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TCC – TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO PEA Projeto Empresarial Aplicado CÉLIO LUIZ VALCANAIA MAURA MAZZEO ZURDO WILMAR AUDYE CIDRAL SUSTENTARE Joinville - SC (versão 3.4 / 21.07.2011) _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios Sumário 1. Agenda do PEA.................................................................................................... 02 2. Descritivo da Disciplina...................................................................................... 02 2.1 Objetivo............................................................................................................02 2.2 Conteúdo......................................................................................................... 02 2.3 Metodologia..................................................................................................... 04 2.4 Responsabilidades...........................................................................................04 2.5 Avaliação......................................................................................................... 04 3. Introdução ao PEA.............................................................................................. 04 4. Conteúdo do PEA................................................................................................ 05 4.1 Relatórios Parciais.......................................................................................... 06 Relatório I: Entendimento do Negócio........................................................ 06 Relatório II: Concepção do Problema......................................................... 09 Relatório III: Definição da Solução..............................................................11 Relatório IV: Plano de Implementação....................................................... 14 4.2 Relatório Final................................................................................................. 17 4.3 Apresentação................................................................................................ 19 5. Anexos..................................................................................................................20 5.1 Anexo I – Competências Críticas.................................................................... 20 5.2 Anexo II – Formulário de Análise de Forças e Fraquezas............................. 21 5.2 Anexo III – Planilha de avaliação do orientador.............................................. 22 5.3 Anexo IV – Planilha de avaliação do gestor imediato...................................... 23 _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 1. Agenda do PEA Para auxiliar o participante no desenvolvimento do PEA, serão realizados encontros de apresentação da metodologia, de acompanhamento e de resolução de dúvidas. As datas serão encaminhadas em informativo específico. Os relatórios parciais deverão ser levados nos dias das aulas de acompanhamento, para melhor andamento das atividades. 2. Descritivo da Disciplina 2.1 Objetivos O objetivo principal do PEA é proporcionar aos participantes dos cursos de pós- graduação e cursos in company da Sustentare uma oportunidade de alinhar a teoria – necessária ao entendimento pleno do mundo corporativo – e a prática – requerida pelas empresas para desenvolvimento das suas atividades – através da efetiva implementação de um projeto empresarial. Como objetivos intermediários: • Estimular a busca de oportunidades de melhoria e mudança real da empresa do participante; • Aumentar a capacitação do participante na implementação de projetos de melhoria e mudança; • Prover meios metodológicos e conceituais para a definição e implementação de projetos de melhoria e mudança; • Aproximar empresa / instituição através do acompanhamento da implementação junto ao gestor imediato do participante; • Prover um instrumento homogêneo de avaliação final de conclusão do curso 2.2 Conteúdo Da disciplina Metodologia para elaboração dos projetos, englobando as seguintes fases1: • Concepção • Desenvolvimento • Implementação • Acompanhamento dos resultados Do PEA O relatório final do PEA deverá constar de conteúdo mínimo obrigatório que será a reunião dos relatórios parciais em formato único acrescidos da conclusão. Esse conteúdo será descrito mais adiante neste mesmo documento. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 1 Detalhamento em anexo 2.3 Metodologia • Apresentações expositivas do conteúdo do PEA • Validação do escopo do PEA junto ao participante • Suporte dos demais professores 2.4 Responsabilidades Cabe ao professor da disciplina PEA fornecer a metodologia para o desenvolvimento do projeto no que tange à preparação dos relatórios e orientação para pesquisa e busca de soluções. O professor também deve fazer uma reunião de aprovação do tema (com alinhamento de conteúdo e escopo) em momento definido de comum acordo entre instituição e participante. Cabe ao participante elaborar todos os relatórios buscando as informações necessárias, realizar as pesquisas de campo e bibliográficas, contatar os professores ao longo do curso e implementar as mudanças propostas no projeto. Cabe ao gestor imediato do participante ajudar na coleta de informações, auxiliar na concepção da solução definindo premissas e parâmetros com base na sua visão mais ampla do negócio e da empresa, e garantir a implementação provendo recursos e apoio – por exemplo, ajudando o participante a ter acesso a áreas e pessoas envolvidas no projeto. Cada projeto será tratado de forma individual e com total sigilo. A confidencialidade das informações é uma marca registrada do PEA. Os projetos não serão analisados em sala de aula e por grupos de alunos; em sala de aula serão abordadas questões metodológicas. Os PEAs serão planejados, elaborados e implantados pelos participantes. Para os participantes na modalidade Pós-Graduação e MBA, o participante deverá entregar além do PEA, um artigo científico (ver modelo). Portanto o TCC – Trabalho de Conclusão de Curso (modalidade Pós-Graduação Lato Sensu Profissionalizante) é composto pelos dois documentos: o PEA e pelo artigo científico. A título de informação, o TCC – Trabalho de Conclusão de Curso (modalidade Pós- Graduação Lato Sensu Acadêmico) é desenvolvida uma monografia, além do módulo extra Metodologia do Ensino Superior. Para os participantes na modalidade in company conforme caso a caso (PEA+Artigo Científico ou PEA). 2.5 Avaliação A avaliação será efetuada tanto pelo professor PEA como pelo gestor imediato do participante. O primeiro avaliará o envolvimento e o desenvolvimento do participante ao longo dos trabalhos, atendimento da metodologia bem como o conteúdo e a estrutura final do projeto. Já o gestor imediato avaliará itens como escolha do problema, qualidade da proposta, capacidade de implementação e resultados da implementação. O peso das avaliações é igual (50%), portanto, a nota do PEA será a média aritmética das duas notas (orientador e gestor). As planilhas de avaliação encontram-se nos anexos III e IV desse caderno. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 3. Introdução ao Projeto Empresarial Aplicado - PEA O Projeto Empresarial Aplicado é uma atividade cujo produto será desenvolvido de forma individual ao longo de todo o curso. O produto final é um relatório executivo, que será avaliado tanto pelo professor da Sustentare como pelo superior imediato do participante. A palavra‘atividade’ remete exatamente à finalidade desse projeto: que seja a contribuição ativa dos participantes. Enquanto nas aulas o participante recebe grande volume de informações e desenvolvem conhecimento, o PEA é o momento de agregar, de compilar, de digerir, de devolver e, enfim, de mostrar que parte daquilo que lhe foi apresentado pode ser efetivamente utilizado. O principal objetivo é o aluno obter sucesso na sua ação empresarial, aliando o seu conhecimento profissional aos bons conceitos e práticas abordadas ao longo do curso. Outro objetivo do PEA é o estímulo para que isso se torne uma prática, uma constante na sua vida profissional: encontrar as oportunidades de melhoria e mudança e, de posse de uma metodologia, acostumar-se a implementá-las. Como gestores em organizações, os participantes têm de contribuir para o seu desenvolvimento – e essa é uma boa oportunidade de começar de forma estruturada. O PEA tem ainda objetivos intermediários, como o aumento da capacidade de pesquisa (tanto bibliográfica como de campo), por exemplo. Pesquisar, de maneira consistente e imparcial, é uma capacidade que precisa ser desenvolvida em gestores nas organizações. Outro objetivo intermediário é o aumento da capacidade de diagnose tendo como base um estudo, um modelo de análise. É o momento de se sair dos ‘achismos’ e caminhar-se para elaboração de diagnósticos claros, sustentados e confiáveis. Finalmente, sabemos que há poucas chances nas organizações para crescimento vertical. As pirâmides cada vez mais achatadas não nos permitem mais os rápidos saltos na carreira. Dessa forma, o PEA funcionará anda como um fator de crescimento na única forma que nos resta: o crescimento horizontal. Melhorar, mudar, criar, enfim, ajudar a organização é a forma de ganhar credibilidade e, conseqüentemente, espaço organizacional. 4. Conteúdo do PEA Desenvolver o PEA consiste em trabalhar duas frentes: os relatórios do projeto para a Sustentare e a implementação na empresa. Quanto mais consistente for o projeto, mais fácil será a implementação. Por consistente entende-se a escolha de uma oportunidade de melhoria ou mudança importante e que seja uma demanda da empresa, o bom embasamento do diagnóstico, escolha da solução mais adequada para a realidade da empresa e plano de ação bem elaborado. O detalhamento e as questões apresentados a seguir objetivam auxiliar o aluno na identificação do projeto a ser desenvolvido, bem como no entendimento da realidade da empresa e adequação da solução. Tais questões não esgotam os temas e conceitos abordados. Servem para identificar pontos críticos que deverão ser analisados e considerados na definição do projeto. O adequado planejamento e realização de cada etapa contribuirão de forma relevante para o sucesso das etapas subseqüentes. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios Inicie sempre o seu relatório com o cabeçalho a seguir: Curso: Turma/ano: Nome: Empresa: E-mail: Fone: Função / Cargo: Gestor: Função /Cargo: 4.1 Relatórios Parciais Relatório I: Entendimento do Negócio Esse primeiro relatório visa instigar o aluno a pensar a empresa como um todo. De acordo com a atividade e área de atuação do participante, este pode estar mais próximo ou mais distante das questões abaixo e isso definirá a facilidade com que essa etapa será cumprida. Dependendo também da empresa, essas questões podem ser abertamente discutidas, tratadas por um grupo restrito ou não terem sido ainda exploradas. Caso não tenha a “resposta pronta”, procure pensar na questão e responder de acordo com o seu entendimento da realidade da empresa. Se necessitar de ajuda, procure seu gestor imediato ou outras áreas. 1. Tempo de existência e breve histórico sobre o negócio 2. Segmento de atuação, bem como principais características mercadológicas 3. Abrangência geográfica 4. Principais produtos e serviços 5. Principais clientes 6. Breve análise da concorrência (local, regional e internacional) 7. Qual tem sido o desempenho (bem como análise da tendência) da empresa (em vendas, base de clientes, participação de mercado, rentabilidade, conhecimento da marca)? 8. Alguns dados empresariais (quantidades expressas em ordem de grandeza: aproximadamente 10, 50, 100, 500, 1.000 ...): funcionários área (espaço físico, caso aplicável) equipamentos (diversos – descrever os principais tais como: computadores, veículos etc.) itens em estoque (tipos de itens) fornecedores clientes faturamento 9. Pontos fortes e fracos (visão interna) _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 10. Ameaças e oportunidades (visão externa) 11. Palavra ou principal predicado do negócio verdadeiramente percebido pelos clientes e pela sociedade em geral (o que as pessoas falam quando pensam na sua empresa) 12. Visão, Missão e Valores empresariais 13. Competências Críticas do negócio (anexo I) 14. Fatores Críticos de Sucesso do negócio (veja formulário no anexo II) 15. Análise geral sobre as dimensões do negócio Organograma da empresa Anexar desenho ou descrever estrutura orgânica e termos de unidades de negócio, diretorias, assessorias, departamentos e setores, etc. Competências, habilidades e atitudes desejadas dos recursos humanos x realidade atual Breve descrição da situação atual da empresa no que se refere às pessoas, bem como quais serão as principais melhorias necessárias para o atingimento da situação ideal (descrever em termos estratégicos gerais, pois a empresa poderá apresentar centenas de características relativas às competências, às habilidades e às atitudes desejadas). Uma forma de reduzir o escopo dessa análise é focar as competências críticas do negócio e descrever a situação atual do perfil dos recursos humanos versus a situação desejada. Tecnologia da Informação - TI Descrever objetivamente o atual ambiente em tecnologia da informação, detalhando os principais sistemas em operação (sistemas empresariais próprios ou de terceiros, sistemas de apoio operacional, filosofia da empresa em termos de desenvolvimento de sistemas, etc.), número de usuários, e outras informações que caracterizem o ambiente de TI do negócio. Processos Em linha com a descrição da dimensão de TI, descrever resumidamente como os processos críticos do negócio (logístico, comercial, operacional, financeiro, recursos humanos etc.) funcionam (normas, procedimentos, principais práticas, ausências e limitações etc.). É importante ressaltar o desequilíbrio/equilíbrio dos processos em relação às premissas estratégicas do negócio, descritas anteriormente neste questionário (diferenciais, pontos fortes/fracos, ameaças/oportunidades, fatores críticos de sucesso, visão, missão, valores e outras). Observação: descrever o sistema de indicadores de desempenho dos processos, caso exista e esteja em uso. Experiência em Mudanças _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios Nos últimos anos, a maioria das organizações tem passado por muitos processos de mudança (na estratégia, na estrutura, nos modelos de operação, reengenharia de processos, downsizing, fusões e aquisições, spin offs, abertura de capital, dentre outras). Cada processo desse tipo traz para a empresa uma dose experiência em mudanças, o que muitas vezes aumenta a maturidade das pessoas envolvidas, pois estas são impulsionadas a exercer papéis diferentes, mudar de área e até de atividade, saindo das suas zonas de conforto. Procure se lembrar desses processos na sua empresa, principalmente de como as pessoas reagiram às mudanças – se aderiram rapidamente, se demorammuito para mudar hábitos e práticas, se “sufocaram” os processos de mudança e ainda, se foi necessária uma liderança forte, se foram processos muito coercitivos, se foram processos de adesão voluntária, etc. Avalie ainda se a reação das pessoas mudou ao longo do tempo, ou seja, se após várias mudanças, a adesão ficou mais rápida ou não e se, dessa forma, as mudanças já se tornaram um hábito. Questão para reflexão: Pense nos dados acima. Explore-os. Compare-os. Dados só se transformam em informação se agregarmos alguma reflexão ou análise. A informação transforma-se em conhecimento quando é utilizada para alguma mudança, seja de ordem pessoal ou grupal. Procure em alguma revista (do tipo Exame ou Negócio) informações sobre empresas do mesmo setor ou segmento, tais como: faturamento por funcionário, volume de produção por funcionário, área instalada por volume de produção, investimento em treinamento por funcionário por ano, etc. Procure outras informações relativas à sua área especificamente e talvez encontre o foco do seu projeto. Explore os dados que acabou de levantar da sua empresa e compare-os a outras organizações. Esse é um gatilho para começar a pensar nas possíveis áreas de melhoria e mudança na realidade da empresa e da sua área de atuação. Esse é um bom momento para conversar com seu gestor sobre uma oportunidade de ação: algum processo que poderia ser modificado para atender melhor a estratégia da empresa e, assim, ajudar a atingir os resultados planejados. Muitas vezes, há vários projetos engavetados, apenas aguardando alguma pessoa pró-ativa que possa desenvolvê-lo! É relevante também que o problema em questão tenha correlação com alguma(s) disciplina(s) estudada(s) na instituição, pois dessa forma haverá a efetiva transformação da teoria em prática. Lembre-se daquilo que o levou a procurar sua pós-graduação: pode ser que essa seja a chave para encontrar o problema ou oportunidade na sua atividade. Relatório II: Concepção do Problema Agora que fez uma leitura crítica da organização, procure identificar o problema que gostaria de ver solucionado. Invariavelmente costumamos já ter a solução, mas deixe-a um pouco adormecida por enquanto. Tecnicamente, essa é sua hipótese de solução para o problema, mas não necessariamente será a solução implementada. Talvez, depois da pesquisa, essa hipótese mude: você pode encontrar outra solução que seja melhor. Um problema ou oportunidade de melhoria pode ser algo restrito à sua área como, por exemplo, mudar um procedimento seu de trabalho, um instrumento novo, implementar _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios uma nova tecnologia. Pode também ser algo que mude processos de trabalho de outras pessoas: pares ou equipes de outras áreas. E pode ainda ser algo maior, que envolva toda a organização, como um novo produto ou um novo sistema. Também podem ser projetos de cunho estratégico ou de recursos humanos, envolvendo planejamento e desenvolvimento de pessoas. O importante nesse momento é focar o problema ou oportunidade: descrever exatamente o que será “tratado”. E lembrar ainda que essa implementação devará ajudar a organização como um todo. Não se deve modificar nada que não for efetivamente agregar valor ao negócio: a mudança pela mudança pode trazer apenas custos. Quando pensar nas possíveis soluções, é importante ressaltar que não necessariamente a solução escolhida será uma delas. Por exemplo, imagine uma equipe de vendas que está com baixo desempenho. Os indicadores podem ser algo como faturamento por vendedor, margem líquida por venda, taxa de retorno de visitas ou propostas, dentre outros. Por hora, o participante pode pensar que a solução é treinar os vendedores, pois seu diagnóstico prévio é que há falta de conhecimento e preparo. Ou ainda, pode pensar em implementar um software moderno de acompanhamento das vendas, pois acredita que a causa do problema está na falta de gerenciamento. Talvez, depois do amplo estudo, ele encontre outra solução, como por exemplo, implementar uma tabela de comissionamento diferente, pois pode descobrir que o problema estava no incentivo aos altos descontos. O PEA será uma forma estruturada de encontrar a solução mais adequada. Para tangibilizar essa etapa, vamos citar mais uns exemplos: imagine um engenheiro de uma indústria, que trabalha na área de produção, é há um determinado processo que tem a metade da eficiência (produtividade) de um concorrente. Imagine que a primeira hipótese dele de solução é que as máquinas estão obsoletas. Precisam ser trocadas por máquinas mais modernas. Se um dos objetivos do PEA é aumentar a capacidade de pesquisa, então no relatório III ele terá a oportunidade de aprofundar essa análise para assegurar-se de que a solução encontrada será a melhor possível, dada a realidade da organização. Nesse exemplo específico, talvez a pesquisa leve a várias possibilidades – treinamento da equipe, reforma das máquinas, mudanças nos processos, uma análise make or buy, ou até quem sabe, troca das máquinas, que era a hipótese inicial. As soluções podem ser mutuamente excludentes, isso é relativamente comum. Isso significa que a escolha de uma elimina as outras. Em alguns casos, elas podem ser complementares, desde que haja recursos suficientes para ambas. Note ainda que descrever várias soluções não significa o detalhamento de uma delas. Imagine outra situação: uma pessoa da área de marketing de uma empresa de serviços que sabe que é preciso aumentar o faturamento da empresa. No relatório I ela descobriu (ou até já sabia) que empresas do mesmo porte só se mantêm no mercado com faturamento muito maior e a situação está crítica. A primeira hipótese dessa pessoa pode ser fazer um plano de marketing para aumentar a carteira de novos clientes, pois o marketshare está pequeno. Após estudos mais profundos (relatório III), pode ser que haja outras tantas opções de soluções, como: rever a estratégia e mudar o nicho, para parar de competir com algum líder do setor, aumentar as vendas para clientes atuais, aumentar o leque de serviços para clientes atuais e novos clientes, dentre outras possibilidades. O que os exemplos acima procuram evidenciar é que muito embora possamos ter claramente um problema e uma solução aparentemente ideal em mente, não é hora ainda de se fechar essa questão. No relatório II é o momento de se pensar em várias possíveis soluções para que o processo criativo comece a ser estimulado. E também não é preciso detalhar essas possibilidades, apenas citar. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios Para que fique ainda mais claro, vamos procurar mais um exemplo. Imagine um gestor de RH que tenha recebido uma queixa de mau desempenho de uma área qualquer. O problema é o baixo desempenho. Ele pode já ter em mente uma solução devido às diversas informações já acumuladas – troca do gestor da área. Mas, antes disso, ele pode pensar na questão de forma mais ampla e iniciar um processo de pesquisa de várias possíveis soluções: treinamento/desenvolvimento da equipe e do gestor, mudanças no processo, reavaliação dos recursos materiais da área, implantação de uma equipe auto-gerenciável (eliminação do gestor!), extinção da área, terceirização da área... Portanto, é necessário um diagnóstico2 mais profundo sobre as causas do problema antes de se definir uma solução. Para saber se realmente o PEA foi capaz de agregar valor ao negócio, é fundamental transcrever seu problema em números – indicadores de desempenho3. Para termos certeza de que uma mudança ou melhoria foi implementada com sucesso, é necessário que controlemos esses indicadores – uma representação numérica daquilo que se quer melhorar. Muitas organizações já possuemsistemas de indicadores de desempenho instalados e, portanto, podem ser utilizados. Aquelas que não possuem, o próprio participante pode desenvolver um sistema específico de medição para o PEA. Se há um problema, algo a ser mudado ou melhorado, provavelmente é porque o desempenho atual está aquém do requerido, quer pelos padrões externos (concorrência) quer por padrões internos (custos, por exemplo). Geralmente, os projetos de maior dificuldade de escolha de indicadores de desempenho estão relacionados à gestão de pessoas e estratégia. O primeiro devido aos resultados serem de difícil mensuração. Já o segundo, por serem de ciclos maiores de implementação e avaliação de resultados. Mesmo nesses casos, ao identificar o problema real procure desenvolver ao menos um indicador que já possa ser medido antes de se começar o PEA. Em caso de haver dificuldade é possível verificar como se procede em outras empresas. A sala de aula é uma grande fonte de informação – tanto através dos colegas como dos professores. Voltemos aos exemplos. No caso do engenheiro, os indicadores são aqueles de produção – no de peças por minuto, custo por peça, horas x homem / peça, etc. ou qualquer outro que a empresa utilizar. No caso da empresa de serviços, podem ser indicadores como o próprio faturamento, faturamento por cliente, número de novos clientes, novos serviços, receita de novos serviços, dentre outros possíveis indicadores. No caso do gestor de RH, ele pode avaliar indicadores do desempenho da área com relação a clientes internos. Se alguém tinha uma queixa, é porque a área entrega algum produto ou serviço para outras áreas. Itens como prazo, custo ou qualidade dessa entrega podem ser mensurados antes e depois do PEA como forma de se avaliar o projeto. Tenha em mente o problema durante toda a elaboração do PEA. Não deixa que a solução tome o lugar do problema. O PEA precisa solucionar um problema. O objetivo do PEA não é a apenas implementação de uma solução! _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 2 Para diagnóstico, procure bibliografia específica, como por exemplo, APT (análise de problema e tomada de decisão). 3 Para indicadores de desempenho recomenda-se Melhores Desempenhos Empresariais, Rummler e Brache, e Kaplan – Balanced Score Card. Passe agora à elaboração do segundo relatório do PEA: 1. Especificamente, em que consiste o problema/oportunidade de melhoria ou mudança, objeto do projeto? 2. Qual a área de concentração do projeto (produção, P&D, compras, armazenamento, distribuição, comercial, marketing, finanças, recursos humanos, tecnologia da informação etc.). 3. Qual (is) o(s) indicador(es) de desempenho que medirá(ão) o sucesso da implementação da solução escolhida? Isso ajudará a organização de acordo com o relatório I? Em que sentido? 4. Quais as áreas que você imagina que serão envolvidas, além da sua, para a implementação do projeto? 5. Pense em algumas possíveis soluções para o problema concebido e descreva-as sucintamente. Repare no plural dessa frase. Um problema não pode ter apenas uma solução. Isso significaria uma miopia gerencial! 6. Quais são as palavras-chave que utilizará para fazer a pesquisa bibliográfica? 7. Com o problema em mente, já é hora de pensar em um título para seu PEA. Termine esse relatório pensando na metodologia que utilizará para encontrar a melhor solução para seu problema – qual método será utilizado: entrevistas, pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo, e outros. Relatório III: Definição da Solução Começando pela pergunta 5 do relatório II, detalhar as possíveis soluções, buscando aprofundar sua análise. O primeiro passo é estar seguro das causas do problema. Portanto, o tempo entre o relatório II e III deve ser utilizado também para esse estudo. É importante relatar novamente o problema, possíveis causas e fazer uma checagem desse diagnóstico, através de entrevistas na empresa e pesquisa em outras organizações. Imagine que o problema inicialmente era a baixa motivação de uma determinada equipe o que implicava em baixo desempenho. Imagine que por meio de um benchmarking o participante descobriu que uma equipe do mesmo tamanho produzia o dobro em outra organização. No relatório II, o aluno havia dado como solução a elaboração de um plano de carreira, pois havia entendido que o problema era a falta do mesmo. Nessa etapa, porém, com um pouco mais de estudo sobre o caso, entrevistas e pergunta ao chefe e pares, concluiu que a casa efetiva da baixa motivação foram mudanças ocorridas antes de sua entrada, por exemplo, devido à perda de status ou de algum benefício. Notem que a solução pode ser totalmente diferente, se a causa do problema é diferente. Um importante agravante nessa busca é o enviesamento causado pelas nossas próprias crenças e valores. Muitas vezes, acreditamos em algo e dessa forma, não conseguimos enxergar outros pontos de vista. Procure enxergar essas várias vertentes antes de propor uma solução! Em havendo segurança de qual é efetivamente o problema, passa-se à definição da solução. É preciso fazer uma ampla pesquisa para descobrir qual a melhor forma de resolver o problema definido. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios A sua pesquisa pode e deve ser feita através de: • Pesquisa bibliográfica – procurar autores e obras que tratam do assunto específico. Artigos técnicos também são uma importante fonte de pesquisa por serem atuais e mais sucintos. Bons exemplos de revistas acadêmicas são: Revista de Administração de Empresas, da FGV; Revista de Administração da USP; HSM Management, Harvard Business Review; • Pesquisa de campo – procurar em outras organizações soluções para problemas similares ou ainda na sua própria empresa, em outras áreas, uma solução já implementada com sucesso; • Professores, consultores e especialistas – pessoas podem ser entrevistadas e consultadas sobre o problema em questão, pois muitas vezes têm a expertise necessária, mas ainda não a formalizaram em um livro ou texto. Chefes e pares também são uma importante fonte de informações na empresa; • Brainstorming – não necessariamente você precisa confiar no material que colheu até agora... por que não fazer um brainstorming? Por que não divagar um pouco sobre o problema e procurar uma solução criativa? Para ativar seu potencial criativo, procure distanciar-se do problema. Olhar de fora, de longe... Faça um exercício! Lembre-se de fazer uma análise imparcial das soluções4. Há sempre a tendência – explicada pelos vieses no processo decisório – de escolhermos algo que já tínhamos como decisão. Faz parte do comportamento profissional termos um problema e já delinearmos a “melhor solução”, sem um estudo mais profundo. Essa “certeza prematura” pode causar vários males à implementação, dentre eles a famosa resistência à mudança, uma vez que outras pessoas podem não concordar com a sua solução. Outro risco é que sua escolha precipitada não seja realmente a melhor – às vezes tecnicamente é melhor, mas será que uma solução só tem o componente técnico? A solução vai se tornar um projeto, ou seja, um plano de implementação com: situação atual, situação pretendida, indicadores de desempenho – atuais e projetados, plano de ação, cronograma, etc. Portanto, é preciso que essa solução atenda aos quesitos de viabilidade antes de ser escolhida. Vejamos os quesitos de viabilidade de um projeto. Viabilidade do Projeto Geralmente, Um projeto é considerado viável se atende aos seguintes quesitos5: • Tecnicamente viável • Economicamente viável A solução tecnicamente viável é aquela que é possível de ser implementada no momento, que respeita o estágio atual da organização em termos de tecnologia instalada ou que dá um saltocompatível com a realidade – uma mudança de patamar possível para aquela empresa. A segunda análise é a econômica: caso haja investimentos previstos, é preciso assegurar-se de que os recursos necessários estão disponíveis. Caso seja um projeto de vulto ou que traga retorno para a organização, é preciso mais do que isso – é preciso uma análise financeira de retorno de investimento. Várias são as metodologias de análise econômico-financeira, dentre elas: valore presente líquido, taxa interna de retorno, pay- back, valor agregado, etc. Procure um professor especialista na área caso necessite comprovar a viabilidade econômico-financeira do seu projeto. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 4 Para processo decisório recomendo Roger Dowson, Decisões certas e seguras, sempre! 5 Estudo desenvolvido por Pedro Mandelli durante seus mais de 25 anos de consultoria. Caso seu projeto passe por essas duas análises, entraremos agora em um campo menos tangível, menos concreto, menos objetivo, no qual sua análise será pautada apenas pela sua sensibilidade pessoal. Reflita sobre os 3 quesitos a seguir: Não é necessário descrever detalhadamente a análise a seguir, tampouco nomear os envolvidos. • Politicamente viável • Momento viável • Pessoa viável O sistema político é a rede de interesses individuais e grupais que influenciam o processo decisório. Pense sobre quais pessoas serão afetadas positiva e negativamente pela solução que encontrou para o problema e pela implementação do seu projeto. Esses serão seus propagadores positivos e negativos. Agora, destaque os propagadores negativos: essas pessoas podem bloquear seu projeto? Será que elas podem inviabilizar a implementação? Muitas vezes mudanças afetam o status- quo de tal forma que são efetivamente boicotadas6. A saída da zona de conforto costuma ser uma das causas mais comuns de resistência. Procure refletir sobre isso, mapeando as áreas e pessoas que sofrerão mudanças. Não necessariamente qualquer resistência inviabilizará seu projeto. No item “plano de implementação” trataremos de algumas formas de lidar com vários tipos de resistência. Procure correlacionar essa análise ao item “mudanças” do relatório I. Outro aspecto da viabilidade é o momento. Às vezes, bons projetos, técnica e economicamente viáveis precisam aguardar o momento correto. Finais de ano, começo de ano, épocas de orçamento e planejamento ou ainda a existência de outras mudanças em andamento podem inviabilizar uma boa solução para um problema existente. É preciso ter frieza de análise para postergar ou desistir de uma boa idéia no caso de não ser o momento correto. Uma crise aumenta muito a viabilidade de um projeto – entenda-se por crise a existência de uma forte pressão para uma mudança, podendo ter sido disparada por um erro grave ou um acidente, com perdas financeiras ou para a imagem da organização. Finalmente, você é a pessoa para implementar essa solução? Muitas vezes o projeto é “maior” que a pessoa. Isso quer dizer, de maneira simplista, que não temos credibilidade suficiente para implementar certo projeto. Nas primeiras páginas desse caderno, chamamos a atenção para as responsabilidades dos envolvidos nesse trabalho. Lembramos você agora que seu superior imediato ou outra pessoa na empresa pode ajudar nesse quesito: muitas vezes, não temos credibilidade ou espaço organizacional para um determinado projeto, mas temos um bom sponsor: o projeto é patrocinado por alguém que tem esse espaço na empresa e isso nos dá força para implementá-lo. Caso seu projeto seja reprovado em algum dos quesitos dessa análise de viabilidade, você pode optar por: mudar de problema, mudar de solução ou ainda reduzir o porte do projeto. Prepare um resumo de toda a análise anterior – desde a pesquisa das possíveis soluções até a escolha da melhor, passando pela viabilidade, e terá pronto seu Relatório III! Fique à vontade para omitir nomes, dados e informações que o levaram a inviabilizar alguma solução. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 6 Para estudar mais o assunto, procure ler Phillip Kottler: várias de suas obras tratam da resistência a mudanças. Relatório IV: Plano de Implementação Os projetos costumam começar nessa etapa: é comum pularmos as etapas anteriores... Vejamos o porquê. Quando encontramos um problema, vimos anteriormente que imediatamente temos uma solução pré-concebida, então, passamos a pensar nas ações para implementá-la! Não será esse o nosso caso. O seu projeto já passou pela análise da viabilidade, por um crivo que fez uma difícil mediação entre o concreto e o intangível. Portanto, podemos agora detalhar as ações. Comece retomando o relatório III: • Situação atual • Situação pretendida • Indicadores de desempenho – atuais e projetados • Plano de ação / Cronograma de atividades O plano de implementação pode ser dividido em duas frentes de trabalho: as atividades independentes e atividades dependentes. As atividades independentes são aquelas que você pode fazer sozinho, por sua conta, quando determinar. As atividades dependentes são aquelas que você precisa da participação de outras áreas, de outras equipes ou de outras pessoas. Procure detalhar as fases do projeto e em seguida, subdividir em atividades mais específicas, classificando-as como dependentes ou independentes. Dedique mais atenção agora às atividades dependentes. Quanto mais atividades dependentes, maior será seu esforço para a implementação do projeto e maior o cuidado para não se perder ao longo do tempo. Para as atividades dependentes, procure classificar as pessoas envolvidas como propagadores positivos e negativos. Lembre-se sempre de manter os propagadores positivos bem informados do andamento das atividades para que eles não sejam cooptados pelos negativos! E agora, como tratar os negativos? Primeiramente, vamos entender (sem julgar!) porque os negativos são negativos. As mudanças podem trazer ganhos e perdas, e estas podem ser explícitas ou implícitas. Estude a figura abaixo e pense nas pessoas envolvidas no projeto: _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios Assim, procure pensar em todos os envolvidos com a implementação do seu projeto – pessoas que vão ter de mudar hábitos, costumes, práticas, o próprio trabalho, relacionamentos, aprender novas tecnologias, etc. Faça um mapa sobre quem será afetado positiva e negativamente, correlacionando as mudanças com a figura acima. Costumamos trabalhar com algumas abordagens de condução das implementações, de acordo com o tipo de razão da resistência. Não necessariamente há uma correlação perfeita entre razões e abordagens. É preciso analisar o caso, testar e avaliar o resultado de cada abordagem com cada grupo de pessoas. Educação antecipada Parte da resistência à mudança advém do medo do desconhecido. Novas tecnologias, técnicas, máquinas, softwares, enfim, o novo desperta o medo em muitas pessoas. Em alguns casos de projetos que tratam de implementar coisas novas é preciso separar o grupo que precisa ser “antecipadamente preparado” para o novo. Levar para visitar outras empresas, outras organizações que já usam essa tal novidade, emprestar livros, revistas, deixar circular entre essas pessoas, trazer profissionais de fora da empresa com expertise na área para palestras, encontros e reuniões, enfim, promover eventos que mostrem que o novo não é assustador, já é utilizado e pode ser aprendido por todos. Comunicação intensa Quando o projeto for ser utilizado ou implementado para atender ou modificar o estado atual das coisas para um grande número de pessoas,pode ser necessário um intenso processo de comunicação. Folders, cartilhas, palestras, vídeos ou qualquer outro recurso para manter a mudança “no ar”, ou seja, disparar o projeto e não deixá-lo cair no esquecimento. Envolvimento no processo As pessoas realmente próximas àquilo que será modificado precisam ser envolvidas no processo de mudança. Às vezes usuários ou clientes internos precisam participar do desenvolvimento do projeto sob o risco de não aderirem por não terem sido ouvidos. Mais _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios vale usar um tempo para envolver alguns interessados próximos do que tê-los como inimigos da mudança! Ouça idéias, agregue-as à solução sempre que possível, compartilhe a construção com quem realmente vai fazer uso da novidade. Eles se transformarão de contrários em aliados. Apoio no processo de posse Ainda no que se refere ao medo nos processos de mudança, pode ser preciso destacar o grupo que fará uso da “novidade”. Muitas vezes esse grupo é grande demais para ser envolvido no desenvolvimento ou não está preparado para agregar à solução. Nesses casos a abordagem deve ser outra. Essas pessoas precisam de ajuda no momento da “posse”, no momento da grande virada. Imagine alguém usando um sistema, um modelo, uma tecnologia nova, sem ajuda. A resistência vai surgir, seguramente. Lembram-se do início dos caixas eletrônicos? Pois é: os bancos colocavam uns atendentes para ajudar os clientes na “tomada de controle” daquela nova forma de usar os serviços. É exatamente disso que estamos tratando nessa abordagem: ajudar àqueles que vão efetivamente fazer uso da novidade para que se sintam seguros e com isso, tornem-se propagadores positivos. Acordos e trocas Em se tratando de perda de recursos, pode-se tentar reduzir o impacto dos propagadores negativos via processo de negociação. Fazer acordos sobre distribuição de recursos escassos é uma excelente abordagem quando as perdas são claramente materiais (recursos físicos, pessoal, máquinas, etc.). Uma das maiores dificuldades de se trabalhar é a perda de poder. Existem várias definições de poder e para nosso trabalho, uma adequada seria a posse de atributos que proporcionam a capacidade de obter melhores resultados nas negociações. Muitas fontes de poder chegam a eliminar a negociação. Por exemplo, autoridade formal – é tipicamente uma fonte de poder cujo possuidor pode simplesmente decidir sozinho, sem negociação. Veja algumas fontes de poder, para apurar sua análise: autoridade formal, controle de recursos escassos e tecnologia, poder advindo de características pessoais (liderança, comunicação, criatividade, conhecimento, negociação, etc.), uso da estrutura (regras e regulamentos), controle da organização informal, rede de contatos dentre outras. Assim, quanto mais poder, mais facilidade você terá nas negociações. E vice-versa... Coerção Em alguns casos é preciso fazer uso de alguma força para que um projeto seja implementado. Algumas pessoas podem ser extremamente negativas (veja o iceberg, e procure compreender o porquê, sem julgamento) e vai ser preciso que ela entenda que vai haver a mudanças, quer ela queira, ou não. Antes de chegar nesse ponto, tente as outras 5 abordagens! Detalhando o plano Agora, de posse da lista de atividades independentes e dependentes, já com o mapa de propagadores positivos e negativos, é hora de detalhar seu plano de ação. As atividades independentes exigem data, duração e recursos. As dependentes exigem tipo de evento, quem será envolvido, data, abordagem, recursos, duração, etc. Com base nas fases e atividades descritas, elaborar um cronograma sintético de realização (semanas por atividade). Utilize ferramentas e formas disponíveis na organização. Caso não haja, cria a sua própria forma. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 4.2 Relatório Final O relatório final possui duas partes principais. São elas: a) O agrupamento refinado dos relatórios anteriores O participante pode fazer uma simples soma dos demais textos e finalmente, revisar todo o projeto para verificar consistência, coerência, uniformizar linguagem, rever referências bibliográficas, inserir figuras, gráficos e anexos. É aconselhável também realizar uma padronização do texto no que tange à forma – formatação de texto, letra, espaçamentos, capa, etc. afinal, não se esqueça: esse projeto é parte integrante do seu TCC! Até dedicatória pode ser inserida... Por ser um projeto executivo e não um trabalho acadêmico, as referências bibliográficas não são obrigatórias. Gostaria apenas de lembrá-lo que, dada a melhoria dos níveis profissionais nas organizações, todos têm sido cada vez mais cobrados pelo rigor da informação. Quando se opta por uma determinada solução, é importante sustentar a decisão com informações precisas. Nesse momento, referências bibliográficas (ou mesmo qualquer outra forma de lembrar de onde se tirou uma dada informação) ajudam nessa sustentação. b) Relato da implementação e elaboração da conclusão Esses são os capítulos novos do seu PEA. b.1) Relato da Implementação Aqui, o participante vai descrever a implementação, com o acompanhamento do seu plano (relatório IV) que pode ser feito da forma: previsto x realizado. Além do acompanhamento das atividades, pode ser feita uma descrição das dificuldades, dos fatores de sucesso, do que poderia ter sido modificado, ou até mesmo o que foi modificado a fim de dar cabo à implementação. Mais uma vez é oportuno lembrar que exatamente pelo fato do projeto ter de ser implementado é importante que o escopo seja adequado ao tempo disponível para a realização de todas as etapas. b.2) Conclusão Todo trabalho escrito e mesmo toda apresentação termina com um fechamento, ou seja, uma boa conclusão. É preciso finalizar o PEA com suas conclusões – retomar o problema original e apresentar os resultados (indicadores de desempenho), comentar sobre facilitadores, dificultadores, qual foi o aprendizado do processo como um todo e qualquer outro comentário que julgar relevante. Não é permitido inserir novos dados na conclusão. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 4.3 Apresentação Para a entrega final, procure preparar um documento único que deverá ter os elementos mínimos a seguir: • Capa contendo: Nome da instituição de ensino Título do projeto Nome do autor Curso Ano de apresentação do projeto • Sumário Enumeração dos capítulos, seções e partes que compõem o trabalho, inclusive anexos, seguidos de sua localização dentro do texto (paginação). O sumário ajuda o leitor no entendimento geral do texto. • Corpo do Projeto Procure agora reescrever os relatórios parciais, mudando o aspecto de “pergunta- resposta” e tornando o texto mais fluido. Cada relatório pode tornar-se um capítulo. É interessante começar com uma breve introdução – mas não é item obrigatório. Nela, pode-se falar um pouco sobre a biografia do autor, falar sobre o TCC e seu programa de formação e coisas assim. Sempre é importante pensar em um leitor abrindo um documento sem saber do que se trata... O que ele vai entender do que está lendo? Introdução Capítulo I: Entendimento do Negócio (= relatório I) Capítulo II: O problema (= relatório II) Capítulo III: Concepção da solução (= relatório III) Capítulo IV: Plano de Implementação (= relatório IV) Capítulo V: A implementação Capítulo VI: Conclusão Caso queira (não é item obrigatório), pode inserir a bibliografia consultada. Muito embora não seja obrigatório, tanto as referências bibliográficas como a bibliografia sempre conferem mais credibilidadeàs idéias apresentadas e ajudam o autor no caso de dúvidas futuras. • Anexos Caso tenha utilizado anexos, coloque-os ao final, depois da conclusão. Esse documento está em permanente construção. Por favor, sempre que encontrar algum erro ou queira dar sua contribuição, entre em contato com a autora. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 5. Anexos 5.1 Anexo I – Competências Críticas Os conceitos dessa questão podem ser tratados de várias maneiras, uma vez que na disciplina Estratégia cada autor pode ter diferentes definições para as mesmas palavras. Aqueles que estudaram o tema podem utilizar os conceitos da forma como visto em aula. Aqueles cujas organizações têm planejamento estratégico definido e divulgado também podem fazer uso dos conceitos tal como utilizados na empresa. Uma das formas de trabalhar Competências Críticas é utilizando o conceito de “disciplina” de Michael Treacy e Fred Wieserma no livro “A disciplina dos Líderes de Mercado”. Ressalto que existem outros autores que conceituam de maneira diferente. Para os autores acima, as organizações de sucesso não tentam “ser melhor em tudo ao mesmo tempo”. Elas escolhem uma entre 3 competências (que eles chamam de disciplinas) para serem líderes. Tentar ser bom em tudo não é viável. Resumidamente, seriam três essas competências: • Excelência operacional: são as empresas que, por uma decisão estratégica, optam por terem o melhor e mais eficiente processo produtivo, para terem os menores custos e assim, produtos ao menor preço possível. Aqui, a engenharia de produtos e de processos trabalha constantemente para melhorar o processo produtivo, simplificar produtos, modificar materiais, etc. sempre buscando menor custo. • Liderança em produto: é a estratégia em manter o foco na competência de produzir o melhor produto, mais moderno, com mais tecnologia. Nessas empresas, o departamento de P&D e marketing são os mais importantes. A atenção também é permanente no cliente para aprender sobre pelo que ele estaria disposto a pagar um “premium price”. • Intimidade com o cliente: essa é a competência de se manter a proximidade com cada cliente, de tal forma que é vendida a solução e não um produto (a solução pode incorporar um produto!). Nesses casos, as organizações trabalham para atender cada cliente especificamente. A vantagem é que essa proximidade traz fidelidade (e até uma certa interdependência). Aqui, marketing e vendas, junto com engenharia de processos são as áreas que dão sustentação à estratégia. No livro, os autores detalham essas competências e dão exemplos. É importante compreender que não se escolhe uma competência e abandonam-se as demais. Escolhe-se uma delas como foco e mantêm-se as demais em um patamar mínimo aceitável pelos clientes. Por exemplo, a Nike pode ser líder em produto – lança um tênis novo e com mais tecnologia a cada poucas semanas. Ele custa mais caro. Mas não tão caro que inviabilize a venda. Portanto, na questão 14, pode-se procurar entender qual a competência que sua organização escolheu para ser o foco da estratégia. _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 5.2 Anexo II – Formulário de Análise de Forças e Fraquezas Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: Nome do Aluno: ANÁLISE FORÇAS E FRAQUEZAS (ano anterior/ano atual) - ASSINALAR COM "X" AS OPÇÕES ESCOLHIDAS Lista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseLista de verificação para análiseANÁLISE FORÇAS E FRAQUEZAS (ano anterior/ano atual) - ASSINALAR COM "X" AS OPÇÕES ESCOLHIDAS DESEMPENHODESEMPENHODESEMPENHODESEMPENHODESEMPENHO IMPORTÂNCIAIMPORTÂNCIAIMPORTÂNCIA ANÁLISE FORÇAS E FRAQUEZAS (ano anterior/ano atual) - ASSINALAR COM "X" AS OPÇÕES ESCOLHIDAS GRANDE FORÇA FORÇA NEUTRA FRAQUEZA GRANDE FRAQUEZA GRANDE MÉDIA PEQUENA MARKETING 1. Reputação da Empresa 2. Participação de mercado 3. Retenção de cliente 4. Qualidade do produto ou serviço 5. Efetividade na determinação de preços 6. Efetividade da participação na comunidade 7. Efetividade de mídia 8. Efetividade dos esforços de vendas 9. Efetividade das inovações 10. Cobertura geográfica FINANÇAS 11. Gastos (custo, despesas, investimentos e perdas) 12. Disponibilidade de capital 13. Estabilidade Financeira ESTRUTURA/CAPACITAÇÕES 14. Instalações 15. Capacidade produtiva (crescer rapidamente) 16.Capacidade de produzir e entregar nos prazos acordados 17. Habilidades desenvolvimento de serviços - inovação ORGANIZAÇÃO 18. Força de trabalho capacitada 19. Liderança visionária 20. Funcionários dedicados 21. Orientação empreendedora 22. Flexibilidade ou boa capacidade de resposta 23 - Tecnologia de informação e de comunicação 24 - Atualização tecnológica dos serviços ofertados 25 - Potencial logístico (vender-comprar- fazer-estocar-entregar) _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 5.3 Anexo III – Planilha de avaliação do professor Projeto Empresarial Aplicado Avaliação do Professor Título Aluno Curso Data Avaliador: _________________________________________ 1. Interesse e dedicação do participante ao longo do desenvolvimento do projeto 1 2 3 4 5 nenhum grande 2. Utilização de metodologia para o desenvolvimento do projeto 1 2 3 4 5 inadequado excelente 3. Estrutura e apresentação do projeto facilidade de leitura / compreensão lógica do texto / ordenação dos capítulos capacidade de argumentação 1 2 3 4 5 inadequado excelente 4. Profundidade da pesquisa para solução do problema pesquisa de campo pesquisa bibliográfica consulta a profissionais, especialistas, etc. 1 2 3 4 5 superficial profunda 5. Adequação do projeto aos objetivos propostos 1 2 3 4 5 inadequado excelente Média dos itens anteriores: Comentários: _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios 5.4 Anexo IV – Planilha de avaliação do gestor Projeto Empresarial Aplicado Avaliação do Gestor Título Aluno Curso Data Avaliador: 1. Atualidade e relevância do projeto para a organização 1 2 3 4 5 pouco atual muito atual pouco relevante muito relevante 2. Adequação do conteúdo do projeto e solução às necessidades e possibilidades da empresa 1 2 3 4 5 nenhuma grande 3. Nível de novidades, pesquisas e informações de interesse 1 2 3 4 5 baixo alto 4. Qualidade da implementação (prazos, envolvimento das pessoas, ajustes, desgaste) 1 2 3 45 insatisfatória excelente 5. Atingimento do resultado previsto do projeto 1 2 3 4 5 abaixo das expectativas superou as expectativas 6. Crescimento do participante ao longo do desenvolvimento do projeto 1 2 3 4 5 nenhum grande Média dos itens anteriores: Comentários: _________________________________________________________________________________________________ © SUSTENTARE Escola de Negócios