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Atividade individual Matriz de análise e estratégia de comunicação e engajamento dos stakeholders Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos Aluno: LUCIANE PEREIRA ALVES Turma: 1120-0_1 Tarefa: Introdução sobre o tema “gerenciamento da comunicação e stakeholders em projetos” Projetos são realizados por pessoas, que trabalham em equipe, para entregar resultados, que afetam ou podem ser afetados por outras pessoas (físicas ou jurídicas) – os stakeholders. Nesse contexto, podemos afirmar que a comunicação é requisito fundamental para o desenvolvimento de projetos. Inclusive é certo que o gerente de projetos ocupa a maior parte do seu tempo comunicando-se, seja com a equipe, seja com os stakeholders. É preciso identificar e mapear os stakeholders, analisar os interesses e o poder de influência de cada um, a fim de planejar, gerenciar e monitorar o engajamento deles no projeto. Quanto maior o nível de engajamento, maiores são as chances de obtenção dos resultados esperados. Pesquisas apontam que há grande deficiência na comunicação em projetos e, ainda, que o sucesso dos projetos está diretamente relacionado à adequada comunicação dentro da equipe e com os stakeholders. Entretanto, segundo Antônio Carlos Carneiro de Albuquerque (Instituto Ethos, 08/04/2013): “O engajamento vai além de comunicação; trata de estabelecer uma relação mútua de confiança, diálogo, troca e influência, para que todas as partes possam trabalhar questões de risco (conflitos, greves, perdas de licença), potenciais oportunidades (fornecedores locais, apoio da comunidade, sinergias etc.) e até mesmo a formação de parcerias nas quais haja objetivos compartilhados e se estabeleça uma situação de “ganha-ganha”.”. Durante o ciclo de vida do projeto, inúmeras informações são recebidas, produzidas e precisam ser compartilhadas, de forma clara e objetiva. Assim, o gerenciamento da comunicação aliada ao gerenciamento dos stakeholders visa assegurar que o processo de comunicação no projeto seja eficiente e eficaz, bem como ajustado ao ambiente organizacional, à natureza do projeto e aos interesses dos stakeholders. O Projeto Integra, tem por objetivo a integração da empresa ABC e de parte da empresa XYZ, na empresa adquirente BEST, visando à consolidação dos ativos dessas empresas. Para este projeto em questão, podemos citar alguns aspectos que denotam a importância da comunicação e do engajamento dos stakeholders: 1) informar aos clientes sobre a integração das empresas; 2) reduzir a insegurança dos funcionários quanto às possíveis demissões; 3) mitigar os impactos gerados por choque cultural e 4) preparar as pessoas para o processo de integração. Classificação de stakeholders e estratégia de engajamento CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS ( alto ) ( Grau de poder e influência )ALIADO Patrocinador BLOQUEADORES Até o momento não foi identificado MEMBRO DA REDE Liderança da Tesouraria BEST DESACELERADORES Liderança da Tesouraria ABC Liderança da Tesouraria XYZ ( Interesse/posicionamento ) ( contra ) ( a favor ) ( baixo ) ( neutro ) DESCRIÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS ALIADO: O patrocinador do projeto foi classificado como aliado porque ele é um alto executivo da empresa BEST e acredita no sucesso da integração das empresas ABC e XYZ. Ele será diretamente beneficiado com o projeto. MEMBRO DA REDE: A liderança da Tesouraria da BEST está inicialmente favorável. Não ofereceu nenhuma resistência e afirmou apoio ao projeto. Entretanto, requer atenção especial. Em algum momento poderá sentir-se ameaçada com o processo de integração das Tesourarias das empresas ABC e XYZ. DESACELERADORES: As lideranças das Tesourarias das empresas ABC e XYZ não estão confortáveis com a aquisição das empresas pela BEST. Há resistência às mudanças previstas e também receio de demissões ou perda da liderança. ESTRATÉGIA DE ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS Stakeholder Grau de poder e influência Envolvimento Estratégia de Engajamento Atual Desejado Patrocinador alto a favor Formar base de poder · Monitorar e gerenciar de perto. · Conhecer seus interesses, expectativas e necessidades em relação ao projeto. · Manter regularmente informado sobre o andamento do projeto. · Tratar de riscos e oportunidades. · Prestar informações objetivas e precisas. · Estar sempre disponível e apresentar imediatamente os esclarecimentos solicitados. Liderança da Tesouraria da BEST médio a favor Formar parceria e base de apoio · Manter satisfeito. · Reunir-se com regularidade a fim de aumentar a confiança e o envolvimento no projeto. · Manter informado, conhecer suas preocupações, críticas e sugestões. · Formar parceria de modo a influenciar positivamente os demais stakeholders. Liderança da Tesouraria da ABC médio contra Tornar apoiador · Monitorar de perto. · Desenvolver relacionamento estratégico para gerar aproximação e confiança. · Conhecer as razões que o torna contrário ao projeto. · Despertar o sentimento de participação no projeto. Liderança da Tesouraria da XYZ médio contra Tornar apoiador · Monitorar de perto. · Desenvolver relacionamento estratégico para gerar aproximação e confiança. · Conhecer as razões que o torna contrário ao projeto. · Despertar o sentimento de participação no projeto. Estratégia de comunicação e distribuição de informações ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO Evento de comunicação Stakeholders Canal/meio de comunicação Responsável Justificativa/ Propósito Frequência Reunião de apresentação do projeto · Patrocinador · Liderança da Tesouraria da BEST · Liderança da Tesouraria da ABC · Liderança da Tesouraria da XYZ Face a face Presencial Apresentação de slides Utilização de linguagem formal Gerente do projeto Apresentar o projeto. Apresentar informações do projeto. Uma vez Reunião de acompanhamento do projeto Patrocinador Face a face Presencial ou Vídeo conferência Apresentação de slides Utilização de linguagem informal Gerente do projeto Informar e atualizar sobre o projeto: - plano de ação - cumprimento ou atraso no cronograma - riscos e oportunidades - plano de contigência - eventuais problemas - informações restritas ou sigilosas Observar o nível de engajamento do patrocinador, a fim de validar a efetividade das estratégias de engajamento definidas. Semanal Status report Patrocinador Relatório com planilhas e gráficos Encaminhar por e-mail Utilização de linguagem formal Gerente do projeto Informar e atualizar sobre o status e o andamento do projeto. Informações técnicas e objetivas. Semanal Almoço executivo · Liderança da Tesouraria da BEST · Liderança da Tesouraria da ABC · Liderança da Tesouraria da XYZ Face a face Presencial Utilização de linguagem informal Gerente do projeto Informar sobre o projeto. Promover interação e integração entre as equipes Uma vez Reunião de controle Liderança da Tesouraria da BEST Face a face Presencial ou Vídeo conferência Utilização de linguagem informal Gerente do projeto Informar sobre o projeto. Receber feedback, sugestões e críticas. Acompanhar o engajamento. Quinzenal Reunião de controle Liderança da Tesouraria da ABC Face a face Presencial ou Vídeo conferência Utilização de linguagem informal Gerente do projeto Formar opinião favorável. Informar sobre o projeto. Acompanhar a evolução do posicionamento em relação ao projeto, a fim de adequar as estratégias de engajamento. Quinzenal Reunião de controle Liderança da Tesouraria da XYZ Face a face Presencial ou Vídeo conferência Utilização de linguagem informal Gerente do projeto Formar opinião favorável. Informar sobre o projeto. Acompanhar a evolução do posicionamento em relação ao projeto, a fim de adequar as estratégias de engajamento. Quinzenal Referências bibliográficas ALBUQUERQUE, Antônio Carlos Carneiro de. O painel de stakeholders: uma abordagem de engajamento versátil e estruturada. Instituto Ethos. 08/04/2013. Disponível em: https://www.ethos.org.br/cedoc/painel-de-stakeholders-uma-abordagem-de-engajamento-versatil-e-estruturada/#.W65UB3tKjIX.Acesso: 30/11/2020. CAMARGO, Robson. O que é sponsor e como obter apoio em um projeto? Robson Carmargo Projetos e Negócios. 20/02/2018. Disponível em: https://robsoncamargo.com.br/blog/O-que-e-sponsor-e-como-obter-apoio-em-um-projeto. Acesso em: 03/12/2020. CHAVES, Lucio et al. Gerenciamento da Comunicação em Projetos. 3º edição. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2014. FABRA, Marcantonio. Gerenciamento de comunicação e stakeholders em projetos. Rio de janeiro: FGV – Fundação Getúlio Vargas, 2020. GRUPO STUDIO. Como resolver problemas no processo de fusão e aquisição de empresas. 19/12/2019. Disponível em: https://blog.grupostudio.com.br/studio-brokers/como-resolver-problemas-no-processo-de-fusao-e-aquisicao-de-empresas/#:~:text=O%20que%20pode%20dar%20errado,danos%2C%20especialmente %20nas%20quest%C3%B5es%20financeiras. Acesso em: 03/12/2020. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Newtown Square, PA: PMI, 2017. SAMAD, Walyd Gonçalves Abdul. A Importância da Comunicação no Gerenciamento do Projeto. Instituto de Educação Tecnológica, MBA em Administração de Projetos – T16. Outubro de 2013. Disponível em: https://www.ietec.com.br/clipping/2016/5-maio/a-importancia-da-comunicacao-no-gerenciamento-do-projeto-walyd-goncalves.pdf. Acesso em: 30/11/2020. 1 6 7
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