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PRÁTICAS CONTÁBEIS EM LABORATÓRIO AULA 5 Prof.ª Edenise Aparecida dos Anjos 2 CONVERSA INICIAL Caros alunos, nesta aula daremos ênfase à parametrização e contabilização da folha de pagamento no sistema contábil de uma empresa. Vamos estudar os seguintes temas: Parametrização inicial para elaboração da folha de pagamento; Cálculo e contabilização da folha de pagamento; Contabilização das provisões de férias e 13º salário; Contabilização do Cálculo da rescisão, férias gozadas e pagamento de 13º salário; E-social. CONTEXTUALIZANDO A folha de pagamento, além de apresentar as obrigações e encargos sociais da empresa para com seus empregados, tem função contábil, fiscal e financeira. Do ponto de vista da gestão de finanças, é uma das mais importantes transações para o gerenciamento de alocação de recursos financeiros. Isto posto, destaca-se a importância da contabilidade no registro e controle dos eventos da folha de pagamento, no intuito de gerar informações úteis para a tomada de decisão. No entanto, a contabilização da folha de pagamento envolve diversos eventos e parametrizações, exigindo do contador responsável por estas atividades plenos conhecimentos acerca da atividade da empresa, sindicatos que regularizam a atividade, legislação trabalhista, questões previdenciárias, tributos incidentes sobre a folha e obrigações acessórias. A parametrização da folha de pagamento antecede os cálculos e a contabilização. Compreende procedimentos que são fundamentais, como seleção de eventos permanentes e periódicos a serem utilizados como base para o cálculo da folha, emissão de guias de contribuições, lançamentos contábeis (contas de débitos e créditos), integração com os sistemas contábil e financeiro da organização empresarial, além das obrigações acessórias a serem envidas para os diversos órgãos, como por exemplo Caixa Econômica, Instituto Nacional de Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Receita Federal. 3 Em virtude da complexidade do tema, esta aula tem como objetivo apresentar os elementos básicos e genéricos necessários para a parametrização contábil dos eventos incidentes sobre a folha de pagamento em sistemas para a geração da folha de pagamento. No entanto, ressalta-se que a apresentação tela a tela dos exemplos de parametrização cadastral e dos eventos da folha de pagamento muda de acordo com os tipos de sistemas utilizados pelas empresas. TEMA 1 – PARAMETRIZAÇÃO INICIAL PARA ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO Prezado aluno e aluna, para iniciarmos nossa aula vamos dar um enfoque nos parâmetros iniciais referentes aos dados cadastrais que fazem parte das rotinas de um departamento pessoal de uma empresa. Muito embora os sistemas especializados nessas rotinas já apresentem parametrização padrão, é importante que o contador analise a conformidade dos eventos que compõem as bases de cálculo da folha de pagamento antes da integração com o sistema contábil e financeiro da empresa. Para isso, vamos iniciar apresentando a parametrização cadastral para a geração da folha de pagamento: Cadastro da empresa, filiais, obras; Responsáveis pela empresa e pela contabilidade; Atividade principal, enquadramento quanto ao regime tributário (simples nacional – anexos, lucro presumido ou lucro real); Tabelas básicas, como Imposto de Renda, INSS, Caged, Rais; Demais informações necessárias para a preparação do sistema. 1.1 Tabelas e parâmetros necessários para parametrização O primeiro procedimento a ser realizado no sistema para cálculo e elaboração da folha de pagamento consiste na inserção dos dados cadastrais da empresa, como: filiais, responsáveis pela empresa (proprietários, sócios, acionistas) e contabilidade. Na sequência, procede-se com a identificação da atividade principal da empresa, como ramos de atuação ou segmento, para a identificação das associações sindicais e estabelecimento de pisos salariais e enquadramento tributário (Lucro real, Presumido ou Simples Nacional), e porte (microempresa, empresa de pequeno porte ou médio porte). 4 O terceiro processo consiste no preenchimento, das tabelas, referentes às contribuições retidas na fonte, calculadas sobre a folha de pagamento funcional. A figura a seguir traz exemplos de informações que devem ser inseridas no sistema anualmente. Figura 1 – Tabela de INSS e Salário família Crédito: Sistema Datacempro. Anualmente, o Instituto Nacional de Seguro Social e o regime de previdência disponibilizam tabela atualizada para as faixas, que determinam os valores a serem retidos pela empresa de INSS dos funcionários, por exemplo: Um funcionário que recebe uma remuneração de até R$ 1.751,81 (um mil setecentos e cinquenta e um reais e oitenta e um centavos). Quando do cálculo da folha, a empresa irá reter (descontar) dos rendimentos a receber o valor correspondente a 8% desse valor: R$ 1.751,81 x 8%= R$ 140,48. No valor base do evento do INSS, o sistema deve contemplar as fórmulas de acordo com as tabelas ajustadas no sistema. Quando do cálculo da folha, o cálculo do evento será automático. Quanto a informação do salário família, o funcionário que tem dependente com idade até 14 anos, e recebe como rendimentos salariais o valor de 5 R$ 0,01 até R$ 1.364,43 mês, tem direito a receber por dependente de acordo com a faixa salarial do empregado. Além do INSS funcional, tem-se o INSS patronal calculado sobre o valor da folha de pagamento, como segue: para a própria previdência social: 20,0% para o Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 1,0%, 2% ou 3% para Terceiros (vide Tabela 1): 5,8% Tabela 1 – Composição da alíquota do INSS da empresa salário-educação 2,5% INCRA 0,2% SENAI/SENAC/SENAT 1,0% SESI/SESC/SEST 1,5% SEBRAE 0,6% TOTAL 26,8%, 27,8% ou 28,8% Fonte: Santos et al., 2015. O INSS patronal não se aplica a empresas enquadradas como simples nacional em atividades de comércio, por exemplo. Por isso, a importância do enquadramento tributário nos parâmetros iniciais. A Figura 2 apresenta a tabela das faixas de imposto de renda, que deve constar na parametrização para a elaboração da folha de pagamento para retenção na fonte do IRRF (Imposto de renda retido na fonte) dos funcionários, compondo uma nova base de evento para cálculo do imposto de renda. Esta tabela já foi atualizada anualmente pela Receita Federal, no entanto desde 2015 não é corrigida. Tabela 2 – Tabela de Imposto retido na fonte Crédito: Sistema Datacempro. 6 Da mesma forma como acontece com a retenção (desconto) do INSS da folha de pagamento, a tabela do imposto de renda também é calculada por faixas (1, 2, 3 e 4). Assim, na elaboração da base do evento de Imposto de renda, o sistema vai considerar que, se uma pessoa receber remuneração salarial com valor “inferior” a R$ 1903,99, não terá retenção de imposto de renda retido na fonte. Para todas as demais, considera-se os valores de acordo com a faixa salarial, considerando em seu cálculo as informações referentes ao número de dependentes do funcionário. Lembrando que a base do cálculo do imposto de renda é: Além dessas informações básicas, outras também devem ser inseridas, como por exemplo o cadastro do E-Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), que unifica o envio das obrigações acessórios da folha de pagamento da empresa para os órgãos reguladores e normativos (o e-socialserá abordado na sequência). Figura 2 – Cadastros de dados do e-social Crédito: Sistema Datacempro. Base do evento do Imposto Renda Remuneração de salário retenção de INSS 7 A parametrização dos sistemas segue a sistemática dos cadastros obrigatórios, necessários para a composição e elaboração da folha de pagamento. São informações necessárias: o tipo de sindicato para contribuição sindical, código de recolhimento INSS que deve constar na guia GPS (guia de previdência social), e as informações de terceiros; Código FPAS (Fundo da Previdência e Assistência Social – que identifica a atividade econômica da empresa); RAT (Risco ambiental do trabalho) – percentual de classificação do risco, FAP (Fator acidentário de prevenção). Segue exemplo de parametrização na figura. Figura 3 – Códigos de guias de recolhimentos Crédito: Sistema Datacempro. O evento-base do FGTS (Fundo de garantia por tempo de serviço) é o encargo da empresa, que corresponde a 8% do salário base devido ao trabalhador, cujo contrato é regido pela CLT, e 2% para contrato de menores aprendizes. Este evento é encargo da empresa, ou seja, não é descontado do trabalhador. 8 As informações de PIS (Programa de Integração Social) devem ser inseridas em casos de organizações sem fins lucrativos. Desse modo, o código “8301” deve contar para emissão da DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federal). Outra informação, não menos importante, refere-se aos dados do profissional/clínica responsável pelo PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. Figura 4 – PCMSO Crédito: Sistema Datacempro. Compondo este leque de informações, tem se ainda as informações referentes ao cadastro do trabalhador (jornada de trabalho; dependentes, salários – mensal ou horista, sistema de controle de ponto, entre outras), e os benefícios, como Vale refeição, Vale transporte, Vale alimentação, Assistência médica e odontológica. Esse agrupamento de informação é usual, tanto em empresas que apresentam sistemas integrados de gestão, quanto em escritórios de contabilidade terceirizados. Ressalta-se que o nível informacional depende do tipo de atividade desenvolvida e do porte de cada empresa. As empresas que não possuem um sistema para elaboração da folha de pagamento, devido a seu porte ou faturamento, podem recorrer a planilhas eletrônicas, que também fornecem um leque de opções para cálculo. No entanto, não se pode deixar de evidenciar a importância da contratação dos serviços especializados dos profissionais da contabilidade. Assim, após a parametrização cadastral, a folha de pagamento precisa ser parametrizada contabilmente para integração, assim como para o cumprimento das obrigações acessórias, pois mensalmente as empresas devem 9 enviar informações de cunho trabalhista, social e fiscal aos órgãos normatizadores. TEMA 2 – CÁLCULO E CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO Após a parametrização cadastral dos dados para elaboração da folha de pagamento, deve-se voltar ao plano de contas contábil da empresa, analisar informações gerenciais, centros de custos e de resultados. Só então o sistema estará disponível para a parametrização dos lançamentos padrões da folha de pagamento, de acordo com os eventos da folha. Vamos agora verificar os elementos necessários para a escrituração contábil dos eventos organizacionais. 2.1 Cadastro de eventos da folha de pagamento A parametrização da folha de pagamento é identificada por diversas atividades, denominadas como rubricas ou eventos. Esses eventos são cadastrados de acordo com tipo de rubrica (I – Informativo; V – Vencimento; D- Desconto), como verbas de proventos (salários), verbas relacionadas a contribuintes individuais, auxílios, afastamentos, benefícios, 13º salários, férias, bases, descontos etc. A figura apresenta exemplos de rubricas. Figura 5 – Exemplo de eventos ou rubricas Crédito: Sistema Datacempro. A figura a seguir, apresenta uma tela de cadastro ou alteração de evento, com elementos básicos: código, descrição, fórmulas para cálculo e tipo de rubrica. 10 Figura 6 – Cadastro de eventos Crédito: Sistema Datacempro. Código: 1 Descrição: Horas salário normal Tipo: Provento Fórmula: F1 Tipo de rubrica: Vencimento. Os eventos são importantes na medida em que estabelecem, por exemplo, a base de cálculo dos proventos, por meio de informações referentes ao pagamento para mensalistas e horistas; calcula-se automaticamente o desconto de dias de falta, horas extras e horas de repouso semanal. As fórmulas são inseridas no intuito de fornecer as bases de cálculos dos impostos incidentes ou no cálculo da folha; por exemplo. a base do INSS, menos o INSS devido, fornece a base do IRRF. Veja exemplo na figura a seguir. O evento de Código 1 – Horas de salários mensal, é base para o evento 44, Soma das horas trabalhadas, e para os demais eventos inclusos. Figura 7 – Incidências para cálculo das bases Crédito: Sistema Datacempro. 11 A parametrização dos eventos, além de ser necessária para a elaboração correta da folha de pagamento, fornece subsídios para as obrigações acessórias. Figura 8 – Cadastros de eventos Crédito: Sistema Datacempro. Embora tenha-se um volume de informações considerável, é importante observar que os eventos ou rubricas já vêm parametrizados na maioria dos sistemas para a elaboração da folha de pagamento. Assim, basta selecionar os eventos permanentes (ocorrem mensalmente) e periódicos (esporádicos) e proceder com a parametrização dos lançamentos padronizados. Uma vez padronizados, basta autorizar a integralização contábil, que automaticamente o sistema procederá com a contabilização da folha de pagamento mensal. 2.2 Parametrização dos lançamentos contábeis por eventos A parametrização dos lançamentos padrões deve ser realizada evento por evento. Para proceder com esta rotina, volta-se ao plano de contas contábil, analisando os centros de custos e as contas gerenciais. Figura 9 – Plano de Contas para parametrização da folha Crédito: Sistema Datacempro. 12 O próximo procedimento consiste na verificação e separação dos eventos em proventos (vencimentos) e descontos. São identificadas as contas contábeis e então padronizadas por grupos, como por exemplo: salários, décimo terceiro, férias, rescisão e provisões. Veja o Grupo de Proventos – Vencimentos permanentes (ocorrência mensal). Figura 10 – Contabilização do evento 1: horas de salário normal A Figura 10 apresenta a parametrização padrão do lançamento contábil do evento, 1, Horas de salário normal (proventos). Débito – Salários (Contas de resultados – despesas) Crédito - Salários e ordenados a pagar (contas de passivo circulante). Histórico padrão: Contabilização da folha de pagamento do mês 06/2019. Este procedimento se repete para todas os eventos que irão compor, por exemplo, os vencimentos (proventos) da folha do mês de competência. Por exemplo: Horas extras e adicional noturno. Débito – Horas extras 75% (Contas de resultados – despesas) Crédito - Salários e ordenados a pagar (contas de passivo circulante). Histórico padrão: Contabilização da folha de pagamento do mês 06/2019 Débito - Adicional noturno (Contas de resultados – despesas) Crédito - Salários e ordenados a pagar (contas de passivo circulante). Histórico padrão: Contabilização da folha de pagamento do mês 06/2019 Veja o Grupo de Descontos – (ocorrência mensal). Figura 11 – Descontode INSS 13 A Figura 11 apresenta o exemplo da retenção da contribuição do INSS. Verifique que agora a conta a ser debitada passa a ser a conta do passivo, salários a pagar. Veja exemplo do desconto de INSS e IRRF: Débito – Salários e ordenados a pagar (contas de passivo circulante). Crédito – INSS a recolher (Obrigações sociais e trabalhistas – Passivo Circulante) Histórico padrão: Contabilização da folha de pagamento do mês 06/2019 Débito – Salários e ordenados a pagar (contas de passivo circulante). Crédito – IRRF a recolher (Obrigações sociais e trabalhistas – Passivo Circulante) Histórico padrão: Contabilização da folha de pagamento do mês 06/2019 O mesmo procedimento de padronização se aplica ao demais eventos do tipo de desconto da folha de pagamento, como vale transporte, adiantamento de salários, contribuição sindical, pensão alimentícia e adiantamento de salário quinzenal. Observe que a parametrização dos lançamentos contábeis dos eventos de vencimentos (proventos) e descontos deve evidenciar no final do processo o salário líquido a pagar mensal. SALÁRIOS A PAGAR (PASSIVO CIRCULANTE) DÉBITO CRÉDITO INSS a recolher IRRF a recolher Salários e ordenados a pagar Horas extras 75% Adicional noturno Saldo (=) Salário líquido a pagar O cálculo da folha nas empresas tem um período de fechamento do ponto, ou seja, o período em se procederá com a análise de todos os eventos necessários para o fechamento da folha do mês de competência. No entanto, vale lembrar que o cálculo da folha e o pagamento dos salários aos funcionários ocorre em momentos distintos. A folha deve ser calculada e provisionada no mês de competência, e o pagamento pode ser realizado até o 5º dia útil do mês seguinte. Desse modo, em atendimento ao regime de competência, a contabilidade deve proceder com o provisionamento da folha no último dia do mês, reconhecendo a obrigação de salários e encargos a pagar no mês seguinte. 14 Importante: Os eventos que compõem a folha de pagamento são inúmeros e devem ser organizados de acordo com o tipo de especificidade de cada empresa, atendendo os critérios da legislação vigente. A parametrização dos lançamentos contábeis padronizados é realizada diretamente nos eventos. Uma vez parametrizado, mensalmente a empresa lança apenas os eventos periódicos, no momento da geração; o cálculo é realizado automaticamente por funcionários. O cálculo da folha no sistema é individualizado por funcionário. Na integração contábil, as contas são contabilizadas pelo valor total (coletivo). TEMA 3 – CONTABILIZAÇÃO DAS PROVISÕES DE 13º SALÁRIO E FÉRIAS Prezado aluno, conforme já tratado no tópico anterior, o cálculo da folha de pagamentos e de encargos é contabilizado de acordo com o regime de competência. Neste sentido, são registrados contabilmente como provisões, de acordo com o fato gerador, por meio de estimativas e previsões. Assim, vamos trabalhar com os procedimentos relativos aos valores dos encargos sociais 13º salário e férias, respectivamente, apresentando alguns aspectos da legislação e enfocando os procedimentos necessários para a contabilização. 3.1 Provisão mensal do 13º salário A Constituição Federal, em seu art. 7º, inciso II, garante a todos os empregados urbanos e rurais, e empregados domésticos, o direito ao 13º salário, com base na remuneração integral ou no valor da aposentadoria (Favero et al. 2013). Neste entendimento, todos os trabalhadores têm direito adquirido ao 13º salário, 1/12 avos à medida que o mês foi trabalhado, ou fração igual ou superior a 15 dias. A Lei n. 4.749/65 determina que entre os meses de fevereiro a novembro do ano corrente a empresa/empregador deverá efetuar o pagamento como adiantamento, de valor correspondente a 50% (metade) do salário que o empregado fizer jus, tenho como base o salário do mês anterior; até dia 20 de 15 dezembro, deverá efetuar a última parcela, ajustada ao valor da remuneração do mês de dezembro, incluindo a dedução dos encargos sociais. Assim, para atender a legislação trabalhista e os preceitos contábeis (regime de competência) à medida que os meses vão sendo trabalhados, a contabilidade deve registrar as provisões de 13º (1/12 avos) por mês, de forma cumulativa (7/12 – tomando como exemplo o cálculo da folha de julho) por ano. Veja exemplo da figura. Figura 12 – Provisões de 13º Salário sobre a folha de pagamento Crédito: Sistemas WK Solução. No entanto, conforme observa Padoveze (2018), durante o ano a folha de pagamento sofre reajustes salariais, inflação, dissídio etc., o que impossibilidade apurar com exatidão os valores que deverão ser pagos de 13º salário em dezembro, sendo essa a principal razão pela qual deve-se fazer as estimativas das parcelas mensais do 13. 3.2 Procedimentos para a parametrização do lançamento padrão do provisionamento mensal do 13º salário Para a parametrização padrão da provisão do décimo terceiro salário sobre a folha de pagamento, segue-se o mesmo procedimento da contabilização da folha de pagamento de pagamento do mês. 1/12 avos - do mês de competência 7/12 avos - acumulado do ano 16 Figura 13 – Parametrização do Evento de Provisão do 13º salário Crédito: Sistemas WK Solução. Débito – Despesas de 13º salário (Contas de resultados) Crédito – Provisão de 13º Salário (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do 13º salário, mês de competência (07/2019). Valor correspondente a 1/12. Débito – Despesas de 13º salário (Contas de resultados) Crédito – Provisão de INSS 13 º Salário (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do INSS sobre o 13º salário, mês de competência (07/2019), valor cálculo pelo percentual de encargos incidentes (25,6% a 28%) sobre a folha do mês de competência vigente. Débito – Despesas de 13º salário (Contas de resultados) Crédito – Provisão de FGTS 13º salário (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do FGTS sobre o 13º salário, mês de competência (07/2019), valor calculado pelo percentual de encargos incidentes sobre a folha do mês de competência vigente (8%). Ao final de cada exercício (12 meses) a contabilidade deve proceder com a conciliação entre o valor provisionado e o valor efetivamente pago, 17 (adiantamento e segunda parcela), e promover os ajustes de valores correspondentes às diferenças. 3.3 Procedimentos para a parametrização do lançamento padrão do provisionamento mensal de férias e abono 1/3 constituição As férias anuais estão previstas nos arts. 129 a 153 da CLT, que determinam que todo o empregado terá direito a férias anualmente, sem prejuízo da remuneração; ou seja, após 12 meses de trabalho tem direito a pelo menos 30 dias de férias. Além da remuneração do salário normal, o empregado deve receber um adicional de 1/3(um terço) do salário. Assim, como os encargos sociais de 13º salários, devem ser provisionados contabilmente as férias e um terço de férias como direito adquirido dos funcionários, como obrigação passiva da empresa. Figura 14 – Provisões de férias + 1/3 de férias sobre a folha de pagamento Crédito: Sistemas WK Solução. A contabilização correspondente às férias adquiridas, ao abono e aos encargos sociais incidentes, que devem ser reconhecidos contabilmente como custo ou como despesa operacional (contas de resultados), tendo como contrapartida contas de “férias a pagar” e “encargos sociais sobre férias a pagar”, ou alternativamente uma única conta denominada “férias a pagar”, classificável no passivo circulante(Santos et al., 2015). Assim, a parametrização padrão da 1/12 do mês de competência 7/12 acumulado do ano 18 provisão mensal de férias sobre a folha de pagamento fica como apontado na figura a seguir. Figura 15 – Parametrização do evento da provisão de férias Crédito: Sistemas WK Solução. Débito – Despesas de férias (Contas de resultados) Crédito – Provisão de férias (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do férias, mês de competência (07/2019). Valor correspondente a 1/12 ((total férias /12) + 1/3). Débito – Despesas de férias (Contas de resultados) Crédito – Provisão INSS sobre férias (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do INSS sobre as férias, mês de competência (07/2019), valor cálculo pelo percentual de encargos (25,6% a 28%) incidentes sobre a folha do mês de competência vigente. Débito – Despesas de férias (Contas de resultados) Crédito – Provisão FGTS sobre férias (Passivo circulante) Histórico – Provisão mensal do FGTS sobre as férias, mês de competência (07/2019), valor calculado pelo percentual de encargos incidentes sobre a folha do mês de competência vigente (8%). Do mesmo modo como se procede com a provisão do décimo terceiros salários, quando da liberação das férias, em virtude dos reajustes salariais, inflação, dissídio etc., a contabilidade procede com a conciliação correlacionando os valores provisionados com os efetivos e ajustando as diferenças. 19 Importante: Os cálculos da folha e de encargos devem ser contabilizados de acordo com regime de competência. As incidências tributárias são atribuídas de acordo com regime de tributação da empresa. Por exemplo, uma empresa de comércio enquadrada como simples nacional não recolhe o percentual de 20% do INSS patronal, pois já está incluso na DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), de acordo com a tabela e faixa de tributação; Para fins gerenciais algumas empresas elaboram a folha por departamento (administração, comercial, financeiro etc.), centros de custos produtivos ou centros de resultados. Para isso, o plano de contas da empresa precisa estar devidamente parametrizado para este fim. TEMA 4 – CONTABILIZAÇÃO DO CÁLCULO DA RESCISÃO: FÉRIAS GOZADAS E PAGAMENTO DE 13 SALÁRIO A rescisão contratual de cessão de relações trabalhistas entre o empregado e o empregador pode ocorrer por diversos motivos: Por vencimento do contrato de trabalho; Dispensa por justa causa; Dispensa sem justa causa; Pedido de demissão sem justa causa; Pedido de demissão com justa causa. Figura 16 – Informação do tipo de rescisão Crédito: Sistema Datacempro. 20 Nesses termos, é de vital importância identificar o tipo de rescisão contratual para a apuração das verbas a que o empregado tem direito. 4.1 Base dos eventos dos tipos de rescisão de contratos Observamos que existem vários tipos rescisão de contratos de cessão das relações de trabalhos. Voltamos agora para a parametrização dos sistemas para o cálculo e contabilização dos eventos. Isto posto, cada tipo de contrato deve ser composto por eventos base para o cálculo de cada tipo de rescisão. A tabela apresenta os campos: motivo, onde deve ser informado se rescisão com justa causa, sem justa causa. Na sequência, a informação referente a aviso prévio, FGTS e saldo para fins rescisórios. Na sequência, a figura apresenta uma tela padrão dos dados com os valores bases parametrizadas para cálculo. Figura 17 – Bases que devem compor o evento de cálculo Crédito: Sistema Datacempro. Desse modo, entende-se que a base deve ser composta por eventos que estejam de acordo com as bases de verbas rescisórios determinadas por cada tipo de rescisão. 21 Figura 18 – Rescisão de contrato de trabalho Crédito: Sistema Datacempro. Veja os tipos de rescisão a seguir. A rescisão por vencimento de contrato acontece em um tipo de contrato de trabalho feito por período determinado (90 dias; 120 dias; 12 meses), em função de serviço de natureza transitória ou de atividades empresariais de caráter transitório (Fávero et al., 2015). Nesses casos, a base desse tipo de rescisão deverá prever as verbas previstas de acordo com a legislação trabalhista: Saldo de salários; Férias vencidas e proporcionais, mais 1/3 adicional; Décimo terceiro salário e FGTS. A rescisão por dispensa sem justa causa se dá oir iniciativa do empregador, pelo desejo de descontinuar a utilizar os serviços do empregado. Pode ser expresso por aviso prévio de 30 dias ou desligamento imediato. Neste evento, a base do cálculo deve prever: Saldo de salários; Aviso prévio indenizado (caso o funcionário não seja comunicado com prazo mínimo de 30 antes do desligamento) Férias vencidas e proporcionais, mais 1/3 adicional; 22 Décimo terceiro salário; FGTS + 40% do saldo dos depósitos do fundo. A rescisão por dispensa por justa causa se dá por iniciativa do empregador, em função do comportamento do empregado – ato de improbidade; incontinência de conduto de mau procedimento; embriaguez; violação dos segredos da empresa; indisciplina ou insubordinação; abando de emprego; ato lesivo de honra (agressão física ou verbal) praticados contra colegas, superiores entre outros; atos atentatórios a segurança nacional; etc. (vide CLT 482). Neste evento, a base do cálculo deve prever: Saldo de salários; Férias vencidas e proporcionais, mais 1/3 adicional; O pedido de rescisão sem justa causa se dá por vontade expressa do empregado em cessar a relação de trabalho. Nestes casos, o empregado deve comunicar por escrito a sua decisão, com antecedência mínima de 30 dias. Em caso da não comunicação prévia, deverá pagar o aviso prévio, que corresponde a 30 dias de trabalho. Neste evento, a base do cálculo deve prever: Saldo de salários; Férias vencidas e proporcionais, mais 1/3 adicional; Décimo terceiro salário. Quanto ao pedido de rescisão com justa causa, pode ocorrer, de acordo com o art. 483 da CLT (Brasil, 1943), quando: a) forem exigidos serviços superiores às suas forças, defesos por lei, contrários aos bons costumes, ou alheios ao contrato; b) for tratado pelo empregador ou por seus superiores hierárquicos com rigor excessivo; c) correr perigo manifesto de mal considerável; d) não cumprir o empregador as obrigações do contrato; e) praticar o empregador ou seus prepostos, contra ele ou pessoas de sua família, ato lesivo da honra e boa fama; f) o empregador ou seus prepostos ofenderem-no fisicamente, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem; g) o empregador reduzir o seu trabalho, sendo este por peça ou tarefa, de forma a afetar sensivelmente a importância dos salários. O artigo 483 da CLT estabelece que o pedido de rescisão com justa causa pode ser solicitado quando o empregado tiver que desempenhar obrigações legais incompatíveis com a continuação do serviço e no caso de morte do 23 empregador constituído em empresa individual. Quanto solicitada pelo empregado, a este serão conferidos direitos às seguintes verbas trabalhistas: Saldo de salários; Aviso prévio indenizado (caso o funcionário não seja comunicado com prazo mínimo de 30 antes do desligamento); Férias vencidas e proporcionais, mais 1/3 adicional; Décimo terceiro salário; FGTS + 40% do saldo dos depósitos do fundo. Os tipos de rescisões também se aplicam aos contratos de trabalhos intermitentes, devendo a contabilidade, quando da parametrização do sistema, observara natureza dos serviços ou da atividade da empresa. 4.2 Procedimentos para a parametrização de lançamentos para a contabilização da rescisão Identificados os tipos de eventos que devem compor o evento base das verbas rescisórias, vamos agora tratar dos eventos necessários para a padronização dos lançamentos contábeis, tomando como exemplo a rescisão sem justa causa. A parametrização padrão da rescisão sem justa causa deve considerar em seu cálculo alguns elementos. Figura 19 – Parametrização do evento rescisão Crédito: Sistema Datacempro. Saldo de salário para fins rescisórios Débito – Despesa com Rescisões (Conta de Resultado) Crédito – Rescisões a Pagar (Passivo Circulante – Salários a pagar Aviso prévio indenizado Débito – Despesa de Aviso Prévio Indenizado (Conta de Resultado) 24 Crédito – Rescisões a Pagar (Passivo Circulante – Salários a pagar INSS descontado do empregado Débito – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) Crédito – INSS a Recolher (Passivo Circulante) FGTS incidente sobre a rescisão Débito – FGTS (Conta de Resultado) Crédito – FGTS a Recolher (Passivo Circulante) 13º salário proporcional Débito – 13º Salário (Conta de Resultado) Crédito – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) Férias proporcionais + 1/3 sobre férias proporcionais Débito – Férias (Conta de Resultado) Crédito – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) TEMA 5 – E-SOCIAL – SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS O e-social é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto-lei n. 8.373/2014, com o objetivo de unificação de um único ambiente nacional virtual. Tem caráter de obrigação acessória e faz parte do projeto Sped (sistema público de escrituração digital), que busca facilitar a utilização e o acesso dos órgãos participantes a informações trabalhistas, previdenciários e fiscais, e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS. Figura 20 – Órgãos participantes Neste entendimento, pode-se observar que o e-social é uma obrigação acessória; o empregador (pessoa física ou jurídica) que tenha alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, por força de lei, é obrigado a enviar informações por meio do e-social. Assim, o sistema utilizado pela empresa para a elaboração da folha de pagamento deve estar parametrizado para que possa enviar essa obrigação E-social Caixa INSS Receita Federal Previdência Social Ministério do Trabalho e Empresa 25 acessória. Mas como o sistema da empresa estará atrelado com o sistema do Sped e-social? No início da nossa aula, apresentamos os eventos necessários para a elaboração, parametrização e contabilização da folha de pagamento. Esses eventos são importantes, pois o e-Social foi concebido para transmitir informações agrupadas por meio de eventos (rubricas), que devem estar agrupadas em uma sequência lógica, conforme as rotinas do departamento pessoal desde o início (compreende a identificação de empregador, funcionários, prestação de serviços, folha de pagamento, admissão e demissão). Mas devemos nos perguntar: todas as empresas utilizam os mesmos eventos? A figura a seguir apresenta alguns eventos. Figura 21 – Eventos Crédito: Sistemas WK Solução. A resposta à pergunta: os sistemas de folha de pagamento são parametrizados e codificados previamente com eventos do tipo: I – Informativo, V – Vencimento e D – Desconto. Desse modo, os eventos podem ter descrições diferentes de acordo os tipos de sistemas e empresas. Nesse sentido, a empresa deve correlacionar os eventos do seu sistema de folha de pagamento com as constantes da Tabela 3 – Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento do eSocial. De acordo com o Manual de orientação do e-social (E-social, 2018), existem diversos tipos de agrupamentos de eventos, estruturados de forma lógica em forma de tabela; entre eles, a tabela de rubricas S-1010. 26 Tabela 3 – Rubricas TIPO DE RUBRICA CONCEITO 1 – Vencimento, provento ou pensão valor pago ao trabalhador que integra ou não a base de cálculo da contribuição previdenciária, do imposto de renda retido na fonte ou do FGTS 2 – Desconto Valor deduzido do montante pago ao trabalhador 3 – Informativa valor não pago como provento nem descontado do trabalhador, mas que pode ser base de cálculo de tributos ou do FGTS. Exemplos: salário-maternidade pago pelo INSS, serviço militar obrigatório, benefícios previdenciários de natureza acidentária. 4 – Informativa dedutora valor não pago como provento nem descontado do trabalhador, mas que pode reduzir alguma base de cálculo de tributos ou do FGTS. Exemplo: dedução de dependente na apuração do imposto de renda da pessoa física. Esta correlação permite o envio de todas as informações referentes a ao cálculo da folha de pagamento. Assim, cada evento da empresa deve ser diretamente correlacionado com os eventos-rubricas do e-social. Veja as tabelas a seguir. Tabela 4 – Natureza das Rubricas de Remuneração da Folha de Pagamento Código Nome da Natureza da Rubrica Código Nome da Natureza da Rubrica 1000 Salário, vencimento, soldo ou subsídio 2501 Prêmios 1002 Descanso semanal remunerado - DSR 2510 Direitos autorais e intelectuais 1003 Horas extraordinárias 2801 Quarentena remunerada 1004 Horas extraordinárias - Indenização de banco de horas 2901 Empréstimos 1005 Direito de arena 2902 Vestuário e equipamentos 1006 Intervalos intra e inter jornadas não concedidas 2920 Reembolsos diversos 1007 Luvas e premiações 2930 Insuficiência de saldo 1009 Salário-família - complemento 2999 Arredondamentos 1010 Salário in natura - pagos em bens ou serviços 3501 Remuneração por prestação de serviços 1011 Sobreaviso e prontidão 3505 Retiradas (pró-labore) de diretores empregados 1020 Férias - gozadas 3506 Retiradas (pró-labore) de diretores não empregados 1021 Férias - abono ou gratificação de férias superior a 20 dias 3508 Retiradas (pró-labore) de proprietários ou sócios 1022 Férias - abono ou gratificação de férias não excedente a 20 dias 3509 Honorários a conselheiros 1023 Férias - abono pecuniário 3520 Remuneração de cooperado 1024 Férias - o dobro na vigência do contrato 4010 Complementação salarial de auxílio- doença 1040 Licença-prêmio 4050 Salário maternidade 1041 Licença-prêmio indenizada 4051 Salário maternidade - 13° salário 1050 Remuneração de dias de afastamento 5001 13º salário 1080 Stock Option 5005 13° salário complementar 1099 Outras verbas salariais 5501 Adiantamento de salário 1201 Adicional de função / cargo confiança 5504 13º salário - Adiantamento 27 1202 Adicional de insalubridade 5510 Adiantamento de benefícios previdenciários 1203 Adicional de periculosidade 6000 Saldo de salários na rescisão contratual 1204 Adicional de transferência 6001 13º salário relativo ao aviso-prévio indenizado 1205 Adicional noturno 6002 13° salário proporcional na rescisão 1206 Adicional por tempo de serviço 6003 Indenização compensatória do aviso- prévio 1207 Comissões, porcentagens, produção 6004 Férias - o dobro na rescisão 1208 Gueltas ou gorjetas - repassadas por fornecedores ou clientes 6006 Férias proporcionais 1209 Gueltas ou gorjetas - repassadas pelo empregador 6007 Férias vencidas na rescisão 1210 Gratificação por acordo ou convenção coletiva 6101 Indenização compensatória - multa rescisória 20 ou 40% (CF/88) 1211 Gratificações 6102 Indenização do art. 9º lei nº 7.238/84 1212 Gratificações ou outrasverbas de natureza permanente 6103 Indenização do art. 14 da lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973 1213 Gratificações ou outras verbas de natureza transitória 6104 Indenização do art. 479 da CLT 1214 Adicional de penosidade 6105 Indenização recebida a título de incentivo a demissão 1215 Adicional de unidocência 6106 Multa do art. 477 da CLT 1225 Quebra de caixa 6107 Indenização por quebra de estabilidade 1230 Remuneração do dirigente sindical 6129 Outras Indenizações 1299 Outros adicionais 7001 Proventos 1300 PLR - Participação em Lucros ou Resultados 7002 Proventos - Pensão por morte Civil 1350 Bolsa de estudo - estagiário 7003 Proventos - Reserva 1351 Bolsa de estudo - médico residente 7004 Proventos - Reforma 1352 Bolsa de estudo ou pesquisa 7005 Pensão Militar 1401 Abono 9901 Base de cálculo da contribuição previdenciária 1402 Abono PIS / PASEP 9902 Total da base de cálculo do FGTS 1403 Abono legal 9903 Total da base de cálculo do IRRF 1404 Auxílio babá 9904 Total da base de cálculo do FGTS rescisório 1405 Assistência médica 9905 Serviço militar 1406 Auxílio-creche 9906 Remuneração no exterior 1407 Auxílio-educação 9908 FGTS - depósito 1409 Salário-família 9910 Seguros 1410 Auxílio - Locais de difícil acesso 9911 Assistência Médica 1601 Ajuda de custo - aeronauta 9930 Salário maternidade pago pela Previdência Social 1602 Ajuda de custo de transferência 9931 13° salário maternidade pago pela Previdência Social 1620 Ressarcimento de despesas pelo uso de veículo próprio 9932 Auxílio-doença acidentário 1621 Ressarcimento de despesas de viagem, exceto despesas com veículos 9933 Auxílio-doença 1623 Ressarcimento de provisão 9938 Isenção IRRF - 65 anos 1629 Ressarcimento de outras despesas 9939 Outros valores tributáveis 1651 Diárias de viagem - até 50% do salário 9950 Horas extraordinárias - Banco de horas 1652 Diárias de viagem - acima de 50% do salário 9951 Horas compensadas - Banco de horas 1801 Alimentação 9989 Outros valores informativos 28 1802 Etapas (marítimos) 9999 Complementação de aposentadoria 1805 Moradia 0000 Complementação de benefício de pensão 1810 Transporte 9995 Abono Permanência Fonte: E-social, 2018. Assim como as rubricas de remuneração, as de descontos também devem ser correlacionadas. Tabela 5 – Natureza das Rubricas de Descontos da Folha de Pagamento Tabela 3 - Natureza das Rubricas de Descontos da Folha de Pagamento Código Nome da Natureza da Rubrica 6901 Desconto do aviso-prévio 6904 Multa prevista no art. 480 da CLT 9200 Desconto de Adiantamentos 9201 Contribuição Previdenciária 9203 Imposto de renda retido na fonte 9205 Provisão de contribuição previdenciária e IRRF 9209 Faltas ou atrasos 9210 DSR s/faltas e atrasos 9213 Pensão alimentícia 9214 13° salário - desconto de adiantamento 9216 Desconto de vale-transporte 9217 Contribuição a Outras Entidades e Fundos 9218 Retenções judiciais 9219 Desconto de assistência médica ou odontológica 9220 Alimentação - desconto 9221 Desconto de férias 9222 Desconto de outros impostos e contribuições 9223 Previdência complementar - parte do empregado 9224 FAPI - parte do empregado 9225 Previdência complementar - parte do servidor 9226 Desconto de férias - abono 9230 Contribuição Sindical - Compulsória 9231 Contribuição Sindical - Associativa 9232 Contribuição Sindical - Assistencial 9233 Contribuição sindical - Confederativa 9250 Seguro de vida - desconto 9254 Empréstimos consignados - desconto 9255 Empréstimos do empregador - desconto 9258 Convênios 9270 Danos e prejuízos causados pelo trabalhador 9290 Desconto de pagamento indevido em meses anteriores 9299 Outros descontos 9350 Retenção do teto constitucional Fonte: E-social, 2018. 29 A tabela de rubricas apresenta, ao lado de cada evento, a descrição, para facilitar a associação com os eventos da empresa. O E-social contempla em média 274 rubricas. Somente os eventos ativos devem ser parametrizados, para a transmissão do arquivo, pois no momento da transmissão o programa do e-social gera avisos de advertência ou erros. Figura 22 – Correlação dos eventos com as rubricas do e-social Crédito: Sistema IOB. No momento da geração do arquivo para transmissão, todas as tabelas devem estar devidamente parametrizadas. Figura 23 – Geração de transmissão do arquivo. Crédito: Sistema Datacempro. 30 Além das tabelas de rubricas obrigatórias do e-social, elas devem ser correlacionadas com o sistema da empresa, carregando todas as informações relativas a obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Tabela 6 – Tabela de eventos obrigatórias do E-social TABELA DESCRIÇÃO Tabela 1 Categorias de Trabalhadores Tabela 2 Financiamento da Aposent. Especial e Redução Tempo de Contribuição Tabela 3 Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento Tabela 4 Códigos e Alíquotas de FPAS/Terceiros Tabela 5 Tipos de Inscrição Tabela 6 Países Tabela 7 Tipos de Dependentes Tabela 8 Classificação Tributária Tabela 9 Tipos de Arquivo do eSocial Tabela 10 Tipos de Lotação Tributária Tabela 11 Compatibilidade entre Categoria de Trabalhadores, Classificação Tributária e Tipos de Lotação Tabela 12 Compatibilidade entre Tipos de Lotação e Classificação Tributária Tabela 13 Parte do corpo atingida Tabela 14 Agente causador do Acidente de Trabalho Tabela 15 Agente Causador/Situação Geradora de Doença Profissional Tabela 16 Situação Geradora do Acidente de Trabalho Tabela 17 Descrição da Natureza da Lesão Tabela 18 Motivos de Afastamento Tabela 19 Motivos de Desligamento Tabela 20 Tipos de Logradouros Tabela 21 Natureza Jurídica Tabela 22 Compatibilidade entre FPAS e Classificação Tributária Tabela 23 Fatores de Riscos do Meio Ambiente do Trabalho Tabela 24 Codificação de Acidente de Trabalho Tabela 25 Tipos de Benefícios Previdenciários Tabela 26 Motivos de Cessação de Benefícios Previdenciários Tabela 27 Procedimentos Diagnósticos Tabela 28 Atividades Perigosas, Insalubres e/ou Especiais Tabela 29 Treinamentos, Capacitações e Exercícios Simulados Tabela 30 Programas, Planos e Documentos Fonte: E-social, 2018. Importante! As informações são prestadas ao eSocial por meio do agrupamento de eventos: tabelas de eventos não periódicos e periódicos. Cada evento possui um leiaute específico (30 tabelas). Estes leiautes podem ser encontrados no sítio do e-Social, e fazem referência às regras de negócio. Os documentos apresentam Regras de Validação. O Anexo II do leiaute, disponibilizado no sítio do e-Social, apresenta as regras de preenchimento dos eventos devendo ser consultada quando da ocorrência de inconsistências ou rejeições no processamento de eventos pelo e-Social. (E-Social, 2018) 31 TROCANDO IDEIAS Caros alunos, nesta aula apresentamos informações básicas, mas fundamentais para que o aluno egresso, quando expressar seu desejo de empreender, ou seja, de abrir seu escritório, consiga identificar os pontos importantes que devem ser analisados, na escolha de um sistema que atenda às necessidades de seus clientes, buscando otimizar os seus processos. Destaca-se também a importância de o futuro contador se interessar em conhecer os desafios de se empreender na área contábil. Para saber um pouco mais sobre esse assunto, acesso o link: DUARTE, R. D. Empreendedorismo na contabilidade: do presente para o futuro. 26 jul. 2017. Disponível em: <https://www.robertodiasduarte.com.br/empreendedorismo-na-contabilidade-do-presente-para-o-futuro/#.XSa_UOtKidE>. Acesso em: 23 jul. 2019. NA PRÁTICA A folha de pagamento é uma das obrigações mais importantes na relação empregador e empregado. Tem como função controlar, registrar e evidenciar as remunerações percebidas em forma de salário líquido mensal dos empregados, de acordo com o regime/legislação trabalhista pertinente. Em relação à folha de pagamento, do ponto de vista contábil, é correto o que se afirma em: a. O sistema de elaboração da folha de pagamento já vem parametrizado, isentando o contador de obter informações adicionais para sua contabilização. b. A contabilização da folha pode ser realizada na eminência do pagamento da folha de pagamento. c. A contabilidade apenas registra os eventos contábeis, o controle é de responsabilidade do empregador. d. s lançamentos padronizados dos eventos da folha da folha de pagamentos são compostos apenas por eventos periódicos. e. A folha de pagamento tem função contábil, fiscal e financeira. 32 FINALIZANDO Nesta aula, aprendemos alguns passos práticos para a parametrização dos eventos da folha de pagamento e a padronização dos lançamentos, para a integração da folha de pagamento na contabilidade. Vamos relembrar os tópicos estudados: Gabarito: é correto o que se afirmar na opção (e). 1. Parametrização inicial, como dados cadatrais. 1. Parametrização para Contabilização da folha de pagamento 1. Parametrização para a Contabilização das provisões de férias e 13 salário 1. Parametrização para Contabilização do Cálculo da rescisão, férias gozadas e pagamento de 13 salário 1. E-social 33 REFERÊNCIAS BRASIL. Decreto-Lei n. 5.452, de 1 de maio de 1943. Diário Oficial da União, Rio de Janeiro, 9 ago. 1943. E-SOCIAL. Manual de Orientação do E-social. nov. 2018. Disponível em: <http://portal.esocial.gov.br/manuais/mos-2-5.pdf>. Acesso em: 23 jul. 2019. FAVERO, H. L. et al. Contabilidade: Teoria e Prática. 2. ed. São Paulo: Atlas 2013. PADOVEZE, C. L. Manual de contabilidade básica: contabilidade introdutória e intermediária. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2018. SANTOS, J. et al. Manual de Práticas Contábeis. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2015.
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