursos, planos táticos e cronogramas, mas a maioria desses esforços tem pouca ligação com o sucesso dos negócios. Muitos líderes organizacionais tendem a confundir orçamento com planejamento. Nas instituições estatais, por exemplo, em que os orçamentos são quase em sua totalidade dirigidos para os custos da folha de pagamento, o líder simplesmente extrapola os custos do ano vigente para o ano seguinte, com correções para ajustes de salários e fatores relacionados ao custo de vida. Todos eles compõem seus orçamentos corretamente, com mínimas mudanças, e oprocesso passa de um ano para outro. Esse tipo de atividade com base no orçamento ilude as pessoas, levando-as a pensar que estão planejando, mas de fato frequentemente há muito pouco ou nenhum planejamento (ALBRECHT, 1994). 7.2 Do Planejamento à Projeção Futura Há uma forma melhor de se pensar no futuro. É preciso mudar o vocabulário que usamos para pensar e falar sobre como orientar nossos negócios. Planejar é a palavra apropriada para se projetar um conjunto de ações para atingir um resultado claramente definido, quando se tem plena certeza da situação em que as ações acontecerão e controle quase absoluto dos fatores que asseguram o sucesso no alcance dos resultados. É necessário um plano para se construir uma ponte, pilotar um avião, transplantar um rim, abrir um novo escritório numa outra cidade ou lançar um novo produto. 29 Mas, se alguém pretende se aventurar num mercado competitivo, ou passar do mercado nacional para um mercado global, ou defender seu negócio principal (core business) em face de mudanças competitivas e tecnológicas expressivas, é preciso algo mais que planejamento. É necessário um processo de raciocínio que seja explorador, e não determinístico. Albrecht (1994) o chama de projeção futura. O planejamento como é feito convencionalmente tem pouco a oferecer em qualquer situação altamente ambígua. Os documentos elaborados, as previsões, os planos de ação e os cronogramas frequentemente não passam de miragem intelectual. Em alguns casos, a ilusão de exatidão que eles criam pode levar a um desvio da concentração nos meios para se alcançar o sucesso. Eles podem dirigir sua atenção erroneamente, fazendo com se siga os planos em vez de explorar oportunidades, das quais a maioria certamente não constará dos planos. Em uma abordagem de projeção do futuro, são necessárias medidas de resultado, ou indicadores críticos, que ajudem a medir a eficácia das estratégias de ação. Mas não podemos nos iludir, pensando que temos um conjunto realista de metas e que estaremos trabalhando para atingi-las. Ao contrário, estaremos desenvolvendo estratégias de ação para explorar o que está acontecendo no ambiente e usando os indicadores críticos para, então, decidir o que fazer. A preocupação, nesse momento, não deve se centrar na expectativa de êxito ou fracasso, pois estaremos nos adaptando continuamente às consequências das nossas estratégias de ação. Parece uma distinção sutil, mas pode ser profunda em seus efeitos sobre os processos de raciocínio aí presentes. Desse ponto de vista, o ciclo típico do planejamento anual que tantas organizações seguem religiosamente pode, na realidade, travar a agilidade delas para reagir às mudanças, ameaças e oportunidades. Redigir o plano estratégico e o orçamento anual é um processo tão exaustivo que ninguém deseja mudá-lo, mesmo que ocorram mudanças ambientais importantes no decorrer do ano. É preciso tanto planejar quanto projetar o futuro para tornar uma empresa bem sucedida. São necessários indivíduos capacitados nas duas tarefas. Requer-se líderes que dominem ambas as práticas. Enquanto projetar o futuro é um processo que envolve decidir como agir com base no que está ocorrendo no ambiente imediato e no futuro próximo, planejar é a tradução dessa decisão em ações gerenciáveis. A 30 impossibilidade de se fazer um planejamento para um futuro que se mostra confuso e ambíguo não deve gerar sentimento de frustração ou impotência. Deve-se, isto sim, desenvolver as qualificações e a disciplina para interpretar continuamente esse futuro em termos de ações e iniciativas estratégicas, e assim usar as habilidades de planejar para concretizar planos coerentes. Pode-se sintetizar as orientações seguidas no planejamento e na projeção do futuro da seguinte forma: A projeção futura e o planejamento devem encontrar-se no ponto em que seja possível divisar uma estratégia de ação e traduzi-la numa meta ou alvo. Nesse sentido, o planejamento torna-se o resultado tático da projeção do futuro, mas não se espera que ele resolva o quebra-cabeça estratégico para a empresa; trata-se de um quebra-cabeça dinâmico, cujas peças são encaixadas a cada dia, a cada mês e ano, e não montadas de uma só vez, na elaboração do chamado plano. A premissa norteadora para essa manobra criativa é a Administração Estratégica. Com uma compreensão clara na empresa de quem realmente é, de sua capacidade, de qual é o seu negócio, de que valor cria para os clientes e de como se diferencia para ganhar clientes e mantê-los, tem os meios para fazer a maior parte do trabalho, não importando o que o ambiente de negócios apresente. 8 O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA O estudo da Administração Estratégica teve sua forma definida pela primeira vez após a Fundação Ford e a Carnegie Corporation patrocinarem, nos anos 50, a pesquisa no currículo das escolas de negócios. Um resumo dessa pesquisa, chamada de relatório Gordon- Howell, recomendou que o ensino de negócios tivesse uma natureza mais ampla e incluísse um curso de capacitação em uma área chamada de política de negócios (GORDON e HOWELL, 1959). Tal curso deveria ter características muito distintas. Em vez de apresentar aos estudantes problemas de negócios para análise em áreas específicas, tais como marketing ou finanças, enfatizaria o desenvolvimento de conhecimentos na identificação, análise e solução de problemas do mundo real em amplas e importantes áreas de negócios. Assim, daria aos estudantes a oportunidade de exercitar qualidades de julgamento que não são explicitamente exigidas em qualquer outro 31 curso. O relatório também recomendou que o novo curso de política se concentrasse em integrar o conhecimento já adquirido em outros cursos e promovesse o desenvolvimento das habilidades dos estudantes usando aquele conhecimento. O relatório Gordon- Howell conseguiu ampla aceitação. Por volta dos anos 70, o curso fazia parte do currículo de muitas escolas de negócios. Entretanto, com o passar do tempo, o enfoque inicial do curso foi ampliado, incluindo a consideração da organização global e seu ambiente. Por exemplo, a responsabilidade social e ética, bem como o impacto potencial de fatores políticos, legislativos e econômicos sobre o êxito na operação de uma organização tornaram- se assuntos de interesse. Essa ênfase mais recente e mais ampla induziu os líderes da área a mudarem o nome do curso de Política de Negócios para Administração Estratégica (LEONTIADES, 1982). O conceito de Administração Estratégica tem evoluído e continuará a evoluir (GINTER e WHITE, 1982). Como resultado, é perceptível a falta de consenso sobre o significado preciso do termo (ANSOFF, 1993). Apesar do impasse, a administração estratégica é executada em muitas organizações atualmente, e muitas delas se beneficiam de forma significativa. A Administração Estratégica é definida como um processo contínuo e interativo que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado a seu ambiente. No passado, o processo de administração estratégica era influenciado em grande parte pelo departamento de planejamento das organizações. Os integrantes desses departamentos eram envolvidos pelo projeto e implementação dos sistemas de administração estratégica dentro de suas organizações. Entretanto, mais recentemente, os departamentos de planejamento perderam um pouco de sua influência (CERTO, 1993). O processo atual de administração estratégica tende, especialmente em organizações menores, a ser dominado pelo diretor-presidente (CEO) da companhia. O presidente é também considerado primariamente como o principal responsável pelo sucesso do processo. Isso não significa, contudo, que o presidente execute o processo de administração estratégica independentemente. Pelo contrário, o CEO bem sucedido 32nessa área geralmente esboça um processo de administração estratégica que envolve membros de diversas áreas e diferentes níveis da organização. Uma organização pode obter vários benefícios praticando de forma correta a administração estratégica. Talvez o mais importante seja a tendência de tais organizações aumentarem seus níveis de lucro. Embora estudos anteriores tenham concluído que o aumento da lucratividade normalmente não acompanha a aplicação da administração estratégica,1 um significativo número de pesquisas recentes sugere que um eficiente e efetivo sistema de administração estratégica pode aumentar a lucratividade. 8.1 O Processo de Administração Estratégica A Administração Estratégica envolve um processo ou uma série de etapas. As etapas básicas incluem: Etapa 1 - Execução de uma análise do ambiente: O processo de administração estratégica tem início com a análise do ambiente, isto é, com o processo de monitorar o ambiente organizacional para identificar os riscos e as oportunidades presentes e futuras. Nesse contexto, o ambiente organizacional encerra todos os fatores, tanto internos como externos à organização, que podem influenciar o progresso obtido através da realização de objetivos da organização. Os administradores devem compreender o propósito da análise do ambiente, reconhecer os vários níveis existentes no ambiente organizacional e entender as recomendações das normas para realizar uma análise do ambiente. Etapa 2 -Estabelecimento de uma diretriz organizacional: A segunda etapa do processo de administração estratégica é o estabelecimento da a diretriz organizacional ou determinação da meta da organização. Há dois indicadores principais de direção para os quais uma organização é levada: a missão e os objetivos organizacionais. A missão organizacional é a finalidade de uma organização ou a razão de sua existência. Os objetivos são as metas das organizações. Há outros dois indicadores de direção que, atualmente, as empresas estabelecem: a visão, que é o que as empresas aspiram a ser ou se tornar, e os valores, que expressam a filosofia que orteia a empresa e a que a diferencia das outras. 33 Etapa 3 - Formulação de uma estratégia organizacional: A terceira etapa do processo é a formulação da estratégia. Esta é definida como um curso de ação com vistas a garantir que a organização alcance seus objetivos. Formular estratégias é projetar e selecionar estratégias que levem à realização dos objetivos organizacionais. O enfoque central está em como lidar satisfatoriamente com a concorrência. Assim que o ambiente tenha sido analisado e a diretriz organizacional estipula-da, a administração é capaz de traçar cursos alternativos de ação em um esforço conhecido para assegurar o sucesso da organização. Etapa 4 - Implementação da estratégia organizacional: Nesta quarta etapa colocam-se em ação as estratégias desenvolvidas logicamente que emergiram de etapas anteriores ao processo de administração estratégica. Sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional. Etapa 5 - Controle estratégico: O controle estratégico é um tipo especial de controle organizacional que se concentra na monitoração e avaliação do processo de administração estratégica no sentido de melhorá-lo e assegurar um funcionamento adequado. 8.2 Questões Especiais na Administração Estratégica Duas outras questões têm recebido especial atenção nos últimos anos e os administradores devem considerá-las cuidadosamente para determinar como a administração estratégica deve ser praticada dentro de uma organização em particular. Trata-se das operações internacionais e da responsabilidade social. Durante os últimos anos, os negócios tenderam a se envolver com atividades internacionais. Como se espera que essa tendência continue, cada vez mais as organizações terão questões internacionais a considerar no futuro como parte de seu processo de administração estratégica. A responsabilidade social, por sua vez, é a obrigação administrativa de tomar atitudes que protejam e promovam os interesses da organização e o bem-estar da sociedade como um todo. 34 Reconhecer que tais obrigações existem tem, necessariamente, um impacto sobre o processo de administração estratégica. 9 AVALIAÇÃO DA IDEIA DO NEGÓCIO PARA A ELABORAÇÃO DE PROJETO Fonte: www.mgprojetos.eng.br A coleta de informações sobre as oportunidades de negócios identificadas – é a segunda fase do ciclo de criação de um negócio próprio tem como finalidade analisar as características desses negócios. Particularmente, tem por objetivo avaliar a atratividade e possíveis problemas desses negócios, para subsidiar a decisão do futuro empreendedor na escolha que irá desenvolver. Para facilitar a coleta de informações e a escolha da oportunidade de negócio, devem ser analisados os seguintes fatores mais importantes: Sazonalidade; Efeitos da situação econômica; Controle governamental; Dependência de elementos de disponibilidade e custo incerto; Ciclo de vida do setor – expansão, estagnação ou retração; Lucratividade; Mudanças que estão ocorrendo no setor; 35 Efeitos da evolução tecnológica; Grau de imunidade à concorrência; Atração pessoal e Barreiras à entrada Cada oportunidade de negócio identificada terá avaliação diferente nos fatores, em função da visão, experiência e recursos de cada potencial empreendedor. Se não fosse assim, todos escolheriam o mesmo negócio para desenvolver. Um empreendedor jovem e dinâmico, por exemplo, vai dar preferência a oportunidades com grande potencial de crescimento, mesmo que tenha de enfrentar consideráveis dificuldades; já um empreendedor mais idoso vai preferir oportunidades com potencial de crescimento menor, mas em compensação, sem grandes dificuldades. Em seguida vamos descrever cada um dos fatores, sua influência sobre os negócios e algumas medidas para reduzir efeitos adversos. 9.1 Sazonalidade A maioria dos negócios tem algum tipo de sazonalidade nas suas vendas e lucros. Alguns negócios com sazonalidade bem definida são sorveterias, fábricas de gelo, choperias, confecções de maiôs, hotéis de praia etc. Nos casos em que a sazonalidade for mais acentuada, o empreendedor precisa fazer algum tipo de ajuste no seu negócio para reduzir seus efeitos. Alguns possíveis ajustes são: Desenvolver outro negócio com a sazonalidade complementar ao negócio principal; Utilizar pessoal temporário nos períodos de maior demanda para evitar a ociosidade nos períodos de baixa; Produzir num ritmo constante, acumulando estoque nos períodos de baixa para os picos de demanda; Abrir o negócio só na temporada de alta demanda e fechar na de baixa. Há, evidentemente, um fator de risco embutido nos negócios com Sazonalidade muito acentuada, decorrente do maior conhecimento necessário para abrir um negócio complementar, da maior necessidade de capital de giro para produzir estoques e, até mesmo, da dificuldade de conseguir pessoal só para a temporada de alta. Por isso, a sazonalidade acentuada e considerada fator negativo na avaliação de um negócio. 36 9.2 Efeitos da situação econômica A grande maioria dos negócios é afetada negativamente pela recessão econômica – alguns mais, outros menos. Os produtos de consumo de baixo custo, por exemplo, tendem a ser menos afetados pela recessão econômica do que os do custo alto, devido ao fenômeno do down trading, que consiste na procura, por parte do consumidor, em época de recessão econômica, de produtos mais baratos que satisfaçam suas necessidades. Portanto, os produtos de consumo mais caros e considerados supérfluos, cuja aquisição pode seradiada, são os mais afetados pela recessão econômica. Algumas medidas que o empreendedor pode tomar para reduzir o efeito negativo da recessão econômica são as mesmas utilizadas para reduzir o efeito negativo da sazonalidade, descritas anteriormente. Além dessas o empreendedor deve: Planejar a retomada dos negócios para o início da recuperação econômica; Dimensionar o negócio para que ele possa operar eficientemente na recessão, e expandi-lo na retomada, através da utilização da capacidade de terceiros; e Manter bom relacionamento com os fornecedores na recessão para assegurar fornecimento na expansão. Há empresas – particularmente as de bens de capital – que são as mais afetadas pela recessão e por isso dimensionam sua capacidade produtiva para evitar ociosidade na recessão. Essas empresas, em condições econômicas de uma recessão, podem reduzir esses serviços, transferindo os efeitos da recessão para seus fornecedores. 9.3 Controle governamental O poder do governo sobre a livre iniciativa é o poder de criar distorções, favoritismo, corrupções e outros males que acabam inibindo o processo de destruição criativa e a própria iniciativa. Órgãos reguladores como a Secretaria Especial de Informática – SEI, Instituto do Açúcar e do Álcool – IAA, Instituto Brasileiro do Café – IBC, entre tantos outros, são responsáveis por mais males do que benefícios ais setores sob suas influências. 37 Não pretendemos, neste momento, discutir os efeitos negativos do excesso de controle governamental sobre a livre iniciativa. O que pretendemos é alertar para o fato de que setores sob controle governamental são pouco atrativos para os verdadeiros empreendedores. Que não querem somar aos riscos de iniciar um novo negócio aqueles que são incontroláveis da mudança das regras do jogo implementada por uma burocracia geralmente mal informada. Normalmente, negócios sob controle governamental são muito vulneráveis a mudanças imprevistas na sua regulamentação, em épocas de inflação elevada, de déficit da balança comercial ou de eleições. 9.4 Dependência de elementos de disponibilidade e custo incerto Toda economia regulada, como aconteceu em 1986 com o plano cruzado, é uma economia de escassez. Numa economia livre, quando ocorre escassez, o preço dos produtos tende a subir, reduzindo a demanda e encorajando os produtores a aumentar o fornecimento. Numa economia regulada os consumidores estão “protegidos” dos aumentos de preços e os produtores, “desmotivados” a aumentarem a produção. Com isto, temos a escassez que não é resolvida. Normalmente essa escassez acaba gerando uma crise que pressiona os preços para cima, como aconteceu com o ágio cobrado pelos fornecedores, no segundo semestre de 1986, e a pretendida proteção ao consumidor não passou de demagogia. O futuro dos negócios dependentes de matérias-primas, componentes ou produtos sujeitos a escassez estará em risco toda vez que essa escassez se manifestar. Portanto, o futuro empreendedor deve certificar-se de que o negócio escolhido não depende de elementos de disponibilidade e custo incerto, ou, pelo menos, que tem garantia de fornecimento a preços aceitáveis em épocas de escassez. 9.5 Ciclo de vida no setor – expansão, estagnação ou retração É mais fácil iniciar um negócio num setor em expansão do que num em estagnação ou retração. Isto por duas razões. Primeira: em setores em expansão os novos consumidores estão entrando no mercado não tem tradição ou lealdade para com os fornecedores existentes. Portanto, é muito mais fácil atraí-los do que se eles 38 tivessem hábitos arraigados, como acontece a miúde em setores tradicionais, normalmente em estagnação. Segunda: em setores em expansão, a demanda geralmente é maior do que a oferta, e os concorrentes estão mais preocupados em atender essa demanda do que em combater um eventual novo concorrente. Já nos setores em estagnação, e, sobretudo nos setores em retração, a concorrência é acirrada, e cada novo concorrente vai ter de enfrentar uma competição feroz. Para iniciar um negócio em um setor em estagnação ou mesmo em retração, é preciso, para obter sucesso, ter clara vantagem competitiva em relação aos outros concorrentes. Essa vantagem competitiva, normalmente, se resume em oferecer preço menor pelo mesmo produto ou um produto aperfeiçoado pelo mesmo preço. É claro que o aperfeiçoamento do produto não precisa ser real; pode ser também induzido na percepção do consumidor, como é comum no setor de perfumes e cosméticos. Isso não quer dizer que o futuro empreendedor deva evitar os setores em estagnação e retração, mas que somente devem iniciar novo negócio nesses setores quando dispuser de inovação ou diferenciação real, em relação aos concorrentes estabelecidos. É importante, também, que essa inovação ou diferenciação não possa ser copiada rapidamente pelos concorrentes. Essa dificuldade em copiar a inovação é comumente chamada de barreira à entrada no negócio. Outra forma de iniciar um novo negócio em um setor em estagnação ou retração é procurar um nicho de mercado que esteja em expansão, onde é mais fácil conseguir a diferenciação. Mesmo em setores em retração, sempre há pequenos nichos que estão em expansão. Na escolha de setores em expansão, é preciso ter cuidado com modismos, que são explosões de demanda com ciclo de vida muito rápido, como frequentemente temos visto nos últimos anos. Foram as corridas aos rinques de patinação, pistas de boliche, cubos mágicos e tantos outros que duraram só alguns meses. Os poucos empreendedores que souberam aproveitar estes modismos fizeram fortuna, mas a grande vitória, que, entusiasmada com a grande expansão destes negócios, investiu durante o auge desta expansão, acabou perdendo dinheiro quando estes modismos passaram. Abrir novo negócio em setores em expansão requer cuidadoso planejamento financeiro para acompanhar o crescimento dos concorrentes. Nem sempre a 39 lucratividade do negócio é suficiente para sustentar o ritmo de crescimento do setor. A penalidade para aqueles que não conseguirem acompanhar o crescimento é, geralmente, a perda de competitividade em relação aos concorrentes, acompanhada da perda de lucratividade. Nesse caso a melhor solução para o empreendedor é vender parte ou todo seu negócio a quem tem os recursos para acompanhar o crescimento, ou então procurar especializar-se em um nicho de mercado. 9.6 Lucratividade Historicamente, todos os negócios bem-sucedidos foram as que tiveram lucratividade acima da média. A lucratividade de 8% ao ano, por exemplo, permite dobrar o capital empreendedor em 9 anos; já uma lucratividade de 26% permite dobrar o capital em três anos. A lucratividade de um negócio é a medida direta do seu sucesso. Quanto maior a lucratividade, maior sucesso. Portanto, o fator lucratividade deve ser decisivo para escolha de um negócio próprio. Se a lucratividade do negócio considerado não for superior à média de negócios semelhantes, ele deve ser desprezado pelo futuro empreendedor. Negócios com boa lucratividade só menos vulneráveis em época de recessão econômica, como a que o Brasil enfrentou de 1981 a 1984, porque um negócio com boa lucratividade pode financiar seu próprio crescimento, não dependendo de recursos de terceiros, escassos e caros nessas épocas. Além disso, esses negócios têm recursos para investir na adaptação aos novos hábitos de consumo e na redução de custos operacionais necessários para enfrentar uma recessão. Por outro lado, negócios com boa lucratividade tendem a atraírem concorrentes. Se o empreendedor não tiver barreiras à entrada no negócio, capazes de proteger seu negócio e desencorajar esses concorrentes, eles podem provocar excesso de oferta e guerra de preços no setor. Quando isto acontece, a lucratividade de todos os concorrentes tende a desaparecer.É o medo da concorrência que faz com que os empreendedores de sucesso tentem, na maioria dos casos, esconderem esse sucesso. A boa lucratividade de um negócio é, normalmente, consequência da inovação, da diferenciação e de barreiras à sua entrada, impostas pelo empreendedor para atrair 40 consumidores e manter a concorrência à distância. É por isso que o negócio de sucesso tem a lucratividade superior à média de negócios semelhantes. A lucratividade do negócio deve remunerar o empreendedor pelo risco do empreendimento e, por isso, deve ser bem superior, por exemplo, a uma aplicação em caderneta de poupança, onde o risco é mínimo. Se o negócio considerado não tiver essa lucratividade superior, é preferível que o empreendedor aplique seu dinheiro no mercado financeiro e não desenvolver empreendimento. 9.7 Mudanças que estão ocorrendo no setor Na escolha de um negócio, é o futuro quem vai determinar seu sucesso. Como é extremamente difícil prever o futuro com exatidão, a solução é analisar as tendências históricas do setor e projetar as tendências para o futuro. Para o empreendedor que pretende abrir uma loja, por exemplo, a tendência iniciada com o Shopping Center Iguatemi em São Paulo, há mais de 25 anos, de os consumidores de alto poder aquisitivo preferir esse logradouro com estacionamento para suas compras, em vez de lojas isoladas, é decisiva na escolha da localização do seu estabelecimento. A incorreta localização da loja, em uma rua sem estacionamento, por exemplo, pode representar o fracasso do empreendimento, que, possivelmente, em outra localização, com estacionamento, teria sucesso. É relativamente mais fácil analisar e projetar as tendências históricas de um setor. O difícil é prever as mudanças ou inflexões dessas tendências. O sucesso das fábricas de móveis como Lafer e Bergamo nos anos 70, em São Paulo, por exemplo, terminou em concordatas no início dos anos 80, por que não previram a mudança na tendência de consumo. É que os jovens casais, com recessão, deram preferência a móveis baratos de pinho, fazendo surgir novos negócios de sucesso, como a loja Tok Stok. O empreendedor bem-sucedido conhece as tendências históricas do seu setor, particularmente os fatores que determinam o sucesso do seu negócio, e sabe como tirar proveito das mudanças, inflações ou mesmo surgimento de novas tendências. É justamente essa capacidade de perceber os sinais de mudança um pouco antes dos concorrentes e adaptar seu negócio para tirar proveito dessas mudanças que diferencia o empreendedor bem-sucedido dos demais. 41 Para o futuro empreendedor que está analisando um setor para iniciar seu negócio, é muito importante identificar as mudanças que estão ocorrendo neste setor, a fim de identificar e explorar uma oportunidade que os concorrentes estabelecidos não viram ou não têm agilidade de explorar, devido aos investimentos já realizados. Essa é a fórmula mais comum utilizada pelos empresários bem-sucedidos. Evidentemente, mudanças são oportunidades para os espertos e armadilhas para os incautos. Não é incomum um empreendedor neófito iniciar um negócio com base numa análise de tendências históricas para depois descobrir que essa tendência mudou, e o negócio que era excelente, deixou de sê-lo. Por isso, muito cuidado com as mudanças que estão ocorrendo ou poderão ocorrer no setor escolhido para iniciar o negócio próprio. 9.8 Efeitos da evolução tecnológica Muitas das melhores oportunidades de negócio resultando de efeitos da evolução tecnológica. As mudanças tecnológicas tendem a ser mais inesperadas do que mudanças demográficas e, sociais e até políticas, e, por isso, tendem a ter maior impacto sobre os setores onde ocorrem. Alguns exemplos recentes de evolução tecnológica foram à introdução do microcomputador, do videocassete, do walkman, do compact-disc e do forno micro-ondas. Todas estas evoluções tecnológicas geraram inúmeras oportunidades de negócio, como as lojas de microcomputadores, os videoclubes e casas de software. Assim como as mudanças descritas anteriormente, a evolução tecnológica também gera oportunidades para aqueles que sabem delas aproveitar-se, e riscos para os negócios estabelecidos ou incautos. Por isso, é importante que o futuro empreendedor acompanhe com muito cuidado as revoluções tecnológicas que afetam o setor em que pretende investir. No caso do Brasil, devido à atual política protecionista, sobretudo na eletrônica, com a Secretaria Especial de Informática – SEI, a evolução tecnológica é bastante lenta, e estamos alguns anos atrasados em relação aos países mais desenvolvidos. Com esse atraso, é bastante fácil acompanhar a evolução tecnológica no exterior, através das revistas especializadas, analisar e prever seu impacto quando for introduzida no Brasil. 42 9.9 Grau de imunidade à concorrência Como já vimos, negócios com boa lucratividade geralmente têm alguma forma de proteção contra os concorrentes. Na maioria dos casos, essa proteção consiste em uma localização privilegiada, controle sobre matérias-primas, economia de escala, capital disponível, conhecimento técnico ou mercadológico. Infelizmente, para o futuro empreendedor, os pequenos negócios em fase de iniciação raramente têm alguma das proteções descritas, com exceção, talvez, do conhecimento técnico ou mercadológico. Por esse motivo, a única proteção que a grande maioria desses negócios emergentes pode desenvolver contra os concorrentes é criar uma imagem de qualidade, de confiabilidade e de bons serviços aos seus clientes. O pequeno tamanho dos negócios em fase de iniciação, que representa desvantagem contra a concorrência estabelecida, pode ser transformado pelo empreendedor criativo em vantagem, se ele souber explorar adequadamente a flexibilidade que esse pequeno tamanho lhe permite. Com sua flexibilidade, ele pode ser muito mais sensível às necessidades especiais de alguns grupos de clientes, a que os grandes concorrentes não podem atender com sua produção massificada. É a clássica solução de procurar um nicho de mercado que os grandes não podem ou não têm interesse em atender. Foi à solução encontrada pela Gurgel para competir com as grandes montadoras de automóveis. Na avaliação da oportunidade de negócio que pretende desenvolver, o futuro empreendedor deve considerar o grau de imunidade à concorrência que o setor em que esse negócio está inserido lhe confere. Quanto maior o grau de imunidade, melhor sua posição. É importante tentar evitar negócios onde não há quase nenhum grau de imunidade contra a concorrência estabelecida. 9.10 A atração pessoal Por mais lucrativo que sejam negócio, não devemos esquecer nossas preferências pessoais. Não trabalhamos só por dinheiro. Precisamos nos realizar e nos satisfazer no desenvolvimento do nosso negócio. Se não estivermos atraídos pessoalmente pelo empreendimento, se por alguma razão ele nos desmotiva ou 43 aborrece, não vamos conseguir investir entusiasmo e enfrentar as longas horas de trabalho necessário para seu sucesso. Nesse caso é melhor não realizar o empreendimento, porque ele, forçosamente, vai fracassar. Cada um de nós se realiza e se satisfaz de forma diferente. Por isso, cada um tem de fazer sua escolha na procura de um negócio, pelo qual sinta atração pessoal. Sem essa atração e entusiasmo, o empreendimento não terá sucesso. Na escolha de um negócio, o futuro empreendedor deve considerar suas qualidades e defeitos. O objetivo é encontrar um empreendimento onde as suas qualidades vão ajudar no sucesso, e os defeitos não vão atrapalhar. Em alguns casos a escolha do sócio certo pode compensar alguns desses defeitos. É o caso do empreendedor, por exemplo, que gosta de badalações, de receber e de servir, e por isso pretende abrir um restaurante, mas como não sabe não gosta de cozinhar,
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