03_Gestão de projetos- início do projeto (características e termo de abertura) (1)

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Gestão de Projetos
Prof. Dra. Moema Pereira Nunes
Definição de projeto
“Um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único.”
Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos limitados. 
IMPORTANTE:
Possui um objetivo – todo projeto deve possuir objetivos que justifiquem a sua existência e que sirvam de norte para os trabalhos que serão desenvolvidos. Na verdade, o surgimento do estudo sistematizado do gerenciamento de projetos se deve à necessidade de alcançar esses objetivos da melhor maneira possível, com foco em resultados.
 
 
Definição de projeto
É temporário – todo projeto possui início e fim determinados. Isso é importante e diferencia os projetos das atividades rotineiras. 
Muitos projetos fracassam porque os envolvidos não conseguem determinar o seu encerramento, fazendo com que, no decorrer do tempo, os objetivos iniciais se percam, o sentido do projeto mude e as justificativas da sua existência deixem de ser importantes. 
Por exemplo: na operação diária de produzir camisetas brancas, não existe apelo no prazo. Já no desenvolvimento de um novo carro, o apelo existe porque a data de lançamento já está agendada para o fim do ano.
 
Definição de projeto
É único – cada projeto é inédito, diferente. Isso é facilmente observável porque tudo muda no decorrer do tempo: as equipes mudam, os gestores mudam, assim como a tecnologia. 
Enfim, todo o contexto no qual os projetos estão inseridos está em constante mudança, e isso torna a gestão de projetos ainda mais desafiadora. 
Utilizando o mesmo exemplo anterior: na produção das camisetas brancas não existe nada de inédito em fabricar uma após a outra. 
No caso do novo modelo de carro, essa característica de único fica muito bem representada. 
 
Definição de projeto
É restringido por recursos limitados – seria muito mais simples se, a cada novo projeto, todos os recursos necessários estivessem disponíveis e dentro dos critérios desejados para se realizar o novo desafio. 
Mas isso normalmente não acontece, e exige dos gerentes de projetos um conjunto de atividades e habilidades para buscar o sucesso do empreendimento. 
Essa característica é tão marcante nas empresas atuais que muitas teorias e conceitos foram desenvolvidos para gerir de maneira adequada os projetos.
 
Definição de projeto
É realizado por pessoas – Remete à necessidade de competências comportamentais e de gestão por parte dos gerentes de projetos, e pode ser o fator determinante para uma gestão bem-sucedida.
Coexiste com outros projetos - Além de exigir habilidades técnicas específicas, também exige habilidades como negociação e comunicação para que os objetivos dos projetos sejam atingidos. Realmente a vida dos gerentes de projetos seria muito mais simples se cada um pudesse gerenciar apenas um projeto de cada vez, mas não é isso que acontece. Torna-se necessária uma visão corporativa que garanta a coexistência pacífica e organizada entre os diversos projetos das organizações.
 
Exemplos de projetos
Construção de uma estrada
Expandir área da fábrica
Preparar uma pessoa para assumir a direção da empresa
Desenvolver um novo produto
Construir uma nova refinaria
Implantar um sistema de TI
Portfólio
são estruturas que comportam vários projetos 
é definido como projetos, programas, portfólios subsidiários e operações gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos 
Portfólio
É possível ter mais de um portfólio por empresa
Por exemplo: uma mesma organização pode possuir um portfólio de projetos de TI (tecnologia da informação) e outro da área de desenvolvimento de produtos, além do portfólio geral da empresa, do qual os dois anteriores fazem parte.
Programas
Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de uma forma coordenada, integrados por objetivos em comum. Pode não possuir uma data definida de término, mas possui uma meta. 
Exemplo: programas do Governo Federal
Fracassos de um projeto
Ciclo de vida do projeto
Iniciação do projeto – 1ª Fase
Iniciação do projeto – 1ª Fase
Consiste no levantamento inicial dos requisitos dos projetos e análise da viabilidade.
É nesse momento que o gestor deve analisar o projeto como uma visão macro. 
Iniciação do projeto – 1ª Fase
É necessário:
Perceber quais são os objetivos que se quer alcançar, 
Quais os problemas que se quer resolver, 
Identificar as necessidades e a viabilidade. 
Identificar os riscos, as restrições e a autorização para dar continuidade no projeto
Convencer a diretoria que o projeto é viável e que ele é importante para a empresa.
Iniciação do projeto – 1ª Fase
O PMBOK propõe dois processos de iniciação: desenvolver o “termo de abertura” (também chamado de project charter) e “Identificar as partes interessadas”. 
Termo de Abertura - Objetivos
Autorizar formalmente a iniciação do projeto, como uma espécie de contrato
Reconhecer e comunicar o escopo aprovado aos envolvidos.
“Empossar” o gerente do projeto
Fornecer diretrizes para a equipe que trabalhará no planejamento e nas demais etapas do projeto
Envolver as partes interessadas
Termo de Abertura - Itens
Nome do projeto
Gerente do projeto
Descrição (principais produtos e serviços)
Justificativa
Metas
Premissas e restrições
Ordem de grandeza
Prazos
Riscos
Principais envolvidos (partes interessadas)
Termo de abertura - itens
Nome do projeto: é a marca do projeto. É aconselhável que seja formado por poucas palavras, pelas quais seja possível identificá-lo, por exemplo: “Compostagem sustentável”; “Gestão inteligente”; “Projeto do Carro X 2022”
Gerente do projeto: Nome do responsável designado para gerenciar o projeto. 
Termo de abertura - itens
Descrição do projeto: deve ser apresentada de forma resumida, contextualizando o ambiente do projeto, de forma que facilite a compreensão do todo. 
Deve conter apenas o conteúdo necessário, para que as pessoas entendam do que trata o projeto. 
Alguns projetos demandam uma contextualização maior, um histórico, ou outras informações. Para avaliar quando isso é necessário, você precisa “mapear” as partes interessadas, afinal, o termo de abertura é uma ferramenta de comunicação – para que seja efetiva, deve ser adequada para o público a que se destina.
Termo de abertura - itens
Descrição do projeto:
Exemplo 1: projeto para construção da nova sede do SENAI.
Exemplo 2: projeto para liberação do Release 2.05, do produto SGN Módulo de Gestão escolar
Exemplo 3: projeto para melhoria da gestão de estoques na empresa X
Exemplo 4: projeto para lançamento da moda verão 2022
Termo de abertura - itens
Justificativa
É “a razão de ser” do projeto, pois demonstra as necessidades ou demandas que impulsionam a criação de um novo projeto. 
É muito importante deixar a justificativa clara, porque ela também servirá para orientar diversas decisões, tanto no planejamento como na sequência dos trabalhos. 
Responda as perguntas: afinal, qual a importância desse projeto? O que ele vai agregar de valor à organização?
Termo de abertura - itens
Justificativa
As mais utilizadas são:
Exemplo – demanda de mercado, necessidade empresarial, solicitação de cliente, avanço tecnológico, exigência legal, necessidade social, diretriz vinda do planejamento estratégico, etc.
Termo de abertura - itens
Metas
É representação formal daquilo que se quer atingir ao término de um projeto. 
Determina os critérios para avaliar se o projeto foi considerado bem-sucedido. 
Termo de abertura - itens
Dicas para boas metas
Definir metas que possam ser atingidas: colocar metas impossíveis com o objetivo de “usar” o máximo das pessoas pode ter efeito inverso e ocasionar a desmotivação da equipe
As metas devem ser específicas: evitar ideias genéricas que dependam de uma interpretação subjetiva para avaliação.
Definir apenas metas que valham o esforço de acompanhamento: qualquer meta que não seja realmente relevante causará perda de foco e energia, além do abandono dessa meta ao longo doprojeto.
Termo de abertura - itens
Dicas para boas metas
As metas devem ser mensuráveis: para que os parâmetros numéricos de tempo, custo e performance possam estar descritos nos critérios de aceite. Não é bom dar margem à subjetividade.
As metas devem estar associadas a prazos, para que não se percam na eternidade. De nada adianta colocar uma meta sem prazo para alcançá-la: neste caso, cria-se um grande risco de não alcançá-la jamais.
Termo de abertura - itens
Exemplo do projeto: Desenvolvimento de um novo calçado para o verão:
METAS
Colocação do produto em linha de produção até o final de setembro;
Alcançar 5% do mercado com este produto;
Atingir, entre janeiro e março, uma TIR (taxa interna de retorno) de 100%
Termo de abertura - itens
Premissas
Suposições que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas
Sempre devem ser validadas junto aos envolvidos e documentadas, para que fique claro que, sem a comprovação dessas, não poderão ser alcançadas as expectativas do projeto.
Termo de abertura - itens
Exemplos de premissas
O Sr. José terá disponibilidade integral (full time) para desenvolver o planejamento do projeto
O orçamento definitivo será aprovado até o final do mês
Não haverá necessidade de aquisição de novos equipamentos para este projeto
OBS: Se uma premissa é que o recurso “A” esteja disponível para participar do projeto no período “X”, deve-se avaliar o risco da não-disponibilidade desse recurso exatamente no período necessário ao projeto. 
Da mesma forma, o risco de algum desvio no cronograma também deve ser avaliado, prevendo formas de controlar a ocorrência desse risco.
Termo de abertura - itens
Restrições
Os fatores que vão limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos
Fazem com que sejam descartadas soluções que estejam fora desses limite
Obrigam a equipe e o gerente do projeto a usarem criatividade para alcançar os objetivos do projeto
Termo de abertura - itens
Restrições
Podem ser referentes a recursos, orçamento, cronograma ou datas, qualidade, escopo, tecnologia e/ou diretrizes estratégicas da organização
Restrições de tecnologia: utilização apenas de tecnologias já em uso pela empresa. Todo o desenvolvimento será em Java, por exemplo
Restrições de recursos: não serão contratados recursos humanos externos à organização
Restrições Orçamentárias: o custo máximo do projeto não poderá exceder a R$ 4.000.000,00
Restrições de prazo: a inauguração da obra está marcada para 07/08/2021. O projeto deve estar implantado até 31/12/2022
Restrições de legislação: a lei não autoriza projetos de novos produtos que sejam testados em animais.
Termo de abertura - itens
Ordem de grandeza do investimento (orçamento inicial)
Estimativa preliminar dos custos do projeto representada pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa com suas principais entradas e saídas financeiras. Base para a aprovação financeira do projeto e da formação da linha de base dos custos.
A principal função dessa ordem é servir como um comprometimento dos patrocinadores de que os recursos financeiros destinados ao projeto serão mantidos até sua conclusão.
Transmite uma ideia de valores. Em muitos casos, isso já é o suficiente para se tomar uma decisão.
Termo de abertura - itens
Prazos
Inserir uma tabela com os “marcos” do projeto e suas datas estimadas de término.
	Fase ou Grupo de Processos	Marcos	Previsão
	Definição do Projeto	Projeto definido e aprovado pela Sra Montes de Rocha	15/02/10
	Contratação dos serviços	Contrato assinado	25/03/10
	Gerenciamento de Projetos 	Plano de Gerenciamento de Projetos Aprovado	01/03/10
Termo de abertura - itens
Riscos
Alguns tipos de riscos podem ser identificados pela própria natureza do projeto ou negócio. É importante que eles sejam relacionados ainda nessa fase inicial, para garantir que sejam considerados nas fases seguinte.
Exemplo: taxa cambial, inflação, eventos da natureza, etc.
Termo de abertura - itens
Principais envolvidos (partes interessadas)
Parte interessadaInteresses ou Expectativas mais comuns
Clientes
Produto mais barato com maior qualidade, mais funcionalidades. Obter mais recursos com menor 
custo;
Fornecedores
Maior lucro. Faturar valor maior em relação aos produtos e serviços vendidos para o projeto com o 
menor custo possível, simplificar os serviços oferecidos para reduzir custos;
Executivos
Visibilidade; redução de custos; aumento de desempenho; crescimento da empresa; aumentar poder, 
promoção;
Time do Projeto
Reconhecimento; excelência técnica, aprendizado; autonomia; Interesses individuais: carreira, 
promoção, bom salário, qualidade de vida;
Gerentes Funcionais
Cumprir suas metas; não compartilhar seus recursos; menos stress e pressão; manter controle;
Gerente do projeto
Ser reconhecido e recompensado pela sua capacidade de integrar as pessoas e gerar as entregas 
com qualidade; cumprir os objetivos do projeto;
PMO
Capacitar os gerentes de projetos transformando-os em pessoas chaves na organização e ser 
reconhecido por isso;
Envolvidos e Afetados pelo projeto
Saber fazer o trabalho; manter sua qualidade de vida; manter seu emprego; serem ouvidos.
Planilha1
	Parte interessada	Interesses ou Expectativas mais comuns
	Clientes	Produto mais barato com maior qualidade, mais funcionalidades. Obter mais recursos com menor custo;
	Fornecedores	Maior lucro. Faturar valor maior em relação aos produtos e serviços vendidos para o projeto com o menor custo possível, simplificar os serviços oferecidos para reduzir custos;
	Executivos	Visibilidade; redução de custos; aumento de desempenho; crescimento da empresa; aumentar poder, promoção;
	Time do Projeto	Reconhecimento; excelência técnica, aprendizado; autonomia; Interesses individuais: carreira, promoção, bom salário, qualidade de vida;
	Gerentes Funcionais	Cumprir suas metas; não compartilhar seus recursos; menos 	stress	 e pressão; manter controle;
	Gerente do projeto	Ser reconhecido e recompensado pela sua capacidade de integrar as pessoas e gerar as entregas com qualidade; cumprir os objetivos do projeto;
	PMO	Capacitar os gerentes de projetos transformando-os em pessoas chaves na organização e ser reconhecido por isso;
	Envolvidos e Afetados pelo projeto	Saber fazer o trabalho; manter sua qualidade de vida; manter seu emprego; serem ouvidos.