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A GESTÃO ESTRATÉGICA, INDICADORES E PLANEJAMENTOS 1. Conceitos e pressupostos de indicadores de Recursos Humanos e principais indicadores demográficos A área de Gestão de pessoas, ou seja, de Gestão de Recursos Humanos, é responsável por gerenciar o ativo mais importante de uma empresa: O capital humano. Para uma atuação efetiva, os profissionais desta área devem munir-se de dados qualitativos e quantitativos que tenham credibilidade e qualidade, instrumentalizando com eficiência os gestores e a direção da empresa para a tomada de decisões. O setor já foi conhecido por diferentes nomenclaturas: administração de pessoal, até 1950; relações industriais, até 1970; administração de recursos humanos, até 1999. A nomenclatura atual ressalta o caráter da ação, “a gestão”, e seu foco de atenção, “as pessoas” (ALBUQUERQUE; LEITE, 2009). Os indicadores de recursos humanos são as ferramentas necessárias para o sucesso da área de Gestão de pessoas no desempenho de seu papel estratégico. Conhecê-los e dominá-los na prática é indispensável para quaisquer profissionais que atuam na área de Recursos Humano. Afinal, como dizia Peter Drucker (DRUCKER, 1998, p. 503): “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Para entender como os indicadores de recursos humanos são utilizados como instrumental estratégico para a gestão empresarial, temos que estudar os conceitos e pressupostos que compõem a base para formulá-los. Neste capítulo, você vai conhecer as características básicas dos principais indicadores da área de gestão de pessoas e entender como aplicá-los no dia a dia da administração dos recursos humanos de uma empresa. 1.1 Conceito, pressupostos e construção de indicadores de RH e sua aplicabilidade A avaliação de resultados da área de Gestão de pessoas já existe desde 1970, apesar de ser ainda pouco utilizada pelas organizações (ALBUQUERQUE; LEITE, 2009). As ideias surgidas nessa época contribuíram para o aprofundamento e aplicabilidade dos indicadores de Recursos Humanos. Diferentes abordagens teóricas surgiram a partir daí: algumas tratam o tema de uma perspectiva financeira e outras procuram práticas que tenham alta correlação com a performance da empresa. A partir dos anos 1990, a preocupação das organizações em medir os resultados da área de Recursos Humanos aumentou, tendo em vista o aumento da importância do capital intelectual, que é formado pelo capital estrutural, capital relacional e capital humano (CHIAVENATO, 2010). Várias nomenclaturas já foram utilizadas para tratar da avaliação de resultados, como: •auditoria de recursos humanos, •contabilização de recursos humanos, •índices de avaliação de gestão de pessoas, •busca pela relação entre melhores práticas de gestão de pessoas e performance e sistema de medição estratégica (ALBUQUERQUE; LEITE, 2009, p. 126). De acordo com Chiavenato (2010), o capital estrutural são as marcas, patentes, modelos e sistemas administrativos e de computadores; o capital relacional são as relações com clientes, fornecedores e outas organizações; e o capital humano são todos os empregados da empresa. 1.2 O que são indicadores e para que servem Para você entender o que é um indicador de Recursos Humanos, é importante antes conhecer o significado de indicador. Quando falamos em indicadores, estamos nos referindo a medidas qualitativas ou quantitativas que auxiliam uma empresa nas tomadas de decisões gerenciais. Para Assis (2014), são métricas utilizadas para compreender o passado e suas consequências no presente. Os indicadores permitem que os gestores avaliem, acompanhem, sugiram, decidam e interfiram continuamente na posição e na evolução dos processos dentro da organização. Servem para compreender e controlar um determinado processo, contribuindo para a definição e o equilíbrio das metas de desempenho (ASSIS, 2014). Indicadores de Recursos Humanos são dados quantificados dos resultados de um processo ou sistema, que permitem fazer comparações com as metas definidas e também com outras empresas e fornecem informações para os gestores tomarem decisões. Por exemplo, o índice de rotatividade da empresa pode demonstrar que existe algum problema em determinada área que precisa ser analisado e solucionado, pois “a rotatividade custa caro às organizações” (CHIAVENATO, 2010, p. 90). 1.3 Características e objetivos dos indicadores de Recursos Humanos Para que os indicadores de Recursos possam cumprir seu papel, é necessário que demonstrem claramente seu objetivo, sendo quantificáveis, realistas, concretos, precisos e mensuráveis em um período de tempo definido: A finalidade dos indicadores é mensurar um processo no presente, descrevê- lo e compará-lo com dados anteriores para determinar seu resultado. Por esse motivo, os indicadores geralmente se expressam na forma de porcentagens ou frações, que permitem o estabelecimento de padrões de acompanhamento. Mensurar um processo no presente fornece informações da situação atual da empresa, que é analisada em conjunto com os gestores da empresa para a definição de metas. Os resultados são comparados com dados anteriores, formando uma série histórica, e comparados também com as metas definidas, possibilitando corrigir distorções. É fundamental, também, para a avaliação dos processos e das políticas de Recursos Humanos, ou seja, para conhecer e registrar sua eficiência. Afinal, como avalia Chiavenato (2010, p. 531), “se não se pode mostrar qual a contribuição que se está fazendo, é melhor não perder tempo com isto”. Em resumo, os indicadores de Recursos Humanos devem fornecer informações que dê condições das empresas comparar seus resultados e identificar onde podem melhorar. 1.4 Pressupostos, papel e fontes de informações dos indicadores de RH Para construir Indicadores de Recursos Humanos que façam a diferença nos resultados organizacionais é necessário que a área de RH: •Conhecer - conheça os indicadores que são realmente úteis; •Saber- saiba como trabalhar com os resultados para ter um melhor aproveitamento no planejamento estratégico; •Contar- conte com o envolvimento de todos os gestores no acompanhamento dos indicadores; •Atribuir- atribua metas para os indicadores; •Entender- entenda os indicadores como ponto de partida para a definição de um conjunto de iniciativas para correções e/ou melhorias contínuas. Uma das funções dos indicadores de Recursos Humanos é evitar conflitos organizacionais, pois, com embasamento, é possível explicar as decisões que são tomadas na gestão de pessoas. Ter dados objetivos em mãos é importante para fundamentar qualquer explicação, seja para funcionários ou para chefias. Para a elaboração dos indicadores, é necessária a colaboração de todos os subsistemas de Recursos Humanos, fornecendo informações para o setor que elabora os índices. Cada subsistema terá um ou mais indicadores, por isso precisam manter planilhas com dados da atividade que serão encaminhadas ao setor responsável pela elaboração dos indicadores. Por exemplo, a área de operações (registro de funcionários, cálculo de rescisões, controle de registro de ponto etc.) envia para o setor o resumo da folha de pagamento do mês, contendo: quantidade de admitidos e demitidos no mês, quantidade de empregados no início do mês e no final do mês, quantidade de horas de ausência ao trabalho com justificativa e sem justificativa, devidamente dividido por área da empresa, e outros dados que possam ser extraídos da folha de pagamento. Com os dados mencionados, é possível calcular o índice de rotatividade, de absenteísmo e apresentar o quadro de empregados por área, por exemplo. Por isso, é muito importante o papel do gestor de pessoas na definição dessas tarefas. Todavia, não basta somente gerar números. É preciso acompanhardesde a evolução até o desfecho. Além disso, é importante apresentar os resultados aos superiores hierárquicos, buscando espaço em reuniões e comitês para que todos os gestores tenham uma visão geral dos índices da empresa. 2 Benchmarking e sua aplicabilidade para a área de Recursos Humanos Benchmarking é uma ferramenta de gestão que consiste na comparação das práticas empresariais com as de outras empresas, normalmente com a empresa líder do seu segmento ou com algum concorrente relevante. Trata-se de um poderoso instrumento de conhecimento que visa o aperfeiçoamento do desempenho de tarefas e processos, pois permite ao gestor de pessoas fazer comparações de projetos, de práticas, de políticas e de procedimentos de uma empresa com outras (CHIAVENATO, 2010). Benchmarking é uma expressão em inglês que pode ser traduzida para o português como aferimento, comparação (avaliação comparativa). O termo é muito usado no âmbito empresarial e na área de Administração de Empresas (CHIAVENATO, 2010). Araújo (2011) afirma que as empresas já se conscientizaram da importância de fazer benchmarking, pois esse recurso permite visualizar oportunidades, ameaças e ajustar-se, com o objetivo de manter ou elevar a vantagem competitiva da organização. Se a área de Gestão de pessoas não tem condições de fazer comparações de suas políticas e práticas sem um sistema de indicadores de recursos humanos, o benchmarking é, neste contexto, a ferramenta que permite saber se essas ações estão alinhadas com o mercado. Agora que conhecemos este instrumento importante para compreensão de como a organização se situa em relação ao mercado, vamos entender o que é e para que serve a demonstração do quadro de empregados de uma empresa. Quadro de empregados efetivos e não efetivos A área de gestão de pessoas é responsável por definir, em conjunto com os demais gestores da empresa, a força de trabalho necessária para a realização dos objetivos organizacionais. Isso é importante porque, como explica Lacombe (2011, p. 21), bons resultados organizacionais dependem de ter a equipe adequada no momento certo. Chiavenato (2010) define que as bases desse planejamento são a demanda de trabalho e o fornecimento de trabalho. A demanda de trabalho é definida em função da produtividade e do crescimento organizacional; e o fornecimento, em função do mercado interno e externo de trabalho. Nesse contexto, uma medida importante é controlar a quantidade da força de trabalho por meio de indicadores que mostrem como essa força está distribuída na organização. O quadro de empregados efetivos e não efetivos é uma ferramenta que serve a esse fim: demonstrar como está constituída e organizada a força de trabalho de uma empresa. Os indicadores que caracterizam o quadro de empregados, também chamados de indicadores demográficos são fundamentais para a compreensão do capital humano disponível na organização. Dente os indicadores estão: •o headcount (número total de empregados efetivos), •o número total de empregados efetivos por sexo e por faixa etária, •o número de admissões e demissões •e a quantidade de trainees, estagiários e aprendizes na empresa. Todos são indicadores quantitativos que servem de base para o cálculo de outros indicadores, auxiliando na mensuração de resultados de produtividade, desempenho médio, entre outros. Número total de empregados O número total de empregados de uma empresa é o indicador utilizado para determinar o tamanho desta empresa, possibilitando comparações com outras concorrentes de mesmo porte. Também conhecido por headcount, este indicador é importante para a organização programar a sua necessidade de pessoas ao longo do tempo. O objetivo do headcount é conhecer a composição do quadro de pessoal efetivo e acompanhar sua evolução. Portanto, prestadores de serviços atuando por meio de empresas terceirizadas e estagiários não são computados neste quadro. Headcount é traduzido para o português como “efetivo”. É um termo corporativo e representa o número de pessoas que trabalham em determinada equipe ou empresa (MICHAELIS, 1994). Por meio desse indicador, a empresa identifica se está com um contingente de empregados que corresponde às necessidades que tem. Ele pode ser medido mensalmente ou anualmente e serve de base para o cálculo de outros indicadores: o quanto a empresa gasta com cada empregado por mês ou ano, por exemplo, e a comparação com o faturamento total por empregado. Além de visualizar a totalidade da sua força de trabalho, também é importante para uma empresa entender como esta está organizada. Número total de empregados por sexo e por faixa etária O número total de empregados por sexo e por faixa etária é outra forma de apresentar o quadro de empregados. Permite à empresa avaliar se está mantendo a pluralidade na equipe, o que é objetivo de muitas organizações atualmente, como explica Assis (2014) Com o indicador de número de empregados por faixa etária, a área de gestão de pessoas tem elementos para controlar, por exemplo, a idade média dos empregados, identificando se o quadro é de pessoas mais velhas ou mais novas. Assim, é possível visualizar se o processo de recrutamento e seleção está atraindo profissionais dentro da faixa etária desejada, se é necessário fazer mudanças na força de trabalho para adequá-la ao perfil de um novo segmento que a empresa decidiu explorar, etc. O número de empregados por sexo permite saber se a empresa está mantendo um ambiente equilibrado entre homens e mulheres. Esse controle é importante, por exemplo, para a empresa saber se está cumprindo a legislação trabalhista quanto às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT (BRASIL, 1943) para assistência a empregadas com filhos em período de amamentação. O art. 389 da CLT, item IV, parágrafo 1.º, define que os estabelecimentos com trinta ou mais mulheres com idade acima de 16 anos devem ter local apropriado em que seja permitido às funcionárias guardar sob vigilância e assistência os seus filhos no período de amamentação, com a possibilidade de que essa demanda seja suprida por meio de creches. Este é um exemplo de porque é importante saber quantas mulheres trabalham na empresa. Poderiam existir outros motivos: a empresa pode ter interesse em implantar uma política interna de equidade de gênero, por exemplo. Perceba que tanto o número total de empregados por sexo, quanto o número de empregados por faixa etária são indicadores que permitem conhecer o perfil da força de trabalho da empresa. Quando cruzados com outros dados, auxiliam os gestores a qualificar suas decisões com relação à composição da força de trabalho da empresa. Número de admissões e demissões O número de admissões no mês é medido pela quantidade de pessoas que são efetivamente registradas como empregadas. Vale ressaltar que, para medir esse índice, não serão consideradas as contratações temporárias por empresas especializadas ou contratações feitas por meio de terceirização de serviços, assim como, as contratações de estagiários. Da mesma forma, o número de demissões é medido pela quantidade de pessoas que são desligadas da empresa, considerando somente empregados que eram efetivos. Estes dois indicadores são utilizados no cálculo da rotatividade da empresa, que será detalhado nos próximos itens. O elevado índice de perda de pessoas pode revelar problemas e desafios a serem superados, pois significa também perda de conhecimento, de capital intelectual, de inteligência empresarial, de entendimento e de domínio dos processos. Muitas vezes, implica também em perda de conexões com os clientes, de mercado e de negócios. Para diagnosticar as causas das demissões, um instrumento muito utilizado pelas empresas é a entrevista de desligamento. Por meio dela, é possívelconhecer a opinião do empregado sobre diversos aspectos da empresa, como: cargo, remuneração, benefícios, oportunidades externas, relacionamento interpessoal, horário de trabalho, relacionamento com chefia, entre outros. Vimos neste tópico que acompanhar o número de admissões e demissões de empregados em uma empresa é importante para diagnosticar se há algum problema que está provocando a demissão dos empregados. Número de trainees, estagiários e aprendizes no quadro de empregados efetivos Trainees são pessoas que recém concluíram a formação universitária e são contratadas pelas empresas para serem preparadas para assumir, no futuro, cargos de gestão na estrutura organizacional. Esses funcionários passam por um programa de treinamento diferenciado, no qual transitam pelas diversas áreas da empresa ao longo de um período de tempo estrategicamente determinado. A proporção de trainees no quadro de empregados demonstra, portanto, o grau de investimento que a empresa faz na formação de seu quadro de empregados. De modo semelhante, a proporção de estagiários, sejam estudantes de ensino médio ou universitários, demonstra o grau de investimento interno em formação de pessoal. É importante lembrar que, no que se refere a estagiários, não há vínculo trabalhista. Embora estejam no quadro de empregados, os estagiários não fazem parte do quadro de efetivos, pois o contrato de estágio, previsto na Lei n. 11.788/2008, não gera vínculo empregatício. Quanto à proporção de aprendizes, é importante o controle em função da legislação. A Lei n. 10.097/2000, ampliada pelo Decreto Federal n. 5.598/2005, obriga as empresas com mais de seis funcionários a contratar aprendizes. A CLT determina que o contrato de aprendizagem pode ser firmado com jovem maior de 14 anos e menor de 18 para formação técnico-profissional teórica e prática compatível com a sua idade, maturidade e desenvolvimento. O número de trainees, estagiários e aprendizes é, portanto, mais uma informação importante a ser demonstrada na composição do quadro de empregados, assim como outros dados quantitativos sobre a força de trabalho da empresa que analisamos nesta seção. Agora que você sabe o que é o quadro de empregados e entendeu que este pode ser apresentado da maneira que melhor atender às necessidades de cada empresa, lembre-se: o importante é mantê-lo atualizado, visto que esses dados servem de base para muitos outros indicadores. 3 Índice de rotatividade A rotatividade faz parte da vida e do mundo dos negócios. Pessoas vêm e vão, em um movimento natural de mudanças, de oxigenação e de transformação das empresas. Nesse sentido, a rotatividade pode ser um processo saudável, pois agrega novas vivências, acrescentando olhares sem vícios que contribuem para o desenvolvimento organizacional. Entretanto, em muitos casos a rotatividade pode, sim, ser o indício de que algo precisa ser revisto internamente. Um índice de rotatividade alto pode significar que a empresa está trocando muito seu quadro de empregados e elevando custos, o que sugere haver algum problema interno que precisa ser analisado (LACOMBE, 2011). Considerando que é fundamental que um profissional de RH saiba monitorar e interpretar a dinâmica de rotatividade na empresa, detalharemos esse assunto nos tópicos a seguir. Você vai conhecer os indicadores responsáveis por medir o giro do quadro de empregados, mensurando o volume de entradas e saídas de pessoal, seja para fora da empresa ou entre os departamentos. A rotatividade total, também conhecida por turnover, mede quanto foi o giro do quadro de empregados em um determinado período, que pode ser mensal ou anual. Não existe um índice ideal. Ele pode variar de empresa para empresa, dependendo de seu segmento de atuação. Portanto, só é possível avaliar contextualmente se o índice de rotatividade está alto, indicando problemas, ou adequado, demonstrando eficiência na estratégia de gestão de pessoal adotada. Assis (2014) coloca que algumas empresas têm uma rotatividade elevada como parte de sua estratégia de aquisição e desenvolvimento de profissionais, por exemplo. Quando há o diagnóstico de que o índice de rotatividade está muito alto, é preciso identificar o que está provocando esse cenário. Deve-se examinar o clima organizacional, assim como as políticas e práticas de recursos humanos, como salários e benefícios, e as relações interpessoais, entre outros fatores que possam estar contribuindo com o alto índice de rotatividade (LACOMBE, 2011). A gestão do índice de rotatividade em níveis considerados adequados para as estratégias da empresa é muito importante. Trata-se de preservar o capital humano, que faz parte do capital intelectual da empresa, além de garantir a manutenção do ambiente de trabalho e da imagem da organização também. Rotatividade por promoção, mudança de setor ou transferência Além de calcular o índice de rotatividade de empregados que são admitidos e que deixam a empresa, também é possível mensurar a rotatividade interna da empresa, ou seja, as mudanças de setores, transferências etc. A rotatividade pode ser medida internamente, para saber o índice de mudanças de cargos por promoção e de mudanças de setor, de transferências de uma filial para outra etc. As formas de medi-la são diversas, obtendo dados que são importantes para as políticas de recursos humanos. As formas de medir a rotatividade são: É possível, por exemplo, medir somente o índice de saída ou somente o índice de entrada, separar os índices de uma filial e outra, ou fazer o cálculo considerando os dois indicadores em conjunto. Assis (2014) entende que medir a composição do número de empregados por cargo espelha o perfil da organização, pois mostra o quadro de carreira da empresa e o quanto há de oportunidade de crescimento para os funcionários. O índice de rotatividade por promoção mostra o giro das pessoas nos cargos. O índice de transferência de setor ou filial mostra o giro das pessoas dentro da empresa, demonstrando que há flexibilidade na empresa ou que existem problemas nos setores ou filiais que precisam ser analisados. Rotatividade por demissão espontânea Medir a rotatividade por demissão espontânea é importante para verificar os motivos que levaram as pessoas a deixarem a organização. Isso pode revelar algum problema que não foi detectado no dia a dia e precisa ser analisado. A empresa pode estar perdendo talentos importantes. Lacombe (2011) alerta ainda para o problema de o demissionário passar a trabalhar para o concorrente. Nesses casos, a perda é ainda maior, pois há transferência de conhecimento e favorecimento do concorrente, que não terá custo com a formação do profissional. A rotatividade do quadro de pessoas pode gerar altos custos para a organização. Envolve a combinação de diversas variáveis, como custo de demissão, custo de reposição, perda de produtividade etc. Por esse motivo, é importante acompanhar com cuidado esse indicador. Índice de ‘’Absenteísmo’’ (ausência de um colaborador ou mais colaboradores no período de trabalho, seja por algumas horas como nos casos de atraso ou uma saída adiantada ao fim do expediente - ou até mesmo faltando por vários dias.) Existem ainda outros indicadores que revelam situações que trazem custos para a organização. Esse é o caso das faltas ao trabalho, o absenteísmo. Ele tem grande influência na perda de produtividade de uma empresa. • Este índice se constitui da soma dos períodos em que os empregados se ausentam ao trabalho, seja por falta ou atraso. De acordo com Chiavenato (2010, p. 88), o absenteísmo “é a frequência e/ou duração do tempo de trabalho perdido quando os colaboradores não comparecem ao trabalho”. Para o autor, ter empregados não significa que eles estarão sempre trabalhando e estasausências provocam distorções no volume da força de trabalho. Neste tópico, apresentaremos os indicadores para medir o grau de ausências ao trabalho. As empresas medem o absenteísmo total, com e sem justificativa legal, mas é possível medir também por área ou setor. O absenteísmo total inclui todas as ausências no trabalho, independentemente de ter justificativa ou não, considerando faltas e atrasos. Essas ausências representam perda de tempo que eles teriam para produzir, portanto, se estas ausências são frequentes, o prejuízo é ainda maior. As causas do absenteísmo precisam ser analisadas para buscar soluções que possibilitem reduzir ou eliminar sua incidência. Uma estratégia interessante é comparar o índice de absenteísmo em diferentes períodos, o que pode fornecer indicações importantes para medidas administrativas (LACOMBE, 2011). O absenteísmo sem justificativa legal ocorre quando o empregado se ausenta do trabalho e não apresenta alguma justificativa legal, conforme previsto no art. 473 da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT (BRASIL, 1943). Ou seja: é uma falta ou atraso não abonado. A falta ou atraso sem justificativa legal será descontada no recibo de pagamento do empregado e também poderá afetar o período de férias do empregado, se ultrapassar o limite máximo previsto legalmente. De acordo com o que determina o artigo 130, parágrafo 1.º da CLT (Brasil, 1943), há redução no número de dias de férias a que tem direito o trabalhador se este faltar mais que cinco vezes injustificadamente: Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção: • I- 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes; • II– 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas; • III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas; • IV-12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas. As causas do absenteísmo sem justificativa legal são diversas, mas merece destaque a falta de motivação para o trabalho, pois empregados desmotivados tendem a faltar e a atrasar mais. Assis (2014) analisa que problemas de relacionamento com superiores hierárquicos e insatisfação com as políticas da organização podem ser grandes fontes de desmotivação. Diagnosticar que a empresa está com alto índice de absenteísmo por faltas injustificadas é o primeiro passo para iniciar uma análise das práticas que estão provocando esse comportamento entre os empregados. O absenteísmo com justificativa legal inclui, além das faltas justificadas por atestado médico, as ausências dos empregados afastados por períodos prolongados de tempo. São exemplos disso: férias, licença maternidade, doenças e acidentes de trabalho superiores a 15 dias. Mesmo com justificativa, essas faltas também são consideradas ao calcular o índice de absenteísmo, pois também refletem negativamente na produtividade. Para o empregado, as faltas com justificativa legal não geram perdas salariais, mas têm implicações negativas na produtividade e nos resultados da empresa. Nesse cenário, algumas práticas de gestão envolvem estratégias para estimular o empregado a não faltar ao trabalho. Por exemplo: premiar empregados que não faltam em vez de punir os que faltam. Vimos nesta seção que o absenteísmo diz respeito às ausências e atrasos dos empregados, constatando que as consequências sempre são negativas para a empresa, sejam essas faltas injustificados ou com justificativa legal. Desta forma compreendemos que esses índices são importantes para a gestão de uma empresa porque fornecem dados concretos e confiáveis para analisar a situação interna da organização. Permitem também fazer comparações com a concorrência, a partir de práticas como o benchmarking, e elaborar estratégias para obter vantagens competitivas. Demonstramos a importância de controlar a rotatividade e o absenteísmo, pois estes dois indicadores revelam cenários que, quando problemáticos, geram altos custos para a empresa. Mais do que facilitadores da eficácia nos processos da área de gestão de pessoas, os indicadores de recursos humanos são, portanto, instrumentos fundamentais para a consistência dos processos decisórios de uma empresa. 4 Gestão do conhecimento Vive-se hoje num mercado global, de mudanças rápidas e de forte pressão competitiva. A disputa é por nichos de mercado, onde se tem consumidores habituados à ampla escolha e alta qualidade. A sociedade em geral tem acesso às informações quase tão rapidamente quanto seus líderes. A economia baseia-se no conhecimento, onde trabalhadores bem informados resistem aos comandos e exigem autonomia. Da mesma forma, as relações entre as pessoas no ambiente produtivo das organizações do conhecimento, sejam fornecedores, clientes internos ou externos, assumem outra dimensão: passam a ser componentes importantes do capital intelectual, criadores de conhecimento e cujas relações são geradoras de competências organizacionais distintivas. A geração de receitas nas organizações do conhecimento ocorre através das pessoas que criam o conhecimento, base da inovação e da competitividade. Grande parte dessas relações deixa de ser unidirecional e passa a ser interativa, através de comunidades internas de aprendizagem e redes, envolvendo inclusive o ambiente externo. O aprendizado não se limita mais apenas à aplicação de novas ferramentas, mas também se volta para a criação de novos ativos, sobretudo de natureza intangível. O conhecimento organizacional pode manifestar-se de várias formas, geralmente através de práticas, estruturadas ou não. O conjunto estruturado de tais práticas é o que possibilita a chamada Gestão do Conhecimento. De maneira abrangente, pode-se definir Gestão do Conhecimento como o processo sistemático de identificação, criação, aplicação e renovação dos conhecimentos que são estratégicos para a agregação de valor econômico e social a indivíduos e organizações. Qualquer organização, de qualquer porte ou setor, desenvolve e possui um estoque de conhecimento. O conhecimento organizacional está implícito naquilo que instituição desenvolve, seja como agente econômico ou como agente social. Nisso incluem-se todos os ativos intangíveis que norteiam sua atuação: •os processos internos próprios, •as relações formais e legais com a comunidade, •os ativos humanos que desenvolvem a ação geradora de seus produtos e serviços, • a forma de relações desenvolvidas com clientes e fornecedores. Na sociedade humana, e também nas empresas, o conhecimento “estoca-se” como conhecimento tácito e como conhecimento explícito. O conhecimento tácito é aquele que está “com as pessoas”. Quando, ao final do expediente de uma empresa as pessoas vão para casa, levam consigo o conhecimento tácito da empresa. O mesmo acontece todas as vezes que alguém é dispensado pela empresa ou se aposenta. É um conhecimento informal e dependente da experiência pessoal; envolve fatores intangíveis como crenças pessoais, perspectivas, valores, insights, intuições, emoções e habilidades. Por essas características é difícil de ser documentado e compartilhado. O conhecimento explícito é aquele que já está organizado “fora das pessoas” e permanece na empresa, independente de as pessoas estarem presentes. Este é formal, pode ser documentado ou transmitido em linguagem natural, ou seja, aparece em textos, frases, expressões matemáticas, fórmulas, etc. Por isso, um dos maiores desafios da chamada Gestão do Conhecimento é criar condições para que o conhecimento tácito se torne explícito. A gestão do conhecimento surge ao longo dos anos 80 e se consolidaem meados dos anos 90. influenciada fortemente por conceitos como estratégia empresarial (M. PORTER), competências essenciais (C.K. PRAHALAD/G. HAMEL) e learning organization (P. SENGE). É um modelo de gestão que permite que a organização conheça (aprendizagem organizacional/educação corporativa) aquilo que sabe ou precisa saber (competências essenciais) para planejar o que precisa ou deseja produzir (estratégia empresarial). Oratória (é a arte de falar em público de forma estruturada e deliberada, com a intenção de informar, influenciar, ou entreter os ouvintes. / A oratória refere-se ao conjunto de regras e técnicas adequadas para produzir e apresentar um discurso e apurar as qualidades pessoais do orador) Atualmente, cursos e palestras sobre a oratória são eventos comuns e constantes para contribuir ao aprimoramento das capacidades comunicativas das pessoas, seja no ambiente profissional ou pessoal. A oratória está presente em várias situações de nossa vida, como um meio de expressar capacidades e se fazer ser entendido por um público. É considerada, assim, a utilização de nossas habilidades comunicativas para convencer, explicar, informar e persuadir o receptor de forma clara e cativante. Há semelhanças e diferenças entre uma apresentação oral em público e uma conversa informal. Na apresentação oral em público: • existe um limite de tempo e preparação; •exige uma linguagem formal; •os ouvintes não se fazem presentes para ouvir jargões, gírias e erros gramaticais; •o orador ajusta sua voz de acordo com o público e evita desviar a sua atenção com gestos intempestivos. Em uma conversa informal, por sua vez, mesmo que se esteja falando para certos receptores, existe espontaneidade no momento da comunicação (LUCAS, 2013). Assim, o bom orador é aquela pessoa que tem habilidade de falar e se expressar em público; é aquele que conduzirá o discurso. DICA Na Antiguidade, falar em público era um ato individual que não propunha interação com o público. O orador falava sem levar em conta a presença dos ouvintes, comunicando mensagens enigmáticas e confusas. A retórica, neste período, era considerada “[...] o conjunto de regras teóricas que orientavam a exploração de todos os recursos da linguagem, para influenciar e convencer o público por meio de técnicas eloquentes, direcionando o interesse das pessoas para o orador e a sua fala” (SANTOS, 2011, p. 13). Cícero foi o maior orador da Grécia Antiga (século IV a.C.), uma vez que possuía muitas habilidades comunicativas de convencimento. Quintiliano foi quem se destacou no Império Romano (27 a.C.-476 d.C.) como um importante orador, e seu livro “Instituições oratórias” serve de base de consulta até os dias de hoje (SANTOS, 2011, p. 15) Princípios básicos para uma boa apresentação em público Para se obter sucesso em uma apresentação em público, alguns requisitos são necessários. Conheça agora uma sequência de dicas que contribuirão para uma oratória eficaz: • A preparação: é muito importante, sempre, termos afinidade com o assunto. Por isso, é fundamental escolher temas que lhe deem segurança. Preparar consiste em treinar a apresentação e isso pode ser feito frente ao espelho. É interessante também que você escolha um colega para explicar o conteúdo, como se já estivesse no dia da palestra. Lembre-se que: “[...] cada minuto de uma exposição oral exige de uma a duas horas de preparação – talvez mais, dependendo da quantidade necessária de pesquisa para isso” (LUCAS, 2013, p. 11). • Pensar de forma positiva: se pensarmos de maneira positiva, certamente a apresentação dará certo. “Os oradores que pensam negativamente sobre si mesmos e a experiência de falar em público tendem mais a ser dominados pelo medo do que aqueles que pensam positivamente” (LUCAS, 2013, p. 12). • Utilizar o poder da visualização: no processo de visualização, é interessante que imaginemos que nossa apresentação tenha sido um sucesso e tudo ocorreu de acordo com o esperado. “O ensaio mental, utilizado em conjunto com outros métodos para combater o medo de falar em público, é uma opção comprovada que pode ajudá-lo a controlar o nervosismo e elaborar uma apresentação eficaz” (LUCAS, 2013, p. 13). • Perceber que grande parte do nervosismo não é visível: quando ficamos tensos, parece que os outros ficam observando somente o nosso nervosismo, que é natural em todo o ser humano. Para o público, talvez isso não transpareça, sendo sua apresentação acolhida como calma e confiante. • Não esperar a perfeição: quando falamos em público, sempre pensamos que algo não deu certo. Somos humanos e é natural cometermos uma e outra falha. Os ouvintes “[...] não estão procurando um desempenho virtuoso, mas uma exposição sensata que transmita clara e diretamente as ideias do leitor” (LUCAS, 2013, p. 14). Se cometermos algum deslize, o melhor é seguir com naturalidade. Postura A postura ainda pode ser refletida por meio de nossas atitudes, que também comunicam; nos gestos, tom de voz e na forma de olhar também; e ao vestir- se adequadamente para uma apresentação. Por isso, a postura consiste na expressão de nosso caráter e comportamento ético nas mais distintas situações. Lembre-se que a plateia é o foco do orador, cujas atitudes devem refletir profissionalismo, seriedade e comprometimento com a ocasião. Ofensas devem ser evitadas (as piadas de mau gosto, por exemplo), bem como gírias e palavrões. Os horários do início e do fim da apresentação também devem ser respeitados. O orador deve saber que o público está ali para aprender e levar para casa e ao seu trabalho aprendizados positivos e duradouros. Os tipos de discursos Muitas vezes, somos chamados para explicar algo de última hora, de forma inesperada. Neste momento, precisamos improvisar nossa fala, no entanto, devemos atender ao objetivo da ocasião. Desse modo, o discurso de improviso é aquele realizado sem planejamento por alguém que tenha competência em falar sobre o assunto. Outro tipo de discurso é o planejado. O orador, nessa modalidade, possui um tempo para organizar as suas ideias e preparar materiais e o conteúdo para a apresentação, já com o assunto antecipado. O discurso pode ser lido ou escrito, e isso vai depender da situação. Palestras motivacionais, por exemplo, são um exemplo do discurso planejado, já que o orador obedece a uma sequência de conteúdo, trazendo vídeos, slides e músicas como complemento de sua apresentação. Tudo isso é planejamento e preparação. O discurso escrito, por sua vez, consiste em uma forma também planejada de exposição de um assunto. Discursos de formatura e de políticos são exemplos dessa modalidade. 5 Gerenciamento das comunicações e boas práticas na condução de reuniões Inicialmente, é importante você entender que o planejamento do gerenciamento de comunicações do projeto é idealizado e elaborado a partir de diferentes técnicas e ferramentas descritas pelo guia PMBOK (2012). Uma vez definido esse plano, é necessário aplicá-lo. Por isso, o processo de gerenciamento das comunicações é fundamental para o sucesso do projeto. Perceba que o processo de Gerenciar as Comunicações objetiva garantir a execução do que foi planejado. Nesse processo, as informações são criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e disponibilizadas de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. Entenda que o principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas (PMBOK, 2004). Lembre-se de que o gerenciamento das comunicações de um projeto é uma atividade constante, pois o gerente de projetos e sua equipe estão interagindo entre si e com as demais partes interessadas ao longo de todo o esforço do projeto. Além da distribuição de informações relevantes, esse processovisa garantir que as informações sejam geradas, recebidas e compreendidas adequadamente Conheça a seguir algumas técnicas e considerações muito úteis para o gerenciamento eficaz das comunicações, apresentadas no PMBOK (2004): • Modelos de emissor-receptor: incorporação de ciclos com o intuito de oferecer interação feedback /participação, além de remover barreiras de comunicação. Nesse modelo, um emissor envia uma mensagem a um receptor, que interpreta essa mensagem. Se o receptor compreende ou não a mensagem, envia um feedback, ou seja, um retorno ao emissor da comunicação (CARVALHO; RABECHINI JUNIOR, 2015); • Escolha dos meios de comunicação: quando usar a comunicação escrita ou oral, relatórios formais ou informais, presencialmente ou via; e-mail • Estilo de redação: uso adequado da linguagem escrita, seja com orientações ou com textos; • Técnicas de gerenciamento de reuniões: preparação de uma agenda para a reunião e resolução de conflitos; • Técnicas de apresentação: impacto da linguagem corporal e aplicação de recursos visuais; • Técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos; • Técnicas de escuta: confirmar e esclarecer o entendimento. Agora que entendemos o papel do processo Gerenciar as Comunicações de um projeto, vamos estudar algumas técnicas para o gerenciamento das comunicações na empresa. Acompanhe! 5.1 Reuniões e gerenciamento das comunicações Compreenda que a entrega dos resultados do projeto ocorre porque o gerente do projeto realiza seu trabalho por meio do esforço de sua equipe e de outras partes interessadas. Dessa forma, a aplicação das habilidades de comunicação, principalmente por meio de reuniões, como indicam Carvalho e Rabechini Junior (2015), é extremamente necessária. A resolução de conflitos, a negociação, o desenvolvimento da equipe, a motivação, a orientação da equipe e a tomada de decisões, indicados por Bruzzi (2014) como competências relacionadas à gestão das comunicações, podem ser trabalhados por meio de reuniões. É importante ressaltar que é papel do gerente de projetos organizar a reunião, planejando-a previamente para que ela seja produtiva e útil ao projeto (CARVALHO; RABECHINI JUNIOR, 2015). Para otimizar as reuniões, você pode seguir alguns passos, como: • agendar reuniões periódicas com antecedência; • definir o escopo ou objetivo da reunião; • definir a pauta com as entregas e resultados esperados; • definir o tempo limite, cronograma da reunião; • distribuir a pauta e cronograma com antecedência; • convocar apenas quem realmente for necessário para a reunião; • permitir que as pessoas conheçam de antemão a sua responsabilidade individual; • documentar o que foi discutido em reunião e seus resultados. Até aqui, você estudou os esforços e as técnicas que o gerente de projetos pode utilizar para gerenciar com sucesso as comunicações. A seguir, fique atento a outros pontos importantes sobre o papel das reuniões e da comunicação. É preciso que você entenda que o uso da ferramenta de reuniões faz parte da rotina de um ambiente de projetos. Reuniões bem planejadas, agendadas e executadas auxiliam a equipe a obter êxito em seus projetos com mais facilidade. Verdadeira importância dos indicadores de RH Conhecer a fundo esta ferramenta, pode contribuir para uma excelente gestão de pessoas e para um desenvolvimento significativo da empresa. Estes indicadores dão suporte às equipes, o que acaba contribuindo para o alinhamento de acordo com as competências de cada colaborador. Dar espaço para os indicadores na gestão de pessoas é fundamental para acompanhar o desempenho das equipes, medir os prós e os contras que estão relacionados aos empregados e suas motivações. Dentro destes indicadores, é possível acompanhar os principais dados que os insights fornecem ajudando-os a tomar decisões sobre o colaborador. Conheça os tipos de indicadores Taxa de rotatividade Determina a quantidade de entrada e saída dos funcionários, avalia o desempenho dos profissionais, qualidade do clima de trabalho e sua eficiência quanto às atividades estabelecidas. Tempo de contratação É o tempo necessário para uma posição ser preenchida. A empresa pode ter um processo de inscrição consideravelmente longo, inúmeras entrevistas ou o candidato não atendeu as devidas expectativas do contratante. Absenteísmo Mede o grau de ausência e horas trabalhadas, licenças médicas, faltas justificadas e não justificadas para o fechamento da folha de pagamento. Índice de satisfação dos funcionários ou clima organizacional Quando os funcionários têm alto nível de satisfação dentro da empresa que garante uma produtividade maior e o alcance dos seus objetivos dentro da organização. Tempo médio de produtividade Este indicador desempenha o papel de mostrar o número médio de dias em que o funcionário teve uma produtividade satisfatória. Além disso, os resultados podem ajudar na indicação da qualidade de seu processo de recrutamento e do valor que o candidato pode ter para a empresa. Investimentos É imprescindível acompanhar o quanto a empresa está investindo em treinamento e desenvolvimento. Se a corporação investe pouco, é provável que tenha dificuldade para desenvolver as principais habilidades internamente e que, também, o funcionário procure outras empresas que lhe proporcionem este crescimento. Indicadores Demográficos Eles auxiliam no domínio do capital humano dentro da organização, ou seja, ele mede o número de colaboradores existentes, como por exemplo: • Índice de falta ao trabalho • Índice de revezamento dos colaboradores • Número de colaboradores existentes • Proporção de terceirização e estagiários sobre a força do trabalho total. Estrutura organizacional Uma corporação bem estruturada define de forma clara os seus valores, sua missão e visão. Tendo essas definições, ela consegue identificar melhor qual o perfil de profissional que se encaixa em sua empresa. Produtividade Conhecido também como KPI (Key Performance Indicator), tem o objetivo de medir a qualidade dos serviços e produtos da empresa. Servem como mecanismos que realizam avaliações de todo o negócio, por isso, os objetivos da organização precisam estar bem alinhados. Recrutamento Este processo é fundamental para a empresa, é onde se dá essencialmente a inicialização para a composição do quadro de uma organização. É por meio deste indicador que a corporação irá medir a eficácia das contratações. Dentro deste indicador, é possível observar: • Custo e tempo da contratação; • Percentual de vagas fechadas dentro do prazo; • Rotatividade em contratações recentes; • Motivos para o fechamento fora do prazo. Treinamento e desenvolvimento Investir em treinamento é sempre um passo à frente de outras empresas que não proporcionam este benefício para seus empregadores. O conhecimento fortalece o funcionamento e abre leque de ferramentas para os funcionários maximizarem a qualidade do trabalho. O indicador chamado ROI é uma sigla em inglês para retorno e investimento, ou seja, ao aplicá-lo em treinamentos, os resultados financeiros serão maiores. Liderança Toda empresa precisa de ótimos líderes, afinal, são eles que alinham e engajam seus funcionários. Contudo, não basta apenas procurá-los nos mercados, mas é necessário olhar para dentro da própria empresa e avaliar aqueles que estão em uma alta posição, se possuem competência o suficiente para uma posição de comando. A entrega de resultados conta muito, porém, é preciso também considerar os tipos de valores que os líderes proporcionam. Finanças A parte principal de uma empresa são as finanças, onde a folha de pagamento descreve todas as despesas do funcionário. Este indicador mostra o faturamento bruto ou líquido da empresa, avalia a política de remuneração, cargos e se o salárioestá de acordo com aquilo que a corporação espera, principalmente se conectada com os índices de crescimento da produtividade da empresa. De que maneira os indicadores podem ser aplicados? Cada corporação tem seu critério pessoal que irá definir quais serão os parâmetros ideais para o indicador de RH, ou seja, quais são os objetivos macro da empresa e logo em seguida transformá-los em metas. Tendo tudo em mãos, a equipe de RH precisa avaliar de forma clara as métricas, para que consiga extrair o máximo de informações e a partir deste momento, é necessário que a empresa decida qual o fator mais importante a ser ajustado, quais medidas a serem tomadas e qual indicador fará parte de suas avaliações. Quais os efeitos de ter os indicadores em dia? Os indicadores foram criados para facilitar o dia a dia dos gestores. Como já citado, é de suma importância que os objetivos estejam bem alinhados, sendo assim, os benefícios de ter os indicadores em dia faz com que a empresa tenha um crescimento mensurável interno e externo. Tê-los em dia, facilita a análise das atividades e dos fluxos operacionais da empresa, lembrando que, os fatores administrativos fornecem os dados que respondem a organização se ela está respondendo de forma eficiente em cada área do ambiente empresarial. 1. Conceitos e pressupostos de indicadores de Recursos Humanos e principais indicadores demográficos 1.1 Conceito, pressupostos e construção de indicadores de RH e sua aplicabilidade 1.2 O que são indicadores e para que servem 1.3 Características e objetivos dos indicadores de Recursos Humanos 1.4 Pressupostos, papel e fontes de informações dos indicadores de RH 2 Benchmarking e sua aplicabilidade para a área de Recursos Humanos Quadro de empregados efetivos e não efetivos Número total de empregados Além de visualizar a totalidade da sua força de trabalho, também é importante para uma empresa entender como esta está organizada. Número total de empregados por sexo e por faixa etária Número de admissões e demissões Número de trainees, estagiários e aprendizes no quadro de empregados efetivos 3 Índice de rotatividade Rotatividade por promoção, mudança de setor ou transferência Rotatividade por demissão espontânea 4 Gestão do conhecimento Oratória (é a arte de falar em público de forma estruturada e deliberada, com a intenção de informar, influenciar, ou entreter os ouvintes. / A oratória refere-se ao conjunto de regras e técnicas adequadas para produzir e apresentar um discurso e apur... Oratória (é a arte de falar em público de forma estruturada e deliberada, com a intenção de informar, influenciar, ou entreter os ouvintes. / A oratória refere-se ao conjunto de regras e técnicas adequadas para produzir e apresentar um discurso e apur... Princípios básicos para uma boa apresentação em público Postura Os tipos de discursos 5 Gerenciamento das comunicações e boas práticas na condução de reuniões 5.1 Reuniões e gerenciamento das comunicações Conheça os tipos de indicadores Taxa de rotatividade Tempo de contratação Absenteísmo Índice de satisfação dos funcionários ou clima organizacional Tempo médio de produtividade Investimentos Indicadores Demográficos Estrutura organizacional Produtividade Recrutamento Treinamento e desenvolvimento Liderança Finanças De que maneira os indicadores podem ser aplicados? Quais os efeitos de ter os indicadores em dia?
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