Atividade Individual - Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders

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Atividade individual	
	Matriz de análise e estratégia de comunicação e engajamento dos stakeholders
	Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders
	Módulo:
	Aluno: Gabriel Fidelis da Silva
	Turma: ONL020N6-POPRJRS09T1
	Tarefa: Plano de gerenciamento de stakeholders para implementação do projeto Integra
	Introdução sobre o tema “gerenciamento da comunicação e stakeholders em projetos”
	Como exposto no guia PMBOK o gerenciamento das comunicações do projeto descreve processos que asseguram que as informações sejam geradas, coletadas, distribuídas e armazenadas de maneira correta ao decorrer do projeto. Quando tais processos não ocorrem, o projeto fica exposto a falhas e riscos, desta forma, o gerenciamento da comunicação serve justamente para promover o alinhamento entre as partes interessadas. Existem diversos fatores que afetam e comprometem de forma direta a efetividade da comunicação em projetos. Dentre vários, podemos citar como impulsionadores ou desaceleradores de um bom fluxo das informações as questões humanas, organizacionais, linguagem, vias utilizadas na transmissão e recepção, cultura organizacional e dos próprios envolvidos.
Dado a devida contextualização da importância, têm-se como responsabilidade do gerente de projetos o dever de tentar controlar as comunicações, uma vez que tal descontrole pode ocasionar em problemas com mudanças, comunicações falhas, decisões não claras, descontrole de escopo, riscos não identificados e outros. (MULCAHY, 2005). Apesar do nível de responsabilidade e influência desse processo, a autora Rita Mulcahy afirma ser ilusório a possibilidade de um gerente de projetos alcançar o controle total das comunicações.
A definição das partes interessadas e um efetivo gerenciamento da comunicação em projetos são ações essenciais, uma vez que esse processo está diretamente correlacionado ao bom andamento e consequentemente ao sucesso do projeto, pois é comprovado que um gerente de projetos dedica a maior parte de seu tempo hábil se comunicando (NETO, 2013). A identificação ou registro dos stakeholders, quando realizados erroneamente, geram conflitos que resultam em atraso do seu cronograma, aumento do seu orçamento e uma série de mudanças indesejáveis (FABRA, 2020). Por outro lado, quando os registros e as classificações das partes interessadas são efetuados de forma correta e eficiente, pode-se traçar os meios e formas de comunicação que serão adotados para cada tipo de stakeholder. Desta forma, é possível reduzir as chances de fracasso ao planejar, gerenciar e monitorar o engajamento dos stakeholders, tornando, portanto, crucial abordar tais processos em gerenciamento de projetos nos dias atuais.
Desta forma, no presente trabalho, efetuou-se um estudo de caso para consolidar os conceitos, técnicas e fundamentos abordados no decorrer da disciplina. Neste, elaborou-se a identificação, planejamento do engajamento e o planejamento da comunicação.
	Classificação de stakeholders e estratégia de engajamento 
	Uma vez definido que os stakeholders considerados serão o alto executivo (patrocinador) e a tesouraria, adotou-se como premissa para realização desse trabalho que o alto executivo será composto apenas por patrocinadores da BEST e que a tesouraria será elencada por colaboradores das três empresas, cuja a maneira de seleção não será abordada no presente trabalho.
O alto executivo da BEST visualiza nessa integração das empresas ABC e XYZ ao seu domínio diversos benefícios e deposita nesse projeto uma grande oportunidade de expansão e consolidação no mercado mundial. Desta forma, correlato ao fato de serem os patrocinadores do projeto e possuírem alta influência, são classificados como aliados.
A tesouraria enxerga essa união como uma oportunidade de crescimento mútuo. Uma vez que esse projeto seja executado, o fluxo de caixa dessa empresa irá aumentar assim como o quadro de colaboradores. Como este setor é responsável pelas entradas e saídas de recursos financeiros, assim como a gerencia de pagamentos e recebimentos, têm-se como expectativa que a tesouraria também se expanda como setor, gerando oportunidades internamente. Sob outra perspectiva, esse stakeholder não possui grande poder de decisão sobre o projeto, sendo consequentemente classificado como um membro da rede. Buscando organizar as informações de maneira visual a respeito dos stakeholders, confeccionou-se uma matriz de influência versus interesse, conforme observado na Figura 1.
Figura 1: Matriz de influência versus interesse dos Stakeholders
Quanto a estratégia de engajamento, para mantê-los a favor do projeto, constantes abordagens deverão ser realizadas ao alto executivo. Informações relevantes, bem como conclusões de objetivos chaves deverão ser centralizadas nesses stakeholders com frequência. Além disso, toda decisão estratégica de alto impacto deverá ter a participação destes para que se sintam parte do projeto e consequentemente do resultado. 
Já para a tesouraria uma estratégia mais branda será adotada. Os principais líderes desse setor serão convidados para todas as reuniões gerais sobre o andamento da implementação, sendo não obrigatória a presença destes. Para envolve-los os mantendo a favor do projeto, um brainstorm será realizado com os colaboradores do setor a respeito das metodologias de trabalho que deverão ser adotadas na concepção do novo departamento. As ideias serão filtradas pela equipe de projeto e relatadas aos líderes da tesouraria.
	 
Estratégia de comunicação e distribuição de informações
	Para o alto executivo será enviado semanalmente por e-mail um status report a fim de informar o andamento do projeto. Reuniões bimestrais para uma apresentação mais formal focando nos principais objetivos alcançados também será executada. Após tal reunião, os patrocinadores serão convidados para almoçar no melhor restaurante da cidade com o intuito de estreitar relações. A linguagem com esses stakeholders em tais encontros deverá ser formal, sempre demonstrando firmeza e confiança, fazendo pouco uso de gesticulações. Por fim, semestralmente um relatório de evolução extremamente detalhado será encaminhado também por e-mail para esses stakeholders.
Quanto a liderança da tesouraria, mensalmente será confeccionado e encaminhado por e-mail um relatório financeiro do projeto, contento como principal conteúdo o cálculo de retorno sobre os investimentos (ROI). Como já citado como estratégia de engajamento, mensalmente será realizada uma reunião geral para apresentar os principais repasses, objetivos concluídos e cronograma dos próximos passos do projeto. 
Tabela 1: Matriz de Comunicação do Projeto
	Informação
	Motivo
	Receptor
	Periodicidade
	Como
	Status Report
	Informar o andamento do projeto
	Alto executivo
	Semanal
	E-mail
	Apresentação bimestral
	Apresentar principais objetivos concluídos
	Alto executivo
	Bimestral
	Reunião
	Assuntos gerais do projeto
	Discutir assuntos do projeto
Estreitar relações
	Alto executivo
	Bimestral
	Almoço
	Relatório detalhado de projeto
	Mostrar de maneira formal todo o trabalho e progresso do projeto detalhadamente
	Alto executivo
	Semestral
	E-mail
	Relatório financeiro
	Informar a ROI do projeto
	Tesouraria
	Mensal
	E-mail
	
Reunião geral de follow up
	Integrar todas as áreas e colaboradores envolvidos
Compartilhar informações e progressos
	Tesouraria
	Mensal
	Reunião
	Referências bibliográficas
	PMI. Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK), Project Management Institute, 6a ed., Newton Square, PA, 2017.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep for the PMBOK Guide, RMC Publications, 3a ed., Inc., 2005.
NETO, Nelson Junqueira. A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos. Revista Especialize On-lineIPOG, 6a ed., Goiânia, dez. 2013.
FABRA, Marcantonio. Gerenciamento de comunicação e stakeholders em projetos. Rio de Janeiro: FGV – Fundação Getúlio Vargas, 2020.
	
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