atividade 2 UC02

Prévia do material em texto

ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE FLUXO DE DOCUMENTOS 
LUIZA RODRIGUES LEMOS
Bom dia colaboradores da academia Saúde e Vida, hoje irei apresentar o novo método de arquivamento e novos tipos de arquivos que os(as) senhores(as) irão adotar a partir do presente momento para melhorar a organização pessoal e coletiva da empresa.
PLANILHAS DE CONTROLE DE SAÍDA E ENTRADA DA EMPRESA
Para este documento, que é de extrema importância no dia à dia de uma empresa, será usado o método de arquivamento alfabético simples. Ele será simples e prático para o uso cotidiano dos colaboradores desta empresa e não apresentará dificuldades para a procura do documento desejado. E quanto aos tipos de arquivos utilizados, será primeiramente o arquivo ativo (temporário) pois as planilhas serão utilizadas ativamente no cotidiano desta empresa. Portanto, neste arquivo conterão as planilhas atuais e dos 3 meses anteriores. E também será utilizado o arquivo inativo (intermediário) para as planilhas dos meses anteriores à esses 3 meses citados acima.
FOLHAS DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO E FÉRIAS
Para este documento o método de arquivamento utilizado também será o alfabético simples, pois como citado no outro slide ele é um método prático e simples para o uso dos colaboradores, e o arquivo utilizado também será o arquivo ativo (temporário) para arquivar os documentos atuais e dos 3 meses anteriores e o arquivo inativo (intermediário) para os meses anteriores aos 3 meses citados acima.
CONTROLE DE EPIs E UNIFORMES
Para este documento o método de arquivamento que deverá ser utilizado é o alfabético numérico pelo fato de combinar a exatidão, prática e rapidez dos dois métodos contidas em um só. E o tipo de arquivo a ser utilizado é o arquivo ativo pois os equipamentos de proteção individual e os uniformes da empresa são bastante importantes e utilizados frequentemente pelos colaboradores da empresa. 
PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS-REGISTRO E DOCUMENTOS PESSOAIS
Para este tipo de documento o método utilizado também será o alfabético numérico, pelos mesmos fatos citados no slide anterior. E o tipo de arquivo utilizado deverá ser o arquivo inativo (intermediário) pelo fato de que eles têm pouca frequência de uso mas também são importantes demais para estarem em um arquivo morto.
Agradeço pela atenção de todos.