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AULA 3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO Prof. Anderon Makioszek 2 CONVERSA INICIAL Na aula anterior acompanhamos o sistema integrado de gestão; na sequência, vimos a estrutura de alto nível das normas de gestão da qualidade; por fim, tratamos de maneira resumida do modelo de excelência e do novo prêmio da qualidade da Fundação Nacional da Qualidade, o “Melhores em Gestão”. Agora vamos entender um pouco mais sobre o modelo de excelência e os processos de sua aplicação nas organizações, com as seguintes temáticas: 1. Evolução dos modelos de excelência; 2. Características do MEG; 3. Diagrama do MEG; 4. Fundamento para excelência e temas; 5. Fundamentos, temas, processos e ferramentas. CONTEXTUALIZANDO No ambiente de negócios, o Modelo de Excelência da Gestão (MEG) representa de maneira inovadora a maneira como as empresas aplicam seus processos, sendo esta a principal marca da Fundação Nacional da Qualidade. Por meio do MEG a entidade faz cumprir a sua missão de “estimular e apoiar as organizações brasileiras no desenvolvimento e na evolução de sua gestão para que se tornem sustentáveis, cooperativas e gerem valor para as partes interessadas” (FNQ, 2018a). Na concepção do atual MEG, foi-lhe atribuído um caráter de gestão organizacional, não somente de melhoria dos processos. A ênfase nos critérios de qualidade foi substituída pela adaptabilidade e flexibilidade dos negócios na busca da excelência organizacional, sendo os pilares desse modelo, segundo a FNQ (2018a): Compreender que a organização é um sistema vivo integrante de um ecossistema complexo com o qual interage e do qual depende; Gerar valor para todos os integrantes da cadeia de valor, numa relação de interdependência e cooperação; Ter qualidade na interação com o seu ecossistema, velocidade de aprendizado e capacidade de adaptação diante de novos cenários imprevistos e incontroláveis. Na atualização constante do modelo, a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) conseguiu estabelecer um padrão de excelência com o aperfeiçoamento, no decorrer dos anos, de seus temas e processos para as organizações que 3 utilizam o MEG. A flexibilidade do atual diagrama MEG permitiu a aplicação do modelo em diversos tipos de negócio, com isso, propiciou sua disseminação, tendo em vista a facilidade no entendimento e aplicação do modelo nas organizações, não deixando de lado a importância do rigor técnico no cumprimento dos seus processos. TEMA 1 – EVOLUÇÃO DOS MODELOS DE EXCELÊNCIA Durante a evolução dos modelos de gestão utilizados pela FNQ, observamos a contribuição internacional desde da sua origem, sendo o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) a agregação de diversas pesquisas e experiências de metodologias no exterior. Porém, antes da consolidação do MEG, podemos citar a estrutura mais influente – a da Fundação Malcolm Baldridge National Quality Award, na década de 1990. A partir da virada do milênio, a FNQ estabeleceu o primeiro modelo genuinamente brasileiro de gestão, o atual MEG. Acompanhe no diagrama a seguir a evolução do MEG: Figura 1 – Evolução do MEG Fonte: FNQ, 2018a. Com o passar dos anos, o MEG vem apresentado melhorias nos seus processos, com ênfase na flexibilidade dos modelos de gestão definidos a partir das diversas possibilidades de configuração do diagrama com base no tangram, com vimos na aula anterior. Conforme opinião da FNQ (2018a), “o modelo vem 4 sendo aperfeiçoado por meio do Núcleo Técnico Critérios de Excelência, da Fundação, que promove a sua atualização e o coloca na vanguarda dos modelos de gestão”. TEMA 2 – CARACTERÍSTICAS DO MEG Como modelo de referência de flexibilidade e adaptabilidade, o MEG representa o aprendizado das atuais organizações que dele fazem uso, sendo utilizado em qualquer porte e tipo de empresa. Suas principais características, segundo a Fundação (FNQ, 2016a), são: Modelo Sistêmico: possui um conceito de aprendizado e melhoria contínua, pois seu funcionamento é inspirado no ciclo do PDCL (Plan, Do, Check, Learn). Não é prescritivo: o MEG é considerado um modelo de referência e aprendizado, no qual não existe prescrição na sua implementação de práticas de gestão. O modelo levanta questionamentos, permitindo um exercício de reflexão sobre a gestão e a adequação de suas práticas aos conceitos de uma empresa classe mundial. Adaptável a todo tipo de organização: o MEG permite às organizações adequar suas práticas de gestão aos conceitos de uma empresa classe mundial, respeitando a cultura existente. O modelo tem como foco o estímulo à organização para obtenção de respostas, por meio de práticas de gestão, sempre com vistas à geração de resultados que a tornem mais competitiva. O MEG estimula as decisões compartilhadas, não esquecendo os resultados das partes interessados e buscando o alinhamento e a integração dos processos com foco em toda cadeia de valor. O modelo adaptável respeita os valores e a cultura organizacionais, suas práticas envolvem uma reflexão sobre os processos de negócio, jamais configurando-se como simples prescrição, atentendo a necessidade e a especificidade de cada organização. O modelo pode ser utilizado em qualquer tipo e porte de empresa, respeitando-se sua cultura e valores, sendo que existe uma infinidade de empresas e cada uma possui diversos processos com seus produtos/serviços. A grande inovação do MEG foi a incrível adaptação dos seus fundamentos à realidade organizacional, por meio do diagrama flexível, que veremos a seguir. TEMA 3 – DIAGRAMA DO MEG O atual diagrama do MEG é representado pelo tangram (quebra-cabeça chinês). Anteriormente, o modelo foi expresso por um círculo, e suas partes fixas, que apresentavam os Critérios de Excelência, foram substituídas por 5 Fundamentos da Gestão para Excelência. Com a representação do modelo por meio do tangram é possível definir mais de 5.000 tipos de formas de MEG, que poderão expressar as mais diversas organizações, respeitando-se os atuais e remodelados fundamentos. Observe o diagrama definido pela FNQ: Figura 2 – Aprendizado organizacional e inovação Fonte: FNQ, 2018c. O tangram possui oito partes, cada uma representando um fundamento de gestão para a excelência. As diferentes cores expressam a bandeira do Brasil e a qual processo do ciclo PDCL (Plan, Do, Check, Learn) o fundamento pode estar atrelado, sendo possível associar todas as partes aos fundamentos MEG. Por exemplo, a etapa “Planejar” (Plan) do PDCL com o fundamento “Compromisso com Partes Interessadas”, o “Executar” (Do) com “Orientação por Processo”, “Verificar” (Check) com “Geração de Valor”, “Aprender” (Learn) com “Aprendizagem Organizacional e Inovação”, como sugerido no Diagrama do Ciclo da Gestão a seguir: 6 Figura 3 – Aprendizado organizacional e o Ciclo PDCL Fonte: FNQ, 2018c. O diagrama considera, em seu movimento, que a definição das práticas de gestão e de seus padrões gerenciais está presente na organização de forma sistemática. As práticas, com abrangência adequada ao perfil da organização, são sistematicamente implementadas e executadas com base em um planejamento, e verificadas quanto ao cumprimento dos padrões planejados, promovendo ações corretivas ou preventivas. Os resultados da aplicação das práticas são então avaliados, suscitando a implementação de melhorias quanto às práticas adotadas ou quanto aos seus padrões gerenciais, promovendo assim o aprendizado e a integração do sistema gerencial. TEMA 4 – FUNDAMENTOS PARA EXCELÊNCIA E SEUS TEMAS No entendimento dos fundamentos do modelo e de suas etapas de execução, a FNQ estabeleceu uma sequência dos processos de aplicação, fazendo com que os gestores compreendam o Guia de Referência da Gestão para a Excelência em uma estrutura lógica. Observe a seguir: 7 Figura 4 – Estrutura lógica dereferência para gestão e excelência Fonte: FNQ, 2018c. O primeiro nível do modelo é expresso pelos Fundamentos para Excelência, sendo cada um deles composto por temas principais, aplicado conforme cada processo e explicado no nível de tarefa ou detalhamento, com sugestão de utilização de ferramentas e metodologias. Agora acompanhe cada um dos fundamentos e seus principais temas no Modelo de Excelência da Gestão (MEG): Quadro 1 – Fundamentos para excelência FUNDAMENTO PARA EXCELÊNCIA DEFINIÇÃO TEMAS PENSAMENTO SISTÊMICO Reconhecimento das relações de interdependência entre os diversos componentes que formam a organização, bem como entre estes e o ambiente com o qual interagem e suas consequências. • Integração e alinhamento • Tomada de decisão COMPROMISSO COM AS PARTES INTERESSADAS Gerenciamento das relações com as partes interessadas e sua inter-relação com as estratégias e processos numa perspectiva de longo prazo. • Requisitos das partes • Cliente • Relacionamento com as partes • Fornecedor • Força de trabalho APRENDIZADO ORGANIZACIONAL E INOVAÇÃO Busca e alcance de novos patamares de competência para a organização e sua força de trabalho, por meio de percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de conhecimentos, promovendo um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias capazes de gerar ganhos sustentáveis para as partes interessadas. • Aperfeiçoamento • Conhecimento • Competências essenciais • Inovação ADAPTABILIDADE Flexibilidade e capacidade de mudança em tempo hábil a novas demandas das partes interessadas e alterações no contexto. • Capacidade de mudar • Flexibilidade LIDERANÇA TRANSFORMADORA Atuação dos líderes de forma ética, inspiradora, exemplar, realizadora e comprometida com a excelência, compreendendo os cenários e • Valores e princípios organizacionais • Governança • Cultural organizacional 8 FUNDAMENTO PARA EXCELÊNCIA DEFINIÇÃO TEMAS tendências prováveis do ambiente e dos possíveis efeitos sobre a organização e a sociedade, no curto e longo prazos, mobilizando as pessoas em torno de valores, princípios e objetivos da organização, explorando as potencialidades das culturas presentes, preparando líderes e pessoas e interagindo com as partes interessadas. • Olhar para o futuro • Sucessão DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL Compromisso da organização em responder pelos impactos de suas decisões e atividades, na sociedade e no meio ambiente, e de contribuir para a melhoria das condições de vida tanto atuais quanto para as gerações futuras, por meio de um comportamento ético e transparente, visando ao desenvolvimento sustentável. • Econômico-financeiro • Ambiental • Social ORIENTAÇÃO POR PROCESSOS Busca da eficiência e eficácia dos conjuntos de atividades de agregação de valor para as partes interessadas. • Informações organizacionais • Gestão por processos • Produto GERAÇÃO DE VALOR Alcance de resultados econômicos, sociais e ambientais, bem como de resultados dos processos que os potencializam, em níveis de excelência e que atendam às necessidades e expectativas das partes interessadas. • Resultados sustentáveis Fonte: Adaptado de FNQ, 2016b. TEMA 5 – FUNDAMENTOS, TEMAS, PROCESSOS E FERRAMENTAS Como já descrito anteriormente, os fundamentos da excelência são tangibilizados por meio de um conjunto de processos inter-relacionados e coerentes com os valores e princípios organizacionais. 9 Quadro 2 – Fundamentos da excelência FUNDAMENTO TEMA PROCESSO FERRAMENTA PENSAMENTO SISTÊMICO Integração Estruturação do modelo de gestão Estruturação de sistema de medição Gerenciamento das redes em que a organização atua Balanced Scorecard. Painel de Bordo. Mapa de Redes e relações. Mapa de Perfil. Modelo de Negócio (CANVAS). Modelos de Gestão. Desenho de Arquitetura Organizacional. Business Process Transformation. Modelagem de Sistema de Medição de Desempenho Organizacional (SMDO). Ciência da Complexidade. Tomada de decisão Identificação das necessidades de informação Utilização das informações disponíveis Sistemas de Apoio a Decisão (Lógica Fuzzy, Métodos de Apoio a Decisão, Teoria das Restrições, Análises Múltiplas). Reuniões de análise crítica. Matriz GUT. Inteligência competitiva. Softwares de apoio à decisão. Gestão de Continuidade do Negócio. Gestão de Riscos Empresariais. COMPROMISSO COM AS PARTES INTERESSADAS Requisitos das Partes Interessadas Definição das partes interessadas Identificação das necessidades e expectativas Definição dos requisitos das partes interessadas Mapa de partes interessadas. Pesquisas. Entrevistas, Grupos de Foco. Análise Mercadológica ou Análise Competitiva. Modelo de Negócio (CANVAS). QFD - Desdobramento da Função Qualidade. Softwares de gestão de requisitos. Jobs- to-be-done. Etnografia. Usuários Líderes. Métodos de Previsão. Sistemas de Cocriação com Partes Interessadas ou Sistemas Colaborativos. Relacionamento com as Partes Interessadas Estabelecimento de canais de relacionamento Tratamento das manifestações Comunicação CRM. Visitas. SEM. Aplicativos. Internet, telefone, e-mail. Decisões Compartilhadas. Cocriação ou Sistemas Colaborativos. Clientes Desenvolvimento de mercado Relacionamento com clientes CRM. Plano de Comunicação. “Ps" do Marketing. Agentes (gerentes) de Relacionamento. Centrais de Relacionamento com Mercado. Posicionamento Estratégico de Marca. Pesquisa de Mercado. Pesquisa de Cliente (Satisfação, Insatisfação, Tendências, Comportamentos ou percepção). Pesquisa de Imagem Fornecedores Desenvolvimento de Fornecedores Relacionamento com Fornecedores Mapeamento de Cadeia de Fornecimento. Matriz Kraljic. Programa de Fornecimentos em Rede. Profit Share de Cadeia Fornecimento. Fortalecimento de Fornecimento de Performance (Contrato de Risco) Força de Trabalho Desenvolvimento da Força de Trabalho Relacionamento com a força de trabalho Métodos de orientação e aconselhamento, visando à empregabilidade e o desenvolvimento da carreira. Programa de Avaliação de Comportamentos e Desempenho Profissional. 9 box. Pesquisas. Entrevistas. OJT – On the Job Training. Polivalência, Trabalho em Equipe. Planos de Carreira. QVT. Participação em Redes Informais – internas e externas. Motivação e significado do Trabalho. Facilitadores de Áreas. Canais de Relacionamento Interno. Conselho (Comitê) de Relacionamento e Desenvolvimento de Força de Trabalho – 10 ligado a Governança. Círculo de Melhorias do Ambiente de Trabalho APRENDIZADO ORGANIZACIONAL E INOVAÇÃO Aperfeiçoamento Diagnóstico Implementação das melhorias Compartilhamento das melhorias Six sigma. Lean manufacturing. Benchmarking de processos, produtos e resultados. Kaizen. Circuitos Duplo e Triplo de PDCA. Diagnósticos de Gestão (Avaliação MEG, ISO 9000, ISO 14000, CMM, Sistema Toyota de Produção etc.). Gestão de Lições Aprendidas ou Gestão do Conhecimento. Comitês de Integração de Aprendizado (comitês para integração de ferramentas de diagnóstico, definição e implementação de melhorias) Competências essenciais Identificação Desenvolvimento VRIO. Portfólio de Competências. RPP – Recursos, Processos e Prioridades. Gestão de Capitais (ou Ativos) de Conhecimento. Business Transformation (ou BPM com Competências Essenciais) Gestão do conhecimento Identificação Desenvolvimento Retenção e proteção Utilização Benchmarking de processos, produtos e resultados. Lições aprendidas. Comunidades de práticas. Mapa de conhecimentos críticos. Propriedade intelectual. Gestão de Capitais (ou Ativos) de Conhecimento Inovação Indução Desenvolvimento Implantação MediçãoRadar da Inovação. Gestão por Habilidades de Inovação ou Habilitadores de Inovação. Prêmios de Inovação. Redes de Inovação. PMBok. Six Sigma de Inovação. Banco de ideias – Sistemas de sugestões. Modelo de Negócio (CANVAS). Kaizen. Design Thinking. Análise de Gaps de Inovação. Inovações em Produtos. Inovações em Processos. Inovações em Gestão. Inovações no Modelo de Negócios. Inovações para Sustentabilidade Ambiental. Inovações para Inclusão Social. Inovações no Propósito e nas Propostas de Valor/Intenção Estratégica de Inovação. Cultura de Inovação. Cocriação de Valor/Inovação Aberta. Prototipagem Acelerada. Solution Storyboard. Comunidades de Práticas OU Comunidades de Inovação ADAPTABILIDADE Capacidade de Mudar Identificação da necessidade da mudança Implantação da mudança ADKAR. HCMBok. Teoria das restrições Flexibilidade Prontidão para resposta Just in time. Teoria das contingências. Sistemas Complexos Adaptativos (Complex Adaptive Systems – CAS). Gestão de Continuidade de Negócio. Gestão de Riscos Empresarias. QFD Dinâmico. Desenho de Arquitetura Organizacional. Cenários de Negócio e/ou SWOT CANVAS LIDERANÇA TRANSFORMADORA Valores e princípios organizacionais Definição Engajamento Código de Boas Práticas de Governança (IBGC). Planejamento Estratégico (Escola da Cultura) Governança Estruturação Gestão de riscos Controle Código de Boas Práticas de Governança (IBGC). Ouvidoria. Canal de denúncias. COSO. Gestão de Riscos de ISO:31000 Cultura organizacional Diagnóstico da cultura atual Questionários. Entrevistas. Estudos de campo. Estudos etnográficos 11 Desenvolvimento da cultura desejada Olhar para o Futuro Formulação das estratégias Análise de cenários. Intenção Estratégica/Propósito ou Propósitos/Propostas de Valor Compartilhado. SWOT. CANVAS. VRIO. Balanced Scorecard. 5 Forças de Porter. EREC. E-C-P. Reunião de análise crítica. Matriz PESTAL. Design Thinking. Ciência da Complexidade Implementação das estratégias Análise do desempenho Design Thinking. Ciência da Complexidade Sucessão Identificação de novos líderes e sucessores Preparação de novos líderes e sucessores Mapa de sucessão. Plano de desenvolvimento da liderança DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL Desempenho econômico- financeiro Gestão econômico- financeira Indicadores ETHOS. ISO:26000. NBR 16001. GRI. Orçamento base zero. Custeio ABC Desempenho ambiental Prevenção de impactos ambientais Tratamento de impactos ambientais Indicadores ETHOS. ISO:26000. NBR 16001. GRI. ISO:14000. LAIA. TQEM – Administração da Qualidade Ambiental Total. Relatórios Ambientais. EIA-RIMA: Estudo e relatório de Impacto Ambiental. Estratégias de Sustentabilidade Ambiental. Projeto para Meio Ambiente. Avaliação de Ciclo de Vida. Ecoeficiência e Produção Limpa. Cadeias de Valor Sustentáveis/Ciclo Fechado. Biomimética Desempenho social Prevenção de impactos sociais Tratamento de impactos sociais Desenvolvimento social Indicadores ETHOS. PMBok. ISO:26000. NBR 16001. GRI. Produtos e Processos Inclusivos. Cadeia de Valor Inclusiva ORIENTAÇÃO POR PROCESSOS Gestão por Processos Modelagem Projeto Gerenciamento Análise da estrutura organizacional CBok. Benchmarking. Fluxogramas. BPMN. Cadeia de Valor. CMMi. Design Thinking. JIT – Just in Time/Lean Thinking. Sistemas Sócio-Técnicos. Processos Inteligentes. CEP – Controle Estatístico de Processos. Qualidade Total Produtos Desenvolvimento de produtos Stage Gates. APQP. Matriz BCG. GE McKinsey. PMBok Informações organizacionais Identificação das informações Desenvolvimento dos sistemas de informação e comunicação Segurança da informação Pesquisas. Mídias sociais. Endomarketing. ISO:27000. ISO-IEC 17799. CMMi. ITIL. COBIT FUNDAMENTO TEMA RESULTADOS GERAÇÃO DE VALOR Resultados Sustentáveis Geração de resultados econômico-financeiros Geração de resultados ambientais Geração de resultados sociais Geração de resultados relativos aos clientes Geração de resultados relativos à força de trabalho Geração de resultados dos processos Fonte: Adaptado de FNQ, 2016b. 12 Na estruturação dos processos devem ser consideradas as seguintes características: Padrões formalmente documentados ou não (depende da maturidade e da relação da cultura organizacional com a obtenção de resultados), aplicados de maneira sistemática, ou seja, com responsáveis, métodos, periodicidade e respectivos controles para orientar seu funcionamento e monitorar sua aplicação. Desdobramento para áreas ou partes interessadas, devendo-se considerar também os riscos inerentes a cada um. Avaliação adequada ao ciclo de aplicação, objetivando seu aperfeiçoamento e visando ao aumento da eficiência ou eficácia. Inovações podem demonstrar sua maturidade, criando formas diferentes de estruturação, execução ou controle. Produção de resultados relevantes para a organização, com tendências de melhoria e em níveis de competitividade adequados às estratégias e ao modelo de negócio, atendendo aos compromissos com as partes interessadas. Cabe ressaltar que a palavra gestão, utilizada nos processos, pressupõe planejamento, execução, controle e aperfeiçoamento. FINALIZANDO Nesta aula acompanhamos os processos e as ferramentas que podemos utilizar durante a execução do MEG. O gestor que escolhe aplicar o modelo da FNQ na empresa, além de conhecê-lo, precisa buscar competência na aplicação das ferramentas de gestão organizacional, pois tão somente a concepção do modelo não garante a excelência nos processos de gestão da organização. LEITURA OBRIGATÓRIA Texto de abordagem teórica FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Um Guia de Referência da Gestão para Excelência. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/aprenda/metodologia- meg/modelo-de-excelencia-da-gestao>. Acesso em: 2 jul. 2018. 13 Texto de abordagem prática FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. #24 Novo Modelo De Excelência Da Gestão – MEG. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/publicacoes> Acesso em: 15 abr. 2018. Saiba mais FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de excelência da gestão – Instrumento de avaliação da maturidade da gestão. 21. ed. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/publicacoes>. Acesso em: 2 jul. 2018. 14 REFERÊNCIAS FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de Excelência da Gestão - Um Guia de Referência da Gestão para Excelência. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/aprenda/metodologia-meg/modelo-de-excelencia-da- gestao>. Acesso em: 2 jul. 2018. ____. Modelo de excelência da gestão – Instrumento de avaliação da maturidade da gestão. 21. ed. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe- se/publicacoes/modelo-de-excelencia-da-gestao/instrumento-de-avaliao-da- maturidade-da-gestao>. Acesso em: 2 jul. 2018. ____. #24 Novo Modelo De Excelência Da Gestão – MEG. Disponível em: <http://mscompetitivo.org.br/uploads/ms/files/14865729391_- _novo_modelo_de_excelencia_da_gestao_meg.pdf Acesso em: 3 jun. 2018c. ____. Modelo de excelência da gestão – Guia de referência da gestão para excelência. 21. ed. São Paulo: FNQ, 2016b. Disponível em: <https://www.fnq.org.br/guia_referencia_MEG_21_abril_16.pdf>. Acesso em: 2 jul. 2018d.
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