SECRETARIADO ESCOLAR

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1-De acordo com os conteúdos abordados no Módulo 1, a secretaria escolar é um setor 
onde se concentram as principais responsabilidades relativas a vida escolar do aluno. 
Diante disso, quais as principais características e competências que formam o perfil do 
secretário escolar? 
 
 As atividades desenvolvidas na Secretaria Escolar exigem um profissional com 
perfil cujas principais características são: capacidade de organização, direção e 
cooperação, equilíbrio emocional e de personalidade, presteza, atenção e cordialidade no 
atendimento, honestidade, integridade e ética, pontualidade e assiduidade, paciência, 
saber redigir, estar aberto a aprendizagens, respeitar o outro e ser solidário, capacidade 
de relacionar-se com respeito, atenção e boas maneiras, iniciativa e liderança, postura, 
estética e sensibilidade. Dentro de suas características, a Secretária regula a admissão e 
a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários necessários para o 
devido funcionamento da escola. O(a) Secretário(a) Escolar, como profissional de Gestão 
Administrativa, deve ordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria escolar, 
dentre as competências da Secretária estão: organizar e manter os arquivos de todos 
aqueles que já passaram pela escola, chamados de egressos, assim como manter os 
registros que se referem a todos os alunos e professores ativos na escola, zelar pela 
organização do arquivo escolar assegurando condições de funcionamento adequadas 
evitando possíveis irregularidades que podem ser cometidas na escrituração e detectadas 
nos arquivos escolares. 
 Vale ressaltar que a Secretária é responsável pelos serviços de secretaria, no qual 
realiza todas as funções destinadas a manter os registros de matrícula, listagem de 
alunos, atas de reuniões e resultados, livro de transferências, livro de protocolos, livro de 
ponto dos funcionários, livro de requerimentos, livro de ofícios (que informam pais, alunos 
e órgãos responsáveis), livro de remessas circulares,bem como o processo de 
autorização credenciamento e/ou reconhecimento de cursos; a entrega do Relatório Anual 
e dados contidos no Censo Escolar, comunicados internos e outros controles que cada 
instituição particularmente além de comunicados e expedições para apoiar o 
desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a toda a documentação expedida 
com aval da Direção da Escolar. 
 
2-A nossa temática é: Qual a importância da utilização dos modelos padrões de 
Documentos Oficiais para o trabalho burocrático na Secretaria Escolar? Exemplifique o 
uso destes. E como se pode utilizar as tecnologias da informática neste setor? 
 
 A comunicação oficial destaca-se por sua natureza intrinsecamente relacionada ao 
serviço público, a maneira através da qual são elaborados os documentos de cunho 
informativo ou normativo, a serem expedidos pelo agente público no exercício de alguma 
função estatal, dirigidos à própria administração pública, com eficácia no âmbito dos 
órgãos e entidades que a compõem, ou ao público, enquanto conjunto de cidadãos e 
instituições que formam a sociedade, que requer transparência e publicidade, concisão e 
clareza. Visto assim, conclui-se que a atividade administrativa exige normas escritas, 
documentais, transparentes, de tal forma que a sociedade possa dela tomar 
conhecimento, executar suas recomendações, questionar, postular, recorrer. 
 
 A qualificação envolve também a atualização de conhecimento em relação a 
ferramentas e sistemas utilizados no dia a dia da secretaria. Nas últimas duas décadas, 
saber utilizar computadores e internet passou a fazer parte das atribuições básicas de um 
profissional da área. A resistência, a mudanças e o estranhamento com as novas 
tecnologias exigem que os gestores e formadores saibam lidar tanto com os novos 
profissionais nas escolas quanto com aqueles mais antigos, que agora se veem de volta à 
sala de aula para aprender sobre a profissão que já exercem há anos ou décadas. Em 
muitas redes públicas de ensino, o curso técnico passou a ser obrigatório para quem quer 
entrar na função ou para quem precisa evoluir na carreira. Existe um conhecimento do 
senso comum, da prática, da vivência, que não é menos importante que aquele 
conhecimento com viés acadêmico e científico. 
 Um exemplo prático está em uma das principais atribuições do secretário: o 
arquivamento de históricos e documentos,onde aprendemos no curso nas aulas de 
arquivística, a disciplina que estuda os princípios e técnicas dos arquivos. “Uma escola 
pode ter um arquivo muito bem organizado porque o secretário tem um senso de 
organização, mas eu posso ter acesso aos princípios teóricos que me orientam como um 
arquivo pode ser mais bem organizado, A vantagem de manter papéis e arquivos digitais 
em ordem é exatamente a rapidez. Você pode até gastar algumas horas para classificar a 
documentação com sua equipe e pensar numa maneira de sistematizá-la. Porém na hora 
de consultar uma planilha, procurar o telefone de um aluno ou conferir a documentação 
de um professor, vai perceber que ganhou algo muito precioso “tempo”.