En orden al logro de sus fines, la Contabilidad desarrolla un proceso continuo que, básicamente, puede ser simplificado alrededor de 3 (TRES) PASOS...

En orden al logro de sus fines, la Contabilidad desarrolla un proceso continuo que, básicamente, puede ser simplificado alrededor de 3 (TRES) PASOS básicos:

Entrada de Datos
Procesamiento
Salida de Informes.

GRAFICO 1

Datos ENTRADA PROCESO SALIDA Informes



Captación de los hechos económicos que afectan el Patrimonio de la empresa. Elaboración de informes contables para que afectan el Patrimonio de la empresa. Usuarios internos y externos.

Este PROCESO CONTABLE (cuya representación observamos en el GRAFICO 1) requiere a su vez la existencia y funcionamiento de un SISTEMA CONTABLE que, como ya analizamos en el Capítulo 1, está conformado por una variedad de elementos inteligentemente coordinados de manera tal que sirven a su objetivo, es decir, generar información útil para la toma de decisiones.
Además del elemento humano, GARCIA CASELLA (2001) considera que los elementos materiales que conforman el Sistema Contable serían:

Las Fuentes ó Documentos de información (y sus criterios de archivo)
Los Libros ó Registros
Las Cuentas
Los Medios de Registración
Los Métodos de Registración
Los Controles
Los Informes a Emitir

Nos referiremos en este capítulo al primer elemento del Sistema Contable, es decir a las Fuentes de Información.
Si entendemos a la Contabilidad en un concepto amplio, como proveedora de información debiera interesarle toda aquella que ayude a la toma de decisiones, sea económica y no económica, monetaria y no monetaria, originada en el pasado, presente y futuro, acumulada con métodos matemáticos y estadísticos y que tengan impactos patrimoniales y no patrimoniales.
SI por el contrario, restringimos la Contabilidad solo a la preparación de Estados, el Sistema Contable debiera ser capaz de capturar en su entorno solo los datos vinculados con hechos económicos que afectan su patrimonio.
En esta segunda alternativa, obsérvese en nuestra afirmación los siguientes componentes significativos:

a. Capacidad de Capturar:
Se trata de una actividad deliberada, planeada y ejecutada de manera tal que se prevean los lugares de la empresa donde se producirán transacciones de interés, las modalidades en que ocurrirán y los responsables que intervendrán, de manera tal de instruir los procedimientos a seguir y formularios a solicitar y/ó generar de manera tal que la Contabilidad tome conocimiento de los mismos en orden a su registración y debido respaldo.
b. Datos Vinculados con Hechos Económicos que afecten el Patrimonio del Ente propietario del Sistema
En este sentido Interesa aclarar dos aspectos:
A) Interesan los hechos económicos: Por Ej. Un hecho de la empresa es que esté interesada en comprar una maquina. A la Contabilidad le interesa el hecho económico: la compra, su momento y valor por el que se produzca su compra o que se realicen gatos para ello: la simple búsqueda no representa un hecho económico para la Contabilidad.
B) Interesa capturar el aspecto económico de la transacción, es decir, si adquirimos una maquinaria, interesará su precio de compra y gastos de traslado y montaje. La contabilidad no registrará sus características técnicas (dimensiones, capacidad de producción) datos que sí, seguramente interesarían al área de Ingeniería de la Planta. Esta capacidad de captura de los hechos económicos, debe ser ejercida tanto para los datos que se generan dentro o fuera del Ente al que pertenece, en efecto:
A) Por hechos o acciones del Ente:
a. Consecuencia de sus actividades operativas (Ej. Transformación de materias primas en productos elaborados, Consumo de papelería, Devengamiento de Intereses por transcurso del tiempo, etc.)
b. Consecuencia de su interacción con terceros (Ej.: Ventas, Compras, Pagos y Cobros, Contrataciones de Personal, Etc.)
B) Por hechos o acciones del contexto, por ejemplo:
a. Cambio de cotización de moneda extranjera