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ANÁLISE DO PROCESSO PRODUTIVO DE UMA EMPRESA ALIMENTÍCIA POR MEIO DA FERRAMENTA SIPOC Matheus Rolim Leite da Cruz (CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ) matheusrolim231097@hotmail.com João Victor Brito Monturil (CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ) Joaovictormonturil@hotmail.com José Rodolfo Bezerra da Costa (CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ) josehrodolfo@live.com Veruska Ravena Gomes Carvalho (CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ) veruskaravena@gmail.com Nayara Cardoso de Medeiros (Departamento de Engenharia de Produção ) nayaramedeiros30@gmail.com A melhoria contínua do processo produtivo de uma empresa é um importante fator que contribui para a obtenção de vantagem competitiva. Para isso, a técnica de mapeamento de processos consiste em uma representação gráfica que facilita a visuaalização e análi Palavras-chave: gestão por processos; mapeamento de processos; SIPOC; Melhoria continua XXXIX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “Os desafios da engenharia de produção para uma gestão inovadora da Logística e Operações” Santos, São Paulo, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2019. 2 1. Introdução A gestão por processos permite que as organizações funcionem e criem valor através do estabelecimento de todo o funcionamento da empresa em função de todos os seus processos (KIPPER et al., 2011). A implementação dessa abordagem apresenta benefícios como a melhoria contínua, aumento da satisfação do consumidor, melhor qualidade de produtos e serviços, redução de custos e maior compreensão sobre as atividades da organização (KOHLBACHER, 2010). Além dos benefícios oriundos da gestão de processos, a adoção de um método de trabalho eficiente é também um importante fator na busca da melhoria do processo produtivo. À frente de uma das primeiras escolas de organização do trabalho, Taylor, por meio de sua obra, propõe que a definição do método de trabalho seja uma atribuição da gerência e não uma escolha do operário, cabendo à gerência analisar a forma como o trabalho é executado, eliminar movimentos inúteis e fixar a melhor forma de executar cada tarefa (ZANCUL; MARX; METZKER, 2006), justificando assim a necessidade de um sistema de gestão de processos. Segundo Oliveira, Paiva e Almeida (2009), para se gerenciar um processo é necessário, primeiramente, visualizá-lo. Para facilitar a visualização dos processos, utiliza-se o mapeamento dos processos, que segundo Mareth (2008), é uma ferramenta gerencial analítica e de comunicação que têm a intenção de ajudar a melhorar os processos existentes ou implantar uma nova estrutura voltada para processos. Uma técnica de mapeamento de processo que pode ser utilizada é o SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) que consiste em um mapa de alto nível que possibilita a visualização do processo estudado e de seus principais componentes e é estruturado em cinco colunas, nas quais são apontados, da esquerda para direita: os fornecedores envolvidos (suppliers), as entradas necessárias (inputs), o processo em análise (process), as saídas do processo (outputs) e os clientes atendidos pelo processo (customers) (JORGE; MIYAKE, 2016). Dessa forma,objetivo desse artigo consiste em analisar falhas no processo produtivo de uma empresa do ramo alimentício por meio da técnica de mapeamento de processos SIPOC. Para tanto, foi necessário desenvolver um estudo de caso em uma pizzaria onde foi possível identificar falhas e propor melhorias para o processo. 2. Gestão por processos 3 Inicialmente, para Baldam et al. (2014), um processo é equivalente a uma atividade ou conjunto de atividades que tem início na entrada, desenvolve-se e entrega um valor a um cliente específico na saída. Já a gestão por processos representa um conjunto de funções de planejamento, direção e avaliação das atividades sequenciais, a fim de minimizar conflitos interpessoais e atender as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas (OLIVEIRA, 2011). Dessa forma, a gestão por processos aborda uma visão sistêmica e integrada do trabalho e mostra a interdependência existente entre fornecedores e clientes, como participantes de uma cadeia de atividades destinadas a gerar resultados organizacionais, situação esta não presente em uma estrutura funcional, levando, assim, os funcionários a ter uma visão ampliada de seus respectivos papéis funcionais na organização (PRADELLA, 2013). Assim, a gestão de processos auxilia nas tomadas das decisões estratégicas e operacionais da empresa buscando melhoria contínua dos processos críticos e com foco constante nas necessidades dos clientes. Para que esse objetivo seja alcançado, é essencial que se conheça o processo como um todo, compreendendo como as atividades executadas contribuem para o alcance do objetivo final. Dessa forma torna-se importante mapear os processos a fim de representar suas etapas tornando mais fácil e ampla a sua visualização (KIPPER et. al, 2011). 2.1. Mapeamento de processos Kipper et al. (2011) comenta que toda empresa é um conjunto de atividades que se inter- relacionam em busca de agregar um valor específico ao cliente. Sendo assim, torna-se necessário compreender a empresa a partir do somatório de seus processos para assegurar vantagem competitiva em relação às demais empresas que trabalham com produtos e/ou serviços semelhantes. Porter (1985) defendia que todas as atividades de uma empresa podem ser representadas utilizando-se de uma cadeia de valores, que define, basicamente, a arquitetura dos macroprocessos conforme os objetivos estratégicos da organização. Para a realização do mapeamento de processos, Prates e Bandeira (2011) explicam que é necessário seguir o fluxo de produção, observando suas peculiaridades, as agregações de valor com que cada operação contribui (ou não), além do tempo em que o produto permanece em cada uma delas. A organização desses dados coletados é feita em macroprocesso, conforme ilustra o quadro 1. Quadro 1 - Níveis dos processos 4 Fonte: Candido (2008) Portanto, no processo de concepção do mapa será levantado o fluxo de atividades realizado na organização pelas quais o bem ou serviço passa, possibilitando a identificação de gargalos e duplicidade de atividades (MIYAMOTO, 2009), dessa forma o processo será realmente entendido e assim ele poderá ser melhorado, sendo o mapeamento dos processos utilizado com o objetivo de identificar aspectos e métodos que representem pontos de melhoria (KRAJEWSKI, 2009). Jorge e Miyake (2016) apresentam 7 ferramentas de mapeamento de processo como mostrado no Quadro 2. Os autores complementam que essas ferramentas se assemelham pois todas apresentam as atividades que compõem um processo de forma sequencial, porém, possibilitam observar um mesmo processo sob diferentes enfoques e níveis de profundidade. Quadro 2 – as sete ferramentas do mapeamento de processos Ferramenta Conceito SIPOC (suppliers, inputs, process, outputs, customers) É um mapa que possibilita a visualização do processo estudado e seus principais componentes. Consiste na elaboração de 5 colunas, nas quais são apontados, da esquerda para a direita: os fornecedores envolvidos (suppliers), as entradas necessárias (inputs), o processo em análise (process), as saídas do processo (outputs), e os clientes atendidos pelo processo (customers). Fluxograma Ferramenta aplicada na descrição de fluxos sequenciais, como o fluxo das atividades que compõem um processo organizacional ou um projeto, dos materiais em processos de manufatura, das instruções que compõem um algoritmo computacional, e dos dados que fluem num sistema, por meio do encadeamento de símbolos, como o retângulo para representar atividades e o losango para representar tomadas de decisão. Blueprint Técnica de mapeamento de processos de serviço que, ao contemplaras relações entre os agentes envolvidos no processo evidenciado os pontos de interação entre 5 consumidor e provedor, auxilia a identificação de oportunidades de melhoria. Process-chain-Network (PCN) Representa processos que envolvem interações entre provedores de serviço e consumidores. Busca representar como as ações executadas por entidades compõem cadeias de processo que se entrelaçam formando uma rede de valor. Mapa de consumo/ VSM Mapa de consumo foi derivado para aplicação em serviço do mapeamento de fluxo de valor (VSM) amplamente utilizado na implementação da metodologia lean, e proposto por Wolmack e Jones (2006), busca facilitar a visualização das atividades executadas pelos consumidores, e também a identificar oportunidades para reduzir esforço e tempo requeridos do consumidor e melhorar sua percepção de valor no processo. SERVPRO/IDEF3 IDEF3 (manufatura) e SERVPRO (manufatura) buscam descrever, especificar e modelar sistemas a partir do detalhamento de atividades por meio de documentos de elaboração. Carta de atividades Ferramenta amplamente utilizada em estudos de tempo e métodos para planejamento e controle de operações, e caracteriza-se por fornecer uma visão detalhada da interação entre os recursos de produção na execução de determinadas atividades de um processo. Fonte: Adaptado de Jorge e Miyake (2016) Dentre as ferramentas de mapeamento de processo apresentadas, para esta pesquisa será utilizada a SIPOC, pois, de acordo com Jorge e Miyake (2016) é uma ferramenta versátil muito explorada no planejamento de melhorias de processo, além de possibilitar visualizar as diferentes formas que uma organização pode se relacionar com o consumidor através de seus processos possibilitando uma visão mais ampla do processo estudado. 2.1.1. SIPOC Marques e Requeijo (2009) conceituam o SIPOC como uma ferramenta de mapeamento poderosa, cujo nome corresponde a cinco elementos nos quais são apontados os fornecedores envolvidos, as entradas necessárias, o processo em análise, as saídas desse processo e os clientes atendidos pelo processo, como mostrado na Figura 1. Figura 1 – Diagrama SIPOC 6 Fonte: Marques e Requeijo (2009) Dessa forma, de acordo com Mishra e Sharma (2013) os fornecedores são àqueles que fornecem bens ou serviços; Insumos são recursos como pessoas, matéria-prima, informação e finanças que são colocados em um sistema para obter uma saída desejada; O processo converte entradas em saídas; finalmente, chega aos clientes do processo. Assim, a ferramenta SIPOC tem como principal objetivo identificar problemas reais no processo de fabricação, ou clientes externos, sua necessidade para o produto, bem como entradas e saídas do processo (MISHRA; SHARMA, 2013). 3. Metodologia A pesquisa foi desenvolvida em duas etapas, conforme apresenta o Quadro 3. Quadro 3 - Etapas da pesquisa Fonte: Autores (2019) A análise foi feita por meio de um estudo de caso, que foi desenvolvido em uma empresa do ramo alimentício. A escolha da empresa se deu por demanda, em que o dono da empresa demonstrou interesse pelas técnicas de análise de processo e solicitou o estudo em questão com o objetivo de realizar melhorias no processo produtivo, reduzir custos e consequentemente melhorar a produtividade. Para a coleta de dados foram realizadas 4 visitas à empresa com média de 4 horas por visita em que foram feitas observação in loco do processo além de entrevistas semiestruturadas com 7 os operadores para melhor entendimento e conhecimento do processo. A seção a seguir descreve e analisa os resultados do estudo empírico. 4. Resultados e Discussão 4.1. Descrição da empresa A empresa foco de estudo da pesquisa caracteriza-se por ser do ramo alimentício com especialidade em pizzas, sediada na cidade de Teresina no Piauí. O atendimento da mesma é limitado à cidade na qual é localizada, funcionando nos 7 dias da semana. A empresa iniciou suas atividades em julho de 2017 como apenas um pequeno empreendimento. Contava apenas com os dois sócios proprietários e um ajudante para desempenhar todas as funções necessárias, do atendimento ao serviço de delivery. Após 9 meses de funcionamento, a marca mudou de endereço para um local onde pudesse melhor atender aos clientes e realizar o processo produtivo de maneira mais eficiente e organizada. Contando com serviço de delivery terceirizado, aplicativo próprio e uma equipe de mais de 10 funcionários, a empresa criou meios para atender um público maior sem perder seus valores. Sua equipe é formada pelo proprietário juntamente com 9 funcionários responsáveis por todos os processos na cozinha. Além destes, outros 3 cuidam da central de atendimento, lidando com os clientes que realizam os pedidos via telefone ou mídias sociais. No balcão principal tem-se uma funcionária designada a registrar os pedidos feitos no estabelecimento. Já na etapa do Delivery, a empresa conta com 12 motoboys terceirizados que atuam durante todo o período de funcionamento. 4.2. Análise dos processos Para a análise dos processos, foi utilizado o SIPOC, que representa todas as etapas da produção das pizzas, descrevendo, para cada etapa do processo, seus fornecedores, entradas, saídas e clientes. As etapas são: pré-preparo da massa; pré-preparo dos recheios; chegada do pedido na cozinha; abertura da massa; espera na prateleira; montagem; finalização; forno; e embalagem. A figura 2 representa a análise SIPOC realizada com base na observação do processo. Figura 2 - análise SIPOC baseada no processo de produção das pizzas 8 9 Fonte: Autores (2019). A seguir, serão detalhados cada um dos fatores analisados na ferramenta SIPOC. 4.2.1. Fornecedores Ao se analisar os fornecedores, foi possível observar a existência de cinco principais fornecedores externos, seriam eles: supermercado atacado; lojas de utensílios; empresa provedora de internet; a empresa fornecedora de gás; e a empresas fornecedoras de energia. O supermercado atacado representa o principal fornecedor de ingredientes para a produção das pizzas, fornecendo presunto, queijo, ovos, bacon, calabresa, carne e uma enorme variedade de outros ingredientes. Semelhante a esse, as lojas de utensílios são provedoras de instrumentos fundamentais, como formas, bicos, talheres e entre outros. Sendo assim, alguns dos fatores que devem ser considerados ao avaliar a escolha desses fornecedores seriam a flexibilidade de preços e de prazos, além da qualidade e confiabilidade dos produtos. Por ser uma empresa que tem a cozinha conectada por internet ao departamento de recebimento de pedidos, além de receber pedidos não só presenciais, mas também via internet, é necessário um eficiente serviço provedor de rede. Problemas com o funcionamento desse serviço afetariam instantaneamente de maneira negativa o andamento das atividades da empresa. De forma semelhante, o serviço fornecedor de gás de cozinha também deve ser eficiente, visto que o gás de cozinha é insumo fundamental para o andamento da produção. Em seguida, tem-se os fornecedores internos, que são: as máquinas de preparo dos ingredientes e da massa; a máquina de abertura da massa; e as demais etapas do processo, como a montagem e a finalização das pizzas. As máquinas de preparo dos ingredientes (fatiador, triturador, fogão, desfiador, preparadora da massa) e a máquina de abertura da massa são componentes essenciais da linha produtiva e devem ter seus funcionamentos aproveitados para que não se comprometa o andamento do processo. Esses componentes são fornecedores de outras etapas, como a montagem e a finalização, etapas essas que dependem diretamente da eficiência dos operadores. 4.2.2. Entradas As principais entradas são representadas por ingredientes que compõem as etapas de preparação da massa,preparação dos recheios e montagem das pizzas. Os ingredientes começam a ser preparados antes do expediente para que possam ser utilizados durante as etapas posteriores do processo produtivo. Além disso, são entradas dos processos também: fonte de energia; água; operadores; máquinas; equipamentos; GLP; conexão de internet; e utensílios gerais. 10 As etapas do processo de produção com maiores diversidades de entradas são as etapas onde se prepara a massa e os recheios, enquanto demais etapas, como a montagem e a finalização são compostas em sua maioria por ingredientes, sejam eles vindos do preparo de recheios, da abertura da massa ou da própria bancada de montagem. Por fim, percebe-se que uma etapa que não possui entradas de ingredientes é a chagada do pedido na cozinha. Nesse estágio, as entradas são representadas por equipamentos de informática e fonte de energia, sem interferência de operadores, visto que os pedidos chegam via internet. 4.2.3. Processo Para fins de análise, neste artigo será abordado apenas o processo interno da empresa, ou seja, o da produção das pizzas. Sendo assim os principais estágios da produção das pizzas são: preparo da massa; preparo dos recheios; chegada do pedido na cozinha; abertura da massa; espera na prateleira; montagem; finalização; forno; e embalagem. Destes, apenas os preparos da massa e dos recheios se iniciam sem interferência do cliente. O processo como um todo começa com o cliente efetuando seu pedido presencialmente ou por um dos outros canais que a empresa dispõe. Após efetuados, os pedidos são encaminhados para a cozinha por conexão via internet, onde se inicia a produção. A massa, previamente preparada, é aberta conforme as especificações do pedido e posicionada na prateleira onde ficam até que a montagem seja iniciada. A montagem, por sua vez, inicia-se com a aplicação do molho na massa e em seguida continua com a distribuição dos recheios, também já preparados. Após a montagem concluída, a pizza passa pela etapa de finalização, onde são colocados o orégano e o azeite que tornam o produto pronto para ir ao forno, que é a etapa seguinte. Após a finalização desta, a pizza aguarda na saída do forno até que seja embalada e enviada. O envio pode ser designado ao balcão principal, onde o cliente vai realizar a retirada do produto no estabelecimento, ou para os motoboys, que realizarão a entrega em domicílio. Por vezes foi observado que durante a etapa da montagem o processo era paralisado para que fosse feita a reposição de ingredientes que teriam esgotado. 4.2.4. Saídas As saídas são caracterizadas como os produtos finais de cada etapa do processo. Como saídas dos processos tem-se: o pedido impresso; os ingredientes em processamento; e a pizza em seus diferentes estágios da produção. 11 Percebe-se que a maior parte das saídas dos processos servem como entradas dos processos posteriores. Sendo assim, é fácil entender que o comprometimento de qualquer uma dessas saídas pode afetar o funcionamento de toda a atividade produtiva 4.2.5. Clientes A respeito dos clientes, é possível classificá-los em internos, que atuam durante o processo, e os externos, a quem são destinados os produtos finalizados. Como clientes externos, têm-se os consumidores, que recebem o produto já acabado após ter passado por todas as etapas do processo. Já os clientes internos são subdivididos em Setor de abertura da massa, que é a parte responsável por receber a massa preparada e moldá-la conforme as especificações dos clientes, além de ficar encarregado de receber os pedidos assim que chegam à cozinha; Linha de montagem, consiste no processo de inserção dos recheios que inicia e que termina nesta etapa. Em seguida, têm-se o cliente interno Prateleira, onde as massas, após moldadas, aguardam por sua montagem. Além deste, também é identificado o cliente interno Setor de finalização, que é responsável pelo acabamento dos produtos antes dos mesmos irem ao forno. Nesta próxima etapa, os produtos são assados pelo tempo necessário e são enviados para o último cliente interno, que é o Setor de embalagem, responsável pelo despache dos produtos para o serviço de delivery ou consumo no local. 4.3. Sugestões de melhorias Com o processo mapeado, iniciou-se a análise do mesmo para que fosse possível a detecção de falhas que poderiam ser aperfeiçoadas ou mesmo de etapas que poderiam ser removidas da produção. Observando o processo de maneira holística, foi detectado um gargalo na etapa da montagem, havendo uma geração de estoques intermediários nesta operação. Com relação ao encaminhamento dos pedidos para a cozinha, notou-se que os mesmos, por vezes, acabavam se amontoando e a ordem em que eram registrados se perdia. Uma forma de solucionar esse problema seria a implantação de um sistema visual onde os pedidos ficassem expostos de modo que os funcionários teriam acesso a eles sem precisar de uma comanda. Um dos processos da montagem é a aplicação do molho na massa. Durante essa aplicação, observou-se que quando o funcionário utilizava a concha, havia uma redução na duração dessa etapa em comparação ao uso de outros instrumentos. A passagem da informação para o funcionário é uma maneira de otimizar essa etapa. Ainda na etapa da montagem, houveram momentos em que a produção teve que ser paralisada para que os ingredientes que compõem os recheios fossem repostos. Esse fato provoca perda 12 de tempo e uma série de movimentações desnecessárias dentro do processo, já que esses produtos se encontravam em outra área da empresa. Para reduzir este impacto, deve-se manter os ingredientes, que possam vir a esgotar, próximos ao processo para que os transportes sejam minimizados, além de instruir os funcionários a manterem uma comunicação entre si, de forma que os ingredientes sejam repostos antes que esgotem. Durante o período de observação, foram presenciados momentos em que o produto final era devolvido por não estar de acordo com as especificações do cliente. Tal fato ocasiona um alto índice de retrabalho para as condições da empresa. Um treinamento deve ser realizado com os funcionários a fim de evitar a ocorrência desta falha. De forma a implementar o conceito de melhoria contínua, sugeriu-se à empresa a aplicação de um questionário de satisfação com os clientes, a fim de receber e analisar o feedback do consumidor do produto, uma ferramenta indicada para este fim é a SERVIQUAL que mensura a qualidade percebia pelos clientes por meio da comparação entre as expectativas e a percepção do cliente após o serviço. Com base nas melhorias propostas, a empresa poderá reduzir o tempo de produção cada pizza, reduzir a quantidade de transportes no processo e o índice de retrabalho, fatores que contribuirão para a satisfação dos clientes. 5. Conclusão O estudo teve como objetivo a identificação de falhas no processo produtivo de uma empresa de massas com foco na produção de pizzas. Para tal, decidiu-se necessária a utilização da ferramenta de gestão por processos SIPOC como a análise do mesmo para identificar os pontos a serem otimizados. O estudo possuiu empecilhos como a falta de profissionalismo proveniente de alguns funcionários somada a um ambiente de trabalho pouco formal. Além disso, houve a necessidade de generalizar certos resultados, visto que a empresa não tem um ritmo de produção semelhante todos os dias, o que não torna as informações tão precisas quando o esperado. Em relação a estudos futuros, é sugerida a repetição dos processos adotados para a aplicação do conceito de melhoria contínua. Além disso, deve ser desenvolvida uma forma de avaliação para verificar o quanto as mudanças implementadas foram benéficas para a empresa. Referências 13 BALDAM, R.; VALLE, R.; ROZENFELD, Henrique. Gerenciamento de processos de negócios BPM: Uma referência para implantaçãoprática. 1. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2014. CANDIDO, Rafael Monteiro; SILVA, M. T. F. M.; ZUHLKE, Rodrigo Figueira. Implantação de gestão por processos: estudo de caso numa gerência de um centro de pesquisas. 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